MANUEL POUR AEPFWEB. à mettre dans vos favoris

Transcription

1 MANUEL POUR AEPFWEB Adresse du site : à mettre dans vos favoris Les opérations à faire avec ce site sont le plus souvent intuitives et sinon il y a une zone d'explication. Ce petit manuel détaillera seulement les opérations les plus importantes ; il est régulièrement mis à jour : (édition 09/01/2016). Bonne lecture TABLE DES MATIÈRES Cliquer sur une section pour y aller : I. COMMENT S'INSCRIRE À L'AEPF (seulement si vous êtes un nouveau membre AEPF)... II. COMMENT S'INSCRIRE AU SITE AEPFWEB (à faire une fois par chaque membre)... III. CONNEXION AU SITE... IV. PAIEMENT DE LA COTISATION... V. L'ANNONCE DES PROCHAINS ÉVÉNEMENTS... VI. COMMENT S'INSCRIRE À UN ÉVÉNEMENT.... VII. COMMENT PAYER POUR UN ÉVÉNEMENT... VIII. COMMENT S'INSCRIRE À DES ACTIVITÉS (pour un nouveau membre)... IX. COMMENT CONNAÎTRE OU ANNONCER LA BALADE DU DIMANCHE... X. PHOTOS ET ÉVÉNEMENTS PASSÉS... XI. BLOG AEPF... XII. ORGANISATION : LE CONSEIL, LES ORGANISATEURS ET LES MEMBRES... XIII. ing... XIV. CONCIERGERIE... XV. BADGE... APPENDICE1 : POUR LES ORGANISATEURS... APPENDICE 2 : MOT DE PASSE OUBLIÉ OU CHANGER SON PROFIL...

2 I. COMMENTS'INSCRIRE À L'AEPF(seulement si vous êtes un nouveau membre AEPF) Cliquer sur Formulaire d'inscription AEPF et remplir le formuliare : Pour un couple remplir un formulaire pour chaque membre. Attendre de recevoir la lettre d'acceptation pour vous inscrire ensuite sur le site aepfweb. II. COMMENT S'INSCRIRE AU SITE aepfweb (à faire une fois par chaque membre) Contrairement à aepfonline, c'est vous qui devez (une fois membre de l'aepf) vous inscrire sur le site. C'est votre qui servira ensuite à vous connecter. Pour vous inscrire, cliquer sur : Pas encore de compte? Vous inscrivez votre puis votre prénom et votre nom avec les initiales en majuscule. C'est vous qui choisissez votre mot de passe, car la législation française nous interdit de le connaître. Pour un couple, il y a deux cas : si chacun a une adresse mail, il faut faire deux inscriptions : une pour chaque adresse mail. s'ils partagent la même adresse mail, alors inscrire à la place du prénom les deux prénoms. Exemple John & Marie, comme ci-dessous. Si les noms sont différents, choisir par exemple celui qui a l'habitude de payer avec sa carte bancaire :

3 Vous pouvez ajouter une photo (Avatar) de vous (de près!) ou le faire plus tard. Cocher la case : Je m'abonne à la lettre d'information, enfin Valider. Un mail vous sera envoyé, vous devez le valider. L'accès au site sera possible après vérification de votre inscription par l'administrateur (pour éviter l'inscription d'une personne non membre de l'aepf). Il est possible ensuite de modifier sa fiche. Pour voir les détails, cliquer ICI. III. CONNEXION AU SITE. Une fois inscrit, pour vous connecter il suffit de rentrer : votre votre mot de passe (Si vous l'avez oublié, alors aller à l'appendice 2.) puis, cliquer sur OK IV. PAIEMENT DE LA COTISATION. Une fois inscrit sur le site aepfweb, vous pourrez payer votre cotisation pour l'année civile. a) Comment payer en ligne avec une carte bancaire (c'est plus long à décrire qu'à faire!). Cliquer sur : Commencez par répondre au questionnaire concernant la diffusion ou non de votre et no tel aux autres membres, puis cliquer sur Envoyer : Pour payer, cliquer sur ICI pour accéder à un site sécurisé de paiement en ligne :

4 Vous inscrivez votre Prénom, Nom, , indiquez dans la zone Informations complémentaires si vous payer aussi pour une autre personne et inscrire le montant versé : Cliquer Continuer. Vous donnez enfin votre n de carte de crédit, sa date d'expiration et les 3 chiffres de sécurité : Cliquez sur validation du paiement. Un mail de notification envoyé au trésorier et un mail de confirmation vous sera ensuite adressé quelques heures plus tard.

