Présentation des fonctions DocuWare Publiée en août 2014 pour la version 6.6 de DocuWare

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1 Présentation des fonctions DocuWare Publiée en août 2014 pour la version 6.6 de DocuWare Le système de gestion documentaire DocuWare est un progiciel standard, dont la version de base fournit toutes les fonctions essentielles pour la gestion de contenu d'entreprise professionnelle. Le système peut être personnalisé et développé grâce aux modules complémentaires, ce qui permet à chaque société de trouver sa solution de gestion documentaire idéale. DocuWare est disponible dans trois versions de serveur : DocuWare qui est une solution d'entrée de gamme destinée aux petites entreprises ayant un seul serveur, fonctionnant sur un seul site de production sans besoin d'automatisation ou d'armoires électroniques plus volumineuses. DocuWare est une solution flexible pour les organisations de taille moyenne qui propose une organisation par système DocuWare, une taille d'armoire illimitée et la synchronisation des armoires de différents sites de production (une licence client et de serveur supplémentaire est requise pour chaque emplacement). Les modules complémentaires permettent de traiter les documents de manière encore plus efficace. DocuWare est une solution évolutive pour les grandes entreprises exigeantes en termes de performances et de sécurité des documents qui prend en charge un nombre illimité d'organisations au sein du même système DocuWare et offre des fonctions d'équilibrage de charge, de mise en grappe, de cryptage des données des documents et de connexion à des solutions de stockage externes. La liste suivante répertoire toutes les fonctions principales de la version de base de DocuWare et de DocuWare Administration ainsi que les modules complémentaires. Pour chaque fonction, nous indiquons la disponibilité éventuelle dans, et et le degré de disponibilité. Le degré de disponibilité de la fonction dans DocuWare et est également répertorié. De plus, il existe un chapitre distinct consacré aux fonctions de. Légende : 1 = disponible 1* = disponible indirectement via 2 = disponible avec un module complémentaire 0 = non disponible champ vide = non applicable 1

2 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare DocuWare Accès en ligne à DocuWare via un navigateur, sans installation du client 1 DocuWare Accès à DocuWare via Explorer 1 Espace pour tous les documents : capture et archivage de documents dans DocuWare Stockage de tous les types de documents provenant de n'importe quelle source dans les armoires électroniques, création d'autant d'armoires électroniques que nécessaire pour le système DocuWare Stockage des documents scannés, des fichiers et des messages électroniques dans des armoires électroniques Accès aux fonctions les plus importantes via des raccourcis 1 1 DocuWare : jusqu'à 4 Go de capacité de stockage par armoire (équivaut à environ documents par armoire pour une taille de document d'environ 100 Ko) DocuWare / : jusqu'à deux milliards de documents par armoire pour toute taille de document Importation de documents depuis les répertoires par glisser-déposer ou en appuyant sur un bouton Transfert des fichiers importés au format d'origine 1 1 Stockage de documents compressés (stockage dans l'armoire au format ZIP). Cela permet d'économiser de l'espace disque sans restriction des clients DocuWare Stockage des documents cryptés dans l'armoire par intégration de procédures AES (Advanced Encryption Standard) et RSA. Les documents sont ainsi uniquement visibles via DocuWare. Même un administrateur ne peut plus afficher directement des documents Bacs électroniques : organisation des documents avant le stockage Chaque utilisateur peut créer autant de bacs qu'il le souhaite dans son système DocuWare afin d'accueillir les documents après leur numérisation ou leur importation 1 0 2

3 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Pour une précision parfaite : les bacs peuvent être nommés individuellement et cinq couleurs peuvent être sélectionnées. Importation de documents dans les bacs depuis le système de fichiers ou le bureau par glisser-déposer Déplacement par glisser-déposer d'un document du bac vers un document de la liste de résultats ou de tâches Archivage des documents de la même façon que les documents existants : déplacez un document du bac par simple glisser-déposer vers un document de la liste de résultats pour l'archiver dans la même armoire et avec les mêmes termes d'index Possibilité d'agrafer des documents de plusieurs pages ou de dégrafer des documents du bac Option de sélection parmi plusieurs affichages pour les documents contenus dans le bac : liste simple, affichage de vignettes ou carte d'index Si plusieurs bacs sont ouverts, ils sont affichés sous forme d'onglets et peuvent être triés par simple glisser-déposer Affichage du nombre total de pages de chaque document du tableau et affichage des cartes d'index 1 0 Créez des configurations d'importation et d'imprimante directement depuis le document dans le bac et utilisez-le 1 0 comme document d'exemple Affichage de Scan App en appuyant sur le bouton de la boîte de dialogue du bac 1 0 Configuration des bacs Création et attribution de bacs à plusieurs utilisateurs, p. ex un département entier 1 Assignation de plusieurs Content et Thumbnail à un emplacement de bac pour augmenter la sécurité contre 1 les pannes Activation d'intelligent Indexing pour les bacs 2 Stockage de documents et ajout de mots index Assignation de critères de recherche à l'aide d'une boîte de dialogue de stockage de librement définissable - plusieurs 1 1 boîtes de dialogue peuvent être définies par armoire Option de saisie rapide pour la date actuelle à l'aide de la touche X 1 1 Prise en charge de la saisie à l'aide de masques de champ prédéfinissables 1 1 3

