Guide Utilisateur CPS

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1 Guide Utilisateur CPS

2 Date de réalisation 26/01/06 Version Version Auteurs Résumé Société Solen Guitter, Marc-Aurèle Darche Ce guide décrit les fonctionnalités du portail CPS. Il permet de prendre en main le logiciel pour une utilisation courante et de maîtriser les fonctions fondamentales de gestion fonctionnelle de l'application. Nuxeo mél Web Droits Licence Contact commercial Copyright 2006 Nuxeo Vous avez la permission de copier, de distribuer et/ou de modifier ce document selon les termes de la GNU Free Documentation License, Version 1.1 telle que publiée par la Free Software Foundation ( avec comme texte de couverture (Front Cover Text) «Guide utilisateur CPS», comme texte de 4ème de couverture (Back Cover Text) «Vous êtes libres de copier et de modifier ce manuel, comme tout le logiciel et la documentation libres produits par la société Nuxeo», et comme section invariante (Invariant Section) la section «Support commercial». Nuxeo rue du Soleillet Paris Nuxeo /71

3 Sommaire Guide utilisateur CPS 1 Introduction Premier contact avec CPS Se connecter au portail S'authentifier Réinitialiser son mot de passe Réinitialiser son mot de passe Retrouver son nom d'utilisateur Modifier son mot de passe Se déconnecter Se déplacer dans le portail Onglets Arbre de navigation Fil d'ariane Les menus Les espaces Deux types d'espaces Espaces de travail Espaces collaboratifs Espaces personnels Rubriques Gérer les espaces Créer un espace Voir le contenu d'un espace Organiser le contenu d'un espace Modifier les méta-données d'un espace Supprimer un espace Les rôles Rôles globaux Rôles locaux Rôles locaux dans les espaces de travail Rôles locaux dans les rubriques Groupes Gérer les rôles locaux Attribuer des rôles locaux Modifier les rôles locaux Supprimer des rôles locaux Bloquer l'héritage des rôles Gérer les documents avec CPS Gérer les documents dans un espace Créer un nouveau document Voir un document Modifier un document Modifier Modifier en ligne Modifier les méta-données Créer une nouvelle version...29 Nuxeo /71

4 5.1.5 Consulter l'historique d'un document Supprimer un document Commentaires Autoriser/Interdire les commentaires Ajouter un commentaire Gérer les commentaires Publication Soumettre un document Valider un document Rejeter un document Dépublier un document Documents disponibles Fichier Brève Document Web Bloc de lien Bloc Texte et image Fichier attaché Animation Flash Lien Archive Zip HTML Blog Créer un blog Créer un billet FAQ (Foire Aux Questions) Créer une FAQ Ajouter une question Forum Créer un forum Rôles sur le forum Posteur Modérateur Participer Créer un nouveau fil Répondre à un message Modérer Publier un message Rejeter un message Dépublier un message Supprimer un message Verrouiller un fil Glossaire Créer un glossaire Ajouter un terme Photothèque Créer une photothèque Ajouter une image Les services CPS Nuxeo /71

5 7.1 Recherche Recherche simple Recherche avancée Les annuaires Alertes et abonnements Alertes mél Créer une alerte Gérer les alertes Abonnements S'abonner à un événement Consulter ses abonnements Modifier ses abonnements Se désabonner Désabonnement par mél Désabonnement sur le portail Réflexes en cas de problème Support commercial...77 Nuxeo /71

6 1 Introduction Nuxeo CPS (Collaborative Portal Server) est un progiciel libre d'ecm (Enterprise Content Management) publié sous licence GPL et réalisé au dessus du serveur Zope. Il permet d'allier, sur un même portail, travail collaboratif et gestion de contenu, c'est-à-dire création en commun de documents et diffusion de ces documents. CPS est basé sur deux principes de fonctionnement : la distinction entre espaces de travail et rubriques, et les rôles attribués aux utilisateurs. CPS est composé de trois espaces principaux. L'espace de travail principal est composé de sous-espaces de travail. Il est réservé à la création et à la modification des documents. L'espace de publication est composé de rubriques. Les rubriques sont uniquement destinées à la publication. C'est là que les documents créés dans les espaces de travail sont diffusés auprès du public. Il n'est pas possible de créer ou de modifier de documents directement dans une rubrique. L'espace personnel est un espace de travail réservé à l'utilisateur. L'accès aux différents espaces est déterminé par les rôles attribués aux utilisateurs. Au moins un responsable est désigné pour chaque espace de travail ou rubrique. Il donne alors accès au contenu de l'espace aux personnes concernées par le projet. Parmi elles, certaines peuvent modifier et valider les documents, alors que d'autres ne peuvent que les consulter et les commenter. Les documents disponibles par défaut sont : la brève : document d'actualité ayant pour pour vocation de diffuser une information et peut être accompagnée d'une image ; le document Web : document flexible pouvant être composé d'un simple texte ou accompagné d'images et de liens vers d'autres sites ; le fichier : fichier mis en ligne sur le site CPS ; le lien : adresse URL vers un page du portail ou un site externe ; l'archive Zip HTML : fichier compressé contenant des fichiers HTML qui peuvent être consultés via votre navigateur Web ; le blog : carnet en ligne dans lequel les utilisateurs peuvent partager leurs remarques sur des sujets précis ; la FAQ : Foire Aux Questions permettant de répondre aux questions récurrentes des utilisateurs ; le forum : espace de discussion organisé autour de fils de discussion ; le glossaire : ensemble de définitions ; la photothèque : bibliothèque d'images ; le wiki : ensemble de pages pouvant être créées et modifiées librement par tous les utilisateurs de l'espace. Nuxeo /71

7 Pour se tenir informé de l'évolution du contenu du portail, les utilisateurs disposent d'un service d'alertes et d'abonnement. Ils peuvent donc choisir d'être avertis par mél lorsqu'un document est modifié, publié ou dépublié. Un annuaire des membres est également disponible afin de faciliter la recherche des membres. Ce guide présente l'utilisation des différentes fonctionnalités par défaut de CPS et vous accompagne dans la prise en main de CPS. Les fonctionnalités livrées dans des packs séparés sont présentées dans d'autres guides. Nuxeo /71

8 2 Premier contact avec CPS 2.1 Se connecter au portail S'authentifier Pour partager, publier et commenter des documents sur le portail, vous devez avoir un compte utilisateur. Un visiteur non-identifié peut uniquement consulter les contenus publiés dont l'accès est autorisé aux visiteurs anonymes. Dès lors que vous êtes inscrit, vous possédez un nom d'utilisateur et un mot de passe, qui vous permettent de vous identifier sur le portail. Pour vous authentifier : 1. Connectez-vous au portail et cliquez sur le lien Authentification de la page d'accueil. Figure 1 - Lien Authentification de la page d'accueil 2. Tapez vos Nom d'utilisateur et Mot de passe, puis cliquez sur le bouton «Me connecter». Figure 2 - S'authentifier L'authentification réussie : La page d'accueil du portail s'affiche L'authentification échoue : Le message ci-dessous s'affiche. Nuxeo /71

9 Réessayez alors de vous identifier en répétant l'étape 2. Si l'authentification échoue à nouveau, contactez l'administrateur du portail Réinitialiser son mot de passe Réinitialiser son mot de passe Si vous avez oublié votre mot de passe, vous devez le réinitialiser. Pour des raisons de sûreté, il n'est pas possible de se faire rappeler son mot de passe. Il faut le réini - tialiser. Pour réinitialiser votre mot de passe : Figure 3 - Message d'échec de l'authentification 1. Sur la page d'authentification, cliquez sur le lien «J'ai oublié mon mot de passe». 2. Tapez votre nom d'utilisateur ou votre adresse mél, puis cliquez sur le bouton «Demander la réinitialisation du mot de passe». Figure 4 - Demander la réinitialisation du mot de passe Un mél est alors envoyé à l'adresse de mél indiquée lors de la création de votre compte utilisateur, afin de s'assurer que vous avez bien demandé la réinitialisation de votre mot de passe et que personne ne tente de pirater votre compte. 3. Cliquez sur le lien contenu dans le mél. Une page de confirmation de la réinitialisation du mot de passe s'ouvre. 4. Cliquez sur le bouton «Réinitialiser mon mot de passe». La page d'authentification s'ouvre. Votre nouveau mot de passe est inscrit dans le bandeau jaune situé en haut de la page. 5. Tapez votre nouveau mot de passe et cliquez sur le bouton «Me connecter». Vous êtes maintenant connecté au portail. Vous pouvez aller modifier votre de passe pour le personnaliser (voir la section Modifier son mot de passe, p.10) Retrouver son nom d'utilisateur Il n'est pas possible de réinitialiser un nom d'utilisateur. Nuxeo /71

10 La plupart des organisations créent de noms d'utilisateurs qui prennent des formes normalisées, comme «prénom.nom» ou «première lettre du prénom suivie du nom». Par exemple, le nom d'utilisateur de Jean Martin sera probablement jean.martin ou jmartin. Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur, essayez les formes ci-dessus ou les fomes normalisées de votre organisation. Si ces noms d'utilisateurs ne sont pas valides, demandez à l'administrateur du portail de vous le retrouver ou de vous créer un nouveau compte Modifier son mot de passe CPS vous offre la possibilité de modifier le mot de passe qui vous été donné lors de votre inscription au portail. Pour modifier votre mot de passe : 1. Une fois identifié sur le portail, cliquez sur «Préférences», dans le menu global. Figure 5 - Menu de l'utilisateur Votre fiche personnelle s'affiche. Figure 6 - Fiche personnelle 2. Dans le menu de la fiche, cliquez sur «Modifier». 3. Dans le formulaire «Membres : Modifier», tapez et confirmez votre nouveau mot de passe, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer». 4. Votre nouveau mot de passe est activé. Vous devez l'utiliser dès votre prochaine connexion au portail. Nuxeo /71

