Comment éviter la noyade en mail

Transcription

1 Journal "Le Temps" mardi 4 juillet 2006 par Anna Lietti, Quotidien suisse LE TEMPS - Pages 1 et 3 Comment éviter la noyade en mail Vous avez perdu la maîtrise de votre courriel? Vous n êtes pas une exception. Conseils pour faire de cet été celui de la reprise en main... «S il y a une question urgente à régler, le mieux est de prendre son téléphone» Il y a une dizaine d années, la messagerie électronique a commencé à se généraliser dans les bureaux. Bruno Savoyat, coach genevois spécialiste de la gestion efficace du temps, prodiguait déjà ses conseils à un certain nombre de cadres: «Figurez-vous qu au début, leur problème était de motiver leurs collaborateurs à utiliser la messagerie.» Comme le temps passe. «Ensuite il y a eu une brève période d euphorie, et maintenant, ce que j entends, c est: au secours, ça déborde, je me noie!» L ingénieux instrument s est transformé en monstre dévoreur de temps pour ceux qui, tout en recevant beaucoup de messages, utilisent leur de manière «inefficace». Ils sont nombreux. A y regarder de plus près, la problématique du courriel est emblématique de la condition du travailleur contemporain: noyé sous un déluge d information, dans un monde décloisonné et déhiérarchisé. Le voilà acculé à trouver en lui-même les moyens de cadrer son espace-temps de travail, alors que dans le passé, l entreprise faisait une grande partie du boulot à sa place.

2 «Les aventuriers des temps modernes», note Bruno Savoyat, sont ceux qui parviennent à maîtriser le «débordement d information» qui nous submerge. La capacité individuelle à s organiser est devenue un facteur majeur de survie. Mais vous vous dites peut-être qu il sera bien assez tôt pour penser à tout cela à la rentrée lorsque, aussitôt votre ordinateur allumé, une avalanche de messages s abattra sur vous. Tout en vous demandant s il ne serait pas judicieux d emmener votre portable en vacances, histoire de limiter les dégâts. Autant aborder le problème de front. D abord, il y a des mesures à prendre pour limiter le chaos annoncé de la rentrée (lire ci-dessous). Ensuite, au débordé qui aspire à reprendre le contrôle de son , l été offre l occasion de s offrir l indispensable temps d arrêt. Car il n y a pas de miracle, rappelle Bruno Savoyat: celui qui décide d aller plus loin, plus vite, doit paradoxalement commencer par suspendre son vol, le temps d évaluer la situation. Voici donc, en compagnie du coach genevois, quelques pistes utiles au dressage de votre messagerie. Bien des gens ont une seule adresse , où ils traitent, en vrac, le courrier privé et professionnel. Les entreprises, de leur côté, commencent nerveusement à compter les heures que leurs employés perdent en cyberpapotages durant leur temps de travail. Mais le mélange des genres est malsain dans les deux sens, rappelle Bruno Savoyat: «Nombreux sont ceux qui ont de la peine à s arrêter de travailler en rentrant à la maison. Séparer les adresses est une manière de se discipliner.» Cela évite aussi un autre parasitage: «Lorsque votre messagerie professionnelle contient beaucoup d s privés, cela crée un embarras à la considérer comme un simple instrument professionnel.» Du coup, certains cadres en arrivent à traiter tout leur courrier eux-mêmes, gênés de déléguer le travail à leur secrétaire. Mais même un simple employé peut être amené à laisser la clef de sa boîte aux lettres à un remplaçant. Durant la pause d été, par exemple. Il se rend compte alors des avantages du système d adresses séparées. L erreur la plus souvent commise avec l est de laisser sa boîte de réception ouverte en permanence et de se laisser distraire par elle. «Ça brise la dynamique de travail, ça fait perdre du temps et ça crée du stress», observe le spécialiste de l efficacité. Le plus souvent en effet, la petite séance improvisée de traitement de courrier doit être interrompue faute de temps. Elle a juste suffi à vous faire perdre le fil. Un peu d ordre s impose. D abord, il faut distinguer les moments «proactifs», où vous envoyez un message, de ceux, «réactifs», où vous traitez le courrier reçu. Ensuite, la règle d or consiste à circonscrire le traitement du courrier à un certain nombre de moments dans la journée. Y compris et surtout si vous ne pouvez pas faire autrement que d emmener votre portable en vacances. Combien de moments, de quelle durée? «Pour délimiter un dosage, conseille Bruno Savoyat, prenez le temps d évaluer le nombre de mails que vous recevez en un jour et le temps global que vous mettez pour les traiter. Ensuite, divisez.» Mais, dites-vous, la règle est impossible à appliquer car votre supérieur exige une réponse immédiate à ses messages? C est souvent à tort. «Certains cadres utilisent la messagerie comme instrument de contrôle, regrette Bruno Savoyat. C est stressant et contre-productif. La logique de l immédiateté ne se justifie que dans certaines activités très précises. Et s il y a une

