LA COMPTABILISATION DE LA PAIE
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- Léonard Lafleur
- il y a 8 ans
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1 FORMATION INDIVIDUALISEE A LA GESTION 1 ère année IUT GEA LA COMPTABILISATION DE LA PAIE OBJECTIF DU DOSSIER : «ETRE CAPABLE DE COMPTABILISER LES CHARGES DE PERSONNEL» 1. Savoir distinguer les cotisations sociales salariales et patronales, le salaire net et le salaire brut 2. Etre capable de lire un livre de paie 3. Etre capable de traduire les informations du livre de paie en des écritures comptables Prérequis : bases de la comptabilité : débit / crédit, plan comptable notion de cotisations sociales (cours d économie sur l Etat) Laurence LE GALLO
2 Situation professionnelle A l issue de votre première année d IUT GEA, vous effectuez un stage dans un hôtel-restaurant 3* de Saint-Jean-de-Luz. Le comptable de l établissement vient de donner sa démission pour partir faire le tour du monde. Le propriétaire de l entreprise est très ennuyé car il ne sera pas facile de le remplacer. Comme vous avez été un élève brillant et assidu en cours de comptabilité générale, vous lui proposez de prendre en charge les divers travaux comptables de l entreprise jusqu à ce qu un nouveau comptable ait été embauché. La fin du mois approchant, l expert comptable vous adresse les bulletins de paie des employés ainsi que le livre de paie. Il vous faut à présent comptabiliser les charges de personnel du mois. Pour vous aider, votre professeur de comptabilité vous envoie le dossier de formation individualisée qui suit. A la fin de ce dossier, vous devrez être capable de comptabiliser les charges de personnel, telles qu elles apparaissent sur le livre de paie envoyé par l expert comptable. A vous de jouer et bon courage! 2
3 Objectif n 1 : être capable de distinguer les cotisations sociales salariales et patronales, le salaire net et le salaire brut. Mademoiselle Villeneuve vient d être embauchée comme comptable dans l entreprise Regot SA, fabriquant de pièces détachées pour l industrie automobile. Extrait du contrat de travail : Entre les soussignés : CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE La société REGOT, ZI de Jalday, Saint-Jean-de-Luz, représentée par Brigitte Humbert, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines, d une part, et de Mademoiselle Florence Villeneuve, demeurant 19 avenue Lafourcade, Bayonne, d autre part. IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT REGOT S.A. engage à compter du 1 er mars 2004 et pour une durée indéterminée, Mademoiselle Florence Villeneuve, qui accepte, en qualité de comptable. [ ] La rémunération mensuelle brute de Mademoiselle Florence Villeneuve sera de (mille trois cents euros) pour une durée mensuelle de travail de 152 heures, ce qui représente une activité hebdomadaire de 35 heures. [ ] Fait en double exemplaire à Saint Jean de Luz, le 1 er mars 2004 TRAVAIL A FAIRE : Sur le bulletin de salaire du mois de mars de Mademoiselle Villeneuve (cf. page suivante), relevez le montant qui sera perçu par Mademoiselle Villeneuve :.. Comment expliquez-vous la différence entre ce montant et le salaire brut de figurant sur le contrat de travail? A votre avis, combien coûte réellement Mademoiselle Villeneuve à son employeur?.. 3
