GESTION DES STOCKS. Section 2 : Chapitre 1 : Entrée en Stock. Chapitre 2 : Sortie de stock. Chapitre 3 : Transferts inter-magasins

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1 Section 2 : Chapitre 1 : Entrée en Stock Chapitre 2 : Sortie de stock Chapitre 3 : Transferts inter-magasins Chapitre 4 : Retour magasin Chapitre 5 : Planification des inventaire des stocks Chapitre 6 : Exécution des inventaire des stocks

2 Département des affaires et des services généraux Département et xxxxx Version / Date d'élaboration Entrée en stock 12/01/2012 Définir les modalités d enregistrement en stock et d entrée physique en magasin des pièces, matériels, et fournitures et consommables livrées et réceptionnées. Entrée fictive Entrée non conforme Valorisation incorrecte des articles en stocks. - S'assurer que les marchandises livrées sont conformes aux marchandises commandées. - S'assurer que toutes les marchandises qui entrent en stocks possèdent des bons de livraison émis par le fournsseur - S'assurer de la supervision de l'entrée en stock des articles livrés par un personnel du service d'approvisionnement et un agent du service/département demandeur ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 1.Livraison par le fournisseur des et fournitures commandées matérialisée par le Bon de livraison émis en 3 exemplaires Agent du service bénéficiaire Agent du service approvisionnement Agent du service bénéficiaire Début: Réception des biens commandés Vérifie la conformité entre les biens commandés et les biens livrés Vise le Bon de livraison du fournisseur et le transmet accompagné du bon de commande à la section et au service magasins Agent du Service Approvisionnement Service Bon de livraison signé Réceptionne les marchandises en magasin Reçoit le bon de livraison et le bon de commande S assure que les quantités réceptionnées correspondent aux quantités à livrer Vérifie la présence des visas sur le Bon de livraison 2. Réception des marchandses en magasin Service magasin Signe le Bon de livraison du fournisseur Etablit et signe un Bon de réception édité en 2 exemplaires Etablit et signe un Bon d entrée en magasin en deux exemplaires Constitue une liasse composée du Bon d entrée en magasin, du Bon de réception, du Bon de livraison fournisseur et du bon de commande Transmet la liasse Service Approvisionnement Service Approvisionnement et Achats Bon de livraison signé Bon de réception signé Bon d entrée en magasin sgné Liasse d'entrée en magasin( Bon d entrée en magasin, Bon de réception, du Bon de livraison et bon de commande 3. Contrôles de cohérences entre les quantités stockées et les quantités recues. Service approvisionnement Reçoit le Bon d entrée du Magasin et le Bon de réception Vérifie la cohérence des deux documents Vise le Bon d entrée et transmet les deux documents à aux Sections, analytique et budget Liasse d'entrée en magasin et bon d'entrée visé. analytique et budget Reçoit la liasse d'entrée en magasin Vérifie les imputations budgétaires et analytiques et appose le cachet "BUDGET" sur le bon de réception avant de le transmettre à la section. Liasse d'entrée en magasin (Bon d entrée en magasin, Bon de réception, du Bon de livraison et bon de commande)

3 Département des affaires et des services généraux Département et xxxxx Version / Date d'élaboration Entrée en stock 12/01/2012 Définir les modalités d enregistrement en stock et d entrée physique en magasin des pièces, matériels, et fournitures et consommables livrées et réceptionnées. Entrée fictive Entrée non conforme Valorisation incorrecte des articles en stocks. - S'assurer que les marchandises livrées sont conformes aux marchandises commandées. - S'assurer que toutes les marchandises qui entrent en stocks possèdent des bons de livraison émis par le fournsseur - S'assurer de la supervision de l'entrée en stock des articles livrés par un personnel du service d'approvisionnement et un agent du service/département demandeur Liasse d'entrée en magasin (Bon ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS d entrée en magasin, SUPPORTS Bon de : réception, du Bon de livraison et bon de commande) Vérifie la cohérence entre tous les documents de la liasse : Bon d entrée en magasin, Bon de réception, du Bon de livraison et bon de commande Enregistre les données relatives à la livraison (code article, désignation, qté, prix, valeur) dans le fichier de suivi des stocks et archive la liasse Fichier de suivi des stocks Chrono des entrées de stocks 4. Enregistrement de l'entrée en stock En cas d'inventaire permanen t : Crée une fiche d'imputation comptable, enregistre l'écriture en mode provisoire (brouillard) et transmet la liasse et les pièces comptables au chef de service pour validation Vérifie les imputations comptables et la cohérence de la liasse d'entrée en magasin. Liasse d'entrée Fiche d'imputation Brouillard de saisie Signe la fiche d'imputation et valide l'opération définitive. Transmet la liasse d'entrée et les pièces comptables à la section pour archivage Fiche d'imputation signée Liasse d'entrée Pièce comptable Transmet une copie du Bon d entrée et du Bon de Réception et du Bon de livraison au service Magasins et au Service Approvisionnement pour archivage Service Magasins Service Approvisionnement et Achats Bon d'entrée et bon de réception définitif Archive le dossier Chorno des entrées de stocks 5. Archivage de la liasse de documents Reçoit les Bons d entrée et le Bon de réception visés par le Service Approvisionnement Classe dans le chrono prévu à cet effet le Bon d entrée et le Bon de réception Bon d'entrée et bon de réception classés

