SERVICE DE MESSAGERIE PUROLATOR PROCÉDURES

Transcription

1 SERVICE DE MESSAGERIE PUROLATOR PROCÉDURES

2 TABLE DES MATIÈRES CAMPUS DE GATINEAU1 INSCRIPTION SUR LE SITE WEB DE PUROLATOR...1 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE WEB...4 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS FORMAT PAPIER CRÉER UN CARNET D ENVOI ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE WEB CAMPUS SAINT-JÉRÔME15 INSCRIPTION SUR LE SITE WEB DE PUROLATOR...1 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE WEB...4 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS FORMAT PAPIER CRÉER UN CARNET D ENVOI ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE WEB RIPON15 ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE WEB...1 ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE WEB...8 CRÉER UN CARNET D ENVOI... 10

3 CAMPUS DE GATINEAU

4 CAMPUS DE GATINEAU PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator INSCRIPTION SUR LE SITE Web de PUROLATOR Tout d abord, vous devez vous inscrire sur le site Web de Purolator à l adresse suivante : Les étapes qui suivent vous aideront à bien effectuer votre inscription. Assurez-vous de bien entrer les informations tel qu elles sont présentées dans les figures suivantes : 1. Cochez d abord la case «Utiliser un compte d affaires de Purolator actuel et vous inscrire pour MonPurolator» (deuxième option). 2. Par la suite, entrez vos informations dans les cases appropriées. Notez qu à la case «Code d utilisateur de MonPurolator», vous devez indiquer votre compte d utilisateur d employé à l UQO. Cliquez ensuite sur «Suivant». Page 1

5 CAMPUS DE GATINEAU 3. Pour les employés des campus Alexandre-Taché et Lucien-Brault, l image suivante indique les informations à utiliser en tant qu adresse d expédition. Les informations qui doivent être identiques à tous les utilisateurs sont identifiées en rouge, soit : Compagnie/nom : Univ du Québec en Outaouais Nom de la personne-ressource : Jacques Martel Code postal : J9A 1L8 (plusieurs cases se rempliront automatiquement après avoir saisi cette information) Numéro : 283 Adresse 2 : porte 37 Téléphone : Ajustez les informations suivantes, identifiées en vert, qui sont propres à chaque personne : Département Numéro de poste N.B. Les cases en blanc ne sont pas à remplir. 4. Indiquez le numéro de compte de l UQO dans la section «Adresse de facturation». Le numéro de compte de l UQO pour les employés du Pavillon Alexandre-Taché et Lucien-Brault est le Cliquez sur «Suivant». Page 2

6 CAMPUS DE GATINEAU 5. Finalement, veuillez lire les conditions de Purolator, cocher la case «J accepte la Licence d expédition en ligne de Purolator» et appuyez sur «S inscrire». 6. Par la suite, Purolator vous enverra un courriel de confirmation de votre inscription à l adresse courriel que vous avez indiquée. Cliquez sur le lien pour activer votre compte. Page 3

7 CAMPUS DE GATINEAU PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE Web Pour vous connecter à votre compte Purolator en ligne, vous devez vous rendre à l adresse suivante : et saisir vos informations (code d utilisateur et mot de passe) dans la boîte «Ouvrir MonPurolator» Pour expédier un colis, cliquez sur «Créer un envoi» de l onglet «Expédier» ou dans le menu «Liens rapides». Page 4

8 CAMPUS DE GATINEAU Remplir les cases appropriées de l onglet «Description de l envoi» avec les renseignements de votre expédition (section «EXPÉDITION À»). Page 5

9 CAMPUS DE GATINEAU Dans la section «DATE D EXPÉDITION», sélectionnez la date à laquelle vous désirez envoyer votre colis. Dans la section «INFORMATION SUR LA CUEILLETTE», vous devez sélectionner l option «cueillette prévue à l avance» pour toute expédition régulière (ramassage quotidien entre 14 h et 14 h 30). Par la suite, assurez-vous d indiquer votre unité budgétaire dans la case «Centre de coût» de la section «RÉFÉRENCES/INSTRUCTIONS». Vous pouvez également préciser des directives spéciales, si applicables. Cliquez sur «Suivant». Sélectionnez le type d envoi* et inscrire le nombre de pièces et le poids** s il s agit d une boîte. Ensuite, cliquez sur «Expédiez». Page 6

