CAHIER DES CHARGES GESPROJET

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1 CAHIER DES CHARGES GESPROJET

2 Plan Présentation Prologiq 3 Références 8 Réponse fonctionnelle 9 Réponse ergonomique 18 Note méthodologique de mise en production 20 Planning 29 Environnement matériel 30 Programme de formation 31 Devis Gesprojet 36 Contrat d assistance technique 42 2

3 Présentation Prologiq Prologiq, l édition de logiciels Notre vocation : concevoir, réaliser et commercialiser des solutions informatiques orientées métier pour dominer la complexité et optimiser la gestion. Prologiq assure l installation, l assistance et le conseil aux paramétrages, la formation des utilisateurs et la maintenance des progiciels mis en place. Prologiq, une équipe proche du terrain Du terrain est né le concept fondateur de Prologiq : l informatique doit être au service de votre métier. Le système d information de votre entreprise est un enjeu majeur. Nous le concevons avec un expert de votre profession. Notre ambition est de tisser ensemble les relations de confiance et de proximité pour développer des solutions stables, souples et ergonomiques, adaptées à votre secteur d activité Gesprojet, la solution informatique des maîtres d ouvrage Prologiq propose une solution informatique modulaire et évolutive, développée par un chef de projet en Maîtrise d ouvrage, qui optimise le management des projets de construction et d aménagement : Gesprojet. La réussite d un projet qui implique de nombreux intervenants et mobilise des expertises multidisciplinaires dépend pour une grande part de la capacité de son Maître d Ouvrage à disposer à la fois d une vision globale et d une approche analytique. Les tableaux de bord traditionnels n y suffisent plus! 3

4 Chacun, selon son rôle dans le projet, doit savoir qui fait quoi à n importe quel moment. Quelles sont les dépenses engagées, l état des facturations et des règlements Tout cela orchestré autour d un pivot : le budget prévisionnel. Le partage de toutes ces informations évite les tâches répétitives, permet des gains de temps, des coûts anticipés et maîtrisés : des performances optimisées. Avec ses outils modulaires et évolutifs, Gesprojet vous accompagne tout au long de vos projets. Simplicité Gesprojet : un modèle simple : 4

5 Une démarche pédagogique Gesprojet est construit autour de la logique du processus d une opération. Il vous guide sans vous contraindre dans la démarche projet. Ergonomie L interface graphique, soignée et homogène, permet une navigation aisée aux travers des différents modules de Gesprojet. Son utilisation repose sur quelques principes simples : Clic, Double-Clic, Clicdroit, Copier, Coller, Tabulation, Validation. Elle assure ainsi une prise en main intuitive et une utilisation conviviale. Fiabilité Gesprojet repose sur un moteur de base de données éprouvé et professionnel : 4D. gesprojet s impose depuis plusieurs années déjà comme la solution informatique des Maîtres d Ouvrage. Les mots clés de Prologiq Ecouter Expertiser Accompagner : Partenaires Historique La société Prologiq a été créée en 1999 par Eric Prunet-Foch, ancien chargé d opération spécialisé en maîtrise d ouvrage. Son activité repose essentiellement sur l édition du logiciel Gesprojet, outil de gestion de projets en Maîtrise d ouvrage. Cet outil, créé par Eric Prunet-Foch, repose sur une forte expertise métier. 5

6 Gesprojet est né au sein d une société d économie mixte chargée de gros projets d aménagement et de construction. Après trois années de maturation au sein de cette société, la société Prologiq est créée pour éditer ce logiciel. Prologiq c est aujourd hui plus de 100 clients qui utilisent Gesprojet, chacun titulaire d un contrat de maintenance. Ces clients sont principalement des SEM, des ESH et des maîtres d ouvrage privés. Ces clients se répartissent sur tout le territoire français (y compris Dom-Tom). Moyens Prologiq c est 7 personnes (Effectif moyen des 3 dernières année 5 personnes): Eric Prunet-Foch (ESTP), concepteur de Gesprojet Yves Capion (ENS Télécom), consultant confirmé Claude Villaeys (IAE), consultant confirmé Jacques Hautecoeur, consultant confirmé auprès des sociétés de logements social Christophe Larmusiaux (ESC Clermont), consultant Bruno Soulez (ISEP), SAV Sandrine Roux (Licence Management de projets), soutien logistique et SAV Prologiq c est 1 développeur informatique partenaire : Luc-Michel Six Le siège de Prologiq est situé à Vaucresson (Région parisienne) à proximité des gares et aéroports. Les locaux comportent notamment une salle de formation. Ils sont dotés d une infrastructure technique (réseaux informatique, serveur...) performante qui permet de proposer aux clients des solutions d hébergement de données. 6

