PRÉSENTATION DE WINBAC

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1 PRÉSENTATION DE WINBAC WinBac est un logiciel de gestion de notes pour les baccalauréats de l enseignement général et technologique en E.P.S. (calcul des moyennes, pourcentages, statistiques, élaboration d histogrammes). Associé à WinAcadBac (logiciel complémentaire), il permet le suivi des statistiques jusqu aux niveaux : départemental, académique ou national, par la réalisation d un fichier exportable (disquette ou Internet), pour les différentes commissions d examens. Ses possibilités Gestion du contrôle en cours de formation : - Evaluation de l enseignement commun. - Evaluation de l option facultative. - Evaluation de l enseignement de complément. AU NIVEAU DE L ETABLISSEMENT Importation de fichiers de base de données élèves aux formats «.dbf», «.txt», «.xls». Réalisation d une feuille annuelle de notes comportant les différentes moyennes, la note la plus haute, la plus basse, la moyenne de la classe ou de l unité d enseignement. Réalisation de différentes représentations graphiques. Harmonisation possible des notes élèves à partir de la moyenne des unités d enseignements et du sexe des élèves concernés. AU NIVEAU DE LA COMMISSION D EXAMEN Réalisation complète du dossier de l établissement pour les commissions avec ses différentes statistiques (effectifs, notes, épreuves pratiquées et leurs moyennes). - Tableau des statistiques générales de l enseignement commun, par type d examen et par série pour le baccalauréat de l enseignement général. - Histogramme des statistiques générales de l enseignement commun, par type d examen et par série pour le baccalauréat de l enseignement général. - Diagramme de répartition des notes de l enseignement commun (notes réparties de 0 à 20) - Tableau des différents épreuves de l enseignement commun (moyennes, effectifs) - Représentation graphique portant sur les groupements d épreuves (filles, garçons, F+G) - Réalisation de la feuille individuelle de notation des élèves. - Réalisation d une feuille récapitulative par série. Sur cette feuille comporte toutes les notes de chaque élève. La fin de document les différentes statistiques (totaux, moyennes, pourcentages portant sur les effectifs et les notes. Réalisation d une disquette, comportant toutes les statistiques de l établissement, ce qui permettra l élaboration de statistiques départementales, académiques et nationale. GUIDE D INSTALLATION Configuration minimum : Vitesse du microprocesseur 233 Mhz, 32 Mo de mémoire vive, 25 Mo de libre sur le disque dur et une carte graphique supportant les paramètres d écran 800X600 en 256 couleurs au moins. Environnement : Windows 95, 98, Millennium, NT4, Windows 2000, Windows XP. WinBac est «MONOPOSTE», il ne peut être utilisé en réseau. CONSEILS AVANT UTILISATION 1- Au début de l année scolaire : Paramètres de l établissement. Implanter le fichier de l établissement provenant de votre administration. Charger les classes concernées par le baccalauréat général ou technologique Compléter les renseignements du fichier Classe : 2

2 Examens et Séries : ces renseignements sont indispensables pour les différents tris des élèves, la constitution du dossier de l examen (fiche récapitulative par examen et série, les statistiques : effectifs, notes, activités, réalisation de la disquette pour la commission académique). Cas particulier d une classe ayant des élèves passant des examens ou séries différents : Vous créez une deuxième classe virtuelle par exemple pour TS1 (TS1A). Puis dans Mise à jour du fichier élèves, vous modifiez l affectation de la classe pour les élèves concernés. Mise à jour des renseignements sur les élèves : fenêtre Mise à jour du fichier élève, erreurs possibles dans le fichier de l établissement (nom mal orthographié, classe, sexe, etc.). Modification de l aptitude des élèves (inaptitudes : partielle, temporaire, totale), en effet, au départ, on considère que tous les élèves sont aptes. Affectation de la qualité de démissionnaire aux élèves dans ce cas. 3

