E R P Sage X3 Entreprise Gestion financière Gestion industrielle Gestion commerciale Pour Moyennes et Grandes Entreprises

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1 ERP Accélérez votre performance Sage X3 Entreprise Gestion financière Gestion industrielle Gestion commerciale Pour Moyennes et Grandes Entreprises

2 Sommaire Avec Sage X3 Entreprise Avec Sage X3 Entreprise, passez à la vitesse supérieure Gagnez en efficacité et en réactivité 4 Analysez votre performance 6 Réduisez vos coûts 8 Evoluez en tout tranquillité 9 Intégrez la simplicité à tous les niveaux 10 Développez votre activité à l'international 12 Avec Sage X3 Entreprise, choisissez la richesse fonctionnelle Finances 16 Immobilisations 20 Ventes 22 CRM 26 Achats 30 Stocks 34 Production 37 Décisionnel 40 Administration et support 42 Avec Sage X3 Entreprise, choisissez l'expérience 46 S'appuyant sur plus de 20 ans d'expertise dans la gestion d'entreprise, Sage a développé Sage X3 Entreprise, un ERP pour organiser tous vos flux d'information internes et gérer les échanges avec vos multiples partenaires, vos clients, vos fournisseurs, vos sous-traitants... Sage X3 Entreprise vous apporte tous les avantages d'un ERP parmi les plus performants, tout en étant fidèle aux principes de simplicité et de flexibilité qui font le succès des solutions Sage dans les entreprises : Une intégration simple et rapide, quelle que soit votre organisation (organisation centralisée, décentralisée, internationale...) et le système d'information déjà en place ; Une ergonomie moderne et conviviale pour une prise en main rapide par tous les utilisateurs ; Une grande souplesse d'adaptation et de personnalisation suivant les processus propres à votre organisation et à votre activité ; Une flexibilité et une capacité d'évolution au rythme de la croissance et des nouveaux besoins de votre entreprise ; Une infrastructure informatique légère et facile à administrer ; Un déploiement facilité par la richesse du pré-paramétrage standard de Sage X3 Entreprise, résultat de la capitalisation de l'expérience de nos clients. Une dimension internationale avec une présence dans 25 pays, plus d 1/3 de nos clients à l international, une offre multilingue et multi-législation. Les services Sage 47 Sage X3 Entreprise vous permet de prendre rapidement des décisions fiables, procurant ainsi une réactivité sans égal à toute votre organisation. C'est un choix stratégique pour développer la compétitivité de votre entreprise. 2

3 passez à la vitesse supérieure Sage X3 Entreprise est développé autour d'une plateforme ouverte, permettant de réaliser des développements spécifiques (AGL fourni) et d'utiliser l'erp en mode web ou client/serveur. Sage X3 Entreprise vous permet d'exploiter efficacement la richesse de ses données grâce à des fonctionnalités de décisionnel. Cet ERP répond également aux particularités de certains métiers comme la chimie, la pharmacie, les équipementiers automobile, la plasturgie, les services, la mode, les fournisseurs GMS/GSB, la distribution professionnelle, le rental, la parfumerie, la santé... Sage X3 Entreprise équipe entreprises en France et à l'international. Sage X3 Entreprise 3

4 Gagnez en efficacité... Intégrez toute la gestion de votre entreprise Pour faire gagner votre entreprise en efficacité, l ERP Sage X3 Entreprise partage dans une base de données unique toutes les informations nécessaires à la gestion de l entreprise. Grâce à un même système, global et cohérent, vous pouvez gérer à la fois la comptabilité, les achats, les ventes, les stocks, les relations clients et la production. Ainsi, dès que vous entrez une information dans le système, elle circule dans toute l'entreprise : une commande passée affecte aussitôt le niveau des stocks, la production, la comptabilité, etc. Partout où elle est nécessaire, l information est présente en temps réel : aucune ressaisie, pas de temps perdu, moins d erreurs, des données fiables et cohérentes. Intégration des processus - un référentiel commun pour toute l entreprise - une approche transversale des flux de gestion Intégration des données - des analyses faciles - un outil de pilotage efficace Intégration technologique - un système cohérent pour prendre en charge toutes les fonctions de gestion - un apprentissage rapide E-business intégré - une communication efficace avec tous les partenaires de l entreprise - une mise en œuvre flexible et réactive Optimisez vos ressources Dans chaque domaine de gestion, vous allez tirer un meilleur parti de vos ressources et de votre savoir-faire. Les différents modules de Sage X3 Entreprise vous proposent en standard une grande richesse de fonctionnalités. Si besoin, chaque fonction peut être adaptée à des méthodes et à des habitudes spécifiques grâce à la facilité de paramétrage dont est doté Sage X3 Entreprise. Chacun de vos collaborateurs dispose ainsi d un outil efficace et parfaitement adapté à son métier. Dans Sage X3 Entreprise, chaque fonction peut être adaptée à des méthodes et des habitudes spécifiques. Contrôlez les processus grâce au moteur de workflow Certaines informations doivent être traitées rapidement et de façon parfaitement contrôlée. C'est pourquoi Sage X3 Entreprise vous offre la possibilité de gérer certaines procédures de votre entreprise de façon totalement électronique. Son système de workflow permet de déclencher des circuits d'information, d'alerte et de validation, à partir de n'importe quel événement du système, et suivant de très nombreux critères. Exemple : lorsqu'une nouvelle commande d'achat est saisie dans le système, vous pouvez demander à Sage X3 Entreprise d'en informer immédiatement tel ou tel acheteur suivant la nature de la commande, mais également d'alerter automatiquement un responsable si elle dépasse un certain montant, et d'interdire la poursuite du processus sans sa validation le cas échéant. électroniques et la traçabilité des données sont complètement flexibles. Vous simplifiez et sécurisez ainsi le contrôle de vos différentes activités. Le moteur de workflow vous permet aussi : - de déclencher l envoi de messages à des utilisateurs externes - de déclencher des traitements - de joindre des documents au message envoyé - un retour direct dans le contexte qui a déclenché l envoi pour un utilisateur habilité Grâce au moteur de workflow, le processus de signatures 4