7 Quelques chiffres Chiffres d affaire en HT /00 01/02 03/04 05/06 07/08 Résultat net en HT /00 01/02 03/04 05/06 07/08 Répartition du chiffre d affaires 21 % 38 % 41 % Contrats d assistance Licences Gesprojet Prestation de services 7

8 Références AUBASEM, AMIENS AMENAGEMENT, ADEVIA, ATLANTIQUE PROJET, BASTIA AMENAGEMENT, BOURBON BOIS, BLAGNAC CONSTELLATION, BOURBON BOIS, CBO TERRITORIA, CED GUADELOUPE, CED GUYANE, CED MARTINIQUE, CERGY PONTOISE AMENAGEMENT, CE SEM 92, CHARTRES AMENAGEMENTS, CHARTRES DEVELOPPEMENTS IMMOBILIERS, GROUPE VILOGIA, COGEMIP, COOPERATION 92, COTTAGE DES FLANDRES, E2C, EPA PLAINE DE FRANCE, ESCOTA, EURO TP, EPAMSA, FMS, GRENOBLE 2000, GROUPE LEVILLAIN, HABITAT DU NORD, HABITATS ET HUMANISME, LANGUEDOC ROUSSILLON AMENAGEMENT, LOGICIL, M2A, MARSEILLE AMENAGEMENT, MAISON ROUBAISIENNE, MODEV, NIEVRE AMENAGEMENT, NORMANDIE AMENAGEMENT, NOTRE COTTAGE, ORYON, OFFICE DE BRIVE, OPAC DE L OISE, OPIEVOY, PLAINE DEVELOPPEMENT, RIVES DE SEINE, RIVP, SADEV 94, SADIV, SAEM DE SAINT AVERTIN, SAEM SACA SAEMPA, SAERP, SAES, SAFI, SAFU, SAGE, SAGES, SAIEM JOLIOT CURIE, SAMOA, SCIENTIPOLE AMENAGEMENT, SEBA 15, SECAL, SECOS, SEDA, SELI, SEM 92, SEM PACT 93, SEM PAYS DE LA LOIRE, SEM BALNEAIRE SAINT GILLES, SEM VINCEM, SEMA, SEMAAD, SEMAD, SEMAES, SEMAEST, SEMAG, SEMAG 74, SEMAGEST, SEMAGU, SEMAP SAINT LOUIS, SEMAPA, SEMARELP, SEMAUDEV, SEMAVO, SEMCAAD, SEMNA, SEMIP, SEMISE, SEMMASSY, SEMMY, SEMPRO, SHEMA, SEMOISE, SEMTCAR, SET, SGIM, SHLMR, SIC, SIDR, SIG, SIM, SLE HABITAT, SOBEGIM, SODEDAT, SODEPAR, SODIAC, SORGEM, TOUR EIFFEL, TERRITOIRES CHARENTE, TERRITORIA, URBANIS, VAL DE BOURGOGNE, VILLE D ARGENTEUIL, 8

9 Réponse fonctionnelle Gesprojet répond, dans sa version standard, aux besoins fonctionnels suivants : Gestion prévisionnelle des opérations d aménagement et de construction par opération et selon leur type Gesprojet permet d élaborer le bilan prévisionnel de chaque opération et de suivre son évolution. Gesprojet offre la possibilité d archiver chaque évolution budgétaire. Gesprojet permet de visualiser à tout moment en temps réel l état d avancement budgétaire d un projet en affichant par poste budgétaire en HT, TVA, TTC le budget, l engagé et le facturé. Gesprojet permet également d éditer à tout moment un budget arrêté à n importe quelle date. Ce bilan arrêté peut être édité dans sa version détaillée (par poste budgétaire) ou synthétique (par section budgétaire) en faisant apparaître HT ou TTC le budget, l engagé, le facturé et le réglé, ainsi que le mouvement de l année sélectionnée du facturé ou du réglé. Gesprojet permet de calculer des prévisions de recettes et de dépenses budgétaires afin de déterminer une trésorerie et un chiffre d affaires prévisionnel d opération. Ces prévisions se synchronisent en temps réel avec le réalisé des opérations. Il est également possible de lier ces prévisions avec la gestion des planning prévisionnels des projets. Gesprojet permet aussi au moyen d un simple copier/coller vers excel d extraire de la base, à un moment donné, le budget, l engagé, le facturé, le réglé et le mouvement de l année HT, TVA, TTC afin de pouvoir les traiter au besoin (et ponctuellement) sous excel. Gesprojet permet de concevoir et éditer tous les documents financiers nécessaires à la production de prévisions (CRAC, PRD, Fiches financières, Prévisions de trésorerie...).

