AlphaCom Gestion Commerciale

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1 AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 1 sur 4

2 Sommaire Configuration matérielle requise...6 Installation monoposte... 7 Installation en réseau Principes généraux de fonctionnement d'alphacom...14 De l'offre au bon de livraison Gestion des fiches Lancement d'alphacom...15 Gestion des droits Paramétrage général de l'application...17 Informations relatives à l'entreprise Les coordonnées de la société La configuration des documents commerciaux La configuration d'alphaweb Les codes barres et la sauvegarde Les conditions de vente Les divers Informations relatives aux licences Autres paramétrages de l'application Configuration des moyens de paiement Configuration des villes ou des pays Configuration des garanties Choix du fond d'écran Choix de la langue Configuration de l'imprimante Les utilisateurs et groupes d'utilisateurs...30 Les utilisateurs Gestion des utilisateurs Fiche d'un salarié Importer la photo du salarié dans sa fiche Salaire Les groupes d'utilisateurs Le journal des utilisations Les fournisseurs...36 Ajout d'un fournisseur Première importation automatique du tarif Mise à jour d'un tarif fournisseur Recherche d'un fournisseur Liste des produits par fournisseur Commandes fournisseurs Création d'une commande fournisseur AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 2 sur 4

3 Création automatique des commandes fournisseur Réception d'une commande fournisseur Recherche d'une commande fournisseur Achats en cours par fournisseur Ajout ou mise à jour d'un produit Utilisation des tarifs Création ou modification des taux de TVA Supprimer un taux de TVA Ajouter un taux de TVA Création ou modification d'un constructeur Liste des produits Afficher la liste Recherche d'un produit Maintenance Réindexer les fichiers Indexation des désignations Le stock...53 Gérer les stocks Saisie manuelle du stock Saisie automatique du stock L'inventaire Remise à zéro du stock La gestion de numéros de série des produits...55 Les principes Les nomenclatures...57 Création d'une nomenclature Rechercher une nomenclature Les clients...59 Création ou modification des données relatives à un client La fiche client Les statistiques Les remises Banques Contacts Adresse de livraison Recherche d'un client Les offres Création d'une offre Recherche d'une offre Copier une offre Transformer une offre en commande Transformer une offre en facture Les commandes Création d'une commande Recherche d'une commande AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 3 sur 4

4 Transformer une commande en facture Les factures Création d'une facture Enregistrer les paiements Rechercher une facture Contrôler les factures Les bons de livraison Création d'un bon de livraison Rechercher un bon de livraison Transformer un bon de livraison en facture Divers L'annuaire téléphonique Régénération des logins et mots de passe Le Service Après-Vente...71 Pour le client Création d'une fiche de SAV Rechercher une fiche de SAV Pour le fournisseur Création d'une fiche de SAV Rechercher une fiche de SAV Listes des articles en SAV par fournisseur Liste des articles en SAV par client Les finances...76 Le journal des paiements Générer la liste des impayés Générer la liste des ventes Envoi des rappels Les rappels simples Les rappels en recommandé Les statistiques...77 Statistiques générales Statistiques par salarié La messagerie...78 Création d'un message Liste des messages Répondre à un message Gestion d AlphaCom sur des postes Nomades...79 Qu est ce qu un poste Nomade Conditions d utilisations ) Disposer d AlphaCom ) Ajout de licences Nomades Paramètres de configuration Utilisation ) Lancement d AlphaCom session Nomade AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 4 sur 4

5 2) Création de commandes sur les postes Nomades ) Envoi des données Copie des fichiers AlphaCom sur un poste Nomade Export des fichiers AlphaCom Les accessoires...86 Le navigateur Internet La calculatrice Le calendrier Le planning La maintenance...87 Réindexer les fichiers Alphaweb...87 Exporter les tarifs vers Alphaweb Récupérer les tarifs à partir d'alphaweb Annexes...88 Remises et tarifs Les tarifs Les remises Recherche conditionnelle d'un enregistrement Support technique AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 5 sur 5

