LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL

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1 V E R S I O N F I N A L E L I G N E S D I R E C T R I C E S P O U R L E R A P P O R T F I N A N C I E R F I N A L 1. Introduction LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL Les présentes lignes directrices sont destinées à aider le partenaire à comprendre la portée du rapport financier final et son utilisation pour valider la demande de paiement. Les rapports finaux doivent permettre à la DG ECHO de formuler un double avis. Un premier avis, appelé acceptation des rapports finaux, concernant la réalisation de l'objectif spécifique, les résultats et activités au titre de l'action, la nécessité des coûts et leur caractère raisonnable pour la mise en œuvre de l'action. Les informations figurant à la section du formulaire unique (informations par résultat) constitueront la principale base pour l'acceptation des rapports finaux. Un deuxième avis, appelé validation de la demande de paiement, qui vérifie que les dépenses respectent le cadre du règlement financier et les règles de bonne gestion financière. Il s'agit principalement de s'assurer que les coûts sont réels et répondent aux principes de bonne gestion financière, qu'ils ont été engagés pendant la période d'éligibilité de l'action et déterminés conformément aux normes comptables en vigueur et qu'ils sont traçables, en particulier dans le cadre des pratiques applicables dans l'organisation humanitaire ou chez ses partenaires de mise en œuvre en matière de rapport financier. La validation de la demande de paiement est simplement basée sur les informations du rapport financier final et la section ne fournit que des d'informations contextuelles permettant de mieux comprendre le rapport financier final. Le rapport financier final part du principe que le partenaire va utiliser son propre format de rapport financier interne pour fournir les informations requises. Cela devrait faciliter la préparation du rapport, ainsi que celle de tout autre type de vérification ou d'audit expost, dans la mesure où les documents et les références internes seront les mêmes. À la section 11 du formulaire unique, la colonne de gauche (Dépenses éligibles de l'action) devrait donc refléter les principaux chapitres de la structure du rapport financier des partenaires car ces éléments vont ensuite constituer les chapitres du rapport financier final. Il conviendrait de disposer d'environ 10 rubriques. Structure du rapport financier final Le rapport financier final est organisé en chapitres et contient des explications qui clarifient la logique sousjacente, ce qui permet à la DG ECHO de valider la demande de paiement et facilite les audits potentiels. La structure du rapport financier final suit les rubriques présentées dans la colonne de gauche du tableau figurant à la section 11 du formulaire unique. Chaque chapitre contient les informations financières nécessaires fournies par les instruments du rapport financier du partenaire et peut être complété par des explications relatives aux coûts associés ne figurant pas dans les instruments standards du rapport. Différents types de présentation sont acceptés: les tableaux du rapport sont inclus dans les chapitres, accompagnés des textes supplémentaires correspondants, le cas échéant, ou 1

2 bien le rapport financier rassemble les textes pertinents et les tableaux du rapport sont joints en annexes. Il est également possible de combiner les deux modèles. Des exemples de rapports financiers et de rubriques pour la section 11 ont été élaborés et sont aussi disponibles (annexe 2) pour mieux comprendre la portée, le fond et la forme d'un rapport financier final. Le contenu à fournir dans ces chapitres, ainsi que les tableaux et textes complémentaires, sont présentés dans les sections suivantes. Tout d'abord, les grands principes, les notions et règles de base sont définis aux sections 2, 3 et 4 et la section 5 s'efforce de déterminer le type d'information à fournir. L'unité B.2 de la DG ECHO est disponible à tout moment pour des discussions bilatérales afin de définir la meilleure et plus facile manière de fournir ces informations dans votre situation. 2. Principes généraux et règles des rapports financiers finals a) La structure et les rubriques du rapport financier final doivent être compatibles avec la structure et les rubriques de l'aperçu financier de l'action fourni au tableau 11 du formulaire unique. Les limites de flexibilité comme la limite de 15 % entre la rubrique 01 et la rubrique 02 au titre de l'acp 2003 n'existent plus. b) La déclaration des coûts doit être faite par l'organisation humanitaire en utilisant ses propres instruments standards de déclaration interne. c) Le rapport narratif étant basé sur le formulaire unique, le rapport financier final couvre tous les coûts réels de l'action, quels que soient la source des financements et le pourcentage de contribution de la DG ECHO. d) Il n'est pas nécessaire que les informations déclarées dans le rapport narratif soient répétées dans le rapport financier. Les deux rapports doivent être cohérents et la lecture sera facilitée s'ils se font référence, l'un à l'autre, lorsque cela se justifie. e) Le rapport financier final doit correspondre aux déclarations, aux livres et aux comptes de l'organisation humanitaire et de son ou de ses partenaires de mise en œuvre et ces informations peuvent être vérifiées par la Commission européenne ou ses représentants pendant ou après l'action, le cas échéant (article 23 des conditions générales). f) Si la DG ECHO a besoin d'informations plus détaillées concernant certains coûts, elle demande à l'organisation humanitaire de soumettre ces informations complémentaires dans un délai de 30 jours calendrier. Passé ce délai et en l'absence de réponse, la DGECHO pourra soit refuser les rapports finaux tels qu'ils ont été soumis, soit poursuivre la procédure sur la base des informations disponibles. g) Il n'est pas nécessaire d'inclure l'original ou une copie des factures, contrats ou bons de commande dans le rapport financier final. En cas de besoin, la DG ECHO peut demander des informations spécifiques. h) Si la DG ECHO demande des copies, il n'y a pas lieu de fournir une copie certifiée pour ce rapport, l'original ou une copie certifiée pouvant toutefois être demandés au cours d'audits.

