PROTOCOLE CIRCUIT DU MEDICAMENT Nb de pages : 6

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1 EHPAD DE BLERE Rédaction : POIRRIER Date : 25/06/2014 Vérification : Direction PROTOCOLE CIRCUIT DU MEDICAMENT Nb de pages : 6 Version Validation : COURET Date de la dernière modification N PRO/PHARM/02 / 1 -PRESCRIPTION Elle est établie par le médecin et réalisée sur le dossier de soin informatisé du résident. L ordonnance est manuscrite ou informatisée. Réglementairement elle comprend dans les 2 cas : Identification du prescripteur (nom et numéro professionnel) Identité du patient Spécialité pharmaceutique prescrite Consignes d administration Posologie Consignes spécifiques de surveillance Durée du traitement Date de prescription Signature du prescripteur L infirmier appose la mention «médicaments à écraser» en cas de besoin. Si la prescription est manuscrite : L infirmière transcrit sur le dossier de soins informatisé l ordonnance pour obtenir la feuille des traitements actifs à la date de l ordonnance. La feuille de traitement actif sert de support à l infirmière de nuit pour la préparation des piluliers ainsi qu aux infirmières de jour pour certains piluliers ou pour les ajustements de traitement. Limiter le risque d erreur lié à la prescription: L ordonnance est photocopiée et insérée dans un lutin et mise en pendant de la feuille de traitement actif. La feuille de traitement actif porte les initiales de l infirmière et engage sa responsabilité pour prouver qu elle a effectué un contrôle en assemblant les 2 documents Limiter le nombre d ordonnance manuscrite pour réduire les recopiages, les erreurs de posologie ou de spécificité : en amenant les médecins généralistes à utiliser le dossier informatisé. Cas spécifique du retour d hospitalisation : Revoir le protocole de retour d hospitalisation pour faire valider par le médecin traitant les nouvelles prescriptions ou les arrêts de traitements. NB : l arrêt d un traitement doit faire l objet d une prescription. 1/6

2 2 - LA DISPENSATION Les pharmaciens viennent chercher, chaque jour du lundi au samedi, les ordonnances. Le retour s effectue le lendemain sauf urgence (dans ce cas les Ides téléphonent). Les ordonnances sont dans un porte-document qui contient également la carte vitale et l attestation de prise en charge mutuelle du résident concerné. Les médicaments sont livrés, par l officine de ville, dans un sac au nom du résident. Le porte document contenant l ordonnance, la carte vitale et l attestation de mutuelle, est glissé dans ce sac. Le dépôt de ces sacs est réalisé dans les salles de soins, et les traitements devant être conservés au frais sont déposés dans le frigidaire. Les traitements sont transférés dans la pharmacie de chaque bâtiment dans les bacs nominatifs des résidents en vue de la réalisation des semainiers. Cas spécifique du tableau B (stupéfiants) Le pharmacien doit contacter l infirmier pour qu il réceptionne en mains propres les médicaments du tableau B. Un enregistrement de ces traitements doit être réalisé par l infirmier et le pharmacien au moment de la livraison, puis ils seront immédiatement stockés dans le lieu sécurisé prévu à cet effet (cf. protocole stupéfiants). La distribution et l administration de stupéfiants sont réalisées par l infirmière et sont sous sa responsabilité. Lors de l arrêt d un traitement, le reliquat de médicament doit impérativement faire l objet d un retour vers la pharmacie de ville. Le cadre de santé du bâtiment vérifie mensuellement la conformité du stock (balance des entrées et des sorties). La vérification fait l objet d une traçabilité sur le classeur. 3 - ACCES AUX LIEUX DE STOCKAGE L accès aux locaux de stockage des médicaments, est limité aux cadres de santé, au médecin coordonnateur et aux infirmiers. Les portes sont fermées à clé, et les passes sont sous la responsabilité de l infirmier. 4 - PREPARATION DES MEDICAMENTS Les piluliers sont préparés à partir des médicaments délivrés nominativement au résident avec ordonnance et conservés dans un bac à son nom. Les médicaments solubles sont préparés au moment de l administration. Les flacons sont dans le chariot de distribution dans le tiroir prévu à cet effet. Les médicaments du tableau B, les médicaments injectables ne sont pas mis dans les piluliers. Ils relèvent des soins infirmiers et font l objet d une programmation de l acte de soin sur la planification des infirmiers. Chaque pilulier est identifié avec le nom, le prénom le nom de jeune fille et la date de naissance des résidents. Dans tous les cas la préparation est strictement réservée à l infirmier. L ensemble des piluliers est préparé une fois par semaine. Tableau de répartition de la préparation des semainiers : 2/6

