1. LE POSTE CAISSE...

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1 QuadraFACT Mise en place du module Caisse Sommaire INTRODUCTION... 3 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT... 3 LANCEMENT DU MODULE... 3 Soit à partir de QuadraFACT... 3 soit directement LE POSTE CAISSE DEFINITION DES POSTES CAISSE PARAMETRAGE DES DIFFERENTS PERIPHERIQUES LA GESTION DES VENTES COMPTOIR PARAMETRAGE DE L'ECRAN DE VENTE... 5 Paramétrage des constantes du dossier... 5 Paramétrage des modes de règlement LA SAISIE D'UN TICKET DE CAISSE... 8 Identification du caissier (facultative)... 8 Saisie de la vente... 8 Sortie du ticket de caisse ou d'une facturette Comment gérer les retours client? Comment gérer les bons de réduction? Comment gérer les articles gratuits? Comment gérer les ventes de clients en compte? Autres fonctions disponibles LA GESTION DE L'HISTORIQUE DES TICKETS Comment modifier un ticket? Comment supprimer un ticket? Comment rééditer un ticket? LES ENCAISSEMENTS / DECAISSEMENTS LES ENCAISSEMENTS Règlement d'une dette Encaissement des crédits d'un client en compte LES DECAISSEMENTS Décaissements divers Remboursement d'avance permanente Paiement fournisseur COMMENT GERER LES ARRHES? Le versement d'arrhes Le remboursement d'arrhes LISTE DES DETTES ACCORDEES / ARRHES ENCAISSEES / AVOIRS EMIS EDITION DE LA LISTE DES OPERATIONS Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 1/37

2 4. LE JOURNAL DE CAISSE ET LE TRANSFERT EN COMPTABILITE PARAMETRAGE DU TRANSFERT DE CAISSE Les codes journaux GESTION DES REMISES EN BANQUE Paramétrages préalables Gestion des remises en banque SUIVI DES FONDS DE CAISSE Saisie du fond de caisse Répartition du solde des espèces après remise en banque des espèces LE TRANSFERT EN COMPTABILITE Edition du journal de caisse : Récapitulatif Le transfert en comptabilité des mouvements de caisse Transfert en comptabilité de la remise en banque ANNEXES ANNEXE 1 : GESTION DE LA CONFIDENTIALITE Restrictions d'accès aux fonctions ANNEXE 2 : GESTION DES TARIFS CAISSE ANNEXE 3 : GESTION DES MASQUES Paramétrage des masques par défaut Le masque ticket Tiroir caisse et afficheur Imprimante chèque Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 2/37

3 INTRODUCTION La caisse est un module optionnel du produit QuadraFACT qui fonctionne dans toutes les gammes avec une licence spécifique (Ref. WQFC10, tarifs Quadratus). Principe de fonctionnement Le module Caisse permet de gérer simplement un ou plusieurs terminaux points de vente. Adaptée à la vente comptoir, il supporte l'ensemble des périphériques liés à différents secteurs d'activité : imprimantes ticket et chèque, tiroir caisse, facturette, lecteur code barre, ). Il est alors possible de gérer tous les types d'opérations commerciales (bons de réduction, articles gratuits, retour d'article ). En clôture de journée, la liste des opérations de caisse et le journal de caisse fournissent un bilan de l'activité. Ce module gère également les remises en banque et le transfert en comptabilité. Il peut nécessiter le produit QuadraCOMPTA pour pouvoir transférer les mouvements de caisse. Lancement du module Il existe 2 façons de lancer le module Caisse : Soit à partir de QuadraFACT Dans QuadraFACT, aller au menu Module et choisir "Caisse". Dans ce cas, une nouvelle barre de menus apparaît avec les menus suivants : Caisse Editions Tarifs Stocks Paramétrages Outils soit directement Le module Caisse peut être lancé directement. Pour cela, dans les propriétés du raccourci de QuadraFACT, il suffit d'ajouter à la fin de la ligne de commande la syntaxe suivante : /MODE:CAISSE Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 3/37

4 1. LE POSTE CAISSE Le poste caisse est l'élément central du module Caisse. Il est associé à un poste de travail. Il faut distinguer les collaborateurs ou caissiers et les postes caisse. Chaque caissier peut utiliser plusieurs postes caisse. Il n'y a pas de poste caisse attribué à un caissier en particulier. Au poste caisse sont également associés un ou plusieurs périphériques tels qu'une imprimante ticket, chèque, tiroir caisse qu'il faut paramétrer préalablement à toute saisie Définition des postes caisse Le poste caisse est à paramétrer dans le menu Paramétrage au choix "Poste caisse". Passer en mode "Création" et saisir un code poste caisse sur 3 caractères maximum. Saisir un libellé correspondant Donner le nom du poste ou cliquer sur le bouton <Récupérer > pour récupérer en automatique le nom de l'ordinateur sur le réseau. Chaque poste caisse a un seul et unique nom de poste. Sélectionner éventuellement le code dépôt Pour modifier ou annuler un poste caisse, utiliser se placer en mode "Modification" et en mode "Annulation" Paramétrage des différents périphériques Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 4/37

