Service des ressources financières

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1 Service des ressources financières

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Terminologie... 1 Fonds... 5 Structure d activités... 7 Objet de dépense - revenu La Loi 180 et les responsabilités en matière de ressources financières Conseil d établissement d école Conseil d établissement de centre Direction d école Direction de centre Processus budgétaire Objectifs, principes et critères de répartition Règles budgétaires des écoles Règles budgétaires des centres Rapports et formulaires prescrits Préparation et adoption du budget Suivi du budget Confirmation des résultats Enveloppe budgétaire Formulaires pour approbation du budget par le Conseil des commissaires Résolution relative à la règle de transférabilité Confirmation des résultats De l exercice précédent Fondation, fonds à destination spéciale, dons et activités de financement.. 93 O.S.B.L. et organisme de bienfaisance enregistré Créer une fondation? Alternative à la création d une fondation? Rapport fonds à destination spéciale Dons et reçus Licence de tirage et permis d alcool

3 .1. TERMINOLOGIE

4 Budget réservé ou enveloppe «fermée» à l intérieur du fonds 0 Enveloppe budgétaire Les sommes allouées ne peuvent être affectées à d autres fins que celles prévues. Il s agit de : stagiaires perfectionnement des enseignants soutien à la gestion des services de garde allocations «écoles en forme et en santé», «aide aux devoirs» plan à la lecture allocation pour classes multi-niveaux Il s agit de l ensemble des allocations versées par la commission scolaire aux établissements. (voir chap.4) La répartition des ressources entre les établissements est établie à partir des règles budgétaires. (voir chap. 3) L établissement répartit l enveloppe selon ses besoins et priorités, en tenant compte des contraintes légales ou administratives. (ex. : convention collective, loi sur l instruction publique, non transférabilité d une allocation) MAO AMT Il s agit de dépenses d investissements MAO : mobilier, appareillage, outillage AMT : projet à caractère physique, amélioration et transformation majeure des bâtiments. MELS Plan de redressement Ministère de l éducation, du loisir et du sport. Dès qu un établissement présente un déficit supérieur à 2 % des revenus, il doit présenter des mesures concrètes et réalistes qui lui permettront de rétablir sa situation financière dans un délai déterminé. (Réf. : Art Objectifs, principes et critères de répartition) Surplus (déficit) Un surplus inférieur ou égal à 2 % des revenus est reportable à l année suivante (Réf. : Art Objectifs, principes et critères de répartition). Un résultat déficitaire supérieur à 2 % des revenus entraine la mise en place d un plan de redressement. (Réf. : Art Objectifs, principes et critères de répartition) J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 2

5 Poste comptable La commission scolaire est soumise à un encadrement imposé par le MELS quant à la façon de comptabiliser les dépenses et revenus. Cela limite donc les possibilités de présentation de l information. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 3

6 Un poste comptable est composé de : unité administrative fonds structure d activité objet de dépense ou de revenu projet (facultatif) Unité administrative : code unique de 3 chiffres identifiant l établissement. Fonds : code de 1 chiffre permettant d isoler la comptabilisation de certaines activités qui ont des caractéristiques particulières. (voir annexe A) Structure d activités: code de 5 chiffres établi par le MELS. (voir annexe B) Objet de dépense ou de revenu: code de 3 chiffres établi par le MELS. (voir annexe C) Projet : code de 9 chiffres ou lettres. Les budgets, les dépenses et les revenus peuvent être comptabilisés en même temps à un poste comptable (structure de codification obligatoire) et à un projet (facultatif). L établissement défini luimême ses projets. Permet de décentraliser le budget et de faciliter le suivi. Permet aussi de s assurer de l autofinancement de certaines activités. Évite la comptabilité parallèle manuelle. Un projet peut être : les groupes de l école (ex. : gr.101, gr. 102, gr. 201, gr. 202) les matières (ex. : français, arts, maths) les activités (visite du jardin botanique, voyage à Paris) etc. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 4

7 Annexe A FONDS 0 OPÉRATIONS COURANTES 1 ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES Acquisition d équipements informatiques pour les élèves et le personnel. 2 MANUELS SCOLAIRES Dans le cadre de la réforme (écoles) Programme à frais partagés avec le MELS (fin du programme au 30 juin 2011) et LABORATOIRES DE SCIENCES Écoles secondaires : acquisition d équipements en science et technologie (fin du programme au 30 juin 2012) ou DÉPENSES D INVESTISSEMENTS Centres Dépenses qui sont souvent à frais partagés avec le MELS 3 CONSOMMATION ÉNERGÉTIQUE Le budget et les dépenses sont répartis par établissement mais sont gérés de façon centralisée par le Service des ressources matérielles. 4 SURVEILLANCE ET TRANSPORT DU MIDI Doit s autofinancer 5 ÉHDAA Ce fonds est destiné aux élèves handicapés, en difficulté d adaptation ou d apprentissage, et aux élèves à risque. Les sommes allouées ne peuvent être affectées à d autres clientèles. Les allocations versées doivent être utilisées principalement pour défrayer le coût des ressources humaines d accompagnement pour les élèves. La proportion des autres dépenses admissibles ne doit pas excéder 5 % du total des allocations du fonds. (réf. : Règles budgétaires des écoles) 6 SERVICE DE GARDE Doit s autofinancer J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 5

8 7 FONDS COLLECTIF Les dépenses d absences longue durée et de sécurité d emploi des établissements sont assumées collectivement par les écoles et les centres grâce à une contribution obligatoire basée sur la masse salariale de chaque établissement. Cela équivaut à une prime d assurances et évite à un établissement de devoir assumer à la fois la dépense d absence (ex. : assurance salaire) et le salaire de la personne qui effectue le remplacement. L établissement peut toutefois choisir de ne pas remplacer la personne absente. Il conserve alors la marge de manœuvre dégagée par le non remplacement, laquelle peut être affectée à d autres fins. (Réf. : Objectifs, principes et critères de répartition article 3.8) 8 FONDS À DESTINATION SPÉCIALE Les dons et les revenus provenant des activités de financement ainsi que les dépenses réalisées grâce à ces fonds doivent être enregistrés distinctement des activités courantes de l établissement. (art. 94 de la L.I.P.) 9 MASSE SALARIALE DES ENSEIGNANTS ET DES DIRECTIONS D ÉCOLES Le budget et les dépenses sont répartis par école mais sont gérés de façon centralisée par le Service des ressources financières. L école peut toutefois ajouter des ressources enseignantes à celles attribuées par la commission scolaire. Le coût sera alors défrayé par l école. Les centres assument la totalité des dépenses salariales des enseignants et de la direction. Elles sont imputées au fonds 0. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 6

9 Annexe B STRUCTURE D ACTIVITÉS 1XXXX ACTIVITÉS D ENSEIGNEMENT ET DE FORMATION 11XXX 12XXX 13XXX 14XXX 15XXX 18XXX ÉDUCATION PRÉSCOLAIRE ENSEIGNEMENT PRIMAIRE ENSEIGNEMENT SECONDAIRE GÉNÉRAL FORMATION PROFESSIONNELLE ENSEIGNEMENT PARTICULIER (EHDAA) FORMATION DES ADULTES 2XXXX ACTIVITÉS DE SOUTIEN À L ENSEIGNEMENT ET À LA FORMATION 21XXX 22XXX 23XXX 24XXX 25XXX GESTION DES ÉCOLES ET DES CENTRES (direction; secrétariat, imprimerie et reprographie d enseignement; réparation des manuels et volumes) MOYENS D ENSEIGNEMENT (bibliothèque; audio-visuel; informatique d enseignement) SERVICES COMPLÉMENTAIRES (orientation et information scolaire & professionnelle; psychologie; orthophonie; ergothérapie; psycho éducation et éducation spécialisée; animation sportive culturelle sociale; encadrement et surveillance; toxicomanie; soutien aux élèves ayant un handicap) SERVICES PÉDAGOGIQUES ET DE FORMATION D APPOINT (orthopédagogie; support à l intégration et francisation; cours d appoint; activités d enrichissement) ANIMATION ET DÉVELOPPEMENT PÉDAGOGIQUE J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 7

10 3XXXX SERVICES D APPOINT 31XXX 32XXX 34XXX 36XXX HÉBERGEMENT DES ÉLÈVES (aide à la pension) SERVICES ALIMENTAIRES TRANSPORT SCOLAIRE SERVICE DE GARDE 5XXXX ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES 51XXX 52XXX 53XXX 535XX 55XXX CONSEIL DES COMMISSAIRES ET COMITÉS GESTION (gestion des Services; frais bancaires; écart de petite caisse) SERVICES CORPORATIFS (informatique de gestion; téléphonie; imprimerie et reprographie de gestion; formulaires; télécopieur; photocopieur; messagerie; cellulaire; frais postaux; dépenses d informations) FRAIS CORPORATIFS (mauvaises créances; frais légaux; vérification; expertises médicales et autres frais corporatifs) PERFECTIONNEMENT 6XXXX ACTIVITÉS RELATIVES AUX BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES 61XXX 62XXX 63XXX ENTRETIEN ET AMORTISSEEMNT DES BIENS MEUBLES (achats de MAO; entretien de MAO; déménagement) CONSERVATION ET AMORTISSEMENT DES BIENS IMMEUBLES (entretien et réparations des immeubles; feu vol vandalisme) ENTRETIEN MÉNAGER J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 8

11 64XXX 65XXX 66XXX 679XX 68XXX 69XXX CONSOMMATION ÉNERGÉTIQUE (chauffage; éclairage) LOCATION D IMMEUBLES PROTECTION ET SÉCURITÉ CONSTRUCTION ET ACQUISITION D IMMEUBLES AMÉLIORATION, TRANSFORMATION ET RÉNOVATION MAJEURE DES IMMEUBLES SYSTÈMES D INFORMATION ET DE TÉLÉCOMMUNICATION 7XXXX ACTIVITÉS CONNEXES 72XXX 73XXX 74XXX 75XXX 76XXX 78XXX 79XXX FINANCEMENT PROJETS SPÉCIAUX (stagiaires) RÉTROACTIVITÉ DROITS DE SCOLARITÉ ET ENTENTES SÉCURITÉ D EMPLOI PRÊTS DE SERVICES ACTIVITÉS EXTRA SCOLAIRES (activités qui n ont pas de caractère pédagogique ou ne sont pas des services complémentaires au sens des régimes pédagogiques : bal de fin d année, magasin scolaire, etc.) 8XXXX REVENUS GÉNÉRAUX J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 9

