GUIDE PRATIQUE. Comment préparer son projet e- learning?

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1 GUIDE PRATIQUE Comment préparer son projet e- learning? Implémenter l e-learning en entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. L entreprise doit s informer et définir clairement pourquoi elle opte pour cette forme d apprentissage dans certaines situations, pour certains groupes cibles ou pour un contenu spécifique Ce guide vise à effacer autant que possible l incertitude quant à l efficacité et la faisabilité d une méthode d apprentissage connue sous le nom de e-learning en vous proposant une marche à suivre dans le montage de votre projet. Page 1 / 37

2 Sommaire 1 COMMENT COMMENCER? DETERMINER LE BESOIN DE FORMATION COMPATIBILITÉ E-LEARNING - PROFIL DES APPRENANTS Profil de l apprenant Que pouvez-vous faire? L E-LEARNING EN TANT QU ÉLÉMENT DU PARCOURS DE FORMATION? L e-learning est rarement non intégré Blended learning EXISTE-T-IL UN BESOIN DE FORMATION EN E-LEARNING? Bilan provisoire Préformation Formation proprement dite QUELS SONT VOS BESOINS? DISPOSEZ-VOUS DES COURS SOUHAITÉS (CONTENU)? Cours standard ou cours sur mesure? Quand le cours est-il utilisable? Le coût d un cours Faire développer ou développer soi-même un cours DE QUELS LOGICIELS ET HARDWARE DEVEZ-VOUS DISPOSER? Proposer des cours Cours en e-learning en stand alone Une plate-forme de formation en gestion propre Des cours en e-learning via hébergement LIEU D APPRENTISSAGE DE QUI AVEZ-VOUS BESOIN? Compétences Rôles d appui CALCULER LE COUT A QUOI DEVEZ-VOUS PENSER? COMMENT PREPARER UN PROJET? LE PROJET EST-IL FAISABLE? Etapes L ANALYSE SWOT Page 2 / 37

3 5.3 A PARTIR D UNE APPROCHE RH, QUELS SONT LES AVANTAGES ET LES INCONVÉNIENTS MANIFESTES? Avantages Inconvénients QUELS OBJECTIFS SOUHAITEZ-VOUS ATTEINDRE? Déterminez vos objectifs QUELLE STRATÉGIE UTILISEZ-VOUS? Définissez votre stratégie CHERCHEZ DE L APPUI, INFORMEZ & ARGUMENTEZ Quelles personnes ont leur mot à dire? COMMENT MONTER UN PROJET? LE PROJET EST-IL TOUJOURS FAISABLE? FACTEURS DE RÉUSSITE Recommandations Recommandations concernant la préparation Recommandations concernant l accompagnement Recommandations concernant l environnement d apprentissage Recommandations concernant l offre PENSEZ AUX CONDITIONS ACCESSOIRES Importance Situation d apprentissage optimale ETABLISSEZ UN PLAN D ACTION Qui fait quoi quand? PRÉVOYEZ L ACCOMPAGNEMENT DES APPRENANTS Recommandations Le coach sait : Le coach doit : Tâches spécifiques de l e-coach : DÉMARREZ ET ÉVALUEZ UN PROJET PILOTE SERVICES ET CONTACTS Page 3 / 37

4 1 Comment commencer? Le schéma suivant mentionne les différentes étapes que vous devez parcourir pour monter un projet en e-learning. Ces étapes seront explicitées dans les pages suivantes. Pas à pas. Page 4 / 37

5 2 Déterminer le besoin de formation Déterminer le Besoin : Avant de commencer à penser à l e-learning, vous devez vous poser la question de savoir si une formation est bien nécessaire. Page 5 / 37

6 Définir le besoin d e-elearning : Page 6 / 37

7 2.1 Compatibilité e-learning - profil des apprenants Profil de l apprenant Il s avère que l e-learning n est pas approprié pour tous les apprenants. Cochez dans la liste dans quelle mesure votre groupe cible répond aux critères qui augmentent les chances de réussite de l e-learning Que pouvez-vous faire? Si le groupe cible ou une partie du groupe cible ne répond pas à un certain nombre de critères, vous pouvez à l aide du schéma suivant examiner ce que pouvez faire. Page 7 / 37