6 La gestion commerciale AlphaCom prend en charge de façon simple la structure commerciale de l'entreprise, de la gestion des commandes fournisseurs à la facturation des clients. Elle assure la saisie et l'édition de toutes les pièces commerciales, le suivi des stocks, la gestion des règlements clients, ainsi qu'une analyse de l'activité. Configuration matérielle requise La configuration minimum requise pour le serveur est la suivante : Système d'exploitation : Windows 2000 Linux MacOs (Le serveur est uniquement un serveur de fichiers) Processeur : cadencé à 500 MHz Mémoire vive : 128 Mo Disque dur : 300 Mo libres Carte réseau : 100 Mbits/s Sauvegarde : par bande ou CDRW Moniteur : 17 pouces pouvant afficher du 1024*768 La configuration minimum requise pour les postes de travail est la suivante : Système d'exploitation : Windows 95/98/NT/2000/XP Processeur : cadencé à 400 MHz Mémoire vive : 64 Mo Carte réseau : 100 Mbits/s Moniteur : 17 pouces pouvant afficher du 1024*768 AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 6 sur 6

7 Installation d'alphacom La procédure d'installation d'alphacom diffère légèrement selon que vous désirez effectuer une installation monoposte ou en réseau. Installation monoposte Insérer le CD-ROM qui vous a été livré dans le lecteur. Si la procédure ne se lance pas automatiquement, il faudra que vous exécutiez le programme nommé «Installe» situé sur le CD-ROM. La version téléchargée fonctionne de la même manière. Choisissez la langue désirée pour l installation. Lisez attentivement les termes de la licence, et cliquez sur le bouton vous l'acceptez sans réserves. si Choisissez le dossier dans lequel vous désirez installer AlphaCom. Il faut impérativement que l'application dispose d'un dossier propre (ex: C:\AlphaCom). AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 7 sur 7

8 Cliquez sur le bouton. S'il s'agit de la première installation du logiciel, à la question : Souhaitez-vous installer «Etats et Requêtes»? Choisissez Non, n installer «Etats et Requêtes» qu à la première utilisation. Cliquez sur le bouton. Avant l installation complète, AlphaCom résume les options sélectionnées. Si les options sélectionnées vous conviennent, cliquez sur le bouton bouton pour agir sur les options en question., sinon cliquez sur le AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 8 sur 8

9 L installation est terminée, si vous voulez démarrer le logiciel manuellement décochez lancer le programme, puis cliquez sur le bouton. La procédure d'installation a créé un groupe nommé «AlphaCom» dans le menu Démarrer. Lancer l'application à partir de ce menu. Vous pouvez aussi créer un raccourci sur votre bureau qui vous permettra d accéder plus rapidement à AlphaCom. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 9 sur 9

10 Lors du premier lancement d AlphaCom, une fenêtre de déverouillage et d activation va s afficher : Cliquez sur la pyramide, et contactez Milex Informatique pour la suite de l'installation. Il faut maintenant entrer toutes les informations concernant votre société. Remplissez les différents champs de l'onglet, les champs en rouge suivis d une étoile (*) sont obligatoires. La ville se choisit en cliquant sur le bouton. Une nouvelle fenêtre apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton. Entrez le code postal et le nom de la ville où se trouve votre société, puis cliquez sur le bouton. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 10 sur 10

11 Vous revenez à la fenêtre précédente. Sélectionnez alors le pays où est implantée votre société en cliquant sur et cliquez à nouveau sur. Il faut obligatoirement remplir les champs qui décrivent votre société. S il y a la moindre différence entre les informations saisies et celles communiquées à l éditeur du logiciel l activation ne pourra pas se faire. Une fois ce premier écran de saisie bien rempli, positionnez-vous sur l'onglet, et saisissez le numéro de licence qui vous sera fourni, ainsi que le nombre de postes associé à la licence et le type de licence (normale ou démonstration). Dans le cas d une version de démonstration il faudra aussi remplir la durée en nombre de jours. C est ici qu il faudra définir le nombre de licences et le nombre de postes nomades de votre société. cliquez sur le bouton. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 11 sur 11

