Cycle de formation «La thèse électronique»

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1 Cycle de formation «La thèse électronique» La thèse électronique : structure, dépôt et diffusion Dernière mise à jour : 05/10/ Auteur : Frédérique Flamerie

2 Au programme 1. Modalités techniques et administratives : le circuit d une thèse électronique 2. Produire un fichier PDF pour l archivage et la diffusion 3. Panorama des aspects juridiques Rappel sur le droit d auteur Les contenus tiers : la citation Les contenus tiers : les images et les graphiques Parenthèse : les Creative Commons Les contenus tiers : les articles Embargo et confidentialité Les scénarios de diffusion Les données personnelles

3 Les étapes du dépôt électronique d une thèse MODALITÉS TECHNIQUES ET ADMINISTRATIVES DU DÉPÔT

4 Cadre réglementaire Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat TITRE III : Dépôt sous forme électronique Le doctorant : fournit sa thèse sous forme numérique autorise ou non la diffusion sur Internet L établissement de soutenance : assure les processus de signalement, de conservation, de confidentialité et de diffusion de la thèse

5 Le dépôt électronique Dépôt sur CD auprès de la scolarité de l IFD 1 er dépôt : 3 semaines au plus tard avant la soutenance dépôt définitif : 3 mois au plus tard après la soutenance + Bordereaux imprimés Compte rendu de l application Facile indiquant que le fichier PDF de votre thèse est valide Charte de diffusion de la thèse électronique Avis du Jury sur la délivrance du diplôme Bordereau de thèse électronique : intègre la demande d embargo et l autorisation de diffusion sur Internet Si applicable : attestation de confidentialité Calendrier détaillé et mode d emploi de la soutenance : + Guide du doctorant

6 Le dépôt électronique : le CD Sur la pochette du CD (et/ou directement sur le CD) Prénom et NOM (le cas échéant, le nom de jeune fille) N de dossier de l étudiant Année de soutenance Numéro de l école doctorale (par exemple ED 515) Sujet (titre) de la thèse en français

7 Le dépôt électronique : le CD Fichiers à graver sur le CD [nom du fichier] Texte intégral de la thèse complète : archivage au format source (Word, OpenOffice ou LaTeX) [these_archivage_n dossier.doc] au format PDF version>1.4 ET validé par FACILE [these_archivage_n dossier.pdf] Texte intégral de la thèse (version complète ou incomplète de la thèse) : diffusion au format source (Word, OpenOffice ou LaTeX) [these_diffusion_n dossier.doc] au format PDF [these_diffusion_n dossier.pdf] + Titre de la thèse + titre traduit en minuscules [sujet_n dossier.txt] Résumé français de la thèse (1700 caractères max.) [resume_fr_n dossier.txt] Résumé anglais de la thèse (1700 caractères max.) [resume_en_n dossier.txt] 6 mots clés en français + 6 mots clés en anglais [motscles_n dossier.txt] (facultatif) fichiers de polices de caractères, si utilisation de caractères spéciaux

8 Le dépôt électronique : les bordereaux Bordereau de thèse électronique

9 Le dépôt électronique : les bordereaux Charte de diffusion de la thèse électronique

10 Le dépôt électronique : les L avis du jury bordereaux

11 Le signalement Scolarité Saisie des données administratives (nom, prénom, etc.), sujet, jury, date de soutenance Catalogue de l enseignement supérieur Bibliothèque Transformation en XML (métadonnées TEF) Attribution du Numéro National de thèses Imports dans STAR Enrichissement des données (juridiques, administratives, bibliographiques) Chargement des fichiers définition des scénarios de conservation/diffusion Validation finale des notices Catalogue de la BUPMC Moteur de recherche des thèses françaises Moteur de recherche des thèses européennes

12 Le signalement : theses.fr Toutes les thèses soutenues en France depuis 1985 Thèses en préparation (non exhaustif) Navigation par facettes

