Guide pratique des travaux de fin d exercice comptable

Transcription

1 Mohamed Diaby Guide pratique des travaux de fin d exercice comptable Préface d'elhadj Alpha Kabiné CISSE

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4 Guide pratique des travaux de fin d exercice comptable

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6 Mohamed Diaby Guide pratique des travaux de fin d exercice comptable Préface d Elhadj Alpha Kabiné CISSE

7 L Harmattan, , rue de l Ecole-Polytechnique, Paris diffusion.harmattan@wanadoo.fr harmattan1@wanadoo.fr ISBN : EAN :

8 PRÉFACE Fruit de l Université Guinéenne, expert comptable agréé et enseignant dans certaines universités de la place, Mohamed DIABY allie expérience professionnelle de cabinet et expérience dans l enseignement. Son constat tant au niveau de certaines sociétés auxquelles il apporte conseil, assistance comptable et commissariat aux comptes, qu à celui des étudiants est que l épineux problème de travaux de fin d exercice n est pas maîtrisé. Il contribue par cet ouvrage à palier ces lacunes, et à aider les uns et les autres à surmonter les difficultés subséquentes par une méthode didactique à la portée des tous les apprenants et praticiens de bonne volonté. Je me réjouis entant que Président par intérim de l Ordre des Experts Comptables et Comptables Agréés que les professionnels songent à la formation tant délaissée en Guinée. Je lui adresse toutes mes félicitations, et encourage tous les pratiquants à se servir de cet ouvrage. Elhadj Alpha Kabiné CISSE

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10 PREMIÈRE PARTIE GÉNÉRALITÉS 1.1. LES PRINCIPES COMPTABLES FONDAMENTAUX, LEURS CON- TENUS ET LEURS ASSOUPLISSEMENTS Les états financiers fournissent des informations en obéissant à des postulats, des hypothèses, des choix et des conventions d observation, de quantification et de saisies spécifiques appelés Principes comptables. Ainsi, pour que la comptabilité puisse fournir des informations fiables, la maîtrise et l application de ces principes s avèrent obligatoires à toute personne chargée d établir les états financiers. Toutefois, certains d entre eux font l objet d assouplissement dans le but de conduire le comptable à produire des états financiers donnant une image fidèle de l entreprise. Principes et références Contenus Objectifs Assouplissements 1. Permanence des méthodes Art 40 du RC Les méthodes d évaluation et de présentation utilisées pour l établissement des Etats financiers ne doivent pas changer d un exercice à un autre. Etablir une comparaison entre les états financiers de plusieurs exercices. -Application des nouveaux textes législatifs et réglementaires ; -restructuration de l entreprise suite à une fusion ou à un apport partiel d actifs -modification économique profonde -réorganisation technique.

11 2. Continuité de l exploitation Art 39 du RC 3. Coût historique Art 35 et 36 du RC 4. Prudence Art 3 et 6 du R C 5. Spécialisation des exercices Art 59 du RC 6. Intangibilité du bilan Art 59 du RC Les états financiers sont établis selon l hypothèse que l entreprise est en situation de continuité et de poursuivre ses activités dans un avenir prévisible Les éléments du patrimoine de l entreprise sont comptabilisés au bilan à leur valeur d entrée Prise en compte d un degré de précaution dans l exercice des jugements nécessaires pour préparer les estimations dans des conditions d incertitude. Le résultat de chaque exercice est indépendant de celui qui le précède et de celui qui le suit pour sa détermination Le bilan d ouverture doit correspondre au bilan de clôture. Légitimer la ventilation des charges et des produits entre les différents exercices de la vie de l entreprise ; Légitimer le principe du coût historique Pratique simple Fondée sur la réalité. Eviter de : - sur évaluer les actifs et les produits ; -sous évaluer les passifs et les charges -reporter sur les exercices futurs les risques apparus pendant l exercice en cours Rattacher à chaque exercice les charges et les produits qui le concernent, rien que ceux-là Garantir la continuité de l information fournie par les états financiers ; Interdire l imputation directe des opérations sur la situation nette sans être passée par le compte de résultat ; Survenance d évènements extra ordinaires (guerre, inondations inhabituelles.) Pratique de l amortissement constitution des provisions Réévaluation des immobilisations Constitution des : provisions pour : -dépréciation ; -risques et charges -pratique de l amortissement Le bénéfice partiel Comptabilisation des produits nets partiels sur opérations pluri exercices. Réévaluation du bilan d ouverture 10

12 7. Transparence et non compensation Art 6 ; 8 ; 9 ; 10 ; 11 du RC 8. Importance significative Art 33 du RC Présentation claire et loyale de l information. Aucune compensation ne doit être effectuée ne doit être effectuée si ellen est pas justifiée² Ne doivent être pris en compte que les éléments susceptibles d influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière, et le résultat. Ne pas induire le lecteur des états financiers en erreur. Présenter les créances, les dettes, les charges, et les produits tels sans aucune compensation Assouplir et simplifier les procédures comptables Permettre une prise de décisions Compensation juridiquement justifiée. Compensation Juridiquement justifiée 1.2. OBJECTIFS DES TRAVAUX DE FIN D EXERCICE Les travaux de fin d exercice ont pour objectifs : de combler les lacunes et insuffisances de la balance avant inventaire en vue de compléter les écritures passées au cours de l exercice ; et de permettre l établissement des états financiers. 11