11 Figure 7 - Modifier votre mot de passe Se déconnecter Lorsque vous avez terminé de travailler sur le portail, fermez votre session avant de fermer votre navigateur. Pour vous déconnecter, cliquez sur le lien «Déconnexion» dans le menu global. 2.2 Se déplacer dans le portail CPS dispose de plusieurs moyens de se déplacer sur le portail Onglets Situés en haut de la page, les onglets ne permettent que de pénétrer dans les espaces de travail et de publication principaux et dans votre espace privé. Vous pouvez toujours accéder directement à ces espaces principaux, où que vous soyez sur le portail. Pour vous situer à l'intérieur de ces espaces, utilisez l'arbre de navigation (voir la section Arbre de navigation, p.11). Figure 8 - Les onglets Arbre de navigation L'arbre de navigation se situe sur la partie gauche de l'écran. C'est là que s'affiche l'arborescence du portail depuis l'espace principal dans lequel vous vous trouvez. Grâce à lui, vous savez où vous vous situez dans l'espace que vous visitez. Nuxeo /71

12 Astuce : Tous les noms des espaces qui apparaissent dans cette boîte sont des liens. Cliquez dessus pour vous rendre directement dans la rubrique ou l'espace de travail qui vous intéresse Fil d'ariane Figure 9 - Arbre de navigation On appelle fil d'ariane la suite de liens qui indique l'emplacement de l'espace ou du document que vous consulter depuis la racine du site. Celui-ci se situe en haut de la page. Vous pouvez l'utiliser pour remonter le chemin que vous avez parcouru depuis la racine du portail. Figure 10 - Fil d'ariane 2.3 Les menus Vous disposez de deux menus différents. Un menu global, situé en haut de la page, au dessus des onglets. Les actions de ce menu sont toujours les mêmes, où que vous soyez sur le portail et quel que soit votre rôle. Figure 11 - Menu statique Un menu local, situé entre le fil d'ariane et le nom de l'espace ou du document consulté. Les actions disponibles changent en fonction de votre rôle dans l'espace et du document que vous consultez. Nuxeo /71

13 Figure 12 - Menu contextuel de l'espace de travail principal Nuxeo /71

14 3 Les espaces CPS propose différents espaces virtuels dont le contenu est accessible en fonction de vos besoins et de vos projets. L'accessibilité des espaces est gérée grâce aux rôles attribués aux utilisateurs du portail (voir le chapitre 4 Les rôles, p.21). 3.1 Deux types d'espaces Le principe de fonctionnement de CPS est de distinguer les espaces de travail, dont la vocation est la communication interne, des espaces du publication, destinés à la communication externe. Les espaces de publication sont appelés «rubriques» Espaces de travail C'est dans ces espaces que les collaborateurs conçoivent, proposent, discutent, corrigent des documents. On peut considérer les espaces de travail comme des aires de stockage où les documents créés sont mutualisés. Ce qui ce passe dans les espaces de travail est, a priori, destiné à rester interne. La modularité de CPS permet cependant de rendre ce contenu accessible à un plus large public. Pour faciliter votre organisation, il peut y avoir autant d'espaces et de sous-espaces de travail que nécessaire. Il existe deux types d'espaces de travail : les espaces collaboratifs, qui sont des espaces de travail communs, et les espaces personnels, qui sont privés Espaces collaboratifs Les espaces de travail collaboratifs sont des espaces de travail communs dont le contenu est destiné à être partagé et à évoluer grâce à la participation des membres de l'espace de travail. Lorsque les documents des espaces collaboratifs sont terminés, ils peuvent être publiés dans une rubrique. Vous êtes libre de l'organisation des espaces collaboratifs, de telles sorte que le portail est totalement adapté à vos projets et à la réalité de votre organisation. Vous pouvez, par exemple, créer un espace pour chaque service. Au contraire, vous pouvez également créer un espace qui permettra aux différents acteurs d'un projet de travailler en commun malgré l'éloignement géographique ou leur appartenance à des services différents Espaces personnels Par défaut, tout membre du portail possède un espace personnel, dans lequel il peut créer, éditer, modifier et organiser ses propres documents. Dans certains cas, l'administrateur du portail peut décider qu'un membre n'ait pas d'espace personnel. Ledit membre utilise alors les espaces collaboratifs dont il est membre. Nuxeo /71

15 Cet espace personnel porte par défaut vos nom et prénom. Vous pouvez le renommer en modifiant ses méta-données (voir la section Modifier les méta-données d'un espace, p.18). Cet espace vous est strictement réservé et les documents qui y sont créés totalement privés. Vous pouvez toutefois le rendre public, ou y attribuer des rôles locaux à d'autres personnes (voir la section 4.2 Rôles locaux, p.21), qu'elles soient membres du portail ou visiteurs anonymes. Vous pouvez, depuis votre espace personnel, soumettre vos documents à la publication dans toutes les rubriques sur lesquelles vous avez au moins le rôle de lecteur, comme depuis un espace de travail collaboratif. Attention, l'espace personnel n'a pas pour vocation d'être un espace de stockage Rubriques Situées dans l'espace général «espace de publication», les rubriques sont les endroits où l'on place le travail "fini" qu'on met à disposition pour consultation. Vous pouvez restreindre l'accès à ces rubriques, ou au contraire les ouvrir, autant que nécessaire. Vous êtes totalement libre d'organiser les rubriques comme bon vous semble. Cette organisation peut, par exemple, être le reflet de la structure des espaces et sous-espaces de travail. Tous les objets créés dans les espaces de travail sont publiables dans les rubriques. Les seules modifications qu'on peut apporter aux documents dans les rubriques se limitent aux commentaires. Le forum est le seul document que l'on peut créer dans une rubrique. Tous les autres documents doivent être créés dans un espace de travail, puis soumis à la publication dans la rubrique. 3.2 Gérer les espaces Créer un espace Qui? Les responsables d'un espace (voir la section 4.2 Rôles locaux, p.21) Seul l'administrateur du site a le droit de créer des espaces de travail et de publication à la racine du site. Il nomme ensuite des responsables, qui peuvent créer des sous-espaces à l'intérieur de ces espaces-racines. Pour créer un espace : 1. Dans le menu local de l'espace dans lequel vous souhaitez créer un sous-espace, cliquez sur le lien «Nouveau». 2. Dans la liste des types de contenus disponibles, cliquez sur «Espace de travail» si vous êtes dans l'espace de travail ou sur «Rubrique» si vous êtes dans l'espace de publication. 3. Remplissez les champs du formulaire «Créer un(e) Espace de travail». Nuxeo /71

16 Figure 13 - Créer un espace Remarque : les champs obligatoire sont signalés par une astérisque rouge. Titre Description Cacher cet espace dans la navigation Nom de l'espace. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif de l'espace. «Oui» : l'espace n'apparaît pas dans le menu de navigation et n'est accessible qu'en cliquant sur le lien «Gérer le contenu» ou par le moteur de recherche. «Non» : l'espace est visible pour tout les utilisateurs ayant un rôle local dans l'espace parent. 4. Cliquez sur le bouton «Créer» pour valider la création de l'espace. Un message de confirmation s'affiche en haut de la page dans un bandeau jaune Voir le contenu d'un espace Qui? Toutes les personnes ayant accès à l'espace Cliquez sur le nom de l'espace pour voir son contenu. Figure 14 - Contenu de l'espace de travail Vous ne pouvez voir que le contenu de l'espace pour lequel vous avez au moins le rôle de lecteur ou de visiteur Organiser le contenu d'un espace Qui? Les membres/valideurs et responsables de l'espace Nuxeo /71

17 Si vous êtes au moins membre de l'espace, vous pouvez déplacer, modifier et supprimer les documents contenus dans l'espace. Si vous vous trouvez dans un espace de travail, vous pouvez directement organiser le contenu de l'espace. 1. Cliquez sur le nom de l'espace de travail pour voir son contenu. 2. Sélectionnez le ou les objet(s) que vous souhaitez déplacer à l'aide des cases à cocher placées devant le nom des documents ou des sous-espaces, puis cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous souhaitez réaliser. Les actions disponibles sont : Tout sélectionner Couper Copier Coller Changer l'id de l'objet Supprimer Déplacer au-dessus Déplacer en-dessous Déplacer au début Déplacer à la fin Cette action vous évite de cocher manuellement chacune des cases correspondant aux objets. Cette action permet de déplacer l'objet sélectionné dans un autre espace ou sous-espace. Une fois collé dans l'autre espace, l'objet n'apparaît plus dans l'espace d'origine. Cette action permet de déplacer l'objet sélectionné dans un autre espace ou sous-espace. Une fois collé, l'objet apparaît toujours dans l'espace d'origine. Cette action permet de coller un objet dans un nouvel espace ou sous-espace. Ce bouton n'apparaît que lorsque vous avez coupé ou copié un objet. Cette action permet de modifier l'identifiant de l'objet. Lors de la création d'un document ou d'un espace, un nom unique, l'identifiant, est automatiquement créé pour le désigner dans les adresses URL. Attention! Si vous modifiez l'identifiant de l'objet, vous devez également mettre à jour tous les liens pointant vers cet objet. Cette action permet de supprimer du contenu de l'espace. Cette action permet de déplacer l'objet sélectionné juste au-dessus de sa position actuelle. Cette action permet de déplacer l'objet sélectionné juste en dessous de sa position actuelle. Cette action permet de déplacer l'objet sélectionné au début de la liste du contenu de l'espace. Cette action permet de déplacer l'objet sélectionné à la fin de la liste du contenu de l'espace. Le message ci-dessous indique que les modifications sont prises en compte : Nuxeo /71

