portimagazine BRIO4YOU octobre 2014 Prêt pour Twin Peaks II

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1 portimagazine octobre 2014 BRIO4YOU Prêt pour Twin Peaks II

2 3 Edito Twin Peaks II 4 BRIO4YOU vous aide à relever les défis de Twin Peaks II! Twin Peaks II & BRIO4YOU 4 Grâce à BRIO4YOU, le devoir d information devient une simple formalité 5 Etablir le bulletin financier de vos clients? Simple comme bonjour grâce à BRIO4YOU! 6 Le journal d'activités : la preuve indiscutable de votre conseil au client! 6 Contrôlez avant d'être contrôlé grâce aux sélections de BRIO4YOU! Twin Peaks II & MyBroker 7 MyBroker, support durable par excellence! 8 Donnez accès à MyBroker en quelques clics! 8 MyBroker, en toute sécurité pour vos clients! Twin Peaks et la dématérialisation 9 Rendez vos tâches administratives plus simples : pensez 'dématérialisation'! 10 BRIO4YOU V11.5 Les nouvelles fonctionnalités en bref Le saviez-vous? 11 Du matériel est mis à votre disposition pour promouvoir MyBroker auprès de vos clients 11 Certaines compagnies vous permettent de leur envoyer des MPB avec des fichiers attachés. PortiMagazine BRIO4YOU est un magazine de Portima. Éditeur responsable : Claude Rapoport Coordination : Valérie Dechamps Question Time Répondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir. N'hésitez donc pas à tenter votre chance! Question : L'une de ces affirmations est incorrecte. Laquelle? Solutions possibles : a) Vous pouvez facilement déterminer le bulletin financier d'un client via le formulaire mis à votre disposition dans MyBroker courtier sur PC. b) De nouvelles lettres 'Devoirs d'information', répondant aux exigences de Twin Peaks II, ont déjà été mises à votre disposition dans BRIO4YOU. c) MyBroker pour client n'est pas considéré comme un support durable. d) Le journal d'activités vous permet de prouver que vous avez bien informé et conseillé vos clients. Indiquez votre réponse sur le site Les gagnants seront avertis personnellement. PortiMagazine BRIO4YOU par courrier électronique? Réalisation : Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un article traitant de nos services? Dans ce cas, appelez notre Infoline au 02/ Vous pouvez également consulter et télécharger ce magazine sur notre site internet : Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine BRIO4YOU sous format électronique, il vous suffit de nous communiquer votre adresse à portimacom@portima.com ou sur BEN à l'adresse

3 3 Edito Cher courtier, La loi Twin Peaks II implique que les courtiers prennent de nombreuses mesures afin de se conformer aux nouvelles exigences. A partir de textes réglementaires très complexes, les fédérations ont réussi à concevoir des outils pratiques et Portima les a immédiatement développés et intégrés à BRIO4YOU et MyBroker. Comme la loi le prévoit, vous pourrez constater dans les prochains mois que vos clients demanderont de disposer d une synthèse de leurs contrats mise à jour régulièrement. Profitez de MyBroker pour que cette obligation devienne un atout. Bonne lecture, Claude Rapoport Administrateur Délégué

