Fiche n 2 : Création de tâches

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1 PlanningPME Planifiez en toute simplicité Fiche n 2 : Création de tâches I. Description... 2 II. Comment créer une tâche?... 2 III. Création de tâches multi ressources... 9 IV. Création de tâches périodiques V. Affectation d une catégorie à une tâche VI. Affectation d une durée à une tâche en heures ou en jours VII. Créneaux horaires type et pause VIII. Copier l activité d une ressource IX. Description de la tâche X. Verrouillage d une tâche XI. Mode Création et mode Sélection XII. Suivi des affectations de tâches XIII. Forcer la création d un tâche XIV. Dissocier une tâche multi-ressources Création de tâches - 1 -

2 I. Description Une tâche est une mission, un travail à accomplir par une personne ou encore une réservation, une occupation d une ressource dans le temps. Vous allez pouvoir créer autant de tâches que vous le souhaitez pour votre activité très simplement. Elles sont représentées par un rectangle de couleur sur le planning. Une fois votre liste de tâches paramétrées, diverses options supplémentaires sont disponibles lors de l affectation de tâches sur le planning. II. Comment créer une tâche? II.1. Comment obtenir une tâche sur le planning? Sur le planning, une tâche sera représentée par un rectangle de couleur. Différentes possibilités s offrent à vous pour créer une tâche sur le planning : - Dessinez un rectangle sur le planning avec votre souris - Double-cliquez sur un espace vierge du planning - Placez-vous sur un espace vierge du planning, cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez «Nouvelle tâche» Dans ces trois cas, la fenêtre suivante apparaît alors : Création de tâches - 2 -

3 Ecrivez directement un texte au niveau du libellé ou choisissez-le dans la liste déroulante. Les libellés s enregistrent au fur et à mesure dans le menu «Données» -> «Tâche» Ensuite, choisissez les dates et heures pour accomplir cette tâche puis sauvez-la en cliquant sur OK. Un rectangle de couleur apparaît alors sur le planning. Différentes options sont alors disponibles. II.2. Pré enregistrement de la liste de tâches Depuis PlanningPME, allez dans le menu Données -> Tâche Création de tâches - 3 -

4 A partir de ce menu, vous retrouvez tous les libellés de tâches créés. Création de tâches - 4 -

5 Pour ajouter un nouveau libellé, appuyez sur «Ajouter» et entrez un nouveau libellé puis cliquez sur «OK». Par la suite, vous avez différentes options disponibles pour personnaliser vos tâches. - Renommer la tâche - Changer leur couleur de texte et de fond - Leur affecter des compétences : Bouton «Compétences» - Leur affecter des heures : Bouton «Horaires» II.3. Renommer une tâche Cliquez droit sur la tâche et sélectionnez «Renommer». II.4. Changer la couleur Sélectionnez un libellé avec la souris puis choisissez sa couleur en bas de la fenêtre. Création de tâches - 5 -

6 Par exemple, nous choisissons un fond vert pour cette tâche: Sur le planning, les tâches avec ce libellé apparaîtront en vert : Si les tâches n apparaissent pas dans la couleur que vous avez choisi, vérifiez dans le menu «Outils» -> «Options», Onglet «Tâches» Création de tâches - 6 -

7 II.5. Affectez des compétences à une tâche Ouvrez le menu des Tâches «Données» -> «Tâches». Sélectionnez une tâche et affectez-lui des compétences en cliquant sur le bouton Compétences ou en cliquant droit dessus. Pour en savoir plus sur la gestion des compétences, voir fiche n 3: Gestion des compétences. Création de tâches - 7 -