4 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Vérification automatique de mots index à des fins de plausibilité, de validation Indexation rapide par préindexation des documents dans un bac Sélection de la liste de mots précédemment saisis pour chaque boîte de dialogue de stockage Liste de sélection fixe : spécification de mots pour des champs définis afin de garantir une classification unique Liste de sélection externe : spécification de mots index à partir de fichiers externes ou de bases de données Stockage automatique de documents pré-indexés 1 0 Le nom du répertoire est adopté en tant que mot d'index lorsqu'il est stocké à l'aide de Support de saisie sans erreurs de mot d'index à l'aide de champs de boîte de dialogue prédéfinis. Sur chaque position de mot d'index, l'utilisateur peut uniquement saisir les caractères spécifiés dans la définition de la boîte de dialogue Identification des champs obligatoires à l'aide d'astérisques (*) dans les boîtes de dialogue de stockage et d'informations Modification des entrées d'index de plusieurs documents en une seule fois Indexation complète lors du stockage manuel de documents : l'utilisation d'index déjà saisis permet d'effectuer des recherches dans l'armoire électronique. Le dernier document sauvegardé dans l'armoire électronique et contenant les mêmes index est utilisé afin de compléter les index manquants pour le document en cours de stockage. Le stockage de documents similaires est ainsi plus rapide et plus efficace Utilisation des codes-barres pour l'archivage manuel : lisez les codes-barres à l'aide de One Click Indexing et copiez-les dans la boîte de dialogue de stockage sous forme d'une 2 valeur appropriée (une licence Barcode & Forms est nécessaire) Récupération facile et rapide de documents (voir aussi le chapitre consacré à ) Recherche de document à l'aide de mots index 1 4

5 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Option de saisie de mots index sans caractère générique (recherche avec astérisque, etc.) Option de saisie rapide pour la date actuelle à l'aide de la touche X La ou les liste(s) de sélection pour chaque champ garantissent que les mots index puissent être saisis rapidement et sans erreurs. Recherche à l'aide des opérateurs logiques AND, OR et NOT (y compris pour les filtres d'index) Enregistrement automatique des cinq dernières recherches afin de pouvoir les réutiliser facilement Enregistrement de recherches individuelles fréquemment effectuées : sous forme de liste dans DocuWare (une licence Task Manager est nécessaire), de raccourci sur le bureau ou de favori dans votre navigateur Recherche hiérarchique à l'aide de listes sélectionnées 1 Définition de champs utilisés pour les listes de sélection 1 Liens dynamiques : tous les documents appartenant à la même procédure peuvent s'afficher dans une liste de résultats supplémentaire ; les documents ayant un terme d'index identique dans des champs définis sont affichés directement dans la liste des résultats. Par exemple, tous les documents ayant le même nom de projet peuvent être affichés dans une liste de résultats liés. 1 1* Exportation de documents et de données Les documents trouvés sont facilement exportés dans : le bac, les répertoires ou le client de messagerie. 1 1 Création d'une requête DocuWare Request à partir d'une liste de résultats 1 0 Exportation de la liste des résultats en fichier CSV 1 0 Affichage des documents archivés Énumération claire des documents récupérés avec les index de recherche associés dans une liste des résultats ; l'affichage des champs dans les listes de résultats peut être 1 adapté individuellement Les documents avec pièces jointes sont identifiés par un symbole dans la liste des résultats 1 0 5