12 Annexe C OBJET DE DÉPENSE - REVENU 1XX 2XX RÉMUNÉRATION CONTRIBUTIONS EMPLOYEUR 3XX FRAIS DE DÉPLACEMENT (frais de km, frais de repas, inscriptions à un perfectionnement) 4XX FOURNITURES ET MATÉRIEL (matériel didactique, logiciels, volumes de bibliothèque autres que ceux financés dans le cadre du programme triennal du MELS, manuels scolaires autres que dans le cadre de la réforme) 5XX SERVICES HONORAIRES ET CONTRATS (honoraires professionnels, location de biens, télécommunication, transport) 6XX CHARGES D INVESTISSEMENT NON CAPITALISABLES ET AMORTISSEMENT (montant inférieur à $) 7XX 8XX 9XX CHARGES D INVESTISSEMENT CAPITALISABLES (montant supérieur à $) (achat de mobilier, de manuels scolaires dans le cadre de la réforme, de volumes de bibliothèque, ordinateur, outillage) AUTRES CHARGES REVENUS J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 10

13 .2. LA LOI 180 ET LES RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE RESSOURCES FINANCIÈRES

14 LA LOI SUR L INSTRUCTION PUBLIQUE (LOI 180) DÉFINIT LES RÔLES, DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D ÉTABLISSEMENT. PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LES RESPONSABILITÉS FINANCIÈRES DU CONSEIL D ÉTABLISSEMENT SONT ÉNONCÉES AUX ARTICLES LISTÉS CI-APRÈS : CONSEIL D'ÉTABLISSEMENT D ÉCOLE Budget annuel 66. Le conseil d'établissement adopte son budget annuel de fonctionnement, voit à son administration et en rend compte à la commission scolaire. Renseignements Le budget maintient l'équilibre entre, d'une part, les dépenses et, d'autre part, les ressources financières allouées au conseil d'établissement par la commission scolaire. 81. Le conseil d'établissement fournit tout renseignement exigé par la commission scolaire pour l'exercice de ses fonctions, à la date et dans la forme demandée par cette dernière. Bilan d'activités 82. Le conseil d'établissement prépare et adopte un rapport annuel contenant un bilan de ses activités et en transmet une copie à la commission scolaire. Enseignement hors périodes 90. Le conseil d'établissement peut organiser des services éducatifs autres que ceux qui sont prévus par le régime pédagogique, y compris des services d'enseignement en dehors des périodes d'enseignement pendant les jours de classe prévus au calendrier scolaire ou en dehors des jours de classe, et des services à des fins sociales, culturelles ou sportives. Il peut aussi permettre que d'autres personnes ou organismes organisent de tels services dans les locaux de l'école. Fourniture de biens et services 91. Pour l'application de l'article 90, le conseil d'établissement peut, au nom de la commission scolaire et dans le cadre du budget de l'école, conclure un contrat pour la fourniture de biens ou services avec une personne ou un organisme. Il peut en outre exiger une contribution financière des utilisateurs des biens ou services offerts. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 12

15 Le projet d'un contrat visé au premier alinéa doit être transmis à la commission scolaire au moins vingt jours avant sa conclusion. Dans les quinze jours de sa réception, la commission scolaire peut indiquer son désaccord pour motif de non-conformité aux normes qui la régissent ; à défaut, le contrat peut être conclu. Revenus 92. Les revenus produits par la fourniture des biens et services visés à l'article 90 sont imputés aux crédits attribués à l'école. Sollicitation de dons ou de subventions 94. Le conseil d'établissement peut, au nom de la commission scolaire, solliciter et recevoir toute somme d'argent par don, legs, subventions ou autres contributions bénévoles de toute personne ou de tout organisme public ou privé désirant soutenir financièrement les activités de l'école. Budget annuel Il ne peut cependant solliciter ou recevoir des dons, legs, subventions ou autres contributions auxquels sont rattachées de conditions qui sont incompatibles avec la mission de l'école, notamment des conditions relatives à toute forme de sollicitation de nature commerciale. Les contributions reçues sont versées dans un fonds à destination spéciale créé à cette fin pour l'école par la commission scolaire ; les sommes constituant le fonds et les intérêts qu'elles produisent doivent être affectés à l'école. La commission scolaire tient pour ce fonds des livres et comptes séparés relatifs aux opérations qui s'y rapportent. L'administration du fonds est soumise à la surveillance du conseil d'établissement ; la commission scolaire doit, à la demande du conseil d'établissement, lui permettre l'examen des dossiers du fonds et lui fournir tout compte, tout rapport et toute information s'y rapportant. 95. Le conseil d'établissement adopte le budget annuel de l'école proposé par le directeur de l'école, et le soumet à l'approbation de la commission scolaire. CONSEIL D'ÉTABLISSEMENT DE CENTRE Les articles 66, 81, 82, 94 et 95 s appliquent au fonctionnement du Conseil d établissement du centre, compte tenu des adaptations nécessaires. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 13

16 Activité sociales ou culturelles Le Conseil d établissement peut organiser des services à des fins sociales, culturelles ou sportives, ou permettre que d autres personnes ou organismes organisent de tels services dans les locaux du centre. Biens et services Pour l application du présent article, le Conseil d établissement peut, au nom de la commission scolaire et dans le cadre du budget du centre, conclure un contrat pour la fourniture de biens ou services avec une personne ou un organisme. Il peut en outre exiger une contribution financière des utilisateurs des biens ou services offerts. Revenus Les revenus produits par la fourniture de ces biens et services sont imputés aux crédits attribués au centre. 1997, c. 96, a. 13. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 14

17 LA LOI SUR L INSTRUCTION PUBLIQUE (LOI 180) DÉFINIT LES RÔLES, DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS DES DIRECTIONS D ÉCOLE ET DE CENTRE. PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LES RESPONSABILITÉS FINANCIÈRES DES DIRECTIONS D ÉCOLE ET DE CENTRE SONT ÉNONCÉES AUX ARTICLES LISTÉS CI-APRÈS : DIRECTION D'ÉCOLE - CENTRE Besoins de l'école Le directeur de l'école, après consultation des membres du personnel de l'école, fait part à la commission scolaire, à la date et dans la forme que celle-ci détermine, des besoins de l'école pour chaque catégorie de personnel, ainsi que des besoins de perfectionnement de ce personnel. Besoins de l'école Le directeur de l'école, après consultation du conseil d'établissement, fait part à la commission scolaire des besoins de l'école en biens et services, ainsi que des besoins d'amélioration, d'aménagement, de construction, de transformation ou de réfection des locaux ou immeubles mis à la disposition de l'école. Gérance des ressources Le directeur de l'école gère les ressources matérielles de l'école en appliquant, le cas échéant, les normes et décisions de la commission scolaire ; il en rend compte à la commission scolaire. Budget annuel Le directeur de l'école prépare le budget annuel de l'école, le soumet au conseil d'établissement pour adoption, en assure l'administration et en rend compte au conseil d'établissement. Le budget maintient l'équilibre entre, d'une part, les dépenses et, d'autre part, les ressources financières allouées à l'école par la commission scolaire et les autres revenus qui lui sont propres. Le budget approuvé de l'école constitue des crédits distincts au sein du budget de la commission scolaire et les dépenses pour cette école sont imputées à ces crédits. À la fin de chaque exercice financier, les surplus de l école, le cas échéant, deviennent ceux de la commission scolaire. Toutefois, ces surplus doivent être portés aux crédits de l école pour l exercice financier suivant lorsque la convention de gestion et de réussite éducative conclue en application de l article y pourvoit. En cas de fermeture de l'école, les surplus et les fonds de celle-ci, le cas échéant, deviennent ceux de la commission scolaire. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 15

18 Politiques et règlements Le directeur de l'école participe à l'élaboration du plan stratégique, des politiques et des règlements de la commission scolaire. Fonctions et pouvoirs Le directeur de l'école exerce aussi les fonctions et pouvoirs que lui délègue le conseil des commissaires. Dispositions applicables À la demande de la commission scolaire, il exerce des fonctions autres que celles de directeur d'école Les articles à 96.26, s'appliquent au directeur du centre, compte tenu des adaptations nécessaires. Convention de gestion et de réussite éducative La commission scolaire et le directeur de chacun de ses établissements conviennent annuellement, dans le cadre d une convention de gestion et de réussite éducative, des mesures requises pour assurer l atteinte des buts fixés et des objectifs mesurables prévus à la convention de partenariat conclue entre la commission scolaire et le ministre. Un projet de la convention de gestion et de réussite éducative doit être soumis pour approbation au conseil d établissement après consultation du personnel de l établissement. La convention de gestion et de réussite éducative est établie en tentant compte du plan de réussite de l établissement et de sa situation particulière. Elle porte notamment sur les éléments suivants : 1. les modalités de la contribution de l établissement; 2. les ressources que la commission scolaire alloue spécifiquement à l établissement pour lui permettre d atteindre les buts fixés et les objectifs mesurables prévus; 3. les mesures de soutien et d accompagnement mises à la disposition de l établissement; 4. les mécanismes de suivi et de reddition de compte mis en place par l établissement. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 16

19 .3. PROCESSUS BUDGÉTAIRE

20 INTERVENANTS ÉTAPES ACTIVITÉS ÉLABORATION CONSULTATION DÉCISION 1 PLANIFICATION 1. Révision des OBJECTIFS, PRINCIPES CRITÈRES DE RÉPARTITION (voir doc page 21) Service des ressources financières (Sept.). Comité consultatif de gestion. Comité de parents. Comité EHDAA (LIP). Comité paritaire EHDAA CSA. Comité politiques pédagogiques (Sept. Oct.) Conseil des commissaires (Nov.) 2. Révision des RÈGLES BUDGÉTAIRES DES ÉCOLES ET CENTRES (Voir doc pages 30 et 50) Service des ressources financière et Comité consultatif S.R.F. (Oct. Déc.). Comité consultatif de gestion. Comité EHDAA (LIP). Comité paritaire EHDAA-CSA. Comité des relations de travail (Règles des centres) (Janvier - Mars) Conseil des commissaires (Mars) 3. Analyser les activités les concernant et établir les besoins, orientations, priorités et choix budgétaires (Avril Mai) a) écoles et centres Direction d'établissement Personnel des établissements Conseil d'établissement b) services Direction de services Direction générale c) commission scolaire Direction générale Comité consultatif de gestion Conseil des commissaires J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 18

