Guide Fonctionnalités. PMB v2.1

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1 Bibliothèque Universitaire Projet SiBuL Guide Fonctionnalités PMB v2.1 Guide d'installation PMB v2.1 1 / 15

2 Table des matières 1.Introduction Partie professionnelle Acquisition Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Catalogage Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Périodiques Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Prêt Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Récolement Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Statistiques Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Partie client OPAC Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Documentation Évaluation de la documentation Évaluation de la communauté Conclusion...14 Guide d'installation PMB v2.1 2 / 15

3 1. Introduction Ce document est un guide d'utilisation des fonctionnalités de PMB v 2.1 actuelles et à venir. Nous allons aussi lister les fonctionnalités manquantes par rapport au besoin actuel. Pour expliquer le chemin à suivre lors de l'utilisation, nous utiliserons une convention pour lister les chemin d'accès aux fonctions: Nom de l'onglet en haut / Liens de la partie gauche / Liens dans la partie centrale 2. Partie professionnelle Voici un écran de l'interface de gestion de PMB. L'écran est divisé en trois parties. Interface de gestion La barre de navigation supérieure Elle permet de basculer entre les différents modules de l'interface de gestion à tout moment. Seuls les modules auquel l'utilisateur aura accès seront affichés. Barre de navigation supérieure A droite de la barre de navigation, au même niveau que les onglets, vous trouvez différents liens : historique,?, préf., opac et quitter. historique ouvre dans un iframe (bloc à l'écran) un historique des recherches lancées dans l'interface de gestion de PMB. Ce lien n'est affiché que si vous avez les droits d'accès à l'onglet catalogage. Guide d'installation PMB v2.1 3 / 15

4 ? permet d'accéder à l'aide contextuelle de PMB. L'affichage ou non de l'aide contextuelle peut être paramétré. préf. permet d'accéder aux préférences de l'utilisateur connecté à PMB opac ouvre une nouvelle fenêtre de votre navigateur et affiche l'opac quitter déconnecte l'utilisateur en cours et renvoie à l'écran de login Le menu latéral Il permet d'accéder aux différentes fonctions de chacun des modules. Menu latéral L'interface centrale L'interface centrale constitue la partie de PMB dans laquelle vous pouvez saisir ou éditer des informations, exécuter des fonctions, valider des changements, etc. Interface centrale Guide d'installation PMB v2.1 4 / 15

5 1. Acquisition 1. Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Administration / imports / notices UNIMARC L'import de notices UNIMARC ( cf Annexe 1 ) vous permet de charger en base des notices au format UNIMARC sans exemplaires associés. Ceci vous permettra d'importer des fichiers de notices depuis ELECTRE, ou d'autres produits bibliographiques. Cliquez sur commencer : télécharger votre fichier pour procéder à l'import. Choisissez si l'isbn doit être toujours présent dans les notices importées. Si l'isbn est présent, PMB peut dédoublonner : il n'importera pas deux notices ayant le même ISBN. Dans ce cas, seule la notice ayant la première occurrence d'un ISBN dans votre fichier sera importée. Vous pouvez également choisir un statut de notices, qui vous permettra de gérer par exemple la diffusion de ces notices dans votre OPAC. Ces statuts sont définis dans Administration / notices / statuts Enfin, sélectionnez le fichier à importer en cliquant sur Parcourir. Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Suivant. Patientez alors jusqu'à voir à l'écran "Il y avait X notice(s) à charger, tout a été traité." Les notices sont alors chargées dans la base de données de PMB. 2. Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Il manque la possibilité d'éditer un bon de commande des notices importées, pour ainsi gérer le circuit complet de l'ouvrage jusqu'à sa réception pour l'exemplariser. De plus, le support du SUDOC n'est pas effectuer et ce à cause de certain champs UNIMARC qui ne sont pas gérer par PMB. Pour l'acquisition, le support de l'unicode devrais être prochainement disponible dans la futur version PMB v Catalogage 1. Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Catalogue / Ouvrage recherche Vous pouvez ici utiliser plusieurs critères pour retrouver les notices souhaiter, en vu de créer des exemplaires. La recherche porte sur l'ensemble des notices de PMB : monographies, notices mère de périodique, notices des articles. Deplus, PMB permet d'utiliser des expressions booléennes comme critère de recherche. La recherche peut se faire par titre, ou par auteur, mais également par son ISBN, son code barre commercial (EAN) ou le numéro d'un de ses exemplaires. Enfin, vous pouvez affiner la recherche en la faisant porter sur un type précis de document. Catalogue / Ouvrage dernières notices Ceci permet d'afficher les dernières notices importées dans la base de donnée. L'accès aux dernières notices permet au bibliothécaire de retrouver rapidement une notice qu'il aurait créé pour une correction, rectifier un oubli et crée les exemplaires. Guide d'installation PMB v2.1 5 / 15

