1- Modification d'un lidget d'export emprunteur. Voici comment sont stockées les informations emprunteurs au format MARC

Transcription

1 Procédure pour récupérer les coordonnées (dont l' ) des emprunteurs de la base opsys et les importer dans les contacts Outlook (ou outlook express) Voici comment sont stockées les informations emprunteurs au format MARC Ceci est primordiale pour ensuite travailler avec les LIDGET On voit notamment que l'adresse correspond au champ 115$e 1- Modification d'un lidget d'export emprunteur En fonction du filtre de publipostage utilisé par votre bibliothèque, il vaut mieux modifier celui qui n'est pas utilisé (ou bien en dupliquer un et faire la demande à Opsys de l'ajouter dans la liste de choix) Pour cet exemple j'ai choisi de modifié le filtre «Edition (No2) étiquettes emprunteurs»

2 On va donc retrouver la définition de ce filtre dans les LIDGET pour aller en édition de LIDGET, il faut ouvrir le module ADMINISTRATION Puis, aller dans le menu OUTILS/LIDGET Le LIDGET correspondant s'appelle «ETIQEMPR2» qu'il faut choisir comme ci-dessous : Ensuite, pour modifier le LIDGET il faut aller dans l'onglet «Description»

3 Normalement, le LIDGET original comporte 7 définitions (partie de gauche), qui correspondent à chacune des colonnes que l'on récupèrera avec un publipostage Excel. Ici j'ai ajouté 2 définitions (une colonne et une autre pour par exemple le numéro de téléphone) Il faut pour cela insérer des lignes (clic droit dans la colonne de gauche puis «ajouter à la fin»)

4 On saisit le nom de la colonne dans «Entête ou début de ligne» et le mieux est ensuite de recopier les paramètres commun depuis une définition déjà existante (ici «No attribut ou texte» - «cadrage» - «largeur») Ce qui va permettre de mettre ce que l'on veut dans la colonne c'est ce qui suit : On choisit une méthode de récupération d'info dans les notices ALOES ici APPINFOEMPR qui collecte des infos emprunteurs et on donne un paramètre qui indique quelle information on veut récupérer ici le champ 115$e qui indique l' (le petit «?» permet d'ouvrir une fenêtre d'aide donnant les principaux paramètres que l'on rentrer (cependant avec une clarté assez variable...)) Si vous voulez ajouter une nouvelle colonne il y a juste à recommencer en changeant par exemple 115$e en 115$a cela donnera une colonne avec le numéro de téléphone fixe ($b = professionnel, $c = portable) A cette étape on peut faire FICHIER/ENREGISTRER

5 2- Export des données A partir de là on peut aller dans le module PRET et ouvrir une recherche EMPRUNTEUR On fait la recherche que l'on veut : Ici il n'y a que M. Pourlexemple, mais cela pourrait très bien être la liste de tous les emprunteurs dont le nom commence par b** ou bien une liste affichée depuis un panier... A cette étape (on voit la liste et non pas juste la notice d'un emprunteur) et on clique sur «Exporter»

6 On choisit le type d'exportation «Publipostage» et le filtre «Edition (No2) étiquettes emprunteurs» (ou bien le filtre modifié), et il faut choisir «d'exporter vers...» EXCEL (ce qui vous donnera un fichier excel ou bien, si vous ne voulez qu'importer des contacts sous Outlook choisissez alors plutôt : Exporter vers un fichier Après le choix et après avoir cliqué sur «Exporter» il faut choisir le nom et l'emplacement du fichier maintenant il ne reste plus qu'à importer ce fichier dans un dossier de contact d'outlook! Avec Outlook Express un passage va être obligatoire par contre, car il ne propose pas l'importation de données séparées par des tabulations.

7 Pour ceux que cela intéressent, voici ce que donne une importation vers excel. Cela permet, notamment à Word d'utiliser ce fichier excel comme source de publipostage plus facile à modifier et manipuler, mais outlook à des besoins plus modeste et l'export vers un fichier suffira. Pour Outlook express il faudra juste faire «Enregistrer sous...» et choisir le format de fichier CSV (séparateur : point-virgule) (*.csv) 3- Importation Outlook La première chose à faire sera de créer un dossier particulier de contact outlook qui ne se mélangeront pas avec vos autres contacts. Il suffit de faire un clic-droit sur le dossier «Contact» et de faire «Nouveau dossier» Cela fonctionne avec Outlook, mais avec Outlook Express cela ne sert à rien. Il faudra aller dans le

8 carnet d'adresse et crée un nouveau dossier. Par ailleurs il faudra s'assurer que le dossier racine du carnet d'adresse ne comporte (temporairement) pas d'autres contacts (pour éviter les mélanges) Maintenant on peut importer notre fichier. On va dans FICHIER/Importer et Exporter... (Outlook) ou dans FICHIER/Importer >>> Autre carnet d'adresse... (Outlook Express) Là il faut choisir le type de fichier à importer, le charger et définir les correspondances entre les données Aloes et les entrées des contacts Outlook :

9 A-- Pour Outlook (faire suivant à chaque choix) Ici faite parcourir et choississez le fichier obtenu depuis le module PRET.

10 Choisir dans quel dossier on importera ces contacts (c'est là que Outlook est bien plus pratique!) Il faut cliquer sur «Champs personnalisés...»

11 A gauche vous avez les intitulés de colonnes ALOES, à droite les entrées d'un contact outlook à faire correspondre. La correspondance se fait en faisant glisser de la gauche vers la droite le champ Aloes sur le champ Outlook (comme ici «Identifiant» glisse sur «Nom») Faite glisser toutes les correspondance que vous voulez, et surtout celle ci (l' vers adresse de messagerie) et ensuite Valider par «OK»

12 Vérifier que la case est cochée et faite «Terminé» Vous aves désormais vos contact Aloes dans le dossier de contact que vous avez créer tout à l'heure. B-- Pour Outlook Express C'est un peu proche Outlook express appelle le fichier «séparé par des virgules» mais ne reconnaît que les pointsvirgules... Ensuite on clique «IMPORTER»

13 On choisit le fichier créer à partir d'excel (ou d'un autre tableur) et on associe chaque champ Aloes à un champ Outlook (une boîte s'ouvre quand on coche un champs non coché ou en cliquant sur «Modifier mappage...») Associer tous les champs voulus et cliquez sur «TERMINER»

14 Les contacts sont dans le répertoire principal de votre carnet d'adresse. Maintenant vous pouvez créer un nouveau dossier et/ou un nouveau groupe et y glisser/déposer les contacts importés une fois créé. Sous Outlook vous avez aussi (éventuellement) la possibilité de créer une liste de distribution (fonctionnement à voir...). Voilà, j'espère que cela pourra vous être utile. Au besoin ce document peut être transmis via l'association ADUDLO (ou autre) si vous le voulez. Cordialement Nicolas Boulesteix Bibliothèque de Gisors - Eure (27)