10 Gesprojet permet de gérer des notions budgétaires telles que des sections budgétaires «hors bilan» (trésorerie pure) ou «hors tréso» (sans dénouement financier). Gesprojet permet encore de visualiser en temps réel la trésorerie prévisionnelle d une ou plusieurs opérations, en les consolidant. Simulation de différents scénarios budgétaires par opération Gesprojet permet de créer des formules «à la Excel» pour calculer les rubriques budgétaires. Gesprojet permet également la définition de variables propres à une opération, variables utilisables dans les formules des rubriques budgétaires. Ces variables sont librement définies et permettent de saisir les données physiques d une opération (Surfaces, Quantités, Ratios ). Ces variables peuvent également être calculées par formules «à la Excel» Gesprojet permet également de calculer des rubriques budgétaires en fonction d un total budgétaire à atteindre. Ce calcul dichotomique tient compte des règles de calcul de chaque rubrique budgétaire. Gesprojet permet de plus de stocker plusieurs archives budgétaires et de réactiver les scénarios archivés. La gestion des archives permet d une part de monter ses projets en stockant dans la base les différentes hypothèses budgétaires que l on a archivées. Elle permet aussi de garder en mémoire, lorsque le projet a réellement démarré l ensemble des conventions, des avenants, comités d engagement ou autres actes juridiques liés à la vie budgétaire du projet. L archive budgétaire historise les montants budgétaires mais également les règles de calculs. La gestion budgétaire par rubrique en lien avec les comptes comptables Gesprojet permet notamment la création de modèles budgétaires qui peuvent être dupliqués. Ces modèles permettent de définir des grilles d imputation comptable et de taux de TVA par défaut pour chaque rubrique budgétaire. Ils permettent également d homogénéiser la gestion des budgets, par nature juridique, au sein de votre société. 10

11 Gesprojet offre la possibilité de regrouper les postes budgétaires sur deux ou trois niveaux. Le modèle courant se décomposera plutôt sur deux niveaux : lignes ou rubriques budgétaires regroupées en sections budgétaires. Ces groupements se retrouvent dans les modèles budgétaires. Gesprojet permet de définir un niveau supplémentaire : la famille budgétaire. Gesprojet permet également d analyser une structure budgétaire en regard d une nomenclature spécifique. Les modèles de projets La notion de modèle de projet permet de définir des cadres de projets types regroupant : un décomposition budgétaire type (recettes dépenses),, un plan comptable type, des données d opération types (typologie, surfaces, coefficients, ratios...), un planning type. Lors de la création d un projet, il est possible de recopier un modèle. Il est également possible de synchroniser les modèles. La gestion et le suivi des engagements (Dépenses) Gesprojet dispose d un puissant module de gestion et de suivi des engagements. Gesprojet : permet de gérer les engagements sur plusieurs niveaux : Engagement sur facture : possibilité d auto-facturer l engagé ou d autoengager le facturé sur ce type d engagement. Il s agit de traiter par ce biais les factures isolées n ayant pas fait l objet d une commande préalable. Engagement sur bon de commande : permet un suivi simplifié de facturation simple ou multiple sur un bon de commande. Permet la gestion de complément de commande. Permet l édition du bon de commande. Gesprojet permet également de gérer un marché à bon de commande multi-opération avec des seuils. Engagement sur marché : permet la gestion financière d un marché : Montant initial, Avenants, Groupement, Sous-traitants, Co-traitants, Variation 11

12 des prix, Pénalités, Retenue de garantie, Nantissement, Cautionnement, Dates diverses, Avancement, Statistiques, Gestion de l avancement par articles dans le cas d un marché détaillé, Edition des récapitulatifs de situations, Edition des OS, Edition des pièces écrites, Edition des DPGF, Edition des DGD Engagement sur Acquisition Foncière : permet d identifier les engagements de types acquisitions foncières. Au delà de la gestion financière, ce type d engagement permet notamment le suivi de la procédure d acquisition d une ou plusieurs parcelles. Permet également d identifier la ou les parcelles achetées (Référence cadastrale, Surface, Prix unitaire Il est possible de gérer un historique des évolutions de chaque engagement. Gesprojet permet l édition d une fiche de synthèse par engagement. Gesprojet permet d analyser les engagements soit projet par projet soit plus globalement tout projet confondu. Gesprojet permet également de gérer des engagements répartis sur plusieurs postes budgétaires et/ou opérations. Gesprojet permet bien évidemment d effectuer la gestion des constats de dépenses (factures, situations de travaux, notes d honoraires...) et de leurs décaissements et les éditions correspondantes. Gesprojet permet une validation de la chaîne de gestion avant de régler des dépenses et/ou de les déverser en comptabilité La gestion et le suivi des engagements (Recettes) Gesprojet permet la gestion d engagement de recettes (quantitativement et financièrement) : cycle de vente d une charge foncière, d un immeuble, de demandes et d encaissement de subventions, édition de facturation, de mobilisation d emprunts, quittances de loyers 12