6 Une fois la notice sélectionne, cela affiche un récapitulatif de celle ci. On a ici la possibilité de modifier la notice, de la remplacer, vous de consulter un serveur Z39.50 en vu d'effectuer des modifications. Une seconde partie, vise a l'ajout d'exemplaire, ainsi qu'un document numérique ( image, extraits multimédia,.. ). Pour créer, cet exemplaire on demande tout d'abord le code barre. Ensuite, on donne les informations sur la localisation de l'ouvrage, la cote et le statut de l'ouvrage. Administration / imports / pointage des imports Une fois l'exemplaire créé, on saisie le code barre de l'exemplaire, ce qui valide l'exemplaire en tant qu'ouvrage prêtable. Pour la génération de code barre, PMB intègre un outil qui permet d'éditer des pages de code barre, imprimables sur des feuillets d'étiquettes. Pour modifier la mise en page des étiquettes cliquez sur Afficher puis adaptez les paramètres à vos besoins. Vous pouvez vous servir d'un fichier texte contenant les numéros à imprimer, personnaliser le nom de votre centre documentaire, etc Le résultat est ensuite affiché dans une fenêtre Acrobat (fichier PDF généré par PMB). 2. Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Il y a un manque au niveau de la localisation des sections pour l'exemplaire, mais ceci sera corrigé dans la prochaine version PMB v Périodiques 1. Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Création d'un périodique Catalogue / Périodiques / nouveau périodique PMB peut gérer des périodiques de différentes formes. Si les périodiques imprimés (journaux, magazines, revues) sont les plus fréquents, PMB peut aussi gérer les journaux vocaux pour les aveugles ou malvoyants, les périodiques électroniques, etc. Les 15 supports présents dans le menu déroulant en haut de la fiche correspondent aux dénominations UNIMARC. Les autres champs de saisie d'un périodique correspondent à ceux d'un ouvrage. Après avoir enregistré votre notice de périodique, vous obtenez l'affichage de l'écran Visualiser un périodique. Gestion des périodiques Depuis cet écran, vous pouvez modifier le périodique. La modification d'un périodique est identique à sa création. Vous pouvez supprimer le périodique ou ajouter un numéro ou un élément (bulletin). Dans l'état des collections qui apparaît en bas de l'écran, chaque ligne présente pour un bulletin sa mention de date (Date ou période), le nombre d'articles (Art.) dépouillés pour ce bulletin, le nombre de documents numériques (Doc.), le nombre d'exemplaires du bulletin (Expl.). Vous pouvez afficher un des bulletins déjà saisis en cliquant sur une des lignes de l'état des collections. Le bulletin est alors affiché dans l'écran Bulletinage. Bulletin Différentes informations seulement sont nécessaires : la mention de numérotation (n 32478), le code barre du numéro, le libellé de période et/ou la date de parution et enfin le titre du bulletin. Guide d'installation PMB v2.1 6 / 15

