Procédure qualité : GESTION ADMINISTRATIVE DU LABSTICC

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1 Procédure qualité : GESTION ADMINISTRATIVE DU LABSTICC Objectif du document : Ce document a pour objectif de détailler les différents volets de la gestion administrative et financière du Lab- STICC-Site UBO. A qui s'adresse le document? Ce document s'adresse à toutes les personnes qui interviennent dans le processus de gestion administrative et financière. - Directeur du Lab- - Enseignants-chercheurs - Secrétaires de Site : Nicolas PREMEL (AES), Françoise JOUGLAS (AES), Thérèse HAURAY (UFR ), Nathalie LE MIGNON (UFR ) - Secrétariat Central : Nathalie LE MIGNON, Julien ARGUILLAT Définitions : - Site : on distingue les personnels du lab-stic basés sur les différents Sites, c est-à-dire sur l UFR (département électronique), en AES (bâtiment LC, département informatique), étant entendu que les personnels basés au Pôle Universitaire de Quimper sont rattachés administrativement à l UFR. Codification : UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 Version : 3 Rédaction Nom : Nathalie LE MIGNON / Julien ARGUILLAT Fonction : Approbation/Validation Nom : Laurent NANA Fonction : Directeur du Lab-STICC-UBO Secrétariat central Lab- Ingénieur d étude Chargé de Gestion Administrative et Aide au Pilotage LAB- Date et signature : Date et signature : UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 - Gestion Administrative - Page 1 / 7

2 Volet Gestion du Personnel Lab- ACTIONS Gestion du recrutement (hors personnel titulaire) Acteurs Commentaires / Documents supports Interface avec la DRH pour l élaboration du contrat de travail (notice de renseignement, fiche de recrutement) Détermination de l Imputation budgétaire du Salaire ou de la gratification : - Nicolas PREMEL en AES - Nathalie LE MIGNON à l UFR Encadrant-référent Lien intranet DRH Organisation du circuit de signature du contrat Diffusion du contrat signé Création d un dossier de personnel Suivi des contrats de travail (fin et renouvellement) Gestion des arrivées et départs de personnel (tout personnel) Secrétariat Central en copie des renseignements RH : Notice de renseignement Fiche de recrutement Contrat de travail Contact : Secrétariat-labsticc@univ-brest.fr Transmission de l information (départ ou arrivée) au et au référent informatique par l encadrant Remise d une fiche de renseignements au nouvel arrivant et installation Remise d une clé de bureau, information générale sur le fonctionnement du laboratoire, documents d accueils Transmission de l information (départ ou arrivée) ainsi que de la fiche de renseignement au Secrétariat central (Secrétariat-labsticc@univ-bres.fr) Mise en place de l environnement de travail (bureau, ordinateur, messagerie, ligne téléphonique) Mise-à-jour du «dossier personnel contractuel ou titulaire» Diffusion de l information à l ensemble du personnel Organisation d une formation hygiène et sécurité pour les nouveaux arrivants Gestion des départs (clé de bureau, information des membres du laboratoire, etc.) Renseignement d une base Personnel Lab- STICC Mise-à-jour d une base de données des personnels du laboratoire à partir des «fiches de renseignement» Enseignants-chercheurs Référent Informatique de Site : - Alain ESCABASSE à l UFR - Alain ROHOU en AES Secrétariat Central LabSTICC Responsable ACMO Secrétariat Central LabSTICC «Fiche de renseignements» en Annexe de la procédure (Annexe A/B/C) UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 - Gestion administrative et financière - Page 2 / 7

3 Volet Missions/Commandes Gestion globale des bons de commande : Suivant les recommandations de l agence comptable UBO, 60 à 70 % des dépenses doivent être réalisées avant le 30 juin de l année d exercice. Gestion des Missions ACTIONS Acteurs Commentaires / Documents supports Renseignement d une demande d achat et demande de devis à l Agence CARLSON VOYAGES Transmission au gestionnaire de site pour vérification de la demande (imputation financière, nomenclature, montant, etc ) Respect d un circuit de validation / information : Information du Directeur de Département auquel est rattaché le Missionnaire Validation par le Directeur du lab- Puis, Transmission au Pôle SIFAC pour émission du bon de commande Missionnaire Missionnaire charge des Missions : - Thérèse Hauray à l UFR - Françoise JOUGLAS en AES Intranet UBO Transmission des dossiers de missions au Service Financier pour liquidation (retour de missions) Charge des Missions Originale de l OM doit être signée de l autorité administrative et de l agent Gestion des Commandes 2 Cas en fonction du type de commande : - Matériel informatique et prestations (maintenance, travaux et aménagement) : Transmission du besoin des Enseignants- Chercheurs aux Référents Informatiques qui renseignent une «Demande d Achat» selon les spécifications du devis obtenu Transmission de la DA au Secrétariat de site pour vérification de la demande (imputation financière, disponibilité des fonds, nomenclature, marché public encours, montant, etc.) Validation par le Directeur du Lab- Transmission au Pôle SIFAC pour émission du bon de commande Enseignants-Chercheurs Référent de Site achat Informatique : - Alain ESCABASSE à l UFR - Alain ROHOU en AES charge des Commandes : - Nicolas Premel en AES - Nathalie Le Mignon à l UFR Directeur du Lab-STICC- UBO Les secrétariats de site ne traiteront pas de nouvelles commandes 2 semaines avant la clôture budgétaire UBO UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 - Gestion administrative et financière - Page 3 / 7

