Guide à l attention des participants

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1 Page 1 Guide à l attention des participants Publié le 24 juin LIEU DE LA CONFERENCE 1.1 Le Troisième Forum mondial sur les ressources humaines pour la santé aura lieu à Recife (Brésil), à l adresse suivante : Centro de Convenções de Pernambuco (CECON-PE) Avenida Professor Andrade Bezerra, s/n - Salgadinho Olinda/Recife - PE Brésil 1.2 Le Forum débutera à 14h00 le dimanche 10 novembre La cérémonie d ouverture et les séances du dimanche 10 novembre auront lieu au Chevrolet Hall Le Forum devrait prendre fin vers 13h00 le mercredi 13 novembre 2013; les participants seront ensuite libres de choisir leurs visites sur le terrain. 2.1 LANGUES 2.1 Les langues de travail des tables-rondes et séances parallèles du Forum seront l anglais, le français, le portugais et l espagnol.

2 Page 2 3. INSCRIPTION DE DELEGUES DES ETATS MEMBRES DE L OMS 3.1 Les délégués des Etats membres sont priés d utiliser le nom d utilisateur unique et le mot de passe afin d inscrire leur délégation et de télécharger la note verbale faisant mention de sa composition. Pour accéder au système d inscription électronique veuillez suivre le lien suivant : Pour mettre à jour la note verbale, veuillez soumettre un nouveau formulaire en ligne et télécharger la nouvelle note verbale au moyen du lien mentionné au point 3.1 ci-dessous. 3.3 Le Secrétariat du Forum utilisera les informations fournies dans le formulaire pour établir les badges et la liste des participants. Veuillez noter que les badges ne seront émis que pour les personnes mentionnées dans les formulaires. L accès au Centre de conventions et aux salles de réunion sera réservé aux personnes portant un badge. 4. INSCRIPTION DE PARTICIPANTS AUTRES QUE LES DELEGUES DES ETATS MEMBRES DE L OMS 4.1 La participation au Forum se fait uniquement sur invitation. Veuillez utiliser le nom d utilisateur unique et le mot de passe mentionnés sur la lettre d'invitation pour l inscription en ligne. Pour accéder au système d inscription électronique veuillez suivre le lien suivant : 5. PROBLEMES AVEC L INSCRIPTION 5.1 En cas de problème avec le système d inscription en ligne, veuillez envoyer un courriel à globalforum2013@who.int avec en objet "Problèmes avec le système d inscription". 6. INSCRIPTION TARDIVE ET REMISE DES BADGES 6.1 Tous les participants pourront s inscrire et recevoir leurs badges avant l ouverture du Forum : Le samedi 9 novembre 2013 au guichet d inscription de l Atlante Plaza Hotel (Av. Boa Viagem). 6.2 A partir du dimanche 10 novembre 2013, les participants pourront s inscrire et recevoir leurs badges au guichet d inscriptions du Centre de conventions de Pernambuco aux jours et heures suivants: Dimanche 10 novembre 2013, de 08h00 à 20h00 Lundi 11 novembre 2013, de 08h00 à 20h00 Mardi 12 novembre 2013, de 08h00 à 20h00 Mercredi 13 novembre 2013, de 08h00 à 10h00