7 Bulletinage Depuis cet écran vous pouvez : Modifier ou Supprimer le bulletin Modifier un exemplaire dans la liste des exemplaires du bulletin en cliquant sur son code barres Afficher un document numérique en cliquant sur son icône, ou modifier le document numérique en cliquant sur son titre Ajouter un exemplaire en saisissant son n d'exemplaire puis en cliquant sur Ajouter un exemplaire Ajouter un document numérique Ajouter un dépouillement à ce bulletin (article). La liste des dépouillements du bulletin est affichée en bas de l'écran. La procédure d'ajout d'exemplaire est similaire à l'exemplarisation d'un ouvrage. La notice d'un article correspond à une notice standard avec pour particularité la possibilité de spécifier une pagination. 2. Listage des fonctionnalités manquantes et à venir On ne peut pas définir d'informations de collation (nombre de pages, matériel d'accompagnement,...) pour un périodique. De même la notion de collection ne s'applique pas à un périodique. 4. Prêt De plus, on ne peut pas ajouter de titre propre d'un auteur différent à un article. Enfin, le suivie des commandes n'es pas disponible. Pré requis : Quotas de prêt Administration / quotas Il faut définir les quotas par défaut pour: nombre de documents durée d'emprunt nombre de réservations durée de réservation nombre de réservations des périodiques durée de réservation des périodiques selon différents critères : catégories de lecteurs types d'exemplaires catégories de lecteurs et types d'exemplaires lecteurs individuels lecteurs individuels et types d'exemplaires Vous avez la possibilités de mettre un place un paramètre général pour chaque domaine. De plus, lorsque des quotas sont définis, vous pouvez mettre des priorités d'ordre pour éviter les conflits de quotas. Guide d'installation PMB v2.1 7 / 15

8 1. Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Circulation / circulation prêt de documents On donne le code barre ou non de famille du lecteur. Cela affiche, les informations du client, puis les actions Ajouter un prêt, Prêt en cours, Réservations. Ajouter un prêt : Saisie du code barre et valider. Cela ajoute un prêt dans la liste des prêts en cours. Si le livre est exclu du prêt un forçage est proposé si il est possible. Prêt en cours : la liste des livrés empruntés est affichée. on peu ici prolonger un prêt existant, ou tout les prêts. Réservations : Possibilités de réserver un ouvrage. Cela redirige vers la recherche, et ensuite on valide la réservation. Circulation / circulation retour de documents On donne le code barre du document et on valide. Cela effectue le rendu de l'ouvrage et affiche pour le lecteur en cours, les prêts encore existants ou les réservations en attente. Gestion des retards Editions / Prêts retards par lecteur Cette fonction affiche une liste des lecteurs ayant du retard, triés selon les lecteurs. Editions / Prêts retards par date Cette fonction affiche une liste des lecteurs ayant du retard, triés selon la date. ( les plus ancien en haut ) Ces fonctions permet l'impression de lettre de relance personnalisée. Modification lettre Administration / outils / Paramètres On clique ensuite sur Mail de retard, ou Lettre de retard. 2. Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Lors du prêt aucune informations sur l'historique des retards n'es indiqué. Ceci n'es pas pris en compte dans les bases. 5. Récolement Les paniers sont des espaces de stockages : au sein de PMB, on va pouvoir y placer des notices, des bulletins (numéros d'un périodique), des exemplaires. Les paniers dans PMB vont notamment permettre le récolement du fonds. On peut également s'en servir pour faire un désherbage : il s'agit alors de supprimer du fonds les ouvrages périmés ou trop détériorés. Les paniers sont le moyen de stocker une bibliographie : les résultats de différentes recherches pour préparer une publication, un catalogue thématique,... Il y a deux moyens de remplir un panier : soit en y plaçant des éléments manuellement (repérer l'icône en forme de panier lors des différents affichages), soit en pointant à la douchette ou en saisissant des codes barres à la main. Guide d'installation PMB v2.1 8 / 15

