DSI RECTORAT DE NANTES

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1 Cahier des charges Les télépaiements par un téléservice DSI RECTORAT DE NANTES January 7, 2013 Créé par : Jean-Luc BUGE

2 1. Les généralités Les avantages sur l aspect sécurité : Les avantages sur l aspect financier : Schéma simplifié de l architecture Les pré-requis L utilisation de l interface TIPI La disponibilité de l interface située au Rectorat Le poste informatique de l usager Description du service de paiement en ligne De la connexion à l authentification L identification de l usager La connexion des usagers La connexion du référent EPLE L interface usager Les encaissements avec créances (ou factures) L historique Le dialogue avec l usager L interface administrateur ou agent comptable L interface de paramétrage... 9 Les droits des utilisateurs L interface de visualisation L interface de synchronisation L interface superviseur La supervision des synchronisations du télé-service Les statistiques du télé service Rôle des intervenants Rôle de l agent comptable Rôle du superviseur de l interface rectorat Rôle de l administrateur TIPI Les dialogues avec TIPI Un seul mode de fonctionnement Les encaissements sont saisis en différé dans GFC La délégation de l agent comptable (référent de l EPLE) L archivage des opérations des données de l interface académique L assistance DSI Nantes JLB Page 1

3 10 - Le dialogue avec GFC Le dialogue avec TIPI Les développements futurs L adaptation de l interface de paramétrage Les encaissements avec créances Les encaissements sans créances Les historiques de l usager Le Smartphone de l usager ANNEXE I ANNEXE II ANNEXE III Les interfaces de l application de télépaiement L identification des parents par ATEN Guide de mise en œuvre de TIPI relatif aux Collectivités Territoriales Remerciements pour nous avoir fait partager leur expérience : A Nantes Métropôle représentée par M. Jérémy LEBRUN, A la mairie de la Chapelle sur Erdre représentée par messieurs Frédéric DADU et Franck OBERLECHNER, A la mairie de Chalonnes représentée par M. Bruno DESCHAMPS (Conseiller Municipal chargé des Finances) et Mme Claire POTIER (DIR COM) Membres de la DSI de Nantes ayant collaboré au projet Gilles BUDET Pascal GUILBAUD Dominique FRANCOIS François KERMAREC Stéphanie ROUILLE DSI Nantes JLB Page 2

4 Pre ambule Le présent cahier des charges décrit la mise en œuvre du service de paiement par Internet via le dispositif TIPI (Titres Payables par Internet) mis à disposition par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques). Dans le cadre de la modernisation de l Administration et de ses relations avec les usagers, la mise en place d un moyen de paiement sécurisé, rapide, efficace et dématérialisé est une évidence. L interface TIPI est déjà utilisée par des collectivités territoriales et permet aux usagers de payer par internet avec une carte bancaire des titres via un support sécurisé. Dans le cadre des relations MOA-MOE, le bureau DAF A3 et le STSI B1 en partenariat avec l Académie de Nantes se propose de réaliser une expérimentation de télépaiement par la mise en œuvre d un télé-service en utilisant cette interface TIPI. Cette expérimentation entre dans la perspective du développement d un télé-service financier qui regroupera de nouveaux usages avec une évidence de modernisation. Cette interface sécurisée de paiement (TIPI) permettra aux usagers par un site Web hébergé au Rectorat, d effectuer un règlement auprès d un des agents comptables des EPLE (Etablissement Public Local d Enseignement) de l Académie. 1. Les généralités Qu est-ce que le télépaiement par internet et pour qui? Le but du projet est de proposer un paiement sécurisé par carte bancaire aux usagers des EPLE. Ce moyen de règlement est destiné à terme, à l ensemble de la communauté éducative donc à plusieurs catégories de personnels et pas uniquement les parents. Ce moyen de règlement sera mis à disposition par l intermédiaire d un télé-service. Bien évidemment, il comporte des avantages pour tous les acteurs Les avantages sur l aspect sécurité : Diminution du nombre de chèques en circulation donc sécurisation des flux financiers Des intervenants uniquement dans la sphère publique Pas d interconnexion entre l EPLE et un prestataire privé Liaison sécurisée entre tous les acteurs 1.2. Les avantages sur l aspect financier : Meilleur suivi des créances par les usagers Adaptation des paiements des usagers en fonction de leurs disponibilités (souplesse des règlements sans surcharge de travail pour les comptables) Un coût pour les EPLE moindre que la contractualisation avec un des trois prestataires privés implantés dans l Académie (voire d autres au niveau national) Supprimer le coût de location d un TPE (Terminal de Paiement Electronique) remplacé par un poste de travail connecté à internet La saisie automatique des écritures d encaissements dans l application GFC DSI Nantes JLB Page 3

5 Mettre fin à une situation de monopole des prestataires privés en amenant une concurrence. Ce cahier des charges précise les fonctions attendues des différentes composantes du système Schéma simplifié de l architecture T correspond à l interface sécurisée de la DGFIP, DFTnet correspond à l application permettant au comptable de consulter les comptes Dépôts Fonds Trésor, E-lyco est l ENT de l Académie de Nantes permettant l identification de l usager et l implantation du connecteur au téléservice de télépaiements, ATEN : Accès aux Téléservices de l Education Nationale GFC (Gestion Financière et Comptable) correspond à l application de comptabilité des EPLE. DSI Nantes JLB Page 4