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9 2.2 L e-learning en tant qu élément du parcours de formation? L e-learning est rarement non intégré L expérience nous dit que tous les apprenants ne possèdent pas le degré de motivation et d autonomie nécessaires pour parcourir le module en e-learning. Il est donc conseillé d intégrer l e-learning dans le parcours de formation. Indiquez de quelle façon votre projet en e-learning peut s intégrer au parcours de formation de l apprenant. Le cours en e-learning veille à ce que tous les apprenants aient le même niveau lors du début du cours en présentiel (ou atelier...) Le cours en e-learning permet aux apprenants de préparer de façon autonome et à leur rythme la prochaine activité planifiée Le cours en e-learning apporte avant tout la théorie. Vient éventuellement ensuite un autre moment de mise en pratique Le cours en e-learning est utilisé après le parcours de formation en tant qu outil de réactualisation des connaissances ou comme ouvrage de référence. Les apprenants peuvent le consulter à tout moment. Le cours en e-learning est introduit via une séance d information expliquant aux apprenants le fonctionnement du cours et ce qu ils peuvent en attendre Le cours en e-learning permet une actualisation des connaissances en fonction des nouvelles circonstances Le cours en e-learning apporte une solution à un problème grâce au rapport flexible entre la théorie et la pratique Les apprenants choisissent leur méthodologie, soit l e-learning soit une autre méthodologie Blended learning Le blended learning consiste à combiner plusieurs approches méthodologiques. Une approche en e-learning est suivie ou précédée par une autre méthodologie. Page 9 / 37

10 2.3 Existe-t-il un besoin de formation en e-learning? Bilan provisoire Vous ne pouvez pas partir du principe que l e-learning convient pour tous les apprenants. Certains apprenants resteront toujours récalcitrants envers l e-learning. Il est cependant possible d augmenter le nombre d apprenants en prévoyant des formations ou accompagnements supplémentaires ou en combinant l e-learning avec d autres méthodologies. A l aide du schéma suivant, faites le point provisoire : Préformation Combien d apprenants ont besoin d une initiation à l informatique? Combien d apprenants ont besoin d une initiation à Internet? Combien d apprenants ont besoin d un accompagnement intensif? Combien d apprenants ont besoin d une motivation supplémentaire? Formation proprement dite Nous conseillons une combinaison de plusieurs approches méthodologiques. Cela permet en outre d utiliser une autre méthodologie en tant qu élément motivateur pour la session en e-learning. Page 10 / 37

11 3 Quels sont vos besoins? Composantes essentielles : Dans cette partie, nous vous donnons un aperçu de ce dont vous avez besoin lors d un projet en e-learning. Contenu (développer ou acheter)? Hardware? Logiciels? Logistique (lieu d apprentissage)? Ressources humaines? Composantes complémentaires : La mise sur pied d un projet en e-learning implique plus que les éléments cités cidessus. Le projet doit être annoncé et vendu en interne. Vous devez faire progresser le projet et parfois faire appel à une collaboration externe. Marketing et communication? Intégration et entretien? Consultance? Page 11 / 37

12 3.1 Disposez-vous des cours souhaités (contenu)? Cours standard ou cours sur mesure? Quand le cours est-il utilisable? Lorsque vous examinez si le cours qui vous est proposé est utilisable, vous devez penser à : Contenu = OK? Qualité de la langue = OK? Objectifs = clairement formulés? Le contenu correspond aux objectifs? Le cours = modulable? Le cours = convivial? Page 12 / 37

13 3.1.3 Le coût d un cours Examinez si le cours qui vous est proposé, est plus cher que le développement de votre propre cours. Cf.page 18- Calculer le coût Pensez à : Le coût par utilisateur x nombre d utilisateurs. Le coût de l offre (infrastructure, PC, connexions) Frais éventuels d installation ou frais d entrée (Hébergement) Le coût de l accompagnement Remarquez que le coût n est pas toujours prépondérant. D autres arguments peuvent jouer un rôle (gestion propre, indépendance, uniformité) Faire développer ou développer soi-même un cours Vous optez pour un cours sur mesure. Le schéma suivant vous montre selon quels critères vous pouvez décider si vous faites développer le cours ou si vous le développez vous-même. Examinez si vous disposez des ressources nécessaires pour développer vous-même un cours en e-learning. Vous avez besoin de : Développeurs (experts contenu, graphiste, gestionnaire du serveur) Logiciels Hardware pour accéder au cours (PC, serveur, modems...) 3.2 De quels logiciels et hardware devez-vous disposer? Proposer des cours Des cours en e-learning peuvent être proposés en stand alone ou via une plateforme de formation. La plate-forme peut être hébergée chez vous ou chez un fournisseur. Dans ce cas, les cours vous sont proposés via hébergement. Page 13 / 37