3 MISE EN ROUTE Après lecture des quelques lignes de bienvenue, il vous faudra mettre à jour les différents paramètres concernant votre établissement: (figure 1) Vous disposez de menus déroulants quand la fenêtre à renseigner présente une petite flèche à droite, Figure 1 Figure 2 Il vous faut maintenant comprendre la logique du logiciel. Des guides sont à votre disposition, vous pouvez toujours y faire appel en cliquant sur le point d'interrogation en fin de bandeau du menu général. Ce guide d'utilisation vous mènera pas à pas en reprenant une à une les différentes étapes de travail, et en vous indiquant, à chaque fenêtre que vous rencontrerez, la marche à suivre. La table des matières est interactive : un clic sur le numéro de page vous emmène directement au chapitre désiré. Ce guide pourra aussi vous être utile en cours de travail si des difficultés surgissent. Prenez le temps de lire les notes d'aide qui apparaissent régulièrement sur votre écran, cela vous évitera des erreurs et une perte de temps. (figure 2) La page d'accueil: "Baccalauréats de l enseignement général et technologique" (figure 3) apparaît, mais elle est vide; l'étape suivante sera donc la récupération du fichier des élèves de votre établissement. Ainsi chaque fois que vous utiliserez le logiciel, c'est cette page qui apparaîtra en premier mais bien sûr avec tous les noms des élèves des classes avec lesquelles vous avez choisi de travailler, lors de la récupération du fichier d'établissement. Les garçons apparaîtront en bleu, les filles en rouge. Figure 3 4

4 Cependant, auparavant il vous est fortement conseillé de vous familiariser avec le logiciel grâce au fichier de démonstration fourni avec le CD ROM (voir page suivante); ce fichier vous le trouverez en cliquant sur le menu "fichier" de la barre de menu général située en haut de votre écran. Une fenêtre va s'ouvrir sur un menu déroulant qui vous donnera accès à de nombreuses fonctions et à de nombreux utilitaires (figure 4).. Figure4 FICHIER DE DEMONSTRATION Vous avez donc la possibilité, juste après l installation du logiciel, de vous familiariser avec ses nombreuses fonctions. Il est bien sûr préférable de le faire avant de charger votre véritable fichier élèves à partir du fichier de votre établissement. Ainsi, quand vous aurez découvert toutes les possibilités du logiciel grâce à ce fichier de démonstration, vous pourrez commencer à l utiliser avec vos propres élèves. Pour cela, vous devrez tout d'abord suivre la procédure de récupération du fichier des élèves de votre établissement (voir page suivante figure 5). Attention!!! Si vous utilisez le fichier de démonstration après avoir chargé le fichier "élèves" de votre établissement, vous écraserez ce dernier du même coup et vous serez obligé de le recharger et de tout recommencer. Ce serait une importante perte de temps si vous aviez déjà bien commencé à travailler avec votre fichier. Si vous désirez tout de même vous servir du fichier "démo" pour voir de nouvelles fonctions, après avoir commencé à utiliser le logiciel avec vos élèves, vous devrez d abord faire une sauvegarde sur disquette de vos fichiers pour les conserver : cliquez sur "fichier", Sauvegarde. Vous pourrez donc, après vous être servi du fichier de démonstration, restaurer vos fichiers grâce à cette sauvegarde que vous aurez préalablement faite (fichier, restauration). 5

5 FICHIER ELEVES DE L ETABLISSEMENT RECUPERATION SUR L ORDINATEUR DE L ETABLISSEMENT En cliquant sur "fichier" de la barre du menu général, vous ouvrez un menu déroulant, vous choisissez "nouveau fichier d'établissement", un sous-menu s'ouvre, vous proposant plusieurs sortes d'importations ainsi que des notices d'aide. Il vous suffit de suivre les différentes indications. Figure 5 RESTAURATION RESTAURATION SUR VOTRE SUR VOTRE ORDINATEUR ORDINATEUR Figure 6 Pour l'importation du fichier d'établissement à partir de "GEP", choisir importation d'un fichier "dbase", "importer", choisir l'année scolaire, confirmez, choisir le lecteur où se trouve le fichier, sélectionner le fichier.(figure 6) Patientez le temps de la prise en compte du fichier, cela peut être plus ou moins long, selon le nombre d'élèves et la qualité de votre ordinateur. 6

6 CLASSES CHOIX DES CLASSES A CHARGER Vous choisissez les classes concernées par l examen parmi toutes les classes de l'établissement. (figure 7). Figure 7 Message qui apparaît si vous avez cliqué 2 fois sur la même classe Double-cliquez sur la classe désirée (ou sélection de la classe et bouton "ajouter") dans la fenêtre "classe de l'établissement". Quand votre choix est fini, terminez en cliquant sur le bouton "valider" puis «fermer» Si vous avez fait une erreur, dans la fenêtre " classes à charger", vous double-cliquez (ou vous cliquez sur le bouton "enlever") sur la classe à enlever. Patientez le temps du chargement des classes. Une nouvelle fenêtre apparaît: "Mise à jour des Classes"; vous devrez la renseigner, en "examen et série" en cliquant sur le bouton «modifier».(figure 8) Figure 8 Vous pouvez modifier les attributs de vos classes dans la nouvelle fenêtre «Mise à jour de la fiche d une classe». Vous validez puis fermez la fenêtre en cliquant sur les boutons correspondants. Vous pourrez toujours revenir dans cette fenêtre en cliquant sur "classe" dans la barre de menu général, puis en cliquant sur la rubrique "mise à jour". 7

