La technologie et la préparation électorale

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1 La technologie et la préparation électorale

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3 Introduction Alors que la période électorale a été raccourcie, il est crucial que les circonscriptions utilisent l informatique pour maximiser leurs chances de gagner. Nous ne pouvons plus nous en tenir aux vieilles méthodes crayon papier pour diriger une bonne campagne électorale. Sachez que même si vous n utilisez pas ces technologies, vos opposants le feront sûrement. Technologies de l information La première chose est de constituer un petit comité (2 à 4 personnes) dont au moins une s y connaisse en informatique. Ce comité devra répondre aux questions suivantes : besoins informatiques et les coûts besoins en logiciels où obtenir le matériel Internet et courriel site Web qui dirigera tout ceci? Évaluez vos besoins informatiques Première question: combien faut-il d ordinateurs pour mener une campagne électorale. Il en faut au minimum trois : Un ordinateur avec Internet et courriel pour les communications du directeur de campagne et d un ou deux autres membres clés de l équipe de campagne. Cet ordinateur servira d outil de communication entre la circonscription, le bureau de campagne provincial et la Permanence nationale. Cette dernière créera un site Internet sûr d où les directeurs de campagne pourront obtenir des exposés de politique, des argumentaires, des notes d information et autres documents d actualité de l équipe de la campagne nationale. Le courriel assurera des communications pratiquement instantanées entre tous les paliers de l équipe libérale. Un deuxième ordinateur servira de machine à tout faire. Il servira pour tenir à jour le calendrier du candidat, rédiger les communiqués de presse et effectuer d autres tâches générales. Un ou plusieurs autres ordinateurs serviront à gérer la liste électorale avec ElectSys. Vous voudrez peut-être utiliser ce logiciel sur deux ou trois ordinateurs. Cela nécessitera des cartes réseau pour chaque ordinateur ainsi qu une station pivot (on trouvera d autres renseignements sur ElectSys dans un autre chapitre de ce document). Toute association de circonscription devrait acquérir immédiatement un ordinateur pour commencer à travailler avec ElectSys et pour la gestion ordinaire de l association. Elle pourra en louer d autres au moment des élections. La technologie informatique progresse à toute allure. Il est ainsi difficile de recommander un appareil à un moment donné. Un bon baromètre est le montant que vous dépensez. Une association devrait acheter un ordinateur qui coûte entre $ et $. Cela vous donnera un bon système avec la vitesse de traitement et la mémoire nécessaires. Assurez-vous que l ordinateur a un lecteur de CD-ROM car la plupart des logiciels existent maintenant sous cette forme. L ordinateur qui utilisera ElectSys devra aussi avoir un système de sauvegarde (bande magnétique, CD, disquettes grande capacité) pour sauvegarder tout le travail fait sur la liste électorale. Il vous faut au moins une imprimante à laser. Avant les élections, une simple imprimante suffit. Durant la campagne, il est recommandé de louer deux imprimantes rapides, une que se partageront l ordinateur de communication et l ordinateur à tout faire et l autre qui sera réservée à ElectSys. Les deux devraient être du même modèle pour permettre d utiliser les mêmes cartouches d encre et de passer aisément de l une à l autre en cas de panne à un moment critique. Besoins en logiciels Tous vos ordinateurs devraient être équipés de Microsoft Windows 95 ou plus. Il est recommandé d utiliser Microsoft Internet Explorer 4.0 ou plus (qui peut être téléchargé sur Internet et vient avec Outlook Express qui offre un service courriel rapide) et l édition professionnelle Microsoft Office 97 ou plus. Office 97 inclut des programmes tels que Word (traitement de texte), Access (base de données), Excel (chiffreur) et Outlook (courriel et agenda). Cela répond à tous vos besoins de bureau de campagne. Cela est d autre part compatible avec les systèmes de la Permanence 1