18 Figure 15 - Message de confirmation de la modification du contenu Modifier les méta-données d'un espace Les méta-données d'un espace sont ses propriétés. Elles font partie intégrante de l'espace, mais ne sont pas visibles. Elles complètent les informations contenues dans l'espace grâce à des données structurées et contribuent à faciliter son signalement. Elles ont en effet pour vocation d'améliorer la recherche. Pour modifier les méta-données d'un espace de travail ou d'une rubrique : 1. Dans le menu local de l'espace, cliquez sur «Méta-données». 2. Dans le formulaire «Modification des méta-données», renseignez les champs que vous souhaitez modifier. Remarque : Les méta-données obligatoires sont signalées par une astérisque rouge. Les méta-données que vous pouvez modifier sont les suivantes : Titre Description Sujet Droits Source Couverture Relation Nom de l'espace Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif de l'espace. Thème sur lequel porte l'espace. Astuce : pour sélectionner plusieurs sujets, cliquez sur les intitulés des sujet en maintenant la touche Ctrl appuyée. Informations sur les droits de reproduction de l'espace. Il s'agit le plus souvent des droits de propriété intellectuelle et du copyright. Références de la ressource dont les documents de l'espace sont dérivés (en totalité ou en partie). Informations sur la portée du contenu de l'espace. Il peut s'agir de la localisation, d'une période ou d'une juridiction (entité administrative par exemple). Lien de forme « qui sert à mettre l'espace en rapport avec d'autres sources d'information. Nuxeo /71

19 Date effective Date d'expiration Activation commentaires Vignette Nom de fichier Date de publication à laquelle les documents de l'espace doivent être publiés. Remarque : Si le valideur valide les documents avant la date effective, les documents seront publiés automatiquement à la date renseignée par le contributeur. En revanche, si la date effective est atteinte et que les documents n'ont pas été validés, les documents ne sont pas publiés. Si aucune date effective n'est indiquée, les documents sont publiés immédiatement après leur validation. Date à laquelle les documents de l'espace ne doivent plus être visibles dans une rubrique. Après cette date, les documents sont dépubliés. Fonction qui permet d'autoriser ou d'interdire la publication de commentaires sur les documents de l'espace. Icône qui s'affiche en face du nom de l'espace. Vous pouvez personnaliser la vignette en chargeant une image. La taille recommandée est de 16x16 pixels. Texte qui constitue le lien pour ouvrir le fichier de la vignette. 3. Renseignez le champ «Raison de la modification», qui permet aux autres membres de l'espace de savoir ce qui a été modifié et pourquoi. Remarque : Ce champ n'est pas visible lorsqu'on consulte l'espace, mais est utilisé dans les alertes mél (voir la section Alertes mél, p.63). Figure 16 - Indiquez pourquoi vous avez modifié les méta-données 4. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour valider les modifications, ou sur le bouton «Enregistrer et voir» pour enregistrer les modifications et avoir un aperçu de l'espace modifié. Un message indique que les modifications sont enregistrées Supprimer un espace Pour supprimer un espace dans l'espace général de travail : 1. Cliquez sur le nom de l'espace dans lequel se trouve l'espace que vous souhaitez supprimer. Nuxeo /71

20 2. Sélectionnez l'espace que vous souhaitez supprimer à l'aide de la case à cocher placée devant son nom, puis cliquez sur le bouton «Supprimer». Le document est supprimé. Figure 17 - Supprimer un espace Nuxeo /71

21 4 Les rôles Tous les utilisateurs du portail ne sont pas autorisés à créer du contenu ou à modifier les documents du portail. Les autorisations sont déterminées par le rôle attribué à chaque utilisateur. Quel que soit l'endroit où une personne se trouve sur le portail, les actions qu'elle peut effectuer sont déterminées par ses rôles. On distingue deux grands types de rôles : les rôles globaux et les rôles locaux. 4.1 Rôles globaux Les rôles globaux sont attribués par l'administrateur uniquement et sont valables sur l'ensemble du portail. Les rôles globaux disponibles sont : Administrateur : c'est lui qui crée les premiers espaces de travail et de publication et délègue par la suite les rôles de responsables pour ces espaces (voir la section 4.2 Rôles locaux, 21). Il est également le seul à pouvoir créer de nouveaux comptes utilisateurs et modifier l'apparence et la configuration du portail. Membre : il s'agit de tout utilisateur authentifié. Un membre du portail peut modifier le contenu du portail, mais cette autorisation est limitée par les rôles locaux qui lui sont attribués. Anonyme : il s'agit de tout visiteur non authentifié. Par défaut, les visiteurs anonymes ne peuvent consulter que les rubriques. Il est toutefois possible de rendre d'autres espaces accessibles aux anonymes. 4.2 Rôles locaux Un rôle local est un rôle qui n'est valable que dans une rubrique ou un espace de travail. Ce rôle local est également valable dans les sous-espaces de travail. Les rôles locaux affinent les rôles globaux. Quel que soit l'endroit du site où vous vous trouvez, les documents sont affichés en fonction du rôle local que vous avez dans l'espace consulté. Vous ne verrez donc que les documents auxquels vous pouvez accéder Rôles locaux dans les espaces de travail Il existe trois rôles locaux au sein d un espace de travail. Ces rôles déterminent la contribution de chacun au travail commun. Responsable : Utilisateur nommé par l'administrateur du portail, il a en charge la gestion de son espace de travail (gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l espace). Il peut lire et modifier tout le contenu de l'espace dont il est responsable. Nuxeo /71

22 Remarque : Vous avez automatiquement le rôle de responsable de votre espace personnel. Membre : Utilisateur déclaré par le responsable de l espace, il peut lire et modifier tout le contenu de l'espace de travail, même les documents qu'il n'a pas créés. Il peut ainsi créer, soumettre et éditer des documents, ajouter des commentaires sur les documents (voir la section 5.2 Commentaires, p.31), créer de nouvelles versions des documents (voir la section Créer une nouvelle version, p.28). Visiteur : Utilisateur déclaré par le responsable de l espace, il ne peut que lire le contenu et ajouter des commentaires aux documents de l espace Rôles locaux dans les rubriques Il existe trois rôles au sein d une rubrique : responsable éditorial, valideur et lecteur. Responsable éditorial : Utilisateur nommé par l administrateur du portail, il a en charge la gestion de sa rubrique (gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l espace). Il a également les même droits que le valideur. Valideur : Utilisateur déclaré par le responsable éditorial, il a pour rôle de vérifier le contenu et la pertinence des documents en attente de publication, puis d'accepter ou rejeter la demande de publication dans sa rubrique. Lecteur : Il n'a que le droit de consulter les documents publiés. 4.3 Groupes L'administrateur peut créer des groupes d'utilisateurs. Il réunit ainsi sous un même nom plusieurs utilisateurs ayant certains points communs (service, projet en cours, etc.). La gestion des rôles locaux est ainsi grandement facilitée car on peut effectuer des recherches sur un groupe entier et donc attribuer en une seule manipulation le même rôle local à tous les membres du groupe. Si seul l'administrateur peut créer des groupes, tous les membres du site peuvent utiliser le critère de groupe pour gérer les rôles ou effectuer des recherches. 4.4 Gérer les rôles locaux Qui? Le responsable de l'espace concerné Attribuer des rôles locaux Attribuer des rôles locaux, c'est donner des droits d'accès plus ou moins limités à certains membres du portail. Pour attribuer un rôle local : 1. Dans le menu local de l'espace, cliquez sur «Droits d'accès». Nuxeo /71

23 2. Recherchez l'utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle. Guide utilisateur CPS Figure 18 - Rechercher un utilisateur Les résultats de la recherche s'affichent. 3. Choisissez l'utilisateur à l'aide de la case à cocher correspondant à son nom, et le rôle à lui attribuer. Figure 19 - Attribuer un rôle local Astuce : Vous pouvez attribuer simultanément le même rôle à plusieurs utilisateurs en effectuant la recherche sur un groupe (voir la section 4.3 Groupes, p.22) ou en sélectionnant plusieurs utilisateurs parmi les résultats de la recherche. 4. Cliquez sur le bouton «Déléguer rôle». L'utilisateur apparaît dans la liste récapitulative des rôles attribués : Figure 20 - Rôles locaux attribués Modifier les rôles locaux Pour modifier un rôle dans un espace : Nuxeo /71

