LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 0

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1 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 0 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 1 EN-TÊTE LIEU ET DATE DE CRÉATION SUSCRIPTION RÉFÉRENCES OBJET VEDETTE OU APPELLATION CORPS DE LA LETTRE SIGNATURE DE LA LETTRE PIÈCES JOINTES (ANNEXES) ESSENTIEL... 13

2 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 1 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE OBJECTIFS Etre capable: 01 de reconnaître et de nommer les différentes parties d'une lettre 02 d'expliquer la composition de: l'en-tête la suscription les références la signature 03 d'expliquer l'importance: de la date des références de la signature de la mention pièce jointe 04 de citer, de reconnaître et d'expliquer les différentes parties qui composent le corps de la lettre Atteint Pas atteint

3 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 2 Place les mots suivants dans les cases correspondantes 1 : objet - signature - lieu d'expédition - date - références - annexe - corps de la lettre - en-tête - suscription - vedette Entraînez-vous pour l'escalade! En-tête RPM Namur TVA BE ING sa Musclor allée de la Sueur BOURLERS v/réf. JN/rt/56 n/réf. TN/pl/30 Suscription Références Jambes Lieu d'expédition Date Corps de la lettre votre livraison n 528 Messieurs, Vedette Objet Votre chauffeur est bien passé, ce jour, nous livrer les plots de marquage, référence , hauteur 50 cm. Comme à son habitude, il a déposé les articles dans notre hall d'entrée. Mais nous nous sommes malheureusement aperçus que la quantité livrée n'était pas conforme. En effet, il vient de nous livrer 50 plots alors que nous n'en avions commandé que 40. Vous le constaterez facilement en consultant le double de notre commande n 71 en annexe. Ne voyant pas d'utilisation pour les articles livrés en trop, nous vous prions de les récupérer dès que possible. Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures salutations. Tom Mate gérant pièce jointe: 1 Signature Annexe 1 Aide-toi du dictionnaire si cela est nécessaire.

4 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 3 1 EN-TÊTE L'en-tête est composé de différentes indications. C Entraînez-vous pour l'escalade! RPM Namur TVA BE ING A B A L'en-tête est composé d'indications pratiques préalablement imprimées qui peuvent être groupées en 3 classes distinctes: les indications d'identité de l'entreprise (voir A), les indications d'ordre juridique 1 (voir B), les indications d'ordre publicitaire (voir C). 1 Elles correspondent aux obligations du commerçant lors de la création de son entreprise. Ces mentions sont seulement obligatoires sur les documents commerciaux.

5 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 4 2 LIEU ET DATE DE CRÉATION La date est d'une importance capitale car: Vous avez encore oublié la date! elle fixe le point de départ des engagements pris par le signataire (preuve en cas de litige); le correspondant fera référence au courrier précédent en mentionnant la date; la lettre (chez le correspondant) et son double (chez l'expéditeur) seront conservés dans un dossier dans lequel les documents seront classés chronologiquement. Si la date ne figure pas sur la lettre, l'enveloppe doit être conservée (voir cachet de la poste). Indique la signification de chaque élément. Mons Lieu Année Mois Jour correspond à la localité de l'expéditeur Date Il existe différents formats possibles: Mons Mons Mons Mons Remarque Le format suivant est toujours appliqué dans de nombreuses entreprises: Mons, le 14 mai

6 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 5 3 SUSCRIPTION Suscrip quoi? C'est l'indication du nom (la raison sociale pour une entreprise), de la qualité ou du titre professionnel et de l'adresse du destinataire. Exemples Monsieur Marc Assin sa Lacroix Madame Alice Tairik rue Haute Pensée 34 Vieux Moulin 133 directrice 5190 ONOZ 7890 WODECQ Chaussée FLERON Les mentions telles que "recommandé", "imprimé", "par avion", "express" figurent à la première ligne et s'écrivent en lettres minuscules. Exemple recommandé Monsieur le Dr C. Buyse avenue Astrid 85 boîte BRUXELLES Lorsqu'il s'agit d'une correspondance avec l'étranger, il faut utiliser la langue du pays sauf pour le nom du pays. Exemple Herr Lothar Krieger Scholstraβe 14 A-1030 WIEN AUTRICHE