5 QuadraFACT gère les périphériques suivants : LISTE DES MODELES DIS PONIBLES Imprimante ticket 0 = QFCaisT0.txt Ticket de caisse avec fonte uniforme 1 = QFCaisT1.txt Ticket de caisse TMU 88III PU en TTC 2 = QFCaisT2.txt Ticket de caisse pour EPSON TMU 950 Imprimante facturette 0 = QFCaisF0.txt Facturette de caisse pour EPSON TMU = QFCaisF1.txt Facturette de caisse pour EPSON TMU 950 avec saut Imprimante chèque Afficheur Tiroir caisse Imprimante facture / BL Douchette codes barres de page et ligne vide L = QFCaisFL.txt Facturette caisse laser et matricielle Modèle unique QfcaisC.txt Ce modèle est localisé dans quadra\pgm32. Il doit être copié dans le dossier (quadra\database\fact\nom_groupe) Il existe des séquences dans le modèle de masque standard de chèque pour ouvrir le tiroir caisse Ces séquences sont valables uniquement pour les imprimantes de type EPSON. Sélectionner les périphériques en cochant la case devant la désignation du périphérique. Pour chaque périphérique coché, sélectionner le pilote d'imprimante. Pour les pilotes autres que l'imprimante ticket, il est possible de reprendre l'imprimante ticket en cochant tout simplement la case "Identique imprimante ticket". Pour certains périphériques, sélectionner l'un des modèles d'édition proposé dans la liste affichée par <F4>. 2. LA GESTION DES VENTES COMPTOIR 2.1. Paramétrage de l'écran de vente Paramétrage des constantes du dossier La saisie caisse peut être différente selon les paramètres choisis. Pour renseigner les différents paramètres : Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 5/37

6 Rejoindre le menu Paramétrage, choix Constantes du dossier, chapitre Caisse Prochain n d'ordre Dans cette rubrique doivent être renseignés le chiffre du prochain n de ticket ou d'arrhes ou de remise. Type de saisie vente / Type de saisie client Une différenciation est faite entre 2 types de saisie : la vente comptoir et les clients en compte. Choisir pour chacun des 2 types de saisie si elle sera faite suivant le tarif ou bien toujours en TTC ou bien en HT. Autres paramètres Saisie code caissier Saisie du représentant Gestion du code barre Cette option est à cocher afin que le collaborateur s'identifie à chaque entrée en saisie caisse. (les collaborateurs sont paramétrés préalablement dans le fichier collaborateur) Cette option est à cocher pour que lors d'une saisie vente, le code représentant soit obligatoirement sélectionné. Cette option doit être cochée dans le cas où il y a installation et utilisation d'un lecteur code barre sur les postes caisse. Recherche article sur la clé 2 Cette option est à cocher dans le cas où par exemple les clés 1 et 2 commencent par des codes alpha. Dans ce cas, la recherche de l'article se fera sur la clé 2 seulement. Si l'option reste décochée, la recherche de l'article se fera sur la clé 1. Saisie du montant Choisir une des options disponibles : Oui : si le caissier décide du prix. Le curseur s'arrête dans la zone "Montant". Non : si le caissier ne saisit pas le prix mais il peut revenir dessus et le modifier. Interdit : si le caissier n'a jamais à saisir le montant. Par exemple, un montant à 0 sera considéré comme gratuit. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 6/37

7 Saisie de la quantité Alerte si stock insuffisant en saisie Affichage du stock Identification caissier après édition du ticket Soumis à taxe 1/2/3/4/5 Cocher cette option signifie qu'à chaque saisie d'un article, le curseur s'arrêtera sur la colonne quantité sinon elle sera à 1 par défaut. Si l'option est cochée, un message avertira le caissier que le stock est insuffisant. Option à cocher pour avoir toujours un contrôle sur le stock. Dans ce cas, le stock s'affichera dans l'en tête Cette option est à cocher si le poste caisse est utilisé alternativement par plusieurs personnes. Dans ce cas, le code caissier doit être renseigné à chaque opération de caisse. Il s'agit de taxes parafiscales appliquées sur les clients. Paramétrage des modes de règlement Les modes de règlement pour le module caisse sont à paramétrer dans le menu Paramétrage, Modes de règlement, onglet Caisse. Il est obligatoire d'associer un n de compte au mode de règlement pour qu'il soit disponible au module Caisse. 3 types de modes de règlement sont à distinguer : Espèces Chèque Autres modes de règlement (carte bleue, chèques vacances ) Cocher l'option "Règlement en espèce avec rendu de monnaie possible" Cocher l'option "Règlement de type chèque" Aucune option n'est à cocher La rubrique "Transfert en compta" sert pour le transfert des ventes et la remise en banque. Pour les règlements en espèces, créer un compte de caisse (530xxxxx) Pour les autres modes de règlement, il faut créer un compte de virement de fonds (528xxxxx). Ce compte sera débité du montant des encaissements du jour (la contrepartie étant le compte de caisse). Les comptes de virement de fonds seront soldés lors du passage des écritures de remise en banque. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 7/37