6 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Affichage des documents dans DocuWare Viewer ou le programme ou afficheur d'origine ; tous les formats de fichier normaux sont pris en charge Téléchargement de documents au format d'origine ou en PDF Différents formats de fichier peuvent également être affichés dans un document logique : important pour l'affichage de messages électroniques avec pièces jointes, par exemple. Ouverture de plusieurs documents simultanément dans des fenêtres de Viewer distinctes Affichage des documents liés à partir d'une liste de résultats ou de tâches et à l'aide de la barre d'outils DocuWare Viewer Contrôle de parité à l'aide de deux symboles dans la barre d'état de la Visionneuse Les documents sont affichés avec une largeur optimale et sans marge dans la Visionneuse à l'aide de l'option d'affichage Ajuster à la largeur pour un affichage optimal Amélioration d'image automatique dans DocuWare Viewer : Rotation et/ou redressement du document Affichage immédiat du premier document dans une liste de résultats ou de tâches dans DocuWare Viewer Actualisation automatique de l'affichage d'un document dans DocuWare Viewer lorsqu'il a été modifié via la fonction 'Éditer' de l'afficheur. Indexation et recherches plein texte Indexation plein texte automatique d'une armoire, quelle que soit la base de données utilisée Indexation plein texte de documents numérisés avec reconnaissance optique de caractères (ROC) et d'autres formats courants avec un filtre de texte intégré Option de recherche plein texte avec caractères génériques avant et après un terme * * Option de recherche d'expression et de recherche à distance 1 Dans la Visionneuse DocuWare, les termes de recherche plein texte sont mis en surbrillance dans le document, dans l'affichage des documents numérisés et d'autres documents CI (Coded Information). 1 6

7 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Affichage du texte pour effectuer des recherches plein texte (en plus de l'affichage des vignettes et du nom du document) : Affichage de la première section de texte, qui contient le terme de recherche (mis en surbrillance) Tri des résultats de recherche plein texte en fonction de la pertinence, c.-à-d. de la fréquence du terme d'index Reconnaissance automatique de la langue du document possible (à l'exception du grec et des langues cyrilliques) Modification de documents Les documents archivés peuvent être ouverts et modifiés dans l'éditeur Ajout d'un document en pièce jointe depuis un bac dans une armoire DocuWare Modification des documents : DocuWare Viewer Ouverture et modification des documents archivés dans la Visionneuse DocuWare : Marquage et annotation de documents avec des superpositions ; le document d'origine n'est pas modifié. Ouvrez la boîte de dialogue d'information du document actuel afin d'afficher les entrées d'index et de les modifier si nécessaire DocuWare Viewer offre de nombreuses options de modification : Des passages du texte peuvent être mis en surbrillance à l'aide d'un rectangle ou d'un cercle de la couleur de votre choix, en mode opaque ou transparent ou en traçant une ligne à main levée ; des notes peuvent être positionnées partout dans le document avec la police, la taille et la couleur sélectionnées ; vous pouvez saisir des annotations à l'aide d'une ligne à main levée (telles qu'une signature sur les écrans tactiles). Enregistrement des paramètres personnalisés pour tous les outils (taille ou couleur de la police par exemple) Des passages de texte peuvent être mis en surbrillance sur toutes les pages d'un fichier Indexation en un clic : sélection d'index, dates et chiffres à l'aide de la souris et transfert dans la boîte de dialogue de stockage d'un simple clic. Reconnaissance automatique de la langue du document possible (à l'exception du grec et des langues cyrilliques) * 1 1* 1 1* 1 1* 1 0 7

8 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Indexation d'un seul clic : Sélectionnez des codes-barres et transférez-les dans la boîte de dialogue de stockage d'un simple clic (une licence Barcode & Forms est nécessaire) Copiez du texte dans le presse-papiers pour l'utiliser dans d'autres applications Au total, cinq niveaux de superposition peuvent être affichés/masqués Fusionnez les niveaux d'annotation avec le document pour fixer l'ensemble des annotations et timbres au document Les superpositions peuvent être imprimées avec un document. Timbres électroniques dans le DocuWare Viewer Timbres publics et personnels dans le DocuWare Viewer pour le traitement des documents ; des processus de travail basés sur Task Manager sont initiés par des timbres Demande de mot de passe pour les timbres afin d'augmenter la sécurité des processus relatifs aux timbres Personnalisation des timbres, p. ex. avec une signature numérique ainsi que l'indication de la date, de l'heure et de l'id utilisateur de la personne qui se connecte Les timbres peuvent être personnalisés par l'ajout de champs de formulaire : option de saisie d'informations variables lorsque les timbres sont appliqués (y compris l'utilisation de listes de sélection fixes et externes ; pas pour ) * 1 1* 1 1* 1 1* 1 1* 1 1* 1 1* 1 1* Définition d'une signature simple en appliquant un tampon 1 1* Activation automatique des timbres afin de pouvoir les apposer plus rapidement Les timbres peuvent être utilisés pour les documents numérisés et les fichiers au format Office, PDF ou autres. Processus de travail basé sur Task Manager : modification automatique de jusqu'à cinq entrées d'index sélectionnées dans un document en définissant un timbre Après avoir apposé un timbre sur un document, ouvrez automatiquement le document suivant de la liste ou du bac actuel(le) * 0 1* 1 0 8