4 Bulletin de paie de Mademoiselle Villeneuve BULLETIN DE PAIE REBOT SA ZI JALDAY SAINT JEAN DE LUZ Période du : 01/03/2004 au : 31/03/2004 n sécurité sociale Convention collective : métallurgie Lieu de paiement des cotisations : URSSAF de Bayonne 6, avenue Belle Marion Bayonne cedex VILLENEUVE Florence 19 avenue Lafourcade BAYONNE Emploi : Comptable Désignation Base Taux Montant Montant Cotisations patronales à ajouter à déduire Taux Montant Rémunération brute 1 300,00 CSG déductible ,10% 62,99 RDS ,50% 6,18 CSG imposable ,40% 29,64 URSSAF maladie ,75% 9,75 10,80% 140,40 URSSAF veuvage ,10% 1,30 2,00% 26,00 URSSAF vieillesse ,55% 85,15 8,20% 106,60 Retraite complémentaire ,00% 39,00 4,50% 58,50 Prévoyance AGFF ,80% 10,40 0,80% 10,40 Assurance chômage ,40% 31,20 5,30% 68,90 Cotisations 275,60 410,80 NET A PAYER 1 024,40 4
5 Correction : salaire perçu par Mademoiselle Villeneuve = 1 024,40 (salaire net) la différence avec le salaire brut de s explique par les cotisations sociales salariales de 275,60 qui sont prélevées. coût réel pour l employeur = 1 710,80 (salaire brut + cotisations patronales) On peut représenter les liens entre salaire brut, salaire net, cotisations sociales salariales et patronales sur le schéma suivant : SALAIRE BRUT SALAIRE NET = 1 024,40 versé au salarié : 1 024,40 = Cotisations sociales salariales : 275,60 Cotisations Sociales patronales : 410,80 versé par l employeur aux organismes sociaux (ASSEDIC, URSSAF,.) : 686,40 coût total pour l employeur : 1 710,80 Synthétisons pour bien comprendre : en vous aidant du schéma ci-dessus, remplissez les trous du texte suivant avec les adjectifs : «brut», «net», «salarial», «patronal» (le même adjectif peut être utilisé plusieurs fois). Lors de l embauche, l employeur et l employé se mettent d accord sur un salaire.. Puis tous les deux versent leur contribution aux organismes sociaux : L employé ne verse rien directement aux organismes sociaux mais les cotisations sociales. sont prélevées sur son salaire.. Il ne touchera en fait qu un salaire.. inférieur au salaire. L employeur reverse les cotisations sociales de son employé aux organismes sociaux et il verse en plus des cotisations sociales... En définitif, l employeur verse le salaire à son employé et les charges sociales et aux organismes de Sécurité Sociale. 5
6 Correction : Lors de l embauche, l employeur et l employé se mettent d accord sur un salaire brut. Puis tous les deux versent leur contribution aux organismes sociaux : L employé ne verse rien directement aux organismes sociaux mais les cotisations sociales salariales sont prélevées sur son salaire brut. Il ne touchera en fait qu un salaire net inférieur au salaire brut. L employeur reverse les cotisations sociales salariales de son employé aux organismes sociaux et il verse en plus des cotisations sociales patronales. En définitif, l employeur verse le salaire net à son employé et les charges sociales salariales et patronales aux organismes de Sécurité Sociale. Retenez : On considère que le salaire brut représente le coût salarial direct de l employé et que les charges sociales patronales représentent le coût salarial indirect. L ensemble de ces deux montants représente le coût total du salarié. 6
7 Objectif n 2 : être capable de comptabiliser les différents éléments du coût du personnel Voyons à présent comment comptabiliser le bulletin de paie de Mademoiselle Villeneuve Selon vous, quel est le montant à comptabiliser en charge (comptes de classe 6)? Avant de vérifier votre réponse, réfléchissez que la charge doit correspondre au coût total du salarié. Modifiez votre réponse si nécessaire, puis allez vérifier la solution au bas de la page. Si vous n aviez pas trouvé la bonne réponse, retournez étudier le schéma de la page précédente avant de poursuivre plus loin. Continuons : Nous allons comptabiliser la charge au débit de comptes de classe 6. A vous de les trouver dans votre plan comptable : pour le salaire brut : 6 pour les cotisations sociales patronales : 6 En contrepartie, nous allons utiliser deux comptes de classe 4 : pour le montant dû au salarié: 4 pour le montant dû aux organismes sociaux : 4 7