5 ... et en réactivité Facilitez l'accès à l'information pour vos collaborateurs Pour faire progresser la réactivité de votre entreprise, toutes les fonctions de Sage X3 Entreprise sont exploitables à distance via un navigateur web, de la même manière qu'au sein du réseau interne de l'entreprise. Où qu il se trouve, chacun de vos employés peut se connecter au système d'information de l'entreprise. De manière fiable et sécurisée, à partir d'un poste Internet banalisé, il accède sans délai aux informations dont il a besoin. Exemple : un commercial peut suivre et renseigner à distance les affaires de ses clients ou passer des commandes depuis un stand d'exposition. Sans avoir besoin d infrastructure particulière, vous pouvez aussi ouvrir une nouvelle agence régionale et la connecter au système de gestion existant de l entreprise. Accélérez les échanges avec vos partenaires extérieurs Votre réactivité dépend aussi de votre capacité à permettre à vos partenaires privilégiés (clients fidèles, fournisseurs, donneurs d ordre...) d accéder facilement à votre système d information. Grâce à Sage X3 Entreprise, vous pouvez leur offrir un accès contrôlé à certaines fonctions de votre système d'information, 24h sur 24. Vous pouvez aussi interconnecter une solution de commerce en ligne à votre ERP. Une architecture communicante Sage X3 Entreprise fonctionne au choix en client riche Windows, en mode web, sur des réseaux locaux et étendus, y compris en mode http sécurisé, ou par le biais d un client dédié aux terminaux portables pour les saisies décentralisées de type code barre. Il intègre aussi la publication de web services utilisables par toutes les applications (sites web, solutions mobiles sur PDA et téléphones portables, autres progiciels). Sage Xtend Clients e-commerce Application tierce Site internet Web service Partenaires Distributeurs, fournisseurs sous-traitants Sites décentralisés Filiales, entrepôts, agences Personnel nomade Commerciaux, acheteurs, techniciens... Connexion internet Sage X3 Entreprise Gestion intégrée Connexion client/serveur Connexion intranet Utilisateurs locaux > Sage X3 Entreprise, ERP e-business Sage X3 Entreprise 5

6 Analysez Prenez les bonnes décisions Pour aider vos collaborateurs à prendre leurs décisions en toute connaissance de cause, Sage X3 Entreprise fournit des informations pertinentes et actualisées en permanence à travers plusieurs outils : - le portail permet à chaque utilisateur de créer son tableau de bord personnalisé pour y suivre en temps réel les indicateurs les plus pertinents pour son métier. Synthétiques ou détaillées, les informations apparaissent sous forme de graphes, de tableaux ou organisées en calendrier, avec des liens permettant de suivre toute la piste d audit jusqu au détail des informations. A partir d'un indicateur du tableau de bord ou de n'importe quel écran de consultation, l'utilisateur peut ainsi remonter par zooms successifs au détail des informations ou des pièces justificatives qui expliquent tel ou tel résultat. Les recherches qui nécessitaient plusieurs heures et parfois l'intervention de plusieurs personnes sont désormais accessibles en quelques clics. Le portail de Sage X3 Entreprise propose à chaque utilisateur un tableau de bord personnalisable suivant son activité. - une fonction dédiée permet de définir une base statistique intégrant des données agrégées sur plusieurs critères (1 à 8), en permettant leur consultation par des zooms successifs jusqu au détail le plus fin, sur la totalité des données de la base. Les résultats des agrégats ainsi calculés peuvent être publiés sur le portail. - pour le reporting comptable et les simulations, Sage X3 Entreprise fournit un générateur de tableaux de bord financiers. Là encore, un ensemble de tableaux de bord (bilan, comptes de résultat, soldes intermédiaires de gestion, tableaux IAS) sont livrés pré-paramétrés en standard. - pour toutes les éditions, Sage X3 Entreprise intègre le générateur d états Crystal Reports, et fournit une bibliothèque de près de 400 états : Grand-Livres, balances et journaux, factures, bons de livraison et de préparation, dossier de fabrication, étiquettes, états d inventaires, analyses et listes sont utilisables directement. 6

