des Rencontres d Arles

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1 Le Village des Rencontres d Arles 4 au 10 juillet 2011 ATELIER DES FORGES, PARC DES ATELIERS Dossier d inscription À retourner dûment complété avant le 5 juin Les Rencontres d Arles / Le Village Lauriane Hervieux 14, rue de Navarin Paris (France) Tél : +33 (0) village@rencontres-arles.com

2 Le Village des Rencontres d Arles La deuxième édition consacrée aux professionnels de la photographie et au public. Pour cette nouvelle session, les Rencontres d Arles proposent, au cœur du Parc des Ateliers, un espace consacré à tous ceux qui œuvrent à la diffusion de la photographie. Libraires, institutions, éditeurs à compte d'auteurs, presse spécialisée... Le Village offre un espace de rencontre unique avec les différents publics du festival : amateurs, collectionneurs et professionnels présents durant les journées d ouverture à Arles, capitale internationale de la photographie. Cette nouvelle édition se déroulera sous une forme plus légère et flexible permettant d être au cœur du Parc des Ateliers (Ruine des Forges), sur le circuit du visiteur, pour un coût de participation très abordable et dans une ambiance conviviale. Du lundi 4 au dimanche 10 juillet, de 10h à 19h, entrée libre. Parc des Ateliers, 33 avenue Victor Hugo Arles, France AGENDA Montage exposants : dimanche 3 juillet Démontage exposants : dimanche 10 juillet à partir de 17h Description des ESPACES Surface des espaces : 3m 2 minimum dans des tentes collectives ou individuelles de 6 ou 9m 2. La ruine des Forges est un bâtiment à ciel ouvert, typique de l architecture industrielle du 19 ème siècle, situé à l entrée du site du Parc des Ateliers. Les festivaliers seront accueillis par le Village avant même d accéder aux espaces de billetterie et d expositions. Seront installés des modules de tentes de 6 ou 9m 2 afin du protéger du soleil, du vent et de la pluie. Celles-ci seront équipées d une table, de deux chaises, d une alimentation électrique et de WIFI. Mobilier complémentaire, éclairages et parois sont en option (veuillez nous consulter). Trois grands espaces de rangement seront installés à côté des tentes et sont à disposition des exposants si ces derniers souhaitent stocker leur matériel le soir. Événements Afin de rendre conviviale cette deuxième édition du Village, nous vous proposons d organiser plusieurs événements avec votre collaboration : signatures de livres, apéritifs journaliers... N hésitez pas à nous faire part de vos suggestions afin d établir et communiquer le programme des événements liés au Village. 2

3 Communication Le Village sera annoncé sur les supports de communication des Rencontres d Arles 2011 suivants : > page dédiée au Village sur le site internet visiteurs uniques par an > page dédiée au Village dans le dossier de presse des Rencontres d Arles 2011 (1300 dossiers de presse) > double page dédiée au Village dans le catalogue des Rencontres d Arles 2011 (5300 catalogues en version française et anglaise) > dépliant programme des Rencontres d Arles 2011 ( dépliants) > newsletters et sites communautaires (Facebook, Twitter, Flickr) des Rencontres d Arles 2011 ( envoyées à contacts) > signalétique spécifique du Village des Rencontres d Arles 2011 Votre venue à Arles Vous trouverez toutes les informations nécessaires pour préparer votre venue sur notre site, en cliquant dans la rubrique pratique. Nous sommes à votre disposition pour toute question concernant l organisation logistique de votre participation et de votre séjour à Arles. N hésitez pas à contacter Lauriane Hervieux Tél : +33 (0) village@rencontres-arles.com 3