12 Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous indiquant deux nombres de cinq chiffres. Saisissez le code d'accès qui vous a été fourni, puis cliquez sur le bouton «Validation du code». Si le code est correct, la fenêtre suivante s'affiche. Cliquez alors sur la pyramide, pour définir l'utilisateur privilégié. Cet utilisateur est le «superuser», ce qui veut dire qu'il a accès à toutes les fonctionnalités d'alphacom. Il est vivement conseillé de lui donner comme nom et prénom «superuser». L adresse n est pas obligatoire mais il faudra obligatoirement sélectionner la ville et le code postal (par exemple ceux de votre société). AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 12 sur 12

13 Avant de valider la création de cet utilisateur, il faut l'affecter à un groupe. Pour cela, choisissez dans la liste déroulante «Nom du groupe». Une fenêtre vous permettant de créer un nouveau groupe s'affiche. Le groupe du superuser doit par exemple s'appeler «Administrateurs». Il regroupera tous les utilisateurs privilégiés. Cliquez sur pour valider votre choix. N oubliez pas de définir le mot de passe pour le superuser et essayez de ne pas l oublier. Maintenant vous pouvez valider la création du superuser. Installation en réseau L'installation en réseau d'alphacom comporte exactement les mêmes étapes que l'installation monoposte. Cependant, l'installation doit impérativement être effectuée sur le poste qui sera le serveur. Pour utiliser AlphaCom sur les postes de travail, il suffit de créer sur chaque poste un raccourci vers le programme «AlphaCom.exe» situé dans le répertoire d'installation sur le serveur. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 13 sur 13

14 Principes généraux de fonctionnement d'alphacom Le but de cette partie est d'exposer la philosophie du logiciel de gestion commerciale que vous venez d'acquérir. En effet, AlphaCom s'inscrit dans une logique d'utilisation qui va de l'offre jusqu'au bon de livraison. La succession des étapes comme décrite dans la suite ne doit pas impérativement être suivie. Cependant, elle correspond au cheminement le plus habituel. De l'offre au bon de livraison Avant toute transaction, il est fréquent d'éditer un devis (appelé une offre par la suite). Cela permet de faire une proposition chiffrée précise pour chaque cas particulier. Si l'affaire est conclue, cette offre est transformée en commande. C'est ce document qui vous permettra par la suite de générer des commandes auprès des fournisseurs, et de garder une trace de l'accord qui a été conclu. Une fois la commande enregistrée, on édite une feuille de préparation qui indique à la personne qui prépare la commande quels sont les produits à inclure. Cette feuille de préparation reprend la quantité, la référence et la désignation des produits, ainsi que les coordonnées du client à qui est destiné cette commande. Une fois la commande préparée, on édite la facture correspondante, et on coche, à partir de la facture, quels sont les produits de la facture qui ont été livrés (livraison partielle ou intégrale). Les produits qui sont livrés sont reportés sur un bon de livraison, et décomptés du stock au moment de l'impression du bon. On peut évidemment éditer plusieurs bons de livraison pour une même facture. Une fois le bon de livraison imprimé, la transaction est terminée. Gestion des fiches Tout au long de l'utilisation d'alphacom, vous allez devoir remplir des fiches. Ces fiches permettent de saisir les différentes informations concernant les produits, les clients, Le fonctionnement général de ces fiches est identique quelles qu'elles soient. La sélection d'un enregistrement dans une liste se fait simplement en cliquant sur l'enregistrement, de manière à ce qu'il soit en surbrillance. L'ajout d'un enregistrement se fait toujours en cliquant sur le bouton quel que soit l'enregistrement sélectionné. de la fiche, et ce La modification et la suppression d'un enregistrement se fait en sélectionnant l'enregistrement désiré, puis en cliquant respectivement sur les boutons ou. La validation d'une fiche (obligatoire pour enregistrer les informations) s'effectue en cliquant sur le bouton de la fiche. Lors des saisies «à la volée», c'est-à-dire lorsque vous saisissez, par exemple, un client et les contacts qui lui sont associés, il est indispensable de valider l'enregistrement (ici, le client) avant de saisir les enregistrements liés (ici, les contacts). AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 14 sur 14