8 II.6. Affectez des heures à une tâche Sélectionnez la tâche et affectez-lui des heures en cliquant sur le bouton Horaires ou en cliquant droit sur la souris. La fenêtre suivante apparaît avec trois possibilités: 1 Vous ne souhaitez pas donner d horaires 2 Vous souhaitez affecter une durée à votre tâche. Grâce à cette fonction, quand vous allez créer votre tâche sur le planning, vous n aurez pas à entrer ni la date de fin ni l heure de fin de la tâche. 3 Vous souhaitez affecter des horaires à votre tâche. Dans l exemple ci-contre, la tâche s effectuera toujours de 8h à 10h du matin. Grâce à cette fonction, quand vous allez créer une tâche sur l écran, vous n aurez pas à spécifier les horaires. Création de tâches - 8 -

9 III. Création de tâches multi ressources Vous allez pouvoir affecter une tâche à plusieurs ressources en un tour de main! Depuis PlanningPME, créez une tâche sur le planning. Dans la fenêtre «Tâche», choisissez l onglet «Ressources». La fenêtre suivante apparaît Ce bouton vous permet d ajouter vos ressources une à une Ressources du service sélectionné Ce bouton vous permet de sélectionner toutes les ressources de la fenêtre de gauche en un seul clic Pour faire une multi sélection, cliquez sur le nom des ressources en maintenant la touche CTRL avant de cliquer sur la flèche simple. Point 1 : Filtrez les ressources par service ou par type Sélectionnez un service Vous allez pouvoir alors affecter la tâche à une ou plusieurs ressources. Résultat et visualisation sur le planning: Création de tâches - 9 -

10 Point 2 : Affichez seulement les ressources disponibles En cochant cette case, vous éviterez une superposition de vos tâches. Vous pourrez sélectionner seulement les ressources disponibles pendant la période choisie. Point 3 : Affichez uniquement les ressources sous contrat de travail Il s agit d un autre filtre. Ainsi, vous allez pouvoir affecter une ou plusieurs ressources à toute tâche créée simplement. IV. Création de tâches périodiques Une tâche cyclique est un évènement qui se répète sur des périodes régulières. Vous pouvez créer des tâches périodiques afin de vous faire gagner du temps. La fonction «périodicité» vous servira notamment pour gérer vos réunions mensuelles, les 3x8, les interventions annuelles. IV.1. Comment créer une tâche périodique? A la création d une tâche, dans la fenêtre «Tâche», cliquez sur le bouton «Périodicité». La fenêtre suivante apparaît: Création de tâches

11 Entrez les heures de début et de fin pour cette tâche ou cochez «journée entière» Choisissez la fréquence de périodicité : quotidienne, hebdomadaire et les jours où ont lieu la tâche. Entrez la date de fin de votre tâche s il y a lieu et enregistrez Vérifiez la validation de votre périodicité dans la fenêtre de la tâche : Visualisation sur le planning : Ce symbole de deux flèches tournantes indique une tâche périodique. Ici, nous avons créé une tâche qui a lieu toutes les 3 semaines les lundis, mardis et mercredis. Création de tâches

12 IV.2. Supprimer une tâche de sa périodicité ou la série Vous avez la possibilité de supprimer une tâche périodique ou de supprimer toute la série à laquelle elle appartient. Pour cela, sélectionnez la tâche et cliquez sur le bouton droit de la souris. Ensuite, en sélectionnant «supprimer» vous verrez apparaître ce message : 1 - Si vous voulez uniquement supprimer la tâche sélectionnée, cochez «l occurrence». 2 - Si vous sélectionnez la série, toute la série des tâches périodiques sera supprimée.. IV.3. Sortir une ou plusieurs tâches de sa (leur) périodicité Si vous le souhaitez, vous pouvez enlever une ou plusieurs tâche de sa périodicité soit pour : - la déplacer dans le temps - apporter un rappel uniquement sur cette tâche -> Pour enlever une seule tâche de la périodicité : Création de tâches

13 Sélectionnez «sortir de la périodicité» Le symbole barré vous indique que la tâche n est plus dépendante des autres. -> Pour enlever plusieurs tâches de la périodicité : Vous pouvez également sortir un ensemble de tâches de leur périodicité : Cela est utile quand une personne est en congés. Pour cela, faîtes un clic droit sur la ressource puis «Sortir de la périodicité». Choisissez la période pendant laquelle vous souhaitez sortir les tâches de la périodicité. Création de tâches