4 4 Twin Peaks II BRIO4YOU vous aide à relever les défis de Twin Peaks II! Le 30 avril dernier, la réglementation Twin Peaks II entrait en vigueur. Avec celle-ci, les exigences liées à la vente de produits d'assurances sont encore plus strictes. Désormais, vous devez démontrer que vous avez évalué les besoins de votre client et vérifié systématiquement que le produit est adapté à ses besoins, vous devez établir son bulletin financier et lui donner une information claire, correcte et complète, vous devez lui soumettre de nouveaux devoirs d'information, Voici quelques-unes des nouveautés qu'implique Twin Peaks II, avec, en outre, un pouvoir étendu, donné à la FSMA, pour qu'elle puisse contrôler le respect de ces règles. Pour le secteur de l'assurance, l'application de ces nouvelles obligations légales est sans conteste le défi majeur du moment. C'est pourquoi, Portima a suivi et continue de suivre de près toutes les discussions sectorielles sur le sujet. Aujourd'hui, grâce à BRIO4YOU et son appli MyBroker, adaptés en permanence afin de répondre toujours et tout le temps aux évolutions du secteur, vous êtes prêt pour relever les défis posés par Twin Peaks II : nouveaux devoirs d'information, enregistrement de vos activités, bulletin financier, BRIO4YOU et MyBroker disposent des fonctionnalités et qualités nécessaires pour répondre facilement à la nouvelle réglementation. Nous vous détaillons comment dans les différents articles de ce PortiMagazine. Twin Peaks II & BRIO4YOU Grâce à BRIO4YOU, le devoir d information devient une simple formalité En collaboration avec les fédérations Feprabel et FVF, les anciens modèles de lettres "devoir d'information" ont été revus et adaptés afin de répondre à la nouvelle réglementation de Twin Peaks II. Chaque fois que vous créez un nouveau contrat ou un avenant, vous devez fournir cette lettre à vos clients. Bon à savoir N'oubliez pas d'adapter, dans le premier paragraphe des lettres, les nom et adresse des compagnies concernées sans quoi, vos lettres ne seront pas conformes à la loi. En tant que courtier, vous avez toujours la possibilité d'adapter les lettres types de BRIO4YOU. La nouvelle législation Twin Peaks II a introduit trois nouvelles lettres «devoir d'information»; l'une pour les produits non vie, la seconde pour la vie autre que épargne et investissement, et enfin la troisième pour la vie épargne et investissement. Dès que vous créez un nouveau contrat ou un avenant, vous devez fournir la lettre «devoir d information» appropriée à vos clients. Ces trois lettres officielles ont déjà été ajoutées dans BRIO4YOU et peuvent facilement être utilisées de sorte que vous perdiez le moins de temps possible.

5 5 Twin Peaks II & BRIO4YOU Etablir le bulletin financier de vos clients? Simple comme bonjour grâce à BRIO4YOU! Pour protéger les consommateurs, Twin Peaks II vous oblige à démontrer que vous les conseillez correctement, en tenant compte de leurs besoins et de leur situation personnelle. Pour ce faire, vous devez obtenir de vos clients des informations sur leurs connaissances et expériences en matière de produits d'investissement, situation financière et objectifs d'investissement. Un défi de taille, que BRIO4YOU vous aide à relever! BRIO4YOU met à votre disposition un outil qui vous permet d'établir facilement le bulletin financier de vos clients. Nous restons, à ce propos, fidèles aux valeurs de BRIO4YOU : veiller à ce que vous gagniez du temps et augmentiez votre productivité! Cet outil (formulaire) se trouve uniquement dans MyBroker Courtier sur PC, sur la page d'accueil d'un preneur d'assurance. Il n'est donc pas visible dans MyBroker pour le client final. Le formulaire est composé de trois parties: 1) Le devoir d'information 2) Le questionnaire 3) Le bulletin financier La section "Devoir d'information" contient des renseignements sur le client, ses souhaits et ses besoins en matière d'épargne et d'investissement via une assurance vie, vos conseils et vos informations. BRIO4YOU complète au préalable les champs dont les données sont déjà connues afin de vous faire gagner du temps. Ensuite, c'est à vous de parcourir avec votre client une courte liste de questions et de la compléter si nécessaire. Après le devoir d'information suit le questionnaire qui sert à évaluer les connaissances, l'expérience, la situation financière, les objectifs et l'attitude du client face au risque. Sur base des règles sectorielles déterminées pour le bulletin financier, BRIO4YOU pose les questions de telle manière qu'il vous suffit de passer la liste en revue avec votre client pour y répondre. BRIO4YOU génère ensuite automatiquement le bulletin financier de votre client. Pour finir, le bulletin financier reprend les quatre grands thèmes du questionnaire et donne un bref résumé de la situation du client par thème : Connaissance et expérience Situation financière Objectifs d'épargne et d'investissement Sensibilité au risque Après avoir cliqué sur "Confirmer", le PDF généré doit être signé par votre client. Nouveau! Zoomit est synonyme de : Fini les piles de papier sur votre bureau! Depuis début octobre, il n'est plus nécessaire d'imprimer le document PDF pour le faire signer par votre client. Vous pouvez maintenant simplement faire signer le bulletin financier via l eid du client (carte d identité électronique). Sa valeur juridique est identique à celle de la signature manuscrite! Une signature digitale est affichée sur le PDF que vous pouvez intégrer automatiquement dans BRIO4YOU. (Voir à ce propos l'article sur la dématérialisation) Twin Peaks II vous en demande donc beaucoup, mais avec l'aide de BRIO4YOU vous pouvez y faire face!

