Affiliation et réaffiliation

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1 CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE N 1 SAISON DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES Affiliation et réaffiliation L affiliation ou la réaffiliation est le premier acte administratif de la saison. Elle est préalable à toute autre demande telle que licence, engagement sportif, délivrance de dossier de mutation. Elle intervient obligatoirement entre le 1er juin et le 15 juillet et vous devez établir les trois licences validées au 15 juillet, parmi les personnes figurant sur l imprimé. En cas de non-respect de cette obligation, la ligue peut prononcer votre mise en sommeil et vous ne pourrez pas vous engager dans une compétition, nous ne pourrons pas valider vos demandes de licences et de mutations. Certains d entre vous ont peut être oublié comment procéder sur Gest Hand, je me permets donc de vous rappeler la démarche :. Gestion des structures Gestion des clubs, Sélection d un club : les informations vous concernant apparaissent, cliquez alors sur «lettres types» en haut à droite et choisissez «bordereau réaffiliation pour le club » Petite précision (mais importante!) : dans le rectangle «le club» et «adresse» vous devez indiquer l adresse postale de la personne qui recevra le courrier en tant que correspondant (qui est parfois différente de l adresse du siège social que vous devez aussi renseigner) Imprimez, corrigez les données inscrites si nécessaire, signez et renvoyez le document le plus vite possible avec les 3 licences (Président, secrétaire et trésorier) Ne joignez pas de chèque à ce document : vous recevrez la facture «Redevances » courant juillet, elle comprend votre affiliation et les abonnements obligatoires FFHB. Gestion des licences informatisées : Toute demande d adhésion doit être saisie dans Gesthand avant d être envoyée à la Ligue de Bretagne. Les garanties d assurances doivent être obligatoirement imprimées au verso. Vous les trouverez sur la page d accueil de gesthand ou en cliquant sur le lien ci-dessous : Dès lors qu il est titulaire d une licence FFHB, chaque licencié dispose automatiquement de garanties D assurance «Responsabilité Civile». Les options complémentaires sont importantes et non négligeables : ces garanties sont proposées aux titulaires d une licence FFHB ayant souscrit la «Garantie de base accidents corporels» et qui souhaitent compléter leur couverture. Les options comprennent notamment le versement d une indemnité journalière en cas d incapacité de travail (indemnité non comprise dans la formule de

2 base). Elles peuvent être prises en cours de saison. L obtention de ces garanties complémentaires se fait par souscription d un bulletin que vous trouverez page 14 du guide MMA Les renouvellements de licences Attention nous ne pourrons pas accepter les bordereaux de la saison dernière Le bordereau est le seul acceptable par les services de la ligue. Ne faites pas de renouvellement massif!!! Vous bloquez les licenciés qui souhaitent changer de club. Le club d accueil ne peut pas créer la mutation dans gesthand car le logiciel affiche «l individu dispose déjà d une licence non qualifiée ». Contentez-vous d imprimer tous les bordereaux de licences de vos adhérents (si vous le souhaitez) de la manière suivante : Gestion des structures Gestion des clubs Sélection d un club Lettre type et choisir bordereau de renouvellement Effectuez le renouvellement que lorsque vous êtes assurés que vos licenciés re signent, cela permet à un individu qui cesse l activité handball pendant une saison, de reprendre une licence l année N+2 dans le club de son choix. Création de licence demande de mutation : la pièce d identité est obligatoire. Pourquoi? Pour corriger les erreurs constatées sur les bordereaux (nom de famille mal orthographié, année de naissance erronée ). Vous devez impérativement saisir les données telles qu inscrites sur la pièce d identité Le fait de demander une PI nous permet de détecter les mutations frauduleuses. Que faisons-nous de ces photocopies : nous les détruisons aussitôt la vérification faite. Pour les créations de licences faites attention à la nationalité : Le tiret pour nationalité française, UE pour Union Européenne (et certains pays concerné par un accord voir art de la FFHB) JE pour les jeunes de -17 ans étrangers E pour tous les autres étrangers Il arrive souvent que lorsque vous saisissez votre licence, sans vous rendre compte, avec la roulette de la souris vous changez le type de nationalité, parce que vous êtes positionné sur ce champ et qu en fait vous souhaitez simplement «descendre» sur la page pour continuer votre saisie. Une petite vérification de votre part avant de terminer la saisie s impose! Pas d UE pour la nationalité française (Cas le plus souvent relevé) Les mutations : Tout licencié âgé de 13 ans et plus (né en 2000 et avant) désirant changer de club est soumis au régime de mutation. 3 périodes de mutations : La période officielle : 1 er juin 15 juillet inclus (principalement type de licence B mais possibilité licence A voir les dispositions spécifiques textes FFHB)