24 1. Dans le tableau «Rôles locaux délégués aux utilisateurs» de l'interface de gestion des rôles locaux, sélectionnez le rôle que vous souhaitez modifier en cochant la case correspondant à l'utilisateur. 2. Sélectionnez le nouveau rôle à attribuer à l'aide de la case à cocher correspondant. 3. Cliquez sur le bouton «Appliquer» Supprimer des rôles locaux Pour supprimer un rôle dans un espace : 1. Dans le tableau «Rôles locaux délégués aux utilisateurs» de l'interface de gestion des rôles locaux, sélectionnez la personne dont vous souhaitez supprimer le rôle local en cochant la case correspondant. 2. Cliquez sur le bouton «Supprimer». Le rôle local est supprimé et la personne n'a plus accès à l'espace Bloquer l'héritage des rôles Les utilisateurs conservent par défaut le même rôle dans l'espace-parent et dans les sous-espaces. Ainsi, le responsable d'un espace de travail sera automatiquement responsable des sous-espaces créés dans son espace. De même, le visiteur d'un espace ne pourra pas créer de documents dans ses sous-espaces. C'est ce qu'on appelle l'héritage des rôles locaux. Il est toutefois possible de bloquer cet héritage. Bloquer l'héritage est particulièrement utile lorsqu'on souhaite qu'un espace ne soit accessible que par une minorité d'utilisateurs. Pour bloquer l'héritage, cliquez sur le bouton «Bloquer» de l'interface de gestion des rôles locaux. Figure 21 - Bloquer l'héritage des rôles locaux Les rôles locaux sont alors réinitialisés et personne n'a plus accès à l'espace, à l'exception du responsable. Les personnes ayant le rôle global «membre» conservent toutefois leurs rôles locaux dans les autres espaces. Il faut ensuite déclarer manuellement les personnes à qui on souhaite donner accès à l'espace dont on vient de bloquer l'héritage. Nuxeo /71

25 Figure 22 - Héritage des rôles locaux bloqué 5 Gérer les documents avec CPS CPS étant un portail de travail collaboratif, il est possible de créer, consulter, modifier et publier des documents. 5.1 Gérer les documents dans un espace Créer un nouveau document Qui? Les responsables et membres d'un espace de travail CPS propose de nombreux types de documents différents (voir le chapitre 6 Documents disponibles, p.37). Il est donc normal que leur création diffère en fonction de leurs caractéristiques. On ne peut créer de document que dans les espaces de travail. Pour ajouter un docu - ment dans une rubrique, vous devez tout d'abord le créer dans un espace de travail, puis le soumettre à la publication. Pour créer un document, cliquez sur «Nouveau», puis reportez-vous au chapitre 6 Documents disponibles, p.37, pour une description détaillée du mode de création de chaque type de document. Après avoir créé votre document, n'oubliez pas de renseigner le plus précisément possible ses méta-données en cliquant sur «Méta-données» dans le menu local du document (voir la section Modifier les méta-données, p.26) Voir un document Qui? Les visiteurs, membres et responsables de l'espace de travail On peut avoir un aperçu du document tel qu'il apparaît lorsqu'on clique sur son titre. Pour voir un document, cliquez sur «Vue» dans le menu local du document Modifier un document Qui? Les membres et responsables de l'espace de travail Le principe du travail collaboratif implique que tous les utilisateurs doivent pouvoir participer au travail commun. Vous pouvez donc modifier les documents disponibles dans les espaces dont vous êtes responsable ou membre. Nuxeo /71

26 Il existe trois façons de modifier un document : la modification simple, qui passe par l'action «Modifier» du menu local, la modification en ligne, et la création d'une nouvelle version. La création d'une nouvelle version, plus sûre que la modification simple ou la modification en ligne, implique la création d'un nouveau document. C'est pourquoi elle fait l'objet d'une section à part entière (voir la section Créer une nouvelle version, p.28) Modifier Pour modifier un document : 1. Cliquez sur «Modifier» dans le menu local. 2. Tapez vos modifications dans le formulaire de modification et chargez le document sur lequel vous avez travaillé si vous modifiez un fichier. Remarque : Pour savoir à quelles informations correspondent les champs du formulaire, reportez-vous à la section consacrée au type de document que vous modifiez (chapitre 6 Documents disponibles, p.37). 3. Renseignez le champ «Raison de la modification» pour indiquer aux autres membres de l'espace ce qui a été modifié et pourquoi. Ce champ n'est pas visible lorsqu'on consulte le document, mais est utilisé dans les alertes mél (voir la section Alertes mél, p.63). 4. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour sauvegarder les modifications ou sur le bouton «Enregistrer et voir» pour sauvegarder les modifications et voir le document. La modification simple est réservée aux petites modifications. Pour les modifications plus conséquentes, nous vous conseillons de créer une nouvelle version (voir la section Créer une nouvelle version, p.28) Modifier en ligne Sur certains types de documents (documents bureautiques, images) vous disposez d'une action «Modifier en ligne». Cette action permet d'éditer le document dans l'éditeur externe correspondant, par exemple OpenOffice.org Writer. 1. Cliquez sur «Modifier en ligne» dans le menu local. L'éditeur externe s'ouvre. 2. Modifiez le document, enregistrez les modifications et fermez l'éditeur externe. Les modifications sont enregistrées directement sur le portail Modifier les méta-données Tout comme un espace, un document contient des méta-données, qui ne sont pas affichées dans le corps du document mais font partie intégrante de celui-ci. Elles peuvent donc également être modifiées. Nuxeo /71

27 Pour modifier les méta-données d'un document : 1. Dans le menu local du document, cliquez sur «Méta-données». 2. Dans le formulaire de modification des méta-données, renseignez les champs que vous souhaitez modifier. Remarque : Les méta-données obligatoires sont accompagnés d'une astérisque rouge. Titre Description Sujet Droits Source Couverture Relation Date effective Date d'expiration Activation commentaires Vignette Nom de fichier Nom du document. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du document. Thème sur lequel porte le document. Astuce : pour sélectionner plusieurs sujets, cliquez sur les intitulés des sujet en maintenant la touche Ctrl appuyée. Informations sur les droits de reproduction du document. Il s'agit le plus souvent des droits de propriété intellectuelle et du copyright. Références de la ressource dont le document est dérivé (en totalité ou en partie). Informations sur la portée du document. Il peut s'agir de la localisation, d'une période ou d'une juridiction (entité administrative par exemple). Lien de forme « qui sert à mettre le document en rapport avec d'autres sources d'information. Date de publication à laquelle le document doit être publié. Remarque : Si le valideur valide le document avant la date effective, le document sera publié automatiquement à la date renseignée par le contributeur. En revanche, si la date effective est atteinte et que le document n'a pas été validé, le document n'est pas publié. Si aucune date effective n'est indiquée, le document est publié immédiatement après la validation. Date à laquelle le document ne doit plus être visible dans une rubrique. Après cette date, le document est dépublié. Fonction qui permet d'autoriser ou d'interdire la publication de commentaires sur le document. Icône qui s'affiche en face du document. Vous pouvez personnaliser la vignette en chargeant une image. La taille recommandée est de 16x16 pixels. Texte qui constitue le lien pour ouvrir l'image de la vignette. Nuxeo /71

28 3. Renseignez le champ «Raison de la modification», qui permet aux autres membres de l'espace de savoir ce qui a été modifié et pourquoi. Ce champ n'est pas visible lorsqu'on consulte le document, mais est utilisé dans les alertes mél (voir la section Alertes mél, p.63). 4. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour sauvegarder les modifications ou sur le bouton «Enregistrer et voir» pour sauvegarder les modifications et avoir un aperçu du document Créer une nouvelle version Qui? Les membres et responsables de l'espace de travail Le portail comporte un système de gestion des versions des documents. Ce système permet à plusieurs personnes de travailler sur un même document sans que le travail des uns n écrase celui des autres. Dans le cas de la modification simple d un document (voir la section Modifier un document, p.25), lorsque les modifications effectuées sont validées, la version précédente du document est écrasée. En revanche, lorsque l on crée une version, toute modification du document donne lieu à la sauvegarde du document initial. On peut donc à tout moment revenir à une version précédente du document et de travailler à nouveau à partir de cette version. Les types documents pour lesquels vous pouvez créer une nouvelle version sont : le fichier, l'image, le lien, la brève, la photothèque, la question fréquemment posée. Pour créer une nouvelle version d'un document : 1. Dans le menu local du document, cliquez sur «Créer une nouvelle version». 2. Dans le formulaire «Créer une version», tapez un commentaire, puis cliquez sur le bouton «Nouvelle version». Figure 23 - Créer une nouvelle version Nuxeo /71

29 Le document est provisoirement verrouillé et une copie (la nouvelle version) est créée dans l'espace de travail. Remarque : Seul l'utilisateur qui a créé la nouvelle version y a accès. Les autres utilisateurs peuvent toujours consulter la version verrouillée, mais ne peuvent pas la modifier. Figure 24 - Création automatique d'une copie et verrouillage de la version d'origine 3. Modifiez la nouvelle version, c'est-à-dire le document non verrouillée, en cliquant sur «Modifier» (voir la section Modifier, p.26). 4. Une fois le document modifié : Validez la nouvelle version : 1. Cliquez sur «Valider la version», dans le menu local du document. 2. Dans le formulaire «Valider la version», tapez un commentaire destiné à indiquer aux autres utilisateurs ce qui a été modifié. Figure 25 - Valider la nouvelle version 3. Cliquez sur le bouton «Valider la version». Le document initial est copié et sauvegardé, et le document que vous venez de modifier devient la version courante du document. Abandonnez la nouvelle version : 1. Cliquez sur «Abandonner la version» dans le menu local du document. 2. Dans le formulaire «Abandonner la version», tapez un commentaire destiné à indiquer aux autres utilisateurs la raison de l'abandon. 3. Cliquez sur le bouton «Abandonner la version». Nuxeo /71

