Rappo. ort de. stage

Transcription

1 Rappo ort de stage : Bibliothèque du BIT 01 Juillet au 30 septembre 2010 Miriam Petrilli Information documentaire Hautee Ecole de Gestion Directrice de stage : Madame Maryse Ottro

2 Table des matières Le BIT... 3 La Bibliothèque du BIT... 3 Le stage... 3 Objectifs... 3 Méthodologie de travail... 4 État des lieux... 4 Préparation de l enquête... 5 Recherche d information sur les sites des bibliothèques... 5 Dépouillement des résultats... 6 Présentation des résultats et des suggestions d amélioration du programme... 6 Accueil du public... 7 Climat de travail... 7

3 Le BIT Le Bureau International du Travail 1 est une organisation des Nations Unies fondée en 1919 qui a pour mission d humaniser les conditions de travail des hommes et des femmes et qui œuvre pour leur offrir un travail décent et productif. Il s agit d une institution tripartite car ses activités se basent sur la collaboration des représentants des gouvernements, des employeurs et des travailleurs. Supportée par ses 183 pays membres, le BIT élabore des normes internationales du travail et veille à ce qu elles soient respectées. Depuis sa fondation le BIT a apporté aux travailleurs un appui dans la défense des droits syndicaux, du travail décent, de l égalité des hommes et des femmes et a lutté activement pour l abolition du travail des enfants ainsi que contre toutes les discriminations qui atteignent la dignité de l homme. La Bibliothèque du BIT La bibliothèque du BIT est rattachée au département DICOMM en charge de la communication et des publications. Elle met à disposition de son public plus de 2 millions de livres, publications du BIT, les publications d autres organisations internationales ainsi que les législations et les statistiques sur le monde du travail. Cette richesse documentaire en fait la plus importante bibliothèque au monde dans le domaine. Par le biais de la base de données Labordoc 2, les utilisateurs ont accès aux références et au texte intégral de la littérature mondiale sur le travail. La numérisation des ouvrages débutée il y quatre ans, se poursuit aujourd hui dans le but de mettre à disposition des utilisateurs la totalité des fonds de la bibliothèque. Labordoc est en libre accès depuis le site web du BIT il est possible à tout un chacun de se documenter sur le domaine. Du chercheur à l étudiant, de l expert au fonctionnaire, les usagers de la bibliothèque forment un public varié. Les utilisateurs peuvent consulter la documentation sur place ou adresser une demande soit via e mail, soit directement à l équipe du bureau d information. Cette dernière se compose de personnel spécialisé dans le domaine de la recherche. A partir de Labordoc et d autres bases de données il répond aux demandes de recherches liées au travail, aux législations et aux statistiques Il est également en charge de la formation à l utilisation des ressources des employés du BIT. Le personnel de la bibliothèque répond à ces requêtes dans toutes les langues officielles du BIT. Le stage Objectifs Les grandes institutions internationales rattachées à l ONU, tels que le BIT, ont mis en place depuis plusieurs années des programmes de bibliothèques dépositaires. 1 fr/index.htm 2 fr.htm