8 Correction : pour le salaire brut : Rémunérations du personnel pour les cotisations sociales patronales : Charges de sécurité sociale pour le montant dû au salarié: pour le montant dû aux organismes sociaux : Vérifiez vos réponses sur la correction, puis complétez les écritures suivantes avec les chiffres de la paie de Mademoiselle Villeneuve : Tout d abord, on comptabilise le salaire brut = le coût salarial direct Rémunérations du personnel.. Puis on comptabilise les cotisations sociales patronales = le coût salarial indirect Charges de sécurité sociale.. Il faut ensuite constater la retenue des cotisations sociales salariales, qui sont déduites de la somme due au salarié pour être versées aux organismes de sécurité sociale... NB : remarquez dans cette dernière écriture, que les cotisations sociales salariales ne sont pas une charge pour l employeur (pas de compte de classe 6). Pour vous en convaincre, vous pouvez tester l exemple ci-dessous pour voir l impact d une modification des taux des cotisations sociales : - salaire brut : charge sociales salariales (20 %) : charge sociales patronales (40 %) : salaire net : coût total pour l employeur : Faites d abord augmenter les cotisations patronales de 1 % (elles passent à 41 %). Cela change t il le coût total pour l employeur? Faites ensuite augmenter les cotisations salariales de 1 % (elles passent à 21 %). Cela change t il le coût total pour l employeur? 8
9 Vérifiez vos écritures avec la correction suivante : Comptabilisation du salaire brut de Mademoiselle Villeneuve : Rémunérations du personnel 1 300, ,00 Comptabilisation des cotisations sociales patronales : Charges de sécurité sociale 410,80 410,80 Retenue des cotisations sociales salariales : 275,60 275,60.. puis continuons nos enregistrements comptables Lors du paiement du salaire, il faudra alors solder le compte et créditer le compte -. Ce qui donne l écriture suivante (à vous de la compléter) :.. Lors du paiement des cotisations sociales, il faudra alors solder le compte et créditer le compte -. Ce qui donne l écriture suivante (à vous de la compléter) :.. 9
10 Vérifiez vos écritures avec la correction suivante : 1 024, ,40 686,40 686,40 Et maintenant, un exercice pour tester vos nouvelles connaissances : En vous aidant des écritures ci-dessus, comptabilisez le bulletin de paie de Mr Martin (cf. page suivante), ainsi que le paiement de son salaire et des cotisations sociales : Pour vérifier vos écritures, reportez les sommes enregistrées dans les comptes et pour vérifier qu ils sont bien soldés à la fin. 10
11 Bulletin de paie de Monsieur Martin BULLETIN DE PAIE REBOT SA ZI JALDAY SAINT JEAN DE LUZ Période du : 01/03/2004 au : 31/03/2004 n sécurité sociale Convention collective : métallurgie Lieu de paiement des cotisations : URSSAF de Bayonne 6, avenue Belle Marion Bayonne cedex MARTIN Georges 58 rue Lahouze SAINT JEAN DE LUZ Emploi : ouvrier qualifié Désignation Base Taux Montant Montant Cotisations patronales à ajouter à déduire Taux Montant Rémunération brute 1 200,00 CSG déductible ,10% 58,14 RDS ,50% 5,70 CSG imposable ,40% 27,36 URSSAF maladie ,75% 9,00 10,80% 129,60 URSSAF veuvage ,10% 1,20 2,00% 24,00 URSSAF vieillesse ,55% 78,60 8,20% 98,40 Retraite complémentaire ,00% 36,00 4,50% 54,00 Prévoyance AGFF ,80% 9,60 0,80% 9,60 Assurance chômage ,40% 28,80 5,30% 63,60 Cotisations 254,40 379,20 NET A PAYER 945,60 11