6 2. - Les pré-requis 2.1. L utilisation de l interface TIPI Depuis 2010, une interface sécurisée appelée TIPI est utilisée dans le cadre de régie de recettes du secteur public local. L expérimentation de télépaiement de l Académie de Nantes ne peut être finalisée sans disposer de l accès à l interface sécurisée TIPI. La DGFIP doit adapter son système d information afin de pouvoir intégrer les EPLE dans le courant du 1 er semestre Pour cela, le STSI (Service des Technologies et des Systèmes d'information) du Ministère doit fournir à la DGFIP les informations nécessaires (code siret entre autres) de tous les EPLE sous la forme d un fichier, dont le format reste à préciser. Cet engagement a été convenu lors de la réunion du 12 juin 2012, point de départ du projet La disponibilité de l interface située au Rectorat Un site web sera développé et composé de trois interfaces distinctes dont l utilisation sera conditionnée par les droits ou qualités des intervenants. Un dispositif devra intégrer au site web la mise à jour asynchrone ou en temps réel des créances détenues par l agent comptable de l EPLE concerné. Une base de données servira à stocker les informations et le dispositif Net- Synchro permettra les échanges en temps réel avec l application GFC des EPLE 2.3. Le poste informatique de l usager Pour réaliser un télépaiement, l usager disposera d une connexion internet et d une adresse électronique valide afin que lui soient communiqués les comptes rendus de paiement. 3 - Description du service de paiement en ligne L accès au service de paiement s effectue par le portail de l établissement (ENT [Elyco pour Nantes]) ou académique (ATEN) après authentification puis à la demande d accès au télé-service national ou/et au télé-service local de télépaiement. Ce site internet doit développer une solution de saisie et d envoi des références du paiement. L ordonnateur propose au conseil d administration la mise en place des télé-services parmi la liste proposée au niveau national mais c est l agent comptable qui est seul responsable pour la mise en place d un service de télépaiement car c est lui qui est personnellement chargé du recouvrement des créances. Pour la première version de télé-service financier, il ne sera traité que le règlement par carte bancaire des créances élèves : frais scolaires et créances voyages scolaires. Les autres possibilités de développement seront abordées à la fin de ce cahier des charges De la connexion à l authentification L ordonnateur propose au Conseil d Administration la mise en place des télé-services. L agent comptable suite à la décision favorable du CA active le télé-service de télépaiements parmi la liste proposée au niveau académique. L agent comptable est seul responsable pour la mise en place d un service de télépaiement du fait qu il est personnellement chargé du recouvrement des créances. Une déclaration du télé-service de télépaiement sera faite auprès de la CNIL. DSI Nantes JLB Page 5

7 L identification de l usager L annexe I définit les conditions de création du compte parent ou responsable ainsi que du rattachement des différents enfants par le CAR. La création des différents vecteurs d identité permettra ensuite l accès aux différents télé-services nationaux ou académiques (locaux). Ces accès seront proposés lors de la connexion dans l arborescence des télé-services nationaux ou/et locaux (Elyco pour Nantes). L identification nantaise est fondée sur plusieurs référentiels d identité. En effet, à la première connexion au site, l usager se voit proposer une interface dans laquelle il doit se positionner en fonction de sa catégorisation : un personnel administratif pourra ainsi se connecter comme personnel non enseignant administratif ou comme parent d élève s il possède un ou plusieurs enfants scolarisés dans un établissement du second degré (Collège Lycée). Ainsi le parent se voit proposer un environnement sécurisé (utilisation de cleartrust). L application de télépaiement sera un télé-service. Pour effectuer un télépaiement, ce service devra être lancé à l initiative du parent La connexion des usagers Lors de la connexion du parent, il est identifié comme responsable financier et donc sera relié à tous les élèves (identifiés par le vecteur d identité). Suite à l identification, le parent sélectionne l enfant pour lequel il souhaite activer un téléservice puis accède au connecteur du télé-service financier si l agent comptable a ouvert ce téléservice selon les prérequis précédemment cités. Le parent disposera alors de la vue sur la ou les créances de son enfant. Si un parent d élève est également personnel MEN (administrateur télépaiement), l authentification sera distincte selon le cas et donc les accès au site web le seront également La connexion du référent EPLE Le référent de l EPLE est l agent comptable. C est lui qui décidera de mettre en place le téléservice. La fonction télé-service appelée «télépaiement»sera disponible au même niveau que les autres télé-services. L activation du lien (ou connecteur) permet d accéder au site web proprement dit. Les interfaces web sont différentes selon que l utilisateur est identifié comme un usager (parent ou responsable financier) ou référent de l EPLE ou superviseur (assistance) des télépaiements. Chaque partenaire sera identifié en mode SSO (Single Sign-On) sur son référentiel d identité ; donc la connexion au télé-service de télépaiement comportera trois interfaces distinctes concrétisées sur le WebTIPI. Ceci se traduit pour un personnel du MEN par deux vues différentes. Lorsqu il est identifié comme parent, la vue usager permettra des règlements pour ses enfants. DSI Nantes JLB Page 6

