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1 agenda de consultation

2 page! Les Groupes 1! Menu Options 1! Accès Agenda Consultation 2! Accès Agenda Vacation (Bloc Op) 3! Ouverture Journée de Consultation 4! Planification d une Journée 4! Recherche et Création Patient 5! Insertion Rendez-vous 6! Recherche avec la Fiche Patient ouverte 7! Courrier de Rendez-vous 8! Suppression d un Rendez-vous 8! Déplacement d un Rendez-vous 9

3 vacations opératoires L accès à l agenda d OSoft s effectue par un clic sur le Module Agenda de la barre de fonctions. L accès est aussi prévu à partir de la Fiche Patient, du Dossier Médical et de la Saisie Assistée. Les Groupes : Les praticiens appartiennent à un groupe Rappel : Le paramétrage des groupes se fait dans le menu paramétrage. L appartenance du praticien à un groupe se signale sur sa fiche praticien. En cliquant sur le menu déroulant, vous accédez à : - à un autre groupe de praticiens, - à tous les praticiens, - aux praticiens consultant le jour sélectionné. Pour accéder à la Fiche du Praticien, double-cliquer sur son nom. Le paramétrage d une journée de consultation ou d une journée opératoire s effectue dans la fiche du praticien Planifier Agenda. Le menu option : L option Réservation des Plages permet de débloquer une page réservée. L option Recherche de Plage Libre, consiste à rechercher une consultation libre pour une journée donnée. Le Planning des Salles affiche l agenda des salles. L option d Impression permet d imprimer le planning de consultation pour le groupe par demi-journée.

4 Accès à l agenda de Consultation : Cette fenêtre propose une palette de dates encadrant la date du jour. La Date Sélectionnée apparaît sur fond bleu et s affiche également en rouge en haut de la fenêtre. La Petite Etoile en début de ligne indique que le praticien est planifié en consultations pour cette journée. A droite de la ligne, le Nombre indiqué en gras signale le nombre de rendez-vous encore disponible pour la journée. Il est mis à jour automatiquement à chaque nouveau rendez-vous. Accès à l Agenda des Vacations (Bloc Opératoire) ; La fenêtre de la Gestion des Vacations se présente sous le format hebdomadaire par défaut. Le temps de Bloc Opératoire indiqué Disponibilité signale le nombre d heures vacantes disponible pour la journée de Bloc. Un clic sur Gestion des Vacations permet d accéder à la semaine prévisionnelle par défaut. Il est possible d effectuer la Consultation des rendez-vous pris, la visualisation des horaires disponibles, l insertion de nouveaux rendez-vous ou bien la création d une hospitalisation.

5 Les boutons de la palette d Agenda : Icônes permettant de Faire Défiler les semaines de quinzaine en quinzaine. Ouvre le Calendrier pour le choix d une date particulière en accès direct. Icônes permettant d accéder à la date du jour. Liste Déroulante permettant d accéder aux plages des agendas récemment ouvertes. Cet icone permet l Ouverture Simultanée d une semaine entière de planning. Cet icone permet de Refermer Simultanément toutes les pages ouvertes de l agenda.

6 2 1 Ouverture d une Journée de Consultation : Double-cliquer sur la Journée de Consultation sur la palette d agenda comme suit : Le planning de la journée de consultations : La Fenêtre d Agenda affiche pour chaque journée de consultations, les horaires des rendez-vous. La matinée et l après-midi sont séparés par une ligne grisée. 2 1 Nb de rdv Disponibles : Ce nombre indique le Nombre de Rendez-Vous possibles et restants pour cette journée. Carré vert : Salle réservée pour ce RDV. Carré rouge : Indique qu il y a des informations dans le champ note Patient en rouge : Indique que c est un premier rendez-vous. Indicateur : Permet de visualiser une Information Complémentaire sur le motif du Rendez-Vous. Icone permettant l ouverture de la prochaine page de Consultation Libre disponnible. Planification : Planifie la Journée de Consultations dans l agenda lorsque celle-ci n a pas été définie dans la fiche du Praticien/Agenda. Il n est possible de planifier qu à partir d une Fiche Vierge. Sans aucun rendez-vous pris. Insérer une Ligne Vierge : Permet d Insérer une Ligne Vierge après l horaire sélectionné pour planifier plusieurs rendez-vous à la même heure. Ne pas oublier d indiquer l horaire. Bloquer une Plage Horaire : Permet de Bloquer une ou plusieurs plages horaires, (en maintenant la touche Ctrl + Click), pour empêcher la prise de Rendez-vous. Débloquer une Plage Horaire : Permet de Débloquer une ou plusieurs plages horaires,(en maintenant la touche Ctrl + Click), pour réactiver la prise de Rendez-vous. Imprimer : Permet d Imprimer la page d agenda en ayant pludieurs choix d impression entre une Page Simplifiée ou une Page plus complète. Punaiser une Page de Rendez-vous : Permet d Afficher la page de Rendez-vous préalablement punaisée en cliquant sur l icone Agenda à partir du Module Agenda ou à partir de la Fiche Patient.