8 2.2. La saisie d'un ticket de caisse L'entrée en saisie caisse s'effectue par le menu Caisse, choix Vente. Identification du caissier (facultative) Si l'option "Saisie du code caissier" a été cochée dans les constantes du dossier, chapitre "Caisse", alors le collaborateur caissier doit s'identifier à l'entrée de la saisie caisse. La date du jour s'affiche automatiquement. Elle est modifiable. Le collaborateur caissier doit saisir son code (paramétré auparavant dans la fiche collaborateur de QuadraPARAMETRAGE) Un mot de passe est éventuellement demandé s'il en existe un dans la fiche collaborateur. Cliquer sur <Valider> Saisie de la vente En tête du ticket de caisse Corps du ticket de caisse Pied du ticket de caisse Ecran de saisie d'un ticket de caisse Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 8/37

9 En tête du ticket de caisse L'en tête affiche la date du ticket ainsi que le code caisse et le nom du caissier. Sélectionner si besoin un code représentant Corps du ticket de caisse Le corps contient les articles et les prestations facturées. Le type d'opération commerciale est par défaut la vente décrites plus bas.. Les autres types d'opérations commerciales sont Sélectionner un code article dans la liste affichée par <F4> 2 fonctions supplémentaires sont disponibles en saisie caisse : il s'agit de l'import de devis et/ou de commandes dans la caisse avec sélection partielle ou totale des articles, gestion des quantités, des reliquats En cas de sélection partielle des articles, un message s'affiche demandant de confirmer la validation de la sélection car la mise à jour du devis ou de la commande sera irréversible. Pour importer un devis Utiliser la combinaison de touches <Ctrl+F9> Pour importer une commande Utiliser la combinaison de touches <Ctrl+F10> La navigation d'une colonne à l'autre se réalise grâce aux flèches de direction du clavier. Si l'option "Saisie de la quantité" a été cochée dans les constantes du dossier, chapitre Caisse, le curseur se place automatiquement dans la colonne "Quantité". Par défaut, la quantité est à 1. Taper sur <Entrée> Le prix unitaire affiché est issu de la recherche des tarifs (tarif spécifique d'un client ou à défaut tarif caisse ou à défaut tarif de la fiche article). Il est modifiable avec possibilité d'appliquer une remise à la ligne exprimée en pourcentage. La combinaison de touches <Ctrl+T> permet de basculer la saisie de caisse de HT en TTC et inversement. Lorsque la saisie des lignes est achevée, taper sur la touche <Echap> puis <Entrée> ou <F4> pour accéder au mode de règlement. Dans ce cas, la barre des boutons est modifiée : Pour importer des données provenant d'un fichier ou d'une douchette portable : <Ctrl+I> = importation de données provenant d'un fichier <Ctrl+D> = Importation de données provenant d'une douchette portable Pied du ticket de caisse Le pied regroupe les informations relatives à l'encaissement. Le total HT Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/2008 9/37

10 La remise en pied Le total HT net Le total TVA Le net à payer Le mode de règlement. Les modes de règlements doivent avoir été créés préalablement dans le menu Paramétrage, choix Modes de règlement. Les règlements peuvent être : Soit uniques AVEC REGLEMENT AUTRE QU'EN ESPECES Si règlement par chèque ou autre mode de règlement : Sélectionner dans la liste affichée par <F4> le mode de règlement AVEC REGLEMENT EN ESPECES Si règlement en espèce avec somme reçue > somme due. Un rendu de monnaie est automatiquement calculé et est affiché dans la zone "Montant rendu". AVEC REGLEMENT EN AVOIR Si le règlement par avoir est supérieur au montant dû, alors l'avoir sera conservé et déduit du montant dû. Soit multiples CAS D'UN REGLEMENT MULTIPLE AVEC UN SOLDE A 0 ET PAIEMENT EN AVOIRS ET ARRHES Sélectionner un mode de règlement dans la liste affichée par <F4> et taper sur <Entrée>. Si le montant reçu est inférieur au montant dû, une nouvelle fenêtre "Règlement multiple" s'ouvre. Sélectionner ensuite jusqu'à 4 autres modes de règlement : Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

11 soit en cliquant sur les boutons <Avoirs >, <Arrhes>, <Multi arrhes> qui ont été enregistrés auparavant et en sélectionnant une ligne d'avoir, d'arrhes. Le multi arrhes sert pour les listes de mariages par exemple lorsque plusieurs personnes ont laissé des arrhes. Il suffit alors de sélectionner par les touches <+> (ou <-> pour désélectionner) les arrhes à prendre en compte puis de cliquer sur <Valider>. Si le total des arrhes sélectionnés est supérieur au montant dû, un message apparaît et donne le choix entre : un rendu de monnaie en espèce ignorer l'écart convertir la somme en arrhes soit en sélectionnant un autre mode de règlement. A chaque sélection d'un nouveau mode de règlement, le solde s'affiche automatiquement dans la ligne suivante. En cas d'erreur, il est possible d'annuler le règlement multiple en cliquant sur. CAS D'UN REGLEMENT MULTIPLE AVEC SOLDE INFERIEUR AU M ONTANT DU Dans ce cas, cliquer sur le bouton <Dette> sur l'écran de saisie caisse pour enregistrer la dette. Le montant est automatiquement affiché. Il suffit de renseigner le libellé. Sortie du ticket de caisse ou d'une facturette Après avoir renseigné le mode de règlement, taper sur <Entrée>. Une nouvelle fenêtre s'affiche : Edition du ticket de caisse Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

