GUIDE DE LA FORMATION. Dernière mise à jour : janvier 2010

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1 GUIDE DE LA FORMATION Dernière mise à jour : janvier 2010

2 Sommaire Préambule Le Droit Individuel à la Formation (DIF) Les outils et réseaux de formations Le livret individuel de formation Les organismes partenaires La préparation aux concours et examens professionnels Les concours et examens professionnels Les conditions d'exercice de la formation La procédure d'inscription Le remboursement des frais Les dispositifs complémentaires La reconnaissance de l'expérience professionnelle (REP) La validation des acquis de l'expérience (VAE) Le bilan de compétences Annexes Annexe 1 : Tableau récapitulatif par type de formation Annexe 2 : Lexique Annexe 3 : Ordre de mission Annexe 4 : Coordonnées des centres de gestion PACA 2/20

3 Préambule Ce guide a pour objet de répondre aux questions pratiques que vous pouvez vous poser sur la formation. Il s'adresse à tous les agents de la collectivité désirant s'informer sur les procédures internes. La création de ce guide a été motivé par les changements induits par la réforme de la formation : nouveaux dispositifs de formation, instauration du DIF, création du LIF, etc. Il s'agit donc d'un outil destiné à vous aider dans vos choix de formation et à faciliter vos démarches. Le guide de la formation complète le règlement formation dans lequel vous trouverez des informations sur les droits et devoirs des agents et de la collectivité en matière de formation. Une version papier du guide sera disponible au service du personnel. Ce guide sera également consultable en ligne, téléchargeable sous format PDF et mis à jour régulièrement sur Extranet à l'adresse suivante : 3/20

4 Le Plan de formation Qu'est ce que le Plan de formation? Le Plan de formation est un document prévisionnel recensant l'ensemble des besoins de formation en tenant compte des objectifs de la collectivité, des projets de service et des demandes individuelles des agents. Il est établi pour adapter et perfectionner les services de la collectivité, favoriser la promotion professionnelle et le développement des qualifications et des compétences des agents. Ce Plan peut être annuel ou pluriannuel. Besoins de la collectivité Besoins individuels Plan de formation Besoins des services 4/20

5 Le Droit Individuel à la Formation (DIF) Comment effectuer une demande de formation dans le cadre du DIF? 1/ Remplir le formulaire «Demande de DIF» disponible sur Extranet*et y joindre les documents nécessaires à l'analyse de cette demande 2/ Envoyer votre demande par lettre recommandée avec accusé de réception * Adresse : Accès : Extranet : > Formation > Formulaire de demande de DIF. Quand faire sa demande? Votre demande doit être formulée au moment du recensement des besoins individuels de formation dans le cadre du plan de formation. La collectivité dispose d'un délai de 2 mois pour y répondre. L'absence de réponse passé ce délai vaut acceptation du choix de l'action. En cas de désaccord sur l'action demandée pendant 2 années consécutives, vous bénéficiez d'une priorité d'accès sur une formation équivalente organisée par le CNFPT, la 3ème année. DIF Droit annuel de 20 h cumulable sur 6 ans calculé au prorata du temps de travail NB: L'utilisation du DIF, effective depuis le 21 février 2008, est soumise à son inscription au plan de formation. Les demandes de DIF seront donc prises en compte dans le cadre du plan de formation /20

6 Les outils et réseaux de formations Le Livret Individuel de Formation (LIF) Qu'est-ce que le livret individuel de formation? Ce livret est un document personnel qui vous permet de lister les formations et les diverses expériences professionnelles et extra-professionnelles réalisées et de conserver dans un même endroit toutes ces informations. Vous avez le choix entre 2 versions du livret: une version papier et une version numérique. A quoi sert-il? Le livret individuel de formation peut servir, si vous le souhaitez, tout au long de votre carrière dans le cas d une demande de mutation, de détachement, de dispense de la durée des formations d intégration et de professionnalisation ou dans le cadre d une démarche de bilan de compétences ou de VAE, etc. Comment obtenir un livret individuel de formation? Le livret, version papier, est disponible sur demande auprès du service formation (voir conditions). Si vous souhaitez obtenir le livret dans sa version numérique, vous devez vous rapprocher du service formation pour obtenir le code LIF de la collectivité et suivre les étapes de création : 1/ Connectez-vous sur le site Internet de la délégation régionale du CNFPT : 2/ Dans la page d'accueil du site, cliquez sur «livret individuel de formation» 3/ Vous basculez sur l'accueil Espace Pro, les services en ligne formation du CNFPT 4/ Si vous n avez pas de compte Espace Pro, vous devez en créer un pour accéder au livret. Cliquez sur «créer votre compte» 5/ Réception d un premier mail pour activer votre compte 6/ Activation de votre compte 6/20

