TRAVAUX PROFESSIONNELS ET DE SYNTHÈSE

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1 TRAVAUX PROFESSIONNELS ET DE SYNTHÈSE BAC PRO 3 ans - Classe de première PREMIÈRE PARTIE - APPLICATIONS BUREAUTIQUES 1 - Archivage des documents bureautiques Texteur - Application 1 : la mise en forme de documents Application 2 : les tableaux Application 3 : le publipostage Application 4 : les formulaires SGBDR - Application 1 : la création d une base de données Application 2 : l exploitation d une base de données Application 3 : les relations entre tables Application 4 : les liaisons entre logiciels Tableur-Grapheur - Application 1 : fonction SOMME, références relatives et absolues Application 2 : fonctions SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, graphique Application 3 : fonctions SI et ARRONDI Application 4 : fonctions SI, SOMME, ARRONDI, RECHERCHE Application 5 : fonction SOMME, liens entre les feuilles d un classeur... 87

2 DEUXIÈME PARTIE - TRAVAUX PROFESSIONNELS DE SYNTHÈSE I - Domaine administratif DOSSIER 1 : SOCIÉTÉ PAPER PRO Exploitation d un fichier articles. Mise en place d un nouveau service DOSSIER 2 : ÉTUDE NOTARIALE LAMBERT Convocation des copropriétaires à une assemblée générale. Réalisation d un diaporama pour l assemblée générale DOSSIER 3 : SOCIÉTÉ OPALINE Relations fournisseurs DOSSIER 4 : SARL MAPI Relations clients DOSSIER 5 : SAS MOULES BESSERAT Les outils de communication II - Domaine commercial et comptable DOSSIER 1 : SAS France DILUANTS Contrôle, codification et archivage des pièces commerciales et comptables DOSSIER 2 : SAS France DILUANTS Pré comptabilisation de factures clients DOSSIER 3 : SAS France DILUANTS Pré comptabilisation de factures fournisseurs DOSSIER 4 : SARL BEAUTÉ DIFFUSION Gestion commerciale DOSSIER 5 : SARL BEAUTÉ DIFFUSION Tenue d une comptabilité DOSSIER 6 : SA TRANSLOC Conception d un devis et tarification DOSSIER 7 : SAS MARCHAND Gestion des notes de frais III - Sujet d entraînement à l épreuve E3B - Pratique professionnelle sur poste informatique SARL BEAUTÉ DIFFUSION Jocelyne GENOUX Jean-Yves MICHON

3 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES Environnement professionnel FOULON SAS Capital de E 287 rue Sommeiller CHAMBÉRY Tél xx Fax xx NIF : FR Fotolia vanda La société FOULON est spécialisée dans la fabrication et la vente d appareils de chauffage et de cheminées. Extrait de l organigramme de l entreprise : M. Pierre FOULON Directeur Mme Nadège GUILLOT Responsable service du personnel M. Jacques MARIN Responsable service comptable Mme Anne BRILLET Responsable service achats M. Paul CHAMP Responsable service ventes M. Yvon ALTON Responsable service technique Votre mission Lors d un stage dans cette société, vous assistez Mme GUILLOT dans la réalisation de travaux administratifs. Archivage des documents bureautiques 3

4 TÂCHES À RÉALISER PREMIÈRE PARTIE : 22/09/N Aujourd hui, vous allez m aider dans la mise en place d une organisation rigoureuse des fichiers du service du Personnel. Dans un premier temps, je vais vous demander d examiner le répertoire dédié au service des Ventes de l entreprise car je désire savoir si vous êtes capable de repérer en particulier quel logiciel a été utilisé pour créer les différents fichiers. Mme GUILLOT Responsable du service du personnel Votre travail : À partir de l annexe 1 (image du répertoire de service des ventes), complétez l annexe 2. DEUXIÈME PARTIE : 22/09/N Maintenant que vous avez bien compris comment organiser une arborescence structurée pour la sauvegarde des fichiers, je vais vous charger de concevoir une organisation judicieuse des fichiers du service du Personnel. Pour l instant, ils sont stockés dans un répertoire nommé PERSONNEL et seulement dans deux sous-répertoires. Mme GUILLOT Responsable du service du personnel Votre travail : À partir de l annexe 3, proposez une nouvelle arborescence pour la sauvegarde des fichiers. 4