13 Gesprojet offre notamment des outils qui permettent de dupliquer des engagements de recettes liés avec leurs échéanciers. C est particulièrement utile pour les quittances de loyer ou les ventes en Vefa. Gesprojet dispose d une fonction qui permet de créer des recettes liées avec des dépenses. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans le cas de mandats de maîtrise d ouvrage où il faut justifier chaque dépenses au mandant lors des appels de fonds. Gesprojet permet bien évidemment d effectuer la gestion des constats de recettes (appels de fonds, facturations clients, quittances...) et de leurs encaissements et les éditions correspondantes. Gesprojet permet une validation de la chaîne de gestion avant d émettre ou encaisser des recettes et/ou de les déverser en comptabilité. La gestion des emprunts Gesprojet permet d élaborer des échéanciers d emprunt et d en suivre le remboursement et le suivi des frais financiers. Gesprojet permet de facilement exporter les échéanciers d emprunt vers Excel. Toutes les fonctions de calcul financier d'emprunt d'excel (vpm, npm, va, vc) sont disponibles au niveau des simulations budgétaires. Elles permettent notamment de calculer le coût des intérêts d un emprunt. La gestion des TVA Gesprojet dispose de toutes les informations de TVA pour les opérations. Au niveau des budgets et des marchés, Gesprojet permet de calculer la TVA prévisionnelle «réelle» tenant compte de la TVA réalisée et du dernier taux applicable : plus de problème lors du changement d un taux légal, les budgets et les marchés se réajustent facilement. 13

14 Gesprojet permet de calculer, pour chaque opération, le cumul des TVA encaissées et décaissées en fonction des règlements, les dernières TVA encaissées et décaissées, le calcul d un prorata de TVA par opération, La TVA sur LASM. Recettes et dépenses Gesprojet offre tous les éléments de suivi du réalisé de chaque opération, depuis l engagement jusqu au règlement (même partiel) de la recette ou de la dépense. Notamment, il permet de visualiser très simplement l ensemble des écritures depuis l origine d une opération, ou sur une période donnée, par date de facture, d exécution ou de règlement. Gesprojet permet le calcul de l historique de trésorerie d une opération ainsi que des produits ou des frais financiers induits. Export des données vers une comptabilité Gesprojet peut s interfacer avec une comptabilité en exportant l ensemble des écritures liées aux dépenses et aux recettes. Gesprojet permet de définir deux niveaux d export : soit un export limité aux engagements de recettes ou de dépenses (HT, TVA, TTC) avec un retour automatiques des règlements, soit un export incluant également les écritures de règlements. Ces interfaces, particulièrement éprouvées, permettent de garantir un miroir entre les données de Gesprojet et celles de la comptabilité. Cela permet notamment de disposer des informations de règlement des recettes et des dépenses. Un module centralisé permet de contrôler les exports comptables. Gesprojet mémorise chaque export et permet de retrouver les écritures correspondantes. Une fois exportées, les écritures sont verrouillées dans Gesprojet. Gesprojet gère une répartition analytique des écritures comptables sur deux niveaux : soit un regroupement simple par opération, soit un regroupement par opération sous-détaillé par section ou famille budgétaire. 14