30 Figure 26 - Abondonner la nouvelle version La version sur laquelle vous avez travaillé est supprimée et le document verrouillé de l espace de travail redevient la version de travail. Lorsque vous avez créé et validé une nouvelle version pour un document qui a déjà été publié, il faut soumettre cette nouvelle version. Si le valideur accepte cette nouvelle version, elle remplace l'ancienne version publiée. S'il la rejette, l'ancienne version reste en place dans la rubrique Consulter l'historique d'un document Qui? Les visiteurs/lecteurs, membres/valideurs et responsables de l'espace Avec le service de suivi des versions, CPS intègre naturellement un historique des documents. L'historique affiche la version courante du document, le récapitulatif des actions réalisées sur le document et les versions archivées. Vous pouvez ainsi consulter les versions antérieures d'un document. Pour consulter l'historique, cliquez sur le lien «Historique» du menu local. Figure 27 - Historique d'un document Si vous êtes membre ou responsable de l'espace, vous pouvez choisir de faire repasser une version archivée en version courante. Nuxeo /71

31 1. Dans la liste des versions archivées de l'historique, cliquez sur le lien «Revenir à cette version» de la version archivée que vous souhaitez faire repasser en version courante. 2. Dans la page de confirmation, cliquez sur le bouton «Revenir à la version archivée» pour confirmer le changement de version courante. Astuce : Pour revenir à une ancienne version dans une rubrique, repassez à la version archivée dans l'espace de travail, puis soumettez cette version Supprimer un document Qui? Les membres et responsables de l'espace Pour supprimer un document : 1. Dans le menu local de l'espace dans lequel se trouve le document, sélectionnez le document à l'aide de la case à cocher correspondant. 2. Cliquez sur le bouton «Supprimer». 5.2 Commentaires Figure 28 - Page de confirmation du retour à la version archivée Associée au suivi de version, à l'historique et à la possibilité de modifier un docu - ment, CPS propose également la possibilité de commenter les documents du portail. Les commentaires permettent aux visiteurs de faire des remarques sur le document qu'ils sont en train de consulter, qu'il s'agisse d'un document de travail ou d'un document publié. Les responsables et membres d'un espace peuvent toutefois choisir de ne pas les autoriser Autoriser/Interdire les commentaires Qui? L'auteur du document et le responsable de l'espace Vous pouvez choisir d'autoriser ou interdire les commentaires dès la création du document. Lorsque vous renseignez les méta-données du document, choisissez «Oui» ou «Non» dans la liste déroulante «Activation commentaires». Si vous choisissez de les autoriser, un lien «Commenter ce document» apparaît dans le menu local du document. Vous pouvez à tout moment autoriser ou interdire les commentaires en modifiant les méta-données du document. Nuxeo /71

32 5.2.2 Ajouter un commentaire Qui? Les visiteurs/lecteurs, membres/valideurs et responsables de l'espace 1. Cliquez sur «Commenter ce document» dans le menu local. 2. Dans le formulaire d'ajout de commentaires, remplissez le sujet, tapez votre commentaire et cliquez sur le bouton «Poster». Figure 29 - Formulaire d'ajout de commentaires Le document s'affiche maintenant avec les commentaires à sa suite : Figure 30 - Document commenté Nuxeo /71

33 Les commentaires sont attachés au document dans l'espace de travail uniquement. Lorsque le document est publié, les commentaires postés dans l'espace de travail ne le sont pas Gérer les commentaires Qui? Les responsables de l'espace Les commentaires font l'objet d'une modération. Ainsi, le responsable de l'espace de travail ou de la rubrique peut choisir de supprimer des commentaires. Pour modérer les commentaires : 1. Cliquez sur «Gérer les commentaires» dans le menu local. 2. Sélectionner le ou les message(s) que vous souhaitez modérer à l'aide des cases à cocher correspondant. 3. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous souhaitez effectuer. Pour plus d'informations sur chacune des actions disponibles, rendez-vous à la section Modérer, p Publication Lorsqu'un document est prêt pour être diffusé, il faut le soumettre à la publication. Pour pouvoir publier un document, il doit exister au moins un espace de travail et un espace de publication, auquel on a pris le soin d'affecter un valideur Soumettre un document Qui? Les membres et responsables de l'espace de travail Vous ne pouvez soumettre des documents que dans les rubriques auxquelles vous avez accès, c'est-à-dire dans lesquelles vous avez au moins le rôle de lecteur. Pour soumettre un document : Figure 31 - Gérer les commentaires 1. Dans le menu local, cliquez sur «Soumettre». 2. Choisissez la ou les rubrique(s) de destination. 3. Tapez un commentaire à destination du valideur. Nuxeo /71

34 Remarque : Ce commentaire est attaché au document mais n'est pas publié. Il est facultatif et a pour vocation de faciliter la communication entre les membres de l'espace de travail et les valideurs de la rubrique. 4. Cliquez sur le bouton «Soumettre à publication». Il existe maintenant deux versions du document : une version dans l'espace de travail, dont le statut est «Travail», et une version dans la rubrique, dont le statut est «En attente» jusqu'à qu'elle ait été validée. Astuce : Pour savoir si votre document a été validé, consultez son historique Valider un document Qui? Le valideur ou le responsable éditorial de la rubrique Lorsqu'un utilisateur soumet un document à publication dans la rubrique dont vous êtes valideur, le document apparaît dans votre rubrique avec le statut «En attente». Vous devez valider ce document pour qu'il soit visible par les lecteurs de la rubrique. Tant que le document n'est pas validé, il n'est visible dans la rubrique que pour les valideurs, les responsables éditoriaux et la personne qui l'a soumis. Pour valider la demande de publication d'un document : 1. Cliquez sur le document en attente. Figure 32 - Demande de publication 2. Dans le menu local, cliquez sur «Accepter». 3. Ajoutez un commentaire destiné à l'utilisateur qui a soumis le document, puis cliquez sur le bouton «Publier». Nuxeo /71

35 Figure 33 - Accepter la publication d'un document Rejeter un document Qui? Le valideur ou le responsable éditorial de la rubrique Vous pouvez choisir de rejeter un document parce que vous estimez qu'il ne correspond pas au contenu de la rubrique, parce que le document doit encore être travaillé, etc. 1. Cliquez sur le document en attente. 2. Dans le menu local, cliquez sur «Rejeter». 3. Ajoutez un commentaire destiné à l'utilisateur qui a soumis le document, puis cliquez sur le bouton «Rejeter la publication». Figure 34 - Rejeter la publication d'un document Remarque : Si vous êtes valideur dans plusieurs rubriques, vous pouvez d'accepter un document dans une rubrique et de le rejeter d'une autre Dépublier un document Qui? Le valideur ou le responsable éditorial de la rubrique Pour dépublier un document, rendez-vous sur le document à dépublier dans la rubrique dont vous êtes valideur : 1. Dans le menu local, cliquez sur le lien «Dépublier». Nuxeo /71

36 2. Tapez un commentaire motivant la dépublication, puis cliquez sur le bouton «Dépublier le document». Figure 35 - Dépublier un document Le document n'apparaît plus dans la liste des documents de la rubrique. Nuxeo /71

37 6 Documents disponibles CPS vous offre la possibilité de créer des nombreux documents, allant du simple lien au forum. 6.1 Fichier Vous pouvez créer vos fichiers sur votre ordinateur et les mettre en ligne sur le portail une fois le document fini. CPS supporte tous les formats de fichiers. Les fichiers sont indexés en fonction de leurs méta-données et, pour les types de fichiers bureautiques les plus courants, en texte intégral. Le portail propose une prévisualisation des fichiers OpenOffice auxquels on a appliqué les styles standards. Pour créer un fichier : 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «Fichier». 3. Remplissez les champs du formulaire «Créer un(e) Fichier». Remarque : Les champs obligatoires sont signalés par une astérisque rouge. Titre Description Source Droits Nom de fichier Nom du document de type Fichier. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du fichier. Références de la ressource dont le fichier est dérivé (en totalité ou en partie). Informations sur les droits de reproduction de l'espace. Il s'agit le plus souvent des droits de propriété intellectuelle et du copyright. Texte qui constitue le lien pour ouvrir le fichier. 4. Indiquez l'emplacement du fichier sur votre ordinateur en cliquant sur le bouton «Parcourir», puis cliquez sur le bouton «Créer». Le fichier est chargé sur le portail et visible dans l'espace de travail choisi. Vous pouvez maintenant modifier votre fichier, créer une nouvelle version, le soumettre à publication et consulter son historique. 6.2 Brève La brève permet de publier un document de type actualité qui a pour vocation d'être diffusé dans les rubriques. Elle comprend une date de parution, et on peut lui attacher un fichier et une image. Pour créer une brève : 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. Nuxeo /71