5 b) Pour payer par chèque ou par virement. On rappelle que ces méthodes de paiements sont une source de retard, d'erreurs et de complications pour le trésorier (pour chaque chèque notre trésorier bénévole doit : reporter dans la comptabilité son émetteur, son objet, sa date, son montant, son numéro puis l'endosser, l'ajouter à un bordereau de versement puis le porter à la banque puis vérifier plus tard sur le relevé bancaire qu'il a été bien encaissé... ). Cliquer sur cheque ou virement : V. VOIR L'ANNONCE DES PROCHAINS ÉVÉNEMENTS. Cliquer en haut sur Les événements Puis sur Plus de détails sur cet événement concernant l'événement choisi S'il y a une ligne flyer, alors cliquer sur ICI/HERE La liste des participants s'affiche en bas (d'où l'utilité d'inscrire les deux prénoms, pour un couple partageant un )

6 VI. COMMENT S'INSCRIRE À UN ÉVÉNEMENT. Pour s'inscrire à un événement, cliquer sur le menu: Les événements : et cliquer sur le nom de l'événement choisi. Alors, il y a deux choses à faire (voir bas de la page du site) : Pour corriger ou supprimer son nom de la liste : cliquer sur Non. Ne jamais répondre Peut-être. VII. COMMENT PAYER POUR UN ÉVÉNEMENT. a) Si vous payer online par carte bancaire : cliquer sur PAY à la page de l'événement Vous inscrivez votre prénom, nom et (exemple d'un voyage fictif en Sicile) :

7 Puis, vous indiquez le montant de votre versement (selon que c'est un acompte, le solde, ou une option). Vous précisez si vous payez aussi pour une autre personne (couple ou invité) : Ensuite, vous finissez avec votre carte bancaire comme pour la cotisation annuelle. Vous recevrez plus tard un mail de confirmation. b) Pour payer par chèque ou par virement On rappelle que ces méthodes de paiements sont une source de retard, d'erreurs et de complications pour le trésorier. Aller à la page : VIII. COMMENT S'INSCRIRE À DES ACTIVITÉS (pour un nouveau membre) Aller à la page : Il suffit de prendre contact par mail avec l'organisateur concerné pour qu'il vous inscrive sur sa liste. Pour changer vos choix plus tard : refaire la même opération. Si le responsable d'une l'activité souhaite remplacer sa mail liste par un Google groupe, il doit envoyer à l'administrateur la liste des (nom ; prénoms ; ), ou un fichier Excel des participants. IX. COMMENT CONNAÎTRE OU ANNONCER LA BALADE DU DIMANCHE. POUR VOIR sa description, cliquer sur sa date :

8 POUR ANNONCER une nouvelle balade, cliquer sur Aller sur forum puis sur Nouveau sujet : Titre du sujet = Balade et sa date Message = Nom du guide + Lieu + RDV Puis Envoyer, alors cela remplace l'annonce précédente : POUR MODIFIER l'annonce : seul l'auteur d'une annonce peut la modifier : cliquer sur la date, puis sur l'icône en forme de crayon, alors modifier le titre et/ou le message, puis Envoyer Cela permet d'informer immédiatement les membres d'un changement ou annulation, sans avoir à envoyer un mail à tous. Il est donc vivement conseillé de consulter ce forum avant d'aller au RDV de la balade. POUR VOIR LES BALADES PASSÉES, cliquer sur : X. PHOTOS ET ÉVÉNEMENTS PASSÉS. a) Pour consulter des photos et flyers d'événements passés de l' Amicale. Si événement avant 2016 : Aller sur la page : Information pour les membres/photos : événements avant Si événement après 2015 : Aller en haut dans le menu : Les événements puis cliquer sur Evénements passés :

9 b) Pour ajouter de nouvelles photos d'un événement aller à la page : Information pour les membres / Pour ajouter des photos AEPF et consulter l'aide-google-photos. XI. BLOG AEPF. Vous pouvez lire et ajouter des contributions sur le blog de l'aepf : Tout est expliqué dans la page du blog page. Je rappelle deux points importants : toujours signer (nom prénom) votre post pour consulter, on peut se restreindre à une catégorie, par exemple Info. XII. ORGANISATION : LE CONSEIL, LES ORGANISATEURS ET LES MEMBRES. Toutes ces informations ne doivent pas être utilisées en dehors du cadre de l'aepf On peut obtenir ici : L' des membres du CA, des organisateurs et les adresses postales des membres. Les adresses mails et les numéros de tel des membres qui ont accepté de les partager avec l'aepf. Les membres de l'aepf peuvent maintenant consulter les compte rendus des CA et AG. Pour toute modification, s'adresser à l'administrateur du site.