7 7/ Réception d un deuxième mail avec votre identifiant et mot de passe 8/ Retour sur l accueil d Espace Pro, identifiez-vous 9/ Cliquez à présent sur livret individuel de formation 10/ Créer votre livret grâce au code collectivité transmis par votre service formation Puis-je bénéficier d'une aide pour remplir mon livret? Pour les agents qui souhaitent bénéficier d'un accompagnement pour remplir leur livret individuel de formation, des permanences sont prévues à cet effet. Les agents intéressés doivent prendre contact auprès du service formation pour connaître les jours de permanence. Les organismes partenaires > le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) La Ville verse au CNFPT une cotisation correspondant à 1% de la masse salariale, ce qui fait de cet organisme un partenaire privilégié en matière de formation pour les agents de la collectivité. Le CNFPT s'occupe en outre de l'organisation des formations d'intégration, de professionnalisation, de préparation concours et de perfectionnement. L'offre de formation du CNFPT est consultable sur catalogue, disponible auprès du service formation et sur Extranet. > les Centres de gestion (CDG) Les centres de gestion organisent la grande majorité des concours, et à compter du 1er janvier 2010, l'ensemble des concours et examens professionnels à l'exception de ceux de catégorie A+. Vous trouverez à la fin du guide les coordonnées des centres de gestion de la région PACA. > les organismes privés de formation La Ville s'adresse également à des organismes privés pour réaliser des formations spécifiques, selon les besoins de la collectivité et dans la limite des crédits disponibles inscrits au budget. 7/20

8 La Préparation aux concours et examens professionnels Comment s'inscrire? Comment se préparer aux concours? Vous pouvez vous préparer aux concours par le biais du CNFPT. 1/ Se rapprocher de son chef de service afin qu'il télécharge le dossier d'inscription* 2/ Compléter et signer le dossier d'inscription et le transmettre au service formation 4/ Se présenter aux tests d'entrée organisés par le CNFPT (une convocation est envoyée à chaque agent inscrit) NB: Il n'y a pas de tests d'accès pour les préparations aux examens professionnels. * La durée de la préparation varie selon le grade. Le chef de service doit en être conscient au moment de se prononcer sur l'avis afin de ne pas empêcher l'agent de suivre normalement son cycle. Quand s'inscrire? Chaque année, au mois d'avril/mai, le service formation informe par le biais d'une note le personnel communal de l'ouverture de la campagne d'inscription. Remboursement des frais Les frais de déplacement occasionnés par la participation à la préparation aux concours sont pris en charge par la collectivité. En cas de stagiaires multiples pour une même préparation, la préférence sera accordée au co-voiturage. Les frais de déplacements pour se présenter à un concours ou à un examen professionnel sont pris en charge par la collectivité pour un seul concours par an. Les agents demandant une prise en charge de leurs frais, doivent, 7 jours au moins avant le départ, adresser au service du personnel, sous couvert de leur chef de service, un ordre de mission. L'ordre de mission Tout déplacement en dehors de la collectivité donne lieu à l'établissement d'un ordre de mission par l'agent. Ce document couvre l'agent en cas d'accident et permet le remboursement des frais de déplacement si ceux-ci ne sont pas pris en compte par le CNFPT (voir modèle annexe 3 p. 19). 8/20

9 Les concours et examens professionnels Comment s'inscrire à un concours ou un examen professionnel? Vous pouvez vous inscrire, uniquement pendant la période de retrait des dossiers d'inscription (consultez le calendrier prévisionnel des concours et examens professionnels disponible sur Extranet rubrique formation ). Par Internet (pré-inscription en ligne) : 1/ Connectez-vous sur le site Internet du centre organisateur (se reporter au calendrier des concours et examens professionnels) 2/ Remplir le dossier en ligne et l'imprimer 3/ Envoyer le dossier imprimé avec les pièces justificatives au centre organisateur Par courrier au CDG organisateur dont les coordonnées figurent à la fin du guide (aucune demande de dossier ne peut se faire par téléphone). Le dossier d'inscription que vous aurez imprimé ou reçu dûment rempli et signé doit ensuite être renvoyé avant la date limite de dépôt (le cachet de la poste faisant foi). Vous pouvez également le déposer, en respectant la même date butoir, directement à l'accueil du CDG. Etats de service Pour les concours internes et les examens professionnels, vous aurez à faire établir un état de service auprès du service du personnel avant de le joindre à votre dossier d'inscription. NB: Un délai de quelques jours est nécessaire à l'établissement de cet état de service, c'est pourquoi il est conseillé de le fournir dès réception du dossier d'inscription. 9/20