7 ... votre performance Allez plus loin dans l analyse avec les outils de décisionnel Le module décisionnel de Sage X3 Entreprise offre la possibilité d exploiter intuitivement la richesse des données de l ERP. Il permet ainsi à l ensemble des collaborateurs, quel que soit leur métier, de prendre des décisions basées sur des indicateurs fiables et personnalisables selon leurs besoins. Afin d'accélérer le déploiement opérationnel de la solution, un grand nombre d'indicateurs prêts à l'emploi sont livrés en standard dans l'offre. L'ensemble des domaines fonctionnels couverts par l'erp devient accessible en quelques clics : évolution des charges et produits, palmarès clients, produits les plus vendus, % rebuts par articles, analyse de la rotation des stocks, consommation de matière, analyse des prix de revient de fabrication... A tout moment l'utilisateur peut passer d'une vue synthétique à l'information détaillée, sans sortir de son analyse en cours. Il peut également ajouter un graphique pour illustrer un rapport d activité. Un reporting de gestion à la carte et des outils à la portée de l utilisateur final. Sage X3 Entreprise 7

8 Réduisez vos coûts À l installation Pensé à l origine pour s adapter à vos contraintes en termes de temps, de budget et d organisation, Sage X3 Entreprise privilégie la simplicité de mise en œuvre et la souplesse. Il s adapte à un environnement informatique préexistant sans provoquer de bouleversements majeurs. Il sait récupérer la plupart des données anciennes, même si elles sont incomplètes ou hétérogènes, et s'adapte aux procédures et méthodes de gestion de votre entreprise le plus souvent par simple paramétrage. Il ne réclame pas de lourds investissements humains ou financiers : les budgets et les délais initialement prévus sont respectés, et vous pouvez continuer à travailler normalement pendant l installation de votre nouveau système. L'ergonomie de Sage X3 Entreprise est étudiée pour offrir une efficacité maximale dans toutes les tâches de gestion. Au quotidien Une fois installé, Sage X3 Entreprise ne mobilise pas de grande équipe informatique pour assurer sa bonne exploitation. Vous bénéficiez des améliorations constantes du progiciel grâce à ses procédures de mises à jour simples et sécurisées. Pour apporter chaque jour à vos collaborateurs une productivité et un confort de travail optimum, l'ergonomie de Sage X3 Entreprise a été tout particulièrement soignée. Son utilisation est ainsi très conviviale et il suffit de quelques jours de formation à un utilisateur pour maîtriser ce progiciel très intuitif. En outre, le progiciel propose une documentation technique et fonctionnelle très complète, accessible à tout moment grâce à l'aide en ligne. 8

