Le dépôt électronique des documents comptables auprès du registre de commerce et des sociétés

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1 Le dépôt électronique des documents comptables auprès du registre de commerce et des sociétés Waterloo Offi ce Park Drève Richelle 161 L B 1410 Waterloo tél. (02) fax (02) info@kluwer.be

2 Éditeur responsable: H. Suijkerbuijk Waterloo Office Park Drève Richelle 161 L B 1410 Waterloo Tél.: contact@kluwer.be 2012 Wolters Belgium SA Hormis les exceptions expressément fixées par la loi, aucun extrait de cette publication ne peut être reproduit, introduit dans un fichier de données automatisé, ni diffusé, sous quelque forme que ce soit, sans l autorisation expresse et préalable et écrite de l éditeur. Dépôt légal: D/2012/2664/553 ISBN: BP/EDEPLUX-BI12001

3 TABLE DES MATIÈRES GÉNÉRALE INTRODUCTION 1 1. Informatisation du RCS Consultation électronique des documents déposés auprès du RCS Dépôt électronique auprès du RCS 4 2. Simplification administrative 5 I. LA PROCÉDURE DE DÉPÔT ÉLECTRONIQUE APPLICABLE AUX DOCUMENTS COMPTABLES Principes généraux Contexte entourant la nouvelle procédure de dépôt 7 A. Mise en place de la Centrale des bilans 7 a) L origine de la Centrale des bilans au Luxembourg 7 b) Création de la Centrale des bilans 8 B. Utilité de la Centrale des bilans 10 a) Les avantages pour les entreprises soumises au dépôt de leurs documents comptables 11 b) Les avantages pour les entreprises et le grand public souhaitant consulter les données comptables déposées 11 c) Les avantages pour les entreprises et l économie nationale 12 d) Les avantages pour les administrations 12 C. Plan comptable normalisé (PCN) Nouvelles dispositions applicables à la procédure de dépôt des documents comptables 16 A. Dépôt électronique obligatoire 16 B. Notion de «liasse comptable» 16 C. Nouvelles procédures de dépôt des documents comptables 18 a) Dépôt des comptes annuels 18 b) Dépôt des comptes consolidés 20 c) Dépôt rectificatif des documents comptables 21 vii

4 Table des matières générale 1.2. Spécificités du dépôt ecdf La nouvelle plate-forme ecdf 21 A. Demande d accès à ecdf 22 a) Identification de la personne demandant accès à ecdf 22 b) Distinction entre le représentant de la personne demandant accès à ecdf et le gestionnaire principal 23 c) Les différents types d accès à ecdf 24 B. Accès à la plate-forme ecdf 25 C. Accès à l application CIGUE : définition d utilisateurs internes supplémentaires pour ecdf 25 D. Accès à l application CIMAN : définition des mandats 26 E. Saisie ou transfert des données en ecdf 27 a) Saisie dans un formulaire PDF 27 b) Transfert d un fichier XML généré par l outil comptable interfacé avec l application ecdf Transmission des données en ecdf aux fins de dépôt auprès du RCS 28 A. Cas de base : dépôt de comptes propres, préalablement préparés sur ecdf suivant la solution PDF 29 B. Cas général : dépôt de comptes propres ou par mandat, préalablement préparés sur ecdf suivant la solution PDF ou XML 30 II. LES SPÉCIFICITÉS DE LA PROCÉDURE DE DÉPÔT PAR FORME JURIDIQUE Dispositions légales applicables aux entreprises visées à l article 8 du Code de commerce en matière de dépôt de la liasse comptable Documents comptables à déposer Particularités applicables aux petites et moyennes entreprises 32 A. Les «petites entreprises» 32 B. Les «moyennes entreprises» Les délais de dépôt Le régime particulier des sociétés mères et filiales 34 viii

5 Table des matières générale 2.2. La procédure de dépôt des différentes personnes immatriculées auprès du RCS et soumises à l obligation de déposer leurs documents comptables Sociétés anonymes, sociétés à responsabilité limitée, sociétés en commandite par action et sociétés européennes 36 A. Dépôt ecdf 37 a) Sociétés soumises à l article 8 du Code de commerce 37 b) Sociétés de participation financière (SPF) 39 B. Dépôt classique ercs 41 a) Sociétés se soumettant aux normes comptables internationales (IFRS) ou justifiant d une dérogation prévue à l article 27 de la loi du 19 décembre b) Les exceptions relevant de l article 13 du Code de commerce 43 C. Schéma récapitulatif Sociétés en commandite simple et en nom collectif 48 A. Principe : dépôt ecdf 48 B. Exception : Dépôt classique ercs 52 C. Schéma récapitulatif Sociétés coopératives et sociétés coopératives organisées comme une société anonyme 58 A. Dépôt ecdf 58 B. Dépôt classique ercs 59 a) Sociétés se soumettant aux normes comptables internationales (IFRS) ou justifiant d une dérogation prévue à l article 27 de la loi du 19 décembre b) Les exceptions relevant de l article 13 du Code de commerce 61 C. Schéma récapitulatif Les groupements d intérêt économique, les groupements européens d intérêt économique et leurs succursales 64 A. Dépôt ecdf 64 B. Dépôt classique ercs : entreprises se soumettant aux normes comptables internationales (IFRS) ou justifiant d une dérogation prévue à l article 27 de la loi du 19 décembre ix

6 Synthèse Commerçants personnes physiques et succursales de commerçant personne physique étranger 66 A. Principe : Dépôt ecdf 66 B. Exception : Dépôt classique ercs Succursales de société commerciale étrangère 68 A. Dépôt de la liasse comptable de la succursale luxembourgeoise 68 a) Dépôt ecdf 69 b) Dépôt classique ercs 71 B. Dépôt des documents comptables de la société étrangère dont émane la succursale luxembourgeoise Les sociétés d investissement à capital fixe ou variable et les sociétés européennes d investissement à capital fixe ou variable Associations d assurances mutuelles Associations sans but lucratif et fondations Les associations agricoles 79 III. SYNTHÈSE 81 ANNEXES Loi concernant le registre de commerce et des sociétés 87 Extraits du Code de commerce 145 RGD liasse comptable 149 RGD Plan comptable normalisé 161 Circulaire RCSL 12/1 concernant le dépôt de la liasse comptable 167 Formulaire ecdf Bilan 171 Formulaire ecdf Bilan abrégé 175 Formulaire ecdf Bilan pour les sociétés de participation financière 177 Formulaire ecdf Comptes de profits et pertes 179 Formulaire ecdf Comptes de profits et pertes abrégé 181 Circulaire : Plateforme ecdf Utilisation du formulaire Compte de profits et pertes abrégé 183 Formulaire ecdf Comptes de profits et pertes pour les sociétés de participation financière 185 Formulaire ecdf Plan comptable normalisé (solde des comptes) 187 Formulaire de demande d accès ecdf 217 Description du formulaire de demande d accès ecdf 219 x