14 Le hardware et les logiciels dépendent fortement du fournisseur. Le schéma suivant vous donne un aperçu des exigences minimales au niveau technique Cours en e-learning en stand alone Exigences minimales pour l apprenant : Ordinateur standard avec connexion Internet2 Minimum Pentium II Une mémoire interne de minimum 32MB Un disque dur de minimum 1 GB 24x CD-ROM Ecran de Une plate-forme de formation en gestion propre Exigences minimales pour l apprenant et le coach Ordinateur standard avec connexion Internet. (Plus la connexion est rapide, plus il y a de confort d apprentissage. Demandez à votre fournisseur de quelle connexion vous devez disposer) Minimum Pentium II. Une mémoire interne de minimum 32MB Un disque dur de minimum 4GB 24x CD-ROM Ecran de 15 Exigences minimales pour l administration Serveur Base de données Operating System: Windows 2000, Windows NT Mémoire: 256MB RAM minimum Un disque dur avec un espace de programmation de 500 MB Serveur web (HTTP): Microsoft IIS 5.0 ou plus Page 14 / 37

15 3.2.4 Des cours en e-learning via hébergement Nous recommandons une vérification de ralentissements par des sécurités telles que firewall. Ici également la vitesse de connexion agira sur le confort d apprentissage Exigences minimales pour l apprenant : Ordinateur standard avec connexion Internet Minimum Pentium II Une mémoire interne de 32 MB Un disque dur de minimum 4GB 24x CD Rom Ecran de 15 Exigences minimales pour le coach : Comme pour l apprenant si le coaching est en gestion propre. Exigences minimales pour l administration (peut également être soustraité) : Serveur Base de données Operating System: Windows 2000, Windows NT Mémoire: 256MB RAM minimum Un disque dur avec 500 MB d espace de programmation Serveur web (HTTP) : Microsoft IIS 5.0 ou plus 3.3 Lieu d apprentissage Le lieu d apprentissage est très important. Le tableau suivant mentionne les avantages et les inconvénients des différentes possibilités. Page 15 / 37

16 3.4 De qui avez-vous besoin? Compétences En fonction de vos choix (développer soi-même le cours ou faire développer, hébergement à l extérieur ou sur votre propre serveur), vous aurez besoin de différentes compétences. Certaines personnes pourront remplir plusieurs rôles. Indiquez les compétences dont vous devez disposer pour votre projet. Compétences d un développeur? Compétences d un coach? Compétences d un gestionnaire de système? Page 16 / 37

17 Compétences d un responsable de formations / coordonnateur? Rôles d appui Que ce soit avant, pendant ou après votre projet en e-learning, vous devez pouvoir compter sur le soutien de plusieurs services. Indiquez les départements sur lesquels vous devrez vous appuyer : Gestion? Gestion de ligne? Service de marketing interne? Service de communication? Département informatique? Page 17 / 37

18 4 Calculer le coût 4.1 A quoi devez-vous penser? Le coût total d un projet en e-learning dépend fortement de vos choix. Lors du calcul du prix de revient, pensez aux composantes suivantes : Ressources humaines Contenu (développement ou achat) Hardware Logiciels Logistique Intégration et entretien Marketing et communication Consultance Coût total des différents postes ci-dessus en :. Après avoir calculé le prix de votre projet en e-learning, il peut être utile de faire un calcul semblable pour une formation en présentiel sur le même sujet avec le même public. Attention: certains avantages de l e-learning comme une autre culture d apprentissage ne sont pas chiffrables. Page 18 / 37

19 5- Calcul: salaire apprenant/nombre jours de travail de l apprenant 6- Un cours en e-learning est en général d une durée plus courte qu un cours en présentiel car l apprenant n apprend que ce dont il a besoin. 7- Calcul : (((nombre journées de déplacement + durée du cours en journées) x Salaire par jour par apprenant) x nombre d apprenants) x réduction de la durée du cours 8- Calcul : Salaire formateur/nombre jours de travail du formateur 9- Calcul : ((Nombre d apprenants/apprenants par session) x durée du cours en jours)/nombre de formateurs 10- Calcul : Jours de formation par formateur x salaire journalier du formateur x nombre de formateurs 11- Calcul: Frais de logement par jour x jours de formation par formateur x nombre de formateurs Page 19 / 37

20 5 Comment préparer un projet? 5.1 Le projet est-il faisable? Etapes Vous avez fait l inventaire de vos besoins. Vous avez une idée du prix. Vous pouvez maintenant partir à la recherche de soutien dans votre entreprise. Vérifiez encore une fois si vous pouvez répondre par l affirmative aux questions suivantes: Les apprenants ont-ils le profil adéquat? L e-learning constitue une partie du parcours de formation? Je sais comment trouver les bons cours (contenu)? Je sais de quel hardware je dois disposer? Je sais de quels moyens logistiques je dois disposer? Je peux offrir un accompagnement de qualité aux apprenants? Je sais de quel budget je dois disposer? Page 20 / 37