8 3.2. L interface usager L interface usager est composée de deux pages distinctes qui ne seront pas nécessairement utilisées selon les besoins et les fonctionnements de l EPLE : Les encaissements avec factures (créances) Les historiques des encaissements Un contrôle sur le montant du paiement réalisé refusera tout montant supérieur ou égal à Pour tout montant compris entre 10 et 5000, il sera demandé à l usager de valider un message de confirmation du montant saisi. Toutefois, le montant minimum pourra être ajusté par l agent comptable suite à une délibération du CA. En effet, les frais bancaires occasionnés par un règlement par carte bancaire sont établis ainsi : 0,10 par transaction + 0,25% du montant de la transaction Les encaissements avec créances (ou factures) La première page destinée aux parents permet de visualiser les créances de l enfant sélectionné suite à l identification. Il s agit ainsi de n avoir qu une authentification pour permettre le paiement des créances de l ensemble de la famille (tous les CAR saisis pour la même identification). La multiplication des identifications ou des interfaces ne peut que nuire à l efficacité du télépaiement qui doit demeurer simple dans sa compréhension et son utilisation pour rendre le meilleur service. L authentification permet aux parents de retrouver leurs enfants et donc d afficher les créances de l enfant qui aura été sélectionné préalablement à l activation du télé-service. Le parent est donc déclaré responsable financier de par l identification qui donne accès aux créances. De même, il sera retrouvé et affiché l adresse électronique valide initialisée lors de la création du compte parent grâce au CAR (voir ANNEXEI). Si les enfants des usagers ne disposent pas de créances, il sera précisé par un message que cela ne veut pas dire qu ils ne sont pas redevables envers l établissement d origine (les frais scolaires n ont peut-être pas été effectués ou les créances pas initialisées par l agent comptable). Les créances à l huissier, au compte 416, ne seront pas affichées dans cette interface. Par ailleurs, les créances soumises à prélèvement seront affichées mais la transaction de paiement ne sera pas active pour celles-ci. Un renvoi fournira une explication afin de lever toute ambiguïté. La page web, intitulée «télépaiement avec créance» comportera les renseignements suivants : Nom et Prénom du responsable financier et son adresse électronique Un champ permettra l affichage de l adresse électronique valide du compte parent. Cette dernière pourra être modifiée (par un retour à la page d ATEN), elle sera obligatoirement renseignée pour pouvoir réaliser un paiement. Un tableau présentera les créances avec le numéro inscrit sur l avis aux familles transmis aux familles sous forme papier. Après ce numéro, devront figurer le nom puis le prénom de l enfant, son établissement d appartenance, le trimestre concerné, l objet de la créance puis le montant dû. Sur la même ligne un champ permettra de saisir un montant puis un bouton juste à côté permettra d activer le paiement. DSI Nantes JLB Page 7

9 Il est mis en place deux fonctionnements distincts d actualisation des créances. Le premier, appelé «manuel», consiste à remonter depuis GFC toutes les créances sur l initiative de l agent comptable. Le deuxième, appelé «automatique», consiste à remonter une (ou toutes les créances) dès lors qu elle est créée ou modifiée voir supprimée. Le choix du mode manuel ou automatique est paramétré par l agent comptable et peut être changé sans restriction particulière. Si aucune créance n est présente dans GFC, un message précisera qu aucune créance n est disponible : «Aucune facture à régler actuellement, d autres prestations peuvent rester à votre charge.» Si la connexion à la base d un établissement n est pas possible même si le mode automatique est paramétré, le télépaiement utilisera la dernière créance mémorisée. De cette manière, l usager identifiera rapidement les créances qui peuvent faire l objet d un paiement. La visualisation des créances prendra en compte uniquement celles concernées par les comptes indiqués par l agent comptable (voir paramètres de l agent comptable). Un test sur le montant du paiement sera réalisé correspondant à la formule suivante : Montant minimum du télépaiement <=Montant saisi<=montant de la créance Ceci permettra de réaliser des paiements partiels successifs sur la même créance afin de répartir l impact du règlement de la créance sur une période au choix de la famille tout en respectant des délais conformes aux délais de recouvrement en vigueur. Si l actualisation de la créance ne peut pas être réalisée après un premier règlement, le règlement suivant intervient sur la créance en mémoire. Toutefois le montant du règlement prendra en compte le premier règlement enregistré dans l historique qui n a pas pu faire l objet d une écriture dans les encaissements de GFC. La transaction de paiement est contenue dans l historique qu elle soit acceptée ou refusée (non prise en compte dans l historique de l usager). Dans ce dernier cas, les procédures sont terminées. Si le règlement est accepté la créance est mise à jour après la prise en charge de la journalisation dans GFC. Rappel : Si le parent se connecte à nouveau sans avoir accès à la mise à jour des créances, il sera pris en compte les montants déjà réglés mais non synchronisés afin de limiter les trop-perçus L historique Dans une autre fenêtre, un tableau représentant l historique des télépaiements sera organisé par enfant puis chronologiquement par les dates de paiement. Nota : les parents dont les enfants sont scolarisés dans des établissements qui n adhèrent pas au télépaiement, n auront pas de connecteur télépaiement de visible. Toutefois, ils peuvent être dans le cas où les enfants appartiennent à des établissements qui ne sont pas tous adhérents au télépaiement. Dans cette situation, les parents ne verront pas les dettes relevant des établissements dits non adhérents. DSI Nantes JLB Page 8