6 6 Twin Peaks II & BRIO4YOU Le journal d'activités : la preuve indiscutable de votre conseil au client! Une exigence et non des moindres de Twin Peaks II concerne l'enregistrement de toute activité d'intermédiation. En d'autres termes, vous devez garder une trace des démarches entreprises pour votre client afin de lui proposer des produits adéquats. Si cette obligation peut sembler de prime abord difficilement réalisable, elle ne vous demandera en réalité que peu de temps et d'effort avec votre logiciel BRIO4YOU. En effet, grâce au journal d'activités*, vous enregistrez facilement les actions réalisées pour votre client : envoi des devoirs d'information, envoi des conditions générales des produits proposés, etc. Ainsi, utiliser le journal d'activités vous permet non seulement d'effectuer facilement et rapidement le suivi des dossiers de vos clients, mais en outre, vous répondez automatiquement à cette nouvelle demande de Twin Peaks II. Bref, vous faites d'une pierre, deux coups! * Valable pour BRIOclassic, BRIO et BRIOplus Contrôlez avant d'être contrôlé grâce aux sélections de BRIO4YOU! Pour s'assurer de l'application des nouvelles règles Twin Peaks II, le gouvernement a augmenté le pouvoir de contrôle de la FSMA. Celle-ci est donc chargée de veiller à la bonne application des mesures Twin Peaks II. C'est pourquoi, il devient d'autant plus important pour vous de pouvoir prouver que vous avez respecté ces nouvelles règles, et cela, afin d'éviter que votre responsabilité ne soit systématiquement mise en cause. Le module de sélection de BRIOclassic, BRIO et BRIOplus vous aide à présenter facilement ces preuves! Comment? C'est très simple! Si les données que l'on vous demande de montrer sont enregistrées dans votre logiciel, vous pouvez aisément les ressortir avec le module de sélection : qu'il s'agisse des devoirs d'information que vous avez transmis à vos clients ou encore des actions que vous avez entreprises et enregistrées dans le journal d'activités, ce n'est pas un problème! Mieux même! Le moment venu, Portima collaborera avec les fédérations pour créer les sélections qui seront exigées par la FSMA lors des contrôles. Ces sélections seront ensuite mises à votre disposition dans la bibliothèque de sélections. Il sera alors encore plus facile pour vous de présenter à la FSMA les informations qu'elle souhaite mais aussi, de contrôler vous-même celles-ci avant que la FSMA n'intervienne. Vous pouvez ainsi vous assurer que vous êtes en ordre, et envisager les contrôles en toute confiance.

