CRR AGO du 14/09/2013. Bilan du Bureau ~ 1 ~ Début : 14h30. Retour sur les activités :

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1 CRR AGO du 14/09/2013 Revu par Tackounet le 20/01/2014 Début : 14h30 Bilan du Bureau Retour sur les activités : - Section Dessin : tenue par Tackounet qui a fait des activités tout au long de l année, et qui regarde pour dessiner une nouvelle mascotte. - Section Pokemon : officialisée avec quelques évènements qui ont bien marché. - Section Technique : existait déjà a continué à fonctionner. - Section Maid : tenue par Lexhy qui a vendu des goodies durant la convention. - Section Touhou et Doujin Games : laissées aux soins du nouveau Bureau - Section JVM : a organisé beaucoup d évènements tout au long de l année : o Un site vitrine pour les JVM a été créé o Les évènements à Yaoi et Comicon se sont bien passés o La participation à la Japan Expo Sud s est bien passée o La Japan Expo Paris s est un peu moins bien passée - Section Nocturne : o Quelques modifications, notamment le sous-sol fermé désormais pour éviter les problèmes o Seule une Nocturne a eu un problème d alcool o Globalement, les Nocturnes ont plutôt bien repris cette année - Secrétariat : quelques modifications ont été apportées, notamment sur les documents : tout est numérisé en ce qui concerne le secrétariat, et les dossiers sont en ligne. - Projet Intranet : n a malheureusement pas énormément avancé, il sera peut-être fini durant l année à venir. - Au sujet du mandat, il y a des facilités avec l administration qui a accordé un budget conséquent, EPITA et Epitech. Conseil pour les prochains Bureaux : ne pas hésiter à passer par M. Rouvrais ou l administration Epitech (il y avait quelques problèmes de communication avec eux auparavant, donc ils se sont rattrapés sur ces rumeurs qu ils ont lancées). - Remarques : il n y a plus de BDE EPITA, le BDE Epitech est en lien avec Bontiv ~ 1 ~

2 Compte-rendu de réunion de l assemblée générale ordinaire 2013 Vote : Sujet du remboursement de Darksoul : Entrée des votants 15h53, 69 présents (procurations incluses) Bilan moral par Arnaud Godet : - L invité est content de la convention. - La section Invité a atteint le maximum de son bon fonctionnement et en termes de gamme, il serait très dur de s organiser pour faire mieux. - L idéal serait de mettre en place un partenariat sur le long terme (par exemple avec 一 般 社 団 法 人 日 本 国 際 交 詢 協 会 -JSICMF pour la nourriture, Wakanim qui a payé une partie des billets, voir avec Goodsmile pour du long terme). Mais le problème reste par rapport à la nomination tardive des responsables convention chaque année. Échange avec l assemblée sur le moyen de faire de la publicité pour financer l invité. La responsable Convention donne son avis disant qu il serait juste de rembourser la somme restante au vu du résultat de la convention. Le Bureau donne son point de vue en étant pour le remboursement. Du point de vue du Comité : - Des versions différentes et l absence de mail formel ont conduit à une mauvaise transmission des besoins de Darksoul pour son budget invité. Pour éviter ce type de problème, il vaut mieux les prochaines années que le responsable Invité contacte directement le Comité. - Cette année, compte-tenu de ses engagements faite durant la précédente AGO et de l incertitude du succès de la convention (préventes moyennes et évènement concurrent sur la même période), le Comité a proposé de demander en AG si l association souhaitait rembourser Darksoul, et a pris l engagement de poser la question. - Cette décision aura de l importance par rapport aux futures relations avec Darksoul Vote : L association doit-elle rembourser Darksoul? Oui Non Blanc Nul ~ 2 ~