3 Page 3 7. NETWORKING LORS DU FORUM 7.1 Manifestations parallèles Les manifestations parallèles organisées par les membres et partenaires du Forum auront lieu à l Hotel Atlante Plaza sur trois jours, le samedi 9 novembre 2013 (toute la journée), le dimanche 10 novembre (de 8h30 à 12h30) et le mercredi 13 novembre (de 14h00 à 18h00) à l Atlante Plaza Hotel. Les propositions de manifestations parallèles doivent être envoyées à globalforum2013@who.int jusqu au 10 juillet Les propositions de manifestations parallèles seront examinées afin de s assurer qu elles sont en ligne avec les objectifs du Forum et les places seront allouées en conséquence. Une note logistique sur l organisation de manifestations parallèles sera disponible sur le lien suivant : Les organisateurs seront priés de verser un montant minimum pour couvrir les frais de salle et d équipement. 7.2 Place du marché Les membres et organisations partenaires auront l occasion de présenter leur travail à la place du marché du Forum. Les inscriptions pour réserver un stand/cabine à la Place du marché du Forum sont ouvertes. Etant donné l espace d exposition limité (les places seront attribuées par ordre d arrivée de la demande), il est fortement conseillé de réserver le stand de votre organisation sans plus attendre, en envoyant un courriel à Concepta Ongaro - ongaroc@who.int mentionnant les informations suivantes: Nom de l organisation Nom de la personne responsable Contacts (courriel et numéro de téléphone) Une note d information pour les exposants sera disponible sur Réunions bilatérales et privées Il existe la possibilité d organiser des réunions bilatérales et privées. Sur demande et contre paiement, le Secrétariat peut mettre à disposition des salles selon l ordre d arrivée des demandes spéciales. Un service d interprétation ne peut malheureusement être fourni pour ces réunions. Pour plus d informations, veuillez contacter Queen Bee Turismo e Eventos par courriel: queenbeetur@queenbeeturismo.com.br. 8. EXIGENCES EN MATIERE DE VISA 7.1 Les participants sont priés de s assurer qu ils sont en possession d un passeport valable et des documents de voyage appropriés, reconnus par le gouvernement du Brésil. De plus, les

4 Page 4 participants faisant une demande de visa auprès d une Ambassade du Brésil doivent le faire auprès de l Ambassade du Brésil la plus proche de leur lieu de résidence ou auprès de l Ambassade ou Consulat du Brésil le plus proche avant d entrer dans le pays. Les représentations du Brésil partout dans le monde ont été de la réalisation du Forum. Les participants sont priés de présenter leur lettre d invitation au moment de la demande de visa. Pour plus d informations relatives aux exigences en matière de visa, veuillez contacter une représentation diplomatique ou consulaire du Brésil ou consulter le lien suivant: 9. EXIGENCES EN MATIERE DE VACCINATION 9.1 Il n existe aucune exigence en matière de vaccination pour entrer au Brésil. 9.2 Les participants désirant voyager dans les régions de l Amazonie et du Pantanal, avant ou après le Forum, doivent prendre des précautions spécifiques concernant la fièvre jaune. Même s il n est pas obligatoire, le vaccin contre la fièvre jaune est fortement conseillé. 9.3 Les participants arrivant au Brésil par la Colombie, l Equateur ou le Pérou seront priés de présenter aux autorités d immigration un certificat de vaccination contre la fièvre jaune à jour. 9.4 Pour plus d informations, il est conseillé aux participants de consulter le site de l OMS consacré aux Voyages internationaux et santé : ASSURANCES 10.1 Les participants sont informés que l OMS et les organisateurs locaux déclinent toute responsabilité en cas de dommage résultant du décès, blessure, maladie ou autre incapacité liée à leur participation au Forum. Par conséquent, il appartient aux participants de prendre les mesures nécessaires en matière d assurance. 11. RESERVATIONS D HOTEL 11.1 Les autorités brésiliennes ont négocié des tarifs compétitifs avec une série d hôtels (voir annexes I et II). Le petit-déjeuner ainsi que les taxes de service et taxes gouvernementales sont inclus dans ce tarif Les participants sont priés de remplir le formulaire de réservation d hôtel (annexe III) et le retourner directement à Queen Bee Turismo e Eventos par courriel (queenbeetur@queenbeeturismo.com.br) ou par fax ( ). Veuillez garder à l esprit que le mois de novembre est un mois touristique de choix au Brésil et, de plus, un important évènement sportif aura lieu en même temps que le Forum. Tout cela aura un impact sur le nombre de chambres disponibles à Recife. Par conséquent, dans un effort en vue de faciliter les réservations,