3 L Auverdière : UNITES LUN MAR MER JEU VEN SAM DIM Charmes Ide jour Ormes Cèdres Pins Tilleuls Acacias La Courtille : UNITES LUN MAR MER JEU VEN SAM DIM Mimosas Ide jour Jonquilles Ide jour Premier unité 1 Premier unité 2 Premier unité 3 Deuxième unité 4 Deuxième unité 5 Un semainier par résident (plateau avec 8 plaquettes) Chaque couleur définit un jour de la semaine Jours de la Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche Sécurité semaine Couleurs Saumon Moutarde Bleu Rose Jaune Vert Violet Blanc Le pilulier avec l étiquette blanche est le pilulier de sécurité (8 ème pilulier) o En cas d absence de l infirmière lors de la préparation du semainier, il y a le traitement préparé pour le lendemain matin. Lors de la mise en place du nouveau matériel, ce pilulier est préparé. Le traitement mis dans les cases correspond à celui du lendemain de la préparation : Procédure de la préparation des semainiers : Exemple : Je suis le jeudi. Je prépare la première fois les 8 plaquettes : à savoir du vendredi au vendredi en huit. La semaine suivante, je prépare 7 plaquettes car la plaquette à étiquette blanche deviendra celle du vendredi (le lendemain). Je transfère le traitement après vérification de la plaquette blanche dans la plaquette avec la couleur appropriée. Je prépare de nouveau une plaquette de sécurité pour la semaine suivante. 3/6

4 L infirmier est isolé dans la pharmacie Le plateau est posé sur le plan de travail avec le bac du résident Ouvrir les piluliers pour avoir accès aux cases définies (matin ; midi, soir, nuit ). La case «matin» est la case la plus proche de l étiquette d identification du résident. Sortir uniquement le bac avec les médicaments du résident concerné Avoir à proximité le cahier des «à renouveler / à compléter» Utiliser le lutin avec feuille de traitement actif et ordonnance pour contrôler la transcription ou prescription Pas de déblistérage des médicaments, découpe aux ciseaux du comprimé dans la plaquette Les sachets volumineux ne sont pas mis dans les cases mais remplacés par une étiquette au nom de la spécialité glissée dans le pilulier. Les formes buvables (gouttes, sirop..) sont également identifiés dans le pilulier par une étiquette au nom de la spécialité. La posologie est indiquée sur le recto de l étiquette. Contrôle des traitements préparés : Un contrôle de l ensemble des piluliers de la semaine est assuré par une infirmière de jour (qui ne contrôle pas celui qu elle a préparé), de préférence dans les 24 h qui suivent sa réalisation et au plus tard dans les 48h. La vérification est tracée sur le tableau en pièce jointe. 5 - GESTION DES DOTATIONS Ceci ne concerne pas le chariot d urgence. Un document relatif à son contenu et son rythme de péremption existe déjà (cf/ protocole chariot d urgence). Le rangement : A chaque livraison l infirmier met dans le bac nominatif les médicaments livrés par le pharmacien. Les produits réceptionnés sont placés derrière les produits déjà détenus (le FIFO= frist in, first out soit le premier entré est le premier sorti). Pendant la réalisation du pilulier, l infirmier s assure de la date de péremption des produits utilisés afin de ne pas délivrer de médicaments périmés. Les boîtes dédiées aux résidents sont vérifiées au fur et à mesure de la préparation des semainiers par les infirmiers. Vérification de l armoire à pharmacie : Chaque bâtiment a une armoire à pharmacie. Celle-ci renferme le stock tampon. Le stock tampon est composé de : LISTE DES MEDICAMENTS INDISPENSABLES (nom de spécialité ou médicament de même classe) établie par le médecin coordonnateur le 5 juin /6