5 TROISIÈME PARTIE : 22/09/N Merci d avoir réorganisé le répertoire de sauvegarde des fichiers du service du Personnel. Veuillez maintenant m assister dans la sauvegarde d un document relatif aux stages du quatrième trimestre, que je viens de créer avec le texteur. Mme GUILLOT Responsable du service du personnel Votre travail : À partir des annexes 4 et 5 : 1 - Dans quel répertoire allez-vous sauvegarder le document de l annexe 4? Quel nom de sauvegarde proposez-vous? Sur l annexe 6, précisez les propriétés d enregistrement du document (éléments pointés uniquement). Archivage des documents bureautiques 5

6 QUATRIÈME PARTIE : LA GESTION DE VOS FICHIERS : CONSIGNES Afin d identifier vos fichiers, vous insérerez en pied de page, manuellement ou automatiquement, l emplacement et le nom du fichier (à droite, taille 8). Exemple : APPLICATION 1\Présentation du courrier De plus, vous définirez pour chacun d eux des propriétés. Les propriétés d un document sont des détails permettant d identifier un fichier (par exemple, un titre descriptif, le nom de l auteur, le sujet et les mots-clés qui identifient des rubriques ou d autres informations importantes dans le fichier). Exemple : Propriétés ou métadonnées correspondant à l activité 1 de l application 1 TEXTEUR 6

7 Annexe 1 Contenu du sous-répertoire Analyse activité 1 er semestre : Nom Taille Type Statistiques Suivi CA par représentant Tableau de bord 437 Ko 253 Ko 499 Ko Feuille de calcul Microsoft Excel Feuille de calcul Microsoft Excel Feuille de calcul Microsoft Excel Contenu du sous-répertoire Analyse activité 2 e semestre : Nom Taille Type Tableau de bord 535 Ko Feuille de calcul Microsoft Excel Contenu du sous-répertoire Comptes-rendus : Nom Taille Type CR1 CR2 CR3 145 Ko 210 Ko 125 Ko Contenu du sous-répertoire Courriers-types : Nom Taille Type Envoi tarif Tarif 458 Ko 76 Ko Contenu du sous-répertoire Diaporamas-vidéos-photos-audio : Nom Taille Type Cheminée Berry Cheminée Morvan Cheminée Vosges Gamme produits Interview Responsable service Présentation équipe Réunion bilan N Ko Ko 1053 Ko Ko Ko Ko Ko Fichier HTML compressé Image JPEG Image JPEG Image JPEG Clip vidéo Son Wave Fichier audio/vidéo Windows Media Diaporama Microsoft PowerPoint Archivage des documents bureautiques 7

8 Contenu du sous-répertoire Incidents règlements : Nom Taille Type Mise en demeure Rappel règlement 1 Rappel règlement 2 75 Ko 60 Ko 65 Ko Contenu du sous-répertoire Prospection : Nom Taille Type Cartes de visite Étude de marché cheminées Étude de marché nationale Étude de marché poêles à bois Prospects Pub Ko 216 Ko 150 Ko 244 Ko Ko 12 Ko Composition Microsoft Publisher Document Adobe Acrobat Application Microsoft Access HTML Document 8