9 1. Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Catalogage / Paniers Gestion / Gestion des paniers En cliquant sur le nom d'un panier, vous pouvez consulter le contenu d'un panier. En cliquant sur Éditer, vous pouvez éditer ce panier : nom, type, commentaire, droits d'accès. Enfin, en cliquant sur Ajouter un panier vous pouvez définir un nouveau panier. Un panier peut contenir des éléments du fonds (notices, exemplaires ou bulletins catalogués dans PMB). Cependant, lors de la collecte du panier, vous pouvez avoir douchetté un élément inconnu du fonds. Pour vous permettre de conserver la trace de ces éléments, un panier peut également contenir des éléments inconnus. Dans le contenu d'un panier, si des éléments ont été pointés, ceux ci sont signalés par une icône précédant leur titre. Edition de panier L'écran Éditer un panier vous permet de modifier le nom, le commentaire d'un panier, et les droits des utilisateurs sur ce panier. Vous pouvez voir le type de panier : Panier de notices, Panier de bulletins, Panier d'exemplaires. Vous ne pouvez pas changer le type d'un panier existant. Si vous vous êtes trompés dans la création d'un panier, supprimez le et créez en un nouveau. Sous la mention "Autorisations accordées à", vous pouvez voir des cases à cocher correspondant aux autorisations d'accès. Les noms affichés sont les différents utilisateurs définis dans PMB. Vous ne pouvez pas retirer l'accès à l'administrateur. Vous pouvez donc créer un panier qui ne sera accessible qu'à vous (et à l'administrateur). Ajout de panier L'écran d'ajout d'un panier est identique à celui d'editer un panier. Si l'installe de PMB c'est faite avec les "données essentielles pour démarrer rapidement" (feed_essential.sql ), un certain nombre de paniers ont été créés, soit à titre d'exemple, soit pour faciliter la gestion de la bibliothèque. Notices pour exposition panier de notices exemple. Destiné à recevoir les notices d'une petite exposition, qui peut ensuite être mis en avant grâce aux étagères virtuelles de l'opac Notices pour retour BDP panier de notices pour faciliter la gestion. Destiné à recevoir les notices des exemplaires à retourner à une Bibliothèque Départementale de Prêt, pour nettoyer la base après retour. Exemplaires pour retour BDP panier d'exemplaires pour faciliter la gestion. Destiné à recevoir les exemplaires à retourner à une Bibliothèque Départementale de Prêt, pour les sortir du prêt puis nettoyer la base après retour. Notices en doublon sur titre panier de notices pour faciliter la gestion. Destiné à recevoir les notices en doublon, afin de nettoyer la base. Jamais prêtés panier d'exemplaires pour faciliter la gestion. Destiné à recevoir les exemplaires qui n'ont jamais été prêtés. Catalogage / Paniers Gestion / Gestion des procédures Cet écran affiche les différentes procédures associées aux paniers. Vous pouvez définir des procédures qui vous serviront à remplir des paniers, à faire des pointages sur des paniers constitués, ou à appliquer des changements aux notices, bulletins ou exemplaires stockés dans le panier. Si l'installe de PMB c'est faite avec les "données essentielles pour démarrer rapidement" (feed_essential.sql ), un certain nombre de procédures ont été créées, soit à titre d'exemple, soit pour faciliter la gestion de la bibliothèque. Guide d'installation PMB v2.1 9 / 15

10 EXPL par section / propriétaire procédure de sélection suivant une ou plusieurs sections pour un ou plusieurs propriétaires. EXPL où cote commence par procédure de sélection suivant les caractères de début d'une cote. Utile pour le récolement notamment (vérification périodique de l'inventaire réalisée par une bibliothèque). Retour BDP des exemplaires procédure d'action permettant un changement de statut à l'ensemble des exemplaires d'un panier. Notices par auteur procédure de sélection de notices suivant un ou des auteurs. Notices en doublons procédure de sélection des notices doublons ayant un titre identique. Notices sans exemplaires procédure de sélection des notices n'ayant aucun exemplaire attaché. Jamais prêtés procédure de sélection des exemplaires qui n'ont jamais été prêtés. Catalogage / Paniers Collecte par douchette ou par sélection La collecte désigne le remplissage d'un panier. Vous pouvez remplir les paniers à la douchette (en scannant les codes barres des exemplaires). Vous pouvez également placer des éléments dans un panier en lançant une procédure de sélection. Ces procédures ont été définies en passant par Paniers Gestion / Gestion des procédures. A tout moment dans l'onglet Catalogue, lorsque vous voyez l'icône d'un panier affichée, vous pouvez ajouter un élément (notice, exemplaire, bulletin) à un panier en cliquant sur l'icône La gestion de l'ajout d'un élément dans un panier correspond aux divers fonctionnements possibles : ajout d'une notice à un panier d'exemplaires = ajout de tous les exemplaires de la notice au panier ajout d'un exemplaire à un panier de notices = ajout de la notice de l'exemplaire au panier ajout d'une notice de dépouillement à un panier de bulletins = ajout du bulletin correspondant à ce dépouillement au panier Attention : l'ajout d'un bulletin à un panier de notices n'aura aucun effet. En effet, au bulletin correspondent deux types de notices : la notice mère du périodique et les notices de dépouillement du bulletin. Catalogage / Paniers Pointage par douchette ou par sélection Le pointage des paniers permet de comparer le contenu d'un panier avec d'autres éléments, soit en pointant manuellement (en douchettant) ou en effectuant une procédure de sélection dans PMB. Les éléments du panier qui ont été pointés sont déclarés comme étant Pointé(s). Le nombre total d'éléments du paniers est rappelé. Guide d'installation PMB v / 15