4 L objectif étant de mettre à la disposition du public, par les biais de ces bibliothèques dépositaires, dans tous les pays du monde, une collection de leurs principales publications. Madame Maryse Ottro, responsable au sein du BIT de la gestion des bibliothèques dépositaires, m a proposé un projet, à réaliser pendant les trois mois de mon stage, visant à prendre connaissance de l état actuel du programme. En effet, plusieurs bibliothèques dépositaires s étaient plaintes de ne pas recevoir toutes les publications prévues et d autres avaient exprimé le souhait de les recevoir sous forme électronique. De plus, suite à une diminution des budgets alloués de la part de la direction du BIT au département des publications (DISTR) le problème du nombre de publications à envoyer s était présenté. Cette série de constats avait amené Madame Ottro à mettre en place un projet dans le but de redéfinir et améliorer la stratégie du programme. Selon les besoins susmentionnés, le cahier des charges de mon stage a été le suivant : Faire un inventaire des bibliothèques dépositaires par pays (nombre, type) Définir un échantillon pour l enquête Créer un questionnaire d enquête Envoyer le questionnaire Dans l attente du retour du questionnaire, procéder à des recherches complémentaires dans les catalogues en ligne sur les sites des bibliothèques dépositaires Dépouiller les questionnaires Faire un rapport sous la forme d une présentation orale pour présenter les résultats de l enquête ainsi que des suggestions pour améliorer le programme. En dehors de ces tâches principales j ai également été formée pour répondre aux demandes d informations reçues par courriel et dans la salle de lecture. Méthodologie de travail Les multiples tâches à réaliser, ont requis la préparation d un calendrier pour organiser le travail et m ont amené à le diviser en cinq grands axes d action : État des lieux Préparation de l enquête Recherche d information sur les sites des bibliothèques Dépouillement du questionnaire d enquête Présentation des résultats et de suggestions d amélioration du programme État des lieux Pour cette première étape du travail je me suis basé sur une version papier du fichier SESAME géré par le département DISTR, en charge de la diffusion de la production documentaire du BIT. Il recense toutes les bibliothèques dépositaires du BIT ainsi que les publications qu elles reçoivent. Avec ces données factuelles j ai pu élaborer une série de tableaux statistiques qui m ont permis d avoir une

5 vision claire sur la répartition géographique des bibliothèques dépositaires, de leur statut et des langues des publications qui leur sont envoyées. Préparation de l enquête Cette deuxième partie a certainement été la plus importante et j y ai consacré beaucoup d efforts. Elle a consisté à préparer un questionnaire à envoyer aux bibliothèques dépositaires. Le but du questionnaire était de comprendre l utilisation faite des publications du BIT et de prendre conscience des besoins spécifiques à chaque bibliothèque (publications papier ou électroniques, langues souhaitées etc.). Les trois mois de mon stage n auraient pas été suffisants pour contacter la totalité des bibliothèques, c est pourquoi Madame Ottro et moi même avons décidé que seule une partie d entre elles participent à l enquête. En vue du choix d un échantillon, j ai récolté d autres données statistiques en élaborant des tableaux croisés sur la répartition géographique, les langues parlées, les langues des publications envoyées et sur les missions des bibliothèques. De plus, j avais observé que sur le fichier SESAME étaient présentes des anomalies du fonctionnement concernant la langue des publications envoyées. Par exemple, j ai remarqué que la Colombie et le Chili recevaient les publications dont la langue originale est l espagnol traduites également en anglais et en français. Si l utilisation de documents en anglais est justifiée dans le monde des organisations internationales cela n est pas valable pour le français, pour cette partie du globe en tout cas. Par conséquent, toutes les bibliothèques dépositaires qui présentaient des anomalies de ce genre feraient d office partie de l échantillon, en plus des autres sélectionnées par rapport aux résultats obtenus par les tableaux croisés. Par la suite, j ai préparé le questionnaire d enquête ainsi que les courriers d accompagnement. Tous les documents ont été rédigés en français et j ai collaboré avec des collègues de langue maternelle anglaise et espagnole pour les traductions correspondantes. L envoi des questionnaires par courriel a clos cette deuxième étape du travail. Cette dernière tâche s est avérée plutôt complexe car il a fallu faire des recherches pour mettre à jour des adresses électroniques qui ne correspondaient plus au bon service ou à la bonne personne ou alors qui n étaient plus actives. De plus, j ai été confrontée à la réalité des pays en voie de développement face à l utilisation des nouvelles technologies. En effet, à cause du mauvais fonctionnement du réseau internet, notamment dans le continent africain, plusieurs pays ont été contactés via fax. Recherche d information sur les sites des bibliothèques Dans l attente du retour des questionnaires, j ai démarré les recherches sur les sites des bibliothèques. Ces recherches se sont étendues à toutes les bibliothèques dépositaires et pas seulement à celles qui faisaient partie de l échantillon et leur but était de savoir si elles possèdent des sites web, de consulter leurs OPAC pour voir s ils contiennent les publications du BIT et de vérifier les données relatives aux contacts. Encore une fois, les difficultés liées à la faible progression des nouvelles technologies dans les pays en voie de développement ont été un frein à l aboutissement de certaines recherches. Par contre, de