4 Département des affaires et des services généraux Département et xxxxx Version / Date d'élaboration Sortie de stock 27/10/2011 Définir les modalités de traitement des sorties de stocks en magasin Consommation abusive ; Les retours intempestifs d articles préalablement sortis du magasin ; Sortie de stock non autorisée ; Sortie de stock non-conforme à la demande. - S'assurer que les demandes de sorties sont signées par le service demandeur et validées par le contrôle de gestion - S'assurer que toute sortie de stock du magasin est suivie d un Bon de sortie établi par le magasinier - S'assurer de la mise à jour automatique de la fiche d engagement, du niveau des stocks et notamment du niveau de consommation de la charge budgétisée - S'assurer que les demandes de sorties sont signées par le service demandeur et validées par le contrôle de gestion ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 1. EMISSION ET VALIDATION PROVISOIRE DE LA DEMANDE 2. Validation de la demande Service utilisateur Service Magasins Chef du service approvisionnement et achats Etablit la demande de sortie. Ele doit être signée par le responsabole du service utilisateur. Remet la demande de sortie au Service Magasins Service Magasins Demande de sortie Reçoit la demande de sortie Enregistre la sortie dans le fichier des entrées sorties Etablit et vise le Bon de sortie Transmet la liasse constituée du Bon de sortie et la demande de sortie de stock au Chef du service approvisionnement et achats Chef du service approvisionnement et achats Fichier des entrées et sorties Bon de sortie visé par le magasinier Liasse de sortie de stock Reçoit la liasse Vérifie la cohérence entre le Bon de sortie Magasin et la Demandede sortie Vérifie la correcte imputation analytique et budgétaire Signe le Bon de sortie magasin Bon de sortie signé Transmet la liasse au Liasse de sortie magasin 3. Archivage des liasses Reçoit la liasse de sortie magasin définitive Supervise la sortie de stock en s'assurant de la cohérence entre le déstockage autorisé et le déstockage réel. Classe une copie de la liasse dans le chrono prévu à cet effet Transmet la liasse aux Sections et analytique et Budget analytique et budget Liasse archivée analytique et budget Reçoit la liasse de sortie en magasin Vérifie les imputations budgétaires et analytiques et appose le cachet "BUDGET" sur le bon de sortie avant de le transmettre à la section. Vérifie la cohérence entre tous les documents de la liasse : Bon d entrée en magasin, Bon de réception, du Bon de livraison et bon de commande Liasse de sortie en magasin (Bon de sortie en magasin, demande de sortie) 4. Enregistrement de la sortie de stock

5 Département des affaires et des services généraux Département et xxxxx Version / Date d'élaboration Sortie de stock 27/10/2011 Définir les modalités de traitement des sorties de stocks en magasin Consommation abusive ; Les retours intempestifs d articles préalablement sortis du magasin ; Sortie de stock non autorisée ; Sortie de stock non-conforme à la demande. - S'assurer que les demandes de sorties sont signées par le service demandeur et validées par le contrôle de gestion - S'assurer que toute sortie de stock du magasin est suivie d un Bon de sortie établi par le magasinier - S'assurer de la mise à jour automatique de la fiche d engagement, du niveau des stocks et notamment du niveau de consommation de la charge budgétisée - S'assurer que les demandes de sorties sont signées par le service demandeur et validées par le contrôle de gestion ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Enregistre les données relatives à la sortie (code article, désignation, qté, prix, valeur) dans le fichier de suivi des stocks et archive la liasse Fichier de suivi des stocks Chrono des sorties de stocks 4. Enregistrement de la sortie de stock En cas d'inventaire permanen t : Crée une fiche d'imputation comptable, enregistre l'écriture en mode provisoire (brouillard) et transmet la liasse et les pièces comptables au chef de service pour validation Vérifie les imputations comptables et la cohérence de la liasse de sortie en magasin. Liasse de sortie Fiche d'imputation Brouillard de saisie