13 Thèse soutenue Texte intégral accessible en ligne

14 Thèse soutenue Texte intégral accessible uniquement en intranet

15 La conservation Version d archivage Version complète de la thèse en PDF, annexes incluses (contenus tiers pour lesquels les droits de diffusion ne sont pas acquis) Archivée dans tous les cas (confidentialité, etc.) Centre Informatique National de l Enseignement Supérieur Archivage numérique pérenne du PDF Sur le très long terme (30 ans et au-delà) Garder les aspects physiques et intellectuels Le rendre accessible et compréhensible Facile Validation du Format d'archivage du CINES Le PDF de la thèse doit être validé par FACILE ET être en PDF > 1.4 ou PDF/A CD de la thèse Archivé au sein de la BUPMC Meuble à CD BUPMC

16 La diffusion Version de diffusion Version complète de la thèse en PDF, annexes incluses (contenus tiers pour lesquels les droits de diffusion ne sont pas acquis) Version incomplète Version complète ou incomplète Archive ouverte HAL des thèses françaises L auteur autorise la diffusion sur Internet L auteur refuse la diffusion sur Internet Attribution d une URL pérenne URL de la page décrivant la thèse : URL du document, où qu il soit : *NNT = Numéro National de Thèse Si version incomplète diffusée sur Internet, version complète diffusée sur plateforme UPMC Version complète Plateforme de l Abes Plateforme de diffusion UPMC (accès libre sur place + accès distant pour les membres de l UPMC uniquement)

17 Version de soutenance déposée automatiquement La diffusion

18 Auto-archivage : dépôt par l auteur La diffusion

19 PRODUIRE UN FICHIER PDF POUR L ARCHIVAGE ET LA DIFFUSION

20 Outils : rédiger Traitement de texte Word ou LibreOffice Privilégier l utilisation d une feuille de style gain de temps mise en forme homogène meilleure exploitation : tables des matières et des illustrations générées automatiquement et cliquables, transformation PDF correcte Atelier «La thèse électronique en pratique : utiliser une feuille de style» (avec Windows 7 et Word 2010) Utiliser au moins le modèle de page de titre et de 4ème de couverture UPMC Feuille de style et modèles à télécharger sur le site de l IFD > Soutenance > Rédaction de la thèse

21 Outils : rédiger Feuille de style de l ED PIF et support de formation à son utilisation Autres ressources Atelier «Feuille de style LaTeX» Université de Limoges Modèle maître de conférences en informatique Modèle sur LaTeX Templates : Modèle labo Statistique et génome

22 Outils : rédiger Informations à faire figurer sur la page de titre Titre Auteur Directeur de thèse Date de soutenance Composition du jury Si l un de ces éléments manque, le fichier ne sera pas validé pour la diffusion dans TEL

23 Outils : rédiger Gérer sa biblio et ses PDF avec Plug-in Word et LibreOffice Pour les utilisateurs de export BibTeX ou module complémentaire Zotero Better Bib(La)Tex ou JabRef en complément Atelier «Gérer sa biblio et ses PDF avec Zotero»

24 Produire un PDF pour l archivage PDF archivable = validé par FACILE - ET version > 1.4 ou PDF/A PDF/A : permet d encapsuler les polices de caractère, voir guide des bibliothèques de l Université de Montréal

25 Renseigner les métadonnées et la diffusion Signets de la table des matières pour naviguer dans le document

26 Outils pour produire un PDF Traitements de texte Word et LibreOffice Convertisseur intégré au logiciel Word 2007 : installer un complément Word 2003 et antérieur : utiliser un convertisseur tiers PDF Creator : mais pas possible de créer des signets LaTeX Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur LaTeX sans jamais oser le demander de Vincent Lozano - livre disponible sur Framabook, annexe A - Générer des «pdf» Guide des bib. de l Université de Montréal

27 Rappel sur le droit d auteur Les contenus tiers : la citation Les contenus tiers : images et des graphiques Parenthèse : les Creative Commons Les contenus tiers : les articles Embargo et confidentialité Les scénarios de diffusion Les données personnelles PANORAMA DES ASPECTS JURIDIQUES

28 Une lecture indispensable Confédération des Jeunes Chercheurs, Association Nationale des Docteurs. «Le Doctorat à la Loupe - Propriété intellectuelle». mai Disponible sur : < > (consulté le 20 mai 2015)