3 Hors période : 16 juillet 31 décembre inclus (type de licence idem ci-dessus) Hors période : 1 er janvier - 31 mai = licence type C dans tous les cas Une seule mutation dans la période officielle et une seule mutation hors période sont autorisées par saison et par licencié. Vérifiez et modifiez le cas échéant le type de licence lorsqu il s agit d un renouvellement d un licencié muté la saison précédente ( ) : De type B, la licence passe en type A De type C, la licence passe en type B Attention : lorsque vous savez pertinemment qu un nouvel adhérent était licencié la saison N-1 dans un autre club, et que Gesthand ne détecte pas le doublon, c est qu il y a une erreur de saisie dans les données (soit dans celles du club quitté, soit dans celles que vous venez de saisir). Si l erreur n est pas de votre fait, vous devez prévenir la ligue avant validation. Le droit de mutation : quel montant? Le tarif pour une mutation masculine correspond au plus haut niveau de votre équipe masculine. Même choses pour les féminines. Exemple : l équipe première masculine du club X évolue en championnat National Masculin alors que l équipe 1ère féminine évolue en championnat départemental. Pour toutes les mutations masculines et quelque soit le niveau du joueur, le tarif est celui du national. Pour toutes mutations féminines le tarif est celui du départemental Toute demande de mutation doit être accompagnée du règlement. Niveau de jeu Equipe 1ère +18 ans ans Moins 17ans National / Pré National 150,00 110,00 77,00 Régional 130,00 110,00 77,00 Départemental 105,00 85,00 67,00 Certaines mutations sont dites «mutations gratuites» - voir les articles et 62 des textes règlementaires de la FFHB. Si vous pensez bénéficier de l un de ces dispositifs, vous joignez le chèque en nous demandant de ne pas l encaisser : après vérification et validation par la FFHB (fin décembre), nous vous retournerons le chèque. Le Certificat médical En référence au code du sport, l obtention, ou le renouvellement, d'une licence permettant la participation aux activités compétitives ou de loisir est subordonnée à la présentation d'un certificat médical datant de moins d'un an et attestant l'absence de contre-indication à la pratique du handball en compétition ou en loisir. Il est valable depuis sa date d établissement jusqu au renouvellement de la licence la saison suivante, ou au plus tard, et dans tous les cas, jusqu au 15 septembre de la saison suivante.

4 Rappel des qualifications : cachet de la poste Ce n est pas la date de saisie par le club qui détermine la date de qualification mais la date d envoi du dossier complet (cachet de la poste faisant foi). Création - renouvellement : 24 heures à partir du jour d envoi (date cachet de la poste) Mutation : 5 jours y compris le jour d envoi (date cachet de la poste) Conversion : 24 heures à partir du jour d envoi (date cachet de la poste) Attention au vendredi pour une qualification le samedi : assurez-vous que la poste appose la bonne date (ou qu elle n est pas fermée!) Petits conseils : Vous trouverez joint à la circulaire un bordereau d accompagnement de licences et de mutations. Il n y a pas de caractère obligatoire, Cependant : Ils nous permettent de vérifier que vos envois sont complets. Ils nous permettent de retrouver vos licences rapidement lors de vos appels téléphoniques (nous agrafons le bordereau avec l enveloppe pour archiver vos licences) Ils vous permettent de contrôler lors de la réception des licences, qu elles sont toutes là! (c est pourquoi il est utile que vous gardiez un exemplaire de votre bordereau pour pointer les licences en retour et nous appeler le cas échéant). Ne pas oublier de bien indiquer si c est une création (dans ce cas là joindre une pièce d identité) ou un renouvellement (sans pièce d identité). Ce sont des outils que nous avons mis en place pour mieux vous servir, et en aucun cas pour être contraignant. Nous espérons que la démarche vous facilite la tâche autant qu elle nous est utile. Consignes d envoi : Notez sur l enveloppe le nom de votre club et votre numéro d affiliation (c est plus facile pour vous retrouver...) Précisez également «licences arbitres» si l enveloppe en contient. Nous traitons les arbitres en priorité, car ils doivent être qualifiés pour être désignés! Evitez de joindre un chèque, autre qu un chèque de mutation, dans l enveloppe. Les paiements de factures émanant de la comptabilité doivent être envoyés à part. Avant l envoi, vérifiez bien que l adhérent a signé, ou son représentant légal si c est un mineur. N oubliez pas vous-même en tant que club de signer et d apposer votre tampon. Retour du carton de licence : Quelle que soit la période, le traitement d un dossier (réception, validation, renvoi) ne doit en aucun cas excéder 3 semaines Si tel était le cas, c est qu il y a un problème, et vous devez prendre contact avec le secrétariat de la ligue pour vous assurer de la bonne réception dudit dossier. Licence incomplète ou non créée dans Gest Hand par le club Toute licence incomplète ou non saisie par le club ne nous permet pas de valider la demande. Toute demande non saisie sera retournée.