21 5.2 L analyse SWOT Page 21 / 37

22 5.3 A partir d une approche RH, quels sont les avantages et les inconvénients manifestes? Avantages Indiquez ci-dessous quels avantages sont d application pour votre projet en e- learning. Vous aurez besoin de ces arguments pour convaincre d autres personnes dans votre organisme. Favorise la culture d apprentissage? Permet une meilleure gestion des connaissances? Permet plus de parcours de formation individuels (au moyen de la modularisation) (augmente ainsi l efficacité de l apprentissage, et en conséquence la motivation). Offre une meilleure traçabilité et un meilleur suivi du parcours de formation en fonction de la gestion des compétences. Constitue une technique d offre de cours uniforme et reconnaissable. Page 22 / 37

23 Implique moins de contrôle social comme dans le présentiel diminuant ainsi la crainte de poser des questions Inconvénients Indiquez dans la liste ci-dessous quels inconvénients sont d application pour votre projet: Certains travailleurs ne sont pas très TIC et seront donc moins tentés d utiliser le PC en tant que moyen d apprentissage. Certains travailleurs regrettent les contacts sociaux propres au présentiel. Certains travailleurs craignent (à raison, si le plan de formation n en prévoit pas le temps) que le temps d apprentissage ne glisse vers le temps des loisirs. Peur d une trop grande traçabilité de la progression constituant en conséquence une possibilité d évaluation. Pas de possibilité d intervention didactique et au niveau de la flexibilité par rapport aux différents styles d apprentissage des apprenants. Résistance des apprenants. Comparé au présentiel, l e-learning offre moins de possibilités de feedback immédiat (temps de réponse plus long en cas de demande d éclaircissements). 5.4 Quels objectifs souhaitez-vous atteindre? Peut-être optez-vous pour l e-learning après des expériences négatives avec le présentiel ou après lecture ou échange d expériences ou de témoignages vous permettant de percevoir l impact positif de cette approche méthodologique? Nous avons ci-dessous essayé de lister les objectifs principaux, chaque fois exprimés en termes négatifs et positifs: Cochez les objectifs que vous visez et dans quelle mesure ils sont d application : (1= pas du tout, 2= plutôt oui, 3 = plutôt non, 4= tout à fait) Utilisez le résultat pour convaincre d autres personnes dans votre organisme. Page 23 / 37

24 5.4.1 Déterminez vos objectifs Page 24 / 37

25 5.5 Quelle stratégie utilisez-vous? Définissez votre stratégie Vous venez de décrire les objectifs principaux de parcours de formation possibles en e-learning. Avant de décrire les facteurs de réussite, vous devez vous assurer que les objectifs choisis aient également un ancrage stratégique. Utilisez le résultat pour évaluer la faisabilité de votre projet. Code 1 = peu applicable. Code 4 = très applicable. Page 25 / 37

26 5.6 Cherchez de l appui, informez & argumentez Quelles personnes ont leur mot à dire? Le point de départ de votre projet est le plan de formation! Afin de fournir une image correcte de ce que vous visez et afin de convaincre les sceptiques, vous devez de la façon la plus détaillée possible connaître les objectifs, les stratégies et les profits. Utilisez l analyse SWOT pour vous informer mais également pour informer autrui. Le plan d action suivant vous aidera à déterminer qui vous devez informer, qui vous devez encore convaincre et quels arguments vous devez utiliser. La communication devrait être une constante tout au long de votre plan d action. Page 26 / 37

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31 6 Comment monter un projet? 6.1 Le projet est-il toujours faisable? La faisabilité d un projet en e-learning dépend d un certain nombre de paramètres. Un budget et le soutien de votre entreprise sont essentiels. Parcourez de nouveau cette liste et indiquez dans quelle mesure votre entreprise est prête pour l elearning. Les apprenants ont-ils le profil adéquat? Votre projet fait-il partie du parcours de formation? Pouvez-vous disposer des cours souhaités (contenu)? Pouvez-vous disposer du hardware nécessaire? Disposez-vous des moyens logistiques nécessaires? Pouvez-vous offrir un accompagnement de qualité? Disposez-vous d un budget? Disposez-vous du soutien de votre entreprise? 6.2 Facteurs de réussite Recommandations Vous trouvez ci-dessous une liste de recommandations pour votre projet en e-learning: Plus vous cochez d affirmations, plus vous augmentez les chances de réussite Recommandations concernant la préparation Avoir l appui de la direction. Les apprenants ont été informés en temps voulu sur les avantages et les inconvénients de l e-learning. Les apprenants savent ce qui est attendu d eux. L e-learning est un complément aux formations existantes (pas un Remplacement). Commencer par un petit projet pilote. Page 31 / 37