10 Le dialogue avec l usager Pour améliorer le dialogue entre l usager et l administration, un bouton appelé «@nous contacter» permet d ouvrir une page composée d un formulaire de messagerie en ligne. Le message sera transmis au gestionnaire du télé-service qui est en charge du recouvrement des créances ou à son délégué. Un champ spécifique dans les paramètres, permettra de saisir l adresse électronique de dialogue avec l usager L interface administrateur ou agent comptable L interface de l agent comptable est composée de trois pages distinctes : L interface de paramétrage (GFC) L interface de visualisation L interface de synchronisation L interface de paramétrage Cette interface de paramétrage est positionnée dans GFC. Le chef d établissement met en place le télé-service sur l interface dédiée. Ensuite, l agent comptable continue la mise en place du télé-service par le paramétrage du télé-service. Si la remontée des créances est en mode manuel, l application GFC reste autonome pour l installation de mise à jour. Même en mode automatique, la remontée des créances est toujours à l initiative de GFC comme la synchronisation. Donc aucune action extérieure ne peut perturber le fonctionnement de GFC. Les serveurs Horus et Amon resteront toujours en fonction afin de rendre l application de télépaiement toujours disponible même pendant les congés pour obtenir des créances actualisées par le mode dit «Automatique». Dans le cas où ils seraient arrêtés, les créances présentes pour un règlement seront celles de la dernière remontée Les créances mémorisées au rectorat sont actualisées dans les situations suivantes : A la mise en place du télé-service, En mode automatique : à chaque création, modification ou suppression En mode manuel, à l initiative de l agent comptable, (exemple suite à la réception d une constatation ou reconstatation des frais scolaire) Au paramétrage d un nouveau compte : les créances liées à ce compte seront remontées, A la suppression d un compte : toutes les créances de l établissement seront mises à jour, A la suite d une synchronisation à l édition de la Fiche d Ecriture. Lors de la mise en place de nouvelles créances dans GFC (exemple : voyage), un nouveau compte de classe 4 est déclaré dans les paramètres, une remontée de ces créances est lancée. Dans cette interface de paramétrages, la mise en service ou non des télépaiements doit être facilement visible. Lors de la mise en service, les comptes de créances sont disponibles et doivent être déclarés utilisables par les télépaiements ce qui entraîne la remontée des créances liées aux comptes déclarés. La liste des comptes par établissement sera modifiable à tout moment par l agent comptable. DSI Nantes JLB Page 9

11 Les droits des utilisateurs La délégation des droits de l agent comptable pour l utilisation du télé-service sera réalisée par l application de délégation Cleartrust : accès aux interfaces de visualisation et de synchronisation L interface de visualisation Une interface de visualisation permet à l agent comptable, tout en étant connecté sous sa propre authentification, d obtenir une visualisation des interfaces de l usager. Ceci permettra de faciliter le dialogue et les explications : l usager est connecté à son interface en modification et l agent comptable visualise cette même interface donc les opérations consistant à réaliser un paiement seront inactives dans cette interface. Ceci aura pour conséquence qu un agent comptable pourra consulter sa page parent s il est connu comme parent mais ne pourra effectuer un paiement qu avec une identification dite «parent» pour un de ses enfants. En étant connecté comme agent comptable, il peut réaliser des paiements comme tous les personnels à savoir des prestations sans facture (dévelopement ultérieur) L interface de synchronisation Journalisation des encaissements Toutes les opérations «aller» et «retour» de TIPI sont conservées dans un historique. Les opérations d encaissement acceptées sont regroupées par journée synchronisée sur celle de la DGFIP. Lors de la synchronisation de fin de journée (24H00) chaque opération figurera sur l édition d une liste triée par compte d encaissement avec créances puis par compte d encaissement sans créance. Ceci permettra d effectuer un rapprochement rapide avec les encaissements saisis dans GFC. Pour la partie avec créances, les encaissements seront regroupés par compte c est à dire 4111, 4112, 4117, Pour chacun d eux, il sera effectué un soustotal. Un autre sous-total prendra en compte individuellement puis globalement tous les encaissements sans créance lorsqu ils seront mis en place et enfin un total général reprendra l ensemble des encaissements de la journée. Cette liste pourra être rééditée. L agent comptable initialisera les comptes pour lesquels des encaissements avec créances sont possibles. Ceci permettra de n afficher sur l interface usager que les créances souhaitées par l agent comptable. Lors de la phase de prise en charge des encaissements, l agent comptable active la synchronisation des écritures d un paiement validé. Un assistant permet de lancer cette réception des encaissements, les journées non prises en charge sont visualisées et sont réceptionnées chronologiquement. Si plusieurs journées pourront être réceptionnées dans la même séquence, un document permettra de situer les encaissements sur leur journée respective. Si le montant de l encaissement relatif à un paiement est supérieur au montant de la créance de GFC, l écriture est positionnée dans le tableau comme «à modifier». Si la réception des encaissements est nouvelle du fait des visualisations des journées à réceptionner, la partie validation des encaissements reprend la même ergonomie que celle de la réception d une fin de DSI Nantes JLB Page 10

12 période de régie de recettes. Si un encaissement est «à modifier», les autres encaissements ne pourront être validés tant que la modification ne sera pas réalisée L interface superviseur L interface de supervision est destinée à l usage de l assistance supervisant les applications financières. Elle est composée De la supervision du télé-service Des statistiques du télé-service La supervision des synchronisations du télé-service Dans cette interface, sont visualisés tous les établissements dont le télé-service de télépaiement est en fonction, concrétisé par la présence de créances au rectorat. A chaque ligne correspondra un enregistrement donc un établissement. Il sera précisé la date et l heure de la dernière remontée de créances. Il sera précisé si des encaissements sont en attente de synchronisation et la date de la dernière synchronisation et enfin si une synchronisation est en attente. Ce tableau de bord permettra de sensibiliser les agents comptables qui négligeraient les traitements de synchronisation. A la première ouverture de la journée de GFC, le téléservice est interrogé afin de savoir si une journée est en attente de synchronisation. Si tel est le cas, un message d information apparaît pour prévenir l utilisateur : «Une journée est en attente de prise en charge sur les établissements suivants : RNE1, RNE2» Un indicateur comptabilisera les transactions de paiement échouées au retour de TIPI. Une exportation de toutes les transactions échouées ou non est conçue afin de réaliser une surveillance plus précise et diagnostiquer une éventuelle tentative de fraude. Un accès direct à suputi permettra facilement de paramétrer un accès par substitution au compte de l agent comptable afin d affiner le diagnostic de l assistance vers un agent comptable comme un usager Les statistiques du télé service Une page appelée «statistiques» permettra de constater les flux d opérations financières qui transitent par ce moyen de règlement. Ces informations pourront être exportées afin qu elles soient intégrées dans un info-centre pour une exploitation nationale dans le but d une négociation tarifaire avec la DGFIP. DSI Nantes JLB Page 11