6 Département des affaires et des services généraux Département et Version / Date d'élaboration xxxxx Transferts inter-magasins 27/10/2011 Définir les modalités de transfert de stock d un magasin vers un autre. Consommation abusive ; Sortie de stock non autorisée ; Sortie de stock non-conforme à la demande. - S'assurer que le magasinier qui transfère un article émet un bon de sortie Magasin - S'assurer que le magasinier qui reçoit un article émet un bon d entrée Magasin - S'assurer de la mise à jour automatique de la fiche d engagement, du niveau des stocks et notamment du niveau de consommation de la charge budgétisée - S'assurer que Le magasinier cédant précise sur le Bon de sortie Magasin la nature de la sortie. ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 1. Demande de transfert Magasin demandeur Etablit la demande de sortie inter magasin signée par le magasin Remet la demande de sortie inter magasin au Service approvisionnement et Achats magasin Service approvisionnement et Achats Demande de sortie inter magasin Demande de sortie inter magasin signée Reçoit la demande de sortie inter magasin Vérifie la non-disponibilité du stock dans le magasin acheteur 2. Validation de la demande de transfert Service approvisionnement et Achats Se renseigne sur la disponibilité du stock dans un autre magasin Service magasin Vise la Demande de sortie inter-magasin et la transmet au service magasin à l'attention du magasin vendeur Demande inter magasins signée Reçoit la Demande de sortie inter-magasin signée par le Service approvisionnement et achats 3. Exécution de la demande de transfert Magasin vendeur Exécute la Demande de sortie inter-magasin Etablit le Bon de sortie Magasin en précisant la nature de la sortie Magasin demandeur Bon de sortie Magasin Vise le Bon de sortie Magasin Transmet le Bon de sortie au Magasin demandeur Reçoit le bon de sortie magasin 4. Réception du stock transféré Magasin demandeur Magasin vendeur Réceptionne l article ou le matériel demandé Vérifie que l article reçu correspond à l article demandé et vise le bon de sortie magasin Remet le Bon de sortie visé au Magasin vendeur Enregistre l entrée en stock (Cf procédure de gestion) Reçoit le bon de sortie visé par le bénéficiaire Constitue une liasse composée du Bon de sortie et la Demande du service concerné Enregistre la sortie de stock (Cf procédure de gestion) et la fait valider par le responsable du magasin et la transmet au service Magasin vendeur Service Bon de sortie visé par le bénéficiaire Bon de sortie et demande de sortie inter magasin