7 Rechercher un Patient : Il existe deux possibilités de Rechercher un Patient dans la base. Fiche Patient Ouverte : Cette option permet de Remonter les informations de la Fiche Patient ouverte. Ce qui signifie que l accès à l Agenda s est faite par une fiche patient ouverte. Fiche Patient Non Ouverte : Cette option nécessite la saisie du Nom du Patient pour passer en mode Recherche. Saisir le nom du patient dans le champ et cliquer sur le Coureur. Une liste des patients s ouvre en fonction des critères renseignés. Sélectionner la Fiche Patient qui doit être ouverte. Ce qui signifie que l accès à l Agenda s est faite par le Module Agenda. Dans le cas ou le patient n existe pas dans la base de données, il est possible à partir de la Liste de Recherche du Patient de créer sa fiche. Permet de créer le Rendez-vous et d accéder à la création d une Fiche Patient Complète à partir de la liste de recherche d un patient. (Voir chapitres suivants. Si en mode recherche le patient n existe pas, Osoft proposera de le créer. Choisir Oui pour accéder à la création du Rendez-vous et donne accès à la création de la Fiche Patient Complète. En créant la fiche du patient à partir de la fenêtre ci-contre, vous passez en mode création du Rendez-vous. Une fois que le Rendez-vous est Placer, la Fiche Patient sera créée avec les informations saisies dans la même fenêtre de Saisie du Rendez-vous.

8 1 Insérer un rendez-vous : Double-cliquer sur un Horaire Disponible pour accéder à la fenêtre Saisie du Patient. Saisir le Nom et éventuellement le Prénom du patient et lancer la recherche (voir page 5 pour plus de détail). Les champs Nom, Prénom, Date Naiss. sont des champs obligatoires en mode Placer un Rendezvous et en mode Création de la fiche Patient. Dans le champ Notes, OSoft permet d entrer le motif de la consultation ou toute autre information recueillie lors de la prise de rendez-vous. La Flèche bleue du champ note, donne accès à une saisie par énuméré. (Voir le manuel Start Up, paragraphe Fenêtre Enumérées). L énuméré est propre au groupe mais les informations une fois saisie seront visibles par tous. Le Nom J. F, et Téléphone sont des rubriques qui sont reprises par les informations de la fiche patient, si celle-ci existe. Il est possible de créér une Fiche Patient Complète si le patient n existe pas en accédant à la Saisie de la fiche Patient comme cicontre. 1 Rendez-vous du Patient : Affiche l Historique des rendez-vous passé et à venir du patient pris par l utilisateur lui-même ou un confrère. Osoft émet une alerte si un Rendez-vous a déjà été placé pour le même patient sous quinzaine des rendez-vous en cours.

9 Cocher Premier Rendez-Vous si le patient vient pour la première fois. Cocher Non médical pour ne pas créer de fiche patient dans le cadre d un rendez-vous avec un laboratoire ou une remise de radio par ex. Chercher un Patient : Il existe deux manières de lancer la recherche du patient à partir de la saisie des Nom et Prénom, soit par la flèche bleue qui récupère les informations de la Fiche Patient qui est déjà ouverte. (voire page 5). Chercher un Patient par la Flèche Bleue (2 modes) : 1. Si l agenda est ouvert depuis une fiche patient, la flèche bleue permet de remonter les informations de ladite fiche patient. 2. Si l agenda est ouvert dans un autre mode, la flèche bleue affiche une liste de choix des derniers patients en mémoire. Chercher un Patient par le Coureur : Permet d effectuer une recherche complète sur le patient dont la fiche n est pas ouverte et dont vous avez besoin de remonter les informations. Saisir le Nom du Patient et cliquer sur le Coureur, Osoft proposera de sélectionner le patient (voir page 5 pour plus de détails).

10 Indicateur : Permet de placer un Indicateur devant le nom du patient sur la palette de l agenda pour connaître le motif du rendez-vous. La liste des indicateurs fonctionne sous forme de Menu Déroulant permettant à la fois de sélectionner un indicateur existant mais aussi d accéder au Mode Modification pour rajouter d autres indicateurs non listés. Cette Option permet d Imprimer Automatiquement un courrier de Rdv si celui-ci a été créé sous forme de Modèle (voir le manuel sur la modélisation saisie assistée). Le pramètrage de cette option s effectue dans la Fiche Praticien dans l option Agenda et Abonner un Modèle (voire le manuel sur la fiche du praticien). Permet de Supprimer un rendez-vous. Lors de la suppression du rendez-vous, Osoft propose de saisir un motif d Annulation de Rendez-vous. Soit vous inscrivez un motif d annulation et celui-ci sera visible dans la fiche patient. Soit vous validez sans indiquer de motif d annulation (validation à vide). Ce motif d annulation permet d avoir une tracabilité sur le Rendez-vous Annulé mais aussi de conserver les informations relatives à la suppression du Rdv conservées sur la Fiche Patient. Ouvre la Fiche Patient. Ouvre le Dossier du Patient. Permet de Placer un rendez-vous et pour un patient non existant dans la base de donnée, la validation du Rendez-vous créé la fiche du patient (sauf si celui-ci est déclaré en Rdv non médical). Nouvelle Saisie ouvre la fenêtre de choix de modèles de documents.

11 Déplacement d un rendez-vous Déplacement d un Rdv sur deux Pages : L agenda d OSoft reconnaît la fonction Copier- Coller ou Déplacer, ce qui permet de déplacer un ou plusieurs rendez-vous d une Page 1 (source) vers une Page 2 (destination). Ouvrir les deux pages d agenda Pages 1 et Page 2 (issues d un même agenda ou de deux agendas différents). Prendre les Plages Horaires sources. Maintenir le clic enfoncé jusqu a faire apparaître la Main. Faire Glisser les rendez-vous de la Page 1 vers la Page 2. Déplacement d un Rdv sur la même Page : L agenda d OSoft reconnaît la fonction Glisser ou Déplacer, ce qui permet de déplacer un rendez-vous sur la même Page 1 (source). 1. Sélectionner le Rendez-vous à déplacer. 2. Maintenir le clic enfoncé jusqu a faire apparaître la Main. Faire Glisser le rendez-vous de la Page 1 vers le nouvel horaire sur la même Page 1.

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