3 i) Si l'organisation humanitaire souhaite faire état d'apports en nature effectués, ceuxci doivent être exposés à la section du formulaire unique. Si ces contributions apparaissent dans le rapport financier final, le montant financier ou l'estimation en termes de coûts ne doivent pas être mentionnés. j) Les coûts doivent être décrits dans les termes les plus simples afin d'être compréhensibles et traçables. k) Si la DG ECHO a des difficultés à comprendre le format de déclaration des coûts qui s'appuie sur le système financier du partenaire, la DG peut demander à l'organisation humanitaire de lui transmettre des renseignements sur les tableaux et informations fournis. 3. Langue du rapport financier final Si les rubriques des tableaux copiés du rapport interne sont rédigées dans une langue autre que celle de la convention, il convient de fournir une traduction dans la langue de la convention. Elle peut prendre la forme d'une annexe globale au rapport financier final ou être insérée pour chaque rubrique, à la convenance du partenaire et selon que l'une ou l'autre de ces solutions améliore la lisibilité du rapport. En cas de langues locales, il n'est pas nécessaire de traduire systématiquement les documents de référence (ordres d'achat, procédures d'approvisionnement...), mais la traduction des parties essentielles peut faciliter la supervision par le partenaire et pour d'éventuels audits ultérieurs. Les frais de traduction sont considérés comme des coûts éligibles. La DG ECHO ne demande pas de traductions certifiées. Les explications et les informations contextuelles doivent être fourmes dans la langue de la convention (article 10.4 des conditions générales). 4. Questions générales concernant les rapports et l'éligibilité a) Dans le rapport financier final, le partenaire détermine les types suivants de coûts figurant dans le rapport financier des partenaires (s'ils ne sont pas déjà couverts dans le rapport narratif final): frais de personnel, coûts d'équipement (dotations pour équipements de faible valeur, équipements amortis ou entièrement imputés à l'action), consommables et frais de fonctionnement, marchés de services et coûts de transport, frais de communication, de visibilité et d'information et autres coûts éligibles. Les coûts sont jugés encourus dès qu'il existe un engagement juridique, comme l'émission d'un ordre d'achat ou la signature d'un contrat. Cet engagement juridique doit être conclu pendant la période d'éligibilité de la convention (et donc avant la fin de la période de mise en œuvre de l'action). Les factures doivent avoir été reçues au moment de la soumission du rapport final et enregistrées dans le système financier du partenaire ou de son ou ses partenaires de mise en œuvre. Toutes les factures doivent être réglées intégralement, au moins au moment d'un audit expost ou d'une vérification expost par la DG ECHO. b) Il n'est pas nécessaire de justifier les coûts indirects (voir article 18.7 des conditions générales) dans le rapport financier final. Toutefois, si la DGECHO en fait la demande, le partenaire devra expliquer la structure et le type de coûts couverts. Si le