9 Evoluez en toute tranquillité Profitez d une grande ouverture technologique Sage X3 Entreprise fonctionne indifféremment en archi-tecture web et/ou client-serveur et avec tous les environnements ouverts du marché : les bases de données Oracle ou Microsoft SQL Server, les environnements Windows, Unix ou Linux. Mieux : les fonctions de Sage X3 Entreprise sont indépendantes de la plate-forme technologique utilisée. Votre entreprise peut choisir de changer d'environnement d'exploitation, sans conséquence sur son système de gestion. Sage X3 Entreprise est aussi capable de s'intégrer avec un système de gestion existant, par exemple pour échanger tout ou partie des informations de gestion avec une filiale ou une société mère dotée d'un autre progiciel, ou lorsqu'une entreprise souhaite réaliser une partie de sa gestion avec un progiciel différent. Utilisateurs ERP Sage X3 Entreprise, mode C/S Client Windows Serveur d application Windows Unix Linux Serveur de données Oracle, Microsoft SQL Server Utilisateurs ERP Sage X3 Entreprise, mode web Utilisateurs e-commerce Sage Xtend Internet explorer Serveur internet Apache Windows Linux Site Web Internet Explorer, Mozilla,... > Sage X3 Entreprise, des choix technologiques solides Choisissez la souplesse Sage X3 Entreprise sait évoluer avec la croissance et les nouveaux besoins de l entreprise. Il peut parfaitement être déployé en plusieurs étapes - une fonction puis une autre ; un établissement puis un autre, etc. - à mesure que l entreprise grandit ou modifie son organisation. Sans remettre en cause le progiciel, on peut passer de quelques dizaines de postes à plusieurs centaines. Par ailleurs, Sage X3 Entreprise offre la possibilité d'intégrer des développements spécifiques, sans altérer l évolutivité des fonctions standard. Réalisés à l'aide du L4G (fourni), ces développements peuvent être intégrés dans le produit standard et activés ou désactivés à volonté. Ils sont réutilisables et pérennes, même en cas de changement de version du progiciel. Les applications complémentaires Sage X3 Entreprise peut être complété par des applications complémentaires spécialisées, développées par Sage sur la même technologie que Sage X3 Entreprise : Sage Geode, pour gérer tous les flux liés à l'entreposage et optimiser tous les aspects de votre logistique ; Sage Paie et Ressources Humaines, pour gérer vos ressources humaines (paie et temps) en parfaite adéquation avec la gestion financière de Sage X3 Entreprise ; Sage X3 Gestion Financière des Biens (Abel) pour une gestion experte de vos immobilisations ; Sage Consolidation et Reporting et Sage Gestion de la Trésorerie et des Flux Financiers. Bien sûr, Sage X3 Entreprise peut également fonctionner en liaison avec d'autres applications tierces du marché. Sage X3 Entreprise 9

10 Intégrez la simplicité... Une installation et une mise en œuvre technique facilitées Grâce à la console centralisée Sage X3 Entreprise, il devient très facile de mettre en service ou de reconfigurer un serveur web, un serveur d impression, ou un serveur de traitement. De même, la création et l administration de la base de données sont pilotées depuis le progiciel, grâce à des scripts personnalisables fournis en standard. Un paramétrage simplifié Pour accélérer le déploiement, Sage X3 Entreprise présente les caractéristiques suivantes : - Un préparamétrage riche, documenté et modifiable, est fourni pour toutes les législations supportées. De plus, des solutions métiers préparamétrées sont fournies par certains intégrateurs Sage X3 Entreprise spécialisés dans un secteur donné. - Les écrans de paramétrage sont documentés de façon très détaillée, ainsi que le contenu des pré-paramétrages standards fournis. - Le dictionnaire de données Sage X3 Entreprise est configurable, pour s adapter à différents secteurs d activités et législations. La description du modèle de données standard est intégrée à l aide en ligne. - Le progiciel étant multi-société et multi-site, les paramètres peuvent être définis à différents niveaux (général, société, site, utilisateur) en héritant par défaut des valeurs du niveau supérieur. Ainsi, chaque paramètre est défini une seule fois au bon niveau. Une intégration et une reprise des données aisées Sage X3 Entreprise c est : - Un moteur d import/export de données intégré ; il permet de réaliser les reprises de données, de réaliser des interfaçages automatisés, d alimenter des outils tiers. Paramétrable, il intègre plus de 100 modèles de reprise prédéfinis : données de base, inventaires, balances, budgets, tarifs Des formats ascii, unicode peuvent être utilisés, en longueur fixe ou variable, avec si nécessaire des tables de transcodage. - La production de flux XML normalisés aux normes web services, ce qui permet d alimenter des EAI directement par flux SOAP/XML. - Des formats interbancaires (ETEBAC, EAI) paramétrables et un préparamétrage fourni. Une grande simplicité d exploitation Sage X3 Entreprise intègre un serveur de tâches différées qui permet le lancement de tâches automatiques (éditions, traitements par lots, fonctions EDI ). Ces tâches peuvent être lancées et administrées depuis un écran de surveillance. Elles peuvent être abonnées (tâches hebdomadaires, mensuelles, en fréquence), contrôlées par des calendriers d exploitation. Lorsqu un automate d exploitation externe existe déjà, le serveur batch sait s intégrer au système existant. En effet, la soumission de tâches, leur surveillance et leur interruption sont pilotables par des fichiers. Enfin, de nombreux outils d exploitation sont livrés en standard : trace des transactions dans la base, analyse détaillée des temps d exécution dans un contexte multi-tiers, trace paramétrable des modifications, outils d épuration et d archivage 10