6 manière générale, j ai pu observer qu un nombre important de bibliothèques ont un catalogue en ligne et se soucient de la mise en valeur des publications du BIT (liens vers Labordoc ou sur le site du BIT, liste des nouvelles acquisitions etc.) Dépouillement des résultats Des 81 questionnaires envoyés je n ai reçu que 15 réponses en retour. En effet, des études démontrent que dans les enquêtes via courrier électronique le nombre des réponses est beaucoup plus faible que lors d une enquête par courrier. Par conséquent, je n ai pas été déçue par le faible taux de réponses et d autre part l envoi par courrier n était dès le départ pas envisageable vu la durée de mon stage. Par ailleurs, l envoi a été effectué durant une période qui est celle des vacances pour beaucoup de pays, cela a certainement eu une influence sur le nombre de questionnaires retournés. J ai effectué le dépouillement avec le logiciel Excel, toujours avec la mise en place de tableaux croisés et par l extraction de pourcentages. Le codage des questions a été également essentiel pour effectuer ce dépouillement. Présentation des résultats et des suggestions d amélioration du programme Afin de mettre en valeur le projet et de communiquer les résultats de l enquête, Madame Ottro m a demandé la préparation d une présentation orale accompagnée d un PowerPoint. Ainsi, j ai pu exposer mon travail lors d une réunion avec le staff de la bibliothèque, du département DICOMM et du département DISTR. Les résultats mis en évidence ont été les suivants : Le nombre des publications du BIT reçues par les bibliothèques dépositaires est en constante et nette diminution Les bibliothèques entreprennent des actions de promotion des collections du BIT Les publications papier continuent d être préférées aux publications électroniques Certaines bibliothèques dépositaires souhaitent envoyer des publications à titre d échange Les suggestions tirées de l observation du programme des bibliothèques dépositaires je les ai divisées en suggestions pratiques et stratégiques. Suggestions pratiques : Effectuer des enquêtes plus fréquentes Étendre les enquêtes à toutes les bibliothèques dépositaires Envoyer les enquêtes par courrier Mettre à jour la base de données SESAME et la page web des bibliothèques dépositaires dans le but d avoir des informations fiables Suggestions stratégiques : Nommer moins de bibliothèques nationales parmi les bibliothèques dépositaires et préférer des institutions grand public pour favoriser la consultation des publications du BIT Étendre le programme à tous les pays membres (sur 183 pays seulement 110 sont couverts)

7 Inciter les bureaux sur le terrain à s impliquer dans le programme afin d améliorer les contacts avec les partenaires Accueil du public L accueil du public a fait partie des tâches qui m ont été confiées pendant mon stage. Pendant les premières semaines, j ai travaillé sous la supervision des collègues en charge du service de renseignement. En effet, le grand nombre de documents qui composent les fonds de la bibliothèque et le fait de répondre à un public exigeant, demandent une certaine préparation. Au bout du premier mois, la responsable de la salle de lecture m as permis de travailler de manière autonome. Ainsi, j ai géré les demandes de prêt, j ai travaillé en collaboration avec le service des statistiques et j ai effectué des recherches bibliographiques tout en étant à l écoute du public présent dans la salle de lecture. Climat de travail La première semaine de mon stage a été principalement dédiée à la découverte des différents services composant la bibliothèque. Ces visites, organisées par un planning des activités, m ont permis d entrer rapidement en contact avec les collègues qui se sont montrés très disponibles. En effet, tout le long du mon stage j ai pu m adresser à eux pour poser des questions et avoir un appui dans l exécution de certaines tâches (traductions, visiter des sites russes, etc.). La multi culturalité, qui caractérise les organisations internationales et qui est bien représentée au sein du BIT, a certainement été un des aspects que j ai apprécié le plus. Par conséquent, le dialogue et les échanges avec mes collègues ont toujours été optimaux et m ont apporté un grand enrichissement personnel.