21 INTERVENANTS ÉTAPES ACTIVITÉS ÉLABORATION CONSULTATION DÉCISION 2 PRÉPARATION 4. Répartition des enveloppes budgétaires aux unités administratives Service des ressources financières (Mars - Avril) 5. Établir le niveau de ressources de la Commission scolaire et simulation du budget de la Commission scolaire Service des ressources financières (Avril Mai) Comité consultatif de gestion 6. Établir la nature et le niveau des compressions, s'il y a lieu Direction générale (Avril - Mai) Comité consultatif de gestion 7. Préparation du budget initial : a) des établissements b) des services c) de la Commission scolaire Dir. d'établissement (Avril Mai) Direction de service (Avril Mai) Service des ressources financières (Mai - Juin) 3 8. Adoption des budgets des établissements et plans de redressement Direction d'établissement Conseil d'établissement (Avril Mai) DÉCISION 9. Approbation des budgets des établissements, plans de redressement; adoption du budget de la Commission scolaire, du taux de taxe et d'intérêt Service des ressources financières Conseil des commissaires (Juin) J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 19

22 INTERVENANTS ÉTAPES ACTIVITÉS ÉLABORATION CONSULTATION DÉCISION 4 GESTION ET CONTRÔLE 10. A justement des enveloppes des établissements 11. Révision budgétaire : Communiquer un état de situation financière, (suivi budgétaire) et des propositions de redressements s'il y a lieu a) des établissements b) services c) de la Commission scolaire Service des ressources financières (Oct. Déc. Mars Sept.) Dir. d'établissement (Sept. Oct. Déc. Mars et au besoin) Direction de service Service des ressources financières (Déc.) Conseil d'établissement Direction générale Conseil des commissaires (Janvier) 12. Établir les projections financières au 30 juin (Janvier Février) a) des écoles, centres, services b) de la commission scolaire 13. Production des états financiers de la Commission scolaire Direction de chaque unité administrative Service des ressources financières Service des ressources financières (Sept. Oct.) Conseil d établissement (pour information) (Février) Conseil des commissaires (pour information) (Avril) Conseil des commissaires (pour information) (Oct.) J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 20

23 PLANIFICATION BUDGÉTAIRE OBJECTIFS, PRINCIPES ET CRITÈRES DE RÉPARTITION BUDGÉTAIRE ENTRE LES ÉCOLES, LES CENTRES ET LA COMMISSION SCOLAIRE (article 275, L.I.P.) Orientations et cadre général de répartition des ressources Mars 2011 Version 1A J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 21

24 AVANT-PROPOS Ce document traite des objectifs, principes et critères de répartition des subventions de fonctionnement et de péréquation allouées par le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport, du produit de la taxe scolaire et des revenus de placement pour tenir compte des besoins des établissements et de la Commission scolaire. PHILOSOPHIE DE GESTION BUDGÉTAIRE Le Conseil des commissaires a précisé dans le cadre du processus budgétaire sa philosophie de gestion budgétaire et les principes directeurs. Rappelons que la Commission scolaire des Affluents adhère aux grandes orientations introduites en décembre 1997 dans la Loi sur l'instruction publique, particulièrement en ce qui concerne l'autonomie, la responsabilisation et l'imputabilité des établissements et des intervenants, ainsi que la répartition équitable des ressources. Ces orientations se sont concrétisées par une décentralisation partielle des pouvoirs et des ressources vers les établissements. Conséquemment, la Commission scolaire désire : adopter une approche budgétaire favorisant la responsabilisation et l'imputabilité, en tenant compte des particularités des milieux, en allouant les ressources à priori, en décentralisant en partie les ressources, dans le respect des règles budgétaires et des ressources disponibles; élaborer un processus budgétaire complet qui lui permet d'assumer pleinement son rôle d'accompagnement dans la réalisation et le contrôle au niveau des résultats; que la gestion budgétaire s'effectue dans un contexte de simplicité administrative et de soutien aux directions d établissement; favoriser l utilisation des budgets annuels des établissements dans le but d optimiser annuellement la mise en place de services auprès des élèves. PRINCIPES DIRECTEURS La Commission scolaire des Affluents vise à ce que le processus budgétaire : permette l'implication et la responsabilisation des directeurs d établissement, de centre et de service au processus d'élaboration du budget, et dans le cadre de la reddition de compte et de l'évaluation de l'atteinte des objectifs; soit conçu dans un cycle annuel en plusieurs étapes qui fait que la gestion budgétaire est une préoccupation pour les gestionnaires; permette à l'ensemble des intervenants d'en connaître les étapes, les responsabilités de chacun et de bien situer leur rôle dans le processus d'affectation et d'utilisation des ressources. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 22

25 ENCADREMENT LÉGAL L'article 275 de la Loi sur l'instruction publique encadre le processus de répartition budgétaire : La Commission scolaire répartit entre ses écoles, ses centres de formation professionnelle et ses centres d'éducation des adultes, de façon équitable, en tenant compte des inégalités sociales et économiques et des besoins exprimés par les établissements, les subventions de fonctionnement allouées par le ministre, y compris la subvention de péréquation le cas échéant, le produit de la taxe scolaire et les revenus de placement de tout ou partie de ce produit, déduction faite du montant que la Commission scolaire détermine pour ses besoins et ceux des comités de la Commission scolaire. La répartition doit prévoir les montants alloués au fonctionnement des conseils d'établissement. La Commission scolaire doit rendre publics les objectifs et les principes de répartition des subventions, du produit de la taxe scolaire et des autres revenus entre ses établissements et les critères afférents à ces objectifs et principes, ainsi que les objectifs, les principes et les critères qui ont servi à déterminer le montant qu'elle retient pour ses besoins et ceux des comités de la Commission scolaire. 1.0 OBJECTIFS 1.1 La répartition et l'utilisation des ressources doivent s'effectuer de façon à ce que les ressources disponibles soutiennent la grande priorité de la Commission scolaire des Affluents, soit la réussite scolaire des élèves. 1.2 Le budget de la Commission scolaire des Affluents doit respecter l'équilibre entre les revenus et les dépenses. Tout nouveau projet est financé à partir d une réallocation des ressources. 1.3 Les établissements, étant des unités autonomes, responsables et imputables et constituant le lieu de réalisation de la mission de la commission, doivent bénéficier de la plus grande marge budgétaire possible, tant au niveau des sommes disponibles qu'au niveau des règles de transférabilité. 1.4 La répartition des ressources entre les établissements doit être effectuée de façon équitable et transparente. 1.5 Les ressources octroyées à la commission pour son fonctionnement doivent lui permettre : de supporter l'action des établissements; de fournir aux établissements les services requis; de remplir les devoirs et obligations qui lui sont octroyés par la loi. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 23

26 2.0 PRINCIPES 2.1 La répartition des ressources financières s'effectue dans le respect des lois, règlements, conventions collectives, politiques et procédures s'appliquant à la Commission scolaire et à ses établissements. 2.2 La répartition des ressources financières doit permettre aux établissements de dispenser les activités éducatives prévues au régime pédagogique et d'assumer les activités administratives afférentes. 2.3 La répartition des ressources financières entre les établissements ne tient pas compte des revenus autonomes de ceux-ci (exemples : activités de financement, dons, revenus propres tels que vente de biens ou services). 2.4 La commission, tout en visant la décentralisation, gère certaines dépenses effectuées dans les établissements, telles que : a) transport des élèves matin et soir; b) perfectionnement du personnel autre que le personnel enseignant; c) gestion de la masse salariale des enseignants (excluant : la suppléance dépannage dans les écoles secondaires sauf pour les clientèles particulières identifiées par la Commission scolaire, ainsi que les dépassements d élèves dans les écoles secondaires); d) gestion de la masse salariale des directions d'école; e) gestion de la masse salariale des professionnels en adaptation scolaire; f) gestion des droits d'auteurs (volumes et vidéo); g) gestion des mesures d'appui pédagogique (Le Relais, cours d'été, session de reprise d examens, cours du samedi, Répit); h) animation spirituelle et engagement communautaire; i) les services de répartitrices pour les écoles primaires; j) coûts d énergie; k) activités reliées aux cafétérias; l) entretien et réparation majeurs; m) gestion des protocoles d'entente avec les villes; n) déneigement et tonte du gazon. Dans le cadre de la préparation du budget annuel de la Commission scolaire, une contribution financière des établissements pourrait être demandée pour financer l une ou l autre de ces dépenses. Les établissements seront informés des conditions d application de cette contribution. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 24

27 2.5 Le secteur de l'éducation des adultes et de l'enseignement professionnel doit s'autofinancer, une fois qu'il a reçu l'ensemble des revenus provenant du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport et sa portion de la taxe scolaire, déduction faite de sa quote-part du coût des services administratifs et corporatifs centralisés dont il bénéficie. 2.6 Règle de transférabilité pour les établissements : Les ressources financières allouées aux établissements pour les opérations courantes sont transférables d'un poste budgétaire à un autre, sauf lorsque les ressources sont allouées de façon spécifique. Une ressource allouée de façon spécifique n'est utilisable qu'à cette fin (exemples : perfectionnement des enseignants, allocations pour la clientèle à risque ou HDAA, mesures spécifiques du MELS); Les ressources financières allouées pour la clientèle à risque et HDAA doivent servir à défrayer principalement le coût des ressources humaines. La proportion des autres dépenses admissibles est précisée dans les Règles budgétaires des écoles; Les ressources financières allouées aux établissements par le budget d'investissement (exemple : fonds 1 (TIC), fonds 2 (manuels scolaires) ne sont pas transférables au budget d'opérations courantes; Les ressources financières allouées aux établissements pour les opérations courantes sont transférables au budget d'investissement. 2.7 Les coûts des projets pédagogiques locaux mis sur pied par les établissements doivent être assumés à même les ressources disponibles de l établissement. Il en sera de même pour les services parascolaires ou les services éducatifs dispensés au-delà des exigences du régime pédagogique. 2.8 Les coûts directs du transport du midi et de la surveillance du midi, tels qu établis par le Conseil d établissement, s autofinancent et tout surplus doit être utilisé pour le service aux usagers du transport du midi et de la surveillance du midi, selon les modalités prévues à l article Les services de garde s'autofinancent et tout surplus doit être utilisé pour le service aux usagers du service de garde, selon les modalités prévues à l article Des frais sont facturés annuellement aux services de garde : pour les dépenses assumées par les services de la commission : un certain pourcentage des revenus totaux de chaque service de garde excluant l allocation de démarrage, les contributions des parents aux activités, les commandites et les activités de financement; J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 25