7 Département des affaires et des services généraux Département et xxxxx Version / Date d'élaboration Retour magasin 27/10/2011 Définir les modalités de traitement et d enregistrement de retour physique en stock des pièces, et fournitures articles préalablement sortis. Entrée en stock informatique décalée dans le temps par rapport au flux physique; Retour de stock non enregistré ; Incohérence entre le stock physique et le stock théorique Mauvaise évaluation des consommations. - S'assurer que Tout retour en stocks doit faire l objet d un bon de retour magasin visé par l employé qui procède au retour en magasin. ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 1. Constat du retour magasin Service remettant Etablit un Bon de retour provisoire en stock qui comprend les informations suivantes : - La date d établissement du Bon de retour provisoire ; - Le code budgétaire du service/département remettant ; - Le N de l engagement concerné ; - La nature de l article qui retourne en stock (Matériel ou fourniture) ; - Le code budgétaire précisant la nature de la précédente sortie de l article retourné (consommation ou transfert inter-magasin) - La référence du magasin qui a fourni l article ; - Le code et la désignation de l article ; - La quantité de l article à retourner en stock. Chef du service remettant Bon de retour provisoire Chef du service remettant Vise le Bon de retour provisoire et le transmet au service Magasin. Service Magasin Bon de retour provisoire visé par l'agent du service remettant Reçoit le Bon de retour Provisoire Réceptionne l article retourné en stock Vérifie que le code et le libellé figurant sur le Bon de retour provisoire correspondent à l article retourné Vise le Bon de retour Provisoire 2. Réception des stocks retournés Service magasin Etablit un Bon de retour définitif qui comprend les informations suivantes : - La date d établissement du Bon de retour provisoire ; - Le code budgétaire du service/département remettant ; - Le N de l engagement concerné ; - Le Numéro du Bon de réception provisoire - La nature de l article qui retourne en stock (Matériel ou fourniture) ; - Le code budgétaire précisant la nature de la précédente sortie de l article retourné (consommation ou transfert inter-magasin) - La référence du magasin qui a fourni l article ; - Le code et la désignation de l article ; - La quantité de l article à retourner en stock. Bon de retour définitif Enregistre le retour dans le fichier des entrées et sorties Signe le Bon de retour définitif, joint le Bon de retour provisoire et le remet l'ensemble au service remettant, joint une copie au service. Service remettant Service fichier des entrés et sorties mis à jour liasse de retour (bon de retour provisoire et bon de retour definitif) 6. Contrôle de l'imputation budgétaire Service analytique et budget Reçoit le bon de retour provisoire et bon de retour definitif Vérifie la correcte imputation de la nature du retour et appose le cachet "BUDGET" sur le bon de retour définitif Vérifie la cohérence entre le bon de retour provisoire et bon de retour definitif En cas d'inventaire permanen t : Crée une fiche d'imputation comptable, enregistre l'écriture en mode provisoire (brouillard) et transmet la liasse et les pièces comptables au chef de service pour validation Vérifie les imputations comptables et la cohérence du bon de retour Signe la fiche d'imputation et valide l'opération définitive. Transmet la liasse de sortie et les pièces comptables à la section pour archivage Transmet le bon de retour validé par la analytique et budget au Service Magasin Archive une copie du bon de sortie Service Magasin Bon de retour Bon de retour Fiche d'imputation Brouillard de saisie Fiche d'imputation signée Bon de retour Pièce comptable Copie bon de retour

8 Service magasin Reçoit la liasse et la classe dans le chrono prévu à cet effet

9 Département des affaires et des services généraux Département et Version / Date d'élaboration : DCF xxx Planification des inventaire des stocks Fixer le cadre des inventaires et préparer l'ensemble des ressources necessaires Magasins mal rangés, Stocks mal ou non étiquettés Personnel mal ou peu préparé Erreurs de comptages (doubles comptages, confusion, etc) Comptage non exhaustif Préparation des comptages ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS: Début: Dès le 1er Décembre de chaque année, ouvre un chrono pour le classement de tous les documents qui seront produits au cours de l'inventaire Répertorie tous les sites à inventorier en précisant les directions et départements concernés Liste des sites et des directions et départements concernés 1.Planification de l'inventaire Chef de Département Comptabilité et Finances Directeur Général Contacte les directions et départements concernées et organise une réunion de coordination Evaluer avec elles les différentes hypothèses Une fois l accord sur la date réalisé, rédige une note prévenant formellement l ensemble des directions concernées et la transmet au Chef de Département Comptabilité et Finances Revoie la note, la corrige éventuellement, la valide et la transmet au DG Revoie la note, la corrige éventuellement, la signe et la fait diffuser Chef de Département Comptabilité et Finances Directeur Général Directions et Départements PV de réunion Note fixant les dates d'inventaire 2. Constitution du programme et des équipes d'inventaire Constitue les équipes de supervision des inventaires et une équipe de pilotage Propose une liste des équipes de comptage affectées à chaque site. Elabore le calendrier d'exécution des inventaires physiques par site Transmet le calendrier et la liste prévisionnelle des participants au Chef de Service Comptabilité Calendrier d'exécution et liste prévisionnelle des participants (équipes de pilotage, de supervision et de comptage) 3. Préparation des instructions d'inventaire Procéder à une revue des procédures de gestion du stock et d inventaire ; - Revoir les dispositions des inventaires précédents - Revoir les systèmes de contrôle internes environnant, notamment les historiques et les seuils de réapprovisionnement et de stocks de sécurité, - Vérifier l applicabilité des systèmes d achat, réception et entrée en stock, - Identifier l existence de commandes et réceptions numérotées, - Vérifier l existence des encours de stocks et de stocks non réceptionnés, - Identifier les zones à difficultés potentielles, Valide les améliorations ou corrections proposées et donnent des orientations pour la rédaction des instructions d'inventaire En fonction de ces éléments, rédiger les instructions d'inventaire définissant: - Les familles ou catégories de stocks à inventorier - les travaux de préparation de l'inventaire et l'organisation des magasins - les tâches à effectuer lors des comptages et les vérifications adéquates. - les unités de comptages des articles - les identifiants attestant un comptage (utilisation des marqueurs, pose des œillets etc.) - le nombre de comptages par équipe (deux au moins sur des zones différentes, un troisième éventuellement en cas de non concordance des précédents), - un site de coordination des opérations (Quartier Général). Section Amélioration sur la procédure d'inventaires et de gestion du stock Note d'orientation des instructions d'inventaires Projet d'instructions d'inventaires

