Liste de vérification des documents à remettre au Ministère

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1 Septembre 2013 Outil Liste de vérification des documents à remettre au Ministère 5.2 Financement de l acquisition d une propriété 1

2 Ce document a été produit grâce à l aide financière du Ministère de la Famille.

3 Liste de vérification des documents à remettre au Ministère 5.2 : Financement de l acquisition d une propriété Ce financement est destiné à un CPE qui construit une installation après avoir été autorisé par le Ministère à créer des places supplémentaires ou à changer d emplacement. Par acquisition, on entend également la location d une propriété et d un terrain par contrat d emphytéose. Une liste a été établie selon les règles administratives du PFI. Étant donné l aspect unique de chaque projet, certains éléments se retrouvant sur la liste peuvent ne pas être nécessaires. 2

4 ÉTAPE 1 : Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire RA 1 : p Documents requis Copie du contrat avec le chargé de projet Résolution du conseil d administration indiquant : le nom des soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis; le nom du soumissionnaire retenu; pour les contrats de $ et plus, le fait que le soumissionnaire retenu a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n a pas de compte en souffrance à l endroit de Revenu Québec. Résolution du conseil d administration indiquant : demande de financement des immobilisations; motif de la demande (autorisation des places supplémentaires, éviction, insalubrité, sinistres, toute autre raison justifiée); désignation d'une personne autorisée à signer, au nom de la personne morale, les documents ayant un lien avec le projet; renonciation à tout engagement antérieur (si les règles transitoires s'appliquent). Analyse servant à appuyer la nécessité d'un changement d'emplacement (motif, coûts, faisabilité, options étudiées, critères de décision). LE CAS ÉCHÉANT : Remis au Ministère Modèle RA : annexe 1 p.96 Modèle RA : annexe 1 p.94 Si applicable, pour un changement d emplacement seulement. DANS LE CAS DE LOCAUX INSALUBRES ET INADÉQUATS : Rapport d'une autorité compétente (ex. : Commission de la santé et de la sécurité du travail, Centre de santé et de services sociaux, Direction de la santé publique, Service des incendies, Régie du bâtiment du Québec) expliquant l origine et la cause du problème susceptible de compromettre la santé ou la sécurité des enfants et informant de l'urgence de la situation. DANS LE CAS D'UN SINISTRE : Rapport d'évaluation des dommages par l'assureur, établissant les conditions et les montants d'indemnisation. DANS LE CAS D UNE ÉVICTION : Avis d'éviction du propriétaire précisant les motifs. ET Tout autre document pertinent demandé par le Ministère pour l'évaluation de la demande. LE MINISTÈRE : (délai d un mois 2 ) Le Ministère rend une décision sur l'admissibilité du projet et, le cas échéant, fait parvenir au CPE : le projet d'entente entre le CPE et le Ministère, afin de confirmer l'enveloppe préliminaire. d approbation Étape 1 de la lettre 1 Règles administratives du PFI À titre indicatif selon le Ministère 3

5 LORSQUE LE CPE REÇOIT LE PROJET D ENTENTE CPE-MINISTÈRE : Le CPE soumet les pièces requises par l institution financière pour l'ouverture du prêt à terme. Un CPE qui fait une mise de fonds dans le projet doit l'utiliser avant le prêt à terme. Le Ministère pourra autoriser, au besoin, l institution financière à verser au CPE une première avance sur le prêt à terme, représentant 2,5 % de l enveloppe préliminaire. La subvention pour les projets d investissement en infrastructure (SPII) (< $) ne permet le versement d'aucune avance. Dans ce cas, le CPE devra expédier au Ministère le document suivant : Formulaire Demande de versement pour une avance de 2,5 %. Note : Pour toute demande de décaissement, se référer à l étape 3. Conservation des pièces Le CPE doit conserver, pendant 6 ans, tous les registres et les livres de comptes relatifs à l octroi et à l affectation des subventions reçues en conformité avec la Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance (L.R.Q., chapitre S-4.1.1)7 et la réglementation en vigueur de même que les comptes et les pièces justificatives nécessaires à la vérification des renseignements qu ils contiennent. De plus, le CPE doit en permettre la vérification en tout temps par une représentante ou un représentant du Ministère. 4

6 ÉTAPE 2 : Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement RA : p Documents requis Remis au Ministère APPEL D OFFRES POUR LES PROFESSIONNELS Projet de contrat avec l architecte Résolution du conseil d administration indiquant : le nom des soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis; le nom du soumissionnaire retenu; le fait que le soumissionnaire retenu est membre de son ordre professionnel; pour les contrats de $ et plus, le fait que le soumissionnaire retenu a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n a pas de compte en souffrance à l endroit de Revenu Québec. Approbation du projet de contrat de l architecte Contrat avec l architecte du projet Projets de contrat avec les ingénieurs Résolution du conseil d administration indiquant : le nom des soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis; le nom du soumissionnaire retenu; le fait que le soumissionnaire retenu est membre de son ordre professionnel; pour les contrats de $ et plus, le fait que le soumissionnaire retenu a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n a pas de compte en souffrance à l endroit de Revenu Québec. Approbation des projets de contrat avec les ingénieurs Modèle RA : annexe 1 p.96 délai 3 semaines 3 Étape 3 de la lettre Modèle RA : annexe 1 p.96 délai 3 semaines 4 Étape 3 de la lettre Contrat avec les ingénieurs 3 À titre indicatif selon le Ministère 5

