Logiciels associés. Traçabilité : Gestion de parc. Descriptif fonctionnel et pré-requis techniques

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1 FICHE TECHNIQUE LOGICIEL Logiciels associés Traçabilité : Gestion de parc Descriptif fonctionnel et pré-requis techniques Offre logicielle Groupe PRISME Page 1

2 Sommaire 1. Introduction 3 2. Présentation de la solution / Mono-utilisateur 3 3. Pré-requis et fonctionnalités / Mono-utilisateur Contexte de fonctionnement Architecture Données structurelles Gestion des personnels Gestion des services Gestion des localisations Gestion des familles Gestion des équipements Fonctionnalités générales Connexion Données structurelles Actions spécifiques sur les équipements 5 4. Présentation de la solution / Multi-utilisateurs 6 5. Pré-requis et fonctionnalités / Multi-utilisateurs Contexte de fonctionnement Architecture Données structurelles Gestion des personnels Gestion des services Gestion des localisations Gestion des familles Gestion des équipements Fonctionnalités générales Connexion Données structurelles Actions spécifiques sur les équipements 8 6. Options envisagées / Multi-utilisateurs Historique Impression sticker CAB Interconnexion avec le SI Mode déconnecté sans WI-FI Archivage des dossiers patients en milieu hospitalier 11 Offre logicielle Groupe PRISME Page 2

3 1. Introduction La gestion de parc est un sujet multiple dont la base fonctionnelle est la gestion d objets par affectation à des lieux et/ou à des personnes. De nombreuses applications dérivées de ce principe utilisent les bases de cette gestion. Nous proposons une offre globale qui répond aux besoins élémentaires jusqu aux spécificités métiers. Un exemple métier, découlant de ce principe, est la gestion de l archivage des dossiers patients en milieu hospitalier. Cette solution, à particularités, vous est décrite en fin de ce dossier. 2. Présentation de la solution / Mono-utilisateur La solution proposée permettra de gérer l ensemble des matériels utilisés dans l environnement de travail des adhérents de l UGAP : équipements techniques, mobiliers, Il sera possible d identifier, de localiser et connaître l utilisateur d un équipement au travers de la gestion d un identifiant unique porté par un code à barres (CAB). Afin d utiliser de solution au plus près des lieux d utilisations des équipements, celleci intègrera la notion de mobilité au travers de l utilisation de terminaux portables (PSM), lecteurs de CAB. La solution recherchée sera composée d une application de base, dite monoutilisateur, extensible en solution multi-utilisateurs, qui pourra être enrichie de fonctionnalités optionnelles. 3. Pré-requis et fonctionnalités / Mono-utilisateur 3.1 Contexte de fonctionnement Un pré-requis important est l étiquetage des matériels avec un CAB qui permettra de les identifier unitairement. La solution logicielle devant s intégrer au système d information existant chez le client de l UGAP, un PC performant sera mis à disposition par le client ainsi qu un accès réseau. Afin de mettre en œuvre les fonctionnalités de mobilité des PSM, une couverture WI-FI est recommandée. Les opérations de maintenance telles que les backups et sauvegardes des données seront gérés dans le cadre de la politique globale du client de l UGAP. 3.2 Architecture Le schéma en page suivante décrit l organisation de l architecture matérielle à mettre en œuvre en identifiant les éléments obligatoires. Offre logicielle Groupe PRISME Page 3

4 3.3 Données structurelles Gestion des personnels La solution gérera l ensemble des personnels intervenant. Le sytème contiendra les informations nécessaires à leur identification ainsi que leurs habilitations en fonction de leurs responsabilités. Les niveaux d accès à la présente solution seront fonction des responsabilités et habilitations des personnels intervenant Gestion des services Cette fonction permettra de qualifier les différents services composant l établissement. Le système contiendra les informations nécessaires à leur identification, éventuellement par CAB : le responsable du service, un descriptif fonctionnel et la localisation géographique associée Gestion des localisations Cette fonction permettra de gérer les divers lieux concernés, selon une typologie définie par le client de l UGAP : par exemple chambres, services, localisation des chambres dans un service, laboratoires d analyses Gestion des familles Cette fonction permettra de gérer les familles de matériels cataloguées (notion de typologie des équipements). Le système contiendra les informations nécessaires à leur identification et un descriptif fonctionnel pourra y être adjoint Gestion des équipements Cette fonction permettra de gérer les divers équipements. Le système contiendra les informations nécessaires à leur identification : le CAB, sa famille, sa localisation, son service d appartenance, l utilisateur actuel et un descriptif fonctionnel pourra y être adjoint. 3.4 Fonctionnalités générales Offre logicielle Groupe PRISME Page 4