7 7 Twin Peaks II & MyBroker MyBroker, support durable par excellence! Twin Peaks II implique que vous mettiez à disposition de vos clients une meilleure information. Celle-ci doit être claire, correcte, complète et fournie sur un support durable. Pour répondre à cette demande, MyBroker, l'appli de BRIO4YOU, est l'outil idéal. MyBroker est un espace client que vous activez pour les clients que vous choisissez. Avec cette appli, vos clients peuvent consulter leurs contrats, leurs sinistres, votre journal d'activités, etc. Bref, toutes les informations que vous choisissez de leur donner! MyBroker permet également à vos clients de vous contacter facilement en vous envoyant un message ou un formulaire tel qu'un changement d'adresse ou une déclaration de sinistre. Facile et pratique! De votre côté, vous recevez les informations directement dans BRIO4YOU : il ne vous reste plus qu'à les intégrer. Mais MyBroker, c'est bien plus que cela, encore! En effet, comme le papier, MyBroker est reconnu comme support durable*. Cette qualité est d'autant plus importante qu'elle répond à une exigence de Twin Peaks II : fournir aux clients les informations sur support durable! En outre, MyBroker vous facilite la tâche car vous ne devez plus imprimer les documents, les mettre sous enveloppe, ou encore les affranchir pour les envoyer par la poste : il vous suffit de donner accès à vos clients et le tour est joué! Vous gagnez donc du temps, de l argent, et posez un geste écologique non négligeable. Intéressé? Pour tout renseignement complémentaire, n'hésitez pas à consulter notre site ou à contacter notre Brokers Contact Center au option 0. Besoin d'aide pour démarrer avec MyBroker? Vous êtes convaincu de tous les avantages que MyBroker peut vous apporter mais vous voulez mieux connaître tous ses aspects pour vous lancer? Rien de plus simple! Profitez jusqu'au 31/12/2014 de notre action spéciale "coaching gratuit"! Avec notre coaching gratuit, MyBroker n'aura plus aucun secret pour vous! Vous y apprendrez: comment configurer MyBroker pour limiter l accès aux informations que vous aurez choisies; comment donner accès à un client ou à un ensemble de clients que vous aurez préalablement sélectionnés; comment installer MyBroker sur un PC, une tablette ou un Smartphone. *Qu est-ce qu un support durable? La loi définit le support durable comme tout instrument permettant au consommateur de stocker des informations qui lui sont adressées personnellement d'une manière lui permettant de s'y reporter aisément à l'avenir pendant un laps de temps adapté aux fins auxquelles les informations sont destinées et qui permet la reproduction à l'identique des informations stockées. Source : Le Moniteur belge du 07/03/2014 Ed. 2 Intéressé? Envoyez-nous un à COACH4YOU@portima.com pour vous inscrire!

8 8 Twin Peaks II & MyBroker Donnez accès à MyBroker en quelques clics! Comme plus de 1000 courtiers déjà, vous souhaitez, vous aussi, donner à vos clients l'accès à MyBroker? C'est très simple! Afin de faciliter la procédure d'activation, nous avons mis à votre disposition dans BRIO4YOU deux lettres types. L'une vous permet d'envoyer, par , une lettre d'activation à un seul client, l'autre vous permet de faire l'envoi à un groupe de clients que vous avez préalablement sélectionnés. Bien entendu, dans ce second cas, votre logiciel BRIO4YOU génère automatiquement autant d' s que vous avez de destinataires. La manière de procéder est, quant à elle, identique pour les deux lettres types. Chaque généré par BRIO4YOU comprend une clé d'activation unique insérée dans un lien. Lorsque votre client reçoit votre message, il lui suffit de cliquer sur le lien pour arriver sur la page d'activation de MyBroker. Il lui reste alors à introduire son adresse et le mot de passe de son choix, et le tour est joué! Il accède directement aux données que vous avez mises à sa disposition dans MyBroker! Le saviez-vous? S'il est important de disposer d'un site web à l'heure actuelle, cet élément n'est toutefois pas indispensable pour donner à vos clients l'accès à MyBroker. Vous pouvez, en effet, leur envoyer un lien via lequel ils pourront se connecter directement à MyBroker. Vous ne disposez pas de l'adresse de tous vos clients? Qu'à cela ne tienne, il existe également une lettre type d'activation à envoyer par courrier (envoi individuel). Par ailleurs, si vous travaillez avec BRIO ou BRIOplus, il existe, dans la bibliothèque de sélections, un rapport qui vous permet de lister tous les clients pour lesquels vous n'avez pas encore d'adresse . Rien de plus simple pour vous, dès lors, que de réaliser un mailing pour obtenir l'adresse de vos clients! MyBroker, en toute sécurité pour vos clients! La sécurité a toujours été au centre des préoccupations de Portima et fait d ailleurs partie de ses engagements. Pour MyBroker pour clients, ce domaine a lui aussi été consciencieusement étudié afin d assurer une protection maximale de leurs données. Portima a mis en place des systèmes de sécurité optimaux qui vous permettent d utiliser nos outils en toute confiance. Comment nous y sommes-nous pris? Lorsqu un consommateur utilise MyBroker, ses données sont sécurisées à 3 niveaux : l authentification les données sur les serveurs le transport sécurisé de l information entre les serveurs et l ordinateur du client L authentification du consommateur se fait soit via la vérification du nom d utilisateur et du mot de passe, soit via l eid (la carte d identité électronique). Dans les deux cas, le système d authentification est comparable à celui du réseau entre courtiers et compagnies. En ce qui concerne la sécurité des bases de données, elles sont stockées sur un serveur hautement sécurisé. L ensemble est soumis à une politique d accès aux données. Cette dernière inclut entre autres la sécurité physique dans un centre de données protégé et les règles d accès du personnel. En outre, nous nous imposons également un audit interne pour être conformes aux directives FSMA. Enfin, une fois par an, une société spécialisée - composée de spécialistes utilisant les mêmes méthodes que les pirates informatiques - réalise un test spécifiquement sur l accès client. Vous pouvez donc offrir notre appli MyBroker en toute tranquillité à vos clients.