10 XIII. ing. Le mailing à tous par les organisateurs se font avec l'outil Google Groupe. Il faut les envoyer en copie cachée (Cci) ; les modèles sont donnés sur le site, au menu ing. Lorsqu'un membre est ajouté dans un Google group, Google lui envoie un message pour l'avertir. Merci de ne pas vous désabonner, car alors vous ne recevriez plus les informations. XIV. CONCIERGERIE. Il y a deux aspects indépendants : Amicale solidarité et Avis sur les entreprises. Ce site fournit les outils, à vous de les utiliser. XV. BADGE. Vous recevrez par mail (car plus d'envois postaux) un badge qui sera à imprimer puis découper selon un rectangle de 5,5 cm x 9 cm : Puis le coller sur une carte de visite pour le rigidifier ou l'insérer dans votre porte badge. -o-o-o-o-o-ole site, et donc aussi ce manuel, sont en constante évolution. On est en période de rodage. Merci de signaler à l'administrateur les points obscures et les inévitables fautes d'orthographe. ( de l'administrateur à la page : Information pour les membres)

11 APPENDICE1. POUR LES ORGANISATEURS : annonce et gestion d'un événement. 1) Annoncer ou modifier un événement. Si c'est un événement d'une journée alors aller à la page : "créer un événement d'une journée". Si c'est un voyage de plusieurs jours alors aller à la page : "Création d'un voyage" Happy Hours est reconduit automatiquement, sauf avis contraire du responsable. Pour modifier un événement, envoyer un mail à l'administrateur. Envoyer par mail votre flyer à l'administrateur. Il ne doit pas comporter de formulaire d'inscription à découper, ni l'adresse mail de l'organisateur et renvoyer au site pour les inscriptions et paiements. Par exemple : 2) Gestion des inscrits Lorsqu'un membre s'inscrit, il envoie un mail à l'organisateur où il donne les coordonnées des participants (nom, prénom, , tel). Il doit aussi cliquer sur le bouton OUI pour faire afficher son inscription sur la page de l'événement. Beaucoup de couples partagent un , l'administrateur ne peut savoir si c'est M ou Mme ou M&Mme qui se sont inscrits. Il appartient à l'organisateur de tenir à jour la liste des inscriptions reçues par mail et de prévenir l'administrateur quand il ne reste que 5 places puis lorsque c'est complet. Lorsque la date limite d'inscription est atteinte, l'administrateur envoie à l'organisateur la liste des s des membres qui ont fait les inscriptions. Si l'organisateur a besoin de faire un mail aux participants, alors il lui suffit de coller cette liste dans la zone destinataire (To :) de son mail (ou mieux en copie cachée avec Cci :). 3) Mailing d'annonce et/ou de rappel Le rappel des événements à venir sur la page d'accueil du site devrait permettre de rendre superflu l'envoi d'un mail à tous pour annoncer la mise en ligne d'un nouvel événement. Cependant, si un événement tarde à intéresser les membres, alors vous pouvez envoyer un mailing de rappel à tous les membres : aller à la page ing/mail de rappel (ou mieux demander à la responsable de la communication de le faire). 4) Gestion des paiements par les participants Lorsqu'un membre paye en ligne, le trésorier reçoit un de notification. Si un membre paye par virement ou par chèque alors le trésorier devra attendre le relevé bancaire pour s'en assurer. Les participants doivent toujours envoyer leur chèque directement au trésorier. Après la date limite de paiement, le trésorier enverra à l'organisateur la liste de ceux qui ont payé. 5) Gestion des dépenses par l'organisateur Pour simplifier la gestion financière et laisser plus d'autonomie à l'organisateur, une avance peut-être versée sur son compte pour qu'il puisse régler sur place les frais de l'événement. Une fois terminé, un ajustement est fait avec le trésorier qui recueillera à ce moment vos factures. Mais pour des sommes importantes, il est peut-être préférable de laisser au trésorier le soin de faire les virements et/ou donner des chèques pré-remplis. En cas de difficulté, écrire à l'administrateur (son au menu Organisation / Contacter )

12 APPENDICE 2. SI MOT DE PASSE OUBLIÉ. 1) Vous cliquez (en haut à gauche) sur : Mot de passe oublié? Puis entrer votre . 2 ) Vous recevez un mail : 3) Vous devez cliquer sur : Changer mon mot de passe 4) Un dialogue s'affiche où vous pouvez entrer un nouveau mot de passe : Et vous cliquer sur : Valider =================================================================== CHANGER SON PROFIL. Une fois inscrit, on peut changer son , son nom, son prénom, sa photo et son mot de passe en cliquant sur Profil :