POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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1 POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Autorisé par: Patrick Cashman Président et Directeur général Lundbeck Canada Inc. Signature Date Marie-France Vincent Responsable de la protection des renseignements personnels et Directrice principale, Finances Lundbeck Canada Inc. Signature Date Dernière mise à jour : le 15 juillet 2013 Remplace la version du 5 mars 2010

2 Table des matières OBJECTIF... 3 DÉFINITIONS... 3 LÉGISLATION RELATIVE À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET SON APPLICATION... 4 PRINCIPES Imputabilité 5 2. Raison d être de la collecte de renseignements 5 3. Consentement 6 4. Limitation de la collecte 6 5. Limitation en matière d'utilisation, de divulgation et de rétention 7 6. Exactitude 7 7. Mesures de sécurité 7 8. Transparence en matière de politiques et de pratiques 8 9. Accessibilité pour les clients et les employés Réclamation en cas de non-conformité 9 Page 2 de 9

3 OBJECTIF L'objectif de cette politique est d'établir des règles fondamentales concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels de façon à reconnaître et protéger les droits et la vie privée des personnes en ce qui a trait à leurs renseignements personnels. Cette politique s'applique aux renseignements personnels que Lundbeck Canada : o collecte, utilise ou divulgue dans le cadre de ses opérations commerciales et de ses activités de recherche et développement; ou o recueille au sujet d'un employé de Lundbeck Canada. DÉFINITIONS 1. Renseignements personnels : Les renseignements personnels se définissent comme toute information se rapportant à une personne physique permettant de l'identifier. Cela inclut tout renseignement sous toutes ses formes possibles (informatisée, écrite, électronique, graphique, enregistrée et filmée), par exemple : Âge, nom, numéros d'identification, revenu, origine ethnique, type sanguin, photographie Opinions, évaluations, commentaires, statut social ou mesures disciplinaires Fichiers de l'employé, information sur la rémunération, dossiers de crédit, registre de prêts, dossiers médicaux Les renseignements personnels n'incluent pas le nom, le titre, l'adresse commerciale ou le numéro de téléphone commercial de l'employé d'une organisation Utilisation : Se rapporte à l'utilisation des renseignements personnels par une organisation. 3. Divulgation : Mettre des renseignements personnels à la disposition d'une tierce partie en dehors de l'organisation. 1 Mention explicite dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Loi sur la protection des renseignements personnels en Alberta et en Colombie-Britannique, mais non dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec. Cependant, la même exception semble applicable pour le Québec conformément à la jurisprudence. Page 3 de 9

4 4. Consentement : Il s agit d un consentement volontaire sur ce qui a été proposé. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est donné de manière explicite, verbalement ou par écrit. Le consentement explicite est sans équivoque et exclut toute interférence de la part de l'organisation qui en fait la demande. Il y a consentement implicite lorsqu'il peut être raisonnablement déduit de l'action ou de l inaction de l individu Organisation : Une organisation peut être une association, un partenariat, une personne physique ou morale, ou un syndicat. LÉGISLATION RELATIVE À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET SON APPLICATION Depuis le 1 er janvier 2004, les organisations canadiennes dans le secteur privé ayant des activités commerciales sont tenues de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral. De plus, des Lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé sont en vigueur dans plusieurs provinces et conjointement avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, elles établissent les règles en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation des renseignements personnels. La politique sur la protection des renseignements personnels de Lundbeck Canada se conforme aux exigences les plus rigoureuses des législations fédérales et provinciales applicables en matière de respect et de protection des renseignements personnels dans le secteur privé. PRINCIPES Lundbeck Canada a adopté les 10 principes élaborés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'association canadienne de normalisation 2 La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec exige l'obtention d'un consentement de manière explicite. Page 4 de 9