15 Lancement d'alphacom Pour lancer AlphaCom, cliquez sur l'icône du menu démarrer pour une installation monoposte, ou sur l'icône de raccourci qui a été créée lors de l'installation dans le cas d'une installation en réseau. Une fenêtre de connexion à AlphaCom apparaît : Entrez alors votre login qui est formé de la première lettre de votre prénom, d'un point, et de votre nom (par exemple : «p.dupond»). Saisissez votre mot de passe et cliquez sur. Le mot de passe n est pas obligatoire mais il reste conseillé. Si vous êtes l'utilisateur privilégié (superuser), vous devez entrer le nom d utilisateur «s.superuser». Vous avez alors accès à la gestion des droits par l'intermédiaire du menu superviseur : Par cet accès vous pouvez définir les droits pour chaque utilisateur ou groupe d utilisateurs d utiliser les différentes fonctionnalités du logiciel. Pour lancer AlphaCom en tant que superuser, il faut cliquer sur le bouton «Lancement de l'application». Si vous n'êtes pas connecté en tant que superuser, vous accédez directement à l'application : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 15 sur 15

16 Gestion des utilisateurs et des droits Si vous êtes connecté en tant que superuser, vous pouvez modifier les attributs de sécurité attribués à chaque utilisateur. Gestion des droits La gestion des droits permet au superuser d'empêcher un (ou plusieurs) groupe d'utilisateurs d'avoir accès à certaines fonctionnalités d'alphacom. Ceci se fait en choisissant l'option «Gestion des droits» du menu superviseur. Pour limiter l'accès à une fonction particulière, il faut choisir la fenêtre à partir de laquelle le menu doit être désactivé. Le tableau se remplit avec tous les menus existant dans la fenêtre, et les autorisations accordées aux différents groupes. Pour que les commerciaux ne puissent pas avoir accès au menu «imprimer», il suffit de cliquer dans la case correspondante du tableau, et de choisir dans le menu contextuel qui apparaît si l'on veut que l'option du menu soit grisée ou invisible. De cette manière il est possible de limiter l'accès aux fonctions d'alphacom selon les stricts besoins des utilisateurs. Pour valider les modifications effectuées, il suffit de cliquer sur le bouton. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 16 sur 16

17 Paramétrage général de l'application Informations relatives à l'entreprise Lors du premier lancement d AlphaCom vous devrez renseigner les informations de l onglet où il faudra préciser la devise utilisée - par défaut -. C est ici qu il faudra définir le délai de paiement par défaut de la société. C est ce délai qui sortira en bas des documents commerciaux. Cliquez sur la zone paiement et créez un nouveau délai de paiement qui sera celui par défaut. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 17 sur 17

18 Après les conditions de paiement il faut définir la durée de garantie par défaut. Pour cela, vous devrez renseigner les informations de l onglet. Ici on va ajouter la durée de garantie et son type : Pour visualiser ou modifier les informations relatives à la société, il faut choisir le menu «Fichier» de la fenêtre principale, puis «Paramètres» et «Paramètres généraux». Attention : La modification des paramètres suivants est effective dès la validation de la modification. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 18 sur 18