3 Mot de Bontiv : il y a des tâches qui sont restées pour le prochain Bureau, notamment la section Mémoire sans responsables, et l achat de cartes de visite pour les JVM, partenariat AEUG, et évènement le 28 septembre. Questions au Bureau sortant Pourquoi la cotisation est passée à 10? Décidé par le Bureau, peut-être pas une bonne idée et ne rapporte pas forcément de l argent. Quels sont les avantages lorsque l on s inscrit à l association? Il faut réfléchir à cette question. Il faudrait une nouvelle réflexion autour des statuts. ~ 3 ~

4 Compte-rendu de réunion de l assemblée générale ordinaire 2013 Votes des élections (note : arrivée de 1 retardataire) 16h45 début des élections Président Bontiv Question sur le nombre d étudiants : pas énormément. Actuellement moins de 50% de l association est étudiante. Bontiv souhaite motiver plus les étudiants. Sa motivation n a pas baissé, tout comme son investissement. Il essayera de faire de son mieux pour garder l association dans le droit chemin. - Avis sur la cotisation : 10, ça reste beaucoup (trop). - Comment motiver les étudiants : présence aux campus, motiver à faire des trucs sympas. - Comptes-tu améliorer la vie au local, que tout le monde puisse s y sentir bien : pas forcément le confort, mais surtout allez plus vers les étudiants. - Politique sur le hentai : pas de politique particulière. - Statuts et membres d honneur : a démarré une ébauche qui n a pas pu aboutir. Grandes chances l année prochaine de modification des statuts avec implication des membres, et avoir des statuts en La meilleure solution semble être de proposer une liste et que la liste soir votée en AG. Résultat : Bontiv élu Bontiv Blanc Nul ~ 4 ~

5 Vice-Président Meltdown Il sera le second de Bontiv et sera là pour aider. Globalement tout le monde le connaît. - Qu est-ce que tu présentes de plus : idée de proposition de partenariat avec une école de manga, plus contacts, etc - Pourquoi ne t es-tu pas présenté avant : choix personnel en fonction du nombre de personnes qui se présentent. Bapt_iste Il est l organisateur des Nocturnes, qui ont bien marché. Il souhaite : - que les Nocturnes soient une vitrine d Epitanime, que pour 5 les gens puissent venir s amuser ; - montrer aux gens qu Epitanime, c est une association qui est ouverte. Il y a des choses à améliorer (mieux communiquer) et ce serait bête de gâcher des choses pour des problèmes de communication. - Par rapport à Nihon No Oto et la convention : il sait que les problèmes ne viennent pas d Epitanime, il sait que ça ne vient pas de l association. Ça les a un peu frustrés et c est ce qui a causé ce problème de communication. - Est-ce que le responsable Nocturne ne serait pas plus adapté pour lui : il pense que c est un bon moyen, c est la partie qu il a vu pour le moment. Mais il souhaite faire plus. Résultat : Meltdown élu Meltdown Bapt_iste Blanc Nul ~ 5 ~

6 Compte-rendu de réunion de l assemblée générale ordinaire 2013 Trésorier Mereck Il souhaite améliorer la rigueur au sein des comptes de l association. Il a mal pris les problèmes qu il y a pu avoir au sein de l association. Il veut essayer d améliorer la convention Epitanime. C est le boulot d Epitanime. Au niveau de la trésorerie on peut faire des choses de qualité sans pour autant tailler dans les dépenses. Faire parler les membres sur les idées des coûts et dépenses. - Avis sur la cotisation : il aurait été plus pour 5, mais au vu des avantages à réfléchir, il faudrait voir pour demander aux gens de participer. - Avis sur les outils de la trésorerie (GLDC et prévisionnel) : il pense reprendre ce qui a été fait, et pense l améliorer. - Utilisation de l argent : objectif d avoir au minimum la même chose qu au début de l année. L objection c est de faire vivre l association. - Question du Coca Zero : à revoir. - Part des choses par rapport à l invité : l argent d Epitanime, il le traite comme son argent, chaque euro doit être bien dépensé. - L équipe JVM va dépenser pas mal d argent cette année, est-ce que c est prévu : ça dépend si c est justifié, c est de l investissement. Résultat : Mereck élu Mereck Blanc Nul ~ 6 ~

