Constitution et gestion d un dossier administratif. Dr Maxime HABRAN

Transcription

1 Constitution et gestion d un dossier administratif Dr Maxime HABRAN 1

2 La gestion documentaire Ou comment bien cons+tuer son dossier administra+f Travailler avec méthode qu on soit en charge d une parae du dossier ou de l ensemble de celui- ci; Faire une check- list des tâches du dossier sur lequel on travaille, mais également de vos tâches quoadiennes. Cela permet d avoir une meilleure vision de ce que l on doit faire. 2

3 Quelques conseils Pour ne pas perdre de temps, bien préciser le but poursuivi (comprendre ce que je fais); Noter les idées; Concerter les autres afin de dégager des idées, recueillir des avis, conseils. Cela ne sert à rien d avancer en aveugle et parfois dans l erreur; Trier les idées en foncaon du but poursuivi; Rédiger en foncaon des formulaaons qui viennent à l esprit; Relire le texte en recafiant les incohérences (styles, ); Vérifier l orthographe, le vocabulaire et la syntaxe (consulter le dicaonnaire, les sites, ). 3

4 Il faut gérer son temps Apprendre à planifier gérer son stress au lieu de le subir; donc liste des tâches, temps nécessaire pour les réaliser; établir une liste de priorités et un calendrier. 4

5 Apprendre à prioriser Toutes les tâches sont importantes, mais certaines plus que d autres; Donner une valeur aux tâches peut aider De 1 à 1O par exemple. 5

6 Apprendre à dire non Ne pas le faire à chaque tâche mais être capable de dire non permet de rester concentrer sur son acavité. Eviter l excès du mulatâche cela peut nuire à la santé. 6

7 Être polyvalent CaractérisAques du SP : conanuité Une acaon de l administraaon ne peut donc pas être bloquée par l absence d un gesaonnaire. Des procédures doivent être mises en place afin de palier l absence de quelqu un. 7

8 Les courriers et rapports Étape indispensable dans la gesaon administraave Deux documents : la lecre et le rapport 8

9 La lettre administrative a) le papier : il est le principal support de la lecre administraave, le plus souvent de format A4, à en- tête ; b) le +mbre : il est l ensemble des menaons qui figurent généralement dans l angle supérieur gauche du document. Il a pour objet d idenafier l administraaon et/ou le service émeceur et permet donc de déterminer l origine du document. Il comprend en général trois menaons : le nom de l administraaon émecrice, l adresse, le numéro de téléphone, le mail, l adresse internet ; la désignaaon du service concerné : le numéro d enregistrement, les iniaales du rédacteur et de la dactylographe, la référence du document. Cece rubrique débute généralement par le sigle NF (pour Nos Références) 9

10 c) lieu et date : en haut à droite d) la suscrip+on : nom, Atre, adresse du desanataire ; e) les références : Nos références (NR) et Vos références (VR) afin de permecre au desanataire de repérer dans son classement et dans son dossier, le document auquel il est fait allusion. Il est uale de se souvenir qu on ne rédige pas in abstracto, qu on se trouve le plus souvent dans un processus ; f) l objet : avant d entamer le corps de la lecre, il est opportun de résumer en quelques mots son objet avec concision, clarté ; 10

11 g) annexes : si la lecre est accompagnée d annexes, il est nécessaire de le menaonner dans la première page afin qu aucune pièce ne s égare dans la transmission du dossier ; h) la formule d appel : ce sont les premiers mots que l on adresse au desanataire, en foncaon de sa qualité et les premiers mots de l objet de la lecre. Par exemple : Cher Collègue, je me permets de vous adresser le présent courrier, j ai l honneur de vous transmecre,... ; i) la formule de politesse : elle clôt la lecre. Elle doit comporter la même menaon que la formule d appel. Il existe certaines gradaaons au sein des formules de politesse. 11

12 Prime à la réhabilitation - Lieu et Date - Département - Suscription : nom, titre, adresse du destinataire - références dossier - Objet - Formule d appel - Formule de politesse 12

13 Prime à la réhabilitation - Lieu et Date - Département - Suscription : nom, titre, adresse du destinataire - références dossier - Objet - Formule d appel - formule de politesse 13