12 Sélectionner le type d'édition souhaité dans la rubrique "Editions" : ticket, facturette avec édition du chèque ou non ou rien selon le périphérique paramétré dans le poste caisse. Le ticket portera le n indiqué dans les constantes du dossier, chapitre Caisse dans la zone "Prochain n d'ordre". La rubrique "Informations chèques" sert pour la remise en banque. En cas d'impression du chèque, un message avertit le caissier pour mettre en place le chèque dans l'imprimante. Le montant est alors édité avec des étoiles devant. Dans la zone "Informations chèques", il est possible de saisir des renseignements. Cliquer sur le bouton jaune <Editer>. Edition d'une facturette Sélectionner l'édition <Facturette> puis sélectionner un client dans le fichier client existant par <F4> ou saisir un client non existant. Comment gérer les retours client? Sélectionner dans l'en tête de la saisie caisse le bouton <Retour>. Une icône article. s'affiche devant la ligne Sélectionner l'article qui est retourné. Cet article est remis automatiquement en stock. Appuyer sur la touche <Echap> si la saisie est terminée. Dans ce cas, une fenêtre "Mode de remboursement" s'affiche. Choisir un mode de remboursement. Le mode de remboursement choisi s'affiche en bleu. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

13 MODE DE REMBOURSEMENT "AVOIR" Le montant de l'avoir apparaît automatiquement. Il suffit de saisir un libellé puis de valider en cliquant sur le bouton correspondant. MODE DE REMBOURSEMENT "DECAISSEMENT" Le montant du décaissement apparaît automatiquement. Sélectionner le mode de règlement utilisé pour le remboursement (CB ou espèces) puis valider en cliquant sur le bouton correspondant. MODE DE REMBOURSEMENT "CLIENT EN COMPTE" Le montant apparaît automatiquement Sélectionner le client dans la liste affichée par <F4>. Cette liste fait référence au fichier client. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

14 Comment gérer les bons de réduction? Sélectionner dans l'en tête de la saisie caisse le bouton <Bon de réduction>. Une icône ligne article. s'affiche devant la Sélectionner dans la liste affichée par <F4> l'article sur lequel le bon de réduction s'applique. (le stock restera inchangé) Comment gérer les articles gratuits? Sélectionner dans l'en tête de la saisie caisse le bouton <Gratuit>. Une icône article. s'affiche devant la ligne Sélectionner dans la liste affichée par <F4> l'article gratuit. Comment gérer les ventes de clients en compte? Lors d'une vente de client en compte, il n'y a pas d'encaissement. La vente est transférée dans un compte client. Il est toutefois possible d'encaisser la vente en utilisant le choix Encaissement / Client en compte (Cf Encaissements / Décaissements). Effectuer la saisie des articles Appuyer sur la touche <Echap> Cliquer sur le bouton <Client en compte>. Une fenêtre "En tête BL/Facture" s'affiche. Sélectionner un client dans la liste affichée par <F4>. Cette liste fait référence au fichier client. Valider l'en tête à l'aide du bouton correspondant. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

15 Dans ce cas, il est possible d'éditer un BL ou une facture. Autres fonctions disponibles D'autres fonctions sont disponibles à partir de l'écran de saisie caisse. Il s'agit de : Remises Exonération TVA Conditions de vente appliquées à un client spécifique Changement de caissier Les remises Pour appliquer une remise, il suffit de cliquer sur le bouton <Remise>. Il devient bleu. Saisir le taux de remise à appliquer. Si des lignes de vente ont été saisies avant l'application de cette remise, celle ci ne sera pas prise en compte. Elle ne s'appliquera qu' à partir de la prochaine ligne de vente créée. Tant que la remise s'applique, le bouton reste bleu. Elle pourra être supprimée en cliquant de nouveau sur le bouton ou au changement de ticket. Client en compte Cliquer sur le bouton <Client en compte> pour attribuer les conditions de vente à appliquer pour un client. Sélectionner le client dans la liste affichée par <F4>. Le nom du client apparaîtra alors sur l'écran de saisie caisse au dessus du bouton <F8> - Options. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

16 Exonération TVA Cliquer sur le bouton <Exonération TVA> Confirmer la demande en cliquant sur <OK> Dans ce cas, la totalité de la vente s'effectuera sans TVA. A noter que cette exonération s'applique uniquement pour le ticket en cours. Changement de caissier Pour changer de caissier, cliquer sur le bouton <Changement de caissier> ou utiliser la touche <F5>. Si des lignes de vente sont en cours de saisie, une demande de confirmation est affichée. Le ticket est alors mis en attente. Il est possible de mettre un seul ticket en attente. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