11 ... à tous les niveaux Un contrôle et une traçabilité des flux garantis L entreprise est soumise à des contraintes légales croissantes liées à la sécurité et à la traçabilité : sécurité financière, Sarbanes Oxley Act, règles FDA Pour une administration efficace de la sécurité, Sage X3 Entreprise permet des contrôles d accès aux fonctions, actions, champs sur écran, et données par utilisateur, groupe d utilisateurs, profil. La connexion web via https permet de crypter les données qui transitent sur la ligne. On peut définir des contraintes de longueur et de renouvellement des mots de passe, verrouiller les utilisateurs sur tentative d intrusion, déconnecter les utilisateurs inactifs au bout d un temps paramétrable. Pour la traçabilité, on peut activer différents niveaux de trace en fonction des utilisateurs, définir des alertes via workflow sur tout événement particulier. Des processus de signature sont intégrés dans le standard, notamment pour les achats, les budgets, les bons à payer La traçabilité de modification des données sensibles peut être activée directement au niveau de la base de données par paramétrage. Le détail des modifications peut être traçé. Une prise en main facilitée pour les utilisateurs L'interface de Sage X3 Entreprise intègre un navigateur de type liste ou arborescence, une gestion multi-onglet, l'accès aux données sous forme graphique (camemberts, plannings, histogrammes, diagrammes de Gantt), l'accès direct aux dernières fiches modifiées, une aide en ligne hypertexte au format html personnalisable par l'utilisateur, la possibilité de relier les fiches entre elles grâce à un explorateur de liaisons de façon manuelle ou automatique, certaines saisies interactives depuis des composants graphiques (mode glisser-déplacer...). On peut relier toute donnée à des documents bureautiques (images, vidéo, documents Excel ou Word...) stockés au choix dans la base de données ou sur des serveurs dédiés. La navigation entre les fonctions se fait de façon contextuelle, par des zooms paramétrables. La saisie de tous les documents (commandes, factures, écritures, OF ) peut être paramétrée par utilisateur pour limiter les informations visibles et/ou modifiables. Elle se fait en tableaux et/ou en fiches, au choix de l'utilisateur. Des valeurs par défaut, des contrôles supplémentaires, des mises en évidence conditionnelles de champs (par la couleur ou le style) peuvent être paramétrés, de même que l'ordre des colonnes dans les consultations. Le vocabulaire lui-même peut être personnalisé pour remplacer des termes génériques par des termes plus proches du métier de l'entreprise. Sage X3 Entreprise permet un transfert dynamique d'information depuis un tableau vers les outils bureautiques couramment utilisés (Word, Excel...). Sage X3 Entreprise 11

12 Développez votre activité... Un ERP multi-expertise Sage X3 Entreprise est un progiciel multi-expertise : > Il est multi-société, multi-site et multi-établissement comptables. Il sait gérer des flux automatisés réciproques entre sociétés d'un groupe (commande / livraison / facture). > Sage X3 Entreprise gère des tiers multi-rôle (un même tiers peut être client, fournisseur, transporteur, agent commercial, prospect ) et multi-collectif. Tout tiers est multi-adresse, multicontact, multi-rib. > Il est multilingue (chaque utilisateur peut travailler dans sa propre langue), gère des données multilingues et sait les restituer (intitulés des articles, textes des factures par exemple, en fonction du tiers auquel le document est adressé). > Sage X3 Entreprise est multi-devise (il gère simultanément les données en devise de transaction, de comptabilisation, et de reporting), avec des types de taux multiples. > Sage X3 Entreprise est multi-législation. Les législations suivantes ont fournies en standard : France, UK, USA, Portugal, Italie, Espagne et Chine. Un agenda en anglais. Une fiche client en chinois. 12

13 ... à l international Présence dans 25 pays Sage X3 Entreprise est déployé dans 25 pays, dont l'argentine, la Chine, la France, l'espagne, les Etats-Unis, l'italie et le Royaume-Uni. Sage X3 Entreprise équipe entreprises, dont 35 % à l'international. Amérique du Nord Canada USA Europe Allemagne Angleterre Belgique Espagne France Italie Pays-Bas Pologne Portugal Tchèquie Suisse Asie et Océanie Chine Inde Indonésie Malaisie Amérique du Sud Argentine Brésil Mexique Afrique Afrique du Sud Algérie Côte d Ivoire Egypte Ghana Ile Maurice Madagascar Maroc Tunisie Sage X3 Entreprise 13