13 TRAVAUX PRELIMINAIRES 1.3. LES TRAVAUX D INVENTAIRE PRÉLIMINAIRES AU DÉMAR- RAGE DES TRAVAUX DE FIN D EXERCICE INTERVENANTS OPERATIONS SUPPORTS Le Directeur Le Directeur Le Directeur Le commissaire aux comptes (s il y en a) Le comptable sous la direction du Directeur Le comptable 1 Notification de la date d inventaire Le Directeur de l entreprise notifie au comptable et aux autres chefs de services, au commissaire aux comptes (s il y en a) la date de démarrage de l inventaire afin que chacun en ce qui le concerne, puisse prendre toutes les dispositions nécessaires au bon déroulement de l opération 2 Constitution de l équipe d inventaire Désigne des agents Désigne un représentant 3 Elaboration d un planning de travail Il s agit de planifier le travail en définissant l ordre, et le calendrier d exécution de l inventaire 4 Prise de contact des membres de l équipe Suivant le planning présentation des membres de l équipe au Directeur au responsable de la logistique au caissier Note circulaire Lettre au Commissaire aux comptes Note de service Ordre de mission Ordre de mission Note de service 12

14 DEUXIÈME PARTIE LES TRAVAUX EXTRA COMPTABLES 2.1. LES TRAVAUX D INVENTAIRE PHYSIQUE Définition, objectifs, obligation et champ d application de l inventaire physique Définition L inventaire physique est une opération extra comptable qui consiste à recenser, compter, dénombrer, peser, mesurer et évaluer les biens qui existent physiquement et qui constituent la propriété de l entreprise Objectifs L inventaire physique a pour objectifs de : constater ce qui existe physiquement ; s assurer de l état physique des biens ; distinguer les biens appartenant à l entreprise de ceux des tiers situer d éventuels écarts entre les biens enregistrés par la comptabilité et ceux existant physiquement Obligation La réalisation de l'inventaire physique résulte d'obligations légales. L'article 17 alinéa 6 du Règlement relatif au droit comptable dans les états de l'ohada, entre autres conditions de régularité et de sincérité de la comptabilité prévoit : «Le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise. L'opération

15 d'inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire» Les Codes de Commerce des différents Etats de l'ohada prévoient également que toute personne physique ou morale doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs du patrimoine de l'entreprise Champ d'application Le champ d application comprend : * Les immobilisations * Les titres de participation * Les stocks * Les effets * Les espèces * Les titres de placement L'inventaire des titres, des effets et des espèces ne pose pas de problèmes particuliers. Cependant, celui des immobilisations des stocks, en raison de leur importance, doit faire l'objet de procédures écrites préalables Les phases de l inventaire L inventaire physique se déroule en 3 phases Première phase : la préparation de l inventaire Cette phase consiste en : La nomination du responsable de l inventaire, le choix des intervenants ; La rédaction des instructions d inventaire précisant la date, la durée, les lieux d inventaire, les biens à inventorier, les documents à utiliser ; La définition des mesures à prendre 14

16 Au cours de cette phase il s agira par exemples de procéder : à l identification et localisation des biens. Les différentes catégories de biens dont l'entreprise est propriétaire doivent être identifiés et localisés sur un listing à établir d'avance ; au rangement des biens. Les biens doivent faire l'objet d'un rangement et d'un regroupement par nature et par article. Des dispositions particulières doivent être prises en ce qui concerne les biens reçus et non réceptionnées. Elles pourraient par exemple faire l'objet d'un étiquetage de couleur différente par rapport aux biens réceptionnés. * Elaboration de fiches d'inventaire pré numérotées * Elaboration de tickets ; à l envoi d un courrier doit être adressé aux fournisseurs pour leur demander la situation des commandes non encore livrées ; à l arrêt des mouvements des biens pendant la durée de l'inventaire. à définir les unités de mesure. à demander aux responsables de magasins d'établir une liste des éléments de stocks détériorés ou à rotation lente. Le responsable choisi devra au cours de cette phase s assurer des dispositions prises Deuxième phase : le déroulement de l inventaire Cette phase consiste à procéder au recensement proprement dit par les intervenants répartis en 3 équipes : La première équipe fera le recensement tout en prenant soin de relever les informations relatives à chaque bien inventorié ; La deuxième équipe effectuera les mêmes travaux que la 1 ère La troisième équipe sera chargée de contrôler les résultats des deux premières. Au cours de cette phase, le responsable devra s assurer de la bonne exécution des opérations. 15