10 Département des affaires et des services généraux Département et Version / Date d'élaboration : DCF xxx Planification des inventaire des stocks Fixer le cadre des inventaires et préparer l'ensemble des ressources necessaires Magasins mal rangés, Stocks mal ou non étiquettés Personnel mal ou peu préparé Erreurs de comptages (doubles comptages, confusion, etc) Comptage non exhaustif 3. Préparation des instructions d'inventaire Préparation des comptages ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS: Chef de département et Directeur Général Secrétariat / Directeur Général Chef de département et Revoie les instructions d'inventaires, le calendrier et la liste des participants, apporte des corrections le cas échéant, vise et soumets le projet au Chef de département et Revoie les instructions d'inventaires, le calendrier et la liste des participants, apporte des corrections le cas échéant. Signe et soumets le projet d'instructions d'inventaire au DG Revoie les instructions d'inventaires, apporte des corrections le cas échéant, Signe et le transmet au secrétariat pour diffusion Transmet une copie des instructions d inventaire à tous les chefs de départements et directeurs concernés Envoie le calendrier d inventaire et la liste des participants et une lettre d invitation aux commissaires aux comptes pour assister à la prise d inventaire Diffuse le calendrier et la liste des participants par et organise une réunion d information et d explication avec tout le personnel impliqué Chef de département et Directeur Général Secrétariat / Directeur Général Directions et Départements Commissaires aux comptes Tout le personnel impliqué Projet d'instructions d'inventaires, le calendrier et la liste des participants, Instructions d'inventaires, le calendrier et la liste des participants, Instructions d'inventaires, calendrier et liste des participants signés Instructions d'inventaires, calendrier et liste des participants signés Calendrier et liste des participants signés 4. Formation du personnel Département et Présente les instructions d'inventaires et le calendrier Explique l'objectif de chaque étape (préparation, exécution, conclusion) et les tâches à réaliser par les uns et les autres S'assure que le personnel concerné a une bonne connaissance: - de l'organisation des magasins ou sites ; - des familles d'articles, des articles (références, désignation, ); - des techniques de comptage et de contrôle des comptages (outils et méthodes) ; Instructions d'inventaires, calendrier et liste des participants signés Liste des magasins et des familles d'articles 5. Organisation des magasins Directions et Départements concernées S'assurer que les étiquettages et les références sont bien portés sur les rayons, les étagères, les casiers et les articles ; Ranger tous les articles dans les magasins (sites), lieux, rayons, étagères, casiers appropriés Identifier les articles obsolètes et les ranger à part 6. Préparation de la logistique Département des affaires et des services généraux Département et S assure de la disponibilité du matériel requis pour le comptage : Feuilles de comptage, stylos, markers, étiquettes, craie En cas de déplacements, véhicules et chauffeurs Ouvrir les ordres de préparation des commandes (cf. Procédures d'approvisionnement); Liste des besoins Bons de commande Editer les états test (état manuel de comptage, état des quantités théoriques par articles, état de valorisation par famille d article, état de restitution d inventaire) ; Identifier les articles à faible rotation de stock ; Editer un état des articles en prêt, qui permette de déterminer l entité à laquelle l article a été prêté, la valeur de l article, la date d échéance du prêt ; Liste des articles à faibel rotation Etat des articles en prêt 7. Identification et classification des stocks Editer un état des articles en réparation, qui permette de déterminer l entité dans laquelle l article a été déposé, la valeur de la réparation de l article, la date de livraison de l article ; Identifier les stocks détenus par des tiers, les commandes en cours de livraison ou stocks en cours de route ; Procéder à des contrôles spécifiques des stocks nuls de même que des commandes livrées mais non utilisées ; Chef comptable Etat des articles en réparation Liste des Stocks détenus par des tiers