14 Attention : La période de temps affichée à l écran doit comprendre la période durant laquelle la ressource est absente. Les tâches sont alors indépendantes et vous pouvez les réaffecter à d autres ressources. V. Affectation d une catégorie à une tâche Pour chaque tâche créée sur votre planning, vous pouvez lui assigner une catégorie. Par exemple, vous pouvez dire si cette tâche est importante ou non, si une réservation est confirmée ou non Par la suite, vous pourrez filtrer le planning pour ne faire apparaître seulement les tâches d une certaine catégorie ou encore choisir d afficher les tâches en mettant en avant leur catégorie. V.1. Créer une nouvelle catégorie Depuis PlanningPME, allez dans le menu Données -> Catégories de tâche Création de tâches

15 La fenêtre Catégories de tâche apparaît. Pour ajouter une catégorie, entrez le libellé, choisissez les couleurs de texte et de fond puis appuyer sur «Ajouter». Pour modifier les attributs d une catégorie, sélectionnez la, effectuez les modifications, et cliquez sur «Modifier». Vous pouvez également sélectionner un type de hachure. NB : Chaque tâche créée sur le planning prendra par défaut la première catégorie de la liste. Par exemple, «Faible» sur l exemple ci-dessus. V.2. Affecter une catégorie à une tâche Création de tâches

16 Pour chaque tâche créée sur le planning, vous pouvez lui assigner une catégorie. Dans cet exemple, vous allez pouvoir choisir si la tâche est faible, normale ou importante. V.3. Faire apparaître la catégorie sur le planning 1- Si vous avez sélectionné des hachures aux catégories, vous les verrez directement sur le planning: Sur cet exemple, vous avez une double information: La couleur Rose est celle choisie pour les tâches de type Formation et les hachures claires représente la catégorie de la tâche. 2- Vous pouvez afficher les tâches en fonction de la couleur de leur catégorie sur l écran depuis le menu Outils -> Options -> Tâche". 3- Vous pouvez aussi filtrer les tâches d une catégorie. Seules les tâches de la catégorie Important sont affichées sur cet exemple. Création de tâches

17 VI. Affectation d une durée à une tâche en heures ou en jours Lorsque vous affectez une durée en heures ou en jours à une tâche, PlanningPME va calculer intelligemment la date de fin de cette tâche en tenant compte des contraintes : profils horaires et jours non travaillés. Vous allez pouvoir indiquer un temps de pause également. VI.1. Comment utiliser cette fonction? Créez une tâche sur le planning. La fenêtre «Tâche» apparaît alors. Création de tâches

18 Cliquez sur cette flèche pour voir apparaître l option durée. Une nouvelle ligne apparaît alors. En cochant «journée entière», vous pouvez choisir une durée en jours pour votre tâche. NB : En cochant, «Journée entière», vous pouvez indiquer une durée en jours. En décochant «Journée entière», vous pouvez indiquer une durée en heures. Vous avez alors accès à l option «Durée» de la tâche Création de tâches

19 VI.2. Exemple pratique Nous allons affecter une tâche d une durée de quatre jours à la ressource «Paul» à partir du 04/08/2005. PlanningPME va alors prendre en compte les jours non travaillés à savoir, dans cet exemple, le samedi et le dimanche. Ainsi, la tâche se finira le 09/08/2005! Tâche d une durée de 4 jours prenant en compte le week-end Cette fonction est intéressante quand vous connaissez la durée de votre tâche mais pas la date de fin. Création de tâches