9 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Fermeture automatique de l'afficheur après l'application du timbre Gestion des versions Gestion des versions automatiques : une nouvelle version est créée pour chaque document traité directement dans l'armoire. Gestion des versions manuelles : contrôle de version par document via l'extraction et l'enregistrement : le document est verrouillé, empêchant toute modification ultérieure lors de l'extraction Affichage de l'historique de versions et option permettant de revenir aux versions précédentes Signature numérique Définition d'une signature simple en appliquant le tampon 1 1* Transfert/envoi de documents archivés Envoi de tout document directement par message électronique à partir d'un bac ou d'un afficheur DocuWare Envoi simultané de plusieurs documents par courrier électronique directement à partir d'une liste de résultats Envoi de liens hypertexte vers un document ou une liste de résultats par message électronique Utilisation du système de messagerie électronique compatible MAPI Présentation parfaite et convivialité optimale Personnalisation de la largeur de colonne et des fonctions pour les listes de résultats Les colonnes des listes de résultats peuvent être triées et activée ou désactivées une par une Affichage du nombre de documents d'une liste en haut de la liste, surlignage en couleur si ce nombre change Les boîtes de dialogue de recherche/stockage peuvent être personnalisées pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Clarté de lecture optimale sur petite zone grâce à l'optimisation de l'affichage Authentification unique (SSO) par l'enregistrement de l'id utilisateur DocuWare dans un cookie Utilisation de la connexion pour accéder à DocuWare (authentification unique, SSO) 1 1* * 1 1* *

10 Travailler avec DocuWare - Fonctions de la version de base de DocuWare Possibilité de sélectionner la langue de l'interface utilisateur dans le menu principal de DocuWare DocuWare Update : Message automatique de la part des nouvelles versions de DocuWare ou des correctifs pour les composants et applications DocuWare disponibles DocuWare Printer App : Stockage de documents via la fonction d'impression dans vos programmes En ce qui concerne les fonctions de DocuWare Printer App, voir les sections "DocuWare Printer App" et "Configuration de DocuWare Printer App" du chapitre "DocuWare Desktop Apps". DocuWare Scan App : Numérisation et stockage de documents En ce qui concerne les fonctions de DocuWare Scan App, voir la section "DocuWare Scan App" du chapitre "DocuWare Desktop Apps". Application DocuWare Import App : Contrôle des dossiers et importation de documents En ce qui concerne les fonctions de l'application DocuWare Import App, consultez le chapitre DocuWare Import et la section Import Configurations du chapitre Docuware Desktop Apps. Upload Service App : Déplacement du fichier dans les bacs DocuWare Chargement automatique de documents depuis un répertoire windows vers un bac Transfert de fichiers à partir d'un programme de numérisation externe vers un bac Contrôle des dossiers de fichiers pour le chargement automatique de fichiers dans le bac. Conversion automatique des fichiers TIFF DocuWare au format PDF (format par défaut dans le bac) Lecture des informations d'index à partir d'un fichier XML généré durant la numérisation. Cette fonction est accessible avec la majorité des périphériques multifonctions des grands fabricants. Pour plus d'informations, voir Affichage du statut et de l'origine des documents dans la vue détaillée des bacs 10