4 VERSION FINALE LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL partenaire a déjà reçu une subvention particulière pour ses frais de fonctionnement (parfois aussi appelée «subvention de fonctionnement» 1 ) d'un service de la Commission au cours de la période en question, aucun coût indirect ne peut être rattaché. c) Les coûts encourus pendant le projet pour des activités mises en œuvre après le projet et avant la soumission du rapport final, comme la distribution finale du stock, de fournitures ou la préparation du rapport final, peuvent être considérés comme éligibles pour autant que ces coûts soient raisonnables. Si vous n'êtes pas sûr de l'éligibilité d'un coût, il y a lieu d'informer au préalable la DG ECHO. d) Les coûts encourus après le projet et avant la soumission des rapports finaux, comme les frais de fonctionnement (par exemple le carburant) peuvent être considérés comme éligibles dans la mesure où ces coûts sont raisonnables et nécessaires à la clôture de l'action. e) Les coûts encourus avant l'action ellemême (par exemple l'installation de bureaux) peuvent être présentés, pour autant qu'ils aient été engagés au cours de la période d'éligibilité des coûts mentionnée dans la convention (article 2.2). Ils doivent être raisonnables et directement liés à la préparation de l'action. Les coûts encourus avant la date de début d'éligibilité des dépenses ne sont éligibles que s'ils concernent des stocks de marchandises ou des équipements. í) Au cas où les coûts doivent être répartis entre plusieurs actions, la DG ECHO peut demander davantage d'informations sur la base de répartition entre les actions. g) Pour le mécanisme de contrôle Ρ seulement: il existe des systèmes comptables qui génèrent des coûts moyens pour certaines catégories de coûts (par exemple le personnel ou les salariés, les grands stocks de marchandises de base) utilisés dans tous les cas de la même manière (traitement égal). Sur demande, le partenaire devra prouver que la moyenne calculée par le système n'est pas très différente des coûts réels. h) Le rapport financier final devrait indiquer clairement lorsque les coûts déclarés résultent d'une moyenne, afin de les différencier des coûts réels. Les éléments de base du système seront alors décrits à la DG ECHO. i) Les coûts supplémentaires correspondant au personnel du siège peuvent figurer dans les coûts directs à condition qu'un lien direct puisse être prouvé entre les coûts occasionnés par ce personnel et les besoins opérationnels de l'action (par exemple siula base des feuilles de présence, pour les tâches effectivement réalisées au cours de l'action). Cela peut notamment être le cas lorsqu'un responsable géographique surveille l'action sur le terrain. Si ce lien ne peut toutefois être prouvé, les frais sont couverts par les coûts indirects. Ce sera le cas pour la plupart du personnel d'appui. Article 18.7 des conditions générales de l'acp 2008 applicables aux ONG et organisations internationales: «Les coûts indirects ne sont pas éligibles lorsque la convention de subvention/contribution porte sur le financement d'une action réalisée par un organisme bénéficiant déjà d'une subvention de fonctionnement de la Communauté européenne au cours de la période concernée».

5 VERSION FINALE LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL Les feuilles de présence ou tout autre justificatif montrant explicitement le temps consacré au projet doivent être disponibles lorsque le projet fait l'objet d'une vérification ou d'un audit. j) Il est important de veiller à ce qu'une documentation adéquate et complète soit disponible et archivée pour une éventuelle vérification par la DGECHO. Conformément à l'article 23.4 des conditions générales, tous les documents doivent être conservés pendant 5 ans à l'issue de la période de mise en œuvre de l'action. k) Si une exonération de TVA a été demandée et refusée ou en l'absence de réponse de la part des autorités concernées, cela doit être clairement indiqué dans le rapport. 5. Coûts et informations minimums Lors de la déclaration des coûts importants, le problème consiste à déterminer le niveau de détail requis. Les coûts importants sont définis ici comme les coûts qui ont un impact financier majeur sur l'action. Cela inclut normalement: le personnel, les équipements, les quantités majeures ou importantes de fournitures (ou consommables) et les marchés conséquents. En général, on attend des informations sur le coût total des éléments listés et il est judicieux de mentionner les codes de référence financière correspondants qui faciliteront les vérifications et les audits ex post ultérieurs. Nous rappelons ciaprès le type d'informations attendues pour les différentes catégories susmentionnées. Ces renseignements peuvent se répartir sur différents chapitres dans la structure du rapport financier des partenaires. Lorsque c'est possible, il est précisé les seuils de déclaration qui devraient être applicables à la majeure partie des rapports financiers. En cas de besoin, la DGECHO pourra demander des informations supplémentaires. Une liste de vérification est également fournie en annexe afin d'aider les partenaires à vérifier que les différentes informations requises sont couvertes Coûts de personnel Le format peut varier mais les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées et correspondre à la section 10 du rapport narratif final, le cas échéant. 1. X UIU. V>UClWļUl< CAļiaUK l'i lbb ШСШиКЗ VIVCJ UU ļlusvuuvl U 411.0U1 viiivui participant à l'action: nom, fonction (par exemple directeur, responsable du projet, médecin, infirmière, spécialiste eau et assainissement), période pendant laquelle la personne est chargée de l'action (dates), coût total. 2. Pour les autres personnes (par exemple le personnel local, les journaliers) par groupe de fonction: nombre de personnes, nombre total de jours/mois imputés pour cette période et ce type d'activité, coût total.