28 Le taux facturé est basé sur les dépenses assumées par la Commission scolaire et adopté par le Conseil des commissaires. Ce taux demeure valide à moins d un changement significatif au niveau des paramètres utilisés; pour les dépenses assumées par les écoles : Une somme à déterminer par la direction de l école, après s être assurée de l accord du Conseil d établissement Règles de gestion concernant les surplus (déficits) des établissements : Lorsque le surplus d une école à la fin de l exercice est inférieur ou égal à 2 % des revenus de l un ou l autre des fonds 0 (opérations courantes), 4 (surveillance du midi) ou 6 (service de garde), le surplus est reportable à l année suivante. Par contre, lorsque le surplus est supérieur à 2 %, un maximum de 2 % sera reportable à l année suivante. La somme reportée devra être utilisée au cours du prochain exercice. Les surplus des centres de formation ne peuvent être reportés d une année à l autre. Cependant, afin de ne pas nuire au développement des centres, les surplus cumulés pourront être utilisés pour des projets d investissement préalablement autorisés par la direction générale. Un plan de redressement doit être présenté suite à un résultat déficitaire supérieur à 2 % des revenus, anticipé ou réel, dans un fonds. La durée du plan ne peut excéder la période suivante : 1 an, si le déficit est de 4 % ou moins des revenus; OU s il est de $ ou moins (fonds 0 et 6); s il est de $ ou moins (fonds 4); 2 ans, si le déficit est entre 4.1 % et 8 % des revenus; 3 ans, dans tous les autres cas. L établissement peut toutefois choisir une durée moindre que celle prévue ci-dessus. Les revenus servant à établir le pourcentage de surplus ou déficit correspondent au total de l enveloppe budgétaire excluant les surplus de l année précédente et les revenus autonomes du fonds 0 (opérations courantes). Le calcul est effectué distinctement pour chaque fonds. Les budgets réservés (encadrement des stagiaires, perfectionnement des enseignants, allocations supplémentaires dûment identifiées par la Commission scolaire) sont exclus du calcul. Le solde des budgets réservés au fonds 0 (opérations courantes), ne peut être déficitaire pendant plus d une année. Tout déficit résiduel sera automatiquement imputé au fonds 0 J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 26

29 3.0 CRITÈRES DE RÉPARTITION 3.1 Les allocations budgétaires des établissements sont réparties selon des critères relatifs : à la clientèle visée, selon le secteur d enseignement; à la superficie, au nombre et à l'âge des bâtiments; aux indices socio-économiques ou de réussite; aux codes de handicap des élèves HDAA. Des montants forfaitaires de base sont prévus pour tenir compte des petites écoles. Des allocations budgétaires spécifiques sont établies pour tenir compte du statut des écoles institutionnelles et des écoles dédiées. 3.2 Des enveloppes budgétaires spécifiques seront prévues par la Commission scolaire afin de : Tenir compte des inégalités sociales et économiques entre les écoles; Supporter les projets régionaux autorisés par le Conseil des commissaires; Rembourser les parents des coûts chargés par les écoles primaires pour le transport du midi et la surveillance du midi à compter du 3 e enfant de niveau primaire d'une même famille ayant droit au transport scolaire le matin et le soir. 3.3 À moins d indication contraire, les allocations réparties aux écoles selon des critères relatifs à la clientèle sont établies à priori sur la base des prévisions de clientèle établies par le Service de l organisation scolaire et sont ajustées à la hausse ou à la baisse, selon la clientèle officielle au 30 septembre. 3.4 Sous réserve de l article 3.6, le niveau des ressources humaines en personnel professionnel et en personnel de soutien est établi par chaque direction d'établissement, en tenant compte des ressources financières disponibles. 3.5 La répartition des effectifs enseignants au secteur des jeunes est effectuée par la commission entre les écoles, sur la base du calcul de la clientèle par niveau d enseignement et de l'application des règles de la convention collective des enseignants quant à la tâche d'enseignement et la formation des groupes. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 27

30 3.6 Les ressources humaines en adaptation scolaire dont la rémunération est assumée par la Commission scolaire, sont réparties entre les écoles par cette dernière en tenant compte des besoins exprimés par les écoles et selon les critères suivants : Minimum de service dans chaque école; Nombre et type de regroupement dans une école; Indice de milieu socio-économique (IMSE); Clientèle ciblée par les différentes ressources. 3.7 Un ajustement budgétaire est apporté aux enveloppes des écoles afin que le poids financier de la rémunération assumée par les écoles pour le personnel professionnel et le personnel technique, corresponde au salaire moyen de chaque corps d'emploi. 3.8 Un fonds collectif est établi pour les établissements afin de tenir compte des situations suivantes : absence pour maladie de plus de 5 jours ouvrables; accident de travail; congé parental; paiement au départ des banques de congés maladie non monnayables et des vacances annuelles qui doivent être versées à un employé de soutien qui prend sa retraite après le 1er juillet d une année scolaire; coûts de sécurité d emploi générés par les établissements, selon les modalités prévues à 3.9; coûts des libérations syndicales des employés professionnels et de soutien non remboursables par les syndicats; écarts positifs ou négatifs sur les plans de congé sabbatique à traitement différé; coûts des ententes et des règlements de griefs des employés professionnels et de soutien relativement à des responsabilités assumées par les établissements, lorsque ces coûts ne peuvent être imputés à un établissement donné. 3.9 Les coûts de sécurité d emploi générés par les établissements (incluant le personnel cadre autre que la direction) sont assumés par l établissement ayant procédé à l abolition du poste, selon les modalités suivantes : 75% des coûts - 1 ière année 25% par le fonds collectif 50% des coûts - 2 e année... 50% par le fonds collectif 25% des coûts - 3 e année % par le fonds collectif 0% des coûts à compter de la 4 e année % par le fonds collectif J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 28

31 Lorsque survient des abolitions de poste de techniciennes en éducation spécialisée (TES) ou de préposés aux élèves handicapés (PEH), les coûts de sécurité d emploi sont assumés en totalité par le fonds collectif. Exceptionnellement, la direction générale peut autoriser une dérogation à l application de l article 3.9 si un établissement subit une baisse significative de clientèle Lorsqu un élève régulier d une école secondaire est transféré à un centre d éducation des adultes après le 30 septembre, les allocations budgétaires correspondantes sont transférées au centre de formation qui accueille l élève, au prorata du nombre de mois à écouler à l année scolaire. Lorsqu un élève présent au 30 septembre n est pas financé par le MELS (ex. : élève en dépassement d âge) les allocations budgétaires correspondantes sont récupérées par la Commission scolaire. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 29

32 Service des ressources financières RÈGLES BUDGÉTAIRES DES ÉCOLES Ces règles permettent de répartir équitablement et de façon transparente, les ressources financières entre les établissements VERSION 1B MAJ110926AT

33 REMARQUES Les salaires utilisés dans le calcul des paramètres, sont basés sur le salaire moyen Les montants en grisé seront révisés lorsque les paramètres d allocation du MELS et le budget de certains services centralisés seront connus. Sont considérées écoles à plus d un bâtiment : l école institutionnelle Amédée-Marsan; l école institutionnelle Louis-Joseph-Huot; l école institutionnelle de Charlemagne; l école l Impact; l école Jean-De La Fontaine. Sont considérées écoles dédiées : Primaire : l école La Passerelle; l école Alphonse-Desjardins. Secondaire : l école l Impact; l école l Envolée; l école l Alizé. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 31

34 RESPONSABILITÉS QUE L ÉCOLE DOIT ASSUMER POUR L ENSEMBLE DE SA CLIENTÈLE FOURNITURES DE CLASSE MATÉRIEL DIDACTIQUE MANUELS SCOLAIRES ORGANISATION DES ACTIVITÉS IMPRIMERIE REPROGRAPHIE DÉPENSES INFORMATIQUES BIBLIOTHÈQUE AUDIO-VISUEL TIMBRES FRAIS DE REPRÉSENTATION DÉPENSES DIVERSES D ADMINISTRATION CONSEIL D ÉTABLISSEMENT LOCATION D ÉQUIPEMENTS ENTRETIEN DES BÂTIMENTS PEINTURE PRODUITS D ENTRETIEN MÉNAGER ENTRETIEN DU MAO ACHATS MAO RESPONSABLE D ÉCOLE (école sans adjoint) SALAIRES (sauf direction, direction adjointe d école, enseignants affectés par le Service de l organisation scolaire et services professionnels affectés par les SÉPEC) SURVEILLANCE TRANSPORT DU MIDI SERVICE DE GARDE (incluant les frais de services exigés par la CSA) PERFECTIONNEMENT DÉPENSES RELATIVES AUX SERVICES COMPLÉMENTAIRES TELS QUE : APPROCHE ORIENTANTE, VIE SCOLAIRE, SOUTIEN AUX ÉLÈVES HANDICAPÉS, TOXICOMANIE, ENCADREMENT ET SURVEILLANCE DES ÉLÈVES, COURS D APPOINT, ACTIVITÉS D ENRICHISSEMENT, ETC. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 32