29 Rappel sur le droit d auteur Propriété intellectuelle et droits d auteur Créations industrielles Formalités nécessaires pour obtenir propriété intellectuelle et protection juridique Marque Brevet d invention (invention nouvelle, impliquant une activité inventive, susceptible d une application industrielle Dessin et modèle dépôt obligatoire, renouvelable selon les cas, auprès de l INPI Créations de droits d auteur La propriété intellectuelle s acquiert automatiquement sans formalités : les «œuvres de l esprit» sont protégées du fait même de leur existence Critère définissant l œuvre de l esprit = originalité, i.e. : doit porter la marque de la personnalité de son auteur, doit être une «création de forme» : idées et concepts sont exclus du droit d auteur Textes de référence Code de la propriété intellectuelle (CPI) et loi n du 1er août 2006 relative au droit d'auteur et aux droits voisins dans la société de l'information (DADVSI)

30 Rappel sur le droit d auteur Droits moraux attachés à la personne de l auteur Droits patrimoniaux attachés à l œuvre perpétuels et imprescriptibles inaliénables ils ne peuvent être ni vendus, ni cédés, ni faire l objet de donation ni de renonciation droit de divulgation droit de paternité droit au respect de l intégrité de l oeuvre droit de retrait et de repentir cessibles, expirent 70 ans après la mort de l auteur négociables peuvent faire l objet de rémunérations droit de reproduction droit de représentation droit de suite droit de distribution

31 Les contenus tiers : la citation Citation = exception prévue par la loi possibilité d utiliser une œuvre protégée sans accord de l auteur Les citations doivent être «justifiées par le caractère critique, polémique, pédagogique, scientifique ou d'information de l oeuvre à laquelle elles sont incorporées» (CPI, art. L 122-5) être courtes (le passage repris est bref par rapport à l œuvre dont il est extrait et occupe une faible place dans le texte citant) indiquer la source du texte cité (nom, auteur, titre, page, nom de l éditeur, date d édition, etc.) permettre de retrouver facilement les sources citées respect du droit de paternité

32 Les contenus tiers : les images et les graphiques Contenu dont vous n êtes pas l auteur obtenir l accord de l auteur ou respecter les termes de la licence Creative Commons Contenu dont vous n êtes pas le seul auteur obtenir l accord de vos co-auteurs Contenu dont vous êtes l auteur (ou un des auteurs), publié par ailleurs dans un article obtenir l accord de vos co-auteurs obtenir l accord de l éditeur de la revue

33 Parenthèse : les Creative Commons

34 Parenthèse : les Creative Commons Définition Traduction : œuvre en usage partagé Œuvre que son auteur destine à l usage commun et dont il abandonne ou concède à titre gratuit tout ou partie des droits d utilisation, selon certaines conditions Tout ce qui n est pas interdit est autorisé Logique du droit d auteur : tout ce qui n est pas explicitement autorisé est interdit tous droits réservés Logique des Creative Commons : tout ce qui n est pas interdit est autorisé certains droits réservés Objectifs Faciliter le partage des créations en : permettant aux titulaires de droits de choisir et d'exprimer les conditions d utilisation de leurs oeuvres informant les utilisateurs des utilisations autorisées à l avance

35 Parenthèse : les Creative Commons Les 4 options Attribution : Toutes les licences Creative Commons obligent ceux qui utilisent vos œuvres à vous créditer de la manière dont vous le demandez, sans pour autant suggérer que vous approuvez leur utilisation ou leur donner votre aval ou votre soutien. Pas d utilisation commerciale : Vous autorisez les autres à reproduire, à diffuser et (à moins que vous choisissiez Pas de Modification ) à modifier votre œuvre, pour toute utilisation autre que commerciale, à moins qu ils obtiennent votre autorisation au préalable. Partage dans les mêmes conditions : Vous autorisez les autres à reproduire, diffuser et modifier votre œuvre, à condition qu ils publient toute adaptation de votre œuvre sous les mêmes conditions que votre œuvre. Toute personne qui souhaiterait publier une adaptation sous d autres conditions doit obtenir votre autorisation préalable. Pas de modification : Vous autorisez la reproduction et la diffusion uniquement de l original de votre œuvre. Si quelqu un veut la modifier, il doit obtenir votre autorisation préalable. Source : Creative Commons France -