32 Choisir des cours et des coachs de qualité. Veiller à une bonne infrastructure informatique. Il existe une besoin d apprentissage chez les apprenants. Veiller à un environnement d apprentissage adéquat. Intégrer l e-learning dans le plan de formation. Demander l avis d experts Recommandations concernant l accompagnement L apprenant peut contacter une personne pour des questions de contenu et sait dans quel délai il peut obtenir une réponse. L apprenant peut contacter une personne en cas de problème technique. L apprenant est suivi et motivé Recommandations concernant l environnement d apprentissage L apprenant peut apprendre sans être dérangé. Le planning prévoit un temps pour la formation Recommandations concernant l offre L apprenant collabore à l élaboration de son parcours de formation. Le cours reste disponible et est actualisé. Le cours en e-learning peut être combiné avec d autres formes d apprentissage. Il existe également une offre de cours non fonctionnels. Page 32 / 37

33 6.3 Pensez aux conditions accessoires Importance Lorsque les apprenants suivent une formation en présentiel, on part du principe qu ils ont besoin de temps et que l apprentissage se déroule dans un environnement stimulant. C est également le cas pour l e-learning. Indiquez dans quelle mesure les conditions accessoires sont remplies : Situation d apprentissage optimale La formation en e-learning est planifiée (dans un calendrier) L apprenant dispose de suffisamment de temps pour parcourir son cours en e- learning L apprenant sait ce à quoi s attendre (contenu, méthode...) L apprenant sait pourquoi on a opté pour l e-learning et connaît les alternatives L apprenant peut apprendre dans le calme L apprenant n est pas dérangé durant le processus d apprentissage L apprenant a des contacts avec un coach L apprenant a des contacts avec d autres apprenants L apprenant est soutenu par le responsable de ligne Apprendre est évalué positivement dans l entreprise (récompense éventuelle) L apprenant dispose de temps après la formation pour appliquer les connaissances acquises De 1 (à peine) à 4 (dans une grande mesure) Page 33 / 37

34 6.4 Etablissez un plan d action Qui fait quoi quand? Commencez par un projet sur une petite échelle. Etablissez un schéma clair indiquant noir sur blanc qui fait quoi pour quand. Le tableau ci-dessous est une illustration. 6.5 Prévoyez l accompagnement des apprenants Recommandations L accompagnement des apprenants est une tâche importante. Cet accompagnement peut s effectuer par une personne de votre entreprise ou par une personne externe. La check-list suivante vous permet d évaluer si un coach interne possède les compétences nécessaires. Page 34 / 37

35 6.5.2 Le coach sait : Répondre aux questions de contenu ; Résoudre les problèmes techniques ou renvoyer à une autre personne en cas de problème ; Soutenir l apprenant durant le processus d apprentissage (entre autres motiver) ; Réagir par rapport aux styles d apprentissage des apprenants ; Proposer des stratégies d apprentissage ; Définir le parcours d apprentissage en fonction de l objectif et des styles d apprentissage de l apprenant Le coach doit : Si demandé, communiquer le parcours de formation ; Si demandé, communiquer la durée probable de formation ; Mettre à disposition le matériel pédagogique nécessaire et éventuellement en proposer d autres ; Si nécessaire assister les apprenants au niveau du contenu ; Assister les apprenants au niveau technique ; Suivre les apprenants, les résultats, les progrès (ré-actif et pro-actif) ; Motiver les apprenants ; Evaluer les apprenants (satisfaction, acquis) ; Signaler les problèmes éventuels ; Traiter les résultats déontologiquement (à convenir au préalable) ; Le coach doit essayer d augmenter l autonomie de l apprenant. Au lieu de donner la réponse à une question, le coach doit renvoyer l apprenant à l endroit où il pourra la trouver Tâches spécifiques de l e-coach : Donner du feedback en synchrone ou en asynchrone. Mettre sur pied un forum. Animer un forum. Evaluer les acquis. Offrir des modules supplémentaires. Page 35 / 37

36 Définir les séquences d apprentissage en fonction des tâches à réaliser, les conditions de travail et les critères de qualité. 6.6 Démarrez et évaluez un projet pilote Pourquoi? Démarrer un projet pilote à petite échelle permet de réduire les risques. Evaluez soigneusement toutes les composantes (contenu, hardware, logiciels...) et interrogez toutes les parties concernées (apprenants, responsable informatique, coach...) Page 36 / 37

37 7 Services et Contacts Page 37 / 37