11 Catalogage / Paniers Actions Depuis cet écran, vous pouvez réaliser différentes actions : éditer le contenu (aux formats HTML, Excel HTML, Excel XLS). vider le panier choisi supprimer de la base les éléments du panier exporter le contenu du panier transférer le contenu d'un panier dans un autre appliquer une requête SQL au contenu d'un panier Ces actions sont réalisables en cliquant sur le lien correspondant dans l'interface centrale, puis en cliquant sur le nom du panier sur lequel l'action doit être réalisée. 2. Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Pour le panier, une nouvelle fonctionnalité va permettre de vider / supprimer, de la base, les éléments inconnus. 6. Statistiques 1. Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Administration / Administration exemplaires / codes statistiques Le code statistique est utilisé pour la constitution des statistiques de prêt et sur les fonds de la médiathèque. Les deux colonnes propriétaire de codage et codage d'import correspondent à la gestion des informations recueillies lors de l'import d'exemplaires UNIMARC. Ceci permet de faire le lien avec un type de document déjà défini. 2. Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Rien de prévu pour l'instant. Guide d'installation PMB v / 15

12 3. Partie client 1. OPAC L'OPAC de PMB affiche 3 zones principales d'informations à l'écran. écran d'accueil de l'opac Une zone de dialogue "rechercher" figure en haut de la page. l'opac offre une recherche avancée : la recherche multi critères. Les catégories sont présentées dans la partie inférieure droite. D'autres blocs peuvent également être affichés. L'OPAC est très fortement configurable. Le bandeau de gauche (il peut être désactivé depuis Administration / Outils / Paramètres) offre la possibilité de s'identifier par le code barre de la carte de lecteur. Vous y trouverez aussi les coordonnées de votre bibliothèque ou de votre centre de documentation. Ces coordonnées sont paramétrables dans Administration / Outils / Paramètres. 1. Listage et évaluation des fonctionnalités de l'existant Recherche par mots clés Si vous saisissez un terme dans la zone de texte "Rechercher", l'opac affichera le résultat de votre recherche. Vous pouvez éventuellement affiner votre recherche en cochant ou non les cases qui se rapportent aux éléments qui seront interrogés : titre, auteur, collection... L'OPAC de PMB conserve durant toute la durée de votre session (depuis le début de votre connexion, c'est à dire la première fenêtre de l'opac que vous avez ouverte) les recherches que vous avez faites. Parcours des catégories Conçues pour permettre une exploration facilitée des ressources documentaires, les catégories correspondent à un thésaurus hiérarchisé qui doit être saisi dans PMB pour être utilisé. Guide d'installation PMB v / 15

