Guide d utilisation de l EXTRANET AGA PL Languedoc Roussillon destiné aux cabinets correspondants

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1 Guide d utilisation de l EXTRANET AGA PL Languedoc Roussillon destiné aux cabinets correspondants L EXTRANET AGAPL LR (CAWEB) vous permet de visualiser et de répondre aux questions de tous les courriers émanant de l AGA PL LR concernant vos clients adhérents, de télécharger leur Dossier d Analyse Economique et d échanger des informations avec nos services... Vous pouvez y accéder par le site de l AGA PL LR : «Accès privé Adhérent ou Cabinet nd expertise comptable» ou par accès Pensez désormais à le créer dans vos favoris. Pour vous connecter, vous devez être en possession de votre identifiant et de votre mot de passe. Si vous ne les avez pas encore reçus ou si vous les avez égarés, ils peuvent vous être envoyés automatiquement par la saisie de l adresse mail qui figure dans nos fichiers. Ce site est sécurisé et les identifiants sont personnels. Pour vos collaborateurs, vous pourrez créer vous-même l identifiant et le mot de passe et affecter directement les dossiers de votre cabinet qui les concernent. (Mon Cabinet - Paramétrage Gestion des collaborateurs et experts). Ce guide vous décrit les différentes phases de travail et services que vous propose notre Association. Si votre cabinet est protégé par un anti-spam merci d autoriser la racine d adresse suivante afin de recevoir les alertes des questions. Bonne lecture et bonne utilisation. 1

2 Accès au site : ou «Accès privé Adhérent ou Cabinet d expertise comptable» 1) Connectez-vous : Taper votre identifiant et votre mot de passe en respectant les majuscules et minuscules. 2) Page d accueil Tableau de bord : Vous visualisez les DAE en attente de récupération et les questions ECV en attente de réponse. 3) Sélectionnez le dossier sur lequel vous désirez répondre à la ou aux questions en cliquant sur la ligne rouge «il vous reste une question» Vous aurez alors accès à ce tableau : Attention : Envoi des réponses question par question. Vous pouvez alors répondre à la question dans la zone prévue à cet effet. Cliquez ensuite sur «Prévisualiser cette réponse» et envoyer votre réponse. 2

3 Vous pouvez alors joindre une pièce (fichier PDF, Excel, Word, JPEG...) pour compléter ou expliciter votre réponse si nécessaire, en cliquant sur parcourir ce qui ouvrira l explorateur sur votre poste. 4) Vous êtes dans la catégorie «Collaborateurs» : Votre réponse devra avant de nous parvenir être validée par l Expert responsable des dossiers au niveau du cabinet si cette option est décochée au niveau du paramétrage collaborateur. L expert vérifie et valide la réponse qui sera alors transmise à notre Association. Pour cela, cliquer sur l icône dans la colonne «Editer/Envoyer». Vous retrouvez alors la question posée et la réponse indiquée par le collaborateur. Vous pouvez alors modifier, compléter cette réponse et ensuite faire «Envoyer» pour qu elle parvienne à notre Association. 5) Attente traitement de la réponse par l AGAPL LR : Lorsque la réponse est parvenue à notre Association, le statut passe à : «Toutes les questions ont été traitées et validées : attente de traitement par l OGA» 6) Lorsque la réponse est traitée par nos services, la ligne disparait du tableau de bord du dossier de l adhérent. 7) Télécharger un Dossier d Analyse Economique d un de vos clients : Vous pouvez à partir de l Extranet télécharger le Dossier d Analyse Economique de votre client pour le stocker dans votre dossier permanent (Format PDF), pour cela cliquez sur la ligne : «un nouveau dossier de prévention a récemment été mis en ligne» Puis, sur : télécharger mon Dossier de Prévention Vous pouvez aussi réagir et apporter des précisions sur les données de ce dossier. Pour enregistrer le fichier PDF du DAE sur votre poste, cliquez sur la disquette au niveau de la fenêtre du fichier PDF. 8) La page d accueil vous permet de visualiser l ensemble des clients du cabinet ou ceux uniquement rattachés au collaborateur qui se connecte. A partir de la liste globale, vous pouvez appeler le client désiré et voir ce qui le concerne. 3

4 Administratif : Autres fonctions de l Extranet AGAPL LR : Vous pouvez à partir de l espace «Administratif» télécharger les formulaires suivants : - Formulaire d adhésion, - Formulaire de radiation, - Formulaire de renseignements complémentaires pour la déclaration 2035 (sauf si vous remplissez les tableaux OG en EDI TDFC), - Modèles de mandat et de convention pour la dématérialisation des déclarations 2035 au format EDI-TDFC par l AGA PL LR. (Le mandat est désormais intégré dans le bulletin d adhésion). Les formulaires saisis en ligne d adhésion et de radiation sont actuellement des alertes pour nos services. Le bulletin d adhésion doit nous être envoyé par courrier (RAR par sécurité), le formulaire de radiation par courrier ou par mail. 4