13 4 - Rôle des intervenants 4.1. Rôle de l agent comptable L agent comptable est le référent des établissements dans le cadre de son périmètre d action en matière de recouvrement des sommes dues. Il sera à l initiative de la mise en place du téléservice de télépaiement selon les instructions définies par le Conseil d Administration. Pour cela, il disposera d une interface propre qui lui permettra d effectuer les opérations relatives aux règlements effectués par ce moyen de paiement, c est à dire : Pour le paramétrage et la mise à jour de la liste des créances de l application web (réalisé dans GFC) La consultation des historiques des différents établissements La saisie de l adresse permettant de recevoir les tickets des comptes rendus journaliers appelés fichiers des transactions (J+1) au format Excel mais aussi le fichier de synthèse financière (J+2) au format PDF La saisie de l adresse électronique permettant la gestion du dialogue avec l usager. Cette adresse peut être identique ou différente de celle citée au point précédent Rôle du superviseur de l interface rectorat Le rôle de la supervision sera de s assurer que le télé-service est à un taux de disponibilité optimisé, que les synchronisations soient régulièrement exploitées Rôle de l administrateur TIPI L administrateur local TIPI est le correspondant monétique de la DDFiP ou de la DRFiP. Il accompagne l EPLE et son agent comptable dans la mise en place du service. Il le guide notamment dans la mise en place du contrat CB (carte Bancaire) par client TIPI. Enfin, il délivre le numéro de client TIPI qui identifie l EPLE lors des phases de paiement en ligne. 5 - Les dialogues avec TIPI Les dialogues avec l interface TIPI nécessitent deux étapes chronologiquement incontournables : La phase de tests La mise en production Ces deux items sont repris dans l annexe II du présent document. Le passage de la première phase à la deuxième impose d une part des tests concluants et d autre part la signature pour chaque établissement adhérent au service d un contrat Carte Bancaire par client TIPI. DSI Nantes JLB Page 12

14 6 - Un seul mode de fonctionnement Dans le cadre de ce projet, il a été retenu que le fonctionnement asynchrone est le seul qui permet d éviter des dysfonctionnements de GFC. La saisie des encaissements est quasi automatique si des encaissements n interviennent pas en même temps (dans GFC et le Téléservice). Les encaissements sont saisis en différé dans GFC L usager se connecte et sélectionne un montant sur une créance, TIPI accepte le règlement, l encaissement est enregistré dans la journée du télé-service. Ensuite, à l initiative de l agent comptable, la synchronisation permet de redescendre les encaissements dans GFC. Le traitement de la réception des encaissements est identique à celui d une fin de période de régie de recettes. Une fois la validation réalisée par l édition des documents, les créances sont réactualisées en mode «Automatique». 7 - La délégation de l agent comptable (référent de l EPLE) L agent comptable peut déléguer l utilisation du télé-service à un collaborateur qui se substituera à lui pour réaliser toutes les opérations relatives à ce télé-service. Il pourra aussi déléguer la visualisation de l interface usager au gestionnaire d un établissement rattaché pour ce qui le concerne. 8 - L archivage des opérations des données de l interface académique Au 31 décembre de l année, les encaissements de l année sont archivés. Les données seront transférées dans l info-centre local et seront disponibles en consultation voire en extraction au format Excel par un utilisateur de Webi ou BO. L application de télé-service basculera le 31/12 de chaque année. Les créances seront actualisées sur l exercice courant (même avant basculement en début d année civile). Ceci permet de n avoir aucune contrainte pour le basculement de GFC. La synchronisation des encaissements se fait sur le numéro de créance. Entre le 1 er janvier et le basculement, les encaissements sont synchronisés au 31/12/N. Les comptes de tiers de classe 4 seront incrémentés par le compte Après le basculement les écritures de notification du compte 5151 viendront solder le débit du L assistance L usager sollicite l agence comptable relevant de l établissement de l enfant concerné. L agent comptable a la possibilité de se connecter sous sa propre connexion et de visualiser les interfaces de l usager. Disposant des accès à GFC et des différents historiques, il pourra ainsi répondre facilement aux interrogations. Les ADSI disposeront d une connexion SUPUTI pour se substituer à l agent comptable et donc constater une éventuelle anomalie signalée par celui-ci. En mode SUPUTI, ils auront également la possibilité de visualiser les interfaces usagers. De même, en télémaintenance, pour le GFC actuel et en SUPUTI dans le futur GFC, les ADSI pourront diagnostiquer facilement l origine d une éventuelle anomalie. DSI Nantes JLB Page 13

15 10 - Le dialogue avec GFC Le dialogue avec l application GFC est régulier puisque les créances sont mise à jour automatiquement ou manuellement. La synchronisation est à l initiative de l agent comptable. Les encaissements étant saisis automatiquement, il ne reste que la vérification des encaissements reçus à réaliser par l agent comptable avec le fichier Excel journalier transmis par la DGFIP. Après la saisie des écritures de notification suite à la consultation de DFTnet, l explication du solde du compte 5115 fera l objet d une vérification. L impact du télé-service de télépaiement dans GFC : La création d une interface de paramétrage La création d un script de vérification qu au moins une journée avec des encaissements est en attente de synchronisation. La création d un assistant de réception des synchronisations Le document des encaissements réceptionnés par journée(s) Le tableau de visualisation des encaissements réceptionnés (à modifier, admis) pour validation Les éditions des FE télé-paiement DSI Nantes JLB Page 14