7 CLASSE A EXAMEN : RENSEIGNEMENTS OBLIGATOIRES Figure 9 Vous pouvez obtenir une impression de cette liste une fois complétée.(figure 9) CREATION DES UNITES D'ENSEIGNEMENT Figure 10 Figure 11 C est une démarche indispensable, sans laquelle vous ne pourrez ni gérer, ni trier vos élèves. Choisissez dans la barre de menu général "Unité" d enseignement, puis "mise à jour ou nouvelle", (figure 10) une nouvelle fenêtre (figure 11) "Fiche d une unité d enseignement" apparaît. Pour créer une nouvelle unité, saisissez au clavier le nom du professeur de cette unité dans l espace prévu à cet effet, si ce nom est déjà enregistré, vous pourrez le sélectionner dans le menu situé à droite : «sélection du professeur» (cette option est préférable car elle évite les fautes de frappe). 8

8 L abréviation du nom du professeur et le nom de l unité s inscriront automatiquement. Attention : La numérotation des unités a changé. Il n'y a pas de numéro unique par unité, mais à l'unité correspond un ensemble unique composé du nom abrégé du professeur et d'un numéro en fonction du nombre d'unités qu'enseigne ce professeur ( ex: PIASTRA Kathleen, PIA Ka.-03 ). Pour choisir les épreuves, cliquez sur les mains correspondantes, puis choisissez l activité dans le menu déroulant préétabli. N'oubliez pas de valider quand vous aurez achevé cette étape. Procédez de la même façon pour toutes les unités d enseignement de l établissement. (figure 12) Figure 12 Vous pouvez imprimer la page fichier des unités d enseignement qui apparaît à la fermeture de la création d unités. (figure 13) après l aperçu avant impression Figure 13 9

9 FICHIER DES ELEVES RECHERCHE ET TRIE DES FICHES DES CANDIDATS Pour se faciliter la tâche et gagner du temps, il faut éviter de travailler sur toutes les fiches à la fois, il faudra donc utiliser le mode «Recherche des fiches des candidat» pour effectuer des tris parmi les classes, parmi les élèves, etc. Dans l'exemple (figure 14), on a cliqué sur le bouton "recherche" du menu général, "Baccalauréat de l enseignement général et technologique", un sous menu "Critères de recherche" est apparu, puis on a sélectionné le tri "classe", le menu "sélection par classe" est alors apparu, il ne restait plus qu'à choisir la classe et à valider si ce seul choix suffisait. De nombreuses options de tri sont possibles, elles sont inscrites dans la colonne: "rubrique de sélection" et vous pouvez en utiliser plusieurs à la fois et valider. Figure 14 Vous pouvez toujours avoir recours à l aide pour obtenir des informations Il ne vous reste plus qu'à travailler avec les fiches triées pour attribuer les unités aux classes ou aux élèves, et effectuer les modifications nécessaires. Vous pourrez aussi vérifier et corriger les aptitudes ou inaptitudes diverses, vérifier et modifier les renseignements des élèves, et noter ceux qui seraient démissionnaires en cours d'année. (inaptitudes voir page suivante et figure 15) 10

10 MODIFICATION DE L APTITUDE Pour renseigner le logiciel sur les élèves inaptes (partiels, totaux, ), choisissez dans la page d'accueil ""Baccalauréat de l enseignement général et technologique"" le bouton "Recherche des fiches des candidats" puis faites un tri par le "nom" de l'élève (ou bien "la classe" si vous en avez plusieurs dans une même classe, ici la TL3 a été choisie), vous devez ensuite choisir le bouton "Aptitude" de cette nouvelle page d'accueil qui ne contient plus que les élèves de la classe sélectionnée (ici 28 sur 305) et vous validez. (figure 15) Vous devez ensuite sélectionner les élèves concernés, en double-cliquant sur le nom ou en cliquant sur le bouton "ajouter". Ils seront alors inscrits dans la fenêtre de droite, élèves concernés, il ne vous reste plus qu'à choisir le type d'inaptitude ( partielle, totale) et à valider. Le "A" qui s'inscrit par défaut sur toutes les fiches (en effet, au départ on considère que tous les élèves sont aptes), va alors se transformer en "P"ou "I" et ces élèves ne seront plus concernés par la même évaluation. (figure 16) Figure 15 Figure 16 Figure16 La démarche est identique pour les démissionnaires, dans les colonnes "demiss."(démission) et, le "N" se transforme en "O". (figure 17) Figure 17 11