15 Il est également possible de synchroniser les fichiers tiers et le plan comptable de la comptabilité et de la gestion. Formats supportés : Comptarel AS400, Comptarel Open, Bossa Nova, Ikos, Ciel, Sage 30 et 100, Sage 500, Sage 1000, Estia(Sneda), Immoware (Sylogis), Sphynx, JD Edwards, Prem(Aareon), Scepia, Adonix, Quadratus, Qualiac, Agresso La gestion des tiers : clients et fournisseurs Gesprojet dispose d un fichier centralisé des tiers (Clients et/ou Fournisseurs) et permet le croisement de toutes les informations financières avec ce dernier. Le fichier tiers permet d effectuer de très nombreuses requêtes, notamment la sélection de tous les tiers d une opération ou encore la sélection de tiers par activité. Ce module permet également de faire des étiquettes et des «mailings». Il dispose également d une gestion des contacts. Il offre les liens avec les outils de bureautique standard. Ce module peut se synchroniser avec le fichier tiers comptable (soit de la compta vers la gestion, soit l inverse) lorsque l option d interface avec un logiciel comptable est retenue. Gesprojet propose une fonctionnalité exclusive de notation des fournisseurs en fonction de critères à définir selon les types d activité. Gesprojet permet ensuite d effectuer des sélections de fournisseur en fonction des moyennes des notes obtenues. Ces sélections peuvent être utilisées pour faire des mailing. La gestion des plannings opérationnels Au-delà de la gestion purement financière des opérations, Gesprojet propose, dans sa version standard, un module de gestion de planning - plus exactement, de gestion événementielle. Ce module, adapté à l activité de la 15

16 Maîtrise d Ouvrage, s organise plutôt sous la forme d un pense-bête. Il permet de détailler toutes les tâches d une opération, de les lier entre elles en fonction de contraintes et enfin de facilement pointer leur avancement. Il est également possible de visualiser ces données sur plusieurs opérations. Gesprojet offre la possibilité de relier le planning opérationnel avec les prévisions budgétaires. Cette fonctionnalité permet notamment une analyse des résultats et trésoreries prévisionnelles simplifiée avec comme point de départ la vision du planning de l opération. L actualisation des plannings financiers s en trouve très largement simplifiée. Ce module, couplé à la gestion de temps passé permet également d effectuer un gestion prospectives des équipes internes dédiées aux projets. En effet, Gesprojet offre la possibilité d affecter des ressources aux tâches du planning. Ces ressources peuvent-être valorisées. Cela permet de réaliser une analyses des charges prévisionnelles du projet. Le suivi du temps passé réalisé permet de comparer un prévisionnel et un réalisé. Gesprojet permet d afficher le planning sous la forme d un Gantt. Les données de ce module peuvent être facilement exportées vers des applications du type «Microsoft Project» pour les présenter sous la forme de Pert ou de Gantt. La gestion des équipes projets Gesprojet permet de suivre la constitution d équipe projet interne. De la gestion de ces équipes découle la gestion des droits dans le logiciel ainsi que la gestion du temps passé. Pour répondre instantanément à la question : qui travaillent sur quels projets. 16

17 Saisie et gestion des temps passés par projet Gesprojet permet une saisie des temps passés par personne et par projet. Ce module permet d analyser la rentabilité d un projet en fonction du temps que l on y consacre. Gesprojet permet également d éditer un comparatif réparti dans le temps (sous forme d histogramme) des dépenses et rémunérations cumulées, relatives à une opération. (sur la base d un coût horaire et du temps qu on lui a consacré) L outil de gestion permet la saisie d un coût horaire par an et par collaborateur pour la valorisation du temps. Gesprojet permet une analyse du temps passé par tâche sur la durée d une opération (analyse de la répartition de l activité) gesprojet permet une analyse du temps passé en regard des rémunérations obtenues sur le projet. Gestion documentaire Gesprojet permet une gestion documentaire intégrale en offrant la possibilité de créer et d'attacher des documents textes (type Word) à chaque enregistrement dans tous les modules de Gesprojet en faisant référence aux informations contenues dans ces enregistrements. Par exemple, vous pourrez lier à un marché, l acte d engagement, le CCAP et les ordres de services; lier des plans à une acquisition ; lier des images à un projet, ou encore, lier des lettres à un prestataire... Ce module permet également de créer des modèles de documents, modèles que vous pourrez réutiliser à tout moment. Vous pourrez par exemple créer une lettre de commande type et l'attacher à vos engagements sur bon de commande, créer des modèles d ordres de services, des modèles d appels de fonds, des modèles de factures de rémunération, des facturations clients, des quittances de loyer, des lettres à un tiers, des bordereaux... Ce module permet également de lier des documents externes (fichiers Excel, Pdf, Dwg...) 17