14 14 Avec Sage X3 Entreprise,

15 choisissez la richesse fonctionnelle Sage X3 Entreprise 15

16 Finances Maîtrisez vos enjeux financiers La gestion financière de Sage X3 Entreprise intègre la comptabilité générale, tiers, analytique, budgétaire, les engagements, les immobilisations et gère les comptabilités latines et anglo-saxonnes. Elle assure également le transfert et la remontée d'informations d'un pays à l'autre et des filiales au siège. Sage X3 Entreprise devient ainsi le fédérateur de la gestion de l'entreprise décentralisée et internationale. La prise en compte des particularités liées aux législations est intégrée dès la conception du produit : schémas de comptabilisation pré-paramétrés, écritures de règlement allant jusqu'à quatre étapes de comptabilisation ; paramétrage des fichiers bancaires ouvert, évolutif et adapté au format national ; gestion des taxes fiscales et parafiscales et de leurs déclarations associées (sur support papier ou en format magnétique suivant la législation) ; déclarations d'honoraires, de CA ; clôture d'exercices en étapes successives ou simplifiées Les particularités locales sont centralisées et packagées pour offrir une solution unique quels que soient la langue ou le pays de travail. La compréhension fonctionnelle et la maintenance de ces environnements sont simplifiées. 16

17 Fonctionnalités Réalisez des pyramides par nature ou par section pour analyser vos données comptables, depuis une interface graphique interactive. Optimisez vos saisies de pièces comptables en affectant des transactions par utilisateur. Généralités Gestion multi-société Gestion multi-établissement Gestion des établissements ou sites, financiers et/ou opérationnels Saisie multi-établissement OD automatiques interétablissements Toutes restitutions possibles par établissement, société et groupe d'établissements Gestion des devises Plurimonétaire avec stockage des montants en trois devises (transaction, comptabilité, reporting) Type de cours paramétrable par devise (journalier, mensuel, annuel etc ) Suivi des comptes multi-devise Restriction des comptes à une ou plusieurs devises Génération automatique des écritures d'écart de change Génération automatique des écritures d'écart de conversion actif/passif en mode réel ou simulé Consultations Paramétrables par utilisateur ou groupe d'utilisateurs Par recherche multi-critère (devises, groupe de collectifs ) Par établissements, sociétés ou groupe d'établissements Piste d'audit avec zooms du général au détaillé Consultation balance, balance à date, comptes et écritures Consultation des échéances, analyse du risque, balance âgée, dernières opérations, règlements, factures, banques Consultation pyramides, budgets, balance analytique, natures et sections, comparatif budget/réel Toutes les consultations sont transversales entre comptabilités Tableaux de bord Extractions paramétrables sur les données comptables, tiers, analytiques, budgétaires et IAS Paramétrables par utilisateur ou groupe d'utilisateurs Editions et consultations multi-critère Par établissement, société ou groupe d'établissements Restitution par tableau ou groupe de tableaux Stockage détail ou non par tableau Gestion des révisions et historisation des révisions Piste d'audit avec zooms du général au détaillé Consultation et insertion de valeurs permettant de simuler un résultat Gestion des styles et effets Export vers Excel Restitution graphique Livraison de tableaux : bilan, compte de résultat, SIG, bilan IAS, résultat IAS par nature Définition des plans comptables Par société, établissement ou groupe d'établissements Généraux de type alphanumérique Auxiliaires de type alphanumérique Analytique multi-axe Plan de natures analytiques & budgétaires 9 plans de sections Traçabilité via trippers générés par paramétrage dans la base de données. Comptabilité Générale Définition des journaux Types de journaux paramétrables: vente, achat, trésorerie, OD générales, OD analytiques, à-nouveaux... Modèles de comptes interdits par journal Comptes habituels par journal Sage X3 Entreprise 17