11 DocuWare Administration Configuration et gestion du système Intégration système flexible Accès au système via intranet et/ou Internet 1 1 Autorisation utilisateur via l'identifiant et le mot de passe ou authentification unique (SSO) 1 1 Accès au système DocuWare à l'aide du nom d'utilisateur DocuWare (mot de passe non requis) via une application tierce de confiance 1 0 Évolutivité simple avec le serveur DocuWare Authentication : gestion des licences et des utilisateurs, concession de l'accès aux fonctions et documents et gestion de tous les paramètres Content : administration des documents, gestion de l accès aux fichiers et aux index Workflow : administration et contrôle des traitements par lot et processus planifiés automatiques Workflow Engine : enregistrement et administration de processus de travail et d'instances de processus pour Workflow Manager Connect to Mail : affichage de messages électroniques stockés sur le serveur de messagerie, conversion et stockage des messages dans le système DocuWare SAP HTTP : stockage des documents de SAP dans DocuWare Équilibrage de charge : automatique lors de l'accès aux armoires Système DocuWare fourni avec Fulltext : construction de l'index plein texte Système DocuWare fourni avec Thumbnail ; mise sous cache des vignettes pour les bacs dans DocuWare et les affichages de plusieurs pages Système DocuWare fourni avec Notification - gestion des notifications Capacité du client : chaque système permet la prise en charge de plusieurs organisations Administration système Gestion du stockage de documents : administration centrale indépendante du support physique

12 DocuWare Administration Configuration et gestion du système Autorisations et connexions aux bases de données : administration centralisée au niveau système, toutes peuvent être intégrées par le biais de bases de données testées par DocuWare (Microsoft-SQL, Oracle, MySQL) Hautes performances et évolutivité : utilisation de Content s multiples sur différents dispositifs physiques (volume), utilisation de bases de données multiples : les armoires électroniques peuvent être distribuées vers plusieurs bases de données exécutées sur différents dispositifs physiques (volume), programme de base de données illimité (un système peut contenir plusieurs bases de données différentes). Administration de l'organisation Listes de sélection statiques : lecture unique de données depuis des systèmes externes (bases de données, fichiers texte) ou saisie unique de données Listes de sélection externes : les requêtes dynamiques externes génèrent des listes de sélection (systèmes ERP, bases de données, par exemple) Assignation de listes de sélection aux boîtes de dialogue et champs index Configuration d'un compte invité par organisation Mots de passe sécurisés Longueur minimale du mot de passe Complexité : les caractères en majuscules et en minuscules, les chiffres et les caractères spéciaux peuvent tous être définis comme des exigences de mot de passe Définition de la date d'expiration Définition du nombre de tentatives autorisées et du temps de blocage du client lorsque la limite est dépassée Réception d'une notification lorsque votre mot de passe est sur le point d'expirer, vous rappelant de changer Désactivation de l'échéance de mots de passe d'utilisateurs individuels (si leurs comptes sont uniquement utilisés pour les processus de travail, par exemple) 12

13 DocuWare Administration Configuration et gestion du système Blocage d'un compte utilisateur après un certain nombre de saisies incorrectes du mot de passe (avec affichage d'une remarque indiquant le moment où le compte a été bloqué). Administration des droits Administration centralisée des utilisateurs et des droits dans DocuWare Administration Droits fonctionnels : accès aux fonctions individuelles, aux timbres, aux listes de sélection et aux modèles ; définition au niveau de l'organisation Droits d'accès aux armoires : droits d'accès aux documents dans les armoires Profils : regroupement de droits fonctionnels dans des profils fonctionnels et de droits d'armoires électroniques dans des profils d'armoires Rôles : regroupement de profils fonctionnels et de profils d armoires électroniques en fonction des tâches Rôles prédéfinis : administrateur système, administrateur d'organisation et propriétaire d'armoire Administration des utilisateurs Structuration des utilisateurs en groupes 1 1 Assignation directe de droits, profils et rôles individuels à différents utilisateurs 1 1 Assignation de rôles à des groupes 1 1 Configuration du bac par défaut pour l'utilisateur 1 1 Administration pratique des groupes et utilisateurs : intégration et exécution de la synchronisation des utilisateurs et des groupes d'un service de répertoire externe avec ceux du système DocuWare ; prise en charge des services LDAP et Active Directory Déblocage de comptes utilisateur en tant qu'utilisateur avec les droits de "Gestion des utilisateurs" Notification d'absence aux utilisateurs Création de règles de substitution : assignation d'utilisateurs Création de listes de substitution : regroupement des règles de substitution en listes Structure des armoires électroniques et administration des droits Mise en œuvre d'une structure hiérarchique d'armoire (affichage en arborescence)