6 3. Personnel du siège directement impliqué dans l'action (voir section 4.i pour davantage d'informations): nom, fonction et type d'activités facturées, période pendant laquelle la personne est chargée de l'action (dates), coût total. 4. Les autres coûts de personnel associés comme, par exemple, les frais de recrutement, les dépenses médicales, les frais d'hébergement et de déplacement sont éligibles s'ils sont traçables et liés à la personne dans le cadre de l'action Coûts d'équipement Il existe 3 catégories: 1. dotation pour équipements de faible valeur, 2. équipement partiellement imputé, 3. équipement entièrement imputé à l'action. Les équipements ou les instruments coûtant moins de 500 euros, comme le petit matériel de bureau, les téléphones portables, les bicyclettes, etc. ne peuvent pas faire l'objet d'un don Dotation pour équipements de faible valeur Comme indiqué à l'article 18.4 des conditions générales, le budget de l'action peut inclure une dotation pour couvrir les équipements de faible valeur entièrement achetés avec le soutien financier de la Commission et pour lesquels une donation aux bénéficiaires finals et aux partenaires locaux de mise en oeuvre n'est ni adéquate, ni souhaitable, voire contraire aux principes de bonne gestion financière. Le coût maximum par unité au titre de cette dotation n'excédera pas euros. Pour les actions dont le budget total est inférieur ou égal à euros, le montant de la dotation ne dépassera pas euros. Pour les actions dont le budget total excède euros, ce montant maximum passe à euros. Pour les équipements d'une valeur supérieure à 500 euros inclus dans la dotation, il faut une liste donnant une description de l'article, la date d'achat et le montant total. Comme toujours, le format peut varier mais les informations susmentionnées doivent pouvoir être clairement identifiées Equipement partiellement imputé (amortissement) Les frais d'amortissement peuvent être imputés à l'action pour la période pendant laquelle les équipements sont utilisés pour l'action. Ces équipements ne font pas l'objet d'une donation. Comme indiqué à l'article 18.3 des conditions générales, les taux d'amortissement linéaire par défaut (au pro rata du nombre de mois pendant lesquels les équipements ont été affectés à l'action) sont les suivants:

7 VERSION FINALE LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL l'équipement dont le prix d'acquisition initial est inférieur à euros sera amorti en 24 mois (50 % par an); l'équipement dont le prix d'acquisition initial est compris entre euros et euros sera amorti en 36 mois (33 % par an); l'équipement dont le prix d'acquisition initial est compris entre euros et euros sera amorti en 48 mois (25 % par an); l'équipement dont le prix d'acquisition initial est supérieur à euros sera amorti en 60 mois (20 % par an). Les frais de fonctionnement ou d'exploitation doivent être indiqués à part et ne pas figurer dans les dotations aux amortissements. L'utilisation des taux d'amortissement de la DG ECHO implique que les montants amortis facturés à la DGECHO ne figurent pas forcément dans le système de déclaration de l'organisation humanitaire, qui devrait cependant conserver un inventaire de ces types d'équipements/d'actifs. Le format peut varier mais la liste unitaire des équipements doit être clairement identifiable pour les articles d'une valeur de plus de 500 euros et comprendre: une description claire (voitures, camions, motos, téléphones, scanners, équipement informatique, matériel de déminage, etc.), date d'acquisition ou d'achat, montant d'achat (par article), nombre de mois imputés, montant total amorti. Si le coût a été scindé sur plusieurs actions, cela doit être précisé et faire l'objet d'une brève description. Cas particulier: les procédures d'amortissement propres aux organisations humanitaires en cas de mécanisme de contrôle Ρ Si l'organisation humanitaire dispose de son propre système d'amortissement pour les équipements (également applicable en dehors de l'europe), dans le cadre de ses pratiques comptables standards et que le mécanisme de contrôle Ρ est appliqué pour l'action, l'organisation peut utiliser ses propres taux d'amortissement au lieu de ceux de la DGECHO indiqués précédemment. Le système d'amortissement de l'organisation humanitaire doit cependant: se conformer aux dispositionss juridiques nationales (du pays dans lequel le siège de l'organisation humanitaire est installé), le cas échéant (ne s'applique pas aux organisations internationales); prévoir l'établissement d'un inventaire régulièrement actualisé couvrant l'ensemble des actifs de l'organisation humanitaire;

