L IMPARTITION GUIDE À L USAGE DES PETITES ENTREPRISES Le logo ADP est une marque déposée d ADP, inc.

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1 L IMPARTITION GUIDE À L USAGE DES PETITES ENTREPRISES Le logo ADP est une marque déposée d ADP, inc.

2 Contenu Qu est ce que l impartition? 3 Pourquoi impartir? 5 Les avantages de l impartition 7 des tâches administratives Collaborer avec le fournisseur 8 de services Glossaire 9 Ressources 9 À propos d ADP 10 Vous êtes un entrepreneur, et il y a fort à parier que vous vous êtes lancé en affaires non pas parce que vous aimez vous occuper des talons de paie ou du calcul des retenues d impôt, mais parce que le produit ou le service que vous offrez vous passionne. En fait, bon nombre de propriétaires de petites entreprises considèrent que le temps qu ils consacrent aux tâches administratives est du temps perdu puisqu ils ne travaillent pas à la croissance de leur entreprise. L impartition du talon de paie et des autres processus administratifs reliés aux ressources humaines peut aider les petites entreprises à gagner du temps et à économiser de l argent, mais avant tout, elle leur permet de concentrer leurs efforts sur ce qui importe vraiment, soit leurs compétences de base, leur croissance stratégique, leur personnel et leur compétitivité.

3 Qu est ce que l impartition? L impartition désigne simplement le fait de confier une tâche à un fournisseur de services à l externe. D après l Index d impartition ADP, 92 % des Canadiens confient à l externe certaines tâches ou corvées quotidiennes comme le ménage, les travaux de jardinage et les déclarations de revenu. Il est tout à fait judicieux pour une entreprise d agir ainsi. Pour une petite entreprise, l impartition consiste à confier à des spécialistes des activités secondaires et non productives de revenus. L impartition se distingue de la passation de contrats à l externe de leurs divers services, dans la mesure où il s agit d un outil de gestion stratégique qui suppose une restructuration de l entreprise autour de ses activités fondamentales, ses «compétences de base». De nombreux processus administratifs peuvent être impartis, mais le plus souvent, les petites entreprises confient à l externe les tâches relatives à la gestion de la paie et des ressources humaines. Pourquoi? Parce que les fournisseurs de services ne se contentent pas d utiliser des technologies de pointe, ils possèdent également une vaste expérience et appliquent des pratiques exemplaires dont peuvent tirer profit les petites entreprises. Pourquoi les Canadiens ont-ils recours à l impartition? Selon l Index d impartition ADP, les principales raisons pour lesquelles les Canadiens confient à un tiers l exécution d une tâche courante sont les suivantes : Ils n aiment pas effectuer cette tâche 37 % Ils ne savent pas comment effectuer cette tâche 36 % Ils veulent gagner du temps 27 % Source : Index d impartition ADP, mai 2007, Environics Research Group 3 4

4 Pourquoi impartir? Chacun son métier, les vaches seront bien gardées. 5 Les plus futés des propriétaires de petites entreprises savent qu un contrôle serré des coûts fait partie intégrante d une stratégie financière judicieuse. Toutefois, lorsqu il s agit de la gestion de la paie, une telle mentalité n est pas rentable. Selon l étude portant sur le temps consacré à la gestion de la paie menée par ADP en 2006, les entrepreneurs qui, par souci d économie, s occupent eux mêmes de leur talon de paie consacrent en fait 28 % plus de temps qu un spécialiste à cette tâche. Beaucoup de propriétaires de petites entreprises pourraient ainsi gagner près du tiers du temps qu ils consacrent à cette activité. Au moment où l étude a été réalisée, 72 % des propriétaires d entreprises interrogés ont indiqué qu ils utilisaient un logiciel comptable pour administrer leur talon de paie, et 40 % d entre eux ont admis consacrer du temps à la correction d erreurs liées à la paie. En plus de contribuer à alléger les coûts cachés, l impartition se trouve également à être une solution souple. De fait, ce sont les besoins de votre entreprise qui détermineront dans quelle mesure vous aurez recours à l impartition. Quelle taille doit avoir une entreprise pour avoir recours à l impartition? Le fait d être propriétaire d une petite entreprise ne signifie pas que vous devez tout faire vous-même pour économiser de l argent. Les entreprises de toutes tailles ont les moyens d avoir recours à l impartition. En fait, le prix du traitement de la paie d un employé est inférieur à celui d une tasse de café par jour. Quant au temps que vous gagnerez, vous l utiliserez comme bon vous semble. (Prenez le temps d aller vous chercher un café!) Le temps consacré à la gestion de la paie des chiffres éloquents Selon l étude portant sur le temps consacré à la gestion de la paie menée par ADP, la réduction du temps consacré au traitement de la paie se traduit, pour les petites entreprises, par d importantes économies. Les petites entreprises consacrent annuellement 11,7 heures au traitement de la paie de chaque employé. En d autres termes, les entreprises sondées, qui comptaient un nombre médian de 13 employés, consacrent annuellement 152 heures au traitement de la paie. Après avoir examiné les tâches relatives au traitement de la paie effectuées au sein d une petite entreprise, ADP a déterminé que l impartition permet d économiser jusqu à 28 % du temps consacré à cette activité. Pour une petite entreprise de taille moyenne (13 employés), cela signifie une économie annuelle de 43 heures de travail, soit une semaine complète de travail. Le salaire médian des employés responsables de la gestion de la paie qui ont répondu au sondage étaient de $ (avantages sociaux en sus), ou 21,90 $ l heure. Une petite entreprise affecte donc $ chaque année à la gestion interne de la feuille de paie. Une réduction de 28 % du temps consacré à la gestion de la paie se traduit par une économie de 933 $. Source : Étude d ADP sur le temps consacré à la gestion de la paie, octobre 2006, Environics Research Group 6