10 Autorisation d'absence Sur présentation des convocations, vous pouvez bénéficier d une autorisation spéciale d absence pour participer aux épreuves de concours ou examens auxquels vous êtes inscrits. Le bénéfice de cette autorisation spéciale d'absence n'est attribué que pour un seul concours ou examen par agent et par an. En revanche, la collectivité n'attribue pas de congés exceptionnels de révision. Déroulement d'un concours/examen professionnel Les épreuves d'un concours ou d'un examen se composent principalement de 2 phases : L'admissibilité : épreuves écrites généralement. Seul le candidat déclaré "admissible" après délibération du jury peut ensuite accéder à la seconde étape. L'admission : comporte généralement des épreuves orales et, pour certains concours, des épreuves pratiques, des épreuves sportives ou facultatives. Que faire après sa réussite au concours/examen? Il vous appartient d'en informer le Maire par courrier (joindre une copie de l'attestation de réussite) et demander la possibilité d'être nommé dans le nouveau grade. NB: - La nomination dans un nouveau grade après réussite n'est ni automatique ni une obligation de la part de la collectivité. - L'inscription sur une liste d'aptitude, après réussite au concours, est valable 1 an, renouvelable 2 fois. En revanche, l'examen professionnel est valable sans limitation de durée. 10/20

11 Les conditions d'exercice de la formation Comment suivre une formation? La procédure d'inscription > Stage CNFPT 1/ Remplir le bulletin d'inscription CNFPT qui doit être nécessairement visé par le chef de service 2/ Transmettre au service formation au minimum 4 mois avant le début du stage le bulletin pour validation 3/ En retour, le service formation vous adresse un courrier vous informant de la transmission de votre demande de stage au CNFPT En cas d'acceptation, une convocation vous sera adressée 3 semaines avant le début de la formation. En cas de refus, vous recevrez un courrier vous précisant le motif. > Stage organisé par un autre organisme Vous devez adresser votre demande de formation au service formation munie de l avis de votre chef de service et accompagnée des documents précisant le lieu du stage, les dates, les conditions d inscription, le tarif et les motivations de ce stage au regard des objectifs du service et de vos missions. Le service formation vous informera, sous couvert de votre chef de service, de la réponse. Remboursement des frais > Stage CNFPT Le CNFPT rembourse au stagiaire les frais kilométriques au moyen d'une indemnité forfaitaire calculée sur la distance entre la résidence administrative et le lieu de formation. La distance ouvrant droit à la prise en charge est de 50km aller-retour. Le CNFPT se charge également de l'organisation et du règlement de l'hébergement et de la restauration au reçu de votre fiche de participation au stage. 11/20

12 > Stage organisé par un autre organisme La collectivité prend en charge uniquement les frais de déplacement. La distance ouvrant droit à la prise en charge est de 50km aller-retour. Vous trouverez tous les détails de cette procédure de prise en charge dans le règlement formation disponible sur Extranet. 12/20

13 Les dispositifs complémentaires La reconnaissance de l'expérience professionnelle (REP) Qu'est-ce que la REP concours? La REP concours est une procédure qui permet l'accès à un concours. Elle concerne les personnes souhaitant s inscrire à un concours externe alors qu elles ne possèdent pas le diplôme requis. Modalités Le demandeur doit pouvoir justifier d au moins 3 ans d activité professionnelle, salariée ou non salariée, exercée de façon continue ou non, à temps plein, comparable par sa nature et son niveau à celle à laquelle donne accès le concours. Fonctionnement Le demandeur qui souhaite faire valoir une expérience professionnelle en l absence de tout diplôme ou titre requis au concours, doit saisir la commission du CNFPT chargée d'apprécier son parcours professionnel. Le dossier d'inscription à remplir est téléchargeable sur le site internet du CNFPT ( ou peut être retiré sous format papier dans les délégations régionales et dans les centres interrégionaux de concours (CIC) du CNFPT. Si son expérience professionnelle est reconnue comme équivalente au diplôme demandé, le candidat recevra une décision favorable et sera admis à concourir aux épreuves. Dans le cas contraire, sa candidature au concours sera rejetée. 13/20