8 constituer une pratique comptable établie (écrite) et inclure la méthode à utiliser pour l'amortissement de l'équipement; être utilisé de manière égale et cohérente, conformément au principe d'égalité de traitement entre les donateurs et l'organisation humanitaire ellemême (la méthode de calcul et d'imputation de l'amortissement appliquée aux équipements financés par la DGECHO doit être la même que celle que l'organisation humanitaire s'applique à ellemême). Le même traitement doit aussi être appliqué à tout autre donateur, sauf si celuici impose d'autres conditions. Le partenaire peut demander la reconnaissance de son système d'amortissement par la DGECHO (demande à adresser par courrier électronique (ECHOFINANCE à l'unité ECHO B.2) afin de pouvoir l'utiliser pour toutes ses actions avec la DG ECHO Equipements entièrement imputés De nouveau, le format peut varier mais les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées pour les équipements d'une valeur supérieure à 500 euros: 1. liste des éléments (inventaire) de l'équipement comprenant: a. une description claire (voitures, camions, motos, téléphones, scanners, équipement informatique, matériel de déminage, etc.), b. le nombre d'articles achetés, c. la date d'acquisition ou d'achat, d. le montant total de l'achat, e. la destination de l'équipement (donné, transféré, obsolète); 2. pour les articles d'une valeur unitaire de euros ou plus, prière de joindre une copie des attestations de don (contresignées par le bénéficiaire); 3. pour les articles d'une valeur comprise entre 500 et euros, prière de remplir un tableau avec les dons, en mentionnant le montant total. Chaque reçu peut être vérifié lors des audits du siège; 4. pour les équipements transférés à une autre action financée par la CE: a. le nom de l'organisation humanitaire chargée de l'action pour laquelle l'équipement est transféré, b. un inventaire de l'équipement transféré, c. la référence de l'action à laquelle il est transféré. Si des équipements ont été cassés, perdus ou sont devenus obsolètes pour toute utilisation ultérieure, il convient de l'indiquer clairement et de l'expliquer dans le rapport. Si des équipements n'ont pas pu être donnés (par exemple matériel de déminage...), les raisons doivent en être exposées clairement ainsi que la manière dont l'utilisation future sera maîtrisée. 5. Le cas échéant, la liste des équipements transférés à partir de projets antérieurs.

9 5.3. Biens et frais de fonctionnement Le format peut varier mais les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées. Liste avec description et coût total: des biens (mentionner également les quantités): médicaments, semences, tentes, couvertures, serviettes, etc.; du papier et des articles de bureau (imprimantes, fournitures de bureau, etc.) de valeur unitaire supérieure à 500 euros; des frais de fonctionnement pour l'équipement: coût par type (carburant, assurance, entretien, etc.); du stock restant: montants, quantités et valeur du stock restant à la fin de l'action (coûts unitaires et coûts totaux). Lorsque les valeurs ne sont pas extraites des comptes du projet mais sont obtenues par inference statistique ou calcul, il convient de le signaler; copie des attestations de don pour le stock donné: signées, en y indiquant le montant total et la destination (organisation et nom de la personne de contact responsable); pour le stock transféré à une autre action: l'organisation humanitaire chargée de l'action, l'inventaire du stock transféré et les références de l'action à laquelle il est transféré. Les attestations ou lettres de don doivent être contresignées par le bénéficiaire. En cas de dons multiples ou de plusieurs dons à petite échelle (pour un montant compris entre 500 et euros), une liste peut être fourme Marchés de services et coûts de transport Le format peut varier mais, si elles n'ont pas encore été couvertes dans le rapport narratif final, les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées pour les coûts supérieurs à euros:» l'entreprise choisie, la description du service, la période ou la date de remise ou de transport. Cette section doit comprendre, par exemple, les études de faisabilité, les études nutritionnelles, les rapports d'audit, les évaluations, les contrôles et l'assurance qualité des examens de l'action qui concernent directement l'action, lorsque les coûts sont inclus et que ces opérations sont réalisées par un contractant externe.