17 2.3. La gestion de l'historique des tickets Une fois saisis, les tickets sont conservés et peuvent être rappelé s pour être modifiés ou réédités ou encore supprimés. Comment modifier un ticket? Le rappel d'un ticket transféré en comptabilité est impossible. Cliquer sur le bouton <F10 Rappel ticket>. La liste des tickets s'affiche. Des critères de sélection permettent une recherche plus rapide. Pour faciliter la recherche d'un ticket, la touche <F6> permet de rechercher les tickets contenant un article précis sur tous les postes caisse. Double cliquer sur un ticket. Le ticket appelé s'affiche à l'écran avec les lignes articles ainsi que le net à payer. Un message apparaît. Cliquer sur <Oui>. Le fait de rentrer en modification du ticket annule le règlement. Si le ticket rappelé est réglé en arrhes ou avoirs, les arrhes ou avoirs correspondants sont automatiquement créés. Comment supprimer un ticket? La procédure est la même que pour la modification d'un ticket par le bouton <F10 Rappel ticket> Il suffit ensuite de supprimer une à une lignes du ticket puis de confirmer la suppression du ticket. Comment rééditer un ticket? Cliquer sur le bouton <F9 Réédition> ou <F10 Rappel ticket> en réédition. La liste des tickets en réédition s'affiche. Pour faciliter la recherche d'un ticket, la touche <F6> permet de rechercher les tickets contenant un article précis. Une réédition d'un ticket archivé est possible en cliquant sur <Recherche sur historique>. Choisir la réédition d'un ticket ou d'une facturette. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

18 3. LES ENCAISSEMENTS / DECAISSEMENTS Tous les encaissements / décaissements ne correspondant pas à une vente et à un règlement de ticket sont à saisir dans le menu Caisse aux choix Encaissements / Décaissements / dettes / avoirs / arrhes. A l'entrée dans les encaissements et décaissements, une fenêtre d'identification du caissier s'ouvre. Si l'option "Saisie code caissier" a été cochée dans les constantes du dossier, chapitre Caisse, alors il faut saisir le code caissier puis éventuellement un mot de passer et cliquer sur <Valider> Si l'option "Saisie code caissier" n'a pas été cochée dans les constantes du dossier, chapitre Caisse, alors il suffit de cliquer sur <Valider> Les encaissements Les encaissements correspondent à toutes les opérations d'entrée dans le poste caisse. Ceux ci peuvent être de nature différentes. Voici ceux gérés par le module Caisse : Règlement de dette Versement d'arrhes Client en compte Règlement d'une dette Sélectionner la dette à régler Saisir un mode de règlement Saisir un montant reçu. Encaissement des crédits d'un client en compte Il s'agit ici d'enregistrer les crédits, avances ou impayé des clients. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

19 Sélectionner un type d'opération (crédit, impayé ou avance permanente). Sélectionner un client dans la liste affichée par <F4>. Sélectionner un mode de règlement Si le mode de règlement est un chèque, il est possible de renseigner les éléments présentés dans le cadre "Informations chèque" : la banque, le n du chèque et le nom de l'émetteur du chèque Saisir le montant encaissé Cliquer sur <Valider> pour enregistrer l'opération Les décaissements Les décaissements correspondent à toutes les opérations de sorties du poste caisse. Ceux ci peuvent être de nature différente. Voici ceux gérés par le module Caisse : Divers Arrhes Avance permanente Paiement fournisseur Décaissements divers Il peut s'agir de pourboires par exemple. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

20 Sélectionner un motif de décaissement dans la liste affichée par <F4>. Les motifs de décaissement auront préalablement été créés dans le menu Paramétrage. Sélectionner un mode de règlement Saisir un montant Il est autorisé de saisir un montant négatif : dans ce cas, ce dernier sera remis en caisse. Cliquer sur <Valider>. Remboursement d'avance permanente Sélectionner dans la liste une avance permanente. La date par défaut est toujours la date du jour (il n'est pas possible de la modifier). Sélectionner le mode de règlement par lequel le remboursement sera effectué Le montant payé apparaît automatiquement. Cliquer sur <Valider> Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

21 Paiement fournisseur Sélectionner un fournisseur dans la liste des fournisseurs créés préalablement. Sélectionner un mode de règlement.(seules les règlements en espèces peuvent être sélectionnés). Saisir un montant Cliquer sur <Valider> 3.3. Comment gérer les arrhes? Le module Caisse gère le versement d'arrhes ainsi que le remboursement d'arrhes. Le versement d'arrhes Rejoindre le choix "Encaissement" dans le menu Caisse. Cliquer sur le bouton en bleu <Versement d'arrhes> Sélectionner un mode de règlement dans la liste affichée par <F4>. Saisir le montant des arrhes reçues Saisir un libellé caractérisant le versement effectué. Cliquer sur <Valider> pour enregistrer le versement. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