4 Bulletin d inscription à compléter Raison sociale : Nom de l exposant (si différent de la raison sociale) : Adresse : Code postal : Ville : Pays : Tél : Fax : Site internet : N Registre du Commerce et des Sociétés : N de TVA intracommunautaire (pour les entreprises implantées en Europe) : Directeur : Responsable du stand : Tél portable sur place: Nom du responsable de la facturation : Adresse de facturation (si différente) : Nature des biens exposés : Animations ou démonstrations produits prévues : Tarifs Droits d inscription obligatoires* : 200 HT * Prix incluant 1 place de parking aux Ateliers + 2 badges journées d ouverture permettant d accéder aux expositions de manière illimitée du 4 au 10 juillet (à l exception des soirées). Réservation d un stand équipé de minimum 3m 2. Si vous prenez 3m2, vous serez amenés à partager votre stand avec un autre exposant (tentes de minimum 6 m 2 ) : m2 x 150 = HT Options : > Mobilier, éclairages et parois : nous consulter Total HT : TVA 19,6% * : * Uniquement pour les exposants Français. Total TTC : 4

5 RÈglement Une facture sera adressée à l Exposant après acceptation du dossier d inscription par les Rencontres d Arles, dans la limite des places disponibles. À réception de la facture, vous vous engagez à régler la totalité du montant dû sous 15 jours par virement bancaire uniquement, aux coordonnées bancaires spécifiées ci-dessous, et en faisant impérativement figurer sur l ordre de virement le numéro de facture, le nom de votre société, et la mention expresse «Règlement sans frais pour le bénéficiaire». Tout paiement devra être reçu avant le 30 juin 2011, sans quoi l emplacement ne pourra être garanti. code banque : Guichet : N de compte : clé RiB : 75 iban code : FR Bic : cepafrpp131 Adresse banque : caisse d Epargne Provence Alpes corse / Agence Economie sociale 20, allées Turcat Mery, Le Grand Prado B Marseille N de TVA intracommunautaire : FR «Je déclare avoir pris connaissance des conditions générales de location de surface et d aménagement de stand du Village des Rencontres d Arles, en accepter toutes les clauses sans réserve ni restriction et déclare renoncer à tout recours contre l organisateur.» Nom : Fonction du signataire : Fait à : Le : Signature et cachet : 5

6 Conditions générales de location de surface et d aménagement de stand du Village des Rencontres d Arles 2011 Article 1 Adhésion aux conditions générales de location de surface et d aménagement de stand Les présentes conditions générales sont applicables à l ensemble des exposants (ci-après dénommés «Exposant(s)») demandant leur inscription au Village des Rencontres d Arles 2011 (ci-après dénommé «Village»), organisé par l association LES RENCONTRES INTERNATIONALES DE LA PHOTOGRAPHIE, domiciliée 34, rue du docteur Fanton, BP Arles Cedex France (ci-après dénommé «Organisateur»). En conséquence, toute admission au Village implique l adhésion totale et entière de l Exposant à ces conditions générales de location. Article 2 Participation Si vous souhaitez exposer au Village des Rencontres d Arles, adressez une demande d inscription avant le 5 juin 2011 à : Les Rencontres d Arles / Le Village, à l attention de Laurence Hervieux 14, rue de Navarin Paris (France). Dossier d inscription téléchargeable sur rubrique «Evénements». Les présentes conditions générales de location de surfaces d exposition sont systématiquement remises ou adressées à chaque Exposant pour lui permettre de demander son inscription au Village. Toute demande d inscription est soumise à l approbation de l Organisateur, seul habilité à statuer sur les demandes dans la limite des places disponibles et après examen des dossiers. L Organisateur n étant pas tenu de motiver les décisions qu il prend quant aux demandes de participation. Sauf si l Organisateur refuse la participation demandée, la signature de la demande d inscription constitue un engagement ferme et irrévocable de payer l intégralité du prix de la location du stand et des frais annexes. L admission est prononcée par une notification officielle de l Organisateur et par l envoi d une facture. L Organisateur se réserve le droit de ne pas traiter les demandes de participation adressées après la date limite d inscription fixée (cachet de la poste faisant foi). Article 3 Paiement Après acceptation du dossier d inscription, l Organisateur enverra à l Exposant une facture globale correspondant au prix de la location du stand et des frais annexes. L Exposant s engage à régler la totalité de la facture dans un délai de 15 jours à compter de sa réception et avant le 30 juin Cette somme sera acquise totalement à l Organisateur à titre de dommages et intérêts si le demandeur retire sa demande d inscription ou annule sa participation. Toute somme non payée à l échéance figurant sur la facture entraine l annulation de l inscription de l Exposant. Le stand ne sera à disposition de l Exposant qu après le règlement de la totalité du montant dû. Article 4 Désistement Toute annulation de la part de l Exposant doit être communiquée à l Organisateur par lettre recommandée. Si l Exposant annule sa participation au Village des Rencontres et sa commande de stand pour une cause quelconque avant le 22 mai 2011, les sommes versées au titre de la location de stand lui seront remboursées de moitié par l Organisateur. Si l Exposant annule sa participation au Village et sa commande de stand pour une cause quelconque après le 22 mai 2011, les sommes versées au titre de la location de stand seront considérées comme acquises par l Organisateur. Article 5 Assurance Assurance responsabilité civile de l Organisateur : Une assurance est souscrite par les Rencontres d Arles contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en qualité d Organisateur. L Exposant peut lui demander une attestation d assurance précisant les risques couverts, les limites de garantie ainsi que la période de couverture. Assurance responsabilité civile de l Exposant : L Exposant a l obligation de souscrire une police d assurance couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en tant qu Exposant pendant la durée du Village (montage et démontage compris). L Exposant s engage à communiquer cette police à l Organisateur à la première demande de celui-ci. Assurance multirisque des stands et objets exposés : L Exposant s engage à souscrire à une assurance couvrant les dommages aux biens apportés dans l enceinte du Village (œuvres d art, produits et matériels ) et à communiquer cette police à l Organisateur à la première demande de celui-ci. Tout Exposant, par le seul fait de sa participation, déclare renoncer à tout recours que lui-même ou ses assureurs seraient en droit d exercer contre l Organisateur, la société d exploitation des locaux où se déroule la manifestation et 6