20 VII. Créneaux horaires type et pause Vous avez la possibilité d enregistrer jusqu à quatre créneaux horaires afin de vous faire gagner du temps. En effet, vous allez pouvoir affecter en un simple clic un créneau horaire préenregistré à vos tâches. De plus, vous allez pouvoir affecter une pause en heures à vos tâches qui sera prise en compte dans le calcul des heures. VII.1. Créneaux horaires types Depuis PlanningPME, allez dans le menu «outils» -> «options» -> «horaires». La fenêtre ci-dessous apparaît. Entrez alors jusqu à quatre créneaux horaires en cochant les cases «Créneau» et nommez-les afin de les reconnaître. Par exemple, nous allons entrer les créneaux suivants : - Créneau 1 : Matin ; 9h 12h - Créneau 2 : Après-midi ; 13h30 17h - Créneau 3 : Journée ; 9h 17h Création de tâches

21 Vous pouvez personnaliser l affichage du planning en choisissant une couleur par «créneau horaire». Dans l exemple ci-dessus, toutes les tâches débutant à 9h et terminant à 12h30 seront en rouge si cette option est activée dans le menu : «outils, «options» et «tâches» -> «Couleur en fonction des horaires». Cette option sert surtout dans le cas d une gestion des horaires en 3 / 8. Ensuite, à chaque fois que vous allez créer une tâche, ces créneaux vous seront proposés afin de vous éviter d avoir à les entrer à chaque fois. Sur cet exemple, nous avons appuyé sur le bouton «Aprèsmidi» : l horaire correspondant ( 13h30 17h) a été appliqué. Création de tâches

22 VII.2. La pause Cochez la case «Pause» dans cette fenêtre. Sur le planning, créez une tâche. La fenêtre de la tâche apparaît : Vous pouvez indiquer un temps de pause en heures. Ce temps sera pris en compte dans le calcul des heures. Attention : Por una tarea sobre varios días, no se tendrá en cuenta un tiempo de pausa en horas. Création de tâches

23 VIII. Copier l activité d une ressource Lorsque plusieurs ressources ont la même activité c est à dire les mêmes horaires, les mêmes tâches sur une période donnée, il est possible de copier/coller l ensemble des tâches d une personne pour les affecter à une autre. Entrez au préalable le planning d une de vos ressources. Sur l exemple ci-dessous, nous avons entré le planning de Laure et nous souhaitons créer le même planning pour Jean sans avoir à tout recréer. Nous allons donc copier/coller l activité de Laure sur le planning de Jean. 1 - Placez votre souris sur la ressource Laure et cliquez sur le bouton droit de la souris. Choisissez alors «Copier l activité» 2 Placez ensuite votre souris sur la ressource Vincent Bourdon et cliquez droit sur la souris Choisissez alors «Coller l activité» 3 - Voici le résultat : Création de tâches

24 Vincent Bourdon a ainsi le même planning que Laure. Grâce à cette fonction, vous allez pouvoir gagner du temps en évitant d entrer des plannings similaires plusieurs fois. IX. Description de la tâche Depuis le menu Données -> Description, vous allez pouvoir afficher toutes les informations que vous souhaitez dans ces différentes destinations : - le rectangle représentant chaque tâche - l info bulle - l impression - les tableaux croisés dynamiques La fenêtre ci-dessous apparaît. Création de tâches

25 IX.1. Destination : Libellé Sélectionnés les champs que vous souhaitez voir apparaître dans le rectangle représentant une tâche sur la planning. Par exemple, nous allons faire apparaître le libellé de la tâche et le client. Cliquez sur «Tâche» dans les champs disponibles puis sur le bouton «Ajouter». Ce champ apparaît alors à droite de la fenêtre. Faîtes de même pour «client» avec un saut à la ligne entre les deux. Voici la fenêtre correspondant à ces données : Création de tâches

26 Et voici l affichage sur le planning : 1 ère ligne : Libellé de la tâche 2 ème ligne : Nom du client NB : Les champs supplémentaires éventuellement créés (Voir fiche n 10 : Création de champs supplémentaires) peuvent être affichés sur le planning. IX.2. Destination : Bulle Création de tâches