18 Fonctionnalités Pièces comptables Import, interface ou saisie manuelle Ecrans et scénarii de saisie paramétrables par utilisateur ou groupe d'utilisateurs Ecritures modèles, provisoires, définitives, de simulation (consultables ou pas), hors-bilan, lots, d abonnement... Duplication extourne à date Automatisme des opérations d'arrêté : FAR, FAE et AAR, CCA et PCA, abonnements avec solde automatique à réception de facture, écarts de conversion etc Génération automatique des écritures de clôture : écritures automatiques de déversement de compte à compte (optionnel), de clôture (optionnel), de report à nouveau et de calcul du résultat. Lettrage Manuel, automatique, en-cours de saisie - par montant : transaction, société, reporting - par passage au solde - par recherche du solde - par analogie de référence ou de libellé Partiel ou total Automatisme de groupe lettrage : prise en compte des écarts, escomptes, agios, différences de règlement, différences de change Historisation du lettrage Déclaration de TVA Sur débit, sur encaissement Gestion du prorata de TVA Gestion de la suspension de taxe et des prestations immatérielles TVA intracommunautaire Ecritures automatiques de régularisation de TVA sur encaissement (acomptes, impayés ) Gestion des taxes parafiscales Déclaration de TVA Outils de contrôle Gestion DAS2 Proposition des montants à déclarer Possibilité de modification et d'ajouts manuels à la déclaration Calcul des droits d'auteur Livraison standard des supports TDS bilatérale et DADS-U Arrêtés périodiques Automatisation des opérations d'arrêté : FAR, FAE, AAR, CCA, PCA, écarts de conversion Contrôle bloquant/non-bloquant par paramètre des étapes clés de l'arrêté Etats récapitulatifs et outils de contrôles Clôture Clôture par établissement ou par société Génération automatique d'écritures de déversement de compte à compte (optionnel), Génération automatique d'écritures de clôture (optionnel), Génération automatique des écritures de report à nouveau et de calcul du résultat Prise en compte des particularités pays, liées au processus de clôture Comptabilité tiers Définition des tiers Identification unique du tiers Multi-établissement, multi-société, multi-collectif, multitype (client, fournisseur, prestataire ), multi-rib et multi-adresse Identification des tiers intra-groupe Définition de valeurs par défaut : tiers facturé, payeur, groupe, factor, mode et conditions de règlement, conditions d'escomptes-agios Facturation Saisie ou import (EDI) Immobilisation automatique des dépenses Edition Validation Suivi des échéances Ecrans paramétrables de consultation Interventions courantes de suivi des échéances : éclatement, regroupement, prorogation, modification de tiers payeur/ payé, mode de règlement, BAP, Relevé, relance, litige, cadencement des échéanciers de règlement etc Outil de travail des circuits de BAP avec déclenchement de workflow, gestion des litiges Outil de travail des relances : relances multi-niveau dans la langue du client, par seuil de relance ou délai, méthode de relance unitaire ou groupée. Blocage / Déblocage unitaire ou en masse des clients sur critères croisés. Outils d'aide à la décision Niveau dossier, société, établissement ou groupe d'établis-sements Niveau collectif, multi-collectif ou par groupe de collectif Consultation balance âgée, balance âgée à date Consultation des échéanciers Analyse du risque tiers temps réel et justification de tous les postes. Evaluation du risque global Evaluation du risque commercial Evaluation du risque financier Statistiques de règlement Actions commerciales à venir Analyse directe du solde comptable par répartition en pourcentage des différents postes. Synopsis tiers présentant les dernières opérations ; justification de toutes les opérations Gestion des règlements Cycle de vie du règlement paramétrable par mode de règlement Ecrans de saisie paramétrables Saisie Banque ou Caisse Gestion des règlements comptoirs (intégration à la facturation vente) Saisie manuelle rapide par picking unitaire ou en lot Proposition automatique avec tableau de contrôle de la masse à régler Jusqu'à quatre étapes de comptabilisation Proposition d'édition de bordereaux par banque (remise de chèque SP/HP, remise de traite à l'encaissement/escompte) Edition des chèques et lettre-chèques, traites, avis de domiciliation, virements à émettre et prélèvements à effectuer Génération de fichiers Lettrage des règlements sur : facture, avoir, commande, relevé, acompte, pièce comptable Gestion de pools bancaires : analyse du solde réel et virtuel Règlement dans des devises différentes de la devise d'origine OD automatiques interétablissements, interdevises,intertiers et intercollectifs OD automatiques de différence de règlement, d'escompte, d'agios, de rééquilibrage de lettrage, de prorogation Gestion des acomptes sur commande et de leur imputation totale ou partielle sur facture Automatisation de la saisie des impayés : gestion des frais bancaires, refacturation des frais bancaires, passage en collectif douteux, régularisation de TVA. Compensation client / fournisseur. Liaisons bancaires Fonction de paramétrage des fichiers bancaires par banque Fourniture standard de formats prêts à l'emploi (fixes ou EDI) Télétransmission ETEBAC 3/5 via ALMACOM Gestion des virements nationaux / internationaux / avec banque 18