10 CAMPUS DE GATINEAU * Type d envoi : L option «Emballage du client» devrait être choisie, dans la plupart des cas, soit lorsque vous avez votre propre enveloppe ou votre propre boîte afin d envoyer votre enveloppe / colis. L option «Express Enveloppe» fait référence aux enveloppes de carton de Purolator, l option «Express Pack» aux sacs de plastique et l option «Express Boîte» aux boîtes de carton de Purolator. ** Poids : Inscrire le poids du colis lorsque vous envoyez des boîtes. Veuillez noter que notre tarif préférentiel minimum s applique aux colis ayant un poids maximum de 5 kilogrammes. (voir page suivante) Page 7

11 CAMPUS DE GATINEAU Une fenêtre confirmant l expédition devrait apparaître. Cliquez sur «Afficher et imprimer» et imprimez le connaissement en deux (2) copies. Page 8

12 CAMPUS DE GATINEAU Gardez une copie pour vos dossiers et envoyez la deuxième copie, avec votre enveloppe / colis, à M. Jacques Martel, magasinier au local CS-051. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur «Quitter» afin de fermer votre session. N.B. Pour tout envoi urgent, en lot ou en dehors des heures habituelles, veuillez s.v.p. contacter M. Jacques Martel au poste Page 9

13 CAMPUS DE GATINEAU PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION PAPIER COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS FORMAT PAPIER La procédure d envoi de courrier à l aide d un bordereau d expédition papier est décrite cidessous. Veuillez utiliser l image du bordereau d expédition en format papier ci-dessous comme référence. Indiquez l adresse du destinataire à la case 4; Indiquez l unité budgétaire de votre service (code à 6 ou 7 chiffres) à la case 6; Signez le bordereau d expédition à la case 7; Indiquez le nombre de pièces (enveloppe ou colis) à la case 12 si votre envoi comporte plus d une pièce. Veuillez également noter que vous pouvez vous procurer des bordereaux d envoi en faisant la demande par courriel auprès de M. Jacques Martel (jacques.martel@uqo.ca), magasinier. N.B. Pour annuler un envoi fait à l aide d un bordereau d expédition papier, vous devrez informer M. Jacques Martel de retirer votre enveloppe / colis avant 14 h, et ce, par téléphone au poste Page 10

14 CAMPUS DE GATINEAU PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator CRÉER UN CARNET D ENVOI Si vos envois sont effectués souvent au même destinataire, vous pouvez épargner du temps en créant un «carnet d adresses» dans l onglet «Gérer MonPurolator». Pour se faire, allez dans l onglet «Gérer MonPurolator», puis dans «Carnet d Adresses» et cliquez sur «Gestion» Par la suite, pour ajouter une adresse, cliquez sur le menu déroulant comme indiqué, ci-dessous, et sélectionner «Ajouter une adresse», cliquez sur la flèche rouge, puis rentrez les informations nécessaires à l expédition. Page 11

15 CAMPUS DE GATINEAU Finalement, pour utiliser votre carnet d adresses lors de l expédition de vos colis, vous devez cliquer sur le lien «Carnet d adresses» lors de l envoi et sélectionner l adresse désirée. Page 12

16 CAMPUS DE GATINEAU PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE Web Pour annuler un envoi fait sur le Web, rendez-vous sous l onglet «Gérer MonPurolator», puis sur «Activités et rapports» et cliquez sur «Cueillettes». Vous vous retrouverez, par défaut, dans l onglet «Modifier une cueillette». Sélectionnez l expédition que vous souhaitez annuler en cliquant sur le «Numéro de confirmation» correspondant. Page 13