38 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «Brève». 3. Remplissez les champs du formulaire «Créer un(e) Brève». Titre Description Nom de fichier Redimensionner Position Légende Texte Fichier à utiliser pour remplir la zone de texte Nom du document de type Brève. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif de la brève. Texte qui constitue le lien pour ouvrir le fichier de l'image. Fonction qui permet de choisir la taille d'affichage de l'image. Emplacement de l'image sur la page. Texte qui s'affiche sous l'image. Contenu de la brève. Emplacement du fichier à utiliser pour créer la brève. Remarque : si vous indiquez l'emplacement d'un fichier, ne tapez pas de texte dans la zone de texte. Format Formats de mises en forme disponibles : HTML : tapez votre texte et cliquez sur le bouton Utiliser l'éditeur pour le mettre en forme comme une page web HTML. Texte : le texte de la brève s'affichera sans mise en forme, tel que vous le tapez dans la zone de texte. Texte structuré : ce format permet de structurer le contenu du texte et permet donc de le traiter différemment pour en faire, par exemple, un fichier HTML de manière automatique. Sujets connexes Thèmes en rapport avec la brève. Astuce : pour sélectionner plusieurs sujets, cliquez sur les intitulés des sujets en maintenant la touche Ctrl appuyée. Date de publication Date à laquelle la brève doit être publiée. Astuce : Cliquez sur le bouton... pour faire apparaître un calendrier. 4. Cliquez sur le bouton «Créer». Votre nouvelle est créée. Vous pouvez maintenant modifier votre nouvelle, créer une nouvelle version, la soumettre à publication et consulter son historique. 6.3 Document Web Le document Web est un document composé de plusieurs blocs de contenu. Les différents blocs que l'on peut créer sont : le bloc Lien, le bloc Texte & image, le bloc Fichier attaché et le bloc Animation Flash. Pour créer un document Web : Nuxeo /71

39 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. Guide utilisateur CPS 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «Document Web». 3. Sur le formulaire «Créer un(e) Document Web», donnez un titre à votre document, tapez une description, et cliquez sur le bouton «Créer». Vous devez maintenant créer les différents blocs qui constituent le document. 4. Cliquez sur «Modifier» dans le menu local. 5. Choisissez le type de bloc que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le bouton «Ajouter». Reportez-vous aux sections ci-dessous pour plus d'informations sur les différents blocs. 6. Répétez cette étape autant de fois que nécessaire pour créer votre document flexible. Astuce : Vous pouvez modifier l'ordre des blocs à l'aide des boutons «Déplacer en dessous», «Déplacer au-dessus» et «Supprimer». 7. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer le document ou sur le bouton «Enregistrer et voir» pour enregistrer le document et avoir un aperçu du document. Votre document Web est créé. Figure 36 - Créer le contenu du document Web Nuxeo /71

40 6.3.1 Bloc de lien Le lien peut porter sur des pages internes ou externes au portail. Le bloc Lien se compose des éléments suivants : URL Adresse de la forme « Nom du lien Description Texte sur lequel les utilisateurs cliquent pour accéder à la page du lien. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du lien. Figure 37 - Créer un bloc de lien dans un document Web Bloc Texte et image Le bloc Texte et image se présente comme une brève. Les champs à remplir sont les suivants : Titre Description Nom de fichier Redimensionner Position Légende Texte Fichier à utiliser pour remplir la zone de texte Nom du bloc. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du bloc. Texte qui constitue le lien pour ouvrir l'image. Fonction qui permet de choisir la taille d'affichage de l'image. Emplacement de l'image dans la page. Texte qui s'affiche sous l'image. Contenu du bloc. Emplacement du fichier à utiliser pour créer le contenu du bloc. Remarque : si vous indiquez un fichier, ne tapez pas de texte dans la zone de texte. Nuxeo /71

41 Format Formats de mises en forme disponibles : HTML : tapez votre texte et cliquez sur le bouton Utiliser l'éditeur pour le mettre en forme comme une page web HTML. Texte : le texte de la brève s'affichera sans mise en forme, tel que vous le tapez dans la zone de texte. Texte structuré : ce format permet de structurer le contenu du texte et permet donc de le traiter différemment pour en faire, par exemple, un fichier HTML de manière automatique. Figure 38 - Créer un bloc texte et image dans un document Web Fichier attaché Pour créer un bloc Fichier attaché, indiquez seulement l'emplacement du fichier sur votre ordinateur. Nuxeo /71

42 Figure 39 - Créer un bloc Fichier attaché dans un document Web Animation Flash Créer un bloc Animation Flash consiste à indiquer l'emplacement d'un fichier.swf sur votre ordinateur. Figure 40 - Créer un bloc Animation Flash dans un document Web 6.4 Lien Vous pouvez créer des documents de type Lien, qui peuvent diriger vers des pages internes ou externes au portail. Pour créer un lien : 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «Lien». 3. Remplissez les champs du formulaire «Créer un(e) Lien». Figure 41 - Créer un lien Nuxeo /71

43 URL Adresse de la forme « Nom du lien Description 6.5 Archive Zip HTML Texte sur lequel les utilisateurs cliquent pour accéder à la page du lien. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du lien. Une archive Zip HTML est un dossier compressé au format ZIP qui contient des fichiers HTML. Ceux-ci peuvent donc facilement être affichés dans un navigateur. La marche à suivre pour créer et modifier une archive Zip HTML est la suivante : 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «+ de choix» en bas de la page. D'autre documents s'affichent en dessous du document de type Lien. 3. Cliquez sur «Archive Zip HTML». 4. Remplissez les champs du formulaire «Créer un(e) Archive Zip HTML». Figure 42 - Créer une archive Zip HTML Remarque : Les champs obligatoires sont signalés par une astérisque rouge. Titre Description Source Nom de l'archive Zip HTML. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif de l'archive Zp HTML. Références de la ressource dont l'archive Zip HTML est dérivée (en totalité ou en partie). Nuxeo /71

44 Droits Nom de fichier Informations sur les droits de reproduction de l'archive Zip HTML. Il s'agit le plus souvent des droits de propriété intellectuelle et du copyright. Texte qui constitue le lien pour ouvrir l'archive Zip HTML. 5. Indiquez l'emplacement de l'archive ZIP sur votre ordinateur en cliquant sur le bouton «Parcourir», puis cliquez sur le bouton «Créer». L'archive ZIP est chargée sur le portail et visible dans l'espace de travail choisi. 6.6 Blog Un blog est un carnet en ligne qui permet à l'utilisateur de partager des informations sur un ou des sujet(s) de son choix grâce à des billets Créer un blog Pour créer un blog : 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «+ de choix» en bas de la page. D'autre documents s'affichent en dessous du document de type Lien. 3. Cliquez sur «Blog». 4. Remplissez les champs du formulaire «Créer un(e) Blog». Titre Description Mode de visualisation du blog Nombre d'entrées par page Photo d'auteur Langues Nom du blog. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du blog. Titre : Affiche uniquement le titre des billets contenus dans le blog. Titre et description : Affiche le titre des billets et leur contenu textuel uniquement. Complet : Affiche le titre des billets et tout leur contenu (image et fichier attaché compris) Indique combien de billets sont affichés par page. Indiquez l'emplacement de la photo à afficher en cliquant sur le bouton «Parcourir» et choisissez la taille de l'image dans le champ «Redimensionner». Choisissez la ou les langue(s) dans laquelle (lesquelles) vous souhaitez que votre blog apparaisse Créer un billet Une fois le blog créé, vous pouvez créer des billets sur les sujets de votre choix. Nuxeo /71

45 Pour créer un billet : 1. Dans le blog, cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Remplissez le formulaire «Créer un(e) Billet» et cliquez sur le bouton «Créer». Titre Contenu Langue Accepter les trackback pings Catégories URLs à «pinger» Nom du billet. Texte du billet. Astuce : cliquez sur le bouton «Utiliser l'éditeur» pour mettre votre texte en forme. Indiquez dans quelle langue est écrit le billet. Remarque : les langues disponibles sont celles choisies lors de la création du blog. Indiquez si vous acceptez que vos lecteurs utilise les commentaires croisés (trackbacks) sur votre blog. Vous pouvez créer des catégories en cliquant sur «Gérer les catégories» dans le menu local, afin de structurer votre blog. Indiquez vers quelles URLs vous souhaitez mettre un trackback. 6.7 FAQ (Foire Aux Questions) La FAQ (Foire aux Questions) vous permet de constituer un dossier composé d'un ou plusieurs éléments de type Question fréquemment posée, afin de regrouper à un seul endroit les réponses aux questions que les utilisateurs du portail se posent. Pour créer une FAQ, vous devez, dans un premier temps, créer le document FAQ, puis, dans un deuxième temps, créer les éléments de type Question fréquemment posée qui composent la FAQ Créer une FAQ Pour créer la FAQ : 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «+ de choix» en bas de la page. D'autre documents s'affichent en dessous du document de type Lien. 3. Cliquez sur «FAQ (Foire Aux Questions)». 4. Donnez un titre à la FAQ, tapez une rapide description et cliquez sur le bouton «Créer». La FAQ est créée. Nuxeo /71

46 Il faut maintenant créer les questions elles-mêmes Ajouter une question Figure 43 - Créer une FAQ 1. Dans la FAQ, cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Remplissez le formulaire «Créer un(e) FAQ Question posée fréquemment» et cliquez sur le bouton «Créer». Figure 44 - Ajouter une question à la FAQ Remarque : Les champs obligatoires sont signalés par une astérisque rouge. Question Intitulé de la question Nuxeo /71