7 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 6 Toutes les suscriptions reprises dans les exemples respectent les règles relatives aux normes dactylographiques 1. Exemple Madame Eve Engil allée de la Sueur BOURLERS majuscule au début de chaque mot tout en minuscules à l'exception de la première lettre du nom de la rue tout en majuscules Remarques L'adresse du destinataire est représentée de la même manière sur l'enveloppe. Le nom de la voie de communicat ion c'est-à-dire avenue, boulevard, chaussée, chemin,... s'écrit tout en minuscules à l'exception de Grand-Place, Grand-Rue. 4 RÉFÉRENCES Faut-il mettre nos ou vos références? Je dirais même plus faut-il mettre vos ou nos références? Les références identifient le courrier dans l'entreprise qui l'a émis ou qui le réceptionne. Elles contiennent au minimum: les initiales de la personne qui signe, les initiales de la personne qui dactylographie. Mais, il est préférable d'ajouter quelques renseignements: le n d'enregistrement de la lettre sur le registre du courrier-départ, le symbole du service émetteur. Exemple SR/GT/S. Com./94 initiales de la personne initiales du dactylographe service émetteur n d'enregistrement qui signe en minuscules ou en majuscules 1 Normes dactylographiques: NBN Z (1991) et NBN Z (1991)

8 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 7 Les références sont utiles car elles doivent permettre à la fois: de classer de manière adéquate et rapide la copie de la lettre dans le classeur, de retrouver la lettre classée. Cependant, elles ne sont pas obligatoires. Il existe 2 sortes de références: nos références: reprend les indications propres à l'expéditeur; le destinataire les reprendra sur sa lettre de réponse; vos références: rappelle au destinataire le document qui, chez lui, concerne le sujet traité dans la lettre qu'il va lire. Il existe différentes manières de présenter cette mention: n/réf. nos réf. n/références nos références Idem pour "vos références" Observe la façon de présenter les références sur 3 extraits de lettre consécutives. Lettre 1 Lettre sa Musclor allée de la Sueur BOURLERS n/réf. TM/HU/50 Wodecq Bourlers sprl Lacroix Vieux Moulin WODECQ v/réf. TM/hu/50 n/réf. JN/rt/93 sa Musclor allée de la Sueur BOURLERS v/réf. JN/rt/93 n/réf. TM/HU/58 Wodecq Lettre 3 Comme tu peux le constater, la mention "n/réf." de la lettre 1 est devenue, sur la lettre 2, la mention "v/réf.". Cette mention est reproduite telle quelle. Le n attribué à la lettre 3 n'est pas le 50 car un certain délai s'est écoulé entre les 2 lettres.

9 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 8 5 OBJET L'objet indique ou rappelle le document ou l'événement à l'origine de la lettre. Il répond à la question: "de quoi s'agit-il?". Pour déterminer un objet, il faut: préciser de quelle opération commerciale il s'agit (commande, livraison...) ou de quel document (bon de commande, facture...); formuler l'objet de façon aussi brève que possible (en quelques mots); formuler l'objet de façon précise (éviter "votre lettre" ou "votre réclamation"). Si elle avait mis l'objet, je ne me serais pas trompé de service et je n'en serais pas là Pour être plus précis, prendre l'habitude de commencer par "notre" ou "votre". Exemples v/facture n 145 n/commande n 63 v/offre n 15 n/livraison n Bourlers Madame Elise Voorde rue Neuve TOURNAI n/réf. AP/OP/58 visite médicale Madame, Vous venez d'être embauchée dans notre société et nous vous en félicitons. Afin de mettre à jour votre dossier d'entrée, vous êtes convoquée à une visite médicale dans nos locaux avec le Docteur Pic: le lundi 20 octobre à 10 h Si vous ne pouvez pas être présente à ce rendez-vous, nous vous demandons de bien vouloir nous prévenir afin de convenir d'une autre date. Votre embauche ne deviendra définitive qu'à l'issue de cette visite. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments distingués. Amédé Pan chef du personnel

10 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 9 6 VEDETTE OU APPELLATION Comment savoir si c'est Madame ou Mademoiselle? A moins que ce soit Madame la Directrice? Elle est l'expression de la fonction, de la qualité ou du titre du destinataire. VEDETTES OU APPELLATIONS USAGES EXEMPLES Dans les relations où l'on ne s'adresse pas à une personne déterminée Dans toutes les relations Dans les relations plus personnalisées (en fonction des liens) Avec l'emploi de la fonction Avec emploi du titre: médecin ministre avocat, notaire, huissier Messieurs, Monsieur, Madame, Mademoiselle, (en cas de doute: utiliser "Madame" de préférence à "Mademoiselle") Cher Monsieur, Chère Madame, Madame la Directrice, Monsieur le Président, Monsieur le Docteur ou Docteur, Monsieur le Ministre, Maître, des relations existant entre les correspondants Le choix de la vedette doit donc tenir compte de la situation sociale de l'un par rapport à l'autre des usages

11 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 10 Il est important de veiller à la formule dans la suscription Monsieur le Directeur Société Lacroix une similitude entre la vedette ou l'appellation Monsieur le Directeur, la formule de politesse Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, mes... 7 CORPS DE LA LETTRE Le corps c'est un mélange de conclusion, de formule de politesse, d'introduction et de développement. Mais pas dans n'importe quel ordre! Le corps de la lettre comprend: l'introduction du sujet; le développement dans lequel les faits sont exposés; la conclusion; la formule de politesse (termine la lettre et reprend obligatoirement l'appellation utilisée précédemment). Introduction Développement Conclusion Formule de politesse Votre chauffeur est bien passé, ce jour, nous livrer les plots de marquage, référence , hauteur 50 cm. Comme à son habitude, il a déposé les articles dans notre hall d'entrée. Mais nous nous sommes malheureusement aperçus que la quantité livrée n'était pas conforme. En effet, il vient de nous livrer 50 plots alors que nous n'en avions commandé que 40. Vous le constaterez facilement en consultant le double de notre commande n 71 en annexe. Ne voyant pas d'utilisation pour les articles livrés en trop, nous vous prions de les récupérer dès que possible. Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures salutations.

