4. GÉRER LA RÉCEPTION DES COURRIELS

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1 COMPÉTENCES CONNAISSANCE Mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Recevoir des courriels La messagerie électronique 4. GÉRER LA RÉCEPTION DES COURRIELS Ce chapitre a pour objectif la découverte et la prise en main de la messagerie électronique, outil de communication de plus en plus utilisé par les entreprises. Il s inscrit dans le cadre de la gestion du courrier entrant et concerne plus particulièrement la réception des messages électroniques. La fiche Ressource 3 apporte les compléments utiles en ce qui concerne le fonctionnement d une messagerie électronique, l équipement nécessaire et les éléments d une adresse électronique. La première partie du TP, p. 55 (questions 1 à 4) permet à l élève de créer sa popre messagerie. Remue-méninges Le remue-méninges permet de faire émerger les représentations et les connaissances des élèves liées au courrier électronique, afin de mieux fonder les nouvelles notions. Les élèves sont déjà familiarisés, pour la plupart, avec la messagerie électronique. Le remue-méninges permet d ouvrir la leçon en faisant appel à leur expérience personnelle. Les réponses sont données à titre indicatif. Il convient d accepter toute proposition logique. «Courrier électronique» me fait penser à MSN Free AOL Arobase Adresse électronique Message électronique 3

2 Mission 1 Gérer le courrier électronique reçu Intérêt de la tâche Il s agit dans un premier temps d enseigner à l élève comment réceptionner le courrier électronique, repérer les messages reçus dans la boîte de réception (messages lus, ouverts, en cours de lecture) et identifier l émetteur. Dans un deuxième temps, l élève apprend à rédiger la réponse à un message reçu, à répondre directement en activant le bouton «Répondre» et à envoyer un courriel avec un accusé de réception. Pour illustrer le cours, l enseignant peut afficher en vidéo-projection l écran «Boîte de réception» de sa messagerie professionnelle afin que les élèves visualisent concrètement son contenu et les changements qui s opèrent à la lecture des messages reçus. Il peut également associer les élèves à la réponse d un message qu il a reçu, avec demande d accusé réception (message bref, l intérêt étant de montrer les manipulations à effectuer). L enseignant procédera à la correction personnalisée du corps du message rédigé individuellement par chaque élève. 1. Réceptionner le courrier électronique Annexe 1 Boîte de réception Messages ouverts Messages non lus Message en cours de lecture Annexe 2 Courriel de M. Dumoulin Répondre au message Émetteur 4

3 2. Répondre à un message Annexe 3 Réponse adressée à M. Dumoulin Envoi du message Éléments indiquant une réponse à un message Comment procéder avec ce logiciel de communication pour s assurer que le destinataire a bien pris connaissance du message : Activer dans le menu Outils, l option Demander une confirmation de lecture. Mission 2 Trier et ranger des courriels Intérêt de la tâche Il s agit de faire comprendre à l élève l intérêt d assurer une bonne gestion des messages reçus. La première tâche consiste à associer les messages aux dossiers correspondants de la barre Outlook. La deuxième concerne l arborescence créée par l entreprise et permet d aborder les notions de classement alphabétique et de classement idéologique. Le troisième travail a pour objet de préparer le classement des messages reçus (extraits de couriels) dans les dossiers et sous-dossiers correspondants, selon l arborescence. L archivage du premier courriel pourra être réalisé collectivement, l enseignant prenant soin de bien faire comprendre la notion de classement thématique (idéologique) en fonction de l objet. La suite de l exercice sera traitée individuellement. Lorsqu il sera en salle équipée, le professeur pourra montrer une arborescence qu il aura lui-même créée sur une messagerie puis faire travailler les élèves sur un compte de messagerie personnel afin qu ils sachent concrètement comment créer (ou supprimer) des dossiers et sous-dossiers et archiver les courriels reçus dans les dossiers correspondants. 5