14 DocuWare Administration Configuration et gestion du système Lors de la création d'une armoire, les paramètres d'une armoire existante sont importés par le biais d'un fichier XML. Transfert de la structure de champ d'une armoire existante via un fichier XML Armoires sur disque dur, CD, DVD, WORM en mode manuel ou juke-box, plates-formes de stockage SAN (Storage Area Network), systèmes RAID Finalisation automatique et enregistrement d'armoires sur un juke-box Armoires sur système CAS (Content Addressed Storage), solutions de stockage NetApp Gestion de stockage hiérarchique Organisation du stockage en disques logiques, restrictions des capacités définies par l'utilisateur, notamment pour la taille des disques CD/DVD/Blu-ray Sélection de types de base de données pour chaque armoire et intégration à tout type de configuration dans un système DocuWare Armoires pour un niveau de sécurité élevé. Leur accès est interdit y compris pour l'administrateur Définition détaillée de droits (droits d'affichage, d'édition, de suppression ou de modification par exemple) pour chaque armoire et champ index selon les superpositions Définition supplémentaire des droits de champ : le champ doit être vide, l'entrée doit être contenue dans la liste de sélection, aucune nouvelle entrée Association de droits d'armoires électroniques aux entrées d'index d'un document (filtre d'index) Flux de travail de synchronisation d'armoires Synchronisation des armoires primaires centrales et des armoires secondaires décentralisées Différentes structures possibles dans les armoires primaires et secondaires, mappage des champs index Résolution des conflits configurable, si les documents des armoires primaires ou secondaires ont été modifiées simultanément Processus programmé Exportation du processus de travail Exportation des armoires électroniques existantes dans un système ; l'armoire cible peut être une nouvelle armoire ou une armoire existante Exportation dans un autre système DocuWare

15 DocuWare Administration Configuration et gestion du système Processus programmé Processus de migration Copie/déplacement automatique des documents, du disque dur vers un support optique dans une armoire, par exemple Enregistrement : création facultative d'une copie des données à enregistrer pour enregistrement ultérieur à l'aide d'un autre programme Processus programmé Processus de suppression Contrôle automatique du cycle de vie des documents, notamment de la suppression de documents et, facultativement, des entrées de bases de données Option de suppression définitive de documents. Les données à supprimer sont remplacées à l'aide des données générées de façon aléatoire qui sont créées conformément à la définition du manuel d'opération des programmes de sécurité industrielle nationale, édité par le Ministère de la défense. Une fois supprimées, aucun outil de restauration ne permet de reconstruire les données. 0 0 Processus programmé Journalisation et contrôle Journalisation par défaut de toutes les modifications du système, toutes les modifications de runtime dans les documents ainsi que tous les processus de travail Spécification des modifications/activités à journaliser par l'administrateur système, l'administrateur d'organisation ou le propriétaire d'armoire selon le niveau Définition des configurations de journalisation basée sur les droits d'accès Filtrage des informations de journalisation telles que les entrées d'un champ de base de données particulier ou journalisation des activités pour un utilisateur particulier Destinations de journalisation : base de données, fichier XML, fichier texte Journalisation au niveau du débogage pour le système DocuWare entier ou certains éléments seulement, tels que Content ou DocuWare Administration à l'aide de la commande de menu

16 DocuWare Administration Configuration et gestion du système Exportation de la journalisation sous forme de fichiers XML Documentation relative à l'ensemble des paramètres du système DocuWare, aux organisations et clients au format PDF Sécurité des documents Double conservation des données : stockage complémentaire des entrées de base de données dans des fichiers de document en tant que fichiers d'en-tête XML Cryptage des documents et des en-têtes par association aux procédures de cryptanalyse et RSA Restauration des bases de données corrompues à l'aide des informations stockées dans les fichiers d'en-tête XML Communication cryptée : communication entre le client et le serveur à l'aide de mécanismes 1 1 Communication entre les serveurs via SSL Accès via la connexion DocuWare ou (connexion simple) 1 1 Transactions : protection de l'intégrité des données, des modifications de documents et des transactions de stockage aussi bien pour les index que pour les documents Accès aux documents uniquement possible via Content, aucun accès utilisateur direct aux répertoires de documents Accès à la base de données uniquement possible via Content, aucun accès utilisateur direct à la base de données Haut niveau de sécurité pour les armoires et les utilisateurs ; seuls les utilisateurs disposant d'une autorisation de haute sécurité (connexion non simple) peuvent accéder aux armoires hautement sécurisées L'administrateur peut bloquer les types de fichiers potentiellement dangereux pour une organisation Sauvegarde et restauration des paramètres du système, par exemple, connexions aux données, emplacements de stockage pour les documents et paramètres d'administration des utilisateurs, dans un fichier XML