17 Troisième phase : phase de synthèse des travaux Elle consiste en l analyse des résultats des travaux d inventaire, elle aboutira à la confection d un fichier ou d une fiche corrigée (e) et mis (e) à jour. A la fin des travaux, le responsable procède à un autre comptage en cas de différences de résultats. Enfin, il effectuera un contrôle final afin de s assurer de l exhaustivité de l inventaire, de la restitution de tous les documents utilisés et établira une fiche récapitulative des résultats d inventaire Dispositions à prendre Prévoir des équipes de comptage Avant le démarrage de l'opération de comptage, relever les numéros de fiches d'inventaire distribuées à chaque équipe. Après l'inventaire relever également les numéros de fiches retournées inutilisées ou annulées. Prévoir un troisième comptage en cas de divergence entre les deux équipes. Le comptage doit être effectué par des personnes capables d'identifier les caractéristiques des immobilisations ou des stocks, et pouvant notamment les évaluer de façon correcte. Saisie de fiches Mise à jour des fiches d immobilisations, et de stocks par rapport au comptage physique Phases d inventaire Les opérations d'inventaire peuvent se décomposer en trois que doivent traduire les procédures ou instructions d'inventaire. Ce sont : * Les travaux préalables au comptage * Le comptage * La valorisation 16

18 2.2. PROCÉDURES D'INVENTAIRE PHYSIQUE Procédures d inventaire physique des immobilisations Définition de l Inventaire physique des immobilisations. L inventaire physique des immobilisations est une opération extra comptable qui consiste à localiser, recenser, compter, identifier, dénombrer et évaluer les immobilisations qui existent physiquement et qui constituent la propriété de l entreprise Objectif de l Inventaire physique des immobilisations L inventaire physique des immobilisations a pour objectifs de : constater les immobilisations ; localiser les immobilisations ; évaluer les immobilisations ; s assurer de l état physique des immobilisations ; distinguer les immobilisations appartenant à l entreprise à la date de l inventaire ; situer d éventuels écarts entre les immobilisations enregistrées par la comptabilité et celles existant physiquement Déroulement INTERVENANTS OPERATIONS SUPPORTS Le comptable et/ou le responsable de la logistique Le représentant du commissaire aux comptes 1 La prise d inventaire Les membres de l équipe, sous la conduite du comptable et/ou du responsable de la logistique Localisent Constatent Comptent et portent une mention sur l immobilisation inventoriée et sur l état d inventaire Tableau des immobilisations Tableau d amortissements Pour les immobilisations acquises au cours de l année Bon de commande Bon de livraison Factures d achat PV de réception Tableau et acte de d affectation 17

19 Le comptable Le comptable et/ou le responsable de la logistique Le représentant du commissaire aux comptes 2 Evaluation Le comptable détermine la valeur des immobilisations recensées 2 Evaluation Le comptable détermine la valeur des immobilisations recensées 3 Signature de l état d inventaire Signent l état d inventaire Etat d inventaire des immobilisations Tableau des immobilisations Tableau d amortissements Pour les immobilisations acquises au cours de l année Bon de commande Bon de livraison Factures d achat PV de réception Tableau et acte d affectation Le Code des impôts Etat d inventaire des immobilisations Tableau des immobilisations Pour les immobilisations acquises au cours de l année : Bon de commande Bon de livraison Factures d achat PV de réception état d inventaire état de consignation Procédures d inventaire physique des stocks Définition L inventaire physique des stocks est une opération extra comptable qui consiste à recenser, compter, dénombrer, peser, mesurer et évaluer les stocks qui existent physiquement et qui constituent la propriété de l entreprise Objectifs L inventaire physique des stocks a pour objectifs de : constater les stocks qui existent physiquement et qui constituent la propriété à la date de l inventaire. Il s agit des stocks : appartenant à l entreprise et se trouvant en magasin y compris ; dont les factures ne sont pas parvenues à l entreprise ; confiés à des tiers à titre de dépôt ou de location. localiser les stocks ; 18

20 de distinguer les stocks appartenant aux tiers ; ce sont les stocks : achetés et en cours de transport même si les factures ne sont pas encore parvenues à l entreprise ; existant en magasin mais vendus non livrés ; vendus avec clause de réserve de propriété. s assurer de l état physique des stocks ; situer d éventuels écarts entre les stocks enregistrés par la comptabilité et ceux existant physiquement ; Evaluer les stocks Déroulement de l inventaire INTERVENANTS OPERATIONS SUPPORTS Le comptable et/ou Le responsable de la logistique Le représentant du commissaire aux comptes Le comptable Le comptable et/ou Le responsable de la logistique Le représentant du commissaire aux comptes 1 La prise d inventaire Les membres de l équipe, sous la conduite du comptable et /ou du responsable de la logistique Localisent Constatent Comptent les stocks classés au préalable par nature par le responsable de la logistique les enregistrent sur la fiche d inventaire et portent une mention sur les stocks inventoriés et sur l état d inventaire 2 Evaluation Le comptable détermine la valeur des stocks recensés 3 Signature de l état d inventaire Signent l état d inventaire Fiche des stocks Pour les stocks en consignation Ou en cours de route Bon de commande Factures d achat Connaissement Etat de consignation Fiche des stocks Fiche d inventaire des stocks Registre des stocks L état d inventaire La fiche d inventaire Pour les stocks en consignation Ou en cours de route Bon de commande Factures d achat Connaissement Etat de consignation 19