35 FONCTIONNEMENT pour la totalité de la clientèle de l école (Fonds 0) dépenses de gestion, de fonctionnement et d entretien de l école; fournitures, matériel, activités éducatives, sportives, culturelles, sociales, pour l ensemble de la clientèle; frais de déplacement des élèves et du personnel dans le cadre des stages et sorties (au secondaire); TIC, volumes et manuels (autres que les achats à frais partagés : fonds 1 et 2) pour l ensemble de la clientèle; toutes les dépenses relatives à la toxicomanie et à l approche orientante; surveillance de l ensemble de la clientèle; cours à domicile pour l ensemble de la clientèle; les dépenses excédentaires du fonds 5 EHDAA, s il y a lieu. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 33

36 PRÉSCOLAIRE PRIMAIRE MONTANT PAR ÉLÈVE (totalité de la clientèle de l école)* Base : préscolaire 64,71 $ primaire 82,15 $ e 399 e élève 261,75 $ e 499 e élève 235,58 $ e 599 e élève 213,76 $ e 699 e élève 187,59 $ e e élève 161,41 $ e e élève 135,24 $ e e élève 109,06 $ MAO (construction avant 2007)* 5,24 $ MONTANT ADDITIONNEL PAR ÉLÈVE * Élève handicapé intégré dans une classe régulière (incl. codes 17 et 21) 30 $ Élève en regroupement 30 $ SUPERFICIE 1,07 $ / m 2 + si la superficie est inférieure à 2000 m $ - (superficie X 0,87 $) pour un maximum total de $ FORFAITAIRE École (sauf école dédiée) moins de 300 élèves $ 300 élèves ou plus $ École dédiée moins de 300 élèves $ 300 élèves ou plus $ École sans adjoint responsable d école ou si cela s applique, $ jumelage administratif d écoles $ Écoles sans adjoint ayant un indice total de 19 selon le modèle du service au personnel $ (allocation versée aussi la première année où l école perd son seul adjoint même si l indice n égale pas 19) École à plus d un bâtiment (école institutionnelle) PS PS-P ou P école sans direction adjointe $ $ école avec direction adjointe $ $ + si 3 e bâtiment $ $ * Les élèves 4 ans, scolarisés à la CSA, sont considérés dans le calcul de toutes les allocations mais à 50 % (N/A pour Passe-Partout). Les élèves 4 ans qui fréquentent exclusivement un CPE, sont exclus J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 34

37 ÉCOLES DÉDIÉES - SECONDAIRE MONTANT PAR ÉLÈVE Base : 136,43 $ e 599 e élève 561,90 $ e 699 e élève 529,24 $ e 799 e élève 496,58 $ e 899 e élève 463,89 $ e e élève 431,23 $ MAO (construction avant 2007) 8,66 $ Organisation des activités (absence de gymnase) (L Impact) 127,00 $ Technicien en laboratoire (L Impact) 83,60 $ Matériel périssable PPO (L Impact, L Alizé) 2,00 $ MONTANT ADDITIONNEL PAR ÉLÈVE Élève à l Impact («voies pratiques») 76,97 $ Élève en regroupement 1 er CYCLE Tous les parcours 20 $ 2 e CYCLE FMSS 331 $ FPT an $ FPT an $ FPT an $ Programmes adaptés 20 $ Formation continue 20 $ SUPERFICIE 1,25 $ / m 2 + si la superficie est inférieure à m $ ou si la superficie est entre m 2 et m $ FORFAITAIRE École dédiée L Impact $ L Envolée $ L Alizé $ École sans adjoint $ École à plus d un bâtiment école sans direction adjointe $ école avec direction adjointe $ + si 3 e bâtiment $ J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 35

38 AUTRES ÉCOLES QUE LES ÉCOLES DÉDIÉES - SECONDAIRE MONTANT PAR ÉLÈVE (totalité de la clientèle de l école) Base * 625,32 $ MAO (construction avant 2007) 8,66 $ Technicien de laboratoire 83,60 $ Matériel périssable PPO 2,00 $ MONTANT ADDITIONNEL PAR ÉLÈVE Élève handicapé intégré en classe régulière ou en classe-ressources (incl. codes 17 et 21) 20 $ Élève en regroupement 1 er CYCLE Tous les parcours 20 $ 2 e CYCLE FMSS 331 $ FPT an $ FPT an $ FPT an $ Programmes adaptés 20 $ Formation continue 20 $ FORFAITAIRE Surveillant sauveteur $ École à plus d un bâtiment ** école avec direction adjointe $ + si 3 e bâtiment $ du Coteau *** $ Jean-Baptiste-Meilleur *** $ Paul-Arseneau *** $ L Horizon *** $ Félix-Leclerc *** $ de l Amitié *** $ Léopold Gravel *** $ Le Prélude *** $ Des Rives *** $ Armand-Corbeil *** $ de l'odyssée *** $ des Trois-Saisons *** $ * Est ajusté en fonction de la variation de clientèle prise en compte lors de l établissement du montant forfaitaire. ** La partie relative à l entretien ménager est traitée dans le montant forfaitaire, plutôt que dans cette allocation. *** Établi selon l analyse du logiciel PROPRE qui prend en compte la clientèle, la superficie et les caractéristiques du bâtiment en termes d entretien ménager, de l année précédente. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 36

39 ALLOCATIONS SUPPLÉMENTAIRES CRÉATION PLACES ÉLÈVES Préscolaire : $ par groupe Primaire : $ par groupe Secondaire : $ par groupe S il y a augmentation de groupes en comparaison avec les 5 années précédentes : 100 % de l allocation. S il y a augmentation de groupes en comparaison avec les 4 années précédentes : 50 % de l allocation. S il y a augmentation de groupes en comparaison avec les 3 années précédentes : 25 % de l allocation. Évaluation par degré au régulier et dans les classes à effectifs réduits, ainsi que par type de classes à effectifs réduits. Pour les groupes à plus d une année d études, l évaluation se fait pour chacun des degrés. Une allocation est accordée dès que la création d un groupe à plus d une année d études constitue une augmentation de groupe par rapport à l un ou l autre des degrés, jusqu à un maximum de 1 groupe par classe à plus d une année d études. Sous réserve d une enveloppe budgétaire fermée. Si l enveloppe s avérait insuffisante, considérant le nombre de nouveaux groupes, ces montants seraient réduits proportionnellement. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 37

40 ALLOCATIONS SUPPLÉMENTAIRES TOXICOMANIE ( $) Répartition au prorata de la clientèle totale* du 3 e cycle du primaire et au secondaire multipliée par l indice de milieu socio-économique (IMSE) le plus récent disponible. APPROCHE ORIENTANTE Montant de base : $ au primaire $ écoles dédiées au secondaire $ autres écoles secondaires PERFECTIONNEMENT DES ENSEIGNANTS Montant de base : $ si moins de 15 ETP 700 $ si 15 ETP et plus + per capita selon le nombre d enseignants ETP PLAN D ACTION SUR LA LECTURE ( $) Répartition au prorata de la clientèle totale au 30 septembre de l année précédente. Une contribution de l école est aussi exigée. SUPPLÉANCE-DÉPANNAGE (écoles secondaires sauf écoles dédiées) ( $) Répartition au prorata de la clientèle totale au 30 septembre (celle de la mise à jour 1 à l enveloppe budgétaire) DÉPASSEMENT D ÉLÈVES (écoles secondaires) ( $) Répartition au prorata de la clientèle totale au 30 septembre (celle de la mise à jour 1 à l enveloppe budgétaire) *Correspondant à l année de l indice. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 38

41 ALLOCATIONS SUPPLÉMENTAIRES PROGRAMMES RÉGIONAUX ( $) Les projets financés sont ceux reconnus comme programmes régionaux avant le dépôt des grilles-matières au Conseil des commissaires (pour l année scolaire suivante) 50 % des frais d implantation jusqu à concurrence de $ par programme (non récurrent). Les dépenses doivent être effectuées l année précédant l entrée en vigueur du nouveau programme ou au cours de la première année d implantation. soutien annuel au fonctionnement : Allocation totale disponible ( $ MOINS le financement, non récurrent, des frais d implantation des nouveaux programmes, s il y a lieu) divisée par le total des élèves pondérés inscrits dans les programmes régionaux reconnus : Pondération : 1,0 élève inscrit à un programme régional : - académique (sciences, PEI, linguistique, école alternative, etc.) - sports - art dramatique, danse Pondération : 2,0 élèves inscrits à un programme régional : - arts plastiques, musique, communications = Montant par élève PROJET «MÈRE ADOLESCENTE» (École Armand-Corbeil) ( $) Allocation équivalente au salaire moyen d un technicien en travail social. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 39

42 ALLOCATIONS SUPPLÉMENTAIRES SOUTIEN À LA GESTION DES SERVICES DE GARDE ( $) (budget non transférable à d autres activités) pour chaque école ayant un service de garde : $ + per capita calculé en fonction des enfants inscrits sur une base régulière et sporadique au 30 septembre de l année précédente. EXPLORATION PROFESSIONNELLE Ajustement pour l élève ayant suivi le cours ministériel Exploration de la formation professionnelle. L allocation correspond au produit du nombre de cours sanctionné par un montant par cours de : 83 $ pour les cours de 2 unités ( ou ) 207 $ pour les cours de 4 unités ( ou ) J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 40

43 ALLOCATIONS SUPPLÉMENTAIRES (fonds 1) NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION ( $) École primaire : $ de base + montant par élève au 30 septembre 2011 École secondaire : $ de base pour l Impact, l Envolée et l Alizé + montant par élève au 30 septembre 2011 J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 41

44 SERVICES SPÉCIALISÉS pour la clientèle à risque et HDAA de l école (Fonds 5) Services d accompagnement pour les élèves : reconnus avec un code d handicap, de difficulté d adaptation ou d apprentissage (HDAA) à risque On entend par élèves à risque, des élèves qui présentent des facteurs de vulnérabilité susceptibles d influer sur leur apprentissage ou leur comportement et peuvent ainsi être à risque notamment au regard de l échec scolaire ou de la socialisation (référence : annexe XIX convention collective des enseignants). Libérations d enseignants pour : la préparation et le suivi des plans d intervention; la préparation de matériel destiné exclusivement à la clientèle HDAA Enseignants (en sus de ceux alloués par le SOS) afin de réduire le ratio d élèves/enseignant; Surveillance du midi dans les écoles dédiées au primaire et dans les regroupements DIM-TED ou TRP au secondaire; Équipement ou matériel adapté visant à pallier les limitations d un élève jusqu au % maximum fixé dans les règles budgétaires. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 42

