ATELIER «LES NON TITULAIRES» La procédure de recrutement dans la fonction publique territoriale Le 12 septembre 2011

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1 ATELIER «LES NON TITULAIRES» La procédure de recrutement dans la fonction publique territoriale Le 12 septembre 2011 La définition du besoin de recrutement La gestion du besoin de recrutement se réalise, désormais la plupart du temps, dans l urgence et/ou sous la contrainte de la maîtrise des effectifs. Théoriquement, il convient d anticiper les besoins de recrutement, notamment les départs en retraite, et ainsi mieux gérer les besoins prioritaires de la collectivité qui nécessitent le développement des emplois dans certains secteurs. L objectif consiste donc à alerter les directions sur les métiers sensibles, à les questionner sur le remplacement des agents partis (retraite ou mutation) et à initier, auprès des agents de la collectivité, des plans de mobilité interne. La gestion en amont de la définition du besoin s appréhende également sur un plan plus qualitatif avec une amélioration des fiches de poste. Elaborer un profil de poste, c est aussi décrire des modes de fonctionnement organisationnel et managérial. Les services RH questionnent les encadrants sur la réalité de l emploi. L objectif de ce travail est d apporter une précision maximale et surtout d assurer une mise à jour en continu des profils de poste. Le besoin en recrutement est ainsi défini conjointement par le chef de service concerné et la direction des ressources humaines. Dans le cadre d un remplacement de courte durée, l identification du poste est souvent déjà réalisée. Il convient alors de rediscuter du poste avec le service demandeur pour redéfinir si nécessaire le besoin. Les ressources humaines se positionnent souvent comme accompagnatrices des services demandeurs, services qui manifestent souvent la volonté de recruter une personne opérationnelle dès leur prise de poste. Par ailleurs, il arrive souvent que les responsables de services ou directeurs expriment des demandes de profils très précis relatifs à un cursus ou une formation particulière. Les services RH travaillent alors à redéfinir le besoin en corrélant le profil demandé et le poste ou en faisant définir les compétences prioritaires et secondaires. Ce travail permet de vérifier la réalité du besoin. L objectif de certains chargés de recrutement est d élargir le profil demandé en termes de formation ou de potentiel d évolution.

2 La diffusion de l offre d emploi Les bourses d emploi Du fait de l obligation de déclaration de vacance d emploi, les collectivités utilisent régulièrement les services de publicité gratuite des offres d emploi des bourses de l emploi des centres de gestion et du CNFPT. A ces plateformes s ajoutent également constituées dans le cadre de la réforma générale des politiques publiques, à savoir la bourse interministérielle de l emploi public. Le site internet de la collectivité La plupart des collectivités ont un espace dédié au recrutement sur leur site internet. Cette pratique tend à se généraliser à l heure du numérique et de la dématérialisation. La presse La diffusion des annonces d offres d emploi dans la presse s effectue en fonction du type de poste à combler et du profil du candidat recherché. Les supports tels que la Gazette des communes, la Lettre du cadre ou le Moniteur sont majoritairement utilisés. En outre, certains profils, notamment les métiers du social, requièrent la diffusion de l annonce dans des supports de presse plus spécialisés. Le recours aux listes d aptitude Bien qu elle demeure une possibilité, cette pratique ne constitue pas un outil prioritaire de recherche de candidatures notamment pour les postes de catégorie A ou B. En effet, les collectivités reprochent souvent aux lauréats de concours leur manque d expériences et de compétences. Le recours aux cabinets de recrutement Le recours à un cabinet de recrutement intervient ponctuellement pour des postes dits sensibles ou spécifiques tels que les postes de directions ou d ingénierie. La sélection des candidatures 1 - La constitution d un jury Le jury est généralement constitué du responsable hiérarchique du poste à pourvoir, de représentants du service recrutement, et selon l importance du poste, de représentants de la direction générale ou encore d un élu. La mission du jury est d auditionner et d évaluer les candidats sur leurs capacités à :

3 - évoluer sur le poste à pourvoir ; - travailler en équipe ; - s adapter au poste de travail ; - réagir à diverses situations professionnelles ; - encadrer son équipe. 2 - La présélection La présélection est la plupart du temps réalisée par la direction des ressources humaines en collaboration avec le responsable du service concerné. Cette présélection est généralement faite à partir de l étude du CV et de la lettre de motivation. Les collectivités opèrent souvent une distinction entre les candidatures de titulaires et celles de non titulaires. Les candidatures de titulaires sont toujours privilégiées, et les candidats non titulaires sont recrutés en cas de non satisfaction des premières. Cette première sélection est réalisée à partir des compétences et expériences professionnelles des candidats. L objectif de la présélection n est pas de retenir un candidat mais de dégager quatre à six candidatures pour la suite du processus de sélection. 3 - L entretien de recrutement L entretien constitue une étape fondamentale dans la sélection des agents de catégories A et B. Si un entretien est également réalisé pour le recrutement d agents de catégorie C, il intervient souvent en complément de tests techniques. Les entretiens de recrutements durent en moyenne de 20 à 45 minutes pour les agents de catégorie C et B et une heure et plus pour les agents de catégorie A. Par ailleurs, un second voire un troisième entretien est généralement organisé lors d une procédure visant à recruter des postes à haute responsabilité. L entretien est généralement mené conjointement par un représentant du service de recrutement et le N+1 de l agent recruté. De façon très marginale aujourd hui un psychologue du travail intervient à cette étape. L objectif de l entretien est la vérification de la bonne compréhension du poste, des compétences et de la motivation du candidat. Les collectivités s aident de grilles ou de guides d entretien pour faciliter l objectivation du recrutement. Ces grilles ou guides portent sur l appréciation des compétences, la compréhension des missions, les motivations des candidats. Elles peuvent faire l objet d aménagements selon les postes. Certaines collectivités cherchent à systématiser cet outil pour formaliser la vérification des compétences et ainsi aider au recrutement. L utilisation des tests est variable selon les collectivités. Certaines collectivités systématisent le recours tests pour les catégories C afin de vérifier les niveaux en français et en mathématiques, la compréhension des consignes et la bonne utilisation des outils bureautiques, mais également pour les catégories A ou B sous forme de note professionnelle.