22 Le remboursement d'arrhes Rejoindre le choix "Décaissement" dans le menu Caisse. Cliquer sur <Arrhes> Lorsque la liste des arrhes versées est longue, il est possible de trier sur le libellé Sélectionner l'arrhes à rembourser Sélectionner le mode de règlement Cliquer sur <Valider> pour enregistrer le remboursement. Le versement d'arrhes disparaît alors de l'écran Liste des dettes accordées / arrhes encaissées / avoirs émis Ces listes sont à utiliser pour la saisie en dehors des mouvements de caisse. Il peut s'agir par exemple d'une annulation d'arrhes, Liste des dettes accordées INSERER UNE NOUVELLE DETTE ACCORDEE Cliquer sur le bouton <Insérer> Saisir les éléments demandés puis cliquer sur <Valider> MODIFIER UNE DETTE ACCORDEE Cliquer sur le bouton <Modifier> Effectuer les modifications souhaitées puis cliquer sur <Valider> ANNULER UNE DETTE ACCORDEE Se placer sur une dette Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

23 Cliquer sur le bouton <Supprimer> puis <Valider> Liste des arrhes encaissées Cf Mode de fonctionnement des dettes accordées Liste des avoirs émis Cf Mode de fonctionnement des dettes accordées Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

24 3.5. Edition de la liste des opérations La liste des encaissements et des décaissements peut être éditée à partir du menu Edition / Liste des opérations. 4 types d'opérations peuvent être éditées : encaissements (ventes) dettes accordées avoirs émis clients en compte Cliquer sur l'un des boutons pour sélectionner une opération. Le bouton de l'opération sélectionnées deviendra bleu. 1. Paramètres Sélectionner un code caisse. Laisser la zone à blanc pour sélectionner toutes les caisses. Il est possible de demander l'édition sur une période donnée en bornant les zones "Date début" et "Date fin". Par défaut, la date du jour est affichée dans ces zones. Sélectionner un mode de règlement Il est possible de prendre en compte les opérations déjà archivées en cochant la case correspondante. 2. Sortie L'édition peut se faire sur écran ou sur imprimante. Dans le cas d'une édition sur imprimante, renseigner le nombre d'exemplaires puis sélectionner une imprimante dans la liste affichée par <F4>. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

25 4. LE JOURNAL DE CAISSE ET LE TRANSFERT EN COMPTABILITE 4.1. Paramétrage du transfert de caisse Les codes journaux Avant tout transfert en comptabilité, il est nécessaire de paramétrer les codes journaux. Cette opération est à effectuer au menu Paramétrage, choix Constantes du dossier, chapitre Caisse / Transfert en compta. Dans cette fenêtre doivent être paramétrés : Un code journal de caisse Un compte de caisse Un compte de vente comptant Un compte de frais divers Un code ventilation comptable Un compte de dettes accordées / réglées De type trésorerie 530xxxxx 701xxxxx (par défaut) Sinon il s'agit du compte issu du un compte de classe 7 code ventilation. 628xxxxx (par défaut) un compte de classe 6 pour les décaissements dont le compte n'est pas précisé dans le motif de décaissement 1 par défaut 461xxxxx, compte de tiers Un compte des avoirs émis 4191xxxx ou compte de type client 01xxxxx sur un collectif 419 Un compte des arrhes encaissées 4191xxxx ou compte de type client 01xxxxx sur un collectif 419 Un code de ventilation TVA Sert à déterminer les ventilations des ventes comptoir et le taux de TVA à associer aux ventes caisses Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

26 4.2. Gestion des remises en banque La gestion des remises en banque permet, par mode de règlement, de saisir les montants à remettre. Elle s'effectue par jour pour un ou tous les postes caisses. Une seule et unique remise peut être effectuée par jour. Il n'est pas possible par exemple de remettre le matin les espèces et le soir les chèques. Le nombre de banques accessibles dépend du paramétrage des banques du dossier. Paramétrages préalables Les modes de règlement Cf Gestion des ventes comptoirs. Les banques La création des banques est nécessaire pour effectuer une remise en banque. Si des intervenants de type "banque" ont été créés dans les constantes générales de QuadraPARAMETRAGE, la touche <F4> permet d'en afficher la liste. Si les banques n'ont pas été créés en intervenants dans QuadraPARAMETRAGE, ils peuvent être créés ici : Se placer en mode "Création" Taper un code intervenant banque sur 15 caractères maximum Utiliser la touche <Tab> pour se déplacer sur la zone et entrer un Relevé d'identité Bancaire. Pour en faciliter la saisie, le RIB est structuré en 5 caractères pour le code banque, 5 caractères pour le code agence, 11 caractères pour le n de compte et 2 caractères pour la clé. Se déplacer sur la zone suivante et saisir un n d'émetteur pour les virements. Il s'agit d'un n sur 6 caractères fourni par la banque. Saisir un code journal pour les transferts La saisie d'un n de compte associé au journal sera nécessaire pour effectuer une remise en banque de la caisse. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