5 7 Les avantages de l impartition des tâches administratives Permet aux entreprises de mettre l accent sur leurs activités stratégiques L impartition des tâches administratives vous permettra de consacrer plus de temps aux activités fondamentales de votre entreprise, avec la croissance de la productivité que cela suppose. L impartition vous permettra d allouer davantage de temps et de ressources aux activités liées à la planification et à la croissance stratégique, qu il s agisse de la rationalisation des processus de recrutement et d embauche ou de l amélioration de vos résultats nets. Permet de simplifier la gestion de la paie Comme la plupart des services externes de gestion de la paie sont offerts par le truchement d Internet et sont hébergés par le fournisseur de services, ils sont faciles à utiliser et n exigent pas de mises à niveau ni de logiciels coûteux. Les données liées à la paie, qui sont hébergées sur un autre site, sont protégées par de multiples niveaux de sécurité, ce qui vous évite d avoir à constamment effectuer des copies de sauvegarde de vos données, mais de respecter quand même la réglementation de l État. Grâce à l impartition, vous n avez qu à entrer vos données sur la paie par voie électronique ou par téléphone. Votre fournisseur de services se chargera d effectuer les calculs relatifs aux retenues fiscales, de produire les chèques de paie ou d effectuer des dépôts directs. Permet de mettre davantage l accent sur vos employés Il devient de plus en plus difficile d attirer des employés et de les conserver. On peut ainsi affirmer que le service des ressources humaines a un rôle de premier plan à jouer dans la réussite de votre entreprise. L impartition de vos tâches administratives à un fournisseur de services vous permet de suivre de près les salaires, les avantages sociaux, le rendement et les absences de vos employés. En confiant à des spécialistes ces corvées quotidiennes, vous pourrez vous concentrez sur les défis qui vous attendent embaucher les bonnes personnes et les conserver, et vous assurer d être en mesure de combler les postes clés de votre entreprise à même votre bassin d employés. Aide à éviter les maux de tête fiscaux Selon l étude portant sur le temps consacré à la gestion de la paie menée par ADP, 11 % des propriétaires de petites entreprises qui s occupent eux-mêmes du traitement de leurs talons de paie ont admis qu ils s étaient déjà vu infliger une amende pour paiement en retard. Les fournisseurs de services sont des spécialistes du calcul de la paie et ils s assurent que les rapports sur les retenues d impôt et les documents de fin d année sont exacts et présentés à temps. Permet de déléguer les risques liés à la conformité À moins que l un de vos employés se tienne au courant des modifications apportées aux dispositions législatives et des pratiques exemplaires, vous courez le risque de commettre des infractions qui pourraient vous coûter cher. Les fournisseurs de services administratifs possèdent une connaissance spécialisée des dispositions législatives complexes comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Sarbanes-Oxley Act des États Unis. Ils peuvent ainsi assurer votre conformité aux diverses lois et vous tenir au courant des modifications qui y sont apportées. Donne accès à des conseil d experts De nombreux propriétaires de petite entreprise se rendent compte qu ils n ont personne à qui s adresser lorsqu ils ont besoin de conseils. En plus de prendre en charge vos tâches administratives, votre fournisseur de services met à votre disposition des experts qui pourront vous prodiguer des conseils en matière de pratiques exemplaires, ce qui vous permettra de gagner du temps et de réduire au minimum le recours à des ressources externes coûteuses. Collaborer avec le fournisseur de services Une fois que vous avez pris la décision d impartir vos services administratifs, il est important de choisir le fournisseur de services qui convient à votre entreprise. 1. Déterminez vos besoins Certains fournisseurs de services administratifs sont des travailleurs indépendants, d autres des sociétés multinationales. Prenez donc le temps d examiner si le fournisseur de service auquel vous envisagez avoir recours possède les ressources et les connaissances nécessaires pour répondre aux besoins immédiats et à long terme de votre entreprise. Par exemple, si vous prévoyez ouvrir une succursale, augmenter votre effectif ou procéder à une acquisition, votre fournisseur doit être en mesure de vous aider rapidement et efficacement. N oubliez pas de lui demander de vous fournir des références. 2. Faites vos devoirs Des bons conseils et des connaissances spécialisées peuvent contribuer au succès de votre entreprise, mais pour être en mesure de vous conseiller adéquatement, votre fournisseur de services doit disposer de renseignements pertinents et complets sur votre entreprise. Dès le début de votre collaboration, organisez une séance d information avec lui et discutez franchement des détails relatifs à votre feuille de paie et à votre service des ressources humaines, si vous en avez un. Tenez-le au courant de l évolution de votre entreprise et assurez-vous qu il comprend bien vos besoins, si vous voulez en avoir pour votre argent. 3. Planifiez ensemble Dès le début de votre collaboration, dites à votre fournisseur de services pourquoi vous avez pris la décision de rationaliser vos processus administratifs. Un fournisseur de services compétent apportera sa contribution en vous donnant des idées et en jetant une lumière nouvelle sur vos objectifs. Cependant, n oubliez pas que des événements imprévus peuvent vous obliger à modifier vos plans il faut donc toujours faire preuve de souplesse. Un fournisseur de services administratifs peut s adapter rapidement aux changements organisationnels, ce qui n est pas toujours le cas pour un service interne. Personne ne connaît mieux votre entreprise que vous-même. Toutefois, pour être en mesure de vous offrir le meilleur service possible, votre fournisseur devrait en savoir presque autant que vous. Au moment d élaborer votre plan d impartition, traitez votre fournisseur comme un véritable conseiller et faites-lui confiance. 4. Faites une évaluation Lorsque vient le moment d évaluer les services qui vous ont été dispensés, ne vous attendez pas à ce que votre fournisseur lise dans vos pensées. Si le rendement n est pas à la hauteur de vos attentes, n hésitez pas à le lui dire. Demandez-lui également de formuler des commentaires. 8