11 Département des affaires et des services généraux Département et Version / Date d'élaboration : DCF xxx Planification des inventaire des stocks Fixer le cadre des inventaires et préparer l'ensemble des ressources necessaires Magasins mal rangés, Stocks mal ou non étiquettés Personnel mal ou peu préparé Erreurs de comptages (doubles comptages, confusion, etc) Comptage non exhaustif Préparation des comptages 7. Identification et classification des stocks Chef comptable ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS: Identifier les stocks faisant l objet de titre de réservation ; Identifier les articles à forte valeur unitaire. Liste des stocks faisant l'objet de titre de réservation Editer les états définitifs de comptage manuel et les états des quantités théoriques définitifs par article après avoir effectué les contrôles suivants: 8. Edition des listings d'inventaire S'assurer que les références et les désignations sur le listing prévu pour les inventaires correspondent à celles des étiquettes ; S assurer de la logique et cohérence des informations figurant sur les listings d inventaire (identifier les doublons sur les codes, identifier les articles de même référence qui se retrouvent dans plusieurs magasins, identifier les codes/libellés «anormaux») ; Etats définitifs de comptage manuel et les états des quantités théoriques définitifs par article Apurer les listings de toutes ces anomalies (ou les expliquer) et sortir un listing d inventaire le plus proche possible de la réalité de la codification et référenciation. S assurer au maximum que les références et les désignations sur le listing prévu pour les inventaires correspondent à celles des étiquettes. Contrôle les états et fait éventuellement apporter des corrections.

12 Département des affaires et des services généraux Département et Version / Date d'élaboration : DCF xxx Exécution des inventaire des stocks Procéder au décompte et la la valorisation des stock Mettre en évidence Le stock théorique avant inventaire et Le stock physique inventorié et procéder à la restitution de l'inventaire Non ou mauvaise comptabilisation Rapprochement des soldes comptables aux états de valorisation stocks ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS: Début: Le démarrage de l inventaire Identifier et définir des zones de comptage (sous magasins et autres aires de stockages) ; Répartir les zones de comptage par équipes ; Déterminer le Timing des comptages (temps consacré pour le comptage des réfénrences dans un casier donné) en tenant des Doubles comptages ; Définir le Mode d'etiquetage des comptages (une fois le comptage effectué - tenir compte d'un étiquetage par comptage) ; Programmer les périodes de Confrontation/rapprochement (entre les différents comptages, entre les auditeurs internes et les équipes de comptages, les numéros de comptages et les Equipes de équipes) ; 1. Organisation des comptages supervision et de Equipes de Evaluer le Timing de la confrontation et des rapprochements (déterminer le timing pilotage comptage nécessaire pour les rapprochements) ; Procéder à l'appel et à l'enregistrement des inventoristes présents ; Diriger les agents d'inventaire vers les équipes de comptage d'affectation ; Rappeler les instructions globales de la prise d'inventaire et remettre la procédure de comptage ; Renseigner les participants des dispositions prises pour la réalisation de l'inventaire (pose des œillets, utilisation des marqueurs etc.) ; Remettre les premières listes des articles (items) à compter à chaque responsable d'équipe. Feuille d'émargement/ Fiche de présence Liste des articles à compter 2. Exécution des comptages Dans chaque casier, compter le nombre de pièces en tenant compte de l'unité de mesure spécifiée sur la liste ; Indiquer sur la liste, au stylo indélébile, le nombre de pièces comptées, Apposer systématiquement un tic mark ( ) au marqueur ou un œillet selon le cas, sur les Equipes de comptage casiers comptés, Lorsque la feuille de comptage est complètement remplie, inscrire le nom des compteurs et du chef d'équipe puis y apposer le visa de chaque intervenant, Ramener le dossier complet (Chemise contenant toutes les fiches renseignées) à l'équipe de supervision. Equipe de supervision Feuilles de comptage visée Dossier des feuilles de comptage visées S'assurer: Que les équipes de comptage n'ont pas accès à l'inventaire permanent ou aux fiches de stock durant le comptage ; Du respect des limitations de l'accès aux lieux de stockage ; De la correcte identification des stocks obsolètes, endommagés ou à rotation lente et et de leur rangement à part ; Du prélèvements d'échantillons pour contrôle de la qualité de certaines pièces ou certains produits ; De la correcte vérification du contenu des emballages (quantité, qualité) ; Du correct enregistrement (indélébile) des quantités comptées ; De la réalisation des doubles comptages ; Que les unités de mesure figurant sur les feuilles de comptage sont bien prises en compte ; 3. Supervision des comptages Equipes de supervision Equipe de pilotage De l'utilisation de feuilles (ou étiquettes à attacher à chaque lot) de comptage prénumérotées et contrôler les séquences numériques des feuilles utilisées ; S'assurer de la signature des feuilles par les équipes de comptage ; De l'existence des indications de comptage permettant de vérifier, à la fin de l'inventaire, que tous les stocks ont été comptés ; De la conservation des feuilles annulées ou non utilisées ; Que les comptages sont contrôlés ou les articles recomptés par des personnes différentes de celles qui ont effectué le premier comptage. Que les équipes chargées des deuxièmes comptages comptent les articles en stock avant de faire référence au premier comptage ; Rapport d'inventaire Que des contrôles sont effectués pour identifier les contenus d'emballages incomplets ; Que toutes les quantités sont déterminées par des comptages réels ; Qu'un contrôle des séquences numériques est exercé sur les feuilles de comptage;