7 Vice-Trésorier N0n0-sama C est un ancien. Aujourd hui c est place aux jeunes mais il faut aussi aider à l association. Il a fait pas mal de choses à l association. - Comment gérer le conflit potentiel avec les invités : sait faire la part des choses, et est prêt à faire des choses concrètes. - Disponibilité : maintenant visibilité par son boulot, disponible pour réunion par Skype et par mail, comme par exemple sur les contrats ou l audit. - Avis sur la cotisation : réduction pour les membres actifs, comme les staffs et participants et les autres années. - Dépense : dépend surtout des sections, le Bureau est là pour aider les actions à se lancer et à fonctionner. - Pour les 20 ans de l association l année prochaine, projet ou pas projet : peut-être réessayer d inviter les anciens et les faire revenir. Résultat : N0N0-sama N0N0-sama Blanc Nul ~ 7 ~

8 Compte-rendu de réunion de l assemblée générale ordinaire 2013 Secrétaire : Tatav Il aimerait faire plus cette année comme secrétaire. Il essayera de faire des trucs pour les associations. - Avis sur la cotisation : 10, ce n est pas tant que ça, il y a des associations qui sont beaucoup plus chères. - Disponibilité : n est pas forcément très disponible mais fera de son mieux. Lexhy Elle a rejoint Epitanime l année dernière. Dès qu elle est arrivée, elle a proposé de faire un Maid café qui a été accepté par le Bureau. - Pourquoi le poste de secrétaire : parce que la communication c est assez important. - Avis sur la cotisation : à 10 à cause des Nocturnes c est une bonne chose, car comme ça les gens peuvent en profiter. - Savoir écouter, car assez autoritaire avec ses staffs : saura écouter les autres. - Etudiante e-art : regarde sa boite mails deux fois par jour, toujours joignable au téléphone. Il est possible que le samedi soir elle ne soit pas disponible, mais il n y a que là. Elle est juste ponctuellement à la campagne. - Déménagement d e-art : l année prochaine, en Compte-elle reprendre le poste de responsable Maid, comment faire les deux à la fois : oui compte le reprendre, pas de conflit car secrétaire c est toute l année, alors que Maid c est deux fois par mois. - Proposition pour améliorer la communication : faire de belles affiches, changer le logo des badges. Résultat : Lexhy élue Lexhy Tatav Blanc Nul ~ 8 ~

9 Vice-Secrétaire Rebelle Durant l AGO, elle est malade et n a plus de voix, même au premier rang «ils ne la connaissent pas». Il s agit de Margaux, alias Rebelle. - Disponibilité : disponible et répond aux mails. - Avis sur la cotisation : trouve que 10 ce n est pas cher, et ça fait un pré-tri entre ceux qui veulent venir et ceux qui veulent uniquement profiter. Edeswen Il faisait un stage bouffe pendant un certain temps. Il fait aussi de la projection, fait Epitech et 42 en même temps. Il est disponible tout le temps car travaille au Bocal. Il est juste en dessous de Dataz. - Investissement : s investit dans chaque section, s est un peu investi dans tout, teste les échelons dans Epitanime même si pas pris. - Est-ce qu il aura la neutralité : de toute façon, au niveau du Bocal, c est la mer**. - Au niveau des interactions avec les autres écoles : pas spécialement de contentieux. Résultat : Rebelle élue Rebelle Edeswen Blanc Nul ~ 9 ~

10 Compte-rendu de réunion de l assemblée générale ordinaire 2013 Trinitanime : Vote à main levée Membres Personnes élues Tyran Graviton Kendo Doyen Pluton Laurent Parfait* Mascotte Bébé (à venir) de Yukira (*) La seule fois où le Doyen Pluton sera mentionné. Dorénavant, quel que soit la citation, elle entrainera une Punition Divine. ~ 10 ~