17 CAMPUS DE GATINEAU Les détails de l expédition sélectionnée apparaîtront, cliquez ensuite sur «Annuler la cueillette». Un message confirmant l annulation de l envoi s affichera à l écran, cliquez sur «ok». Finalement, l état de votre envoi se retrouvera modifié et affichera la mention «Annulée». N.B. Pour annuler un envoi fait à l aide d un bordereau d expédition papier, vous devrez informer, M. Jacques Martel, de retirer votre enveloppe / colis avant 14 h, et ce, par téléphone au poste Page 14

18 CAMPUS SAINT-JÉRÔME

19 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator INSCRIPTION SUR LE SITE Web DE PUROLATOR Tout d abord, vous devez vous inscrire sur le site Web de Purolator à l adresse suivante : Les étapes qui suivent vous aideront à bien effectuer votre inscription. Assurez-vous de bien entrer les informations tel qu elles sont présentées dans les figures suivantes : 1. Cochez d abord la case «Utiliser un compte d affaires de Purolator actuel et vous inscrire pour MonPurolator» (deuxième option). 2. Par la suite, entrez vos informations dans les cases appropriées. Notez qu à la case «Code d utilisateur de MonPurolator», vous devez indiquer votre compte d utilisateur d employé à l UQO. Cliquez ensuite sur «Suivant». Page 1

20 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME 3. Pour les employés du campus de Saint-Jérôme, l image suivante indique les informations à utiliser en tant qu adresse d expédition. Les informations qui doivent être identiques à tous les utilisateurs sont identifiées en rouge, soit : Compagnie/nom : Univ du Québec en Outaouais Nom de la personne-ressource : Alain Léveillé Code postal : J7Z 0B7 (plusieurs cases se rempliront automatiquement après avoir saisi cette information) Téléphone : Ajustez les informations suivantes, identifiées en vert, qui sont propres à chaque personne : Département Numéro de poste N.B. Les cases en blanc ne sont pas à remplir. 4. Indiquez le numéro de compte de l UQO dans la section «Adresse de facturation». Le numéro de compte de l UQO pour les employés du Campus Saint- Jérôme est le Cliquez sur «Suivant». Page 2

21 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME 5. Finalement, veuillez lire les conditions de Purolator, cocher la case «J accepte la Licence d expédition en ligne de Purolator» et appuyez sur «S inscrire». 6. Par la suite, Purolator vous enverra un courriel de confirmation de votre inscription à l adresse courriel que vous avez indiquée. Cliquez sur le lien pour activer votre compte. Page 3

22 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE Web Pour vous connecter à votre compte Purolator en ligne, vous devez vous rendre à l adresse suivante : et saisir vos informations (code d utilisateur et mot de passe) dans la boîte «Ouvrir MonPurolator» Pour expédier un colis, cliquez sur «Créer un envoi» de l onglet «Expédier» ou dans le menu «Liens rapides». Page 4

23 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME Remplir les cases appropriées de l onglet «Description de l envoi» avec les renseignements de votre expédition (section «EXPÉDITION À»). Page 5

24 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME Dans la section «DATE D EXPÉDITION», sélectionnez la date à laquelle vous désirez envoyer votre colis. Dans la section «INFORMATION SUR LA CUEILLETTE», vous devez sélectionner l option «cueillette prévue à l avance» pour toute expédition régulière (ramassage les mardis et jeudis à 11h00). Par la suite, assurez-vous d indiquer votre unité budgétaire dans la case «Centre de coût» de la section «RÉFÉRENCES/INSTRUCTIONS». Vous pouvez également préciser des directives spéciales, si applicables. Cliquez sur «Suivant». Sélectionnez le type d envoi* et inscrire le nombre de pièces et le poids** s il s agit d une boîte. Ensuite, cliquez sur «Expédiez». Page 6

25 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME * Type d envoi : L option «Emballage du client» devrait être choisie, dans la plupart des cas, soit lorsque vous avez votre propre enveloppe ou votre propre boîte afin d envoyer votre enveloppe / colis. L option «Express Enveloppe» fait référence aux enveloppes de carton de Purolator, l option «Express Pack» aux sacs de plastique et l option «Express Boîte» aux boîtes de carton de Purolator. ** Poids : Inscrire le poids du colis lorsque vous envoyez des boîtes. Veuillez noter que notre tarif préférentiel minimum s applique aux colis ayant un poids maximum de 5 kilogrammes. (voir page suivante) Page 7