4 D autres n en n utilisent pas car le concours constitue déjà une première sélection, les services de ressources humaines doivent se contenter d évaluer l expérience et le comportement des candidats. Enfin, des comptes rendus écrits des entretiens, des tests et des jurys sont fréquemment conservés par les collectivités sous forme de notes et de procès verbaux, la finalité étant de conserver une tracabilité quant aux raisons ayant motivé le recrutement d un candidat. 4 - Le choix final Le choix final intervient à l issue des entretiens après délibération de l ensemble des membres du jury. Parfois, une liste de candidats susceptibles d être retenus est dressée : elle est soumise, dans un premier temps au service compétent de la DRH pour obtenir confirmation des modalités de recrutement. A ce titre, les services en charge du recrutement ont pour objectif d accompagner et d aider les responsables de service qui ont un poste à pourvoir. Ils peuvent être amenés à devoir recadrer certaines considérations des hiérarchiques lorsqu ils estiment leur choix trop subjectif. Par ailleurs, il peut arriver que les différentes personnes mobilisées dans le cadre de la procédure de sélection émettent des choix radicalement opposés quant au candidat à retenir. Généralement un arbitrage est sollicité au niveau de l autorité territoriale. Le cas échéant il peut être demandé de rechercher de nouvelles candidatures en recommençant la procédure de recrutement. 5 Vérification de l aptitude médicale Il convient de faire passer à l agent la visite médiale d aptitude auprès d un médecin agréé, afin de déterminer si l agent est apte à exercer ses fonctions. Dans ce cadre, la fiche de poste doit absolument être transmise au médecin, afin que celui-ci puisse apprécier les risques et la nature de ses fonctions. L intégration du nouvel agent L accueil dans les collectivités s effectue généralement en trois temps. 1 - La première journée Lors de leur première journée de travail, les nouveaux recrutés sont accueillis par les équipes RH. L accueil porte essentiellement sur les aspects administratifs : - constitution du dossier RH - présentation des offres de mutuelles - présentation des prestations sociales de la collectivité

5 - fonctionnement de la collectivité (organigramme, temps de travail, règlement intérieur etc.). Parfois les équipes RH s occupent également de l équipement téléphonique et informatique. Ces formalités accomplies, les nouveaux recrutés sont accompagnés dans leur service d affectation. Les modalités d accueil au sein des services sont laissées à la libre appréciation des responsables de service. 2 - L accueil institutionnel Les journées d intégration sont organisées périodiquement selon des fréquences variables en fonction des collectivités : - une journée mensuelle - deux fois par an - entre quatre à huit mois après le recrutement Ces journées ont pour objectifs de : - donner des repères communs à l ensemble des agents - présenter les droits et obligations des fonctionnaires, les procédures et les modes de fonctionnement internes - donner une vision globale des missions et des métiers exercés par la collectivité - permettre aux nouveaux recrutés de rencontrer l équipe de direction générale et le cas échéant les élus A cette occasion, un livret d accueil ou parfois une mallette sont remis aux participants. Les mallettes contiennent en général des éléments d informations statutaires, des journaux internes, des rapports d activité. Ces documents sont élaborés conjointement par les services en charge du recrutement et ceux en charge de la communication interne. 3 - L accompagnement professionnel Au-delà des aspects matériels et institutionnels, les services de ressources humaines développent des pratiques d accompagnement et d aide à la prise en main professionnelle. Trois modalités complémentaires sont utilisées : - l accompagnement par un tuteur qui peut être le responsable de service ou par délégation une personne de son équipe. Son rôle, qui s inscrit dans la durée, consiste à permettre une meilleure connaissance des pratiques de la collectivité ; - le suivi d intégration : à l initiative des services RH des entretiens d évaluation ou de suivi d intégration sont organisés après quelques mois d installation. Leur objectif est d enclencher un travail sur le développement des compétences des personnes

6 nouvellement recrutées. Cette pratique se rencontre particulièrement à propos des métiers pour lesquels les risques de reclassement sont importants ; - la définition et mise en œuvre de plans de qualification individuelle sous la forme d itinéraires ou de parcours modulaires.