18 Réponse ergonomique L interface graphique, soignée et homogène, permet une navigation aisée au travers des différents modules de Gesprojet. Son utilisation repose sur quelques principes simples : Clic, Double Clic, Clic Droit, Tabulation, Validation. Elle assure ainsi une prise en main intuitive et une utilisation conviviale. Gesprojet permet d exporter vers excel notamment les données de la base, soit par un simple copier / coller, soit selon une procédure d export qui met en forme le fichier en vue de lui appliquer des macros fournies par Prologiq avec le logiciel (macro de PRD, Prévisions ) Gesprojet permet également, par un simple copier / coller, d exporter ces données vers Microsoft Word ou Microsoft Project (spécifiquement en ce qui concerne le module de gestion de planning de Gesprojet) Les interfaces de saisie ont été étudiées pour être intégralement renseignées sans utilisation de la souris. Pour les saisies en grand nombre, cela permet d entrer les données rapidement, une fois familiarisé avec les raccourcis claviers. Gesprojet propose des mécanismes de requêtes simples par saisie directe au clavier dans les listes. Gesprojet sélectionne toutes les lignes correspondant à la requête. Par exemple, sans avoir à écrire de requêtes complexes, vous pourrez très rapidement retrouver toutes les dépenses d une opération dont les fournisseurs ont un nom commençant par «Entreprise», ou encore, toutes les dépenses supérieures ou égales à Euros HT. Pour chaque module, Gesprojet propose une série de requêtes prédéfinies, répondant aux besoins les plus courants. Vous pourrez ainsi, instantanément retrouver toutes les factures en cours de paiement ou bien encore toutes les factures engagées entre deux dates. Gesprojet permet néanmoins la création de requêtes plus complexes, modèles de requêtes que vous pourrez enregistrer. 18

19 Gesprojet permet, dans tous les modules financiers, de totaliser n importe quelle sélection d enregistrement, sélection que vous pourrez effectuer soit par l intermédiaire de requêtes, soit manuellement, soit en combinant requêtes et sélections manuelles. Ainsi, par exemple, vous pourrez facilement retrouver le total de la TVA de toutes les dépenses dont l objet contient «VRD». Gesprojet vous laisse toujours la main. Plutôt que d essayer de résoudre tous les cas, Gesprojet vous propose des outils de contrôle sans bloquer votre saisie. Gesprojet vous laisse aussi la liberté de créer aisément vos états personnalisés à partir des données que vous avez saisies et d enregistrer vos modèles. Les états ainsi créés s'intègrent très simplement dans l architecture standard de l outil. 19

20 Note méthodologique de mise en production La mise en place de Gesprojet se déroule en six phases principales : Prise de connaissance Il s agit d abord de connaître avec précision les besoins des utilisateurs et l organisation actuel du client. Il faut trouver des réponses aux questions suivantes : quels métiers (aménagement, constructions neuves, réhabilitation, entretien, acquisitions...), quels outils (y compris Excel...), quels process. Une série d entretien est à mené par métier autour d une équipe composée de : un opérationnel, un gestionnaire, un fonctionnel. A l issue de cette phase, établissement d un compte rendu de prise de connaissance qui permettra de faire une première validation du périmètre de l application. Un phasage plus précis sera alors acté. Le maquettage de l application Maquettage de Gesprojet : stratégie informatique, droits d'accès, stratégie d'organisation des projets, plan comptable, élaboration de budgets types d'opérations, élaboration de planning types, élaboration de programmes types, documents types, états types... Le principal enjeu du maquettage repose sur la création de modèles types par nature d opération. Ces modèles de projets seront la base des documents de synthèse opérationnelle. Un modèle de projets comporte 3 parties : un modèle budgétaire, un modèle de planning, un modèle de programme. Ils préparent notamment les interfaces comptables et automatisent la création de nouveaux projets. Définition du «qui fait quoi». Traduire l organisation du client dans l application. Voir les améliorations possibles induites par l outil. La phase de maquettage permet également de décider la stratégie à retenir pour saisir ou récupérer les antériorités. (voir étape suivante). 20

21 L installation et le déploiement : c est au cour de cette phase que l outil commence a être déployer. Installation de l application sur le serveur central. Déploiement progressif des postes clients sur l ensemble des sites ou déploiement en mode Citrix ou ou TSE. Déploiement à l équipe projet dans un premier temps puis généralisation après les formations. Cette installation sera exécutée en coordination avec le service informatique. La récupération des antériorités Afin de mettre Gesprojet en production, il faut intégrer les données antérieures des opérations. La phase de paramètrage permet de décider de la stratégie à adopter. Toutes les données qui existent sous format informatique et qui peuvent être utiles à Gesprojet doivent être analysées pour vérifier la faisabilité d une récupération. Dans la mesure où des données existent et qu elles sont fiables nous mettons tout en oeuvre pour les récupérer. Lorsqu un système de gestion existe et doit être remplacé, il faut définir le cadre de la reprise. Les projets, les budgets, les plannings, les programmes, les engagements (marchés, commandes), les factures, les décaissements, les recettes (financements, subventions, ventes...), les encaissements... : jusqu où peut-on aller? Généralement, il est préférable de programmer des requêtes d extraction du système existant que l on peut facilement reproduire. La programmation de ces requêtes se fait généralement dans le cadre d une collaboration étroite entre Prologiq et le service qui gère l outil existant. Des reprises sont d abord effectuées à blanc pour être testées puis corrigées. Une formation dédiée à l équipe projet permet de valider les programmes de reprise. Lorsque les programmes de reprises sont validés, la migration se fait généralement en une fois. Cette date se programme en lien avec la formation des utilisateurs. 21