7 leurs assureurs pour tout dommage direct ou indirect que ces derniers pourraient occasionner à ses biens ainsi qu à ses préposés. Article 6 Stands L Organisateur établit le plan du Village et attribue les emplacements librement, au fur et à mesure des inscriptions et en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par l Exposant et de la nature des produits présentés. L Organisateur est le seul juge de l implantation des stands. L emplacement du stand attribué à l Exposant lui est communiqué au moyen d un plan au plus tard 15 jours avant le début de l événement. L installation du stand est conçue selon le plan général établi par l Organisateur. La décoration particulière du stand est effectuée par l Exposant et sous sa responsabilité. Elle doit respecter les règlements de sécurité édictés par les pouvoirs publics ainsi que le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l Organisateur. Un projet d aménagement du stand et d implantation de matériels devra être obligatoirement soumis à l approbation de l Organisateur dans les délais indiqués par celui-ci. La présentation des produits et services doit être faite uniquement dans l enceinte du stand, de façon à ne pas empiéter sur les allées et à ne gêner en aucun cas les Exposants voisins. L Exposant s engage à ne pas occasionner une quelconque gêne à l égard des Exposants voisins ou nuire à l organisation du Village. En cas d infraction, l Organisateur pourra faire retirer les produits ou les matériels aux frais de l Exposant. Le nettoyage de chaque stand est effectué dans les conditions et délais indiqués et fixés par l Organisateur à l Exposant. L installation et le démontage du stand par l Exposant se feront aux dates mentionnées sur le dossier d admission. L Exposant s engage à maintenir une activité commerciale sur son stand jusqu à l heure de fermeture du Village au public. Le stand ne pourra donc être vidé, d une partie ou de la totalité de son contenu et les marchandises exposées ne pourront pas être emballées. Au-delà des délais d évacuation des stands, l Organisateur pourra, sans que sa responsabilité puisse être engagée, prendre aux frais, risques et périls de l Exposant toutes mesures qu il jugera utiles pour l évacuation des matériels et marchandises non retirés. L emplacement loué et le matériel fourni doivent être remis en l état initial après évacuation des stands. Toutes les détériorations causées par les installations, marchandises ou matériels de l Exposant au bâtiment ou au sol occupé seront facturées à l Exposant. Article 7 Marchandises, services et vente L Exposant ne peut présenter sur son stand que les marchandises et services énumérés dans son dossier d inscription. À ce titre l Exposant certifie que les œuvres, produits, marques et services sont conformes aux normes de sécurité imposées par la réglementation en vigueur et assume l entière responsabilité des éventuelles défectuosités desdits œuvres, produits, marques ou services, sans que la responsabilité de l Organisateur puisse être recherchée. Chaque Exposant pourvoit lui-même au transport et à la réception des marchandises qui lui sont destinées. Il est tenu de se conformer aux instructions de l Organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules dans l enceinte du Village. L Organisateur autorisant les ventes dans le cadre du Village, l Exposant s engage à respecter la réglementation applicable aux ventes à emporter en vigueur aux dates d ouverture du Village. Les transactions opérées par l Exposant ont lieu en dehors de tout contrôle de l Organisateur qui décline toutes responsabilités à ce sujet. L Exposant s interdit expressément pendant toute la durée du Village de se livrer à des actes de concurrence déloyale ou de contrefaçon. Article 8 Démonstrations, animations Les démonstrations de produits et animations (signatures, rencontres ) sont autorisées dans l enceinte du Village, sous réserve d obtention d un accord préalable de l Organisateur. À ce titre l Exposant devra présenter un projet précis (matériel utilisé, type d animation ) au moment de l inscription. Les artistes et commissaires du programme invités par les Rencontres d Arles ne pourront signer leurs ouvrages qu au 34 rue du docteur Fanton. Les démonstrations et animations devront se dérouler sur le stand de l exposant, aux horaires d ouverture du public et ne constituer en aucune manière une gêne aux Exposants voisins, à la circulation ainsi que, d une façon générale, à la bonne tenue du Village. Article 9 Douane Il appartient à chaque Exposant d accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l étranger. L Organisateur ne pourra être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités. L Exposant le garantit donc de tout recours et/ou réclamation à cet égard et l indemnisera de tout préjudice qu il subirait du fait du non-respect des formalités douanières nécessaires. 7