5 Page 5 des réservations en bloc ont été effectuées. Cependant, afin de garantir ces chambres et profiter des tarifs avantageux, il est extrêmement important que les participants confirment leur réservation au plus tard le 10 septembre Les chambres seront attribuées conformément aux informations fournies à Queen Bee Turismo e Eventos par ordre d arrivée des réservations. Veuillez noter qu après le 10 septembre 2013, les tarifs négociés ne peuvent pas être garantis. Pour toute annulation, modification de dates ou autres modifications concernant les réservations d hôtel, les participants sont priés de contacter Queen Bee Turismo e Eventos aussitôt que possible Les réservations d hôtel peuvent également être faites en ligne sur le lien suivant: Les participants sont priés de consulter pour des informations concernant les conditions d annulation ou de modification Les participants règleront leur note d hôtel directement auprès de l agence officielle locale, Queen Bee Turismo e Eventos. Le Secrétariat du Forum décline toute responsabilité concernant les frais d hébergement. 12. ARRIVEES, TRANSFERTS ET DEPARTS, Y COMPRIS LE TRANSPORT ALLER-RETOUR VERS L AEROPORT 12.1 Un bureau d accueil sera disponible à l aéroport Des taxis sont disponibles pour le transport depuis l aéroport jusqu aux hôtels et aussi des hôtels vers l aéroport. Le prix de la course pour le trajet de l aéroport à l hôtel et retour est estimé à USD 15 et doit être payé dans la monnaie locale (il peut varier en fonction de la localisation de l hôtel). Les participants sont encouragés à utiliser les taxis, qui sont considérés comme un moyen de déplacement sûr. Veuillez contacter le bureau d accueil à l aéroport pour toute assistance à ce sujet Les participants sont informés qu une taxe d aéroport d un montant de R$ 74,72 (approx. US$ 40) doit être payée par les voyageurs au moment du départ. Les détenteurs de passeports diplomatiques sont exonérés de cette taxe. 13. TRANSPORT JUSQU AU LIEU DU FORUM ET RETOUR 13.1 Le transport sur place pour tous les participants sera organisé par les autorités brésiliennes. Des navettes seront disponibles tous les jours du 9 au 13 novembre 2013 entre les hôtels et le lieu du Forum, étant donné que tous les hôtels ne se situent pas à proximité. Les points d embarquement sont les hôtels mentionnés à l annexe I, qui se situent sur l itinéraire des bus. Les participants sont priés de consulter les horaires des navettes publiés à la réception de ces hôtels.

6 Page ATTRIBUTION DES SIEGES 14.1 Les délégués des Etats membres seront disposés par ordre alphabétique en anglais sur les places affichant les noms des pays. Les autres participants seront placés dans d autres zones réservées dans la sale Pour des questions de sécurité et d identification, les participants sont priés de garder leurs badges en tout temps dans l enceinte de la Convention, que ce soit pour les réunions ou activités sociales. 15. LISTE DESPARTICIPANTS 15.1 Une liste provisoire des participants sera distribuée au début du Forum. Cette liste sera publiée sur la base des informations relatives aux inscriptions reçues par le Secrétariat du Forum jusqu à 10h00 le 13 novembre Une liste mise à jour sera publiée par la suite et distribuée en même temps que les autres documents. 16. DISTRIBUTION DE DOCUMENTS 16.1 La documentation requise avant chaque séance sera mise à disposition aussitôt qu elle sera disponible, sur Il y aura également un comptoir de distribution au lieu du Forum, où les participants pourront obtenir les documents de séance Les documents distribués à travers le comptoir de documents sera seule distribution de documents considérée comme officielle Le Secrétariat du Forum regrette, mais il ne sera pas possible d envoyer la documentation aux participants après la conclusion du Forum. 18. INSTALLATIONS SUR PLACE 18.1 Services médicaux: Un service d urgences médicales sera disponible sur le lieu du Forum. Ce service sera assuré par un médecin/auxiliaire médical pendant la durée du Forum, y compris lors des activités sociales. Le service médical sera relié à un réseau de services hospitaliers (publics et privés). Les participants nécessitant des soins médicaux urgents en dehors du lieu du Forum sont priés d appeler le numéro d urgence : Agence de voyages: Les participants ayant reçu leurs billets à travers Flytour peuvent effectuer des modifications durant le Forum en contactant leur agent au guichet situé sur le lieu du Forum Cybercafé: Des cabines internet seront disponibles sur le lieu du Forum pour l accès à internet, messagerie électronique et traitement de texte. Le lieu du Forum est également équipé d un