7 ÉTAPE 2 : suite DATE DE REMISE AU MINISTÈRE POUR FAIRE AUTORISER LE DÉBUT DES TRAVAUX Étude de faisabilité (selon l annexe 7 des RA) : Attention de respecter les dates de votre échéancier de réalisation étude d opportunité présentant la démarche et les critères qui ont permis d'évaluer les diverses options quant au choix de l'emplacement; calendrier de réalisation du projet; budget d'implantation, y compris l estimation préliminaire des coûts des travaux par l architecte; esquisse des aménagements. L'étude de faisabilité, pour l'acquisition du terrain, doit être complétée par les pièces suivantes : Évaluation municipale du terrain et du bâtiment. Copie du certificat de localisation. Estimation par un évaluateur agréé de la valeur marchande du terrain désiré (lorsqu'il y a un écart important entre l'évaluation municipale et le prix demandé). Renseignements de la municipalité ou de l'arrondissement confirmant la possibilité d implanter un CPE sur cet emplacement (zonage, exigences et normes d'implantation de la municipalité ou de l'arrondissement). Rapport d inspection technique par un professionnel du bâtiment (architecte, ingénieur) détaillant l état du bâtiment, la nature des travaux nécessaires pour le rendre conforme au Code de construction du Québec pour l usage d un CPE, leur degré d urgence (à court et moyen terme), leur échéancier ainsi que leurs coûts. Études de sol (géotechnique et environnementale ou autres pertinentes). Autres documents pertinents pouvant influencer le choix de l'emplacement. Selon les résultats de l étude d opportunité relativement au choix d un terrain, le Ministère peut autoriser le CPE à procéder à l offre d achat. LE CAS ÉCHÉANT, SELON LA NATURE DU PROJET : Offre d achat conditionnelle pour propriété (ex. : en fonction des résultats concluants des études de sol, de l'approbation du projet par le Ministère). Projet de déclaration des copropriétaires pour la propriété. Projet de cession de terrain ou projet de contrat d'emphytéose d'une durée minimale de 40 ans. Selon les renseignements fournis, le Ministère peut autoriser l'acquisition de la propriété ou poursuivre son étude afin de statuer sur l'ensemble du projet. Lorsqu un projet de réhabilitation de terrain contaminé a été soumis et accepté dans le cadre du programme ClimatSol du ministère du Développement durable, de l Environnement et des Parcs (MDDEP) Lettre d acceptation du ministre du Développement durable, de l Environnement et des Parcs adressée au maire ou à la mairesse de la municipalité concernée par le projet. 6

8 ÉTAPE 2 : suite DATE DE REMIS AU MINISTÈRE POUR FAIRE AUTORISER À PROCÉDER À L APPEL RELATIF AU PROJET DE CONSTRUCTION Étude de faisabilité (suite) : plan de communication; budget d implantation, y compris l'estimation préliminaire détaillée des coûts des travaux par l'architecte; budget de fonctionnement par installation pour trois ans, y compris les hypothèses de travail; esquisse du projet (facultative); plans préliminaires du projet signés et scellés par un architecte, contenant les renseignements nécessaires à l'analyse du projet (réf. : annexe 5 RA) et une version informatisée (AutoCad). Documents d'appel d'offres comprenant : l estimation finale détaillée des coûts des travaux par l architecte; les plans d'exécution, les cahiers de charges, le cahier de soumission et les addendas. Ces documents sont signés et scellés par les professionnels concernés (ex. : architecte, ingénieur). le formulaire de soumission devra permettre la répartition des coûts selon les enveloppes attribuées par le Ministère, par exemple pour la construction, l aménagement extérieur et d autres dépenses pour le terrain (ex. : déboisement, remblayage, frais de démolition, infrastructure). LE CAS ÉCHÉANT, SELON LA NATURE DU PROJET : Acte d acquisition notarié. Déclaration des copropriétaires (acte notarié). Cession de propriété ou contrat d emphytéose d'une durée minimale de 40 ans (acte notarié). Le Ministère analyse les documents reçus et : (délai de deux mois 4 ) approuve les plans soumis en fonction du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance d'approbation Étape 1 de la lettre donne son approbation conditionnelle des budgets ET donne l'autorisation de procéder à l'appel d'offres. 4 À titre indicatif selon le Ministère 7