10 VERSION FINALE LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL Dans le cas d'études/audits/évaluations, mentionnées à la section du formulaire unique, qui impliquent la rédaction de rapports, une copie du rapport doit être annexée au rapport final Frais de communication, de visibilité et d'information 2 Le format peut varier mais une description claire et une liste des coûts par type d'articles (Tshirts, affiches, dépliants, panneaux, autocollants, etc.) accompagnées du nombre et du montant par article doivent pouvoir être clairement identifiées. Ces éléments doivent correspondre à la section 9 du formulaire unique. Il convient de joindre des justificatifs (photos, par exemple) de ces éléments dans l'un des rapports finaux. 6. Rapport sur les procédures de passation de marchés 6.1. Rapport sur les procédures de passation de marchés lors des actions soumises au mécanisme de contrôle A Il n'est pas nécessaire de répéter les informations fournies à l'annexe A du formulaire unique. En cas d'action soumise au mécanisme de contrôle A, l'organisation humanitaire prévoira toutes les procédures audelà de euros: description de la procédure, copie de la publication et/ou liste des soumissionnaires potentiels informés, critères de sélection et d'attribution Informations minimales sur les passations de marchés pour les actions soumises au mécanisme de contrôle Ρ Afin de disposer d'un minimum de renseignements sur les procédures de passation de marchés utilisées, la liste contenant les informations suivantes est nécessaire pour les procédures audelà de euros: description de l'objet de la procédure, coût total et type de procédure utilisée. Les exceptions consenties par rapport aux procédures des partenaires euxmêmes seront indiquées et justifiées. 7. Demande de paiement lettre d'accompagnement Une fois l'action achevée, le partenaire doit présenter une demande de paiement avec le rapport final. Pour que la Commission européenne puisse facilement s'assurer qu'une demande de paiement a été reçue, il est très important que les informations suivantes figurent dans la lettre d'accompagnement (certaines se trouvent à la section 11 du formulaire unique): le budget total de l'action (A), Voir les Lignes directrices de la DGECHO en matière de visibilité: fr.pdf. 10

11 le montant maximum financé par la DG ECHO (article 3.2 de la convention) (B), le montant total des dépenses encourues (C), la contribution finale de la DG ECHO (D), où (1) (2) si l'action est entièrement financée par la DGECHO ou en partie par un financement multidonateurs, la contribution de la DG ECHO est le montant le plus faible de В ou de C ; si l'action est cofinancée par la DGECHO, la contribution de celleci est le montant le plus faible de C multiplié par le pourcentage de cofmancement ou de B; le préfinancement reçu (E). Si le préfinancement dépasse euros et si l'action dure plus d'un an, le partenaire doit informer la DGECHO du montant des intérêts générés par le préfinancement (ils seront déduits du paiement final); le montant restant à verser (F), qui correspond à la contribution de la DG ECHO (D) moins le préfinancement (E) reçu. Si ces informations sont données dans la lettre d'accompagnement, le rapport final sera considéré comme une demande de remboursement. Ciaprès une suggestion de présentation à inclure dans la lettre d'accompagnement: A B C D E F Enveloppe totale de l'action Montant financé par la DG ECHO (article 3.2 de la convention) Montant total des dépenses encourues Contribution finale de la DG ECHO Préfinancement reçu Montant restant à verser %de cofmancement: 11

