Informations sur le GIP

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1 Synthèse de la réunion du bureau professionnel de Couperin Jeudi 18 Mars 2004 / 10 :30 à 17 :15 BIUM - Paris Participants : François Cavalier, Pierre Chourreu,, Sophie Desseigne, Monique Joly, Louis Klee, Nathalie Marcerou-Ramel, Michel Roland, Isabelle Sabatier (a/c de 14h30) Etaient excusés : Guy Cobolet, Anny Maximin Informations sur le GIP Le projet de GIP a été envoyé au directeur de l enseignement supérieur et à la directrice de la recherche. LK présente oralement les points fondamentaux : préambule et les articles 1 (dénomination), 2 (objet), 16 (CA), 17 (président), 18 (directeur,) 19 (CS), 20 (règlement intérieur). L'absence de référence dans l objet du GIP (article 2) au système d'information documentaire et aux outils, cité en préambule, est une erreur matérielle de copier / coller quand «missions» et «objet» ont été séparés. L article 2 doit absolument être complété dans la prochaine mouture en réintroduisant «développer une expertise et une évaluation des systèmes d information documentaire et de leurs outils au bénéfice des membres», principe qui se trouve uniquement dans le préambule, sinon nous priverions le GIP de sa mission prospective. Plusieurs membres du bureau souhaitent pouvoir étudier le projet du GIP, dès que cela sera politiquement possible («GIP et chuchotements»). Une première mouture du programme d activité du GIP est en préparation. Principaux chapitres : Modèle économique : principes généraux Réflexion sur les modèles tarifaires des éditeurs, les modalités d accès et de diffusion de la documentation électronique (revue ou article?) et sur le rôle du consortium en ces domaines Modalités et instruments de la mise en place d'une politique de coordination en matière de documentation électronique entre les adhérents du GIP Couperin avec en annexe la liste complète et justifiée des négociations conclues, en cours et à mener. Le département de négociations documentaires dispose déjà d'une grande partie de ces informations. Il y a encore un travail de mise en forme à réaliser. Détermination des opérateurs mandatés soit pour un marché donné soit pour une plate-forme Expertise et évaluation des systèmes d'information documentaire et, le cas échéant, conseil au développement du système d information documentaire des adhérents Développement des outils de signalisation, du web. Collaboration avec les opérateurs existants (ABES, INIST, etc.) Adhésion à la coopération internationale (ICOLC, SPARC, OAI, etc.) Une première mouture du budget prévisionnel de fonctionnement du GIP, assuré par une cotisation annuelle des membres, est aussi en préparation. Celui-ci couvrira les points suivants : Modèle économique : principe de mutualisation : participation des adhérents sur la base petits/moyens/gros/grands organismes de recherche? des adhérents hors MESR? de l Etat via les ministères concernés? Personnels : Evaluation prévisionnelle de la dotation : un directeur, 2 secrétaires, 1 ingénieur informaticien et 1 personnel scientifique des bibliothèques par mise à disposition, détachement ou recrutement propre sur CDD. A noter que 2 personnels scientifiques des bibliothèques sont déjà créés et affectés à Lyon 1 et Nice. Financement des établissements participant lourdement à l activité de Couperin? Location de locaux. Matériels et logiciels par achat ou mis à disposition. Expertises externes : juridiques, cahiers des charges, systèmes d information documentaire Archivage. Développement d outils logistiques. Hébergement et développement du site web. Communication interne et externe. Colloques. Adhésions à des organismes internationaux. Déplacements. 22/03/04 LK Couperin bureau professionnel jeudi 18/03/04