11 ATTRIBUTION DES UNITES AUX ELEVES Figure 18 Cette démarche est très importante comme on l'a déjà souligné. Voici un exemple du mécanisme à suivre: la classe de TL3 (figure 18) avait été recherchée. Une unité d'enseignement va être attribuée à ses élèves. Il est possible d'attribuer une unité d'enseignement à toute une classe, il suffit de répondre "oui" à la question., (figure 18) et de sélectionner la classe, puis l'unité (figure 19). Figure 19 Travail sur la classe TL3 12

12 Vous pouvez ne sélectionner que quelques élèves d'une classe pour leur associer une unité d'enseignement. Vous procéderez de la même façon mais vous répondrez "non" à la question de l'attribution d'une même unité à toute une classe. Une fenêtre de sélection vous permettra alors d'y inscrire les noms concernés. (figure 20) Figure 20 Fenêtre d aide : F1 Dans l'exemple ci-dessus, 3 élèves de TS1 vont se voir attribuer le menu "PIA Ka.-01" Il ne faut pas oublier de valider. Figure 21 Vous pouvez toujours modifier vos choix, mais l'ordinateur vous avertira des changements et vous demandera confirmation. (figure 21) 13

13 MODIFICATION D UNE FICHE ELEVE Il est possible que des erreurs se soient glissées dans le fichier établissement ou que des modifications soient nécessaires. Vous pourrez toujours les corriger en recherchant l'élève : "recherche ", rubrique de tri "nom", modification de fiche. Dans le menu "Mise à jour de fiche d un candidat" vous pouvez effectuer vos corrections (figure 22), (ici changement d'unité). N'oubliez pas de consulter l'aide en cas de difficulté et de valider ou de fermer les fenêtres quand les corrections ont été apportées. Figure 22 Vous pouvez avoir accès aux différentes épreuves nationales et académiques dans le menu «épreuves» et vous pourrez les imprimer. (figure 23) Figure 23 14

14 EVALUATION DES CANDIDATS Quand les épreuves ont été sélectionnées, vous pouvez passer à la phase "évaluation". Donnez vos critères de recherche, (classe, unité, professeur, pour attribuer les notes à vos élèves. (figure 24) Figure 24 Figure 25 NOTATION A PARTIR D UNE FICHE ELEVE Vous pouvez aussi visualiser le détail de la feuille de notation de l'élève (figure 26) et, si vous le désirez, vérifier ou même corriger une erreur. (cliquez sur le bouton «Fiche individuelle». Figure 26 15

15 En cliquant sur le bouton "Aperçu avant impression" de la feuille de notation globale (figure 27) vous pouvez imprimer les résultats de vos élèves (figure28). Figure 27 Figure 28 HISTOGRAMMES Vous pouvez visualiser les notes de votre classe ou de votre groupe sous forme d'histogramme en cliquant sur les boutons «Graphique de la classe» (figure 29). Ces histogrammes peuvent aussi être imprimés. Figure 29 16

16 MOYENNE DES UNITES Il vous est aussi possible d'obtenir la moyenne des unités ainsi que les histogrammes de ces moyennes. (figure 31) (figure 30) dans le menu "évaluation", Figure 30 Figure 31 HARMONISATION DES UNITES L harmonisation des notes des unités peut être réalisée en minorant ou majorant les points, ou bien par rapport à la moyenne des unités. Menu «évaluation», puis choix d «enseignement commun» et «harmonisation». Choisir la valeur d harmonisation, tester pour vérifier puis harmoniser. (figure 32) Figure 32 17

17 Les mêmes procédures se retrouvent pour les différentes évaluations de l option ou de l enseignement complémentaire DOSSIER COMMISSION Il vous faut maintenant constituer le dossier d'examen pour les différentes commissions et établir le bilan statistique de vos élèves: Pour cela dans la barre de menu général vous devez ouvrir le sous menu "dossier commission ", choisir les fiches en fonction des différentes rubriques (figure 33). Figure 33 STATISTIQUES DIVERSES Voici l exemple de fiches statistiques, graphiques ou histogrammes (figure 34 et figure 35 page suivante), pouvant être imprimées. Vous pouvez trouver l explication du fonctionnement des divers boutons (figures 37 et 40). Figure 34 Statistiques générales 18