12 Annexe 1: Liste de vérification des informations devant figurer dans les rapports finaux pour la validation de la demande de paiement Pour les expatriés et les membres clés du personnel d'encadrement: nom, fonction (ex: directeur, responsable du projet, médecin, infirmière, spécialiste eau et assainissement), période pendant laquelle la personne est chargée de l'action (dates) et coût total. Pour les autres personnes (par exemple personnel local, journaliers) par groupe de fonction: nombre de personnes, nombre total de jours/mois imputés et coût total. Coûts supplémentaires correspondant au personnel du siège directement impliqué dans l'action: nom, fonction, période pendant laquelle la personne est chargée de l'action (dates), type de coûts (ex: mission...) et coût total. Autres coûts de personnel comme, par exemple, frais de recrutement, dépenses médicales, frais d'hébergement et de déplacement, s'ils sont traçables et liés aux personnes dans le cadre de l'action. Pour les équipements compris entre 500 et euros inclus dans la dotation pour équipement de faible valeur: description de l'article, date d'achat et montant total. En cas d'amortissement d'équipement de plus de 500 euros: description de l'équipement, date d'acquisition ou d'achat, montant de l'achat, nombre de mois imputés et montant total amorti. Pour les équipements de plus de 500 euros entièrement imputés: description de l'équipement, nombre d'articles achetés, date d'acquisition ou d'achat et montant total de l'achat. Les contributions en nature ne figurent que dans le rapport financier final, sans faire apparaître de montant financier ou d'estimation en termes de coûts. En cas de don d'équipement entièrement imputé ou de stock restant: pour les articles d'une valeur unitaire de euros ou plus, prière de joindre une copie des attestations de don (contresignées par le bénéficiaire); pour les articles d'une valeur comprise entre 500 et euros, prière de joindre un tableau avec les dons, en mentionnant le montant total; les articles de moins de 500 euros ne peuvent pas faire l'objet d'un don. Pour les équipements ou stocks restants transférés à une autre action financée par la CE: l'organisation humanitaire chargée de l'action pour laquelle les articles sont transférés, inventaire des articles transférés, référence de l'action à laquelle ils sont transférés. Pour les biens (médicaments, semences, tentes, couvertures, serviettes, etc.): description, quantités et coût total. Les contributions en nature ne figurent que dans le rapport financier final, sans faire apparaître de montant financier ou d'estimation en termes de coûts. Pour le papier et les articles de bureau (imprimantes, fournitures de bureau, etc.) de plus de 500 euros et les coûts de fonctionnement par type de coût: description et coût total. Lorsque les valeurs des coûts de fonctionnement ne sont pas extraites des comptes du projet mais sont obtenues par inference statistique ou calcul, il convient de le signaler i i i h 5.3 D D D D D D D D D D D D 12

13 Pour les marchés de services et coûts de transport de plus de euros: l'entreprise choisie, une description du service et la période ou la date de livraison ou de transport. En cas d'études/d'audits/d'évaluations, une copie du rapport doit être jointe. Pour les frais de communication, de visibilité et d'information, voir les lignes directrices spécifiques: fournir une description claire et une liste des coûts par type d'articles (Tshirts, affiches, dépliants, panneaux, autocollants, etc.) et préciser le nombre et le montant par article. Il convient de joindre des justificatifs (par ex des photos). Pour les autres coûts: fournir une description claire et indiquer le montant par type de coût supérieur à 500 euros (frais de banque, frais de communication, honoraires juridiques et professionnels, location de bureaux, etc.). Pour les actions soumises au mécanisme de contrôle A, rédiger un rapport sur toutes les procédures de passation de marchés supérieurs à euros à l'annexe A du formulaire unique et fournir une description de la procédure, une copie de la publication et/ou la liste des soumissionnaires potentiels informés, les critères de sélection et d'attribution D D D D 17 Pour les actions soumises au mécanisme de contrôle P, fournir pour toutes les procédures de passation de marchés supérieurs à euros une description de l'objet de la procédure, indiquer le coût total et le type de procédure utilisée. Les exceptions consenties par rapport aux procédures des partenaires euxmêmes doivent être indiquées et justifiées. 6.2 D 13

14 Annexe 2: exemples de structures possibles pour les rapports financiers finals et sections 11 correspondantes du formulaire unique Vous trouverez ciaprès quatre exemples de rapports financiers finals, basés sur les structures utilisées par certains de nos partenaires. Il ne s'agit, bien sûr, que d'exemples et il n'y a aucune obligation de choisir l'un de ces modèles. Chaque partenaire doit adopter une structure qui respecte la structure des rapports financiers de son organisation. Ces exemples peuvent vous donner une idée du type de correspondance escompté entre la section 11 du formulaire unique et le rapport financier final ainsi que le type d'informations et le niveau de détail qui devraient figurer dans le rapport financier final. Les trois premiers exemples ne contiennent que le rapport financier final et la section 11 correspondante du formulaire unique. Le quatrième et dernier exemple contient également les différentes annexes possibles au rapport financier final. 14

15 1. Exemple Rapport financier final Compte Descriptif du compte COUTS DE PERSONNEL Personnel national Frais í généraux de personnel Indemnités de fin de contrat Déplacements internationaux Voyages locaux Hébergement Frais médicaux Frais de visas Formation interne FR> MS DE BUREAU / ĀDMINIS 5TRATIFS (notamment c onsommables) f : rais de bâtiment Eau Électricité Nettoyage пплпп Î) IUU Logisticien / Asst Stockeur/Asst Conducteur Gardien Animateur communautaire pour la santé Frais de recrutement Primes Expatriés Gestionnaire du programme Gestionnaire du programme sanitaire Autre personnel interne Indemnités de logement Indemnités d'installation I 1 L Luyelo aes oüreaüx Entretien et réparation des bureaux Groupe électrogène de bureau Location d'entrepôts Chauffage et éclairage des entrepôts Autres frais liés aux entrepôts Location de résidences Montant (en euros) , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 200, ,00 200,00 o *»лл лл ο ουυ,υυ 7 300,00 300, ,00 100, , ,00 15