9 ÉTAPE 2 : suite DATE DE REMISE AU MINISTÈRE POUR FAIRE AUTORISER LE DÉBUT DES TRAVAUX Copie de la publication de l'appel d'offres public. Révision du budget d'implantation, plans et devis, après l ouverture des soumissions et du calendrier de réalisation révisé. Résolution du conseil d administration indiquant : le nom des soumissionnaires ayant participé à l'appel d'offres et les montants des soumissions; le nom du soumissionnaire retenu; le fait que le soumissionnaire retenu a les assurances et les cautionnements exigés ainsi qu un permis valide, pour la durée prévue du projet, auprès de la Régie du bâtiment du Québec. UNE COPIE DES CAUTIONNEMENTS doit être jointe. pour les contrats de $ et plus, le fait que le soumissionnaire retenu a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n a pas de compte payable en souffrance à l endroit de Revenu Québec. Copie de la soumission retenue avec la ventilation des coûts. Projet de contrat entre le CPE et l'entrepreneur retenu. Obtention des permis nécessaires pour amorcer le projet de construction (par exemple : permis de construction ou certificat d autorisation). Modifications apportées au contrat (s'il y a lieu). Note : Pour les projets de moins de $, le CPE n a pas à signer d entente, il recevra une lettre de confirmation de la Subvention pour les projets d investissement en infrastructure l autorisant à entamer les démarches nécessaires pour réaliser ce projet. Le Ministère analyse les documents reçus et : délai de deux mois 5 ) procède à la signature de l'addenda à l'entente Ministère- CPE (enveloppe révisée). Modification du prêt à terme du CPE; d'approbation Étape de la lettre autorise la signature du projet de contrat soumis entre le CPE et l'entrepreneur général; autorise le début des travaux de construction à l'emplacement désigné. Copie du contrat signé, incluant les addendas, entre le CPE et l'entrepreneur général retenu. 5 À titre indicatif selon le Ministère 8

10 ÉTAPE 3 : Pièces à soumettre pour les décaissements durant le projet RA : p DATE DE REMISE AU MINISTÈRE Lorsque le CPE est financé en vertu de la Subvention pour les projets d investissement en infrastructure, il n y a qu un seul paiement, à la fin des travaux. Dans le cadre du Programme de financement des infrastructures, plusieurs versements peuvent être effectués selon l état d avancement du projet. Pour toutes les demandes de versement, le CPE doit soumettre les pièces suivantes au Ministère : Formulaire Demande de versement (annexe 2, RA). Projets (formulaire 6F de l Ordre des architectes du Québec) et Avenants de modifications (formulaire 8F de l OAQ) signés par l'architecte du projet. Formulaires Demande de paiement (formulaire 3F de l'oaq), Détails de la demande de paiement (formulaire 4F de l OAQ) précisant l'état d'avancement des travaux et Certificat de paiement (formulaire 5F de l OAQ). Ces documents doivent être signés par les personnes autorisées. Formulaire Relevé des dépenses non reliées à des travaux de construction (annexe 4, RA). Copies des factures du projet. Pour accélérer le processus, chaque déboursé doit être associé à une catégorie de dépense d une enveloppe budgétaire selon les rubriques du budget préliminaire ou révisé. Le Ministère confirme à l institution financière désignée les sommes à verser au CPE. 9

11 ÉTAPE 4 : Pièces à soumettre pour l approbation des locaux RA : p.38 DATE REMISE AU MINISTÈRE Attention de respecter les dates de votre échéancier de réalisation Résolution du conseil d administration indiquant que le CPE a les assurances exigées pour l occupation du bâtiment. Certificat de fin des travaux (formulaire 11F de l OAQ) ou Certificat d achèvement substantiel signé par l architecte du projet (Exigé avant la visite avec liste des déficiences). Plans des étages du bâtiment (conformes à l'exécution), en version informatisée (AutoCad), fournis par voie électronique ou sur cédérom. Demande de visite pour l approbation des locaux par le Ministère (en fonction du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance). LE MINISTÈRE : (délai d un mois après la demande 6 ) Le Ministère visite les lieux en vue d'émettre : un Avis d'approbation des locaux. d'approbation Étape 14 de la lettre EN PARALLÈLE, LE CPE DOIT SOUMETTRE AU MINISTÈRE TOUS LES DOCUMENTS REQUIS POUR LA DÉLIVRANCE DE SON PERMIS, EN FONCTION DU PROJET AUTORISÉ DATE REMISE au ministère POUR L ÉTABLISSEMENT DE L ENVELOPPE FINALE DE FINANCEMENT Pour le décaissement final, se référer à l étape 3. Formulaire présentant la composition des coûts réels du projet (annexe 3, RA). Lettre de la municipalité confirmant le montant total et final de l aide financière accordée dans le cadre du programme ClimatSol du MDDEP, le cas échéant. Signature de l'addenda à l'entente entre le CPE et le Ministère relative au Programme de financement des infrastructures (enveloppe finale). Détermination du taux d intérêt fixe pour le prêt à terme. Le Ministère ferme le dossier à la réception de la lettre de l institution financière confirmant le taux d intérêt fixe pour le prêt à terme. 6 À titre indicatif selon le Ministère 10