4 1. Gérer les messages électroniques Messages en attente d expédition Messages reçus Messages envoyés à la corbeille Messages en attente de finalisation Messages déjà expédiés 2. Organiser une arborescence Annexe 5 Questions de Mme Charvet sur l arborescence de Trans Esterel 1. Quels sont les dossiers principaux de Trans Esterel (les surligner sur l annexe 4)? ADMINISTRATIF COMMERCIAL DRH PDG TECHNIQUE 2. À quoi correspondent ces dossiers? (voir l organigramme de l entreprise, p. 36)? Ils correspondent aux fonctions de l entreprise. 3. Selon quel ordre le logiciel classe-t-il ces dossiers? Selon l ordre alphabétique. 4. Les dossiers principaux sont eux-mêmes subdivisés. À quoi correspondent ces sous-dossiers? Ils correspondent soit à des services, soit à des activités liées à la fonction. 5. Vous devez ajouter un sous-dossier «Formation». Où le placerez-vous? Comment allez-vous procéder? Se positionner dans le dossier DRH. Fichier / Nouveau / Dossier / Créer un dossier. Saisir le nom du dossier : Formation. 3. Archiver les courriels Annexe 6 Classement du courriel Dumoulin Option de classement dans un dossier Classement du couriel Dumoulin 6

5 Annexe 7 Classement dans l ordre d arrivée des courriels reçus selon l arborescence 14/02/N Expéditeur Objet Dossier principal Sous-dossier 08 : 15 Burotic Formation Formation Excel DRH Formation 08 : 45 CCI du Var Salon des entrepreneurs PDG Direction 09 : 10 Société Vidal Devis voyage Commercial Transport de personnes 10 : 15 FourniBureau Démonstration photocopieur Commercial Achats 11 : 25 Centre des Impôts Déclaration TVA Administratif Impôts 14 : 54 Aline Cellier Recherche d emploi DRH Recrutement 15 : 26 Éts Rotin Devis Commercial Transport de marchandises 16 : 09 LogiCompta Logiciel comptable Administratif et/ou DRH 17 : 10 LexiSocial Congés DRH Congés Comptabilité et/ou Formation Entraînement 1 Répondre à un courriel Intérêt de l entraînement L entraînement a pour objectif de réinvestir les compétences acquises. À partir de consignes, l élève est chargé de préparer la réponse à un courriel reçu. Afin de bien conceptualiser les notions acquises, il lui est ensuite demandé de recenser dans un tableau de synthèse les opérations effectuées pour réceptionner un courriel, répondre au message et procéder à son archivage. Travail réalisé en autonomie avec correction individualisée par le professeur pour la rédaction du message. Le corrigé du tableau de synthèse pourra s effectuer au rétroprojecteur, à partir du travail réalisé par l élève sur un transparent. Annexe 1 Couriel de Mme Angela 7

6 Annexe 2 Tableau de synthèse Tâches à réaliser Réceptionner le courriel entrant Répondre au message de la Sarl Dumoulin Classer le courriel Opérations effectuées Cliquer sur le message en surbrillance pour l ouvrir. Activer le bouton «Répondre». Écrire le message. Cliquer sur «Envoyer». Sélectionner le message Activer le menu «Déplacer», puis «Déplacer vers un dossier» Choisir le Dossier Commercial / Ventes / Personnes Entraînement 2 Archiver les courriels reçus Intérêt de l entraînement L application proposée vise à vérifier que l élève a bien assimilé les notions d arborescence et d archivage des courriels, selon un classement thématique. Travail individuel avec possible autocorrection ou correction récipoque entre deux élèves à partir d un corrigé fourni par le professeur en fin d activité. Annexe 1 Questions de M. Milot 1. À quoi sert l arborescence que nous avons créée dans Outlook Express? L arborescence permet de classer les courriels de manière organisée et hiérarchisée, de façon à pouvoir les retrouver et les consulter rapidement si nécessaire. 2. Dans quel ordre le logiciel de messagerie classe-t-il dans l arborescence les dossiers et sousdossiers créés par Trans Esterel? Les dossiers et sous-dossiers sont classés par le logiciel de messagerie selon l ordre alphabétique. 3. Expliquez comment les courriels reçus sont classés à l intérieur du dossier «Technique». Le dossier «Technique» est subdivisé en trois sous-dossiers classés alphabétiquement correspondant chacun à un thème particulier. Les courriels sont classés dans les sous-dossiers correspondants en fonction de leur thématique, c està-dire selon un ordre de classement idéologique. Annexe 2 Archivage des courriels reçus Expéditeur Objet Dossier principal Sous-dossier Jules Milot Réunion Com. Qualité Technique Qualité Ministère de l Industrie Documentation Technique Recherche Sarl Logitransport Offre de services Technique Logistique 8

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