5 Il est impératif que vous rentriez toutes les informations sur Gesthand, notamment en ce qui concerne les corrections manuelles dont vous auraient fait part vos licenciés. La création, le renouvellement et les modifications postales ou téléphoniques des adhérents sont du ressort des clubs. N oubliez pas non plus de saisir le nom de naissance et le nom matrimonial (pour les femmes mariées) Tout dossier incomplet sera retourné. Il est inutile d envoyer une partie du dossier par la poste et le complément par mail (ex : copie pièce identité) : ça ne marche pas ce n est pas au personnel de la LBHB de constituer les dossiers pour vous, nous avons suffisamment à faire pour valider et vous les retourner au plus vite possible. La conversion Il est possible de modifier une licence en cours de saison : Passer de dirigeant à joueur Passer de dirigeant à Loisir Passer de loisir à joueur Pour ce faire, vous devez recréer une licence, vous saisissez toutes les informations, Gesthand va détecter le doublon et vous proposer de convertir. Vous validez et vous renvoyez la demande avec le certificat médical si c est nécessaire (si déjà fournit lors de la première licence, c est inutile d en joindre un nouveau, mais le préciser) Attention c est le dernier numéro de licence obtenue qui est valide. Le numéro précédent devient caduc. Nous vous conseillons de détruire l ancienne licence. La Licence Blanche Le bordereau de demande de licence doit être accompagné du document «Licence Blanche» - document téléchargeable sur le site de la FFHB ou en cliquant sur le lien ci-dessous : Ce document doit être dûment signé par le président du club principal et du président du club demandeur, ainsi que du visa du comité. Si la licence blanche doit être comptabilisée dans le cadre de la CMCD, vous devez le préciser, sinon rayer les mentions inutiles. Nous ne pourrons pas valider la licence blanche du club demandeur, si le club principal n a pas qualifié son licencié. Les licences non compétitives : Loisirs : Elles sont attribuées aux pratiquants de 16 ans et plus, pour la saison Avenir : elles sont attribuées aux pratiquants de moins de 16 ans, pour la saison Evénementielles : elles concernent tous les âges et permettent de participer à une manifestation organisée par un club, un comité, la ligue. Ces licences permettent d assurer la responsabilité civile des personnes titulaires de l une de ces licences.

6 Elles garantissent aussi les personnes «morales», c'est-à-dire les clubs (voir contrat assurance MMA/FFHB) Tout organisateur d une manifestation réunissant des licenciés ou des non licenciés doit préalablement déclarer l évènement (document téléchargeable sur le site lbhb.com) Autorisation de jouer en catégorie supérieure Il y a des dispositifs spécifiques pour des situations bien définies par les textes règlementaires de la FFHB. Ce ne sont pas des surclassements mais des autorisations de jouer pour des licenciés de 15 ans (F) et 16 ans (G) qui évoluent dans une filière de haut niveau (technicité, niveau de maturation physique et musculaire suffisant, volume hebdomadaire d entrainement élevé, suivi médical. Leur permettant de jouer en compétition adulte). La commission nationale Médicale nous alerte régulièrement : priorité à la sécurité de nos jeunes! Il y a également une possibilité pour des joueurs de 15 F et 16 M, dont le nombre est inférieur à 4 et dont le club ne possède pas d équipe leur permettant d évoluer dans leur amplitude d âge. Concernant cette possibilité, notre médecin régional a mis en place une procédure, à la demande de licence, vous devez joindre : Un certificat signé par un médecin du sport Une attestation du président du club, informant qu il n a pas d équipe à proposer à ce licencié dans sa catégorie d âge. Une autorisation parentale permettant à leur enfant d évoluer en catégorie adulte. La qualification est acquise comme toute autre licence (cachet de la poste), assurant l enfant pour les entrainements, mais vous devez attendre l accord de la commission médicale pour le faire évoluer dans le championnat adulte. (Voir L article 36 des textes règlementaires de la FFHB) Enfin n oubliez pas, si vous avez le moindre doute sur un règlement n hésitez pas à téléphoner à la ligue : nous sommes là pour vous accompagner. «Quand la faute est consommée, que l on veut revenir en arrière, il est trop tard..» Pauline Viger-Bélanger Le personnel administratif de la ligue et moi-même sommes à votre écoute, Cordialement, Cathy NEVEU Directrice Administrative LBHB

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