26 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME Une fenêtre confirmant l expédition devrait apparaître. Cliquez sur «Afficher et imprimer» et imprimez le connaissement en deux (2) copies. Page 8

27 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME Gardez une copie pour vos dossiers et envoyez la deuxième copie, avec votre enveloppe / colis. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur «Quitter» afin de fermer votre session. N.B. Pour tout envoi urgent, en lot ou en dehors des heures habituelles, veuillez s.v.p. contacter M. Alain Léveillé au poste Page 9

28 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION PAPIER COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS FORMAT PAPIER La procédure d envoi de courrier à l aide d un bordereau d expédition papier est décrite cidessous. Veuillez utiliser l image du bordereau d expédition en format papier ci-dessous comme référence. Indiquez l adresse du destinataire à la case 4; Indiquez l unité budgétaire de votre service (code à 6 ou 7 chiffres) à la case 6; Signez le bordereau d expédition à la case 7; Indiquez le nombre de pièces (enveloppe ou colis) à la case 12 si votre envoi comporte plus d une pièce. Veuillez également noter que vous pouvez vous procurer des bordereaux d envoi en faisant la demande par courriel auprès de M. Alain Léveillé (alain.leveille@uqo.ca). N.B. Pour annuler un envoi fait à l aide d un bordereau d expédition papier, vous devrez soit informer M. Alain Léveillé de retirer votre enveloppe / colis avant 11 h lors des jours de cueillette, et ce, par téléphone au poste 4040 ou d aller retirer l enveloppe vous-même. Page 10

29 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator CRÉER UN CARNET D ENVOI Si vos envois sont effectués souvent au même destinataire, vous pouvez épargner du temps en créant un «carnet d adresses» dans l onglet «Gérer MonPurolator». Pour se faire, allez dans l onglet «Gérer MonPurolator», puis dans «Carnet d Adresses» et cliquez sur «Gestion» Par la suite, pour ajouter une adresse, cliquez sur le menu déroulant comme indiqué, ci-dessous, et sélectionner «Ajouter une adresse», cliquez sur la flèche rouge, puis rentrez les informations nécessaires à l expédition. Page 11

30 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME Finalement, pour utiliser votre carnet d adresses lors de l expédition de vos colis, vous devez cliquer sur le lien «Carnet d adresses» lors de l envoi et sélectionner l adresse désirée. Page 12

31 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE Web Pour annuler un envoi fait sur le Web, rendez-vous sous l onglet «Gérer MonPurolator», puis sur «Activités et rapports» et cliquez sur «Cueillettes». Vous vous retrouverez, par défaut, dans l onglet «Modifier une cueillette». Sélectionnez l expédition que vous souhaitez annuler en cliquant sur le «Numéro de confirmation» correspondant. Page 13

32 CAMPUS DE SAINT-JÉRÔME Les détails de l expédition sélectionnée apparaîtront, cliquez ensuite sur «Annuler la cueillette». Un message confirmant l annulation de l envoi s affichera à l écran, cliquez sur «ok». Finalement, l état de votre envoi se retrouvera modifié et affichera la mention «Annulée». N.B. Pour annuler un envoi fait à l aide d un bordereau d expédition papier, vous devrez soit informer M. Alain Léveillé de retirer votre enveloppe / colis avant 11 h lors des jours de cueillette, et ce, par téléphone au poste 4040 ou d aller retirer l enveloppe vous-même. Page 14

33 RIPON Page 15

34 RIPON PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ENVOI D UNE ENVELOPPE / COLIS VIA LE Web Pour vous connecter à votre compte Purolator en ligne, vous devez vous rendre à l adresse suivante : et saisir vos informations (code d utilisateur et mot de passe) dans la boîte «Ouvrir MonPurolator» Pour expédier un colis, cliquez sur «Créer un envoi» de l onglet «Expédier» ou dans le menu «Liens rapides». Page 1