3 question urgente à régler, le mieux est de prendre son téléphone. Quand et comment communique-t-on? Bien des entreprises auraient une réflexion à mener sur cette question.» Il ne vous reste plus qu à conseiller la lec ture de cet article à votre chef. La plupart des gens perdent du te mps à survoler leur courrier juste pour voir, en se promettant d y revenir plus tard. Ici comme ailleurs, c est une règle élémentaire de l organisation qui s applique: du moment que vous avez ouvert un message, prenez une décision et exécutez-la immédiatement. Le choix peut être de jeter le message, d y répondre sur-le-champ, de déléguer son traitement, de le classer dans un dossier de documents à conserver. Ou, si la réponse demande réflexion, de le classer dans un dossier «à traiter plus tard», sans oublier de bloquer le temps dans votre agenda pour ce faire. Encore faut-il savoir créer un dossier et maîtriser l interface avec son agenda. «80% des personnes n utilisent que les fonctions élémentaires de leur messagerie», regrette Bruno Savoyat. Personne ne leur a appris à utiliser leur outil de manière efficace et eux-mêmes n ont pas eu la curiosité de chercher. Prendre le temps de lire les fonctions «aide», recourir à un manuel ou, encore mieux, troquer une heure d initiation contre un bon dîner sont autant de perspectives propres à pimenter votre été. Courage. La récompense sera une exquise sensation de maîtrise face à votre animal électronique. N oubliez pas votre message d absence avant de partir. Sachez que vous pouvez déléguer l accès à votre boîte aux lettres sans que votre suppléant soit obligé de s asseoir à votre place et taper votre mot de passe (lire ci-dessous). Enfin, si vous le pouvez, dégainez le truc du pro: annoncez votre retour le lendemain de votre reprise effective du travail. Cela vous donnera un moment de paix pour vous mettre à jour avant de replonger dans la mêlée.

4 Cinq astuces pour bien gérer sa messagerie en vacances Voici des trucs très simples, mais efficaces Non, devoir trier minutieusement 600 s à son retour de vacances n est pas une fatalité. Il existe des astuces de base qui permettent de s assurer un retour en douceur au bureau. En voici quelques-unes, ainsi que des pistes pour se connecter en vacances mais en cas d urgence seulement! Trois petits trucs pour soulager sa boîte de réception. D abord, prévenir par un petit mail ses contacts réguliers que l on sera absent. Ensuite, rédiger un message automatique d absence (pour Outlook: menu «Outils», puis «Gestionnaire d absence du bureau»). Enfin, se désabonner momentanément des newsletters reçues le plus souvent. Toujours dans Outlook, l option «Courrier indésirable» a beau être basique, elle est efficace. Elle permet de dévier immédiatement vers un autre dossier tous les s que l on ne souhaite pas recevoir. Une manœuvre très utile pour éviter de recevoir tous les jours des e- mails adressés à un groupe de messagerie dont on fait partie, par exemple. Dans Outlook, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le mail que l on ne veut plus recevoir, de sélectionner «Courrier indésirable», puis «Ajouter l expéditeur à la liste des expéditeurs

5 bloqués». Il est ensuite facile de gérer les adresses des expéditeurs bannies, celles des expéditeurs «fiables», etc. Cette solution permet d éviter bon nombre de spams. Après une semaine d utilisation de l option «Courrier indésirable» pour «enseigner» à Outlook quels s sont légitimes, de nombreux spams se retrouvent bloqués dans le dossier «Courrier indésirable». Si vous devez absolument consulter certains messages importants durant vos vacances, le moyen le plus simple est de les rediriger automatiquement vers une seconde messagerie. Dans Outlook, cliquez sur «Outils», puis sur «Règles et alertes», «Nouvelle règle», et «Démarrer à partir d une règle vide». Le mieux est de rediriger ces s vers une adresse consultable depuis n importe où, et qui reçoit très peu, voire pas du tout de spams. Optez par exemple pour les services de Google ( gratuit) ou Bluewin ( gratuit pour les clients Swisscom, sinon dès 4 francs par mois). Si vous voulez que quelqu un d autre ait le droit de gérer votre messagerie en votre absence, cliquer, toujours dans Outlook, sur «Outils», puis «Options», puis l onglet «Délégués». Il est toujours très important de garder un double de tous ses contacts. Pour ce faire, cliquer, encore dans Outlook, sur «Fichier», puis «Importer et exporter», puis «Exporter des données vers un fichier», puis en général «Valeurs séparées par des virgules (Windows)». Cela crée un fichier au format CSV, qu il sera très facile d importer dans Gmail, par exemple, pour retrouver d un coup tous ses contacts. Pour vous connecter en vacances, plusieurs possibilités existent. Si vous avez un ordinateur portable, assurez-vous qu il dispose d une puce Wi-Fi: vous pourrez ainsi accéder à Internet via des réseaux sans fil. Si vous ne trouvez pas de réseau Wi-Fi disponible, gratuit ou payant, il vous faut acheter une petite carte qui vous permettra d accéder au Net via les réseaux de téléphonie mobile. Swisscom, Orange et Sunrise vendent des cartes pour PC d une valeur d une centaine de francs, et qui comportent une carte SIM. Si les tarifs des transferts de données en Suisse sont relativement raisonnables, ils sont parfois très élevés à l étranger mieux vaut se renseigner attentivement via les sites des opérateurs avant de partir. Il est aussi possible de consulter ses s via son téléphone mobile, s il est récent. Mieux vaut s y prendre à l avance: la configuration de la messagerie peut prendre beaucoup de temps, selon les modèles! Anouch Seydtaghia