16 11 - Le dialogue avec TIPI Le dialogue entre l Appli web / TIPI est précisé dans l annexe appelée Guide de mise en œuvre de TIPI relatif aux Collectivités Territoriales Les trames échangées décrites transitent sur des réseaux privés via la passerelle interministérielle ADER Les développements futurs Les futurs développements du télé-service financier devront permettre : La consultation des avis aux familles correspondants aux créances Le paiement par carte bancaire à partir d un Smartphone Le prélèvement d un montant pour une créance ou sans créance à l initiative de l usager L intégration dans la population des usagers des personnels du MEN L adaptation de l interface de paramétrage L interface de paramétrage de GFC est enrichie des comptes d encaissements sans créance. Les comptes ainsi paramétrés sont remontés et mémorisés dans la base utilisée par le télé-service. Le compte peut être initialisé par un montant fixe interdisant tout fractionnement du règlement pour l usager. Une interface usager permet de saisir des encaissements sans créance. Les comptes utilisés pour les applications privées de gestion de la restauration seront identifiés afin de permettre un traitement particulier. A terme, l usager ne sera plus uniquement le parent mais le terme usager sera étendu à l ensemble des personnels. Ainsi un encaissement avec ou sans créance sera saisi pour une personne identifiée comme personnel du MEN ; elle règlera des prestations personnelles (restauration, ) mais n aura pas de vue sur les dettes relatives aux enfants. Pour les personnels, la procédure de règlement reste identique. L identification du personnel connecté est reconnue et permettra d initialiser le champ «Nom Prénom» par le nom et prénom du personnel Les encaissements avec créances Dans l interface de règlement avec créances, pour chaque créance, le parent pourra disposer de l avis aux familles au format PDF sous la forme d un aperçu d impression. DSI Nantes JLB Page 15

17 12.2. Les encaissements sans créances Les EPLE ne calculent pas systématiquement les frais scolaires avec Sconet GFE. Ils utilisent des applications privées d accès à la restauration avec une comptabilité annexe. Les comptes des élèves et personnels sont soit initialisés en «porte-monnaie» soit approvisionnés pour un nombre de repas déterminés et donc un ou plusieurs montants déterminés. Un bouton permet de passer sur une autre page de saisie appelée : «Télépaiement sans facture». Le paramétrage des comptes devra intégrer la notion de destination afin que le compte «ticket élève» ne soit pas présent dans l interface d un personnel MEN et que seul le compte «repas commensaux» soit présent dans cet interface parmi les autres prestations. Il sera prévu la même différentiation inverse pour l interface parent qui ne pourra effectuer un règlement que sur le compte 4712 pour approvisionner la carte de son enfant. Un champ avec liste déroulante permet de sélectionner le nom et prénom de l enfant. Un autre champ permettra de sélectionner l objet du paiement et enfin, le montant du paiement s affichera sans pouvoir être modifié ou restera libre tout en contrôlant que le montant soit dans la norme définie par l agent comptable. Ce montant correspondra à la prestation que le comptable aura initialisée dans son interface. Pour les encaissements de restauration sans créance, la saisie d une carte de restauration sera obligatoire. Pour deux enfants scolarisés dans deux établissements différents A et B, si pour l enfant A, il sera possible de payer des repas (pour un fonctionnement aux tickets ou porte-monnaie) sur l autre établissement, il sera possible de réaliser des règlements sur créances (fonctionnement aux forfaits). L interface de règlement ne permet qu un seul règlement à la fois pour l enfant qui aura été sélectionné. Seules les prestations de l enfant sélectionné seront visibles pour l usager. Dans un autre cas, ces deux enfants peuvent aussi faire l objet de règlements avec factures (demipension, voyage) et de règlement sans facture (sortie, voyage [facture non utilisée], cahier TD, Objets Confectionnés ). Un fichier journalier unique des encaissements sera généré. Une exportation par établissement effectuée à l initiative du comptable permettra l intégration automatique des encaissements dans les applications privées lorsqu elles auront été mises à niveau. Le gestionnaire d un établissement jumelé, après avoir reçu une délégation de son agent comptable, pourra extraire le fichier journalier des encaissements afin qu il soit pris en compte dans la gestion de la restauration. Les Départements et les Régions veilleront à intégrer cette exigence dans le cahier des charges des rénovations ou constructions des restaurations scolaires. L édition de la synchronisation est quotidienne si au moins un paiement valide est réalisé. Un fichier de transfert vers les prestataires privés de restauration suite à la sélection d un établissement est généré. L intégration de ces fichiers demandera une adaptation des applications de ces mêmes prestataires. La génération du fichier de transfert nécessite également l édition d une liste de tous ces encaissements. En effet, dans un premier temps les prestataires privés n adapteront pas immédiatement l intégration du fichier dans leur logiciel et une saisie manuelle dans ces mêmes logiciels sera nécessaire. DSI Nantes JLB Page 16