5 Voies digestives : Gaviscon 1 flacon Smecta 2 boites Débridat 1 boite Motilium 1 boite Vogaléne suppo 1boite Diabète : Insuline rapide en stylo 1 (dans le frigidaire) Cardio-vasculaire : Lovenox 0,4 1 boite Lasilix 40 comp 1 boite Anti inflamatoire, Corticoïdes : Biprofénid, Solupred 20mg 1 boite Antibactériens : Clamoxyl boite, Augmentin 1 boite, Rocéphine injectable 3 flacons furadoine 1 boite Rulid 1boite Antalgiques : Parcétamol (suppo, ou sachet 2 boîtes) lamaline (suppo 2, comp) Acupan 1 boite Système nerveux : Lexomil comp 1boite Seresta 50 comp 1 boite Risperdal gttes 1 flacon Loxapac gouttes 1 flacon Système respiratoire : Ventoline 1flacon Bronchokod 2flacons Toplexil 1flacon Antihistaminique : Aerius comp 1 boite La vérification du stock tampon est faite 2 fois par an (janvier et juillet) et tracée sur le tableau. Les médicaments dont la date de péremption se situe dans les 6 mois à venir sont repérés et mis en avant afin de pouvoir les utiliser avant cette date (en allant vérifier les stocks avant de demander la dispensation des médicaments inscrits sur l ordonnance). Les produits périmés sont redonnés aux pharmaciens de ville afin d en assurer la destruction. 5/6

6 6 - DISTRIBUTION ET ADMINISTRATION DES MEDICAMENTS Conformément à la loi n du 21 juillet 2009, l aide à la prise de médicaments peut, à ce titre, être assurée par toute personne chargée de l aide aux actes de la vie courante dès lors que, compte tenu de la nature du médicament, le mode de prise ne présente ni difficulté d administration ni d apprentissage particulier. Il est donc important que l infirmier s assure que la personne chargée de l aide à la prise de médicaments soit informée de ce qu elle donne, et à quel moment elle doit le donner. L administration est l ultime étape de contrôle avant que le résident avale le ou les médicaments. La personne qui administre le traitement se doit de respecter la règle des 5B : Bon médicament Bon patient Bon moment Bonne dose Bonne voie d administration Pour cela se référer au lutin qui comporte la feuille de traitement actif et l ordonnance du médecin. S assurer que le résident prend le traitement qui lui est donné. 6/6

7 TRACABILITE VERIFICATION DES PEREMPTIONS DE L ARMOIRE A PHARMACIE DE MOIS DATE DU JOUR NOM ET SIGNATURE JANVIER JUILLET 1/1

8 TRACABILITE DU CONTROLE HEBDOMADAIRE DES PILULIERS Sem 1 : Sem 2 : Sem 3 : Sem 4 : Sem 5 : Sem 6 : Sem 7 : Sem 8 : Sem 9 : Sem 10 : Sem 11 : Sem 12 : Sem 13 : Sem 14 : Sem 15 : Sem 16 : Sem 17 : Sem 18 : Sem 19 : Sem 20 : Sem 21 : Sem 22 : Sem 23 : Sem 24 : Sem 25 : Sem 26 : Sem 27 : Sem 28 : Sem 29 : Sem 30 : Sem 31 : Sem 32 : Sem 33 : Sem 34 : Sem 35 : Sem 36 : Sem 37 : Sem 38 : Sem 39 : Sem 40 : Sem 41 : Sem 42 : Sem 43 : Sem 44 : Sem 45 : Sem 46 : Sem 47 : Sem 48 : Sem 49 : Sem 50 : Sem 51 : Sem 52 : DATES NOM DES RESIDENTS NOM IDE 1/2