5 3.4.1 Connexion Accessibilité : sur le back-office et sur le PSM. La connexion sera assurée sur le back-office et sur le PSM. L opérateur devra se connecter avant de pouvoir accéder à l application. En fonction de ses droits d utilisateur, certains menus d administration des données structurelles ne lui seront pas accessibles Données structurelles Accessibilité : sur le back-office. Ces données ne seront manipulables que sur le back-office, le PSM n ayant pas pour vocation d assurer leur gestion. Dans tous les cas, les informations pourront être saisies, consultées, modifiées, supprimées (si elles ne sont pas utilisées) et imprimées. Dans le cadre des saisies, il sera possible de remplir le champ CAB par scan de l étiquette Actions spécifiques sur les équipements Chaque opérateur sera identifié par sa connexion. Chaque opération sera horodatée et affectée à l opérateur Identification Accessibilité : Sur le back office et le PSM. Cette fonctionnalité permettra, par un simple scan ou saisie du CAB, d obtenir la fiche complète de l équipement avec toutes les informations qui lui sont associées Affectation Accessibilité : Sur le back office et le PSM Cette fonctionnalité permettra, par un simple scan ou saisie du CAB, de modifier, au choix de l opérateur, les informations associées à un équipement : Sa localisation géographique Son appartenance à un service Son utilisateur actuel. NB : La saisie d informations privilégiera l utilisation du scan de CAB. Par exemple, l utilisation du CAB disponible sur les badges des personnels. Offre logicielle Groupe PRISME Page 5

6 4. Présentation de la solution / Multi-utilisateurs La solution proposée permettra de gérer l ensemble des matériels utilisés dans l environnement de travail des adhérents de l UGAP : équipements techniques, mobiliers, Il sera possible d identifier, de localiser et connaître l utilisateur d un équipement au travers de la gestion d un identifiant unique porté par un code à barres (CAB). Afin d utiliser de solution au plus près des lieux d utilisations des équipements, celleci intègrera la notion de mobilité au travers de l utilisation de terminaux portables (PSM), lecteurs de CAB. La solution recherchée, sera composée d une application de base et de diverses options permettant d enrichir la solution. La solution devra obligatoirement pouvoir être «customisée» par le prestataire pour s adapter aux environnements, architectures, structures de bases de données et besoins forcément divers des adhérents de l UGAP. 5. Pré-requis et fonctionnalités / Multi-utilisateurs 5.1 Contexte de fonctionnement Un pré-requis important est l étiquetage des matériels avec un CAB qui permettra de les identifier unitairement. La solution logicielle devant s intégrer au système d information existant chez le client de l UGAP, un serveur performant sera mis à disposition par le client ainsi qu un accès réseau. Afin de mettre en œuvre les fonctionnalités de mobilité des PSM, une couverture WI-FI est recommandée. Les opérations de maintenance telles que les backups et sauvegardes des données seront gérés dans le cadre de la politique globale du client de l UGAP. 5.2 Architecture La solution intègrera une base de données qui permettra de stocker et d organiser l ensemble des informations collectées et utilisées. Offre logicielle Groupe PRISME Page 6

7 Le schéma en page suivante décrit l organisation de l architecture matérielle à mettre en œuvre en identifiant les éléments obligatoires et optionnels. 5.3 Données structurelles Gestion des personnels La solution gérera l ensemble des personnels intervenant. Une base de données contiendra les informations nécessaires à leur identification ainsi que leurs habilitations en fonction de leurs responsabilités. Les niveaux d accès à la présente solution seront fonction des responsabilités et habilitations des personnels intervenant Gestion des services Cette fonction permettra de qualifier les différents services composant l établissement. Une base de données contiendra les informations nécessaires à leur identification, éventuellement par CAB : le responsable du service, un descriptif fonctionnel et la localisation géographique associée. Offre logicielle Groupe PRISME Page 7