45 Les ressources financières allouées pour la clientèle à risque, en difficulté d adaptation, d apprentissage ou handicapée doivent servir principalement à défrayer le coût des ressources humaines. La proportion des autres dépenses admissibles ne doit pas excéder 5 % du total du fonds. Les allocations ne sont pas transférables à d autres clientèles. COMITÉ-CONSEIL SÉPEC Les demandes budgétaires additionnelles* découlant de situations particulières ou de l attribution d un code de difficulté confirmé après la période de déclaration de clientèle HDAA au MELS, seront analysées par les S.E.P.E.C., approuvées par la direction générale et financées par l ensemble des écoles sous la forme d un per capita. Après la ponction, les surplus au fonds 5 des écoles, s il y a lieu, seront récupérés et distribués aux autres écoles afin de réduire leur ponction. * Pour les écoles ayant fait une demande budgétaire additionnelle, les allocations seront versées aux écoles si leur fonds 5 est déficitaire après que soit appliquée la contribution du fonds 0 au fonds 5 prévue au budget. Les économies réalisées par les écoles au cours de l année (ex. : non remplacement du personnel) viennent d abord financer les demandes additionnelles et ne peuvent réduire la contribution du fonds 0 au fonds 5. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 43

46 PRÉSCOLAIRE PRIMAIRE PRÉSCOLAIRE * PRIMAIRE Élèves en regroupement ou dans les écoles dédiées Élèves intégrés dans une classe régulière Élèves en regroupement ou dans les écoles dédiées Élèves intégrés dans une classe régulière SERVICES COMPLÉMENTAIRES Forfaitaire par groupe** Per capita Forfaitaire par groupe** Per capita Difficultés d apprentissage (01) S / O N / A $ N / A Difficultés d adaptation (12) S / O N / A $ N / A Troubles graves de comportement (14) S / O N / A $ S / O Difficulté intellectuelle légère (21) S / O $ $ $ Déficience intellectuelle profonde (23) S / O $ S / O $ Déficience intellectuelle moyenne à sévère (24) $ $ $ $ Déficience motrice légère (33) S / O $ S / O $ Déficience langagière (34) ou dyspraxie sévère (17) $ $ $ $ Déficience motrice grave (36) S / O $ S / O $ Troubles envahissants du développement (50) $ $ $ $ Troubles relevant de la psychopathologie (53) $ $ $ $ Déficience atypique (99) S / O $ S / O $ Déficience visuelle (42) Déficience auditive (44) Budget «Itinérance» centralisé aux SÉPEC Budget «Itinérance» centralisé aux SÉPEC Dans le cas d un élève HDAA inscrit à la CSA après le 30 septembre, l allocation prévue aux règles budgétaires sera versée au prorata du nombre de mois suivant l arrivée de l élève sans aucune condition. Dans le cas d un élève qui obtient un code de difficulté après le 30 septembre, l allocation prévue aux règles budgétaires sera pré autorisée au prorata du nombre de mois suivant la confirmation du code. Cette allocation budgétaire additionnelle sera versée en autant que l école fasse la démonstration de l ajout de services et si le fonds 5 est déficitaire au 30 juin après que soit appliquée la contribution du fonds 0 au fonds 5 prévue au budget. * L allocation au préscolaire est réduite de moitié pour les élèves 4 ans handicapés, scolarisés à demi-temps à la CSA. Les élèves reconnus handicapés au sens de la Loi assurant l exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire professionnelle et sociale mais dont le handicap ne correspond pas aux catégories du MELS, sont déclarés code 98 et financés comme un code 21 intégré. ** Les classes TED-DIM sont financées comme les classes DIM J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 44

47 PRÉSCOLAIRE PRIMAIRE ENFANT DE 4 ANS FRÉQUENTANT EXCLUSIVEMENT UN CPE Une allocation pourra être autorisée par les SEPEC dans les 2 situations suivantes : 1) Le CPE accueille un enfant de 4 ans qui a un diagnostic reconnaissant son handicap ou qui respecte les critères d un code 98 ou 99 et qui est en attente de services auprès d un centre de réadaptation public Une allocation maximale correspondant à 20 heures annuelles de services professionnels offertes à l enfant ou en soutien au CPE pourra être accordée. S il s agit de ressources professionnelles, le service sera offert et aucune allocation ne sera versée. 2) L enfant nécessite un encadrement exceptionnel Une allocation maximale de $ pourra être accordée. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 45

48 SECONDAIRE ÉLÈVES INTÉGRÉS Élèves handicapés intégrés dans une classe régulière ou classe-ressources Montant par élève SERVICES D APPOINT SERVICES COMPLÉMENTAIRES : Difficulté intellectuelle légère (21) $ Déficience intellectuelle profonde (23) $ Déficience intellectuelle moyenne à sévère (24) $ Déficience motrice légère (33) $ Déficience langagière (34) ou dyspraxie sévère (17) $ Déficience motrice grave (36) $ Troubles envahissants du développement (50) $ Troubles relevant de la psychopathologie (53) $ Déficience atypique (99) $ Déficience visuelle (42) Déficience auditive (44) Budget «Itinérance» centralisé aux SÉPEC Dans le cas d un élève HDAA inscrit à la CSA après le 30 septembre, l allocation prévue aux règles budgétaires sera versée au prorata du nombre de mois suivant l arrivée de l élève sans aucune condition. Dans le cas d un élève qui obtient un code de difficulté après le 30 septembre, l allocation prévue aux règles budgétaires sera pré autorisée au prorata du nombre de mois suivant la confirmation du code. Cette allocation budgétaire additionnelle sera versée en autant que l école fasse la démonstration de l ajout de services et si le fonds 5 est déficitaire au 30 juin après que soit appliquée la contribution du fonds 0 au fonds 5 prévue au budget. Les élèves reconnus handicapés au sens de la Loi assurant l exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire professionnelle et sociale mais dont le handicap ne correspond pas aux catégories du MELS, sont déclarés code 98 et financés comme un code 21 intégré. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 46

49 SECONDAIRE ÉLÈVES EN REGROUPEMENT TYPE DE REGROUPEMENT Forfaitaire par groupe (1) DAP (1 er cycle) : CC1/DAP1, CC2/DAP2, CC3/DAP $ DAP (FMSS) $ (2) DAP (FPT an 1) $ (3) DAP (FPT an 2) $ DAP (FPT an 3) $ Pré DEP (15 OU 16 ans) : PA2/PR2, PA3/PR3, PA4/PR $ TC $ VP $ DIM, DIM-TED $ DL $ TED $ TRP $ Dans le cas d un élève HDAA inscrit à la CSA après le 30 septembre, l allocation prévue aux règles budgétaires sera versée au prorata du nombre de mois suivant l arrivée de l élève sans aucune condition. Dans le cas d un élève qui obtient un code de difficulté après le 30 septembre, l allocation prévue aux règles budgétaires sera pré autorisée au prorata du nombre de mois suivant la confirmation du code. Cette allocation budgétaire additionnelle sera versée en autant que l école fasse la démonstration de l ajout de services et si le fonds 5 est déficitaire au 30 juin après que soit appliquée la contribution du fonds 0 au fonds 5 prévue au budget. Les élèves reconnus handicapés au sens de la Loi assurant l exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire professionnelle et sociale mais dont le handicap ne correspond pas aux catégories du MELS, sont déclarés code 98 et financés comme un code 21 intégré. (1) (2) (3) Le type de regroupement est établi selon le nombre majoritaire d élèves de ce groupe qui ont le même code d handicap ou de difficulté Formation à un métier semi-spécialisé Formation préparatoire au travail J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 47

50 ALLOCATIONS SUPPLÉMENTAIRES CLIENTÈLE MELS-MSSS (École L Horizon) ( $) Allocation équivalente au salaire moyen d un psychoéducateur. INÉGALITÉS SOCIO-ÉCONOMIQUES ( $) Allocation aux écoles ayant un indice SFR de 20 ou plus. Répartition au prorata de la clientèle totale* multipliée par l indice du seuil de faible revenu (SFR) le plus récent disponible. SOUTIEN AUX ÉLÈVES À RISQUE, HANDICAPÉS, EN DIFFICULTÉ D ADAPTATION OU D APPRENTISSAGE (SIAA) ( $) Per capita variable selon l indice socio-économique (IMSE) le plus récent disponible, multiplié par la clientèle*, pondérée par 1 (rangs déciles 8 à 10). SOUTIEN AUX ÉLÈVES À RISQUE, HANDICAPÉS, EN DIFFICULTÉ D ADAPTATION OU D APPRENTISSAGE (écoles de rang décile 1 à 7) (Primaire $) (Secondaire $) Per capita variable selon l indice socio-économique (IMSE) le plus récent disponible, multiplié par la clientèle*, pondérée par 0,25 (rang décile 1 à 4) ou par 0,50 (rang décile 5 à 7). N.B. : La part des écoles primaires est réduite de $, somme contribuant au financement des services d orthopédagogie. * Correspondant à l année de l indice J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 48

51 FINANCEMENT DU NOUVEAU MODÈLE D ORGANISATION DES SERVICES Afin de financer le nouveau modèle d organisation des services offerts à la clientèle à risque et HDAA, les allocations suivantes sont retirées des règles budgétaires : Per capita Élèves en regroupement selon le type d handicap ou de difficulté; Montant par élève au préscolaire... (59,32 $); Montant par élève au secondaire... (25,93 $); Montant forfaitaire par classe-ressources... (1 000 $); Allocation supplémentaire Réussite éducative au secondaire; Allocation supplémentaire 90 % de l allocation Inégalités socio-économiques; Financement des orthopédagogues au primaire. L ajustement négatif qui servait à financer les services centralisés (cours d été, cours du samedi, le Relais, les Sauterelles et le Répit-Transit) ne s applique plus. De plus, aucune modulation au montant forfaitaire alloué aux classes régionales HDAA ne sera appliquée. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 49