6 9 Glossaire Impartition Relation à long terme, axée sur les résultats, avec un fournisseur de services à l externe à qui sont confiées des activités non fondamentales d une entreprise. L impartition touche habituellement divers processus opérationnels et administratifs et peut comprendre différents niveaux de services. L impartition suppose que le fournisseur assume une certaine part du contrôle et des risques liés à la gestion. Service hébergé de ressources humaines Application Internet qui permet d accéder facilement aux services d administration. Système de suivi des heures et des présences Processus qui permet aux administrateurs de recueillir des données touchant les heures de travail des employés et d appliquer les règles administratives et les politiques en matière de paie. Conformité en matière de paie Processus qui consiste à s assurer que les pratiques d une organisation respectent les réglementations fédérales et provinciales. Parmi les réglementations canadiennes, on compte notamment le Régime de pensions du Canada, la Loi sur l assurance emploi, la Loi de l impôt sur le revenu et la législation en matière de normes d emploi au Canada. Relevé d emploi Formulaire qui indique la durée d un emploi et les gains touchés par un employé. En général, un relevé d emploi doit être produit dans les cinq jours suivants la cessation d emploi. Saisie-arrêt Ordonnance d un tribunal en vertu de laquelle une tierce partie, par exemple un employeur, est tenue de retenir la rémunération d un particulier au nom d un créancier. Versement par un tiers de retenues sur la paie Processus par le truchement duquel une tierce partie, par exemple l émetteur de prestations, l État ou le bénéficiaire d une saisie-arrêt, reçoit un certain montant versé par le service de la paie d une entreprise. Ressources Fédération canadienne de l entreprise indépendante Agence du revenu du Canada Association canadienne de la paie Banque de développement du Canada Ressources humaines et Développement social Canada RH pour employeurs À propos d ADP Qui nous sommes ADP Canada (ADP) est l un des principaux fournisseurs canadiens de solutions administratives intégrées, aidant plus de entreprises à gérer leurs processus internes, qu elles comptent un employé ou des milliers. ADP paie un Canadien sur cinq. Nos services À titre de plus important fournisseur de services administratifs au Canada, nous offrons une gamme complète de services liés à l impartition. Parmi ces services, mentionnons les suivants : Gestion de la paie Gestion des ressources humaines Gestion des heures et des présences Gestion des frais de déplacement Services complets d impartition Pour en savoir davantage, visitez le site Web d ADP à l adresse suivante : 10