8 5.3.3 Gestion des localisations Cette fonction permettra de gérer les divers lieux concernés, selon une typologie définie par le client de l UGAP : par exemple chambres, services, localisation des chambres dans un service, laboratoires d analyses Gestion des familles Cette fonction permettra de gérer les familles de matériels cataloguées (notion de typologie des équipements). Une base de données contiendra les informations nécessaires à leur identification et un descriptif fonctionnel pourra y être adjoint Gestion des équipements Cette fonction permettra de gérer les divers équipements. Une base de données contiendra les informations nécessaires à leur identification : le CAB, sa famille, sa localisation, son service d appartenance, l utilisateur actuel et un descriptif fonctionnel pourra y être adjoint. 5.4 Fonctionnalités générales Connexion Accessibilité : sur le back-office et sur le PSM. La connexion sera assurée sur le back-office et sur le PSM. L opérateur devra se connecter avant de pouvoir accéder à l application. En fonction de ses droits d utilisateur, certains menus d administration des données structurelles ne lui seront pas accessibles Données structurelles Accessibilité : sur le back-office. Ces données ne seront manipulables que sur le back-office, le PSM n ayant pas pour vocation d assurer leur gestion. Dans tous les cas, les informations pourront être saisies, consultées, modifiées, supprimées (si elles ne sont pas utilisées) et imprimées. Dans le cadre des saisies, il sera possible de remplir le champ CAB par scan de l étiquette Actions spécifiques sur les équipements Chaque opérateur sera identifié par sa connexion. Chaque opération sera horodatée et affectée à l opérateur Identification Offre logicielle Groupe PRISME Page 8

9 Accessibilité : Sur le back office et le PSM. Cette fonctionnalité permettra, par un simple scan ou saisie du CAB, d obtenir la fiche complète de l équipement avec toutes les informations qui lui sont associées Affectation Accessibilité : Sur le back office et le PSM Cette fonctionnalité permettra, par un simple scan ou saisie du CAB, de modifier, au choix de l opérateur, les informations associées à un équipement : Sa localisation géographique Son appartenance à un service Son utilisateur actuel. NB : La saisie d informations privilégiera l utilisation du scan de CAB. Par exemple, l utilisation du CAB disponible sur les badges des personnels. 6. Options envisagées / Multi-utilisateurs 6.1 Historique Il sera possible de disposer d une gestion de l historique des mouvements. Pour chaque équipement, la solution proposera une information actualisée, et composée à minima, des éléments suivants: - Affectation - Localisation - Appartenance. Ces rapports seront visualisables, imprimables et exportables à divers formats (Word, Excel, PDF, texte, ). 6.2 Impression sticker CAB Les produits pourront nécessiter l utilisation d un identifiant CAB spécifique à la gestion. Il sera donc possible de rajouter la création des CAB et leur impression sur des imprimantes mobiles. L étiquette pourra comporter les informations relatives à la gestion de parc (identifiant, typologie matière, appartenance, date achat, ) Offre logicielle Groupe PRISME Page 9

10 Cette fonctionnalité permettra de gérer l identification des services, des localisations géographiques et des personnels, par la création d étiquettes CAB adaptées au besoin. 6.3 Interconnexion avec le SI Si le client de l UGAP dispose déjà une partie des informations nécessaires à l utilisation de la solution (fichiers personnels, équipements, ), il sera possible de mettre en place un échange de données entre le SI existant et la présente solution. La mise en place de la grammaire des échanges au format XML, ainsi que des mécanismes de synchronisation via Web Services assureront le bon fonctionnement. Par les mêmes moyens, la solution mettra à disposition du SI les informations de traçabilité collectées. 6.4 Mode déconnecté sans WI-FI Le mode déconnecté imposera l achat d équipements spécifiques, en particulier les puits Ethernet. Par ailleurs, les PSM devront embarquer une base de données contenant les informations nécessaires à leur fonctionnement. Des opérations de synchronisation de données seront nécessaires à la mise en œuvre des contrôles de saisies. Dans ce mode, on considèrera que les informations du PSM sont valides par rapport à celles du back office, et les mises à jour et alertes seront faites en conséquence. Il faudra définir spécifiquement avec chaque adhérent les règles de précédence des informations lui convenant. Offre logicielle Groupe PRISME Page 10

11 7. Archivage des dossiers patients en milieu hospitalier Offre logicielle Groupe PRISME Page 11

12 Offre logicielle Groupe PRISME Page 12

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