4 nationale et de la plupart des permanences provinciales/territoriales. Utilisez des logiciels connus de sorte que tout le monde puisse commencer à travailler immédiatement. Quel que soit le logiciel choisi, assurez-vous que vous avez le permis voulu et les documents appropriés. Sinon, vous risquez de faire saisir votre matériel pour piraterie de logiciels. Le Parti libéral du Canada a sélectionné ElectSys de la société AIT comme logiciel standard de gestion de listes électorales pour les prochaines élections. Ce logiciel a été testé à l occasion de toutes les élections partielles fédérales depuis 1997 et des dernières élections provinciales en Ontario. Il sera distribué par la Permanence nationale à partir d avril Le coût est raisonnable, entre 300 $ et 400 $. Des séances de formation spécialisée seront offertes par l entremise de l Université libérale pour préparer les responsables, dans toutes les circonscriptions, à utiliser ElectSys. Cette formation sera organisée à partir de juin 2000 et chaque circonscription sera invitée à envoyer des participants. Pour tout autre renseignement à ce sujet, veuillez prendre contact avec le directeur de l organisation du Parti libéral, Martin Champoux, à la Permanence nationale, par courriel (mchampou@liberal.ca) ou téléphone ((613) ). Où obtenir le matériel La plupart des villes ont des magasins qui se spécialisent en location de matériel informatique. S il n y en a pas dans votre région, vous devriez contacter votre association provinciale/territoriale qui a peut-être pris des dispositions avec un fournisseur. Certains de ces magasins vous loueront aussi des logiciels comme Microsoft Office 97. Regardez autour avant d acheter quoi que ce soit afin d obtenir le meilleur prix. Vous pouvez aussi envisager d acheter un ordinateur à l un des grands fabricants qui vendent directement aux consommateurs. Par exemple, Dell Canada vend de bons ordinateurs sur son site entièrement bilingue ( ou en téléphonant gratuitement (1-800-WWW-DELL). Dell offre aussi un excellent service après vente, remplaçant ou réparant les ordinateurs dans les 24 heures, ce qui est très important durant une campagne électorale. Internet et courriel L Internet est un outil de communication indispensable. Chaque bureau de campagne doit avoir accès à l Internet et disposer d un compte électronique. Pour la prochaine campagne électorale, la Permanence nationale diffusera les exposés de politique, argumentaires, notes d information et autres documents d actualité par l intermédiaire d un Intranet sûr, ce qui permettra de tenir les candidats instantanément au courant de toutes les nouvelles. Un service Internet et courriel fera partie de l ensemble des services aux associations de circonscriptions offerts par la Permanence nationale pour les prochaines élections. Site Web Pour les prochaines élections, la Permanence nationale aura une page pour chaque candidat au site Web du Parti libéral du Canada. Cette page contiendra la biographie du candidat, sa photo et les coordonnées de son bureau de campagne. Certaines associations de circonscriptions seront tentées de créer leur propre page Web. Dans ce cas, sachez que : un site Web banal ou ennuyeux fait plus de mal que de bien un site Web représente votre candidat et le Parti libéral du Canada toutes les informations données sur le site doivent être exactes et vraies; publier quelque chose sur le Web, c est la même chose que l imprimer dans les journaux sauf que la diffusion est mondiale si vous recevez des questions par courriel ou parce que vous invitez des réactions sur votre site, répondez toujours; si vous ne connaissez pas la réponse, vérifiez auprès de la Permanence nationale ou du Bureau de recherche du Groupe libéral par courriel ou dans les documents fournis sur le site Intranet votre site Web doit absolument être mis à jour quotidiennement si vous ne voulez pas que le candidat ait l air mal organisé si vous ne pouvez satisfaire à toutes les conditions ci-dessus, il est préférable d abandonner l idée d un site Web et d investir dans d autre chose 2