9 9 Twin Peaks et la dématérialisation Rendez vos tâches administratives plus simples : pensez 'dématérialisation'! Avec la nouvelle réglementation de Twin Peaks II, les tâches administratives prennent un peu plus d'ampleur : obligation de faire remplir et/ou signer des documents tels que les nouveaux devoirs d'information, la fiche client, le bulletin financier, Autant de papiers que vous devez imprimer, faire signer et ensuite, une fois complétés, scanner si vous voulez les annexer au dossier de votre client. Quoi de plus long et fastidieux? C'est pourquoi, nous développons actuellement une fonctionnalité qui va vous permettre d'alléger considérablement cette tâche : la signature électronique. Comment se passe la signature électronique concrètement? Imaginons que votre client se trouve à votre bureau et que vous désiriez lui faire signer son bulletin financier, par exemple. Une fois le formulaire rempli, il peut être directement signé avec l eid du client (sa carte d identité électronique), au moyen du lecteur adéquat. L'eID de votre client est automatiquement vérifiée auprès de l Etat belge, et un horodatage (timestamp) est apposé sur le document. Ça y est, il est signé! C'est aussi simple que cela. Il va sans dire que la signature électronique a la même valeur légale que la signature manuelle. La signature électronique offre bon nombre d'avantages : En effet, c'en est fini pour vous de : imprimer les documents pour les faire signer par vos clients leur envoyer (éventuellement) par courrier et en faire le suivi les scanner pour les annexer à votre dossier électronique! Actuellement, le bulletin financier peut déjà être signé électroniquement via BRIO4YOU. D'autres documents pourront également être signés vers la fin de l'année. A terme, votre client pourra également signer, de chez lui, des documents que vous lui mettrez à disposition via l'appli MyBroker. Nous ne manquerons pas de vous informer plus amplement à ce sujet en temps opportun. Et la sécurité dans tout cela? Afin de garantir la traçabilité, l intégrité et d éviter toute falsification du document, des vérifications sont effectuées à plusieurs niveaux. Une fois le document signé et sa date et son heure d approbation ajoutées, il est impossible de le modifier. Si quelqu'un essaie de le falsifier, la fraude est directement établie. En outre, le document se trouve en permanence sur un serveur hautement sécurisé et est géré conformément à notre politique d archivage BRIO4YOU PortiSign.