22 Néanmoins, si aucune information sur support informatique n est récupérable il faut envisager une saisie manuelle. En fonction de l avancement des opérations, les antériorités peuvent être saisies de manière détaillées ou consolidées. Les formations Participation de Prologiq Autonomie du Centre de Compétences Participation de Prologiq Autonomie du Centre de Compétences Transfert de Responsabilités (après mise en production du ou des sites) TEMPS - CLIENT : Expertise métiers - PROLOGIQ : Connaissance produit et méthodes - CLIENT : Déploiement, maintenace, support utilisateurs,... - PROLOGIQ : Accompagnement et support produit Objectif La condition sine qua non à la réussite d'un projet de mise en place d'un nouveau système informatique est l'optimisation de la formation du personnel qui utilise le produit. 22

23 La société Prologiq est agréée et habilitée à délivrer des conventions de formations conformes à la législation. L'implantation réussie de Gesprojet implique la formation de base et la participation de tous les utilisateurs définis comme indispensables. Le Client s engage à permettre aux utilisateurs d assister aux formations nécessaires. Nous fournissons une documentation utilisateur sous fichier informatique, ainsi qu une description technique des tables de notre base de données. Cette documentation est remise à jour régulièrement et est mise à disposition par Internet. Groupes cibles Les séminaires se décomposent en trois groupes cibles. La Direction : introduction au produit et philosophie du système, présentation des nouveaux outils à leur disposition dans une optique d'informatique décisionnelle. Ces informations de base permettent au management de prendre les décisions permettant l'adaptation optimale du système aux exigences de l organisme (personnalisation). L encadrement (chef de service, chef de secteur) : acquiert des connaissances sur les capacités concrètes du système. A cette équipe s ajoutent des gestionnaires qualifiés «utilisateurs-clés» qui pourront servir de multiplicateurs et assurer des formations internes après le démarrage. Les gestionnaires et opérateurs : apprennent et s'entraînent à la pratique concrète du procédé. 23

24 Types de séminaires Réunions d'information pour tout le personnel concerné par le système. Introduction à Gesprojet avec des sujets comme par exemple la manipulation du système, les aides, la structure des données, la codification, etc. Ces formations se dérouleront sous la forme de présentations et doivent être suivies par l encadrement. Stages utilisateurs, pour les gestionnaires avec une forte proportion d'exercices sur PC. Formation spécifique pour les «utilisateurs-clés» de l organisme. Dans le cadre de ces formations, les possibilités et les modes de travail de Gesprojet sont expliqués et testés en détail, et les conséquences pour l organisation interne sont vérifiées. Le transfert de compétence De l équipe informatique Transfert de compétences auprès de l équipe informatique sur l architecture fonctionnelle et technique du progiciel. De l équipe projet du Client Les équipes de projet seront formées à l utilisation du progiciel immédiatement avant de lancer la phase de tests. Ainsi, elles pourront appréhender au mieux ce nouvel outil de travail et le tester comme il se doit. Des utilisateurs Chacun de ces utilisateurs sera formé à l utilisation du produit juste avant le démarrage en réel du progiciel. 24

25 Ces formations consistent en une formation fonctionnelle sur site sur les modules du progiciel (schéma d'ensemble, liens entre les modules) et ceux des logiciels complémentaires, puis à des exercices sur données réelles. Tout au long de ces formations, les participants auront recours à des supports. Les formations initiales Pour une prise en main efficace de Gesprojet, 2 sessions d'une demi journée de formation espacées dans le temps sont nécessaires pour une équipe de 5 personnes pour l'apprentissage initial. La méthode optimale d apprentissage du logiciel consiste à saisir une opération réelle dans le système. Les équipes sont regroupées par métiers (gestionnaires et opérationnels). Ces formations ont lieu sur le site du client. Le programme détaillé de ces formations est joint à la présente proposition. Elles sont réalisées par des professionnels de la conduite de projet en maîtrise d ouvrage. Des phases de pratiques sont incluses dans le parcours pédagogique. Les formations d approfondissements Des sessions de formations thématiques complémentaires sont prévues afin d'approfondir les connaissances de l'outil (les travaux transversaux (analyse), les modules connexes, approfondissement gestion budgétaire, création d'états personnalisés...). Le programme détaillé de ces formations est joint à la présente proposition. L accompagnement renforcé Lorsque la mise en route de Gesprojet s organise autour d une récupération de données pré-existantes, un accompagnement renforcé est indispensable pendant la phase de basculement. Il s agit de mettre à disposition sur site un ou plusieurs consultants (en général les formateurs) pendant cette phase. 25