52 Service des ressources financières RÈGLES BUDGÉTAIRES DES CENTRES Ces règles permettent de répartir équitablement et de façon transparente, les ressources financières entre les établissements VERSION 1 MAJ110926AT J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 50

53 GESTION DES CENTRES ETP scolaires DE RÉFÉRENCE RETENUS (réf. : document B du MELS) X PER CAPITA DE LA TAXE SCOLAIRE, INDEXÉ (réf. : document B du MELS) X PONDÉRATION SELON LA catégorie D'EFFECTIFS SCOLAIRES 1,03... FGA 1,10... FP ENTRETIEN... 19,33 $ / m 2 ÉCONOMIES / TÉLÉPHONIE IP $ / ETP J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 51

54 RÈGLES DE PARTAGE DES ALLOCATIONS ENTRE LES CENTRES FORMATION GÉNÉRALE DES ADULTES Enveloppe MELS : au prorata des ETP réalisés par chaque centre au cours de l'avant-dernière année. Gestion des centres : au prorata des ETP réalisés par chaque centre au cours de l'avant-dernière année. Allocations supplémentaires et quote-part du solde de l ajustement négatif MELS : au prorata des ETP réalisés par chaque centre au cours de l'avantdernière année. MAO - AMT : au prorata des ETP réalisés par chaque centre au cours de l'avant-dernière année. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 52

55 RÈGLES DE PARTAGE DES ALLOCATIONS ENTRE LES CENTRES FORMATION PROFESSIONNELLE Gestion des centres : au prorata des programmes offerts par chaque centre. (Réf. : certification finale MELS de l'année de référence retenue dans le calcul des ETP au document B du MELS). Allocations supplémentaires et quote-part du solde de l ajustement négatif MELS : au prorata des programmes offerts par chaque centre. (Réf. : certification finale MELS de l'année de référence retenue dans le calcul des ETP au document B du MELS). MAO - AMT : selon les programmes offerts par chaque centre. (Réf. : allocation du document I du MELS, annexe 2). AJUSTEMENT DU SALAIRE MOYEN DES ENSEIGNANTS : compte tenu que le financement par ETP est établi sur la base du salaire moyen CSA, un ajustement entre les deux centres est calculé afin de refléter le salaire moyen des enseignants de chacun des centres. Ce même calcul est établi à partir des salaires utilisés par le MELS pour fixer le facteur d ajustement. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 53

56 ALLOCATIONS SUPPLÉMENTAIRES SOUTIEN DES TECHNOLOGIES INFORMATIQUES EN FORMATION GÉNÉRALE DES JEUNES ET DES ADULTES (5 867 $) Formation générale des adultes per capita - ETP financés MELS (document F) SOUTIEN À L'INFORMATION ET À L'ORIENTATION SCOLAIRE ET PROFESSIONNELLE $ / centre en formation professionnelle $ / centre en formation générale des adultes NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L INFORMA- TION ET DE LA COMMUNICATION (FONDS 1) Formation générale des adultes ( $) per capita ETP financés MELS (document F) J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 54

57 .4. RAPPORTS ET FORMULAIRES PRESCRITS

58 4.1 PRÉPARATION ET ADOPTION DU BUDGET Différents formulaires ou rapports sont fournis lors de la préparation du budget initial. Le Service des ressources financières fournit à chaque établissement, une «enveloppe budgétaire». Celle-ci est établie en fonction de la clientèle et des règles budgétaires adoptées (voir chapitre 3). Cette enveloppe budgétaire est mise à jour jusqu à 4 fois par an afin de tenir compte de la clientèle réelle au 30 septembre ou de nouvelles allocations. Cette modification du niveau de ressources devrait donner lieu chaque fois à une révision du budget par l établissement. Exemple : Page 60 Puisque le Conseil des commissaires doit approuver les budgets et plans de redressement de chaque établissement, il est nécessaire d avoir des formulaires sommaires identiques pour tous les établissements. Ces formulaires doivent être accompagnés des résolutions appropriées du Conseil d établissement. Exemple : Page 73 Lors de l adoption du budget initial, le Conseil d établissement (CE) doit aussi adopter une règle de transférabilité autorisant la direction d établissement à effectuer des TRANSFERTS BUDGÉTAIRES. Certaines restrictions sont toutefois imposées à tous les établissements : Exemple : Page 89 La règle de transférabilité s applique aux TRANSFERTS BUDGÉTAIRES seulement. D autres règles restreignent les TRANSFERTS DE DÉPENSES effectués par l établissement. Ainsi, certaines règles quant au type de dépenses admissibles sont imposées par «Objectifs, principes et critères de répartition budgétaire» ou par les «Règles budgétaires du MELS» : FONDS 1 Achat d équipement informatique (micro-ordinateur, système d exploitation, logiciels de base intégrés, adaptation requises pour les élèves handicapés, matériel périphérique) destiné aux élèves dans le cadre de leur apprentissage ou aux enseignants pour leurs activités de planification ou d enseignement. Le financement provient d une allocation spécifique du MELS. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 56

59 FONDS 2 Achat de manuels scolaires, guides pédagogiques et ouvrages de référence approuvés par le MELS suite à la réforme du curriculum (fin du programme le 30 juin 2011); Matériel de laboratoire pour l enseignement des programmes de science et de technologie au secondaire (matériel pour les salles de préparation, matériel de base pour les laboratoires, équipement d observation et accessoires, instruments de mesure, matériel de démonstration, équipement informatique) (fin du programme le 30 juin 2012). Dans les deux cas, le financement provient d une allocation spécifique du MELS. FONDS 4 Coûts directs du transport et de la surveillance du midi, tels qu établis par le Conseil d établissement (Objectifs, principes et critères de répartition - art. 2.8) FONDS 5 Les ressources doivent servir uniquement à la clientèle à risque, handicapée, en difficulté d adaptation ou d apprentissage Les ressources doivent servir principalement (95 %) à défrayer le coût des ressources humaines en service auprès de cette clientèle (Objectifs, principes et critères de répartition - art. 2.6) FONDS 6 La quote-part des dépenses de conciergerie, de matériel, de gestion administrative etc. imputée au service de garde, doit obtenir l accord du Conseil d établissement (Objectifs, principes et critères de répartition - art. 2.9) FONDS 8 Le fonds à destination spéciale (fonds 8 et compte 03470) ne peut en aucun cas, être affecté à d autres fins que celles adoptées par résolution par le Conseil d établissement. Un rapport a été préparé à l intention des Conseils d établissement. Exemple : page 98 J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 57

60 La direction d établissement N EST PAS AUTORISÉE À TRANSFÉRER LES REVENUS des fonds 4 (transport et surveillance du midi), 6 (service de garde), 8 (fonds à destination spéciale, incluant le compte 03470) à d autres fonds, à moins qu il s agisse de corriger une erreur d imputation. Compte tenu qu il s agit d allocations ou de revenus spécifiques, il ne peut y avoir de transfert budgétaire : a) Du fonds : 1 TIC 2 (manuels scolaires et matériel de laboratoire de sciences au secondaire) 4 (surveillance-transport du midi) 5 (ÉHDAA) ou 6 - (service de garde) Vers le fonds : 0 (opérations courantes) b) ou entre les fonds 1, 2, 4, 5 et 6 Il en est de même pour tout transfert impliquant: Les champs d activités : (perfectionnement des enseignants) (stagiaires) (soutien au service de garde) (plan à la lecture) Les mesures : Formation continue (30025) Écoles en forme et en santé (FORME) Aide aux devoirs (PAD) Classes multi niveaux (CMULTI) Il ne peut y avoir de transfert budgétaire à partir de ces postes budgétaires ou entre ces postes budgétaires. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 58

61 4.2 SUIVI DU BUDGET D autres rapports de suivi budgétaire peuvent être produits par le système comptable, selon la nature des besoins exprimés par le Conseil d établissement. Exemples : Rapport par projet Rapport par structure d activité et objet de dépense Rapport par champ d activité Rapport par objet de dépense 4.3 CONFIRMATION DES RÉSULTATS Habituellement, vers la mi-septembre, le Service des ressources financières confirme à chaque établissement les résultats réels de l exercice précédent. Un document faisant état de l écart entre les résultats réels et celui anticipé lors de la préparation du budget, est fourni. Enfin, des marges de manœuvre sont identifiées ou des mises en garde sont communiquées via ce rapport. Exemple : Page 91 J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 59

62 ENVELOPPE BUDGÉTAIRE Exemple : École primaire X J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 60

63 J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 61

75 FORMULAIRES PRESCRITS Pour l approbation par le Conseil des commissaires du budget initial et d un plan de redressement (s il y a lieu) J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 73

91 RÉSOLUTION RELATIVE À LA RÈGLE DE TRANFÉRABILITÉ J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 89

93 CONFIRMATION DES RÉSULTATS De l exercice précédent Exemple : Exercice Fin de l exercice = 30 juin 2011 Anticipation du résultat lors de la préparation du budget , en mai 2011 Confirmation du résultat vers la mi-septembre 2011 J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 91

94 Résultats et impacts sur le budget RÉSULTATS RÉELS AU 30 JUIN 2011 A RÉSULTATS PRÉVUS AU 30 JUIN 2011 AU BUDGET INITIAL DE B SURPLUS AU AU 30 JUIN 2011 NON RECONDUITS C IMPACT SUR LE BUDGET FAVORABLE (DÉFAVORABLE) D (A-B-C) FONDS 0 -OPÉRATIONS COURANTES Surplus (Déficit) libre Budgets réservés : Soutien SDG (21110) Perfectionnement enseignants (552XX) Stagiaire (73100) Plan à la lecture PAD FORME CMULTI Classes-cycle FONDS 1 -NTIC NTIC - FONDS 2 -INVESTISSEMENTS Laboratoire de sciences - FONDS 4 -SURVEILLANCE DES DÎNEURS / TRANSPORT Surplus (Déficit) libre FONDS 5 -SOUTIEN ADDITIONNEL À LA CLIENTÈLE À RISQUE ET HDAA Surplus (Déficit) libre FONDS 6 -SERVICE DE GARDE Surplus (Déficit) libre (1 000) Note 1 : Les surplus (ou déficits) au 30 juin 2011 seront reconduits dans l'année J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 92