7 Page 7 système de fidélité sans fil (wifi). Le wifi sera accessible dans les espaces publics, salles de secrétariat, place du marché, salle VIP, salle cybercafé. Il ne sera pas disponible dans les salles de conférence Photocopies, fax, services de téléphonie ne seront pas disponibles sur le lieu du Forum. 19. BANQUES/BUREAUX DE CHANGE: 19.1 La monnaie officielle du Brésil et le réal. Au 6 juin 2013, 1 US dollar correspondait à environ 2.12 réaux. Les participants peuvent changer leur monnaie étrangère à leur arrivée à l aéroport, auprès de Banco do Brasil (ouvert de lundi à vendredi de 10h00 à 16h00) et de Confidence Câmbio (ouvert 24h par jour, 7/7) situés dans l aire des arrivées. Des distributeurs automatiques peuvent être trouvés à plusieurs endroits, y compris à l aéroport et au lieu du Forum Les cartes de crédit internationales (Visa, Diners Club, MasterCard, American Express) sont acceptées dans la plupart des hôtels, restaurants et magasins. 20. RESTAURATION: 20.1 Les participants peuvent déjeuner du 11 au 13 novembre 2013 au restaurant et cafétéria du lieu du Forum. 21. FUMEURS 21.1 Il est interdit de fumer sur le lieu du Forum. 22. ELECTRICITE La ville possède un système électrique de 220 volts. Les participants sont priés d apporter un adaptateur compatible avec les normes brésiliennes. 23. METEO ET HORAIRE 23.1 Le climat à Recife au mois de novembre est en général chaud, avec des températures allant de 21 à 30 C L heure normale au Brésil est GMT - 3.

8 Page CONTACT TELEPHONIQUE: PERSONNEL DU FORUM 24.1 Un annuaire téléphonique avec les noms et fonctions du personnel travaillant au Forum sera disponible au comptoir de documentation. 25. SECURITE 25.1 Même si Recife est une ville sûre, les participants sont priés d observer les précautions d usage lorsqu ils se déplacent dans la ville. En particulier : Restez attentifs: surveillez vos bagages et votre mallette Renseignez-vous auprès de la réception de l hôtel sur l utilisation de coffres forts Ayez toujours sur vous les coordonnées de l hôtel et du lieu du Forum. Cela pourrait vous être utile si vous deviez prendre un taxi. Si vous êtes face à un imprévu et avez besoin d assistance, composez l un des numéros d urgence suivants : o Poste de police pour touristes (81) Police militaire 190 Service d ambulance 192 Pompiers 193 Guichet d informations touristiques de l aéroport (81) Aéroport international de Guararapes (81) / (81) Veuillez noter que l OMS ainsi que les organisateurs locaux déclinent toute responsabilité concernant la perte d objets personnels laissés sans surveillance lors des réunions. 26. LIEUX A VISITER 26.1 Visites sur le terrain matin du 14 novembre 2013: Les participants sont encouragés à opter pour les visites sur le terrain afin de connaître le travail fait dans le domaine de la santé dans le pays et à Recife. Un formulaire d inscription et la liste des lieux seront disponibles de la fin du mois de septembre sur le lien suivant : Veuillez noter que les inscriptions seront prises par ordre d arrivée Restaurants: Etant donné que le Centre de conventions ne se situe pas dans un lieu touristique et que les repas du soir ne sont pas fournis au Forum, nous conseillons aux participants la visite de la veille ville de Recife (Recife Antigo), un quartier qui regorge de bars et restaurants.

9 Page SUPPORT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE 27.1 Coordonnées du Secrétariat du Forum: Secrétariat du Forum à Genève: Alliance mondiale pour les personnels de la santé Organisation mondiale de la Santé 1211 Genève 27, Suisse Fax: globalforum2013@who.int Website: Secrétariat du Forum à Brasília: Queen Bee Turismo e Eventos Ltda. SHS Qd. 1 Galeria Hotel nacional Bl. A Lojas 60 e 61 Brasília-DF CEP: Tel: /4794/1161 Fax: queenbeetur@queenbeeturismo.com.br 27.3 Agence de voyages officielle (agence de voyage locale): Flytour American Express Organização Pan Americana de Saúde Setor de Embaixadas Norte, Lote 19, Brasília, DF, Brasil Caixa Postal , Brasilia, DF, Brasil Tel: queenbeetur@queenbeeturismo.com.br Queen Bee Turismo e Eventos est le Secrétariat du Forum à Brasilia nommé par le gouvernement du Brésil afin d assister les participants, en collaboration avec le Secrétariat du Forum de l OMS. Queen Bee fournira des informations sur: l hébergement à Boa Viagem Recife/PE; les transferts d aéroports ; services de navette entre les hôtels et le lieu du Forum, ainsi que d autres arrangements locaux. L Agence de voyages officielle - Flytour - fournira des informations sur les billets d avion.