17 DocuWare Administration Configuration et gestion du système Les mots de passe sont stockés à l'aide d'un processus de hachage combiné à un mécanisme de salting 17

18 DocuWare Configuration Plateforme de configuration par navigateur pour l'administration de composants DocuWare spéciaux basés sur un navigateur. Configuration de DocuWare Pour plus d'informations sur la configuration des composants individuels, voir les chapitres respectifs Ouverture de DocuWare Configuration directement à partir de DocuWare ; aucune installation requise Configuration de différents composants DocuWare à l'aide d'assistants Attribution de droits détaillés pour la création, la modification et l'attribution de configurations individuelles via DocuWare Administration

19 DocuWare permet à toutes les armoires DocuWare d'être intégrées au répertoire de fichiers. Fonctionnement intuitif avec Explorer Archivage de documents depuis le système de fichiers vers DocuWare à l'aide d'un glisser-déposer, du menu contextuel ou de raccourcis : indexation automatique à l'aide de noms de dossiers et de fichiers Archivage de structures de dossiers complètes depuis le système de fichiers, sans ouvrir la boîte de dialogue de stockage de chaque document. Les documents sont archivés dans DocuWare avec les mots index pertinents. Archivage des documents dans DocuWare depuis une application grâce à la fonction Enregistrer sous : quand vous sélectionnez le dossier de destination, le document reçoit automatiquement des mots index. Création de nouveaux dossiers pour y enregistrer des documents par glisser-déposer Affichage et modification des entrées d'index directement pour les documents dans Explorer Création de liens vers des documents archivés et/ou des dossiers DocuWare (p. ex sur le bureau ou dans une application telle que PowerPoint) Accès en lecture seule à un document archivé depuis une application via Ouvrir Modification des documents archivés (dans l'application qui ouvre par défaut cette extension de fichier dans l'explorateur ) Ouverture d'un document de dans DocuWare Viewer Affichage des documents archivés en lecture seule dans l'application qui ouvre par défaut cette extension de fichier dans l'explorateur Pour un accès plus rapide, un filtre peut être utilisé pour limiter le résultat aux lignes les plus importantes (p. ex se limiter aux documents des 30 derniers jours ou à ceux créés par les utilisateurs eux-mêmes ou par leur équipe) Affichage de l'historique des versions d'un document 1 19

20 DocuWare Desktop Apps DocuWare Desktop Apps est inclus dans la version de base de DocuWare et comprend la Printer App, la Scan App, Smart Conenct et l'import App. DocuWare Desktop Apps Possibilité d'installer et de désinstaller des applications individuelles à partir du menu principal de DocuWare et à partir du menu contextuel de Desktop Apps dans la barre d'état de. DocuWare Printer App : Stockage de documents via la fonction d'impression de vos logiciels Stockage de documents dans une armoire Stockage de documents dans le bac Lancez la configuration de l'imprimante à partir d'un document dans le bac et utilisez ce document comme document d'exemple pour une nouvelle configuration Conversion de documents au format PDF/A (format d'archivage à long terme) Documents d'index: Lecture automatique du contenu des zones de lecture définies du document. Ce contenu est utilisé pour l'indexation (report du nom d'une société figurant sur une facture dans le champ d'index correspondant par exemple) Lecture automatique de codes-barres à partir de zones de lecture définies du document, telles que le numéro de facture (une licence Barcode & Forms est nécessaire) Indexation de documents à l'aide de valeurs fixes et d'entrées dynamiques Lors de l'indexation, vous pouvez associer des entrées fixes, des entrées dynamiques et des zones de lecture de texte dans un champ d'index Division du contenu des zones de lecture de texte afin de transférer certaines parties vers des champs d'index différents Remplacement du contenu des zones de lecture de texte par un texte différent : par exemple, lors de l'impression à partir de l'erp, remplacement du terme «facture» par «facture - sortie» Prélèvement de documents depuis le système de fichiers ou le bac sélectionné pour la lecture du texte Définition de zones de lecture basées sur des parties de texte au sein du document (définir un ancrage); par exemple, le montant de la facture qui est toujours situé à la fin, en regard du mot «Total» 20