14 La validation des acquis de l'expérience (VAE) Qu'est-ce que la VAE? La validation des acquis de l'expérience est une procédure qui permet à l'agent de faire reconnaître son expérience afin d obtenir une certification : diplôme ou titre à finalité professionnelle, certificat de qualification. Modalités Pour accéder à la VAE, il est nécessaire d avoir exercé une activité, professionnelle ou non, en rapport avec le titre ou diplôme recherché pendant 3 ans. Fonctionnement Le candidat doit constituer un dossier comprenant des documents rendant compte des activités exercées. La demande est examinée par un jury constitué conformément au règlement du diplôme ou du titre. Si vous êtes intéressé par cette démarche, vous pouvez mener seul votre démarche ou saisir le service formation pour vous informer et solliciter son appui dans la conduite de votre projet. Il est nécessaire d analyser le projet et de produire une demande de recevabilité avec une première série d éléments justificatifs. Dans le cas d une réponse positive à la demande, il convient de déposer un dossier descriptif complet de l expérience professionnelle. La décision du jury peut déboucher sur 3 cas de figure : une absence totale de validation, une validation partielle ou une validation totale. Attention La durée d'une VAE est variable en fonction du diplôme ou du titre visé. Elle est dans tous les cas longue et nécessite un investissement en temps important. Le service formation déterminera avec les agents s'il s'agit du dispositif adéquat à l'objectif recherché. 14/20

15 Le bilan de compétences Qu'est-ce que le bilan de compétences? Le bilan de compétences a pour objet de permettre aux fonctionnaires d analyser ses compétences professionnelles et personnelles ainsi que ses aptitudes et motivations afin de définir un projet professionnel, et le cas échéant, un projet de formation. Modalités La demande de bilan peut venir de la collectivité, avec l accord préalable de l agent, ou de l agent lui-même. Lorsque la demande émane de l'agent, ce dernier doit se rapprocher d'un organisme habilité afin d'obtenir des informations sur la prestation proposée. Fonctionnement Le bilan de compétences consiste en plusieurs entretiens individuels avec un conseiller chargé de vous accompagner dans votre démarche. Sa durée maximale est fixée à 24 heures. 15/20

16 Annexe 1 : Tableau récapitulatif par type de formation Type de formation Modalités d'inscription Récupération Remboursement des frais Stage catalogue CNFPT Stage organisé par un organisme privé Préparation concours Concours et examen professionnels DIF Bulletin CNFPT avec avis du chef de service, à transmettre au service formation Joindre toute documentation utile à la décision de l autorité territoriale (prix, lieu et durée du stage) Bulletin CNFPT + dossier CNFPT avec avis du chef de service transmis au service formation. L accord définitif est donné par l autorité territoriale. Directement en s adressant au CNFPT ou au CDG (à compter du 1er janvier 2010, les CDG organiseront la quasi majorité des concours et examens professionnels). Si concours interne ou examen professionnel, un état de service doit être établi auprès de la DRH (délai de 7 jours nécessaire). Formulaire demande de DIF à envoyer avec accusé de réception Possible si le stage a lieu en dehors des heures de service. Possible si le stage a lieu en dehors des heures de service. Possible si en dehors des heures de service ou pendant un jour en principe non travaillé Pas de récupération mais l agent est autorisé à s absenter pour se rendre aux épreuves. Possible si en dehors des heures de service ou pendant un jour en principe non travaillé Remboursement des frais par le CNFPT. Prise en charge par la collectivité après accord donné et établissement d un ordre de mission et fourniture des justificatifs. Remboursement des frais de transport sur la base d un billet aller retour SNCF 2ème classe + frais annexes de façon forfaitaire. A fournir : ordre de mission + justificatifs Les agents appelés à passer un concours peuvent prétendre au remboursement de leurs frais de transport aller/retour sur la base du tarif SNCF 2e classe ou des indemnités kilométriques. Les frais de formation sont pris en charge par la collectivité. 16/20