13 Les lecteurs enregistrés dans l'interface de gestion peuvent accéder à leur compte depuis l'opac. Ils ont besoin pour cela de leur code barre lecteur, qui figure sur leur carte, ainsi que de leur mot de passe. Fiche lecteur dans l'opac 2. Listage des fonctionnalités manquantes et à venir Dans les fonctionnalités à venir sur l'interface OPAC, il y a l'homogénéisation des libellés. 4. Documentation 1. Évaluation de la documentation La documentation est bien détaille et assez complète pour la partie administration et utilisateur. Cependant pour la partie de l'opac, la documentation est assez pauvre et ancienne. Elle parle encore de la version 1.3 de PMB, alors que la version actuelle est PMB Évaluation de la communauté Adresse de la communauté. Wiki Forum Mailing liste La communauté est assez bien développée, surtout sur la mailing liste. Le forum est peu utilisé et vieillissant. Guide d'installation PMB v / 15

14 5. Conclusion Finalement, il en ressort que PMB est un logiciel ayant de nombreuse fonctionnalités intéressantes mais parfois pas assez poussé. Ainsi, il touche à toute les parties de l'acquisition jusqu' au prêt mais laisse de coté tout ce qui concerne la commande réelle d'ouvrage auprès d'éditeur. De plus, pour ce qui est du support de l'unimarc, il reste limite là aussi. Un grand nombre de champ manque, ce qui est un problème majeur pour les échanges entre la bibliothèque et le SUDOC. Cependant, PMB est assez simple d'installation et d'utilisation. De plus, la communauté qui l'entoure est un atout à ce système. PMB reste donc un logiciel ayant un potentiel mais qui ne convient pas vraisemblablement au besoin de la Bibliothèque Universitaire de la Rochelle ayant des lacunes sur trop de besoin pour le bon fonctionnement de celle ci. Guide d'installation PMB v / 15

15 Annexe 1 : Références pour l'import UNIMARC Les références ci dessous sont tirées du fichier PMB/doc/import_unimarc.txt 010 $a isbn >> notices.code 010 $d prix >> exemplaires.expl_prix 071 $a music number >> pas repris pour l'instant 101 $a langue >> notices.lang_code 101 $c langue originale >> notices.org_lang_code 200 $a titre >> notices.tit1 200 $c titre >> notices.tit2 200 $d titre >> notices.tit3 200 $e titre >> notices.tit4 210 $a éditeur ville >> publishers.ed_ville 210 $c éditeur nom >> publishers.ed_name 210 $d éditeur année >> notices.year 215 $a nombre de pages >> notices.npages 215 $c illustration >> notices.ill 215 $d taille >> notices.size 215 $a matériel d'accompagnement >> notices.accomp 225 $a nom de la collection >> collections.collection_name 225 $x ISSN de la collection >> collections.collection_issn 225 $i nom de la sous collection >> sub_collections.sub_coll_name 225 $x numéro dans la collection >> notices.nocoll 300 $a notes générales >> notices.n_gen 327 $a notes de contenu >> notices.n_contenu 330 $a notes de résumé >> notices.n_resume 345 $b EAN >> notices.code (ISBN) si ISBN absent 410 $t collection, utilisé à la place de 225 si 225 vide 411 $t sous collection, utilisé à la place de 225 si 225 vide 461 $t nom de la série >> serie.serie_name 461 $v numéro dans la série >> notices.tnvol 610 $a mots clés >> notices.index_l 676 $a dewey >> créée dans indexint.indexint_name puis indexint.indexint_id >> notices.indexint responsabilités $a nom de l'autorité >> authors.author_name $b rejeté de l'autorité >> authors.author_rejete $4 fonction >> responsability.responsability_fonction 801 $a Pays origine de la notice >> origine_notice.orinot_pays 801 $b Organisme origine de la notice >> origine_notice.orinot_nom 856 $u ressource électronique >> notices.lien 995 $f code barre >> exemplaires.expl_cb 995 $k cote >> exemplaires.expl_cote 995 $q public visé >> docs_section.sdoc_codage_import puis docs_section.idsection >>exemplaires.expl_section >> docs_codestat.sdoc_codage_import puis docs_codestat.idcode >> exemplaires.expl_codestat 995 $r type de document >> docs_type.tdoc_codage_import puis docs_type.idtyp_doc >> exemplaires.expl_typdoc 995 $u notes >> exemplaires.expl_note Guide d'installation PMB v / 15