8 Article 10 Propriété intellectuelle L Exposant garantit l Organisateur avoir obtenu des auteurs dont il expose les œuvres l ensemble des droits et/ou autorisations nécessaires à leur représentation au sein du Village. L Exposant est le seul responsable du contenu des informations fournies par lui et destinées à être intégrées aux supports de communication de l Organisateur (publications, site internet ). Les textes, logos, illustrations, photographies et visuels, produits et marques sont diffusés sous la seule responsabilité de l Exposant, qui supporte seul les droits éventuels de reproductions. L Exposant garantit l Organisateur contre tout recours amiable ou judiciaire de la part d un tiers. Article 11 Guide de l exposant Tous les renseignements concernant les détails de la participation de l Exposant au Village lui sont fournis, après attribution du stand, dans le «Guide de l Exposant» adressé à chaque participant. L Exposant s engage à respecter les conditions de l assurance, les mesures de sécurité et de prévention réglementaires sur les formalités de douane, ainsi que les directives pour l aménagement des stands. Article 12 Sécurité et application du règlement L Exposant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l Organisateur. Toute infraction aux dispositions du présent règlement intérieur édicté par l Organisateur peut entraîner l exclusion de l Exposant contrevenant et ce, même sans mise en demeure. Il en est, notamment, ainsi de la non-conformité de l agencement, le non-respect des règles de sécurité, la non-occupation du stand, la présentation de produits non-conformes à ceux énumérés dans la demande d inscription. Article 13 Responsabilité de l Organisateur L Organisateur est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices qui pourraient être subis par l Exposant (y compris les troubles de jouissance et tous préjudices commerciaux) pour quelque cause que ce soit. Article 14 Réclamation et contestation Toute réclamation devra être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception dans les dix jours suivant la clôture du Village. En cas de contestation, seuls les tribunaux de Marseille sont compétents. Article 15 Annulation du Village En cas de force majeure, tels que définis par la jurisprudence, s il devenait impossible à l Organisateur de disposer des locaux nécessaires, afin d assurer la tenue du Village ou d organiser le Village, ou si le nombre d Exposants n était pas suffisant, l Organisateur se réserve le droit d annuler le Village à tout moment, en avisant par écrit l Exposant. En cas d annulation par l Organisateur, l Exposant se verra rembourser la totalité des sommes versées au titre de la location de stand. 8