18 HISTOGRAMME DES MOYENNES DE L ENSEIGNEMENT COMMUN Figure 35 GRAPHIQUE DE LA REPARTITION DES NOTES Figure 36 19

19 STATISTIQUES PAR EPREUVES Nombre des pages Zoom Partie sélectionnée et agrandie Figure 37 Figure 38 Les statistiques calculent tous les résultats. Cette opération peut être assez longue, compte tenu des activités et du nombre d'élèves à traiter, aussi soyez patient comme vous le précise le logiciel (figure 38) avant de vous donner le résultat! (figure 37) Quand vous visualisez l'impression (quelque soit sa nature!), vous pouvez varier la taille de la page en changeant le chiffre dans la fenêtre pourcentage (figure 39) ou bien avec le zoom, (boutons loupe en haut et au milieu du bandeau de menu de l'écran). Le curseur a d'ailleurs pris une forme différente, une loupe avec un "+" ou un "-" en fonction de l'agrandissement. ou de la réduction possible. Vous pouvez vous déplacer dans la page avec la bouton «main» et sélectionner une partie du document avec le «lasso» ou avec le navigateur (figure 40). Pour imprimer vous pouvez choisir soit la page active soit l ensemble du document (boutons «imprimante»). imprimante Figure 40 Figure 39 navigateur. 20

20 GRAPHIQUE DE LA REPARTITION PAR GROUPEMENT D EPREUVES Figure 41 FICHES RECAPITULATIVES : Le logiciel vous permet de choisir vos paramètres d impression si vous le désirez. (figure 42) Figure 42 Vous pouvez donc imprimer, après l aperçu avant impression, les notes récapitulatives de vos élèves par série pour le dossier commission (figure 43) 21

21 Fiche récapitulative série «L» Figure 43 FICHES INDIVIDUELLES RECAPITULATIVES DES CANDIDATS: Chaque fiche de candidat peut être choisie, visualisée et imprimée de la même façon. (figure 44) Figure 44 22

22 DISQUETTE SOUS COMMISSION: Une fois le dossier sous-commission constitué, vous devez réaliser une disquette afin que les statistiques des notes du baccalauréat puissent être gérées au niveau départemental. Vous n avez qu a suivre les indications précisées par le logiciel. (figure 45) Attention cette disquette n est pas la disquette de sauvegarde de votre fichier établissement elle ne contient pas tous les fichiers. Figure 45 23

23 SAUVEGARDE ET RESTAURATION SAUVEGARDE: C'est une rubrique très importante en ce qui concerne la sauvegarde de votre travail. Il est prudent, chaque fois que vous avez écrit dans votre fichier, de sauvegarder vos données sur disquette. Mettez une disquette dans le lecteur "a", si c'est là que doit se dérouler votre sauvegarde. Cliquez sur "fichier" (figure 46) dans la barre de menu général, un menu déroulant apparaît, cliquez sur «sauvegarde», une nouvelle fenêtre vous demande confirmation (figure 47). Figure 47 Figure 46 Le menu (figure 48) qui s'ouvre vous demande de préciser le répertoire de destination dans la fenêtre située en bas et à gauche: "lecteur de destination" et choisir un nom pour votre dossier ; si votre disquette n est pas vierge, le logiciel vous l indique et vous propose de la formater, vous pourrez le réaliser en suivant les diverses indications. Figure 48 Figure 49 Il ne vous reste plus qu'à patienter, le logiciel compresse et sauvegarde les différents fichiers (figure 49). Un bandeau d'état gris et situé en bas vous donne les indications sur l'état de la sauvegarde. Quand la sauvegarde sera effective, une nouvelle fenêtre vous avertira de la fin de l'opération, il ne vous restera plus qu'à valider et à retirer la disquette du lecteur. (vous n'oublierez pas de l'étiqueter et même de la dater 24

24 RESTAURATION: On retrouve le processus inverse que pour la sauvegarde: Mettez la disquette où se trouve la sauvegarde dans le lecteur "A", puis cliquez sur "fichier", "restauration".(figure 50) Figure 50 Une nouvelle fenêtre vous demande "la sélection du répertoire source", Le bandeau d'état gris et situé en bas vous tient au courant des fichiers restaurés lors de toute l'opération. Quand la restauration est terminée, un message vous en avertit, vous devez ensuite valider et retirer la disquette de votre lecteur.(figure51) Figure 51 25