17 Type de formation Modalités d'inscription Récupération Remboursement des frais Reconnaissance de l'expérience professionnelle Validation des acquis de l'expérience Bilan de compétences Formation personnelle (congé de formation professionnelle) Directement en s adressant au CNFPT ou centre de gestion après avoir consulté le service formation pour avis. L'agent peut accéder à la VAE dans le cadre : - du plan de formation de la collectivité, - du congé de VAE - à titre personnel en dehors de son temps de travail. La demande de bilan peut venir de l employeur (plan de formation et financement par la collectivité), avec l accord préalable de l agent, ou peut venir de l agent lui-même. La demande doit être effectuée dans un délai de 60 jours avant le début du bilan de compétences. Par courrier adressé au Maire 90 jours au moins avant la date souhaitée du congé. Un congé ou une décharge partielle de service peut être accordée au fonctionnaire entamant une procédure de VAE. Durée : 24h fractionnables Un congé pour bilan de compétences peut être accordé à un agent entamant un bilan de compétences. Durée : 24h fractionnables Prise en charge financière par la collectivité si répond aux critères de priorités définis (voir règlement formation). Si la demande de bilan vient de l employeur, financement par l employeur, avec l accord préalable de l agent, Si la demande vient de l agent luimême, remboursement si conditions définies remplies (voir règlement formation). Pas de prise en charge possible. 17/20

18 Annexe 2 : Lexique Centres de Gestion (CDG) Les centres de gestion sont des Etablissements publics locaux à caractère administratif, gérés par des employeurs territoriaux, qui ont pour vocation d'organiser certains concours et examens de la fonction publique territoriale et de participer à la gestion du personnel territorial. Il existe un centre de gestion de la fonction publique territoriale par département. CNFPT (Centre nationale de la fonction publique territoriale) Le CNFPT est un établissement public paritaire qui a essentiellement pour mission la formation des personnels des collectivités territoriales. DIF (Droit individuel à la formation) Le droit individuel à la formation de 20 heures par an, cumulable sur 6 ans, est mis en œuvre à l initiative de l'agent avec l accord de l'autorité territoriale sur le choix de la formation. Pour connaître les modalités de mise en œuvre du DIF dans notre collectivité, reportez-vous au règlement formation. Règlement formation Le règlement formation est un document qui permet à chaque agent de connaître ses droits et obligations en matière de formation. Il définit en outre les formations prioritaires et les conditions d'accès aux formations. Validation des acquis de l expérience (VAE) La validation des acquis de l'expérience (VAE) permet à l'agent de faire reconnaître son expérience afin d obtenir, au terme d une procédure précise, une certification : diplôme ou titre à finalité professionnelle, certificat de qualification. La VAE peut être réalisée dans le cadre du plan de formation. 18/20

19 Annexe 3 : Ordre de mission O R D R E D E M I S S I O N Mme /M...., Fonction..., affecté au service..., est autorisé à se rendre en formation au centre de formation... situé... Motif du déplacement :... Moyen de transport utilisé :..., immatriculé... Date de départ :... à...h Date de retour :...à...h (fin de la formation). Signature du chef de service Date : NB : N'oubliez pas de joindre à l'ordre de mission une copie de la carte grise de votre véhicule. 19/20

20 Annexe 4 : Coordonnées des centres de gestion PACA Centre de gestion organisateur Adresse Téléphone Horaires d'ouverture Site Internet Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Bouches-du- Rhône Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Alpes de Haute Provence Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Alpes-Maritimes Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Var Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Haute Corse Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Corse du Sud Les Vergers de la Thumine - CS10439 Boulevard de la Grande Thumine AIX EN PROVENCE CEDEX 02 Chemin de Font de Lagier BP VOLX 55 bis avenue Jean Jaurès BP GAP CEDEX 33 avenue Henri Lantelme B.P SAINT-LAURENT-DU-VAR Les Cyclades 1766 chemin de la planquette BP La GARDE Cedex 1, rue Luce de Casabianca BASTIA 18 cours Napoléon - BP AJACCIO CEDEX Concours uniquement le matin Accueil du public de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 (16h30 le vendredi) Accueil du public de 9h00 à 17h Accueil du public de 9h30 à 12h00 et de 14h00 à 16h00 fermé le mercredi après-midi Accueil du public de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h Accueil du public de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h Accueil du public de 8h30 à 12h00 et de 13h00 à 18h00 (17h00 le vendredi) Accueil du public de 8h30 à 11h45 et de 12h30 à 16h En cours de réalisation En cours de réalisation Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Vaucluse 80, rue Marcel Demonque AGROPARC BP AVIGNON CEDEX Accueil du public de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h /20