5 comme exigences minimales pour la protection des renseignements personnels de ses clients, fournisseurs de services et employés 1. Imputabilité Lundbeck Canada reconnaît sa responsabilité en matière de collecte, d'utilisation ou de divulgation des renseignements personnels et a désigné une Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) chargée de veiller au respect par la compagnie des principes de protection des renseignements personnels. La RPRP doit mettre en application les politiques et les pratiques visant à protéger les renseignements personnels. De plus, il a pour mandat d'élaborer et de mettre en place des programmes d'information afin de sensibiliser et améliorer la compréhension par les employés des dispositions et pratiques de Lundbeck Canada en matière de protection de la vie privée. De même, les employés reconnaissent leur responsabilité quant à la protection de l information personnelle sous leur contrôle. D'autres personnes au sein de la compagnie peuvent être habilitées à agir au nom de la RPRP ou à prendre la responsabilité de collecter et traiter les renseignements personnels. Si des renseignements personnels doivent être divulgués à une tierce partie, Lundbeck Canada s'assurera que cette tierce partie accordera une égale protection aux renseignements personnels et mettra en pratique la présente politique en matière de détention, d'utilisation et de divulgation des renseignements personnels. 2. Raison d être de la collecte de renseignements Lundbeck Canada déterminera les raisons pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis au moment de la collecte des renseignements ou préalablement. Lundbeck Canada recueille des renseignements personnels pour diverses raisons selon les circonstances; ceux-ci peuvent inclure, mais sans s'y limiter: La création, le développement et le maintien d un lien commercial avec les médecins, les clients et les fournisseurs de services. L élaboration et l organisation de programmes de formation continue, de conférences, de colloques, de réunions de groupe d'experts, de séminaires ou d'autres types d'événements. Le développement et la promotion des activités de marketing et l offre d information, de services et de produits. Page 5 de 9

6 Le respect des exigences légales et réglementaires dans le cadre du développement et de la gestion des produits de la compagnie, de ses opérations commerciales et de ses activités de recherche et de développement, y compris l'administration et le perfectionnement des employés. Lundbeck Canada documentera et avisera ses employés, clients ou fournisseurs de services, verbalement, électroniquement ou par écrit, de l objet de la collecte de renseignements personnels au moment où celle-ci est effectuée ou préalablement. De plus, les individus seront informés de la raison d être du dossier, de l'utilisation qui sera faite des renseignements recueillis, des catégories de personnes qui y auront accès et de l'emplacement du dossier, ainsi que des droits d'accès et de correction. Les employés, clients ou fournisseurs de services pourront donner leur consentement à la proposition de Lundbeck Canada, sauf disposition contraire de la loi. Sauf si la loi le permet, Lundbeck Canada ne pourra, à toute autre fin, utiliser ou divulguer des renseignements personnels recueillis sans le consentement du client, du fournisseur de services ou de l'employé. 3. Consentement Lundbeck Canada reconnaît que la connaissance et le consentement explicite (verbal ou écrit), par un client, fournisseur de services ou employé, aux fins de la collecte, l'utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels, sont nécessaires, sauf disposition contraire de la loi (par exemple, en cas d'urgence lorsque la vie, la santé ou la sécurité d un individu sont en danger). En obtenant ce consentement, Lundbeck Canada déploiera des efforts raisonnables pour s'assurer que les clients, fournisseurs de services ou employés sont informés des objectifs précis pour lesquels leurs renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués. 4. Limitation de la collecte Lundbeck Canada limite la collecte des renseignements personnels au strict nécessaire aux fins identifiées par la compagnie. Les renseignements personnels sont recueillis de façon juste et licite : Lundbeck Canada recueille directement les renseignements personnels de ses clients, fournisseurs de services ou employés. Lundbeck Canada peut également obtenir des renseignements personnels d'une tierce partie, dûment autorisée à le faire. Lundbeck Canada conserve un inventaire de tous les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués. Page 6 de 9

