Guide de la demande de subvention par Internet

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1 Guide de la demande de subvention par Internet La demande de subvention par Internet est accessible sur le site Internet de la Mairie Pau.fr dans la rubrique «Pau au quotidien Vie associative» Le navigateur Internet Pour utiliser le formulaire électronique de demande de subvention par Internet, il est préférable d utiliser le navigateur Internet Firefox que vous pouvez télécharger gratuitement sur le site Votre identifiant Pour utiliser le formulaire électronique de demande de subvention, vous devez disposer d un identifiant confidentiel attribué par la Direction Accueils, Modernisation et Citoyenneté. Cet identifiant est constitué de votre adresse mail et d un mot de passe. Attention : Il est différent du code qui vous permet d accéder à l annuaire des associations. Vous disposez déjà de cet identifiant Saisissez-le dans le formulaire et recopiez le code anti-spam proposé afin d'accéder au formulaire à remplir. Vous ne disposez pas encore de votre identifiant Étape 1 : veuillez rechercher le nom de votre association à partir d'un mot clé, afin de suivre les étapes 2 et 3. Si vous ne retrouvez pas votre association, nous vous invitons à demander son ajout à la base de données municipale. Il convient de remplir la fiche de demande d'enregistrement de votre association et de l'envoyer. La Direction Accueils, Modernisation et Citoyenneté traitera votre demande et vous informera de l'enregistrement de votre association. Il vous appartiendra donc, après un délai de 24 heures, de réaliser la procédure de création de comptes d'identifiant. p 1/5

2 Vous avez trouvé votre association Étape 2 : cette procédure va vous permettre de pouvoir déterminer les personnes (3 au maximum) habilitées à accéder au formulaire de demande de subvention en ligne pour le compte de votre association, et sécuriser ainsi l'accès aux informations propres de l'association. Étape 3 : vous devrez imprimer la demande de création de compte qui reprend les informations complétées dans l'étape précédente. Elle devra impérativement être signée par le Président(e) de l'association et : soit être joint sous format PDF (2Mo max) en le téléchargeant à partir de "Parcourir". soit être retourné par courrier Attention, si vous optez pour cette solution, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Envoi par courrier" afin que votre démarche soit définitivement prise en compte. A la réception de votre demande, la Direction Accueils, Modernisation et Citoyenneté traitera votre création de compte(s) et chaque personne habilitée recevra un mail avec son identifiant personnel de connexion. p 2/5

3 Mode d'emploi du formulaire Vous devez lire les conditions pratiques du formulaire puis cliquer sur le bouton de validation «Acceptation des conditions pour effectuer la demande» Vous devez ensuite choisir l'association pour laquelle vous allez déposer une demande de subvention, mentionner son domaine d'activité et l'échéance de son exercice comptable (scolaire ou civil). Vous devez renseigner chaque page et surtout cliquer sur le bouton «Sauvegarder les données» pourrez accéder aux pages de manière aléatoire mais vous devez ouvrir chaque page afin de la renseigner et surtout cliquer sur le bouton «Sauvegarder les données». Vous pouvez vous déconnecter du formulaire à tout moment (onglet «Déconnexion») en sachant que les informations sont enregistrées pour une éventuelle ouverture ultérieure du même dossier en cliquant sur Certaines zones de saisie sont pré-remplies. Certaines zones de saisies sont obligatoires. Elles sont surlignées en orange. Si elles ne sont pas complétées vous ne pouvez pas envoyer votre demande. Dans ce cas, reportezvous aux pages dont le taux de remplissage est inférieur à 100%. Des bulles d'aide sont à votre disposition en glissant le curseur sur certaines zones d'informations. En cas d'anomalies techniques, vous disposez d'une assistance matérialisée par une zone de dialogue. Votre message sera aussitôt envoyé à la Direction Accueils, Modernisation et Citoyenneté. Après l'envoi de votre demande, vous serez informé par mail de son état d'avancement. p 3/5

4 Quelques rappels fondamentaux relatifs aux fichiers a joindre Les statuts de l association : ce sont les statuts conformes à l'original et à jour au moment du dépôt du dossier. Le récépissé de déclaration en préfecture le plus récent de l association. Toute modification relative à votre association (comme le siège social, les statuts ou le bureau) doit être mentionnée en préfecture, auprès du Bureau des associations. Celui-ci vous délivrera en échange un nouveau récépissé qui doit être dès lors transmis à la Direction Accueils, Modernisation et Citoyenneté. Le récépissé de déclaration INSEE sur lequel figurent le N SIRET et le code APE est devenu obligatoire pour percevoir une subvention publique. Pour obtenir ces références, il vous suffit d'adresser votre demande écrite à l'insee Aquitaine (33 rue de Saget BORDEAUX Cedex) en y joignant une copie des statuts de votre association et une copie de l extrait paru au Journal Officiel (ou à défaut le récépissé de dépôt des statuts en préfecture). Les documents budgétaires comportent : Le compte de résultat : des deux derniers exercices en précisant s ils sont établis par année civile (de janvier à décembre) ou scolaire (de septembre à juin). Il permet de vérifier la qualité de la gestion financière. I MP ORTAN T : la loi du 12 avril 2000 rend obligatoire la transmission d un compterendu financier à l administration qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l exercice pour lequel elle a été attribuée, y compris dans le cas où le renouvellement de la subvention n est pas demandé. Le budget prévisionnel : c est l un des éléments majeurs du dossier. Il aide à analyser la cohérence du projet et l étendue des besoins de l association. Il doit être précis, sincère, équilibré en dépenses et en recettes. Le montant de la subvention sollicitée auprès de la Ville doit apparaître clairement. Il doit comprendre de manière exhaustive l ensemble des aides sollicitées auprès des institutions (État, collectivités territoriales, établissements publics ) Le bilan comptable : il s agit du bilan actif/passif de l association. C est le document comptable qui permet d apprécier la situation patrimoniale et financière de l association à une date donnée. Votre association peut décider de posséder cet état comptable, notamment si elle dispose d'un patrimoine, mais est tenue d'y souscrire notamment dès qu'elle bénéficie d'un subventionnement public annuel supérieur à p 4/5

5 L arrêté bancaire : il s agit de la photocopie du relevé de chaque compte bancaire de l association à la date d'arrêté des comptes de l'exercice comptable. Cela signifie que, si l association dispose de plusieurs comptes, elle devra fournir ce(s) document(s) pour l ensemble de ses comptes. Le relevé d identité bancaire (ou postale) du compte sur lequel vous souhaitez que soit versée la subvention éventuelle. En vertu du décret n du 25 mars 2007, ce document doit obligatoirement nous parvenir, en cas de décision d octroi d une subvention, pour permettre son versement. Fiche action spécifique (Attention : la demande doit parvenir trois mois avant le début de l'action). Il est fortement recommandé de remplir le formulaire d'organisation de manifestation correspondant à votre action. A la fin de l'action, un bilan financier justifiant de l'utilisation de la subvention municipale devra être impérativement transmis à la Ville de PAU. Vous pourrez transmettre tout autre document faisant la promotion des activités de l association. Direction Accueils, Modernisation et Citoyenneté Hôtel de Ville Place Royale PAU Téléphone : subventions@ville-pau.fr p 5/5