35 RIPON Page 2

36 RIPON Remplir les cases appropriées de l onglet «Description de l envoi» avec les renseignements de votre expédition (section «EXPÉDITION À»). Page 3

37 RIPON Dans la section «DATE D EXPÉDITION», sélectionnez la date à laquelle vous désirez envoyer votre colis. Pour le pavillon de Ripon, étant donné que les cueillettes doivent être faites à chaque mercredi, assurez-vous de bien changer la date d expédition qui est, par défaut, à aujourd hui. Dans la section «INFORMATION SUR LA CUEILLETTE», vous devez sélectionner l option «cueillette prévue à l avance» pour toute expédition régulière. Par la suite, assurez-vous que votre unité budgétaire est bien inscrite dans la case «Centre de coût» de la section «RÉFÉRENCES/INSTRUCTIONS». Par défaut, celui-ci devrait être rempli. Pour le pavillon de Ripon, il s agit de l UBR Vous pouvez également préciser des directives spéciales, si applicables. Cliquez sur «Suivant». Sélectionnez le type d envoi* et inscrire le nombre de pièces et le poids** s il s agit d une boîte. Ensuite, cliquez sur «Expédiez». Page 4

38 RIPON * Type d envoi : L option «Emballage du client» devrait être choisie, dans la plupart des cas, soit lorsque vous avez votre propre enveloppe ou votre propre boîte afin d envoyer votre enveloppe / colis. L option «Express Enveloppe» fait référence aux enveloppes de carton de Purolator, l option «Express Pack» aux sacs de plastique et l option «Express Boîte» aux boîtes de carton de Purolator. Très important : Dans la mesure du possible, utilisez l option «Emballage du client», c est-à-dire vos propres boîtes, car les autres options comportent un coût beaucoup plus élevé. ** Poids : Inscrire le poids du colis lorsque vous envoyez des boîtes. Veuillez noter que notre tarif préférentiel minimum s applique aux colis ayant un poids maximum de 5 kilogrammes. (voir page suivante) Page 5

39 RIPON Une fenêtre confirmant l expédition devrait apparaître. Cliquez sur «Afficher et imprimer» et imprimez le connaissement en deux (2) copies. Page 6

40 RIPON Gardez une copie pour vos dossiers et attachez la deuxième copie avec votre enveloppe / colis. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur «Quitter» afin de fermer votre session. Page 7

41 RIPON PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator ANNULER UN ENVOI FAIT SUR LE Web Pour annuler un envoi fait sur le Web, rendez-vous sous l onglet «Gérer MonPurolator», puis sur «Activités et rapports» et cliquez sur «Cueillettes». Vous vous retrouverez, par défaut, dans l onglet «Modifier une cueillette». Sélectionnez l expédition que vous souhaitez annuler en cliquant sur le «Numéro de confirmation» correspondant. Page 8

42 RIPON Les détails de l expédition sélectionnée apparaîtront, cliquez ensuite sur «Annuler la cueillette». Un message confirmant l annulation de l envoi s affichera à l écran, cliquez sur «ok». Finalement, l état de votre envoi se retrouvera modifié et affichera la mention «Annulée». Page 9

43 RIPON PROCÉDURE BORDEREAU D EXPÉDITION Web COURRIER PAR MESSAGERIE Purolator CRÉER UN CARNET D ENVOI Si vos envois sont effectués souvent au même destinataire, vous pouvez épargner du temps en créant un «carnet d adresses» dans l onglet «Gérer MonPurolator». Pour se faire, allez dans l onglet «Gérer MonPurolator», puis dans «Carnet d Adresses» et cliquez sur «Gestion» Par la suite, pour ajouter une adresse, cliquez sur le menu déroulant comme indiqué, ci-dessous, et sélectionner «Ajouter une adresse», cliquez sur la flèche rouge, puis rentrez les informations nécessaires à l expédition. Page 10

44 RIPON Finalement, pour utiliser votre carnet d adresses lors de l expédition de vos colis, vous devez cliquer sur le lien «Carnet d adresses» lors de l envoi et sélectionner l adresse désirée. Page 11