14 Le rapport administratif Faire rapport, c est, sur un sujet donné, rarement choisi par l auteur : 1. décrire avec précision les origines et le développement de la situaaon ; 2. suggérer une orientaaon pour la suite (à court, moyen ou long terme) ; 3. concevoir éventuellement une série d acaons, d intervenaons dans le domaine visé, avec examen des conséquences, comparaison des effets prévisibles,... 14

15 Caractéristiques Le rapport exige de son auteur une logique mise au service de la problémaaque. Il écartera tout senament, toute manifestaaon imaginaave ; d où la nécessité d un plan structuré de rédacaon. Le ton sera impersonnel (limitaaon de l ualisaaon du «je»). Le rapport engage la responsabilité de son auteur. La prudence est ainsi requise. Le rapport n est pas isolé au terme de son parcours ; il consatue une pièce (importante) du dossier complet. Ce rapport, s il est trop long, sera accompagné d une lecre ou d une note de présentaaon. L objet du rapport est contenu dans le Atre. 15

16 on n assure pas : un collègue de sa considéraaon ou de son respect ; une personne d un rang moindre que le sien de ses senaments respectueux ; Mais on marquera le respect, la déférence vis- à- vis des supérieurs hiérarchiques ; j) la signature : elle traduit l engagement de la responsabilité de la personne concernée. Elle comporte généralement le Atre de la personne, la signature manuelle et ses noms et prénoms. 16

17 Le classement administratif Importance de bien classer les documents Mecre rapidement la main dessus plusieurs méthodes... C est quoi un bon classement : Trouver facilement l info (quelques secondes) Bien triée Bien annotée 17

18 Classement alphabétique Selon les lecres de l alphabet Simple mais compliquée si beaucoup de documents à classer 18

19 Classement numérique Classement dans l ordre des nombres De 1 à Simple, ualisaaon à l infini ou presque Mais recherche parfois longue et compliquée 19

20 Classement thématique ou idéologique Via un ordre logique ou un plan de classement avec la liste des dossiers repris par thèmes et par rubriques. Un index reprend la liste des dossiers et l emplacement Nécessite une codificaaon Recherche longue et difficile Aller/retour avec l index 20

21 Classement géographique Via subdivisions territoriales ou administraaves UAlisable seulement dans certains cas 21

22 Classement chronologique Plus desané aux documents qu aux dossiers Simple mais fasadieux à ualiser si on ne connaît pas la date 22

23 Classement décimal Combinaison du classement thémaaque et du classement numérique Assez complexe à mecre en place Chaque classe comprend dix divisions de 0 à 9. Les recherches peuvent être longues et la division des classes est limitée à

24 Classement alphanumérique Combinaison d une parae numérique et alphabéaque Son ualisaaon n est pas praaque et la recherche peut s avérer longue 24

25 Le plus important Choisir la méthode la plus adéquate En foncaon de votre expérience, de la praaque et de l insatuaon Exemple : avant, classement thémaaque via des dossiers suspendus. Avec le stockage en ligne, suppression des dossiers suspendus. On classe désormais sur un serveur. De manière générale, il faut toujours garder à l esprit qu on doit pouvoir mecre la main rapidement sur un dossier (qu il soit classé par nous ou par un collègue) 25

26 Exercice Écrire une lecre à un administré Monsieur et Madame Jambon souhaitent organiser sur un terrain appartenant à la Commune une fête des voisins géante. Pour ce faire, le couple sollicite les autorisaaons nécessaires ainsi que le prêt de matériel tels que un chapiteau, des pompes à bière, sonorisaaon/ Votre tâche est de noafier aux demandeurs la décision de l administraaon. Au choix pour votre réponse : La demande est refusée. Refus à inventer et à jusafier. La demande est acceptée. Accord à inventer et à jusafier. La Commune propose son aide et souhaite être associée à l évènement. Soyez créaafs dans l ensemble de la lecre N oubliez aucune informaaon A9en+on de bien faire figurer les éléments cons+tu+fs d une le9re administra+ve 26