9 Annexe 2 ANALYSE DE FICHIERS Noms des fichiers Extensions Types de documents (cocher une réponse) Statistiques.xls Textuel Multimédia CR1.doc Textuel Multimédia Tarif.zip Textuel Multimédia Cheminée Berry.jpg Textuel Multimédia Gamme produits.avi Textuel Multimédia Interview Responsable service.wav Textuel Multimédia Présentation équipe.wmv Textuel Multimédia Réunion bilan N-1.ppt Textuel Multimédia Cartes de visite.pub Textuel Multimédia Étude de marché nationale.pdf Textuel Multimédia Prospects.mdb Textuel Multimédia Pub.htm Textuel Multimédia Exemple de logiciel utilisé Chemin de sauvegarde Nota : il existe d autres extensions (exemples :.docx,.xlsx,.txt,.rft,.pps,.mp3,.mpeg,.tif,...). Archivage des documents bureautiques 9

10 Annexe 3 Contenu du sous-répertoire 1 - Documents texteur : Nom Taille Type Certificat travail Consignes sécurité Contrat travail type Convocation entretien Convocation stage Convocation visite médicale Évaluation stage maintenance Évaluation stage sécurité Liste organismes formation Note de service 1 Note de service 2 Note de service 3 Note de service 4 Note de service 5 Note de service 6 Plan formation N Profil poste OP1 Profil poste OP2 Profil poste OP3 Réponse demande stage Réponse demande emploi Reçu solde tout compte 45 Ko 634 Ko 115 Ko 51 Ko 57 Ko 49 Ko 106 Ko 186 Ko 134 Ko 55 Ko 42 Ko 44 Ko 39 Ko 28 Ko 36 Ko 819 Ko 216 Ko 220 Ko 225 Ko 32 Ko 32 Ko 21 Ko Contenu du sous-répertoire 2 - Autres documents : Nom Taille Type Cotisations sociales Décompte heures semaine 37 Personnel Plan formation N Planning congés payés 137 Ko 353 Ko Ko Ko 489 Ko Document Adobe Acrobat Feuille de calcul Microsoft Excel Application Microsoft Access Diaporama Microsoft PowerPoint Feuille de calcul Microsoft Excel Annexe 4 FICHES TECHNIQUES DES STAGES EXTERNES DU QUATRIÈME TRIMESTRE N Stage Sessions Organisme de formation Négociateur commercial 2 sessions de 4 jours : - deuxième semaine d octobre ; - troisième semaine de novembre. CCI CHAMBÉRY La paie 1 session de 2 jours : première semaine de décembre. Initiation PréAO 3 sessions de 3 jours : - première semaine d octobre ; - première semaine de novembre ; - première semaine de décembre. CEF CHAMBÉRY GRETA CHAMBÉRY 10

11 Annexe 5 FICHE DE PROCÉDURE Objet : utilisation, dès la création d un document avec un logiciel tableur ou texteur, de la fonction «propriétés», pour fournir les renseignements (ou métadonnées) nécessaires à son identification. Procédure pour faire apparaître l écran qui affiche les propriétés du document : 1 - Menu Fichier, Propriétés 2 - Onglet Résumé Compléter les rubriques appropriées Archivage des documents bureautiques 11

12 Annexe 6 Rubriques à compléter 12

13 Application N 1 la mise en forme de documents ACTIVITÉ 1 - présenter UN TExTE KEOPS ÉDITION 5 avenue Jeanne D Arc BORDEAUX Tél xx Fax xx Fotolia herreneck L entreprise Keops dans laquelle vous effectuez votre stage existe depuis deux ans. Dans l entreprise aucune norme de présentation n a été imposée et chacun est libre de présenter ses courriers et ses s comme il l entend. Cependant Cécile, responsable administrative, souhaite attirer l attention sur quelques principes fondamentaux en ce qui concerne la présentation du courrier. Cécile vous remet un texte qui traite de ce sujet (annexe 1). Elle a annoté le document qui sera diffusé à l ensemble du personnel. Votre travail : Présentez le texte Présentation du courrier (annexe 1) en tenant compte des consignes et des annotations. TEXTEUR Application 1 13

14 14 Annexe 1

15 Texteur Application 1 15

16 16

17 17 Texteur Application 1

18 18

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