18 Une autre exportation des informations d encaissements est présente afin de disposer à tout moment de l ensemble des informations d encaissements dans un même fichier de type XML. Lors de la synchronisation de fin de journée (24H00) chaque opération figurera sur l édition d une liste triée par compte d encaissement avec créances puis par compte d encaissement sans créance. Pour un établissement jumelé, le gestionnaire pourra éditer la journalisation des encaissements et notamment celle concernant les applications de restauration des prestataires privés Les historiques de l usager Les historiques sont enrichis des paiements sans créance organisés de la même manière. Les historiques des encaissements avec créance et sans créance sont distingués dans deux tableaux différents. Un bouton activé par l usager, lance l impression de l ensemble des historiques Le Smartphone de l usager Toujours dans le cadre de la modernisation de l administration et notamment de ses moyens de règlement, l usager pourra à terme, disposer d une application utilisable par un Smartphone. Actuellement, l interface TIPI pilotée par la DGFIP ne le permet pas mais son adaptation est programmée. Si le développement d une application Smartphone n est pas une priorité dans la phase initiale de l expérimentation, il est certain qu il demeure un objectif à atteindre. Lors des réunions d étape avec la DGFIP, cet objectif sera abordé afin que les deux ministères puissent avoir un compte rendu de l avancée des travaux pour sa réalisation. / DSI Nantes JLB Page 17

19 Quelques définitions : ATEN : interface des télé-services nationaux, permet une identification des parents par le CAR. CAR : Code d'activation Responsable, chaque CAR est associé à un couple responsable/élève au sein d un établissement. Comptes de classe 4 : en comptabilité les comptes de tiers sont regroupés dans la classe 4, certains de comptes sont crédités lors des encaissements par un débit du 5115 (carte bancaire). Ce même compte 5115 sera soldé (donc crédité) par le débit du 5151 à la notification de l opération sur le compte DFT Compte DFT : Compte de Dépôt de Fonds Trésor Connecteur : Il s agit sur une page web, d une icône permettant d activer un lien vers un télé-service de notes, d absence ou de télépaiement. Créance : équivalent de la facture pour un parent ELYCO : Espace Numérique de Travail spécifique à l Académie de Nantes ENT : Espace Numérique de Travail Facture : dette d un parent au bénéfice d un établissement, ce dernier l identifie par une créance Référentiel d Identité : Il existe plusieurs référentiels d identité propres à chaque catégorie de personnes : les parents n ont pas le même référentiel d Identité que les personnels administratifs. Les bases de données ne sont pas les mêmes. SSO : Single Sign-On, noté SSO, permet de centraliser l'authentification afin que l'utilisateur accède à toutes les ressources auxquelles il a droit sans autre forme d authentification. DSI Nantes JLB Page 18

20 ANNEXE I Les interfaces de l application de télépaiement Version V 0 Interface de messagerie instantanée Interface usager avec facture Interface usager Historique Interface Agent Comptable paramétrages (dans GFC) Interface Agent Comptable Visualisation Interface Agent Comptable Synchronisation Interface supervision/synchronisation Interface supervision/statistiques Version V 1 Interface de messagerie instantanée (de changement) Interface usager avec facture (de changement) Interface usager sans facture (V1 - Développement futur) Interface usager Historique (ajout des encaissements sans facture) Interface Agent Comptable paramétrages (disposition en deux onglets 1-1 et 1-2) Interface Agent Comptable Visualisation Interface Agent Comptable Synchronisation (V1 - Développement futur) Interface supervision/synchronisation Interface supervision/statistiques DSI Nantes JLB Page 19

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38 1. L offre de «téléservices» du ministère de l Éducation Nationale &# '$(# # )* # '# + $$ #$,$$#'#$ # --# #,,$#.#$#$$#$$##+)##$#$##$,(.#$ &#$,,$#.#$$,$$# #",$/... &$#$#$0... &$#$$##$0... &$.##$##',##$0... &,,$#'$#+1#-2###$#"#'#$ &$##$,,$#.#$$,$3#$#3,(.#$#$2$#24#,$$#'# )--# # $,# #$$$0 ),$$#'# # 1# #$ $#.#$,'4#$ 5+ # )#3#'#/#2###3#$',4#6 2. Les applications pédagogiques destinées aux élèves &# '$(# # )* # '#,"#'# # # + #$ #$,(.#$ #$ $,""4#$ # $ # #'$ $#0 + )#3#'# # )7#8 3. Le guichet d authentification ATEN &)($ 3,,$#.#$ $ 4)3 $,""4#$ $)#--## + ) '# ## 4# #$ #$# #$,(.#$ $#,##3'9'#$. #"2# + # #3 -'$/ #).-),$$#'# ##$$##),(.# &## ).#$, ) #"#$ # $, &# #$$, ##0#2#-),$$#'#03#$$#$,"3#3,(.#$ &#$ #$$#$,"3 5# ",, #$ #$ ),(.#$6 #:.#! "#$;24##$$$,+##$$#,(.#$# ),$$#'# &#$,(.#$#:.##%$& $####).0#$$#$#,(.#$../ #$#"2#0.'####2$$$##-##'#$$#0,#3$#.#$##$,$),$$#'#/ )--##$,,$#.#$'$(#$4####),'#0 #$$,""4#$0,.###'##$$#.#$)5#$#',4#.6! "#$%

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41 6. Les écrans du guichet ATEN! "#,.%,3# (( #,-(.!,! "#H$%

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43 TIPI TITRES PAYABLES PAR INTERNET LE SERVICE D ENCAISSEMENT DES RECETTES PUBLIQUES LOCALES PAR INTERNET GUIDE DE MISE EN ŒUVRE REGIE DE RECETTES DU SECTEUR PUBLIC LOCAL TIPI VERSION 5 FEVRIER 2012