26 La réussite du projet dépend en grande partie du soutien pendant cette phase. La maintenance Collaboration des parties La réalisation de la prestation technique de maintenance par Prologiq nécessite de la part du client une collaboration active et régulière. Interlocuteur désigné de Prologiq Prologiq désignera un interlocuteur principal chargé du suivi de la bonne exécution de la prestation d'assistance, l'exécution pouvant être effectuée par l'interlocuteur désigné ou toute autre personne compétente et disponible pour l'exécution de la prestation d'assistance. Interlocuteurs désignés par le client Le Client désignera deux interlocuteurs compétents qui le représenteront auprès de Prologiq. Si, au cours de la prestation d'assistance, une difficulté venait à apparaître, il appartient à chacun à s'alerter mutuellement le plus vite possible afin de mettre en place, en totale concertation et dans les meilleurs délais, la solution la mieux adaptée. Nature et délais des prestations Prologiq s'engage à fournir au Client les prestations d'assistance et de mise à jour de Gesprojet décrites comme suit : Prologiq s'engage à fournir au Client une assistance technique, afin de lui permettre une utilisation et une exploitation normale du Progiciel suite à un problème lors de l'utilisation et/ou après détection d'un défaut résiduel bloquant ou non. 26

27 Assistance à l'utilisateur Prologiq fournira les explications dont le Client a besoin pour utiliser les fonctionnalités de Gesprojet et essayera de le dépanner par téléphone, télémaintenance ou via messagerie ( ) sous 48 heures maximum. Le Client mettra en œuvre les recommandations préconisées. Maintenance corrective Les anomalies de fonctionnement, reportées et documentées par le Client feront l'objet de corrections. Les anomalies bloquantes feront l objet d un correctif sous 48 heures maximum. Mises à jour correctives A la suite de ces corrections, le prestataire fournira au Client une ou des mises à jour du Progiciel. Ces mises à jour seront installées par le responsable désigné chez le Client ou par Prologiq en fonction de la technicité demandée. Les délais de modifications et d'interventions feront l'objet d'un planning écrit par Prologiq et soumis au Client. Mises à jour évolutives Le présent contrat inclut les mises à jour évolutives de Gesprojet. Ces mises à jour seront installées par le responsable désigné chez le Client ou par le Prologiq en fonction de la technicité demandée. 27

28 Accès à la base de connaissance du club utilisateur Le présent contrat ouvre le droit à accéder au club utilisateur Gesprojet sur le site internet Ce site contient, outre la base de connaissance, un espace de téléchargement. Le contrat ouvre également le droit à être abonné à la liste de diffusion sur Gesprojet. Procédure d intervention Le Client utilisera de préférence l'adresse de Prologiq pour l'enregistrement de ses demandes et en dehors des heures de réception d'appels téléphoniques. Les horaires de réception d'appels téléphoniques concernant les contrats d'assistance sont de 9H30 à 12H00 et de 14H00 à 17H30 (heures métropole), du lundi au vendredi. Le Client peut joindre le Prestataire au numéro suivant : Téléphone fixe : D'autre part, le Client pourra adresser ses messages via à l'adresse suivante : [email protected] 28

29 Planning Lancement du projet Spécifications et paramétrages La récupération des antériorités Les formations La maintenance mise en production 2 à 6 mois 29

30 Environnement technique Matériel PC : Pentium IV minimum Mo ram minimum Mac : Imac G4 minimum Mo ram minimum OS PC : Win XP SP3(32bits) - Win XP SP2(64bits) - Win Serv SP2/R2 (32bits) - Win Serv SP2/R2(64bits) - Win Vista SP2(32bits) - Win Vista SP2(64bits) - Win Server 2008 SP2/R2(32bits) - Win Server 2008 SP2/R2(64bits) Mac : MacOS MacOS MacOS Réseau Ethernet sous TCP/IP. Protocole d échange sous TCP/IP propre à Gesprojet. Aucun partage Windows n est nécessaire pour le fonctionnement de l application en mode client-serveur. 30