27 IX.3. Destination : Impression Voir fiche 9 : Impressions du planning. Les champs sélectionnés seront les colonnes imprimées dans la planning opérationnel par ressource. IX.4. Destination : Tableau croisé dynamique Voir fiche 10 : Rapport Excel Les champs supplémentaires sélectionnés apparaîtront dans les tableaux croisés dynamiques. Ainsi, avec cette fonctionnalité, vous allez pouvoir visualiser rapidement les données qui vous intéressent pour chaque destination. IX.5. Destination : Directement depuis PlanningPME, lors de la planification d une tâche, vous pouvez envoyer un à la ressource concernée et/ou au client Depuis le menu «données» puis «description tâche», vous avez la possibilité de personnaliser les informations qui seront envoyées Dans le 1 er menu déroulant «Destination», sélectionnez « » Une nouvelle fenêtre apparaît avec 2 colonne : La colonne «Champs disponibles» : ce sont les informations qui peuvent être envoyées La colonne «Champs sélectionnées» : ce sont les informations qui vont être envoyées Après avoir sélectionné un libellé dans la colonne «Champs disponibles», utilisez les boutons «Ajouter» pour les passer dans la colonne «Champs sélectionnés» Création de tâches

28 Informations qui vont être envoyées Informations qui peuvent être envoyées Par la suite, si vous n avez jamais utilise cette option, il est nécessaire :de faire le paramétrage dans la fenêtre «Outils»-> «Options» puis l onglet «Messagerie» IX.6. Adaptation de la description de tâche en fonction de la vue Désormais, la description de la tâche s adapte en fonction de la vue du planning : En vue client, le nom du client n apparaîtra pas. Création de tâches

29 En vue projet, le nom du projet n apparaîtra pas X. Verrouillage d une tâche Le verrouillage d une tâche peut se faire de différentes manières : - Vous pouvez interdire la création et la modification d une tâche antérieure à la date d aujourd hui - Les tâches peuvent être verrouillées une à une X.I. Interdire la création et la modification d une tâche antérieure à la date d aujourd hui Depuis PlanningPME, allez dans le menu Outils -> Options Dans l onglet «Général», vous verrez apparaître la fenêtre suivante : Création de tâches

30 Cochez cette case pour sélectionner cette option. Après avoir sélectionné cette option, les tâches des jours antérieurs à la date d aujourd hui ne pourront plus être modifiées. Création de tâches

31 X.2. Verrouillage d une seule tâche Vous pouvez figer certaines tâches afin que personne ne puisse les modifier sans votre accord. Tout d abord, pour accéder à cette option, vous devez entrer dans le planning avec des droits d utilisateurs : Voir fiche n 12 Droits d utilisation. Placez votre souris sur une tâche et cliquez droit. Sélectionnez «Verrouiller» Le verrouillage de la tâche est indiqué par une icône en forme de cadenas. Ensuite, en double cliquant sur la tâche verrouillée, vous verrez alors le nom de l utilisateur qui a verrouillé cette tâche. Ici, Vincent. Seule la personne ayant créé la tâche ou l administrateur ou une personne ayant un droit de déverrouillage pourra la déverrouiller en cliquant droit sur la tâche et en sélectionnant «déverrouiller». Création de tâches

32 XI. Mode Création et mode Sélection Mode création : Ce mode vous permet de créer des tâches sur le planning en dessinant un rectangle ou en double-cliquant. Mode sélection : Ce mode vous permet de sélectionner plusieurs tâches à la fois et de les déplacer dans le temps. Le mode Sélection permet de déplacer un ensemble de tâches. Après chacune de ces actions, le programme reviendra automatiquement en mode Création. Vous pouvez alors sélectionner plusieurs tâches à la fois en dessinant un rectangle regroupant plusieurs tâches ou en les sélectionnant une par une en maintenant la touche CTRL appuyée. Déplacez alors vos tâches sur l axe du temps, à l horizontale ou à la verticale en glissant une des tâches sélectionnées. Dans cet exemple, 3 tâches ont été déplacées d une journée en même temps. Si vous avez fait une erreur, vous pouvez annuler l opération de déplacement en appuyant sur les touches CTRL + Z. Vous pouvez également supprimer de cette façon un ensemble de tâches ou copier un ensemble de tâches dans le temps. Attention : En vue «Taches», «Client» ou «Projets», vous pouvez déplacer un ensemble de tâches à l horizontale mais pas à la verticale. Création de tâches