2 Les achats documentaires ne sont pas inclus dans le budget prévisionnel du GIP mais présentés en annexe pour éclairer le modèle économique et le budget prévisionnel. Les principes de facturation seront définis dans le règlement intérieur. Introduction sur les politiques tarifaires des éditeurs et modèles dominants Listes des adhérents Couperin contractants pour un marché donné (ex : JSTOR, Biomedcentral, IOP, High Wire, etc.) Détermination des opérateurs mandatés pour un marché donné : ABES, Etablissement membre du GIP, GIP Couperin, INIST et détermination de sa rémunération (1%?) Présentation des phases de négociation avec l'éditeur et comparaison des conditions obtenues avec celles des pays équivalents ( = relations avec l'icolc) Facturation unique au GIP Re-facturation aux co-contractants d'un marché donné, selon les principe de mutualisation adoptés : participation des adhérents sur la base petits/moyens/gros/grands organismes de recherche? des adhérents hors MESR? de l état / ministères concernés? Programme 2004 du département «négociations documentaires» A rédiger par François Cavalier Programme 2004 du département «études et prospective» (document de travail rédigé par Michel Roland) Introduction et plan La "mission d'expertise et d'évaluation" sur l'environnement technologique et fonctionnel de la documentation électronique qui est celle du département peut se formuler en 4 objectifs généraux : Organiser la mise en commun et la communication des compétences et des expertises, Donner aux établissements l'information qui leur permette une décision éclairée, Favoriser, expertiser et soutenir les mutalisations souhaitables et les projets communs, Fournir au consortium et à ses membres des outils collaboratifs et de communication efficaces La concrétisation de ces objectifs se décline selon 8 axes. Le travail du département se poursuit selon les axes définis par la "plateforme technique" élaborée en novembre Accès intégré aux ressources électroniques, dont accès aux périodiques électroniques. Je propose de plus d'intégrer dans cet axe l'accès aux ressources pédagogiques (cf. infra), Accès aux ressources alternatives, Publications en ligne des établissements, Archivage pérenne Cependant notre programme, pour intégrer sa dimension concrète, doit également se décliner selon des axes transversaux: 1. L environnement fonctionnel : Les systèmes d'information. Les développements liés à la diffusion et la production institutionnelle de la documentation électronique se font et se feront de plus en plus dans le contexte interdépendant de systèmes d'information dans lesquels ils auront à s'intégrer, systèmes d'information des établissements, des organismes de recherche, voire du ministère. Notre réflexion doit désormais intégrer cette dimension qui commence d'ores et déjà à nous poser des questions précises. 2. L environnement institutionnel : Le consortium, notre département en particulier, n'a pas ni les moyens ni la vocation de réaliser des développements ni de gérer des applicatifs. Toute activité qui dépasse le simple échange d'expériences suppose donc le développement de partenariats institutionnels. Il est donc nécessaire d'avoir une claire vision de notre environnement institutionnel et des partenariats possibles voire nécessaires dans ce paysage. 22/03/04 LK Couperin bureau professionnel jeudi 18/03/04 2/5

3 3. L environnement intra : Si la répartition des rôles entre le département "études et prospective" et le département "coordination et négociations documentaires" est assez claire (l'achat de produits d'un côté, le développement de l'expertise liée à l'exploitation de ces produits de l'autre), un certain nombre de dossiers supposent l'intervention des deux départements. Il convient, pour ces dossiers de bien coordonner nos activités (qui fait quoi, passage de relais). 4. La logistique : En sus de ses missions de veille et d'expertise, le département est en charge des outils de communication (interne et externe) du consortium : site web, listes de diffusion, etc.. Nos activités dans ce domaine sont celles qui correspondent aux demandes les plus pressantes des autres membres actifs du consortium. Il convient d'adjoindre à cet axe la logistique propre au département (journées de veille). Ce document se propose de faire le point de nos activités jusqu'à présent et de nos objectifs pour l'année 2004 en tâchant de les inscrire sur une perspective à plus long terme, d'abord selon les axes d'études, ensuite selon les axes transversaux: Ensuite il déclinera ces objectifs selon un essai de priorisation et un calendrier de réalisation. Enfin il essaiera de présenter le budget prévisionnel du département. Actions programmées Accès intégré aux ressources électroniques. Axe transversal D : Journée de veille "accès intégré aux ressources électroniques" ; Journée de veille sur les outils d'accès aux périodiques électroniques adjointe à la veille "outils intégrés" Axe transversal C : Préparer la décision d'achat (dpt CND), mutualisation (Elin) ; Adjoindre aux contrats la réquisition de mise à jour de l'information des bouquets sous forme d'un fichier exploitable par l'ape & le portail Sudoc Axe transversal B : Accès intégré aux Périodiques Electroniques (APE) - mai 2004 : Réalisation conjointe avec l'abes (Archimed, portail Sudoc) Accès aux ressources alternatives Axe A : Intégration des ressources alternatives aux moteurs intégrés Base de signets Cerimes (Thierry Samain) Publications en ligne des établissements Axe transversal D : Journée de veille sur la mise en ligne des thèses ; remise à la rentrée d'automne (groupe d'expertise au ministère dont fait partie Thierry Samain : groupe technique) du comité de pilotage de l'audit (rapport pour fin juin) Journée de veille sur les archives institutionnelles ouvertes Archivage pérenne Démarche engagée pour le traitement des archives liées aux droits acquis par les contrats (groupe Bérard - Chourreu) Axe transversal B : Démarche conjointe avec les organismes de recherche, pb de la gestion de l'applicatif (rapport avec l'inist et/ou l'abes) Axe transversal C : Expertiser et revoir les contrats en fonction de (1) les droits à la récupération des archives, périodicité en particulier et (2) les formats de livraison des archives. Ressources pédagogiques L'expertise NTE excède notre domaine > axe 1 (intégrer les ressources pédagogiques documentaires) Axe transversal A : Expertiser les échanges de données entre le s/système d'information documentaire et les systèmes NTE 22/03/04 LK Couperin bureau professionnel jeudi 18/03/04 3/5