10 Page 10 ANNEXE I : LISTE DES HOTELS SITUES SUR L ITINERAIRE DE LA NAVETTE Les tarifs sont mentionnés en réaux brésiliens avec le montant correspondant en USD et comprennent le petit déjeuner, les taxes de service et les taxes gouvernementales. Le transport sera fourni entre les hôtels mentionnés ci-dessous et le lieu du Forum. Pour les coordonnées des hôtels et les conditions d annulation/modification, veuillez consulter le site web suivant: No. Hôtel Distance du lieu du Forum 1 Praia Hotel 10.3 km Catégorie Tarif en réaux brésiliens Tarif en USD approx Executive Twin R$ 274 $115 Double Suite R$ 315 $ Executive Twin R$ 301 $ Marante 10.5 km Single R$ 315 $ Double R$ 347 $ Double R$ $ Best Western Manibu Superior 11.1 km Recife Double R$ 304 $ Luxury Double R$ 348 $ Beach Class Suites 12.2 km Superior R$ 399 $ Deluxe R$ 489 $ Vela Branca 13.2 km Single R$ 196 $82.26 Double R$ 220 $ Lucsin 13.4 km Single R$ 268 $ Double R$ 301 $ Hotel Jangadeiro 13.4 km Single R$ 845 $ Double R$ 1060 $ Standard Double R$ 272 $ Hotel LG Inn 13.6 km Deluxe Double R$ 327 $ Superior Double R$ 393 $ Golden Tulip 13.7 km Single R$ 363 $ Mar Hotel 13.7 km Single R$ 373 $ Double R$ 404 $ Beach Park 13.7 km Single R$ 579 $ Mercure Recife Navegantes 13.7 km 13 Atlante Plaza 14.3 km 14 Hotel Vila Rica Recife 14.6 km 15 Onda Mar Hotel 14.7 km 16 Recife Monte Hotel 15.2 km 17 Transamérica 15.6 km Standard Double R$ 465 $ Superior Double R$ $ Privilege R$ 543 $ Single R$ 425 $ Double R$ 478 $ Standard Single R$ 334 $ Deluxe Single R$ 384 $ Suite R$ 501 $ Standard Single R$ 230 $96.56 Standard Double R$ 250 $ Standard Triple R$ 320 $ Single R$ 259 $ Double R$ 299 $ Triple R$ 419 $ Standard R$ 375 $ Single Lux R$ 432 $ Executive R$ 517 $216.99

11 Page 11 Annexe II LISTE DES HOTELS SITUES EN DEHORS DE L ITINERAIRE DE LA NAVETTE No. Hotel Distance to venue Category Rate in Brazilian Reais Approx. rate in USD 18 Superior Double R$ 287 $ Nobile Beach Class 17.2 km Luxury Double R$ $ Executive Premium Double R$ $ Standard Double R$ 218 $ Blue Tree Towers 20.3 km Superior Double R$ $ Deluxe Double R$ $ Suite R$ 179 $ Golden Beach Flats 21 km Studio single R$ 202 $84.78 Studio double R$ 225 $ Dorisol Recife Grand Hotel 21.5 km Superior Double room R$ 195 $81.84 Luxurious Double room R$ 262 $ Single R$ 194 $ Dan Inn Mar 24.6 km Double R$ 233 $97.79 Triple R$ 291 $122.14

12 Page 12 ANNEXE III FORMULAIRE DE RESERVATION D HOTEL 1. Coordonnées du participant Nom: Adresse: Organisation: Ville: Téléphone: Prénom: Pays: 2. Information sur l hébergement Hôtel de préférence: Type de chambre: ( ) INDIVIDUELLE ( ) DOUBLE Catégorie de chambre: Date d arrivée: Date de départ: Nb de chambres: 3. Informations sur l arrivée / le départ Date d arrivée: N du vol: Compagnie aérienne: Heure d arrivée: Date de départ: N du vol.: Compagnie aérienne: Heure de départ: Annulation/modification: Voir conditions sur Veuillez retourner ce formulaire par à queenbeetur@queenbeeturismo.com.br/par fax au numéro: ) ou confirmer votre réservation sur notre site