47 Complément de question Réponse Texte qui permet de développer la question posée. Texte de la réponse. Les questions sont affichées dans l'ordre dans lequel elles ont été créées. 6.8 Forum Créer un forum Qui? Les membres et responsables d'un espace de travail Le responsable de la rubrique Le forum est le seul document que vous pouvez créer dans un rubrique. Pour créer un forum, vous devez suivre la démarche suivante : 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «+ de choix» en bas de la page. D'autre documents s'affichent en dessous du document de type Lien. 3. Cliquez sur «Forum». 4. Dans le formulaire «Créer un(e) Forum», remplissez les champs qualifiant le forum. Nuxeo /71

48 Figure 45 - Créer un forum Titre Description Nom du forum. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du forum. Modération Modération a priori : les messages doivent être validés par le modérateur pour être visibles pour les utilisateurs. Modération a postériori : les messages postés sont visibles par tous les utilisateurs dès qu'ils sont postés. Le modérateur peut cependant les dépublier ou les supprimer. Autoriser les messages anonymes Verrouiller le forum (lecture seule) Fonction qui permet d'autoriser les visiteurs non authentifiés à participer au forum. Les utilisateurs anonymes doivent alors avoir le rôle local de visiteur ou de lecteur sur le forum. Fonction qui permet de bloquer la fonction «Répondre». Les utilisateurs peuvent alors uniquement lire le contenu du forum. Nuxeo /71

49 Affichage de l'arborescence des messages Affichage de l'état des messages Nombre de fils de discussion ou de messages par page Fonction qui permet de déterminer la présentation du forum. Vous pouvez choisir de faire s'afficher dans la liste des messages : le titre du message uniquement, les 200 premiers caractères de son contenu, l'intégralité du message. Fonction qui permet d'utiliser des icônes ou du texte pour indiquer si les messages ont été lus ou non. Longueur des pages du forum. 5. Cliquez sur le bouton «Créer» pour valider la création du forum Rôles sur le forum Un forum est un espace interactif qui permet aux utilisateurs d'un espace de travail ou d'une rubrique de communiquer grâce à un système de messages et de réponses. Les rôles disponibles dans un forum sont différents des rôles traditionnels de CPS Posteur On appelle «posteur» toute personne pouvant participer activement au forum, c'està-dire pouvant déposer des messages. Les rôles sont hérités par défaut. Les membres et les lecteurs de l'espace du forum sont donc par défaut autorisés à poster sur le forum. Comme partout ailleurs sur le forum, il est possible de modifier ces rôles, de déclarer de nouveaux posteurs et d'en supprimer en cliquant sur «Droits d'accès» dans le menu local (voir la section 4.4 Gérer les rôles locaux, p.22) Modérateur Tout comme les espaces de travail sont gérés par des responsables et les rubriques par des responsables éditoriaux, les forums sont gérés par des modérateurs. Leur rôle est de filtrer les messages postés. Ils sont chargés de valider les messages postés (en cas de modération a priori), de vérifier que le contenu des messages respecte les règles de bonne conduite sur internet et reste dans le cadre du sujet du forum. Les modérateurs peuvent dépublier ou rejeter un message et verrouiller un sujet. Ce sont également eux qui gèrent les rôles sur le forum. Le responsable de l'espace du forum hérite automatiquement du rôle de modérateur. Il peut ensuite attribuer ce rôle à d'autres membres du portail en cliquant sur «Droits d'accès» dans le menu local (voir la section 4.4 Gérer les rôles locaux, p.22). Nuxeo /71

50 6.8.3 Participer Créer un nouveau fil Qui? Les posteurs et les modérateurs On appelle fil de discussion un sujet de discussion qui se compose d'au moins un message. Pour créer un nouveau fil : 1. A la racine du forum, cliquez sur le lien «Nouveau fil» dans le menu local. 2. Dans le formulaire de saisie, renseignez les champs «Sujet» et «Message», puis cliquez sur le bouton «Poster». Le message est créé. Cliquez sur son titre pour le consulter. Nuxeo /71

51 Figure 46 - Créer un nouveau fil dans un forum Remarque : Dans le cas d'un forum modéré a priori, le nouveau fil apparaît précédée d un point orange. Cela signifie que le message doit être validé par le modérateur pour être visible pour les autres participants du forum. Nuxeo /71

52 Figure 47 - Indication d'un message non validé (modération a priori) Répondre à un message Qui? Les posteurs et modérateurs Pour répondre à un message : 1. Cliquez sur l'intitulé du message dans la liste des messages, puis sur le bouton «Répondre». 2. Tapez votre message dans la zone de texte «Message», puis cliquez sur le bouton «Poster». Remarque : Par défaut, le titre du message prend la forme «Re : titre du sujet». Vous pouvez toutefois le modifier pour indiquer plus précisément le contenu de votre message aux autres participants Modérer Qui? Le(s) modérateur(s) du forum Le modérateur a pour rôle de surveiller le contenu des messages postés sur le forum. Il peut donc donc valider, dépublier ou rejeter des messages, mais également verrouiller des fils de discussion Publier un message Figure 48 - Répondre à un message Cette action n'est disponible qu'en cas de modération a priori. Le modérateur doit valider tous les messages postés pour que ceux-ci soient visibles sur le forum. Les messages en attente de validation sont précédés d'un point rouge. En revanche, en cas de modération a posteriori, les messages sont publiés automatiquement sur le forum. Nuxeo /71

53 Pour publier un message : 1. Sélectionnez-le à l'aide de la case à cocher correspondant 2. Cliquez sur le bouton «Publier». Tous les utilisateurs du forum peuvent lire le message Rejeter un message Cette action n'est disponible qu'en cas de modération a priori. Si le modérateur estime que le message en attente de validation ne doit pas être publié, il doit le rejeter. Pour rejeter un message : Figure 49 - Publier un message (modération a priori) 1. Sélectionnez-le à l'aide de la case à cocher correspondant 2. Cliquez sur le bouton «Rejeter». Figure 50 - Rejeter un message (modération a priori) Le message reste invisible pour les lecteurs du forum et est signalé comme rejeté par un point noir. L'auteur du message peut le modifier pour qu'il soit ensuite publié. Nuxeo /71

54 Figure 51 - Message rejeté d'un forum Dépublier un message En cas de modération a posteriori, le modérateur n'a pas le possibilité de rejeter un message avant sa publication car celle-ci est automatique. Il peut toutefois dépublier un message s'il l'estime nécessaire. Pour dépublier un message : 1. Sélectionnez-le à l'aide de la case à cocher correspondant. 2. Cliquez sur le bouton «Dépublier». Figure 52 - Dépublier un message Le message n'est pas supprimé mais rendu invisible aux posteurs du forum et est précédé d'un point rouge. Figure 53 - Message dépublié Vous pouvez publier et dépublier un message autant de fois que nécessaire Supprimer un message Contrairement à la dépublication, la suppression d'un message est définitive. Pour supprimer un message : 1. Sélectionnez-le à l'aide de la case à cocher correspondant. 2. Cliquez sur le bouton «Supprimer». Un message de confirmation s'affiche dans une fenêtre pop-up. Nuxeo /71

55 3. Cliquez sur «OK». Le message est définitivement effacé Verrouiller un fil Verrouillez un fil consiste à bloquer la fonction «Répondre», c'est-à-dire qu'il n'est plus possible de participer à ce fil. Le fil reste toutefois accessible en lecture. Vous pouvez par exemple choisir de verrouiller un fil lorsque le projet sur lequel il porte est terminé. Pour verrouiller un fil : Figure 55 - Confirmer la suppression du message Figure 54 - Supprimer un message 1. Sélectionnez n'importe lequel des messages de ce fil à l'aide de la case à cocher correspondant. 2. Cliquez sur le bouton «(Dé-)verrouiller le fil». Figure 56 - Verrouiller un fil de discussion Une icône représentant un cadenas en face du premier message du fil indique aux posteurs que le fil est verrouillé. Figure 57 - Fil de discussion verrouillé Tout comme il est possible de verrouiller un fil, il est également possible de le déverrouiller, c'est-à-dire autoriser à nouveau les posteurs à répondre. La marche à suivre est la même que pour le verrouillage du fil. Nuxeo /71

56 6.9 Glossaire Le glossaire regroupe un ensemble de documents de type Définitions de termes, classés alphabétiquement. Pour créer un glossaire, créez dans un premier temps le document de type Glossaire, puis créez des éléments de type Définition de termes dans le glossaire Créer un glossaire 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «+ de choix» en bas de la page. D'autre documents s'affichent en dessous du document de type Lien. 3. Cliquez sur «Glossaire». 4. Dans le formulaire «Créer un(e) Glossaire», remplissez les champs qualifiant le glossaire et cliquez sur le bouton «Créer». Figure 58 - Créer un glossaire Titre Description Afficher toutes les entrées si aucune lettre n'est sélectionnée Nom du glossaire. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif du glossaire. Oui : la liste de tous les termes du glossaire s'affiche sous l'alphabet. Non : Seule l'alphabet s'affiche. Cliquez sur la première lettre du terme que vous souhaitez consulter pour voir sa définition. Le glossaire, qui va contenir les termes, est créé. Il faut maintenant ajouter les termes et leur définition. Nuxeo /71