19 intermédiaire, prélèvement Gestion des remises / relevés / réponses d'effet Import et pointage (automatique, semi-automatique ou manuel) des relevés Gestion du Factoring Génération de quittances et éditions de lettres de cession Comptabilisation des quittances Fichier magnétique Notification de règlements Gestion des notes de frais Import, interface ou saisie Contrôles et gestion des Visas Comptabilisation Proposition de règlement Etats de synthèse Intégration avec Sage X3 Gestion de la Trésorerie et des Flux Financiers (e-cash) Transfert vers la trésorerie des échéanciers clients/fournisseurs et règlements comptabilisés Transfert vers l ERP de virements d equilibrage Comptabilité groupe Comptabilité IAS Critères de consultation et d'édition par établissement, société, groupe d'établissements Gestion d'un double Référentiel (comptabilité sociale et comptabilité IAS) Calendrier IAS indépendant du calendrier de la comptabilité sociale A partir d'un événement de gestion unique : - génération d'écritures communes entre comptabilité sociale et IAS, ou, - génération d'écritures indépendantes Saisie directe de pièce IAS ou import Champs paramétrables dédiés aux analyses sectorielles Affectations et ré-affectations de secteurs a posteriori Piste d'audit de la Balance IAS vers les écritures IAS Consultation de Balance IAS Consultation de Compte IAS Consultation d'écritures IAS Tableaux de Bord IAS avec livraison standard du Bilan IAS et d'un compte de Résultat par nature Editions IAS : Balance générale, auxiliaire, Grand-Livre général, auxiliaire, journal général, journaux comptables Extraction pour consolidation Critères de consultation et d'édition par établissement, société, groupe d'établissements Définition d'un périmètre société de consolidation Identification des tiers partenaires intra périmètre de consolidation Identification des flux intra-groupe Tables de correspondance interne / externe pour les entités sociétés et tiers partenaires Extraction pré-consolidée Balance et Grand-Livre Export des données (soldes ou mouvements) Périmètre fonctionnel équivalent pour les extractions IAS Intégration avec Sage Consolidation et Reporting Transfert d une balance de pré-consolidation (générale et/ou sectorielle) vers Sage Consolidation et reporting Contrôle de cohérence : natures / sections et sections / sections Comptabilité analytique En provenance de la comptabilité générale, des modules amonts ou en saisie analytique seule En quantité et/ou montant Ventilations par clé de répartition en pourcentage et/ou montant en mode manuel ou automatique Répartitions en cascade a posteriori en quantité ou montant, au prorata de facteurs fixes (unités d'œuvre, nombre d'employés, de M2 etc..) ou calculés Piste d'audit des pyramides vers la balance analytique jusqu'au détail des écritures ou du document d'origine Consultation de pyramides multi-niveau Consultation de balance analytique Consultation de natures Consultation de sections Consultation de pièces Comptabilité budgétaire Transactions paramétrables de saisie de budgets Saisie manuelle, import ou interface standard avec logiciel d'élaboration budgétaire Nombre illimité de versions de budgets - par couple nature et section - par année et/ou pluriannuel, sur périodes fixes ou glissantes - clés de répartition Budgétisation sur pyramides et/ou plans analytiques Révision manuelle ou calculée d'après formules ou pourcentage OD budgétaires Autorisation de dépense avec circuit de signature Suivi budgétaire temps réel sur DA et commande Contrôle budgétaire bloquant Contrôle budgétaire non bloquant, avec circuits de signatures complémentaires Gestion des signataires principaux et suppléants, permutation Moteur de workflow intégré au circuit Piste d'audit de la Balance analytique jusqu'à la DA / commande d'origine Piste d'audit des budgets jusqu'aux OD budgétaires Consultation de comparaison budgétaire Consultations réel / budget / pré-engagements / engagements Consultation de pyramides multi-niveau budget / pré-engagements / engagements / réel Consultation de balance analytique budget / pré-engagements / engagements / réel Comptabilité d'engagement et suivi des dépenses En intégration complète avec les achats Gestion en temps réel du suivi budgétaire Contrôle budgétaire en montant, quantité, avec plafond de dépassement par utilisateur Circuit de signatures avec variantes (blocage, tolérance, etc. ) et workflow Génération automatique d'écritures de pré-engagements (DA) et d'engagements (Commande) A chaque étape du flux, désengagement de l'étape précédente Génération automatique d'écritures et imputation directe du réalisé sur ligne budgétaire (FAR, FAE, AAR, Factures, Factures complémentaires et avoirs) Comptabilité analytique et budgétaire Analytique sur 9 axes Plan de Natures 9 plans de Sections Sage X3 Entreprise 19

20 Immobilisations Arbitrez vos investissements La gestion des Immobilisations de Sage X3 Entreprise intègre les dimensions comptable et fiscale en assurant la gestion complète et dynamique des biens de l'entreprise dans le respect des exigences légales et fiscales en vigueur. Cette solution s'adresse aux entreprises souhaitant bénéficier d'une intégration complète de la gestion des immobilisations dans leur système d'information, de l'enregistrement de la facture à la comptabilisation de la sortie d'actif, en passant par la comptabilisation des dotations aux amortissements. L'intégration de la gestion des immobilisations au sein de Sage X3 Entreprise assure la fluidité et la transparence des échanges entre les différentes modules au profit d'une parfaite traçabilité : Achats - Immobilisations - Comptabilité. Cette gestion des immobilisations apporte une réponse adaptée à l'activité et à l'organisation de toutes entreprises, que celles-ci soient centralisées ou non. Sage X3 Entreprise peut être complété par Sage X3 Gestion Financière des Biens, solution experte de la gestion des immobilisations. 20

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