12 Correction : Rémunérations du personnel 1 200, ,00 Charges de sécurité sociale 379,20 379,20 254,40 254,40 945,60 945,60 633,60 633,60 Vérification : 254, ,00 945, , ,00 Solde = 0 633,60 379,20 254,40 633,60 633,60 Solde = 0 Corrigez votre réponse et relisez si nécessaire les explications des pages 7 et 8 avant de continuer plus loin.. Bien, vous avez maintenant compris le mécanisme de comptabilisation des coûts de personnel! Il vous reste à présent à le mémoriser.. En analysant la manière dont nous nous y sommes pris pour comptabiliser les charges du personnel, retrouvez les étapes de la méthode en remettant dans l'ordre correct les opérations suivantes : A - comptabilisation du paiement du salaire net B - comptabilisation de la retenue pour cotisations sociales salariales C - comptabilisation de la charge de salaire brut D - comptabilisation du paiement des cotisations sociales (salariales + patronales) E - comptabilisation de la charge de cotisations sociales patronales 12
13 Un dernier exercice. mais sans regarder les pages précédentes. Rappelez tout d abord les 5 étapes de la comptabilisation des charges de personnel : Vérifiez votre réponse en bas de page puis, sans regarder les écritures des pages précédentes, comptabilisez le bulletin de paie de Mme Humbert (cf. page suivante), ainsi que le paiement de son salaire et des cotisations sociales : Vous pouvez utiliser votre liste de comptes. 13
14 Bulletin de paie de Madame Humbert BULLETIN DE PAIE REBOT SA ZI JALDAY SAINT JEAN DE LUZ Période du : 01/03/2004 au : 31/03/2004 n sécurité sociale Convention collective : métallurgie Lieu de paiement des cotisations : URSSAF de Bayonne 6, avenue Belle Marion Bayonne cedex HUMBERT Brigitte Promenade des plages SAINT JEAN DE LUZ Emploi : secrétaire Désignation Base Taux Montant Montant Cotisations patronales à ajouter à déduire Taux Montant Rémunération brute 1 500,00 CSG déductible ,10% 72,68 RDS ,50% 7,13 CSG imposable ,40% 34,20 URSSAF maladie ,75% 11,25 10,80% 162,00 URSSAF veuvage ,10% 1,50 2,00% 30,00 URSSAF vieillesse ,55% 98,25 8,20% 123,00 Retraite complémentaire ,00% 45,00 4,50% 67,50 Prévoyance AGFF ,80% 12,00 0,80% 12,00 Assurance chômage ,40% 36,00 5,30% 79,50 Cotisations 318,00 474,00 NET A PAYER 1 182,00 N oubliez pas votre vérification : 14
15 Correction : Rémunérations du personnel 1 500, ,00 Charges de sécurité sociale 474,00 474,00 318,00 318, , ,00 792,00 792,00 Vérification : 318, , , , ,00 Solde = 0 792,00 474,00 318,00 792,00 792,00 Solde = 0 15
16 Objectif n 3 : être capable de traduire les informations du livre de paie en des écritures comptables Vous savez à présent enregistrer les charges de personnel à partir des bulletins de paie.. mais certaines entreprises ont des milliers de salariés. Il n est donc pas possible de comptabiliser les bulletins un par un. C est pourquoi le comptable va passer une seule écriture à partir d un document qui récapitule tous les salaires du mois : c est le livre de paie. Par exemple, le livre de paie de l entreprise Rebot pour le mois de mars fait apparaître les informations suivantes (cf. page suivante) : Salaires fixes Primes diverses ,84 163,12 TOTAL SALAIRES BRUTS ,96 Retenues salariées : URSSAF Caisse retraite complémentaire ASSEDIC 2 237,80 615,75 553,75 TOTAL COTISATIONS SALARIALES 3 407,30 NET A PAYER ,66 Cotisations employeur : URSSAF Caisse retraite complémentaire ASSEDIC 4 705,00 884, ,30 TOTAL COTISATIONS PATRONALES 6 708,40 Ne vous laissez pas intimider par la forme : les informations contenues sont exactement les mêmes que dans le bulletin de salaire et les écritures comptables sont rigoureusement identiques. Retrouvez le montant : - des salaires bruts : - des cotisations sociales salariales :. - des cotisations sociales patronales : - des salaires nets : 16
17 Correction : - salaires bruts : ,96 - cotisations sociales salariales : 3 407,30 - cotisations sociales patronales : 6 708,40 - salaires nets : ,66 A vous de jouer pour comptabiliser les charges de personnel du mois.. et le paiement des salaires et des charges sociales. Vérification : 17