57 6.9.2 Ajouter un terme 1. Dans le glossaire, cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Dans le formulaire «Créer un(e) Glossaire définition de terme», remplissez les champs qualifiant le terme et cliquez sur le bouton «Créer». Figure 59 - Ajouter un terme et sa définition 6.10 Photothèque Une photothèque est une bibliothèque d'images. La photothèque affiche des miniatures des images. Cliquez sur la miniature pour faire s'afficher l'image dans sa taille réelle. Pour créer une photothèque, créez dans un premier temps le document de type Photothèque, puis, dans un deuxième temps, créez des éléments de type Image dans la photothèque Créer une photothèque 1. Cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Sur la page «Ajouter du contenu» qui s'affiche, cliquez sur «+ de choix» en bas de la page. D'autre documents s'affichent en dessous du document de type Lien. 3. Cliquez sur «Photothèque». 4. Dans le formulaire «Créer un(e) Photothèque», remplissez les champs qualifiant la photothèque et cliquez sur le bouton «Créer». Nuxeo /71

58 Titre Description Largeur des miniatures Hauteur des miniatures Nombre de miniatures par page Nombre de colonnes par page Afficher les images dans une autre fenêtre Largeur de la fenêtre Hauteur de la fenêtre Nom de la photothèque. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif de la photothèque. Largeur des miniatures en pixels. Hauteur des miniatures en pixels. Nombre de miniatures à afficher par page. Nombre de colonnes de miniatures par page. Fonction qui permet de faire s'afficher les images dans leur taille d'origine dans la même fenêtre ou dans une nouvelle fenêtre. Largeur de la nouvelle fenêtre en pixels. Figure 60 - Créer une photothèque Hauteur de la nouvelle fenêtre en pixels. La photothèque, qui va contenir les images, est créée. Il faut maintenant y ajouter des images Ajouter une image CPS reconnaît tous les fichiers d'image :.pnb,.jpg,.bmp, etc. 1. Dans le glossaire, cliquez sur «Nouveau» dans le menu local. 2. Dans le formulaire «Créer un(e) Image», remplissez les champs et cliquez sur le bouton «Créer». Nuxeo /71

59 Titre Description Source Droits Nom de fichier Redimensionner Nom de l'image. Texte libre qui indique aux autres utilisateurs l'objectif de l'image. Références de la ressource dont l'image est dérivée (en totalité ou en partie). Informations sur les droits de reproduction de l'image. Il s'agit le plus souvent des droits de propriété intellectuelle et du copyright. Texte qui constitue le lien pour afficher l'image. Fonction qui permet de choisir la taille d'affichage de l'image. Figure 61 - Ajouter une image dans la photothèque Nuxeo /71

60 7 Les services CPS En plus d'une grande variété de documents, CPS intègre des outils interactifs destinés à vous aider à gérer les documents. 7.1 Recherche CPS possède son propre moteur de recherche, conçu pour prendre en compte tous les paramètres offerts par CPS. La recherche est disponible en mode simple et en mode avancé Recherche simple La recherche simple est directement accessible sur chaque page du portail. Vous pouvez donc à tout moment rechercher un document en tapant vos mots clés dans la boite de recherche située en haut de la page puis en cliquant sur le bouton «OK». Par défaut, la recherche porte alors sur l'ensemble du portail. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans un espace particulier uniquement, cliquez «Recherche avancée» et indiquez dans quel espace vous souhaitez faire la recherche. La recherche simple prend en compte le opérateurs booléens classiques. Vous pouvez donc associer deux mots-clé, ou au contraire exclure certaines associations. Les opérateurs reconnus par le moteur de recherche sont : AND : les résultats doivent contenir les deux mots-clés de la recherche. Exemple : vous souhaitez faire une recherche sur tous les documents se rapportant à la réunion sur le projet «A». Tapez alors «réunion AND A». OR : au moins un des mots-clé doit apparaître dans les résultats de la recherche. Exemple : vous souhaitez trouvez tous les documents qui porte sur une réunion ou sur le projet «A». Tapez alors «réunion OR A». NOT : le mot qui suit cet opérateur ne doit pas se trouver dans les résultats de la recherche. Exemple : vous souhaitez trouver tous les documents se rapportant au projet «A», mais ne portant pas sur la réunion. Tapez «A NOT réunion». : Vous pouvez également rechercher une expression exacte. Il vous suffit alors de la mettre entre guillemets. Exemple : si vous tapez réunion A, le moteur de recherche n'affichera que les documents contenant cette expression exacte. Les documents ne contenant pas cette expression, mais, par exemple, «réunion portant sur le projet A» sont ignorés. * : pour tronquer un mot clé, utilisez l'astérisque. Vous pouvez faire des recherche avec le début ou le milieu d'un mot. Exemple : vous ne savez pas comment s'écrit le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer une alerte : Dunand ou Dunant? Tapez «Dunan*» dans le champ «Nom» et la recherche portera sur tous les prénoms commençant par les lettres DUNAN. Nuxeo /71

61 7.1.2 Recherche avancée La recherche avancée permet de cibler sa recherche en fonction de paramètres particulier, comme la date, le type de document, ou le sujet. La recherche avancée prend en compte les paramètres suivants : Afficher les résultats avec Sujet Tous ces mots : correspond à l'opérateur AND. La phrase exacte : correspond à l'opérateur. Au moins l'un de ces mots : correspond à l'opérateur OR. Aucun de ces mots :correspond à l'opérateur NOT. Sélectionnez le thème du document recherché. Astuce : pour sélectionner plusieurs sujets, cliquez en maintenant la touche Ctrl appuyée. Type de document Sélectionnez le type de document sur lequel porte la recherche. Astuce : pour sélectionner plusieurs types de document, cliquez en maintenant la touche Ctrl appuyée. Mise à jour Indiquez la période au cours de laquelle le document a été mis à jour ou créé. Statut Indiquez le statut du document recherché : travail : document disponible dans un espace de travail, en attente : document en attente de validation pour être publié dans une rubrique, publié : document disponible dans une rubrique. Rechercher Indiquez sur quel espace la recherche doit porter : Sur tout le site : la recherche porte sur l'ensemble du portail. Ici : par défaut, ce champ contient le nom de l'espace dans lequel vous vous trouviez quand vous avez cliqué sur «Recherche avancée». Indiquez l'url de l'espace depuis la racine du site. Langue Trier par pertinence Choisissez la langues dans laquelle est rédigé le document recherché. Choisissez le critère de tri des résultats de la recherche. Plus vous donnez de critères de recherche, plus celle-ci sera précise. 7.2 Les annuaires CPS crée automatiquement des annuaires dans lesquels tous les utilisateurs sont enregistrés. Tout utilisateur de CPS peut effectuer une recherche sur les différents annuaires, afin de consulter la fiche personnelle d'un membre du portail. Il existe deux annuaires : Nuxeo /71

62 l'annuaire des membres recense l'ensemble des membres du portail sans critère de tri, l'annuaire des groupes contient les groupes existants sur le portail et leurs membres. Pour consulter les annuaires : 1. Dans le menu global, cliquez sur «Annuaires». 2. Cliquez sur «Membres» ou «Groupes» en fonction de l'annuaire que vous souhaitez consulter. L'une des deux fenêtres suivantes s'affiche : Annuaire des membres : Figure 62 - Choisir un annuaire Annuaire des groupes : Figure 63 - Consulter l'annuaire des membres Figure 64 - Consulter l'annuaire des groupes 3. Tapez vos mots-clé dans les champs correspondants et cliquez sur le bouton «Rechercher». Nuxeo /71

63 Figure 65 - Recherche de tous utilisateurs dont le nom est Durand Les résultats de la recherche s'affichent : 4. Cliquez alors sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez consulter la fiche personnelle pour afficher celle-ci. 7.3 Alertes et abonnements Pour être informé de l'évolution du contenu d'un espace, CPS propose deux services entièrement intégrés Alertes mél Qui? Les membres de l'espace de travail Vous pouvez choisir d'avertir un ou plusieurs utilisateurs du portail que le contenu d'un espace a été modifié. Vous leur envoyez alors une alerte mél Créer une alerte Figure 66 - Résultats de la recherche 1. Dans le menu local du document ou de l'espace, cliquez sur «Envoi par mél». La fenêtre de recherche de l'annuaire s'affiche. 2. Tapez vos critères de recherche et cliquez sur le bouton «Rechercher». Nuxeo /71

64 Figure 67 - Rechercher le(s) destinataire(s) de l'alerter mél 3. Parmi les résultats de la recherche, sélectionnez les personnes à qui vous souhaitez envoyer une alerte mél. Figure 68 - Résultats de la recherche 4. Vous pouvez ajouter manuellement les adresses d'autres personnes dans le champ «Ajouter des courriels d'autres destinataires». Figure 69 - Ajouter des personnes à alerter 5. Tapez le sujet de votre message et le message lui-même dans les champs correspondants, puis cliquez sur le bouton «OK». Les alertes sont envoyées automatiquement. Nuxeo /71

65 Figure 70 - Message à envoyer comme alerte mél Gérer les alertes Qui? Les responsables de l'espace de travail ou de la rubrique Vous pouvez choisir d'envoyer des alertes mél de manière automatique, dès lors qu'un certaine action se produit. Pour gérer les alertes : 1. Dans le menu local, cliquez sur «Gérer les alertes». La page de gestion des alertes s'affiche. 2. Choisissez les personnes à alerter en utilisant : le tableau des événements disponibles : choisissez les personnes à alerter en fonction de leur rôle dans l'espace de travail ou la rubrique : cochez les cases correspondant au(x) rôle(s), comme ci-dessous : Figure 71 - Choisir les personnes à alerter en fonction de l'événement Nuxeo /71