27 Gestion des remises en banque Rejoindre le menu Caisse puis choisir "Remise en banque". Définition de la date de remise en banque La date du jour s'affiche par défaut. Il est possible de modifier la date. Le bouton <Initialisation des remises en banque > est à utiliser uniquement pour ne pas prendre en compte les règlements avant une date donnée. Il faut dans ce cas saisir une date limite. Attention! Les règlements effectuées avant cette date (incluse) seront considérés remis en banque et ne seront pas pris en compte pour les remises en banque à venir. Remise en banque des chèques Se placer sur une colonne banque et taper <Entrée> ou cliquer sur le bouton <Sélectionner> Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

28 La liste des chèques est affichée avec la possibilité d'en sélectionner quelques uns à l'aide de au choix : un double clic les touches <+> et <-> le bouton <Tout sélectionner> Il est possible d'ajouter des informations supplémentaires sur la banque émettrice du chèque, le n de chèque, le nom de l'émetteur en se plaçant sur la zone puis en tapant <Entrée>. En bas de l'écran sont mentionnés dans les zones surlignées en jaune : Le total non pointé Le total pointé pour la banque sélectionnée Le montant total des chèques à remettre Il est possible d'obtenir une édition de la remise de chèque en cliquant sur le carré bleu dans le coin supérieur gauche du tableau. Remise en banque des espèces Se placer sur une colonne banque et double cliquer Saisir le montant à remettre dans la ou les banques. Le solde s'actualise automatiquement et est alors à répartir entre les différents fonds de caisse (s'il y a plusieurs caisses) pour J+1. Remise en banque des règlements autres les chèques ou les espèces Se placer sur une colonne banque et double cliquer Seule la totalité du montant peut être remis. En cas d'erreur, utiliser le bouton <Annuler la sélection>. Cliquer sur le bouton <Valider> pour valider la remise en banque Suivi des fonds de caisse Le suivi des fonds de caisse peut s'effectuer de 2 façons : Soit en saisissant chaque jour un fond de caisse au menu Caisse Soit en utilisant la remise en banque des espèces Saisie du fond de caisse Rejoindre le menu Caisse et choisir "Fond de caisse". Une fenêtre d'identification du caissier peut s'afficher avant d'entrer en saisie du fond de caisse si l'option "Saisie code caissier" a été cochée dans les constantes du dossier, chapitre Caisse, alors il faut saisir le code caissier puis éventuellement un mot de passer et cliquer sur <Valider>. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

29 La date affichée est la date du jour. Il n'est pas possible de la modifier. Sélectionner un code caisse Saisir un libellé clair Saisir un montant Cliquer sur <Valider> 1./ Ne pas saisir plusieurs montants à la même date. Sinon, ils s'accumulent. 2./ La date du fond de caisse est contrôlée pour éviter des erreurs de saisie. Si la date dépasse de 30 jours la date du jour, la saisie est interdite. Les fonds de caisse existants peuvent être rappelés soit pour effectuer une correction en cas d erreur soit pour être supprimés. Dans ce cas, la suppression s obtient en remettant le montant à 0. Répartition du solde des espèces après remise en banque des espèces Cette répartition se fait au menu Caisse, choix Remise en banque. La date de remise en banque est la date du jour. Elle est modifiable. Sélectionner éventuellement un poste caisse. Laisser la zone à blanc pour sélectionner toutes les caisses. Se placer sur une colonne banque et double cliquer. Saisir ensuite le montant à remettre dans la ou les banques au choix. Le solde s'actualise automatiquement. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

30 Lorsqu'il reste un solde après la remise en banque, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Il s'agit de la répartition du solde en espèces dans les différents fonds de caisse. Il suffit alors d'effectuer la répartition puis de valider. 1/. Si la remise en banque est faite le soir, mettre la date du lendemain pour le fond de caisse. 2/. Si la remise en banque est faite le matin, mettre la date du jour pour le fond de caisse. Le solde en espèces doit être réparti en totalité pour générer les fonds de caisse Le transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité de la caisse, disponible au menu Caisse, choix "Transfert en compta" permet de transférer les mouvements de caisse ainsi que les remises en banque. Edition du journal de caisse : Récapitulatif L'édition du journal de caisse permet d'éditer un récapitulatif des mouvements de caisse d'un ou plusieurs caissiers à une date donnée. Aller au menu Editions, choix "Journal de caisse". Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

31 Le transfert en comptabilité des mouvements de caisse Avant d'effectuer un transfert en comptabilité, toutes les fenêtres du module Caisse doivent être fermées. Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