5 Qui dirigera tout ceci? Les gens les mieux placés pour s occuper de tous ces logiciels et du matériel sont probablement certains membres de votre association. C est une bonne façon d engager activement les jeunes puisque la majorité d entre eux connaissent très bien cette technologie. Des étudiants en informatique seront peut-être très contents de travailler dans un milieu électoral exigeant et pourraient être attirés par la perspective d une bonne lettre de référence. Il est important de recruter votre équipe informatique aussi vite que possible afin de lui donner le temps de travailler la liste électorale avec Manage Elect. ElectSys La période électorale ayant été ramenée à 36 jours, il est important d être bien préparé avant le déclenchement des élections. Depuis 1997, Élections Canada utilise une liste électorale permanente. Cela signifie qu il n y aura plus de recenseurs allant de porte en porte inscrire les électeurs. Le 15 octobre de chaque année, Élections Canada remet à tous les partis enregistrés une liste électorale à jour pour chaque circonscription. Nous vous suggérons de demander à votre permanence provinciale/territoriale ou à la Permanence nationale la dernière liste de votre circonscription. La Permanence nationale tiendra à votre disposition un logiciel de gestion de listes électorales appelé ElectSys. Il se compose de deux éléments : Admin Elect, qu utilisent les députés libéraux au Parlement, et Manage Elect, qu utilisent les associations de circonscriptions avant et durant la période électorale. Ce logiciel est un outil très efficace pour gérer la liste électorale permanente d une circonscription. Une fois la liste importée sur le logiciel, l utilisateur peut : préparer des listes de démarchage suivre certains électeurs repérés pendant le démarchage gérer la liste des bénévoles et indiquer ce que chacun préfère faire gérer la campagne de signalisation garder des notes sur la participation d une personne au Parti libéral gérer les renseignements concernant les donateurs utiliser la fonction calendrier pour organiser le temps du candidat créer des requêtes globales pour explorer divers groupes d électeurs utiliser les requêtes pour préparer des étiquettes, des enveloppes et des lettres adressées à des groupes d électeurs Beaucoup de ces fonctions rendent le logiciel utile pour la gestion d une association de circonscriptions avant les élections. Beaucoup de ce travail peut être fait dès maintenant et l équipe de campagne peut ainsi démarrer dès le déclenchement des élections. Avec les informations disponibles, Manage Elect peut servir à imprimer diverses listes nécessaires durant la campagne et le jour du scrutin : listes des pancartes électeurs par rue rapport sur les sections de vote par nom rapport sur les sections de vote par numéro d électeur listes de porte-à-porte et de démarchage téléphonique listes de démarchage téléphonique le jour du scrutin rapports des représentants du candidat à l intérieur et à l extérieur du bureau de scrutin La dernière version de Manage Elect, qui sera distribuée à partir de mai 2000, comporte deux caractéristiques très intéressantes : composition prédictive et utilisation d un lecteur optique de marques (LOM). La composition prédictive permet à un directeur de campagne de mettre sur pied une banque téléphonique avec des démarcheurs qui utilisent Manage Elect pour composer automatiquement le numéro de téléphone d un électeur, entrer les informations (intentions de vote, demandes de pancartes, disponibilités comme bénévole, etc.) et passer automatiquement à l électeur suivant. Si le démarcheur tombe sur un répondeur automatique, cette fonction permet au démarcheur de laisser un message préenregistré par le candidat. Bien que cela exige que chaque démarcheur dispose d un ordinateur distinct, ce mode de composition est un outil puissant pour les campagnes disposant de ressources financières importantes. 3