18 Correction : Rémunérations du personnel , ,96 Charges de sécurité sociale 6 708, , , , , , , ,70 Vérification : 3 407, , , , ,66 Solde = , , , , ,70 Solde = 0 Vous devez à présent être capable de comptabiliser le livre de paie envoyé par l expert-comptable (souvenez-vous du début du dossier ). Ce sera notre test final. 18
19 TEST FINAL A partir du livre de paie envoyé par l expert-comptable (cf. page suivante), comptabilisez les écritures relatives aux charges de personnel de juin puis comptabilisez le paiement des salaires du mois Les cotisations sociales ne sont en fait réglées qu une fois par trimestre. Après avoir complété l extrait du grand livre du compte, déterminez le solde au 30/06/2004 et comptabilisez le règlement des cotisations du 2 ème trimestre : Date Opération Débit Crédit 01/04/ /04/ /04/ /04/ /05/ /05/ /06/ /06/2004 Solde ouverture Règlement cotisations 1 er trimestre Cotisations sociales patronales avril 2004 Cotisations sociales salariales avril 2004 Cotisations sociales patronales mai 2004 Cotisations sociales salariales mai , , , , , ,21 Solde du compte au 30/06/2004 :. Comptabilisation du règlement des cotisations du 2 nd trimestre : 19
20 Courier reçu de l expert comptable : AUDITEC EXPERTISE ZI Maysonnabe BIARRITZ REGOT SA Direction des ressources humaines ZI Jalday SAINT JEAN DE LUZ Biarritz, le 25/06/2004 Madame, Monsieur, Veuillez trouver ci-joint les bulletins de paie du mois de juin 2004 établis selon vos instructions, ainsi que le livre de paie du même mois. Je vous prie d agréer, Madame, Monsieur, l expression de mes salutations distinguées. Salaires fixes Primes diverses Livre de paie au 30/06/2004 : Avril 2004 Mai 2004 Juin , ,00 TOTAL SALAIRES BRUTS ,45 Retenues salariées : URSSAF Caisse retraite complémentaire ASSEDIC , ,86 984,07 TOTAL COTISATIONS SALARIALES ,85 NET A PAYER ,60 Cotisations employeur : URSSAF Caisse retraite complémentaire ASSEDIC , , ,57 TOTAL COTISATIONS PATRONALES ,54 20
21 CORRECTION DU TEST FINAL A partir du livre de paie envoyé par l expert-comptable (cf. page suivante), comptabilisez les écritures relatives aux charges de personnel de juin Rémunérations du personnel , , Charges de sécurité sociale , , , ,85.. puis comptabilisez le paiement des salaires du mois , ,60 Les cotisations sociales ne sont en fait réglées qu une fois par trimestre. Après avoir complété l extrait du grand livre du compte, déterminez le solde au 30/06/2004 et comptabilisez le règlement des cotisations du 2 ème trimestre : Date Opération Débit Crédit 01/04/ /04/ /04/ /04/ /05/ /05/ /06/ /06/2004 Solde ouverture Règlement cotisations 1 er trimestre Cotisations sociales patronales avril 2004 Cotisations sociales salariales avril 2004 Cotisations sociales patronales mai 2004 Cotisations sociales salariales mai 2004 Cotisations sociales patronales juin 2004 Cotisations sociales salariales juin , , , , , , , ,85 Solde du compte au 30/06/2004 : ,66 créditeur Comptabilisation du règlement des cotisations du 2 nd trimestre : , ,66 21
22 Pour les plus rapides, un exercice complémentaire... le jeu des 5 erreurs Le comptable de l hôtel restaurant les Tilleuls s étonne de ce que les comptes (personnel, rémunérations dues) et (organismes de Sécurité Sociale) ne soient pas soldés au 25/04/04. En effet, il a payé régulièrement tous les salaires et les cotisations sociales. Il ne doit donc rien, ni à son personnel, ni aux organismes de Sécurité Sociale. Il vous demande de l aider à retrouver ses erreurs avant que le gérant ne s en aperçoive et pour cela il vous remet : le livre de paie du 1 er