19 Les coordonnées de la société Les coordonnées de votre société sont modifiables grâce à l onglet : 2 1 Attention : Toute modification des numéros de téléphone ou de télécopie nécessite une réinstallation d'alphacom. Cependant, cette réinstallation n'engendrera aucune perte de données. A partir de cet onglet, vous pouvez choisir un logo à inclure à tous vos documents en cliquant sur le bouton 1. Cette manipulation ouvre la fenêtre de sélection suivante : Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, parcourir l'arborescence de vos disques pour y chercher le logo à intégrer. Le logo qui sera intégré aux s doit impérativement être au format JPG. Le champ «Texte logo» 2 vous permet d'ajouter un texte qui sera imprimé sur vos documents, juste sous le logo de votre société. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 19 sur 19

20 La configuration des documents commerciaux Les différents documents commerciaux qui peuvent être édités à partir d'alphacom portent un numéro unique et disposent chacun de paramètres d'impression. Toutes ces propriétés sont paramétrables via les onglets et : Le cadre «N des documents» permet de définir le numéro des derniers documents imprimés. Ces numéros sont incrémentés automatiquement à chaque création d'un document. Le cadre «Nbre impressions» définit le nombre d'exemplaires qui seront imprimés à chaque impression du document correspondant. Dans «Entête/Pied» vous pouvez cocher les documents pour lesquels vous voulez que le logiciel AlphaCom imprime votre entête avec le logo et les textes définis dans l onglet «Etats». Le cadre «Conditions Verso» permet de définir si les conditions commerciales (voir onglet «Conditions») doivent être imprimées au dos des documents (sur une imprimante recto-verso). Si la case est cochée, les conditions commerciales seront imprimées. Vous pouvez aussi définir quelles informations supplémentaires doivent être imprimées dans les documents (Gestionnaire, Destinataire, Objet, Salarié, Nombre d articles). Vous pouvez choisir de faire apparaître dans le détail des documents commerciaux soit le Code Garantie, le taux T.V.A. ou rien du tout. Un choix très important concerne l affichage par défaut des colonnes. ICI IL FAUT AU MOINS COCHER LA REFERENCE. Dans de très rares cas on pourrait ne pas vouloir afficher cette colonne. Le choix du tri des lignes dans les offres, commandes et autres documents se fait sur deux critères : soit par référence, soit par ordre de saisie. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 20 sur 20

21 La sécurité des documents permet si activée de bloquer l accès aux différents documents à leur seul créateur ou aux membres du groupe administrateur. Le cadre imprimantes permet de choisir les imprimantes par défaut. L'onglet contient les informations relatives aux paiements par carte bancaire. Définissez dans le cadre «Informations carte de crédit» les informations à utiliser pour ce type de règlement. Le bouton permet d'associer les informations de carte bancaire à un mode de paiement. Dès lors, ces informations seront utilisées si vous choisissez de régler une commande fournisseur avec ce moyen de paiement. Dans le cadre «Comptabilité» vous pouvez choisir le taux de TVA utilisé par défaut dès qu'un produit n'est relié à aucun taux. Il suffit de choisir dans la liste déroulante le taux à appliquer, ou d'en ajouter un en choisissant Cf. paragraphe : Création ou modification des taux de TVA Dans cet onglet il est important de définir les différents délais appliqués par votre société pour les rappels des offres, pour les paiements, et pour les envois de courriers recommandés. On définit ici les arrondis ou écarts maxi entre le montant des factures et le total de leurs règlements que le logiciel pourra corriger automatiquement, lorsque le superuser le demandera. Dans le cadre «Comptabilité» il faut définir le code du journal des ventes, le compte pour les ventes ainsi que le compte des clients divers. Toutes ces informations seront utilisées pour l envoi automatique des factures vers la comptabilité. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 21 sur 21