12 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 11 8 SIGNATURE DE LA LETTRE Avec ceci, j'arriverai peut-être à comprendre son nom! Si seulement il l'avait dactylographié! C'est l'indication manuscrite de celui qui prend la responsabilité du contenu de la lettre. Juridiquement, elle engage le signataire. COMPOSITION DE LA SIGNATURE Signature manuscrite Prénom et nom dactylographiés Laure Aidubois Titre ou fonction chef de service Lorsque la lettre comporte 2 signatures, le supérieur hiérarchique signe à droite. Exemples Clément Tine chef des ventes Cathy Mini directrice Lorsque la lettre comporte 3 signatures, la signature la plus importante se place au centre, la seconde en importance à droite et la troisième à gauche. Exemples Jo Cari sous-directeur Carie Bout directrice générale Laurent Baisse directeur

13 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 12 9 PIÈCES JOINTES (ANNEXES) La mention "pièce(s) jointe(s)" indique la nature et/ou le nombre de documents qui accompagnent la lettre envoyée. Elle permet: à l'expéditeur de vérifier que le dossier des pièces jointes est complet avant la mise sous enveloppe; au destinataire de contrôler à l'arrivée du courrier s'il est en possession de tous les documents annoncés. Mais, cette commande doit accompagner quelle lettre? Rien n'est marqué! Exemples pièces jointes: 2 pièce jointe: tarif Remarque Le post-scriptum (ce qui est ajouté à une lettre après la signature et les pièces jointes) est à éviter. En effet, il est souvent le résultat d'un oubli lors de la rédaction de la lettre. Dans les lettres publicitaires, il est parfois utilisé pour attirer l'attention des lecteurs.

14 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE ESSENTIEL Quelles sont les différentes parties d'une lettre? L'en-tête Le lieu et la date La suscription Les références L'objet La vedette Le corps de la lettre La signature La pièce jointe Quels sont les éléments qui composent l'en-tête? Indications d'identité de l'entreprise Indications d'ordre juridique Indications d'ordre publicitaire Pourquoi la date est-elle importante? Elle fixe le point de départ des engagements pris par le signataire (preuve en cas de litige). Elle permet: au correspondant de faire référence au courrier précédent en mentionnant la date. le classement chronologique de la lettre ou de la copie. Qu'est-ce que la suscription? C'est l'indication du nom (la raison sociale pour une entreprise), de la qualité ou du titre professionnel et de l'adresse.

15 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 14 A l'aide de l'exemple ci-dessous, explique la composition des références. LS/ad/Serv. Fin./143 Initiales de la personne Initiales du dactylographe Service émetteur N d'enregistrement qui signe Quel est le rôle des références? Les références sont utiles car elles doivent permettre à la fois: de classer de manière adéquate et rapide la copie de la lettre dans le classeur, de retrouver la lettre classée. Que représente l'objet? Il indique ou rappelle le document ou l'événement à l'origine de la lettre. Il répond à la question de quoi s'agit-il? Que signifie la vedette d'une lettre? Elle est l'expression de la fonction, de la qualité ou du titre du destinataire. A partir de la suscription, tu dois être capable de retrouver la vedette. Il doit exister une similitude entre la vedette et 2 autres éléments de la lettre. Lesquels? Suscription Formule de politesse Cite et explique brièvement les différentes parties qui composent le corps de la lettre. Introduction: indique ce qui amène l'émetteur à écrire une lettre. Développement: consiste à décrire, expliquer, argumenter, de préférence en respectant l'ordre chronologique. Conclusion: définit ce que l'on attend du destinataire. Formule de politesse: traduit les sentiments généraux du rédacteur vis-à-vis du destinataire. Etre capable de retrouver la formule de politesse adéquate qui correspond au destinataire.

16 LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 15 Quelle est l'importance de la signature? La personne qui signe est responsable du contenu de la lettre. En t'aidant d'un exemple, cite les différentes parties de la signature. Signature manuscrite, prénom et nom du signataire, titre du signataire Quelle est l'utilité de la mention pièce jointe? Informer le destinataire du nombre et/ou de la nature des documents qui accompagnent la lettre.