33 XII. Suivi des affectations de tâches En affectant à chaque utilisateur des droits d accès au planning (Voir fiche 12 : Droits d utilisateurs), vous connaîtrez pour chaque tâche la personne qui l a créée et celle qui l a modifiée en dernier. Cette information apparaît en plaçant votre souris en bas à gauche de la fenêtre de la tâche. XIII. Forcer la création d un tâche XIII.1. Si une ressource déjà occupée PlanningPME contrôle la disponibilité des ressources lorsque vous souhaitez leur affecter des tâches. Création de tâches

34 Un message d alerte apparaît pour vous en informer. Deux choix s offrent à vous : 1. Indiquer au logiciel que si la ressource est occupée vous ne pourrez jamais lui affecter une 2 nd tâche en même temps 2. Indiquer au logiciel que si la ressource est occupée, il doit vous en informer mais ne pas vous empêcher d affecter cette tâche Pour personnaliser cette option : menu «données» puis «groupe», double cliquer sur «Admin», la fenêtre ci-dessous apparaît : Cochez cette phrase si vous souhaitez planifiez plusieurs tâches en même temps à une ressource (le logiciel affichera simplement un message d alerte) Si vous cochez cette phrase : Vous aurez donc la possibilité d ignorer l avertissement et planifier cette tâche à une ressource déjà occupée XIII.2. Si une ressource n a pas les compétences Dans cette nouvelle version, vous avez la possibilité de forcer l affectation d une tâche à une ressource qui n a pas les compétences Pour activer cette option : 1. Il est déjà nécessaire de préciser qu il est nécessaire de posséder telle compétence pour effectuer une tâche 2.Via le menu «données»-> «groupe», il faudra activer cette option 1. Personnaliser la compétence nécessaire pour réaliser une tâche Menu «données»-> «tâche». Placez votre souris sur le libellé d une tâche (ici Réunion), clic droit puis «compétences». Affectez la ou les compétences nécessaires à cette tâche. Dans Création de tâches

35 l exemple ci-dessous, a été précisé, que pour accomplir la tâche «réunion» il est nécessaire de parler «Anglais» 2. Activation de l option Via le menu «données»-> «groupe» Double clic sur le groupe dont vous souhaitez personnaliser les droits. La fenêtre ci-dessous apparaît : Cochez la phrase «forcer compétence» Création de tâches

36 Validez en cliquant sur OK. Sur le planning général, placez votre souris sur un endroit vierge du planning puis «clic droit» «nouvelle tâche» La fenêtre tâche apparaît. Sélectionnez le libellé «Réunion» et planifiez cette nouvelle tâche à n importe qu elle ressource En cliquant sur OK, le message ci-dessous apparaît : Création de tâches

37 Il vous suffit de cliquer sur «Oui» pour planifier cette tâche à une ressource qui n a pas les compétences La tâche est planifiée : N.B : cette option peut être personnalisée pour chaque utilisateur XIV. Dissocier une tâche multi-ressources Vous pouvez diviser une tâche affectée à plusieurs ressources afin de l assigner à une ressource indépendemment des autres. Pour réaliser cette manipulation, faites un clic droit sur la tâche puis cliquez sur «Dissocier» en plaçant la souris sur la ressource concernée. Création de tâches

38 Dans l exemple ci-dessous, nous avons dissocié la tâche de la ressource Karine afin de lui affecter une indisponibilité. Création de tâches