22 L'onglet sert à définir les entêtes, les pieds de page et les banques à faire apparaître sur les documents commerciaux. La configuration d'alphaweb AlphaCom permet d'envoyer des offres ou des commandes par . Pour que les envois soient effectués correctement, il est nécessaire de fournir quelques paramètres par l'intermédiaire de l'onglet : Attention : L'envoi d'offres ou de commandes par n'est fonctionnel que si vous disposez d'une connexion permanente avec votre serveur de messagerie. Le champ «Serveur de messagerie POP3» doit contenir l'adresse réseau IP du serveur de messagerie de la société. C'est l'adresse à laquelle AlphaCom essayera de contacter un serveur POP3 pour envoyer l' . L'utilisateur à définir dans le champ «Utilisateur» correspond au nom de l'utilisateur auquel appartient le compte de messagerie qui servira à envoyer l' . Le «Mot de passe» est le mot de passe qu'utilise cet utilisateur pour accéder à son compte de messagerie. L'adresse à préciser est l'adresse de l'utilisateur qui enverra l' . AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 22 sur 22

23 Les codes barres et la sauvegarde L onglet permet de gérer toute la partie sauvegarde et lecture des codes barres. Dans cette partie, vous pouvez paramétrer votre lecteur code barre et votre sauvegarde. Le réglage par défaut du lecteur code barre : Vitesse (bauds) : 9600 bps, Parité : aucune, Protocole de communication : DTR/DSR, Bots de stop : 1, Bits de données : 8. Les conditions de vente AlphaCom peut imprimer des conditions de vente au dos des documents commerciaux si vous disposez d'une imprimante recto-verso. Ces conditions sont imprimées sur deux colonnes, et leur texte doit être saisi dans l'onglet. La première colonne doit être saisie dans le premier champ et la seconde dans le second champ. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 23 sur 23

24 Les divers L onglet système présente les options spécifiques d AlphaCom telles que le décor, les paramètres AlphaCom vous permet de définir un décor par défaut. C'est le décor qui s'affichera au fond de la fenêtre principale si l'utilisateur n'en a pas choisi d'autre. Pour définir le décor par défaut, il faut cliquer sur le bouton.pour la suite des manipulations, reportez-vous au chapitre Choix du fond d'écran. cf. : Chapitre choix du fond d écran Le cadre «Type de fenêtre» définit le mode d affichage des fenêtres, elles peuvent être : soit en mode mono-fenêtrage : la fenêtre affichée est la principale : elle monopolise toutes les actions. Vous ne pouvez pas manipuler d autres fenêtres que celle qui est affichée. soit en mode multi-fenêtrage : vous pouvez manipuler plusieurs fenêtres. Pour le cadre «Couleur ligne en cours» définit pour les différents éléments la couleur des lignes qui sont en cours. Les champs «Couleur tailles disponibles» et «Couleurs tailles non disponibles» montrent si la taille de l article est diponible ou non. Vous pouvez régler la date et l'heure de votre ordinateur grâce au cadre «Paramètres système». AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 24 sur 24

25 Informations relatives aux licences A tout moment il est possible d'ajouter des licences d'utilisation pour AlphaCom. Ceci se fait de la façon suivante. Attention : Il est vivement conseillé de quitter AlphaCom sur tous les postes avant de procéder à un ajout de licences. Choisissez l'option «Fichier» dans le menu de la fenêtre principale, puis «Paramètres», «Paramètres généraux» et dans l onglet de la fenêtre d'alphacom. Pour la suite des opérations, il est nécessaire de contacter Milex informatique. Cliquez sur la pyramide de la fenêtre qui est apparue. Dans la fenêtre suivante, entrez le numéro de série et le nombre de licence qui vous sont communiqués. Cliquez sur. Communiquez-nous les deux nombres de cinq chiffres qui apparaissent dans la fenêtre d'authentification, puis tapez le code à cinq chiffre qui vous est communiqué. Cliquez sur le bouton, puis sur la pyramide. Il faut maintenant relancer AlphaCom. Vos nouvelles licences sont installées, et vous pouvez à nouveau vous servir d'alphacom. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 25 sur 25