10 10 BRIO4YOU V11.5 BRIO4YOU : Les nouvelles fonctionnalités en bref Fin novembre 2014, la version 11.5 de BRIO4YOU sera en production. Comme toujours, cette nouvelle version comporte un grand nombre d'améliorations et de nouveautés. Nous avons tenu compte des demandes du Users Club de BRIO et de BRIOplus et avons continué à développer votre logiciel afin d encore augmenter votre productivité. Ci-dessous, vous trouverez un bref aperçu de ce que vous pouvez attendre. Créer rapidement et facilement des prospects via eid Vous aimeriez pouvoir enregistrer facilement les données de vos prospects lorsque vous leur rendez visite? Nous avons une bonne nouvelle pour vous : à partir de la version 11.5, ce sera possible! Vous pouvez créer immédiatement un prospect dans MyBroker sur votre tablette. Pour ce faire, vous avez le choix entre deux méthodes : soit remplir un court formulaire, soit utiliser un lecteur de carte d identité pour tablette et lire l'eid du prospect. Les données sont ensuite intégrées dans BRIO4YOU. Facile, rapide et efficace! Réagissez rapidement grâce à l'analyse de l'utilisation de MyBroker par votre client Vous avez donné accès à MyBroker à vos clients et voulez savoir ce qui les intéresse afin de pouvoir réagir proactivement? À partir de fin de novembre, en tant que courtier, vous pourrez choisir de tenir un journal de bord des consultations MyBroker de vos clients. Vous pourrez donc suivre de près leurs actions et intervenir rapidement si nécessaire. Supposons, par exemple, que vous remarquiez que l'un de vos clients a consulté à plusieurs reprises son contrat d'assurance incendie dans MyBroker au cours des derniers jours. Peut-être cela vaut-il la peine de le contacter pour vérifier si sa situation a changé. BRIO4YOU vous aide ainsi à être proactif! C'en est fini du papier! Gérez vos documents hors ligne dans MyBroker! Cela vous est déjà probablement arrivé : vous avez rendezvous avec un client et il n'y a pas de connexion Internet. Jusqu'à présent, vous deviez imprimer à l'avance les documents du dossier du client pour les utiliser lors de votre visite. À partir de V11.5, ce n'est plus nécessaire : vous pouvez sauvegarder les documents de votre choix sur votre tablette. Quand vous êtes chez votre client, vous sélectionnez tout simplement, hors ligne, les documents nécessaires sur votre tablette. De cette façon, vous avez toujours accès à vos données, de partout! BRIO4YOU continue ainsi à travailler à la dématérialisation! Un aide-mémoire pratique pour collecter les adresses A l'ère mobile, il est de plus en plus important que vous puissiez communiquer par voie électronique avec vos clients. BRIO4YOU vous aide aussi à recueillir les adresses de vos clients! Chaque fois qu'un bloc retour sera intégré, BRIO4YOU vérifiera automatiquement s'il y a une adresse connue pour ce client. Si ce n'est pas le cas, un message d'avertissement s affichera. Pratique!

11 11 Le saviez-vous? Du matériel est mis à votre disposition pour promouvoir MyBroker auprès de vos clients Il n'est pas toujours simple de présenter un nouveau produit ou service quand on n'a pas de support visuel ou autre. C'est pourquoi, nous avons développé quelques outils que vous pouvez facilement utiliser pour promouvoir MyBroker auprès de vos clients : Brochure MyBroker et MyBroker Smart : elle explique en quelques mots les avantages de MyBroker et MyBroker Smart ainsi que la procédure à suivre pour en disposer. Ce document contient un emplacement afin que vous puissiez y apposer votre cachet ou logo. Il ne vous reste plus qu'à le distribuer à vos clients! Page web ou : tout comme la brochure, cette page web présente les avantages de l'appli ainsi que la procédure pour l'acquérir. Vous pouvez envoyer le lien à vos clients par courrier ou par ! Film promotionnel : animation qui montre les possibilités de notre appli. N'hésitez pas à placer le film sur votre site Internet ou à envoyer le lien par à vos clients. Tout ce matériel est à votre disposition sur notre site sous l'onglet 'Matériel promo' des sections MyBroker sur tablette et MyBroker Smart. N'hésitez pas à l'utiliser! Signature d' petit slogan que vous pouvez facilement ajouter au bas de vos s. Il vous reste des questions? Pour tout renseignement complémentaire, appelez notre Brokers Contact Center au option 0. Logo MyBroker : pratique, vous pouvez l'insérer où bon vous semble. Certaines compagnies vous permettent de leur envoyer des MPB avec des fichiers attachés Les MPB, ou Messages de Production / ProductieBerichten, sont des messages structurés que vous pouvez envoyer à la compagnie avec ou sans fichier attaché. Via les MPB, vous pouvez introduire des demandes aussi diverses qu'une suspension de contrat ou encore un avis de changement d'intermédiaire. Les avantages du MPB par rapport au message libre sont nombreux : Le message est pré-complété avec les données de votre logiciel; il est directement envoyé au bon gestionnaire; il reçoit un traitement prioritaire par rapport à l' ; une fois envoyé, le message reçoit un code qui a valeur de trace notariale. Lorsqu'une compagnie traite les MPB, vous retrouvez la mention MPB dans la liste des actions possibles de BRIO4YOU, au départ d'un contrat.

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