95 .5. FONDATION, FONDS À DESTINATION SPÉCIALE, DONS ET ACTIVITÉS DE FINANCEMENT

96 Il importe d abord de clarifier certaines notions. A) OSBL (ORGANISME SANS BUT LUCRATIF) 1 ET ORGANISME DE BIENFAISANCE ENREGISTRÉ Ce n est pas parce que le mot «Fondation» se retrouve dans le nom de l organisation que cela en fait une fondation au sens fiscal du terme. Il s agit souvent d un simple OSBL. Un organisme de bienfaisance enregistré peut être : une œuvre de bienfaisance une fondation publique une fondation privée Qu elle est la différence entre un organisme de bienfaisance enregistré et un OSBL? La différence réside essentiellement dans la possibilité, pour un organisme de bienfaisance enregistré, d émettre des reçus pour dons de charité. Ces reçus permettent à leurs donateurs d obtenir une réduction d impôts. L organisme de bienfaisance enregistré étant une entité juridique distincte, la commission scolaire ne peut s impliquer dans sa gestion. Dans une fondation publique, pas plus de 50 % des administrateurs, dirigeants et autres responsables peuvent être liés (par exemple : direction d école, le personnel de l école, un commissaire, un parent membre du CE). L organisme doit demander l autorisation de la commission scolaire pour utiliser le nom d un établissement et respecter les règles que pourraient lui imposer la commission scolaire (réf. : Recueil de gestion, Pratique 3.1). La fondation qui tient des activités de financement et demande pour ce faire la collaboration du personnel ou des élèves de l établissement, ne peut le faire que si le Conseil d établissement l autorise (résolution du Conseil d établissement requise). 1 Au fédéral on retrouve plutôt l acronyme OBNL (organisme à but non lucratif) J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 94

97 B) CRÉER UNE FONDATION? Exige un milieu dynamique. Exige suffisamment de personnes indépendantes pour assurer la pérennité de la fondation. Avoir l assurance que l essentiel des dons profitera à VOTRE établissement. Utile s il y a des pressions répétées pour émettre des reçus d impôt pour dons en espèces inférieurs à 100 $... rare! Requis pour demander une licence de tirage ou autre permis auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux. Demande du temps, du temps et du temps pour la créer et assurer les nombreuses obligations légales liées à son fonctionnement. C) ALTERNATIVE À LA CRÉATION D UNE FONDATION? La création d un OSBL, sans demande d enregistrement au titre d organisme de bienfaisance, n est pas autorisée par la commission scolaire. La L.I.P. a introduit, en 1988, l article 94 qui visait à plus de transparence à l égard des sommes importantes recueillies lors des activités de financement. On ne saurait contourner la Loi en permettant que ces sommes soient versées à un OSBL contrôlé par l établissement ou son personnel. On ne peut faire indirectement, ce qu on ne peut faire directement. Grâce à cet article de la Loi, l établissement peut obtenir tous les avantages d une fondation sans les inconvénients (sauf la possibilité d obtenir une licence de tirage). L article 94 précise que c est le Conseil d établissement qui peut solliciter et recevoir une somme d argent par don. Un don de bien peut être fait seulement à la commission scolaire, qui le mettra ensuite à la disposition de l établissement. Il ne peut y avoir une condition rattachée au don qui est incompatible avec la mission de l établissement. Les activités de financement organisées par l établissement doivent être préalablement autorisées par le Conseil d établissement, de même que l usage qui sera fait de ces fonds (résolution du Conseil d établissement requise). La direction d établissement ne peut utiliser ces fonds à d autres fins que celles pour lesquelles le Conseil d établissement a donné son autorisation. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 95

98 Les dons et les revenus d activités de financement sont comptabilisés dans un compte, qui peut être considéré comme l équivalent d un compte de banque détenu par la CSA au bénéfice de l établissement (XXX ) + projet. Les dépenses engagées pour réaliser les activités de financement ou les achats effectués grâce aux dons ou revenus d activités accumulés, sont enregistrées au fonds à destination spéciale (XXX-8-XXXXX-XXX) + projet. Chaque mois le Service des ressources financières rembourse les dépenses comptabilisées au fonds 8 en transférant les revenus équivalents du «compte de banque» (03470). La commission scolaire est tenue de verser des intérêts sur le solde de ce fonds. Les ristournes TPS TVQ sur les dépenses du fonds 8 sont conservées à ce fonds. Les rapports peuvent être produits par les logiciels DOFIN et INFINI. Le Conseil d établissement ne peut émettre un reçu de charité pour fins d impôts. Toutefois la commission scolaire peut le faire puisqu elle est un organisme de bienfaisance enregistré. Pour ce faire l établissement doit faire parvenir au Service des ressources financières, une demande d émission de reçu. La commission scolaire émet des reçus seulement si le don en espèces est de 100 $ ou plus. S il s agit du don d un bien, l établissement doit obtenir une évaluation écrite de la valeur du bien, d une personne ou organisme indépendant du donateur. La valeur établie doit être supérieure à 500 $ pour qu il y ait émission d un reçu de don de charité. J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 96

99 «COMPTE DE BANQUE» DU FONDS À DESTINATION SPÉCIALE (03470) FONDS À DESTINATION SPÉCIALE (FONDS 8) Revenu : année courante Dépenses du mois Solde du début ,59 $ Intérêts 38,44 $ Achat de chocolat pour (998,72) $ l activité de financement Don 1 013,00 $ Souper spaghetti 8 894,90 $ Achat d un jeu pour le (4 981,31) $ parc-école Vente de chocolat 2 035,00 $ Total ,93 $ Total (5 980,03) $ Transfert au fonds 8 par (5 980,03) $ 5 980,03 $ écriture de journal pour rembourser les dépenses du mois SOLDE ,90 $ SOLDE 0,00 $ J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 97

100 FONDS À DESTINATION SPÉCIALE RAPPORT FINANCIER PAR PROJETS UNITÉ ADMINISTRATIVE : ÉCOLE : PROJET NO. COMPTE MONTANT DÉPANNAGE Aide aux élèves dans le besoin Fonds à destination spéciale...revenus XXX ,00 $ Anim. Spr. Cult. Soc....Autres dépenses XXX (826,50) $ Solde du projet 442,50 $ FONDATION Solde participation fondation cour école Fonds à destination spéciale...revenus XXX ,25 $ Enseignement primaire....matériel didactique XXX (3 284,27) $ Solde du projet 101,98$ INT INTÉRÊTS SUR FONDS À DESTINATION SPÉCIALE Fonds à destination spéciale...revenus XXX ,99 $ Solde du projet 742,99 $ PROJET A DESCRIPTION PROJET A Fonds à destination spéciale...revenus XXX ,00 $ Activité extrascolaire...autres dépenses XXX (713,97) $ Solde du projet 1 286,03 $ J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 98

101 FONDS À DESTINATION SPÉCIALE RAPPORT FINANCIER PAR PROJETS UNITÉ ADMINISTRATIVE : ÉCOLE : PROJET NO. COMPTE MONTANT PROJET B DESCRIPTION PROJET B Fonds à destination spéciale...revenus XXX ,00 $ Anim. Sport. Cult. et surnuméraire....autres dépenses XXX (160,08) $ Activités parascolaires...assurance-e XXX (2,46) $ Activités parascolaires...rrq XXX (7,14) $ Activités parascolaires...ramq XXX (6,84) $ Activités parascolaires...santé SÉCURITÉ XXX (1,36) $ Activités parascolaires...ass. COLLECTIVE XXX (2,09) $ Activités parascolaires...rqap XXX (1,02) $ Anim. Spr. Cult. Soc....Autres dépenses XXX (470,15)$ Solde du projet 348,86 $ SOLDE GLOBAL 2 922, 36$ J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 99

102 D) DONS ET REÇUS Don = transfert volontaire de biens sans contrepartie de valeur. Celui qui contribue ne reçoit pas un bien ou un service de la part de l établissement. Ainsi, les contributions des parents permettant à leur enfant de participer à une activité, ne sont pas des dons. Don en nature : évaluation indépendante à la juste valeur marchande (JVM). N est pas un don : droit d entrée prix d un billet de concours services rendus avantage fourni en échange (ex. : publicité) frais de scolarité bon cadeau articles de peu de valeur don sur ordonnance somme pour participer à une activité avec une célébrité Lors d une activité de financement, la totalité du montant payé n est pas nécessairement un don (ex. : le coût du repas servi ou les frais de jeu au golf lors de l activité de financement). Ne peut retourner un don une fois le transfert fait, sauf selon certaines conditions. Pas d obligation d émettre un reçu (mais donateurs doivent être avisés au préalable). E) LICENCE DE TIRAGE ET PERMIS D ALCOOL Dans le cadre des activités de financement organisées par l établissement, il est utile de savoir que : La commission scolaire, l établissement, la direction d établissement, le Conseil d établissement ou un de ses membres ne peuvent demander une licence de tirage à la Régie des alcools, des courses et des jeux (une fondation légalement constituée peut le faire). J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 100

103 Dans certaines circonstances, un permis d alcool est requis : NON REQUIS SI : Boisson servie gratuitement et aucun droit d entrée n est exigé et L événement est organisé dans les locaux appartenant à la Commission scolaire PERMIS DE RÉUNION POUR SERVIR EST REQUIS SI : Boisson servie gratuitement et aucun droit d entrée n est exigé et L événement se tient dans des locaux n appartenant pas à la Commission scolaire (ex. : salle communautaire) PERMIS DE RÉUNION POUR VENDRE EST REQUIS SI : Boisson est vendue ou un droit d entrée est exigé Lorsqu une demande de permis d alcool est requise auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux, la demande doit être faite par la direction d établissement ou un membre du Conseil d établissement. La demande doit être accompagnée d une autorisation du propriétaire des lieux utilisés (la Commission scolaire ou autre, selon le lieu). J:\Écoles et centres\guide conseil d'établissement (11-12).docx 101

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