4 Mise à la signature du bon de commande avant transmission au prestataire Accuser réception de la marchandise Transmission du bon de livraison au Pôle SIFAC, pour liquidation de la facture - Matériel scientifique ou autres (fournitures diverses, matériel de bureau) : Transmission du besoin par les Enseignants-chercheurs aux Référents achats matériel/fournitures diverses de Site qui renseignent une «Demande d Achat» selon les spécifications du devis obtenu Transmission de la DA au Secrétariat de site pour vérification de la demande (imputation financière, nomenclature, marché public encours, montant, etc.) Validation par le Directeur du lab- Transmission au Pôle SIFAC pour émission du bon de commande Mise à la signature du bon de commande avant transmission au prestataire Accuser réception de la marchandise Transmission du bon de livraison au Pôle SIFAC, pour liquidation de la facture Référent de Site achat Informatique Enseignants-Chercheurs Référents de Site achat hors informatique : - Bernadette GRISART et Grégory MIGNOT à l UFR - Alain ROHOU en AES charge des commandes : - Nicolas PREMEL en AES - Nathalie LE MIGNON à l UFR Directeur du Lab-STICC- UBO Secrétariat en Charge des Commandes Référent de Site achat Informatique Cas particulier des commandes immatérielles (publication, abonnement, ) et hors immobilisation : - Les commandes peuvent être réalisées directement auprès des secrétariats de site - Les Référents seront alors mis en copie des bons de commande traités UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 - Gestion administrative et financière - Page 4 / 7

5 Annexe A Fiche de renseignements «Doctorant» Lab- (A remettre ou adresser au secrétariat de site du Lab-) Civilité : Mme M Nom usuel :... Nom patronymique :.. Date naissance :.. Prénom : Nationalité :.. Adresse personnelle :.... Adresse personnelle : (Personnel) : - Diplôme de Master ou équivalent : Lieu d obtention : Type de formation doctorale : Formation initiale Formation continue - Type de contrat de travail : Contrat doctoral Avec enseignement Sans enseignement: Hébergé Autre (Préciser) :.. - Type de financement : Bourse MENSR Bourse ARED Bourse BMO ANR Contrat européen (préciser : Euripides, PCRD, Interregetc,...) :.. CIFRE Bourse gouvernement étranger Contrat entreprise (préciser) : Financement mixte (Préciser : x% Région-y% entreprise) :.. Autre (Préciser : salarié, ) :.. - S agit-il d une thèse en cotutelle : oui non Si oui, préciser le nom des établissements de cotutelle : Nom et Prénom du/des Directeur(s) de thèse :.. - Co-encadrant(s) : Site ou département, Pole et Equipe de recherche d affectation : Dates du contrat de thèse :.. - Date de début :.. Date de fin prévue :.. - Sujet de thèse : Localisation Lab-STICC : N de bureau :.. Bureau :.. Bâtiment / Site :.. Adresse UBO :.. Informations complémentaires : UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 - Gestion administrative et financière - Page 5 / 7

6 Annexe B Fiche de renseignements «Personnel BIATOSS, Stagiaire et Post-doc» Lab- (A remettre ou adresser au secrétariat de site du Lab-) Civilité : Mme M Nom usuel :.. Nom patronymique :.. Date naissance :.. Prénom :.. Nationalité :.. Adresse personnelle :.... Adresse personnelle : (Personnel) : - Type de contrat ou convention Lab-STICC : Stage Contrat à durée déterminée UBO Hébergé Autre (préciser) :.. - Corps et Fonction : (Ex : ingénieur d études, chargé de gestion administrative et aide au pilotage, ) - Dernier diplôme obtenue et lieu d obtention : - Nom et Prénom du responsable UBO : (Responsable de stage ou de projet de recherche, superviseur hiérarchique, ) Site ou département, Pole et Equipe de recherche d affectation : - Quotité laboratoire :.. - Dates de début de stage, du contrat de travail, du PV d affectation :.. - Date de sortie du laboratoire (si connue) : - Localisation Lab-STICC : N de bureau :.. Bureau :.. Bâtiment / Site :.. Adresse UBO :.. Informations complémentaires :. A compléter par le secrétariat de site - Type de financement : Ressource affecté Ressource propre UBO - Code Eotp :.. UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 - Gestion administrative et financière - Page 6 / 7

7 Annexe C Fiche de renseignements «Enseignant-Chercheur» Lab- (A remettre ou adresser au secrétariat de site du Lab-) Civilité : Mme M Nom usuel :.. Nom patronymique :.. Nationalité :.. Prénom :.. Date de naissance :.. - Etablissement de rattachement : UBO Autre (préciser) : Corps et Grade : (Ex : Maitre de conférences, 2 ème classe) - HDR : Oui Non Date d obtention :.. - Statut : Intégré Associé Invité Hébergé - Nom et Prénom du responsable UBO : (Responsable d équipe ou référent UBO) Site ou département, Pole et Equipe de recherche d affectation : - Date d entrée au laboratoire : Date de sortie (si connue) : - Localisation Lab-STICC : N de bureau :.. Bureau :.. Bâtiment / Site :.. Adresse UBO :.. Informations complémentaires :. UBO-LABSTICC-ADM-PQ-01 - Gestion administrative et financière - Page 7 / 7