trimestre 2004 un extrait du livre journal avec les écritures qu il a comptabilisées un extrait du grand livre des comptes et. A vous de trouver les 5 erreurs et de corriger les écritures. Pour vérifier votre correction, vous reporterez les écritures correctes dans le grand livre des comptes et pour vérifier si ils sont bien soldés (solde = 0 ). Livre de paie du 1 er trimestre 2004 : jan 2004 fév 2004 mars 2004 TOTAL Salaires fixes 4 050, , , ,00 Primes diverses 1 500,00 500, ,00 TOTAL SALAIRES BRUTS 4 050, , , ,00 Retenues salariées : 0,00 URSSAF 607,50 832,50 682, ,50 Caisse retraite complémentaire 121,50 166,50 136,50 424,50 ASSEDIC 81,00 111,00 91,00 283,00 TOTAL COTISATIONS SALARIALES 810, ,00 910, ,00 NET A PAYER 3 240, , , ,00 Cotisations employeur : 0,00 URSSAF 1 053, , , ,00 Caisse retraite complémentaire 243,00 333,00 273,00 849,00 ASSEDIC 162,00 222,00 182,00 566,00 TOTAL COTISATIONS PATRONALES 1 458, , , ,00 22
23 Extrait du livre journal : Date 29/01/ Rémunérations du personnel 4 050, ,00 29/01/ Charges de sécurité sociale 1 458, ,00 31/01/ , ,00 27/02/ Rémunérations du personnel 5 550, ,00 27/02/ Charges de sécurité sociale 1 998, ,00 27/02/ , ,00 28/02/ , ,00 29/03/ Rémunérations du personnel 3 640, ,00 29/03/ Charges de sécurité sociale 1 638, ,00 29/03/04 910,00 910,00 31/03/ , ,00 10/04/ , ,00 Extrait du grand livre : Date Opération Débit Crédit Compte - personnel, rémunérations dues 01/01/ /01/ /01/ /02/ /02/ /02/ /03/ /03/ /03/2004 Solde ouverture Salaires bruts jan Paiement salaires jan Salaires bruts fév Retenue pour cotisations salariales fév Paiement salaires fév Salaires bruts mars 2004 Retenue pour cotisations salariales mars 2004 Paiement cotisations 1 er trimestre , ,00 910, ,00 Solde de clôture du compte 2 164,00 Compte organismes de Sécurité Sociale 01/01/2004 Solde ouverture 29/01/2004 Charges patronales jan /02/2004 Charges patronales fév /02/2004 Retenue pour cotisations salariales fév ,00 29/03/2004 Charges patronales mars /03/2004 Retenue pour cotisations salariales mars /03/2004 Paiement salaires mars ,00 0, , , , ,00 0, , , ,00 910,00 Solde de clôture du compte 1 254,00 23
24 Corrigé du jeu des 5 erreurs Les erreurs sont les suivantes : l écriture de retenue des cotisations sociales salariales de janvier a été oubliée l écriture de retenue des cotisations sociales salariales de février a été passée à l envers en mars, le salaire net a été enregistré en charge à la place du salaire brut (3 640 vs ) le paiement des salaires de mars a été débité au compte au lieu de le paiement des cotisations du 1 er trimestre a été débité au compte au lieu de Date 29/01/04 810,00 810,00 27/02/ , ,00 29/03/ Rémunérations du personnel 4 550,00 Personnel, rémunération due 4 550,00 31/03/ , ,00 10/04/ , ,00 Date Opération Débit Crédit Compte - personnel, rémunérations dues 01/01/ /01/2004 Solde ouverture Salaires bruts jan , ,00 29/01/ /01/2004 Retenue cotisations salariales jan Paiement salaires jan , ,00 27/02/2004 Salaires bruts fév ,00 27/02/ /02/2004 Retenue pour cotisations salariales fév Paiement salaires fév , ,00 29/03/2004 Salaires bruts mars ,00 29/03/ /03/2004 Retenue pour cotisations salariales mars 2004 Paiement salaires mars , ,00 Solde de clôture du compte 0,00 Compte organismes de Sécurité Sociale 01/01/ /01/ /01/ /02/ /02/ /03/ /03/ /04/2004 Solde ouverture Charges patronales jan Retenue cotisations salariales jan Charges patronales fév Retenue pour cotisations salariales fév Charges patronales mars 2004 Retenue pour cotisations salariales mars 2004 Paiement cotisations 1 er trimestre ,00 0, ,00 810, , , ,00 910,00 Solde de clôture du compte 0,00 24
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