32 Choisir le type de transfert : réel ou séquentiel. La date du transfert est par défaut la date du jour. Il est conseillé de cocher l'option "Archivage dans l'historique" permettant de conserver dans l'historique les tickets. Les zones "chemin d'accès" ainsi que "n de dossier" sont grisées. Elles proviennent du paramétrage des constantes du dossier, chapitre Dossier / Transfert en compta. Une fois transférés en comptabilité, les tickets ne peuvent plus être modifiés. Le transfert s'effectue en 3 parties : 1. LES RECETTES Recettes de caisse TTC DEBIT CREDIT Compte de vente HT (compte de classe 7) et compte de TVA (4457) Règlement clients en compte Règlement dettes comptoir Avoirs émis Arrhes encaissés 2. LES DEPENSES DEBIT Dépenses de caisse (compte de classe 6) CREDIT Compte de caisse (531xxxxx) 3. LES REGLEMENTS AUTRES QUE LES ESPECES DEBIT Règlements autres que les espèces (classe 58) CREDIT Remboursements d'avoirs (décaissements par carte bleue) Compte de caisse (531xxxxx) correspondant au fond de caisse total. Transfert en comptabilité de la remise en banque Lors du transfert en comptabilité suivant une remise en banque validée, les écritures de remise en banque sont automatiquement générées. DEBIT CREDIT Compte de banque (512xxxxx) Compte de caisse (531xxxxx) REGLEMENT EN ESPECES DEBIT Compte de banque (512xxxxx) CREDIT Compte de virement de fond (58xxxxxx) AUTRES MODES DE REGLEMENTS Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

33 ANNEXES ANNEXE 1 : Gestion de la confidentialité Une confidentialité peut être créée pour une meilleure sécurisation du module Caisse. Cette confidentialité peut s'effectuer sur 3 niveaux : Code d'accès pour le caissier Restrictions d'accès aux menus du module Restrictions d'accès aux fonctions Cf Documentation technique "Mise en place de la confidentialité dans QuadraFACT" disponible dans le produit au menu? / A Propos de QuadraFACT / Bouton <Documentation>, rubriques "Documentations techniques". Restrictions d'accès aux fonctions 3 mots de contrôle sont disponibles actuellement pour restreindre l'accès aux fonctions : FSAICAIS1 Modification d'une ligne de caisse FSAICAIS2 Suppression d'une ligne de caisse FSAICAIS3 Modification d'un ticket de caisse FCAISSE1.9 Mot de passe en fonction du n de caisse Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

34 ANNEXE 2 : Gestion des tarifs caisse Il est possible d'attribuer un tarif caisse spécifique à un article dans le menu Tarif au choix "Gestion des tarifs". Cocher la case "Tarif caisse". Dans ce cas, $$CAISSE$$ s'affiche dans la zone code client. Sélectionner ensuite le code article Saisir le tarif applicable pour la caisse. Cliquer sur <Sauver> Lors de la saisie caisse, le tarif appliqué sera ce tarif spécifique : Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

35 Annexe 3 : Gestion des masques Les masques de caisse livrés ne sont pas réalisés avec l'éditeur de masque. Paramétrage des masques par défaut Pour les imprimantes de caisse de type EPSON sous XP, le driver générique pour les imprimantes T-750 convient pour les imprimantes TM66, TM88, TM950 (ticket, journal, chèque). Par contre le driver livré avec Windows 98 ce driver ne semble pas convenir. Il faut récupérer sur Internet sur le site d'epson les drivers corrects, ou mettre un driver de type générique texte (qui fonctionne dans pratiquement tous les cas). Il existe 3 masques ticket modèle : Avec fonte uniforme QfCaisT0.txt Avec gestion de zones en gras QfCaisT1.txt Modèle TMU950 QfCaisT2.txt Un modèle de facturette pour TMU 650 QfCaisF0.txt Un modèle chèque unique QfCaisC.txt Dans le cas d'une imprimante EPSON pour laquelle on ne dispose pas sur le poste d'un pilote installé, ajouter une imprimante générique texte sera suffisant. Pour les imprimantes de caisse, penser à vérifier PERIF.txt, elles doivent être de type MAT66. Dans le cas où le poste caisse dispose d'un afficheur et d'un tiroir caisse, penser à vérifier que le modèle de ticket choisi comporte des sections dédiées à l'afficheur et au tiroir. Le masque ticket Une commande à point est gérée dans les masques matriciels : la commande MMM qui permet d'envoyer directement à l'imprimante une suite de code ASCII en décimal, séparés par des virgules. Tiroir caisse et afficheur Le tiroir caisse et l'afficheur se gèrent par des séquences..mmm. Elles doivent être présentes dans le masque ticket et/ou le masque de facturette. Copier l'un des modèle de masque de ticket situé dans \quadra\pgm 32 dans le groupe (\quadra\database\fact\nom_groupe). Ouvrir le modèle SEQUENCE D'OUVERTURE DU TIROIR CAISSE QFCAIST2.TXT Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

36 SEQUENCES DE L'AFFICHEUR QFCAIST2.TXT Imprimante chèque Pour utiliser l'imprimante chèque, copier le fichier CfCaisC.txt situé dans \quadra\pgm dans le groupe (\quadra\database\fact\nom_groupe). Ouvrir le fichier par le bloc note Remplacer les xxxxxxxxxx par la saisie de l'ordre du chèque et la date et le lieu (cf écran ci dessous). Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37

37 Lieu Ordre du chèque Mise en place du module Caisse dans QuadraFACT QF_Caiss.pdf Mise à jour 22/10/ /37