7 L information documentant l objet et le consentement pour la collecte, l utilisation et la divulgation des renseignements personnels, ainsi que l information documentant la conservation et l accessibilité aux renseignements personnels est enregistrée sur des listes de contrôle par chaque département contrôlant de l information personnelle. De plus, les listes de contrôle documentant l objet et le consentement pour la collecte, l utilisation et la divulgation des renseignements personnels sont mises à jour annuellement. 5. Limitation en matière d'utilisation, de divulgation et de rétention Lundbeck Canada n utilisera ou divulguera les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si le consentement de la personne a été obtenu ou si l utilisation ou la divulgation est autorisée par la loi. Lundbeck Canada ne conservera les renseignements personnels que le temps nécessaire à la satisfaction des exigences propres aux fins identifiées par la compagnie. Chaque département est responsable de vérifier à intervalles régulier les exigences pour la rétention et destruction de l information collectée et utilisée dans leur département. Lundbeck Canada mettra en place des lignes directrices et des procédures concernant l'accès, la rétention et l'élimination des renseignements personnels. 6. Exactitude Lundbeck Canada déploiera des efforts raisonnables pour s assurer que les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués sont exacts, complets et actualisés afin de minimiser la possibilité qu un renseignement erroné soit utilisé pour prendre des décisions au sujet d'un client, d un fournisseur de services ou d un employé. Lundbeck Canada mettra à jour les renseignements personnels des clients, des fournisseurs de services et des employés sur notification de la personne concernée et lorsqu il est nécessaire de satisfaire aux exigences identifiées. 7. Mesures de sécurité Lundbeck Canada protège les renseignements personnels par des mesures de protection physiques, organisationnelles et techniques selon le niveau de sensibilité de l'information. Page 7 de 9

8 Lundbeck Canada mettra en place et appliquera une politique de sécurité pour protéger les renseignements personnels, indépendamment de leur mode de conservation, pour empêcher leur perte, vol, accès non autorisé, divulgation, copie, utilisation ou modification. Lundbeck Canada mettra en place des programmes de sensibilisation pour les employés pour le traitement et le maintien de la confidentialité et des mesures de sécurité des renseignements personnels. 8. Transparence en matière de politiques et de pratiques Outre la présente politique, Lundbeck Canada mettra à la disposition de ses clients, fournisseurs de services et employés, dans son site Web, toute information spécifique concernant ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Toutes les autres questions au sujet des politiques et pratiques de Lundbeck Canada en matière de gestion des renseignements personnels peuvent être acheminées au RPRP. 9. Accessibilité pour les clients et les employés Un employé peut obtenir ses renseignements personnels ou demander l accès à son dossier en s adressant à son superviseur immédiat ou au service des Ressources humaines. Toute autre demande d'accès aux renseignements personnels doit être envoyée directement au RPRP. Lundbeck Canada répondra dans le délai prescrit par la loi à toute demande écrite de renseignements personnels. Lorsque la demande est valide, les renseignements personnels seront acheminés au demandeur (à un coût minimal ou gratuitement). Si la demande d'accès aux renseignements personnels n est pas accordée, Lundbeck Canada fournira par écrit les raisons de son refus. Toute personne peut également demander l'accès aux dossiers d'une tierce partie à qui ses renseignements personnels ont été divulgués. Lundbeck Canada corrigera tout renseignement personnel jugé inexact ou incomplet. Les divergences non résolues seront consignées dans le dossier de l individu. Lorsqu on le juge approprié, Lundbeck Canada transmettra à une tierce partie les renseignements modifiés ou les divergences non résolues. Page 8 de 9

9 Lorsque Lundbeck Canada ne donne pas satisfaction à une demande d accès ou de correction de renseignements, le demandeur se verra accorder le droit de contester cette décision. 10. Réclamation en cas de non-conformité Tout client, fournisseur de services ou employé peut formuler une réclamation en ce qui a trait au respect des principes susmentionnés à la personne responsable de l application en bonne et due forme de la politique de protection des renseignements personnels de Lundbeck Canada ou auprès de la responsable de la protection des renseignements personnels. Si la réclamation s avère justifiée, Lundbeck Canada prendra les mesures appropriées, jusque et y compris à modifier ses politiques et procédures. La responsable de la protection des renseignements personnels peut être jointe à l'adresse suivante : Responsable de la protection des renseignements personnels Lundbeck Canada Inc. 1000, rue de la Gauchetière Ouest Bureau 500 Montréal (Québec) H3B 4W5 Page 9 de 9