16 Frais administratifs Informatique entretien Fournitures informatiques Poste frais généraux Courrier / frais de port Fournitures de bureau Frais de télécommunications Radio achat Frais d'appels sur ligne fixe SERVICE FRAIS DE TRANSPORT A Location de camions Fret aérien Fret maritime Fret routier Approvisionnement en eau par camion Chargement / déchargement Assurance / douanes / manutention Entretien des véhicules Frais de fonctionnement des véhicules Pneus de véhicule Carburant pour les véhicules S AUX BENEFICIAIRES Réunions / expositions salles Autres activités de santé/d'hygiène Autres frais liés à l'eau/l'assainissement Moyens de subsistance Autres articles du foyer VISIBILITÉ Visibilité du projet UTRES COUTS Frais bancaires Dépenses divers Total des coûts directs eligibles 7 e /o de coûts indirects Coûts totaux ,00 500, , , , , ,00 100, ,00 900,00 500, ,00 100, , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 16

17 1.2. Section 11 du formulaire unique Dépenses éligibles de l'action COUTS DE PERSONNEL FRAIS DE BUREAU /ADMINISTRATIFS (notamment consommables) FRAIS DE TRANSPORT SERVICES AUX BENEFICIAIRES VISIBILITÉ Budget initial , , , , ,00 Rapport intermédiaire Budget Montant engagé , , , , , , , , , ,00 Montant définitif engagé , , , , ,00 Financement de l'action Recettes directes provenant de l'action Contribution du demandeur Contributions d'autres donateurs Contribution demandée auprès d'echo % du financement total: Initial ,00 Situation définitive ,00 100,00% AUTRES COUTS , , , ,00 Soustotal des coûts directs éligibles , , , ,00 Coûts indirects (maximum 7 %) , , , ,00 Coûts totaux , , , ,00 Financement total , ,00 17

18 V E R S I O N FINALE LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL 2. Exemple Rapport financier final Soustotal щшшта mm Pourcentage à appliquer au résultat 1 appliquer au WĚĚĚĚKĚEĚĚ il appliquer au iii à appliquer WĚEĚĚĚEĚĚ FRAIS DE PERSONNEL Salaires des expatriés Coordinateur d'urgence Coordinateur d'urgence adjoint Responsable des opérations Salaires du personnel local Administration Poste Chauffeurs Poste Consultants Consultants internationaux Consultants nationaux Travail soustraité localement 1501 Heures supplémentaires Travail occasionnel / Assistance temporaire Déplacements CONTRATS Lettres d'accord Contrats commerciaux FORMATION Formation interne Frais de formation du groupe

19 APPROVISIONNEMENTS S Achats de matériel courant 3010 Instruments agricoles Autre matériel courant Engrais Cheptel Plantes et semences Autres fournitures pour le 3060 terrain Achats de matériel non consommable 3110 Matériel informatique (PC) Autre matériel informatique Véhicules Autre matériel non consommable SERVICES D'APPUI TECHNIQUE Coûts des rapports Coûts d'évaluation du projet Services techniques de contrôle DEPENSES GENERALES D'EXPLOITATION Visibilité Divers Exploitation et entretien des véhicules Autres coûts de fonctionnement Total des coûts directs éligibles % de coûts indirects Coûts totaux

20 VERSION FINALE LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL 2.2. Section 11 du formulaire unique Dépenses éligibles de l'action FRAIS DE PERSONNEL Budget initial ,00 Rapport intermédiaire Budget Montant engagé , ,00 Montant définitif engagé ,00 Financement de l'action Recettes directes provenant de l'action Initial Situation définitive CONTRATS , , , ,00 Contribution du demandeur FORMATION , , , ,00 Contributions d'autres donateurs APPROVISIONNEMENTS SERVICES D'APPUI TECHNIQUE , , , , , , , ,00 Contribution demandée auprès d'echo % du financement total: , ,76 100,00% DÉPENSES OPÉRATIONNELLES GENERALES Soustotal des coûts directs éligibles , , , , , , , ,82 Coûts indirects (maximum 7 %) , , , ,94 Coûts totaux , , , ,76 Financement total , ,76 20

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