13 Département des affaires et des services généraux Département et Version / Date d'élaboration : DCF xxx Exécution des inventaire des stocks Procéder au décompte et la la valorisation des stock Mettre en évidence Le stock théorique avant inventaire et Le stock physique inventorié et procéder à la restitution de l'inventaire 3. Supervision Risques des comptages : Equipes de Non ou supervision mauvaise comptabilisation Equipe de pilotage Rapport d'inventaire Rapprochement des soldes comptables aux états de valorisation stocks ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS: Les feuilles de comptage indiquent clairement : o La localisation ; o La description des articles ; o L'unité de mesure ; o Le stade d'avancement des travaux en cours ; o L'état de l'article (par exemple obsolète, endommagé). Que les modifications sur les étiquettes/feuilles de comptage sont approuvées ; Veiller: Au rapprochement rapide des comptages avec les quantités de l'inventaire permanent ; 4. Contrôle des feuilles de comptage Equipes de supervision A la conformité des premières listes ; A y apposer un visa de réception et les mettre en attente des secondes ; Dès réception des listes du deuxième comptage, à procéder à des comparaisons par quantité d'articles ; A faire procéder selon la nécessité aux comptages subsidiaires (troisième et/ou quatrième comptage) ; A valider les listes (états définitifs) ; A transmettre les listes à l'équipe de pilotage Equipe de pilotage Listes de comptage définitives 5. Restitution de l'inventaire magasins Obtenir les liste de comptages définitives Saisir les quantités confirmées par l équipe de supervision. Valider l'état d'inventaire en apposant sa signature Section Etat des quantités inventoriées Extraire les articles à faible rotation de stock et à forte valeur ; Extraire les articles à faible valeur et à forte rotation de stock ; Extraire les articles à rotation normale ; Editer un état de valorisation du stock par famille ; Editer un état de valorisation du stock par nature d'article ; Déterminer les écarts par références sous forme de boni et mali d'inventaire ; Editer un état de restitution d'inventaire ; Ressortir les écarts entre le physique et le théorique ; Déterminer la valeur globale du stock. état de valorisation du stock par famille ; état de valorisation du stock par nature d'article état de restitution d'inventaire 6. Valorisation de l'inventaire global Traiterles écarts enregistrés sur la base des différents mouvements de stocks (commandes, achats, entrées en stocks, livraisons, prise en compte des stocks externes et des stocks en cours, etc.) et demander au service magasin de les justifier Justifier les écarts à la demande de la Justificatifs des écarts relevés Proposer les ajustements de valeurs (quantités, plus ou moins values, éléments non ou mal enregistrés, sorties ou mises au rebut etc.) après justification ; Déterminer l écart global à prendre en compte par la. Revoir les états et les justificatifs des écarts Apporter des corrections le cas échéant Signer l'état des ajustements et le transmettre au Service Magasins Etat des ajustements Etat des écarts à comptabiliser Signer l'état des écarts à comptabiliser et le trans mettre à la Corriger éventuellement les valeurs stocks sur la base de l'état des ajustements Section Etat des quantités inventoriées corrigé 7. Comptabilisation des résultats Passe les écritures des stocks Classe les fiches et les pièces comptables dans le chrono des inventaires ouvert à cet effet Archives comptables Pièces comptables