4 Logistique Site web dynamique Webmestre : Marlène Delhaye (AM3) - mise en place fin avril. Remplacement courant mai. Organisation de la veille Axe transversal B : Harmoniser la veille de la sous-direction, veille sur les produits documentaires, intentions de la s/dir en matière de veille technologique Axe transversal C : veille produits Journées de veille 1. Accès aux périodiques électroniques par les titres 2. Accès intégré aux ressources électroniques 3. Outils de résolution de liens 4. Mise en ligne des thèses 5. Archives institutionnelles ouvertes 6. Méthode: 1. Présentation par les fournisseurs de leurs produits (hors présence des concurrents), entre 1/2 heure & une heure 2. Table-ronde avec l'ensemble des fournisseurs Veille LK rend compte du souhait de Claude Jolly d organiser pour le mois de juin 2004 une journée sur la veille. Le lancement d'une telle journée d'étude sur la veille nécessite : les besoins et les objectifs communs à la SDBD et à Couperin le périmètre de la veille : produits documentaires commerciaux et alternatifs, veille technologique sur les plate-formes d'accès etc. le bilan de l existant et l'état des lieux : certains groupes fonctionnent très bien en Droit et en Sciences-Economiques (Isabelle Sabatier et Anny Maximin y participent) et le site web existe Nous proposons à Claude Jolly de prendre l'initiative d'une réunion de synthèse, qui servirait en même temps de comité scientifique pour le programme de la journée d'études, regroupant les protagonistes. Côté Couperin, François Cavalier, Nathalie Marcerou-Ramel, Michel Roland, Anny Maximin, Marlène Delhaye, Nicolas Morin, Louis Klee et les représentants de pôles : Monique Joly, Guy Gobolet, Isabelle Sabatier, Sophie Desseigne pourraient y participer. Cela fait beaucoup de monde mais l activité de veille requiert un investissement fort de la part des protagonistes si l on veut des résultats probants et cette réunion permettrait de clarifier la situation pour chacun des protagonistes qui sera mis fortement à contribution. A noter que la direction de la recherche était représentée aux groupes de veille. Des stagiaires ENSSIB pourraient se voir proposer des mémoires dans ce domaine. Nice pourrait organiser cette journée. LK rencontre très brièvement Claude Jolly le mardi 23/03/04 à ce sujet. Stratégie de la négociation avec Elsevier Elsevier est un accord fondamental tant dans sa dimension économique (le modèle Elsevier est repris par les autres éditeurs) que par sa dimension psychologique (1 er accord de Couperin, qui a scellé le démarrage du consortium). Nous avons reçu les propositions et les simulations Elsevier. Nous en sommes au 1 er round de négociation. La négociation sera menée selon l organisation suivante : Expertise des simulations Elsevier par des universitaires spécialistes de mathématiques financières. «Groupe de négociation» et non un négociateur isolé. Composition : Iris Reibel, François Cavalier, Monique Joly, Nathalie Marcerou-Ramel. Ce groupe s élargit en un «groupe décisionnel» pour valider les décisions avant le round final. Composition : groupe négociation + Louis Klee + Geneviève Gourdet. 22/03/04 LK Couperin bureau professionnel jeudi 18/03/04 4/5

5 Information régulière de l état de la négociation vers nos adhérents, car il y a une forte demande et une forte inquiétude sur ce sujet. Une première lettre d information est prévue : elle décrira notre stratégie et sera accompagnée des propositions Elsevier. Il est important que nos adhérents comprennent la complexité de la proposition tarifaire Elsevier. L issue de la négociation sera validée par l AG de nos adhérents. Simulation provisoire des options possibles de négociation (à expertiser) : Nous ne remettons pas en cause le modèle tarifaire mais nous demandons que l augmentation soit plafonnée à 6 %/an. Nous demandons une UTL de 500 titres (obtenue par fusion des résultats d une enquête auprès de nos adhérents sur leur UTL locale) avec une augmentation plafonnée à 5 %/ l an + une PPV sur le reste du catalogue à 30 (?) l article. Nous demandons un PPV général pour le consortium à x l article 22/03/04 LK Couperin bureau professionnel jeudi 18/03/04 5/5