36 Parenthèse : les Creative Commons Les 6 licences Source : Creative Commons France -

37 Parenthèse : les Creative Commons Création d une licence :

38 Les contenus tiers : les articles Article dans une thèse déposée dans TEL = dépôt en archive ouverte demander l accord des co-auteurs vérifier la politique des éditeurs sur Sherpa- Romeo en fonction de la politique de l éditeur, il faudra utiliser le preprint ou le postprint de l article et non le PDF éditeur comme pour un dépôt en archive ouverte, il est possible de définir un embargo

39 Embargo et confidentialité de la thèse Embargo Décidé par le docteur Limité dans le temps Durée fixée par le docteur Thèse diffusée en intra sur la plateforme de diffusion UPMC Thèse signalée dans le Sudoc et Thèses.fr Formulaire embargo Formulaires confidentialité Confidentialité Décidée par le Président de l UPMC Limitée dans le temps Durée fixée par le Président de l UPMC Thèse diffusée ni en intra ni sur Internet Thèse signalée dans le Sudoc et Thèses.fr comme confidentielle avec l indication de la durée de confidentialité

40 Embargo et versions complète/incomplète de la thèse Embargo Décidé par le docteur (articles en cours de publication, etc.) Limité dans le temps Durée fixée par le docteur Thèse diffusée en intra sur la plateforme de diffusion UPMC A la fin de l embargo, la version complète de la thèse est diffusée sur Internet Version incomplète Décidé par le docteur (articles en cours de publication, etc.) 2 jeux de fichiers à fournir Sur Internet ne sera diffusée que la version incomplète, la version complète sera diffusée en intra Travail jamais accessible dans sa totalité à la communauté scientifique sur internet L UPMC vous recommande l embargo plutôt que le dépôt d une version de diffusion incomplète

41 Les scénarios de diffusion Plateforme UPMC Obligation de l établissement pour les thèses non diffusées sur Internet ou diffusées sur Internet dans une version incomplète Version complète de la thèse y compris les contenus tiers A l issue de la période de confidentialité pour les thèses confidentielles Internet Choix du docteur Version de diffusion peut être différente de la version d archivage si le docteur n a pas obtenu les droits de diffusion pour les contenus tiers = version incomplète Différée en cas d embargo ou de confidentialité

42 Les données personnelles Visibilité de vos données personnelles Les informations demandées sont destinées, à l exception de l adresse du doctorant, au référencement de la thèse dans le catalogue collectif du Sudoc qui constitue officiellement le répertoire national des thèses françaises : Les informations contenues dans le catalogue Sudoc sont désormais en grande partie accessibles sur le web (notamment via le moteur de recherche des thèses de doctorat françaises : Cette visibilité est liée à la politique d exposition des données menée par les bibliothèques : les moteurs de recherche peuvent désormais, grâce à l identifiant pérenne attribué à chaque notice de document, plus systématiquement indexer, donc afficher, des informations qui n étaient auparavant visibles que par une recherche effectuée dans un catalogue.

43 Les données personnelles Droit d accès et de rectification Le Sudoc contient des informations relatives aux personnes physiques qui constituent un fichier d'informations nominatives soumises à un traitement informatisé. La notice décrivant le doctorant est créée à des fins d indexation afin de permettre aux lecteurs de retrouver les ouvrages ou articles de celui-ci en effectuant des recherches par nom d auteur. Elle permet également aux professionnels des bibliothèques de signaler correctement les œuvres en les attribuant au bon auteur. Ce type de notice est dite d autorité : elle a pour objectif de décrire de manière univoque le nom d auteur dans le catalogue. Le Sudoc a fait l objet d une déclaration à la CNIL en Chaque doctorant dispose donc d un droit d accès et de rectification prévu par la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés concernant ses données personnelles. Ce droit d accès et de rectification concerne les informations contenues aux pages 3 et 4 de ce formulaire et peut s exercer auprès de l Agence bibliographique de l Enseignement supérieur : par courrier : ou Agence bibliographique de l enseignement supérieur 227 avenue du Professeur Jean-Louis Viala CS Montpellier cedex 5 par le guichet d assistance de l ABES : domaine «demande de rectification des données personnelles».