6 Le LOM permet une mise à jour très rapide de la liste électorale dans Manage Elect. Un LOM est similaire à l appareil utilisé pour analyser les numéros que choisissent les gens pour le Loto 6/49 ou pour évaluer des examens standards à choix multiples. Par exemple, les démarcheurs téléphoniques peuvent utiliser des feuilles de démarchage spéciales pour suivre les intentions de vote des électeurs. Ces feuilles spéciales passent ensuite par le LOM, mettant automatiquement la liste à jour en quelques secondes. Les avantages du LOM sont évidents pour le jour du scrutin. Les représentants au bureau de scrutin peuvent ainsi noter sur des feuilles de bingo spéciales quels électeurs sont venus voter. Celles-ci sont ensuite passées au LOM qui met à jour la liste électorale. Il est alors très facile d imprimer fréquemment la liste des électeurs libéraux qui n ont pas encore été voter et de les cibler dans le démarchage téléphonique du jour du scrutin et dans les démarches des représentants du candidat à l extérieur du bureau de scrutin. Outre le matériel nécessaire énuméré au début de ce document, Manage Elect nécessite certains éléments spéciaux : un lecteur de code à barres (choisissez le lecteur à canon relié à l ordinateur et au clavier; le lecteur manuel raccordé aux ports séries ou de communications est peu fiable et risque de bloquer le système) des écouteurs téléphoniques pour la composition prédictive un lecteur LOM La Permanence nationale est en train d examiner différentes options sur la façon d inclure ce matériel spécial dans l ensemble de services aux circonscriptions au meilleur prix possible. Chaque équipe de campagne devrait avoir un coordonnateur de la base de données qui travaillera avec une petite équipe de bénévoles dévoués. Ce coordonnateur et ses adjoints doivent savoir utiliser un ordinateur et avoir des notions de gestion de base de données. L Université libérale offrira toute la formation voulue à ces gens-là avant les prochaines élections générales et ils pourront téléphoner à un service d assistance technique durant la campagne. Le coordonnateur de la base de données doit : indiquer les données concernant les électeurs identifiés indiquer les numéros de téléphone imprimer les rapports pour les démarcheurs suivre l identification des électeurs imprimer les listes nécessaires le jour du scrutin indiquer les données et préparer les listes le jour du scrutin La Permanence nationale fournira à chaque circonscription des listes électorales améliorées. Nous utiliserons un logiciel spécial pour insérer les numéros de téléphone disponibles pour chaque électeur. Ce logiciel peut donner le numéro de téléphone exact d environ 50 % des électeurs de la circonscription et peutêtre même un pourcentage plus élevé, selon la circonscription. Nous insérerons aussi à cette liste les données démographiques fournies par Compusearch. Cela permettra aux campagnes de repérer et de cibler les différents groupes socio-économiques de la circonscription. Comité préélectoral chargé de la gestion de la liste électorale Chaque association devrait mettre sur pied un comité pour travailler à la liste électorale. Vous avez probablement des membres qui sont à la retraite ou des étudiants qui ont un peu de temps. Utilisez-les pour vous aider dans vos recherches. Plus vous aurez de monde, mieux ce sera. Ce comité sera chargé de : a)transférer les informations sur les électeurs tirées des élections précédentes b)rechercher les numéros de téléphone manquants c) identifier les membres du Parti d)prendre note des gens qui ont déménagé e)monter une base de données de bénévoles a) Transférer les informations sur les électeurs Si vous avez toujours les données des élections précédentes, vous devriez en indiquer autant que possible sur la nouvelle liste électorale, notamment les préférences politiques des électeurs, les emplacements de pancartes, les renseignements sur les donateurs, etc. 4

7 b) Rechercher les numéros de téléphone Les circonscriptions utilisant Manage Elect auront déjà de 50 à 60 % de leurs numéros de téléphone sur la liste mais il est essentiel de tenir ces numéros à jour et de trouver ceux qui manquent. Voici certains des outils possibles : votre annuaire téléphonique local Internet ( les listes des associations socioculturelles locales Select Phone du logiciel ProCD (disponible à votre magasin local de fournitures de bureau) Vous pouvez ensuite recruter vos bénévoles. Manage Elect vous permet de constituer une telle base de données et de préparer des rapports indiquant ces données. La période électorale est très brève et il est donc essentiel de travailler dès que possible les listes électorales permanentes. Ainsi vous serez prêts dès le déclenchement des élections et pourrez-vous passer plus de temps à faire campagne plutôt qu à vous occuper de vos listes. c) Identifier les membres du Parti La liste de membres de votre circonscription est une bonne façon d identifier les électeurs libéraux. Vous devriez vous assurer que tous vos membres résidant dans la circonscription sont inscrits à la liste électorale. Si quelqu un n y est pas ou n est plus à la même adresse, notez-le et assurez-vous que cette personne s inscrive auprès d Élections Canada en la mettant en contact avec le directeur du scrutin de la circonscription. Si vous utilisez Manage Elect, vous pouvez demander une liste de vos membres par bureau de scrutin une fois que les informations sont indiquées. Cela vous aidera à trouver les bénévoles pour travailler à ce bureau de scrutin le jour du scrutin. d) Prenez note des gens qui ont déménagé En parcourant la liste électorale, prenez note des gens qui ne résident plus dans la circonscription ou qui sont décédés. Dans Manage Elect, vous pouvez utiliser le champ «Notes personnelles» pour indiquer ce genre d information et ensuite imprimer une liste par section de vote. e) Constituez une base de données de bénévoles Commencez à chercher des bénévoles pour la prochaine campagne et voyez comment ils pourront vous aider et combien de temps ils pourront vous consacrer. Commencez par dresser la liste de toutes les tâches qu il y aura à accomplir, avec un calendrier, et sachez combien de personnes il vous faudra pour chaque tâche. 5

8 Notes 6