NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION TITLE GRADE B.3 NATO OFFICE OF SECURITY PROTECTIVE SECURITY BRANCH OPERATIONS SECTION Logistics Assistant SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The NATO Office of Security (NOS) is responsible for the overall coordination of NATO security among member, Partner, Mediterranean Dialogue, Istanbul Cooperation Initiative, Contact nations and NATO civil and military bodies. In this connection it is responsible for ensuring the correct implementation of NATO security policy NATO wide. The Protective Security Branch (PRB) is one of the three branches within the NOS. PRB serves as the prime coordinator for all protective security measures for NATO Headquarters (HQ). It studies and analyses threats and vulnerabilities and determines and manages risk. PRB supervises the implementation of security regulations at NATO HQ and provides advice on protective security measures. The incumbent is responsible for support to the Section in the logistics domain. He/she will support other domains within the Planning Office (events, training and personnel) as necessary and be prepared to intervene in emergency situations. He/she acts as the PRB single point of contact for all day-to-day security request and issues on a roster basis. He/she works under the supervision of the Head, Planning Office. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have completed education to at least higher secondary level or equivalent; have at least 5 years experience of planning security activities; be able to draft clear and concise reports; possess the following minimum levels in the official languages of NATO (English/French): V ( Advanced ) in one and I ( Beginner ) in the other; - 1 -

2 have the flexibility to work unsocial hours in response to crises and urgent requirements. DESIRABLE The following will be considered an advantage: experience and/or qualification in planning Logistics, Training, Personnel or Events activities; project management experience or qualification (e.g. PRINCE2); good knowledge of NATO s security policy and its supporting directives; good physical condition to enable him/her to intervene in emergency situations; experience in the use of firearms. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Expertise Development Support Operations Section in respect of all logistics issues including budgetary administration. Research the market and select appropriate equipment based on user requirement. Purchase, issue and maintain all equipment used by the Section. Keep oversight of contractor costs and propose remedial action if necessary. Planning and Execution Support Operations Section during operating hours (currently 0700 to 1900) on a roster basis. Support other domains within the Planning Office as necessary and act as the PRB single point of contact for all day-to-day security requests and issues on a roster basis during core hours (currently 0830 to 1800 (1600 Friday) to receive requests. Assist the Head of Planning Office and Head of Operations to ensure costs including those of the contractor are kept to a strict minimum. Project Management Plan the procurement of equipment. Prepare the detail of the contractor s annual budget. Stakeholder Management Serve as the principal contact between the Planning Office and the different HQ elements with respect to logistics issues. Information Management Under the direction of Head Planning Office, ensure all budgetary documentation is of a high standard and requests are submitted in a timely manner. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head, Planning Office. He/she liaises closely with other staff within PRB, with the Administrative Officer within NOS and with HQ International Staff services. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a - 2 -

3 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement Analytical Thinking Customer Service Orientation Flexibility Initiative Organisational Commitment Self-Control Teamwork 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter. Contract clause applicable: In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with

4 Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment

5 NOTIFICATION DE LA VACANCE D UN POSTE DE GRADE «B» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D AFFECTATION : DIVISION : INTITULÉ : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) BUREAU DE SÉCURITÉ DE L OTAN BRANCHE SÉCURITÉ DE PROTECTION SECTION OPÉRATIONS Assistant(e) (logistique) GRADE : B.3 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N o : RÉSUMÉ Le Bureau de sécurité de l'otan (NOS) est responsable de la coordination générale de la sécurité à l'otan entre pays membres, pays partenaires, pays du Dialogue méditerranéen, pays de l'initiative de coopération d'istanbul, pays de contact et organismes civils et militaires de l OTAN. À cet égard, il est responsable de la bonne application de la politique de sécurité de l OTAN à l échelle de l Organisation. La Branche Sécurité de protection (PRB) est l'une des trois branches du NOS. Elle est le principal organe de coordination de toutes les mesures de sécurité destinées à assurer la protection du siège de l'otan. La PRB étudie et analyse les menaces et les vulnérabilités, et elle évalue et gère les risques. En outre, elle supervise la mise en application du règlement de sécurité au siège de l'otan et donne des avis sur les mesures de sécurité de protection. Le/La titulaire du poste est chargé(e) d'apporter son soutien à la Section dans le domaine de la logistique. Il/Elle apporte aussi son soutien dans d'autres domaines (événements, formation et personnel) au sein du Bureau Planification, selon les besoins, et est prêt(e) à intervenir dans les situations d'urgence. Il/Elle sert d'unique point de contact de la PRB pour toutes les demandes et questions courantes de sécurité selon un planning de travail. Il/Elle travaille sous la supervision du/de la chef du Bureau Planification

6 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : - avoir accompli des études du niveau secondaire supérieur au moins ou d'un niveau équivalent ; - avoir au moins 5 ans d'expérience de la planification d'activités de sécurité ; - être capable de rédiger des rapports clairs et concis ; - avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau I («débutant») dans l'autre ; - être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service en cas de crise ou d urgence. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : - une expérience et/ou une qualification en planification d'activités concernant la logistique, la formation, le personnel ou des événements ; - une expérience ou une qualification en gestion de projet (par exemple, PRINCE2) ; - une bonne connaissance de la politique de sécurité de l'otan et de ses directives complémentaires ; - une bonne condition physique lui permettant d'intervenir dans les situations d'urgence ; - une expérience de l'emploi d'armes à feu. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Développement de l'expertise Soutient la Section Opérations pour toutes les questions de logistique, y compris l'administration budgétaire. Étudie le marché et choisit l'équipement approprié aux besoins des utilisateurs. Achète, distribue et entretient tout l'équipement employé par la Section. Supervise les coûts liés aux contractants et propose si nécessaire des mesures correctives. Planification et exécution Soutient la Section Opérations pendant les heures d'ouverture (actuellement de 7 à 19 heures) selon un planning de travail. Apporte son soutien dans d'autres domaines au sein du Bureau Planification, selon les besoins, et sert d'unique point de contact de la PRB pour toutes les demandes et questions courantes de sécurité selon un planning de travail pendant la plage horaire normale (actuellement de 8h30 à 18 heures (16 heures le vendredi)) afin de recevoir les demandes. Aide le/la chef du Bureau Planification et le/la chef de la Section Opérations à faire en sorte de maintenir au strict minimum les frais exposés, y compris ceux de la société extérieure

7 Gestion de projet Planifie l'acquisition de l'équipement. Établit dans le détail le budget annuel relatif aux contractants. Gestion des parties prenantes Sert de point de contact principal entre le Bureau Planification et les différents éléments du Siège s'agissant des questions de logistique. Gestion de l'information Sous la supervision du/de la chef du Bureau Planification, s'assure que tous les documents budgétaires sont de grande qualité et que les demandes sont soumises en temps voulu. S acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef du Bureau Planification. Il/Elle travaille en liaison étroite avec les autres agents de la PRB, avec le/la responsable administratif/administrative du NOS et avec les services du Secrétariat international. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Réflexion analytique Souci du service au client Flexibilité Initiative Engagement à l égard de l Organisation Maîtrise de soi Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat à durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : - 7 -

8 Conformément au Règlement du personnel civil de l'otan, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac