MANUEL D UTILISATION D ENERCOACH

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1 MANUEL D UTILISATION D ENERCOACH 1. INTRODUCTION... 1 A) Débuter la comptabilité énergétique avec EnerCoach... 1 B) Continuer avec EnerCoach une comptabilité énergétique établie au moyen d EnerCompta... 1 B1) Importation unique... 1 B2) Importation annuelle TELECHARGEMENT DES FICHIERS PREMIERS PAS AVEC ENERCOACH SAISIE DES DONNEES... 5 A) Débuter une nouvelle comptabilité énergétique... 5 B) Continuation d une comptabilité énergétique existante... 5 B1) Importation unique... 5 B2) Importation annuelle ANALYSE DES DONNEES DONNEES CLIMATIQUES (DEGRES-JOURS) IMPRESSION DE RAPPORTS MISES A JOUR D ENERCOACH COMPATIBILITE OPTIONS DE SECURITE... 7 A) Excel pas besoin d'activer les macros B) Excel 2000 / C) Excel 2007 / HOTLINE... 7

2 1. INTRODUCTION Le programme de comptabilité énergétique EnerCoach permet la saisie systématique des données de consommation d'énergie des bâtiments publics. En complément, des caractéristiques des bâtiments, des systèmes de production d'énergie et des communes peuvent être saisis. Des explications plus détaillées sur l introduction des données se trouvent au chapitre 4. SAISIE DES DONNEES. EnerCoach se prête aussi bien pour débuter une nouvelle comptabilité énergétique que pour continuer une comptabilité énergétique établie au moyen d EnerCompta, version antérieure de comptabilité énergétique de SuisseEnergie. Par rapport à EnerCompta, EnerCoach propose des analyses supplémentaires et améliorées. Un aperçu plus détaillé des possibilités d analyse se trouve au chapitre 5. ANALYSE DES DONNEES Les paragraphes suivants expliquent brièvement comment débuter la comptabilité énergétique avec EnerCoach (A) ou comment poursuivre avec EnerCoach une comptabilité énergétique établie au moyen d EnerCompta (B). Les explications à ce sujet se trouvent au chapitre 4. SAISIE DES DONNEES. A) Débuter la comptabilité énergétique avec EnerCoach Les données de consommation sont directement saisies dans le programme EnerCoach. B) Continuer avec EnerCoach une comptabilité énergétique établie au moyen d EnerCompta Il existe deux variantes pour l'importation des données dans le nouveau programme EnerCoach à partir des anciens fichiers-bâtiment d EnerCompta: B1) Importation unique Les données sont importées une seule fois et à l'avenir, elles seront saisies directement dans EnerCoach. Les anciens fichiers-bâtiment Excel ne serviront plus après l importation. AVANTAGE: Possibilité de saisir des informations supplémentaires sur les bâtiments et sur la commune en vue d une analyse plus fine. B2) Importation annuelle Les anciens fichiers-bâtiment sont tenus à jour régulièrement et les données sont importées chaque année dans EnerCoach. AVANTAGE: Les fichiers-bâtiment bien connus peuvent continuer à être utilisés. EnerCoach est un instrument simple et facile d utilisation pour l'analyse et la représentation des consommations d'énergie. Les résultats fournis dépendent directement de la qualité des données récoltées, qu'elles soient relevées directement sur les installations ou qu'elles soient obtenues par le biais de factures ou de décomptes. Les consommations d'énergie ne sont souvent que disponibles pour une installation globale. Les indices de dépense d'énergie calculés sur cette base doivent être interprétés avec précaution. Il fait peu de sens d élaborer des méthodes d évaluation méticuleuses de l'indice de dépense d'énergie si les données de consommation introduites sont aléatoires. Lors de l'introduction d une comptabilité énergétique dans la commune et de la définition des données à récolter, il est conseillé de consacrer une réflexion particulière à la définition des limites du système et à la répartition des consommations sur les différentes affectations des bâtiments. Il vaut la peine d'évaluer la nécessité d'installer de nouveaux appareils de mesure pour garantir des sources de données plus fiables. 1

3 2. TELECHARGEMENT DES FICHIERS Après avoir téléchargé le dossier-zip EnerCoach, vous pouvez le décompresser à un emplacement de votre choix sur votre PC. Le dossier-zip contient un dossier principal EnerCoach (aamm) qui contient le Programme de comptabilité énergétique _EnerCoach_...xls ainsi que plusieurs sous-dossiers. EnerCoach. BM_Archives BM_New DatCaption DatFiles Display HelpFiles _EnerCoach_...xls Dossier principal Archivage des fichiers-bâtiment importés Nouveaux fichiers-bâtiments Formulaires de relevés des consommations Bases de données Bases de données exportées pour importation dans Display Documents d'aide et manuel d utilisation Programme de comptabilité énergétique Dans l'intérêt d'un fonctionnement fiable, les fichiers et les sous-dossiers contenus dans le dossier principal EnerCoach ne doivent pas être modifiés ni déplacés ou renommés. 1) Dossier principal EnerCoach. Le dossier principal EnerCoach. contient le programme de comptabilité énergétique _EnerCoach_...xls. Le programme sert à la saisie et à l'analyse de données de bâtiments, ainsi qu à l importation de fichiers-bâtiment élaborés au moyen du programme antérieur EnerCompta. La procédure pour l'importation des données d anciens fichiers-bâtiment est décrite sous 5) et dans le chapitre 4. SAISIE DES DONNEES sous B) Continuation d une comptabilité énergétique existante. 2) Bases de données Le dossier DatFiles est le lieu de sauvegarde des données introduites dans EnerCoach. Il contient en plus les bases de données requises par le programme: DatFiles DatClimate.xls DatFile EnerCoach commune date.xls DatOptions.xls base de données climatiques données saisies par l'utilisateur options de réglage Important : Le fichier «DatFile EnerCoach commune date.xls» contient toutes vos donnés. Veuillez le sauvegarder régulièrement à un endroit sûr! 3) Documentation d aide Les fichiers d'aide contenus dans le dossier HelpFiles peuvent être ouverts depuis _EnerCoach_...xls en cliquant sur les points d interrogation encadrés. HelpFiles HelpFile_Display_F.pdf HelpFile_Form_F.pdf HelpFile_SIA_416_F.pdf UserManual_F.pdf etc.pdf 4) Formulaires pour le relevé des consommations d'énergie Dans le sous-dossier DatCapt_F se trouvent des modèles de formulaires de relevé des consommations d'énergie. Ces formulaires sont destinés aux responsables des l'immeubles ou aux concierges pour effectuer les relevés sur le terrain. A la fin de la saison de chauffage, les sommes annuelles des consommations relevées seront introduites manuellement dans _EnerCoach_...xls. Il n'existe pas de lien automatique entre ces formulaires et le programme _EnerCoach_...xls! Lorsque vous cliquez sur un modèle...xlt, un fichier Excel...xls s ouvre que vous pouvez personnaliser pour l adapter à la situation de l'objet. Le formulaire modifié peut être renommé pour être classé en fonc- 2

4 tion de l objet ou de l'agent énergétique. Les différents modèles de formulaire sont conçus pour les agents énergétiques suivants: DatCapt_F F_bois.xlt F_cad.xlt F_électr.xlt F_gaz.xlt F_maz1.xlt F_maz2.xlt bois chauffage à distance électricité gaz mazout (avec compteur d heures de marche du brûleur) mazout (avec compteur de chaleur) 5) Dossier BM_Archives avec les fichiers-bâtiment importés Importation des fichiers-bâtiment d'une comptabilité énergétique existante: Les anciens fichiers-bâtiment doivent être copiés dans le dossier principal EnerCoach (pas dans un sousdossier). Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de conserver une copie des anciens fichiersbâtiment à un autre emplacement. Si le fichier Carburants.xls de l'ancienne comptabilité énergétique contient des données de véhicules et d installations spéciales, il doit également être copié dans le dossier principal EnerCoach. Le fichier ne doit pas être renommé pour pouvoir être détecté par le programme. Le programme_enercoach_...xls utilise les fichiers qui se trouvent dans les sous-dossiers du dossier principal ou il se trouve. EnerCoach BM_ Archives BM_New DatCaption DatFiles DIsplay HelpFiles _EnerCoach_...xls Bâtiment administratif.xls Ecole primaire.xls Centre sportif.xls etc.xls Carburants.xls Programme de comptabilité énergétique fichiers-bâtiments à importer fichier à importer avec les véhicules et installations spéciales Après l importation des données, les anciens fichiers-bâtiment sont archivés dans le sous-dossier BM_Archives. BM_Archives Bâtiment administratif.xls fichiers-bâtiments importés Ecole primaire.xls Centre sportif.xls etc.xls Carburants.xls 6) Nouveaux fichiers-bâtiments fichier avec les véhicules et d installations spéciales importé Le dossier BM_New contient un modèle pour la création de nouveaux fichiers-bâtiment selon le mode de l'ancienne comptabilité énergétique EnerCompta. L'accès au modèle est assuré au moyen de la fonction «Nouveau fichier bâtiment» sur la page d accueil du programme _EnerCoach_...xls. BM_New BM_New.xlt 3

5 3. PREMIERS PAS AVEC ENERCOACH Avant d ouvrir le programme EnerCoach, assurez-vous que les macros dans Excel soient activées (voir chapitre 10 OPTIONS DE SECURITE. Pour entrer dans le programme de comptabilité énergétique il faut en premier ouvrir le fichier Excel _EnerCoach_...xls. La page d'accueil d EnerCoach apparaît à l ouverture. 1) 2) 3) 5) 4) Figure 1: Page d'accueil d EnerCoach : 1) en-tête, 2) système de navigation, 3) barre de titre, 4) pied de page, 5) Aide De haut en bas, les éléments de navigation suivants figurent sur la page d'accueil : 1) En-tête Aspect: Fonction: Surface blanche avec les logos de SuisseEnergie, EnerCoach et Cité de l'énergie Un clic sur l en-tête de la page vous reconduit toujours à la page d accueil 2) Système de navigation Aspect: Barre bleu foncée avec des flèches de navigation à gauche et à droite Fonction: La barre bleu foncée contient cinq menus principaux. Le choix d'un menu principal affiche la première page du sous-menu qui apparaît en dessous. Les flèches de navigation mènent au sous-menu suivant (flèche droite) ou précédent (flèche gauche). Une autre solution de navigation consiste à se déplacer au moyen des touches tabulateur ou flèches : (TAB, ou ) pour aller au champ suivant, (SHIFT + TAB, ou ) pour retourner au champ précédent. 3) Barre de titre Aspect: Cases blanches et listes déroulantes Fonction: Les cases blanches contiennent les fonctions de base : fermer, imprimer, enregistrer et supprimer, ainsi que trois listes déroulantes pour le choix de la catégorie d'objet, d un objet particulier ou de la période de décompte. 4) Liens en pied de page Aspect: Textes bleus avec flèche Fonction: Un clic sur les textes bleus ouvre les liens vers les pages correspondantes au texte. 5) Aide Aspect: Fonction: Points d interrogation bleus Les points d'interrogation fournissent des explications sur le sujet à côté duquel ils se situent. Pour pouvoir utiliser la fonction d'aide, l'assistant d'excel doit être installé. Il n'est par contre pas nécessaire de l activer, le programme s en occupe automatiquement. 4

6 4. SAISIE DES DONNEES 7) Après avoir effectué les premiers pas selon le chapitre 4), vous pouvez commencer à saisir des données. Une vue d'ensemble sur les données d'entrée proposées dans EnerCoach se trouve dans le Tableau 1 ci-dessous. Suite au tableau, la saisie des données est décrite pour les deux cas de figure suivants : débuter une nouvelle comptabilité énergétique (A) ou continuer une comptabilité énergétique établie avec EnerCompta (B). Tableau 1: Les menus «Données de base» et «Données de consommation» et les sous-menus MENU ENTREES PERIODE OBJET DE REFERENCE DONNEES DE BASE Données de la commune Données de l objet Catégories et typologie Surface de référence énergétique Systèmes de production Période sélectionnée Objet particulier CONSOMMATION D ENERGIE Consommation de chaleur Consommation d'électricité Consommation d eau Période sélectionnée Objet particuliers A) Débuter une nouvelle comptabilité énergétique Pour créer un premier objet, il faut sélectionner nouvel objet sur la liste déroulante Choisir/créer un objet dans la barre de titre. Le formulaire de saisie Données de la commune s affiche automatiquement. Pour saisir les données complètes d'un objet, il faut sélectionner de gauche à droite tous les sous-menus des menus principaux Données de base et Données de consommation et remplir les formulaires de saisie qui s affichent. Pour enregistrer un nouvel objet, vous ne devez pas remplir tous les champs, mais au moins les champs dotés d un astérisque rouge (nom de la commune, nom de l objet et catégorie principale) Les objets saisis sont enregistrés dans une base de données classée dans le dossier DatFiles. Vous pouvez charger les objets enregistrés en les sélectionnant sur la liste déroulante dans la barre de titre. Les données des objets enregistrés peuvent à tout moment être complétées ou modifiées. B) Continuation d une comptabilité énergétique existante Les anciens fichiers-bâtiment.xls qui contiennent les données de consommation d énergie à importer doivent être copiés dans le dossier principal EnerCoach. Les bâtiments sont importés en suivant le lien «Import, export>» sur la page d accueil en en actionnant la fonction Importer les fichiersbâtiment sur cette page. Les données importées sont enregistrées dans une base de données classée dans le sous-dossier DatFiles. Les fichiers-bâtiment importés sont automatiquement archivés dans le dossier BM_Archives. B1) Importation unique Les données importées à partir d anciens fichiers-bâtiments peuvent être complétées en sélectionnant le bâtiment dans la liste déroulante dans la barre de titre. Les données de l objet ou de la commune peuvent être complétées dans les formulaires qui s affichent en sélectionnant les sous-menus des menus principaux Données de base et Données de consommation. Pour saisir un nouvel objet, on pourra procéder comme décrit dans le paragraphe précédent A) Débuter la comptabilité énergétique avec EnerCoach. Les nouveaux objets sont enregistrés dans la base de données classée dans le dossier DatFiles. Vous pouvez charger les objets importés ou enregistrés en les sélectionnant sur la liste déroulante dans la barre de titre. Les données des objets enregistrés peuvent à tout moment être complétées ou modifiées. B2) Importation annuelle Les données annuelles de consommation d'énergie peuvent être mises à jour dans les anciens fichiers-bâtiment, pour autant que les données de l objet n aient pas été complétées dans le programme EnerCoach, sinon ces dernières peuvent être perdues. Pour l importation annuelle, les fichiers-bâtiment doivent être déplacés du dossier BM_Archives dans le dossier principal EnerCoach. Les bâtiments doivent à nouveau être importés au moyen de la fonction Importer les fichiers-bâtiment en suivant le lien «Import, export>» sur la page d accueil. Un nouveau fichier-bâtiment peut être créé à partir de la page Importation/exportation «nouveau fichier-bâtiment». Les nouveaux fichiers-bâtiment doivent être enregistrés dans le dossier principal EnerCoach et être importées au moyen de la fonction Importer les fichiersbâtiment. 5

7 5. ANALYSE DES DONNEES Pour l'analyse des données, différents menus sont disponibles dans le système de navigation, comme le résume le tableau 2 ci-dessous. Les analyses se réfèrent au bâtiment ou à la catégorie de bâtiments sélectionnés pour la période choisie dans la barre de titres. La commune, le bâtiment ou la catégorie de bâtiments sélectionnés et la période en cours sont toujours affichés en-dessous de la barre de titre. Le nombre de bâtiments concernés est affiché sur les analyses. Tableau 2: Analyses proposées dans les menus : certificat, évolution, répartition, comparaison et efficacité MENU ANALYSES PERIODE OBJET DE REF. CERTIFICAT Certificat énergétique mesuré selon 12 Années Objet unique SIA 2031 : 2009 Catégorie de bâtiment Tous les objets EVOLUTION Indice de dépense de chaleur Indice de dépense d électricité Indice de consommation d eau Consommation d énergie Emissions de CO 2 Coûts de l énergie REPARTITION Répartition par agents énergétiques : Consommation d énergie Emissions de CO 2 Coûts de l énergie COMPARAISON Indices de dépense de chaleur Indices de dépense d électricité Indices de consommation d eau Indices de dépense d énergie en relation avec les surfaces de référence énergétiques EFFICACITE Indices de dépense d énergie par catégorie de bâtiment selon les critères du catalogue de mesures de Cité de l énergie : Chaleur Electricité Eau 6. DONNEES CLIMATIQUES (DEGRES-JOURS) 12 Années Objet unique Catégorie de bâtiment Tous les objets 1 Année Objet unique Catégorie de bâtiment Tous les objets 1 Année Catégorie de bâtiment Tous les objets 1 Année Tous les objets Pour permettre une analyse des indices de dépense de chaleur indépendante des conditions climatiques, ces derniers sont corrigés en fonction des variations climatiques entre différentes périodes de chauffage (hivers doux / froids) selon la méthode suivante : Station météorologique choisie ou proposée par défaut sous «Données de la commune» Moyenne des degrés-jours (DJm) sur 10 ans de juillet 1996 à juin 2006 Degrés-jours (DJa) de la période concernée (12 mois à partir de la date de début de comptabilité) 