Manuel d utilisation Validation des Congés Payés

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1 Manuel d utilisation Validation des Congés Payés

2 1. ACCES A L APPLICATION Sur cliquez sur ACCES MANAGER. Puis entrer LOGIN et MOT DE PASSE. Il s agit des mêmes codes d accès que vous utilisez pour l accès salarié. Page 2 sur 10

3 2. PAGE D ACCUEIL Après avoir validé votre code utilisateur et votre mot de passe, vous accédez à la page d accueil. Cette page vous indique les salariés de votre équipe, ainsi que des liens directement corrélés aux onglets, vous permettant un accès rapide aux options choisis par votre société avec Meilleuregestion. Page 3 sur 10

4 En cliquant sur «Congés» vous accéder à la page d accueil spécifique aux congés. Cette page vous permet de paramètrer la délégation de responsabilité et de visualiser un message de l administrateur paye. Délégation de validation des congés. Principe Le système de délégation de validation des congés permet à un responsable de déléguer ses droits de visualisation et de traitement des demandes de congés (si la fonction a été activée par l administrateur paye). Ainsi, une demande de congés ne peut être traitée que par un et un seul des deux responsables, ce qui a pour avantage de décharger le responsable du traitement des demandes comme par exemple, lors d une période de congés du responsable classique. Il est tout a fait possible pour plusieurs responsables de déléguer leur responsabilité a une seule et même personne, mais il est impossible pour un responsable d avoir plusieurs responsables délégués. Page 4 sur 10

5 . Paramétrage du responsable délégué Saisie du responsable délégué Un responsable délégué peut être paramétré sur la page d accueil du responsable désirant déléguer sa responsabilité à un autre responsable. Ainsi sur la page d accueil responsable, selon le paramétrage de la société, s affiche la zone permettant la saisie des : nom, prénom, dates de début et date de fin de délégation. Envoi de mails au responsable délégué Lorsque le paramétrage société le permet, les mails de demande de congés envoyés au responsable sont aussi automatiquement envoyés à son délégué. Ceci bien sur dans le cas où les demandes sont formulées dans l intervalle des dates de délégation. Connexion au module Le responsable délégué peut se connecter au module des demandes de congés de la même manière que les responsables. Visualisation des demandes Une fois connecté, le responsable délégué a accès aux mêmes états de vérification que les autres responsables, soit les états suivants : - suivi des congés - planning - calendrier Validation des demandes Même chose que pour les états de visualisation, le responsable délégué a les mêmes droits qu un responsable classique, il peut donc : - valider une demande - refuser une demande Remettre le statut en cours (si la demande n a pas déjà été contrôlée par l administrateur paye). Le responsable initial ainsi que le responsable délégué recevront les mails automatiquement. Page 5 sur 10

6 3. VISUALISATION DES DEMANDES EN COURS Pour visualiser les demandes en cours, aller dans SUIVI DES CONGES puis faire le tri selon les besoins :. Colonnes à afficher : Liste des demandes (demandes d absences) ou Informations salarié (compteurs CP et RTT). Salariés à afficher,. Période,. Type de conge,. Tri par,. Statut de la demande au niveau du responsable CP (Le décisionnaire),. Statut de la demande au niveau du service paie & RH (L administratif). Puis cliquer sur AFFICHER LE TABLEAU Dans «Quel modèle de tableau» permet de modifier les champs affichés dans le tableau. Page 6 sur 10

7 Le même principe de modification est applicable avec le tableau «Liste des demandes». Vous pouvez également créer de nouveaux tableaux en cliquant sur «nouveau modèle». Page 7 sur 10

8 4. VALIDATION D UNE DEMANDE DE CONGES Pour valider une demande, cliquer sur Détail de la demande à gauche de la liste des demandes. Cliquer sur ACCEPTER. Une fois la demande acceptée, on constate que dans SUIVI DES CONGES, le statut de la demande a bien été modifié. MODIFICATION D UNE DEMANDE DE CONGES VALIDEE Si vous vous êtes trompé et que, après avoir accepté la demande, vous désirez la refuser, il faut d abord REMETTRE LE STATUT «EN COURS» puis a nouveau revenir sur cette page et REFUSER 5. VISUALISATION PLANNING EQUIPE Vous pouvez visualiser le planning de votre équipe pour un mois donné, et personnaliser l affichage en sélectionnant les critères.. Période ;. Type d absence (dont les absences passées en paye, ex : maladie) ;. Statut de la demande au niveau du responsable congés (Le décisionnaire) ;. Statut de la demande au niveau de l administrateur paye (L administratif). Page 8 sur 10

9 Puis cliquer sur AFFICHER LE TABLEAU Page 9 sur 10

10 5. VISUALISATION CALENDRIER EQUIPE Vous pouvez visualiser l ensemble des demandes acceptées de votre équipe sur une année. En positionnant le curseur sur une date en couleur, le détail des demandes s affichera. Info- bulle Lors du passage de la souris sur le calendrier, et plus particulièrement sur les jours concernés par une demande de congés, un cadre s affiche automatiquement à coté du curseur de la souris, comme une info- bulle. Ce cadre contient un tableau donnant la liste des salariés et de leurs demandes de congés en rapport avec cette journée Page 10 sur 10