44 Le présent guide de mise en œuvre présente le service de paiement des recettes publiques locales par Internet via le dispositif TIPI. Conformément à la convention signée entre les différentes parties prenantes, toutes les informations contenues dans ce guide sont susceptibles d être mises à jour. Votre comptable public et le correspondant monétique du département (administrateur local de TIPI) seront tenus informés des mises à jour apportées au fur et à mesure de leurs intégrations. Guide de mise en œuvre TIPI régie.doc 1

45 TABLE DES MATIERES 1. DESCRIPTION DU SERVICE DE PAIEMENT EN LIGNE TIPI LES ENJEUX DU PAIEMENT EN LIGNE DANS LE SECTEUR PUBLIC LOCAL DESCRIPTIF DU DISPOSITIF OBJECTIFS DU GUIDE DE MISE EN ŒUVRE LES CONDITIONS REQUISES POUR ADHÉRER À TIPI LES ÉTAPES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET LES FORMALITÉS D ADHÉSION ADOPTER UNE STRATEGIE ORGANISATIONNELLE UN SYSTÈME D INFORMATION COMPATIBLE AVEC LA MISE EN PLACE DU PAIEMENT EN LIGNE LE DEVELOPPEMENT D UN ESPACE DE PAIEMENT SUR LE SITE INTERNET DE LA COLLECTIVITÉ Choix du mode de saisie Le compte-usager Le formulaire de saisie manuelle L appel de TIPI en pop-up Pour un lien de type "href" la syntaxe à utiliser est la suivante : Pour un lien sur un bouton la syntaxe à utiliser est la suivante : PHASES DE TEST ET D ACTIVATION Phase de test Test d envoi de l URL à l application TIPI Test d exploitation de l information retour Phase d activation PASSAGE EN PRODUCTION LE DÉROULEMENT DES PAIEMENTS L ENVOI AU PORTAIL DE LA RÉGIE DE L INFORMATION RELATIVE AU PAIEMENT L ENVOI DU TICKET DE PAIEMENT À L USAGER ET AU RÉGISSEUR LE COMPTE RENDU FINANCIER TRANSMIS AU REGISSEUR CONSERVATION DES TICKETS DE PAIEMENT ET DU FICHIER DE TRANSACTIONS LA RÉCEPTION DU FLUX FINANCIER CALENDRIER DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET...18 ANNEXES 1 Formulaire d adhésion à TIPI. 2 Liste des produits TIPI régie. 3 Formulaire contrat commerçant CB 4 Tableau des messages d erreurs envoyés par TIPI 5 Exemples d adaptations de site Internet de collectivités au paiement en ligne Guide de mise en œuvre TIPI régie.doc 2

46 1. DESCRIPTION DU SERVICE DE PAIEMENT EN LIGNE TIPI 1.1 LES ENJEUX DU PAIEMENT EN LIGNE DANS LE SECTEUR PUBLIC LOCAL. Le paiement en ligne a commencé à se développer dans le secteur public local dans le courant des années 2000, dans des secteurs comme le tourisme, la billetterie ou pour alimenter des comptes familles. Mais cette percée est restée cantonnée à quelques collectivités. Dans ce contexte, en 2008 la DGFiP a souhaité élaborer un dispositif de paiement en ligne utilisable par le plus grand nombre. Plusieurs collectivités pilotes ont travaillé avec la DGFiP pour mettre en oeuvre le dispositif aujourd hui proposé. Cette collaboration a permis d enregistrer en 2010, les premiers paiements en ligne des titres émis par ces collectivités pilotes. Pour compléter cette offre la DGFiP a souhaité élargir son offre et permettre l encaissement des factures de régie du secteur public local par TIPI. Le dispositif d'encaissement des produits locaux par carte bancaire sur Internet doit permettre de répondre aux attentes des usagers qui souhaitent pouvoir bénéficier comme dans d autres domaines de la vie courante la possibilité de pouvoir effectuer leurs démarches en ligne et donc de pouvoir payer leurs factures de crèche, de restauration scolaire ou d eau sur Internet. En effet, le télépaiement par carte bancaire sur Internet permet de régler ses factures 24 heures sur 24, sept jours sur sept, sans avoir à se déplacer dans un environnement sécurisé. Après une phase d expérimentation probante avec le Conseil Général des Pyrénées-Orientales, les régies des collectivités peuvent accéder à ce nouveau service qui participe de la modernisation du service public. Ce dispositif s inscrit dans la démarche menée par la DGFiP pour proposer une gamme de moyens de paiement la plus adaptée aux attentes des usagers. Guide de mise en œuvre TIPI régie.doc 3

47 1.2 DESCRIPTIF DU DISPOSITIF Le recours à TIPI est d abord un choix. Chaque adhésion est contractualisée et concerne une ou plusieurs régies de la collectivité. Une régie adhère pour une ou plusieurs catégories de produits. L environnement qui gère les règlements est entièrement sécurisé. P O R T A IL C O L L E C T IV IT E 2 C O N N E X IO N D E L U S A G E R 5 A F F IC H A G E D E L A D E T T E E T E N R E G IS T R E M E N T D U R E G L E M E N T P U IS P A IE M E N T 1 E N V O I D E L A F A C T U R E 6 R E T O U R IN F O P A IE M E N T T IP I 4 3 L IA IS O N P O R T A IL E T S I M E T IE R F A C T U R E T R A N S M IS S IO N D E S R E F E R E N C E S 7 F L U X F IN A N C IE R S I R E G IE S E R V IC E F A C T U R A T IO N D E P O T D E F O N D S Guide de mise en œuvre TIPI régie.doc 4

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