5 Paramétrage : Vous pouvez à partir de ce menu : 1 ) Compléter ou modifier les informations de votre cabinet (adresse, téléphone, adresse de messagerie...). Celles-ci seront transmises à nos services pour mise à jour. 2 ) Gérer la configuration de votre cabinet entre les personnes de niveau Collaborateurs ou Expert : a) Expert : si vous désirez rattacher un nouveau collaborateur au niveau «Expert», vous devez remplir les informations demandées et celles-ci seront transmises à nos services pour mise à jour. Merci de communiquer en parallèle la liste des dossiers à rattacher à cette personne en tant qu expert. Seuls nos services pour ce niveau peuvent modifier les informations dans l Extranet ; ceci entraînera la création d un nouveau correspondant. Pour rappel, un collaborateur de niveau «Expert» pourra répondre aux questions et la transmission sera directe vers nos services dès qu il aura utilisé la touche «Envoi» b) Collaborateurs : Vous pouvez créer autant de collaborateurs que vous le désirez, leur donner le niveau de droits que vous voulez, leur attribuer les seuls dossiers qu ils verront lors de leur connexion (Droit avec ou sans validation des réponses par l expert). 5

6 Les informations marquées d une étoile (à droite) en paramétrage sont obligatoires (nom, prénom, adresse de messagerie, tél., fax...). Attention, vous allez lui créer un identifiant et un mot de passe que vous lui transmettrez pour se connecter. Ces identifiants sont personnels afin de respecter la confidentialité au niveau de vos dossiers. (Penser à conserver ces informations dans un fichier protégé à votre niveau). Ces affectations sont totalement transparentes pour l AGA PL et nous n en avons pas connaissance. Suite à la création du collaborateur, vous pourrez lui affecter les seuls dossiers qu il pourra traiter. Pour affecter les dossiers à un collaborateur vous pouvez soit : - Double cliquer sur le collaborateur dans la colonne de gauche (liste globale de tous vos clients) pour qu il passe automatiquement dans celle de droite (liste des dossiers qui seront gérés par votre collaborateur). Au niveau «Expert», tous les dossiers sont accessibles, au niveau «Collaborateurs» seuls les dossiers attribués sont accessibles, - Soit cliquer sur un client et utiliser le bouton pour le passer dans la colonne de droite, - Soit cliquer sur plusieurs clients, sans qu ils ne suivent dans la liste, tout en maintenant enfoncée la touche «Ctrl» et ensuite utiliser le bouton pour les transférer automatiquement dans la colonne de droite. - Bouton ou tous les dossiers de la colonne de gauche ou de droite seront transférés dans l autre colonne : à utiliser si vous désirez affecter tous les dossiers à un même collaborateur ou si vous désirez supprimer tous les dossiers déjà affectés à un collaborateur pour les remettre dans la liste globale d affectation du cabinet. Pour accéder à l affectation de dossier par collaborateur cliquer sur «Affecter des dossiers» et ensuite vous visualiserez cette répartition en cliquant sur le nombre figurant dans la colonne «clients autorisés». Le niveau collaborateur est géré directement par le cabinet et vous laisse la possibilité de modifier les listes de dossiers attribués par collaborateur. Vous devez définir les droits donnés à un collaborateur, ce qui correspond essentiellement à l utilisation de certains menus (Répondre aux questions d ECV, télécharger un DAE, accéder au menu Administratif : Adhésion, Radiation...,). Les droits donnés seront identiques pour tous les dossiers rattachés à votre collaborateur. Par contre chaque collaborateur peut avoir des droits différents. Pour cela cliquez sur l icône «éditer» (2 ème icône de la dernière colonne) puis cochez les droits attribués au collaborateur puis «enregistrer». Pour rappel : Lorsqu un collaborateur répond à une question, l Expert rattaché aux dossiers devra valider les réponses pour l envoi final à l Association ou avoir donné le droit au collaborateur de répondre seul (fiche paramétrage). Pour modifier la fiche d un collaborateur (Nom, Prénom, adresse messagerie...) cliquer sur l icône «Editer» puis, sur «Vous souhaitez mettre à jour cette fiche d information? Cliquez ici». Vous pourrez alors modifier, compléter les informations de la fiche du collaborateur. Contactez nous : Vous pouvez nous envoyer des informations par messagerie directement. La fréquence d envoi des alertes s pour les questions d ECV et l envoi de DAE est actuellement paramétrée directement par l AGAPL LR. 6