75% de la différence entre les DJa et les DJm sont pris en compte pour tenir compte de la production d eau chaude Calcul du facteur de correction climatique : f.corr.clim = (DJa+(DJm-DJa)x0.75)/DJa Les consommations absolues d énergie dans les analyses «Evolution de la consommation» et «Répartition des consommations» ne sont pas corrigées en fonction du climat. Mise à jour des données climatiques La base des données climatiques est mise à jour tous les 6 mois, en janvier et juillet sur : Instruments» Produits et outils» 2.Bâtiments communaux, install.» EnerCoach Veuillez télécharger le fichier [DatClimate.zip] et le décomprimer sur votre PC. Veuillez par la suite remplacer le fichier [DatClimate..xls] dans le sous-dossier DatFiles d EnerCoach par le nouveau [DatClimate..xls] que vous venez de télécharger. Les données seront mises à jour à la prochaine ouverture d EnerCoach. 7. IMPRESSION DE RAPPORTS Avec la fonction d'impression dans la barre de titres, un rapport sur l ensemble des analyses disponibles pour l'objet ou la catégorie d objets et la période sélectionnés vous est proposé sous forme d aperçu avant impression. Vous pouvez confirmer l impression du rapport ou fermer l aperçu. Si vous confirmez l impression, vous pouvez choisir l imprimante (imprimante par défaut ou création d un rapport pdf) ainsi que les options d impression (p. ex. pages à imprimer et nombre de copies). 6

8 8. MISES A JOUR D ENERCOACH Des mises à jour d EnerCoach sont régulièrement mises à disposition sur : Instruments» Produits et outils» 2. Bâtiments communaux, installations. Procédé pour la mise à jour : - Cliquez sur» EnerCoach dans la colonne de droite de la page web. Entrez le mot de passe "ce". - Cliquez sur le dossier «EnerCoach.zip». Si vous êtes déjà inscrit/e, cliquez sur» Aller directement au téléchargement et entrez votre adresse , sinon inscrivez-vous. - Enregistrez et décomprimez le dossier à un endroit choisi sur votre PC, p. ex. à côté de la version précédente. - Pour mettre à jour vos données, copiez la base de données [DatFile EnerCoach commune Date.xls] du sous-dossier [DatFiles] de la version précédente d EnerCoach dans le sous-dossier [DatFiles] de la nouvelle version. - Si vous souhaitez continuer à travailler avec des fichiers-bâtiment de l ancien programme EnerCompta, copiez les fichers-bâtiment contenus dans le sous-dossier [BM_Archives] de l'ancienne version d EnerCoach dans le sous-dossier [BM_Archives] de la nouvelle version. - Ouvrez la nouvelle version [_EnerCoach_JJMM.xls] et continuez votre travail. - Si tout fonctionne bien, vous pouvez supprimer l'ancienne version. 9. COMPATIBILITE Le programme EnerCoach est compatible avec toutes les versions d'excel de 1997 à OPTIONS DE SECURITE Pour que le programme fonctionne, il faut que les macros soient activées. Pour cela, procédez comme suit: A) Excel pas besoin d'activer les macros. B) Excel 2000 / 2003 Pour activer les macros vous les options suivantes sont disponibles en suivant dans le menu : Outils Macros sécurité sécurité des macros: o Moyen: A l'ouverture de tous les fichiers Excel qui contiennent des macros, vous serez invité(e) à activer les macros. o Faible: C) Excel 2007 / 2010 Sélectionnez cette option si vous êtes sûr que toutes les macros dans vos fichiers proviennent de sources fiables. Pour activer les macros procédez comme suit: o Cliquez sur le bouton Microsoft Office (Excel 2010 : sur le Menu Fichier) o Cliquez par la suite en bas à droite sur Options Excel (Excel 2010 en bas sur Options) et prenez le chemin suivant : o Centre de gestion de la confidentialité Paramètres du centre Paramètres des macros o Choisissez l'option «Activer toutes les macros». o Par la suite, assurez-vous que vos fichiers Excel proviennent de sources fiables ou faites un contrôle antivirus avant de les ouvrir. Vous pouvez aussi remettre le paramètre de sécurité sur l'option "Désactiver toutes les macros". 11. HOTLINE Nous vous souhaitons un travail agréable avec le programme de comptabilité énergétique EnerCoach. Si les points d interrogation de la fonction d'aide ne répondent pas à vos questions ou en cas de problèmes éventuels, nous nous tenons à votre disposition. Françoise Yalala EXERGIE, chemin de Franquemont 10, CH-2350 Saignelégier Tel: francoise.yalala@exergie.ch 7