26 Autres paramétrages de l'application Configuration des moyens de paiement AlphaCom permet de définir différents moyens de paiement. Pour définir un nouveau moyen de paiement, pour modifier ou pour supprimer un moyen existant, il faut choisir dans le menu de la fenêtre principale «Gestion», «Paiements», puis «Moyens de paiement». La liste des moyens de paiement doit alors être définie.: Pour créer un nouveau mode paiement cliquez sur. Si vous désirez supprimer un moyen de paiement, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton. Pour le modifier, sur le bouton. Attention : La modification d'un moyen de paiement entraîne la modification du moyen de paiement de tous les objets qui y étaient attachés. Configuration des villes ou des pays AlphaCom vous permet de saisir le code postal et la ville correspondante une fois, puis de réutiliser cet enregistrement. Bien que l'ajout d'un code postal puisse se faire au moment du choix s'il n'existe pas, vous pouvez démarrer la saisie à partir de «Fichier» dans le menu de la fenêtre principale, option «Paramètres» puis «Géographie» et enfin «C. P. Villes» ou «Pays». La liste des codes postaux existants s'affiche alors : Pour créer un nouveau code postal et une ville ou un pays cliquez sur. Si vous désirez supprimer un code postal et une ville, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton. Pour les modifier, sur le bouton. Attention : La modification d'une ville entraîne la modification de la ville de tous les clients et fournisseurs qui y étaient attachés AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 26 sur 26

27 Configuration des garanties Comme tout vendeur, vous désirerez probablement appliquer une garantie aux produits que vous vendez, chaque produit n'ayant pas forcément une garantie identique. C'est pourquoi AlphaCom vous permet de saisir autant de types de garanties que vous le désirez. Pour définir ou modifier une garantie, il faut choisir dans la barre du menu de la fenêtre principale «Gestion», «Produits», puis «Garanties». Pour créer une nouvelle garantie, cliquez sur. Si vous désirez supprimer une garantie, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton. Pour la modifier, sur le bouton. Dans cette fenêtre vous pouvez saisir une référence unique pour la garantie, ainsi que la durée en mois de la garantie; De plus, vous pouvez préciser si la garantie est effective sur site (c'est-à-dire que le technicien se déplace) ou non, auquel cas c'est une garantie retour atelier (c'est-à-dire que c'est le client qui ramène le produit). Après avoir rempli ces champs selon vos conditions de garantie, vous pouvez valider l'ajout ou la modification. Attention : La modification d'une garantie entraîne la modification de la garantie de tous les objets qui y étaient attachés. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 27 sur 27

28 Choix du fond d'écran Bien qu'alphacom dispose de son propre fond d'écran, il vous est possible de le personnaliser (en affichant par exemple le logo de votre entreprise). Pour cela, choisissez l'option «Fichier» du menu de la fenêtre principale, «Paramètres», puis «Environnement» et enfin «Décors». Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, et vous permet de choisir parmi les décors déjà inclus dans AlphaCom : 1 Le groupe de boutons 1 permet de se déplacer parmi les décors inclus dans AlphaCom. Pour supprimer un décor, il suffit de cliquer sur le bouton. Si vous avez ouvert cette fenêtre à partir de la fiche de l'entreprise ou d'un salarié, cliquez sur une fois que le décor désiré est affiché. Si aucun décor ne correspond à votre désir, vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton. La fenêtre suivante apparaît : Pour ajouter un décor, cliquez sur le bouton vos disques. Sélectionnez-le en cliquant sur., puis cherchez le décor désiré dans l'arborescence de Chaque salarié pourra aussi définir son propre environnement de travail dans sa fiche descriptive. Il pourra choisir un fond d écran, ses imprimantes, son propre lecteur de code barres. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 28 sur 28

29 Choix de la langue Vous pouvez choisir la langue dans laquelle AlphaCom s'affichera (Français ou Anglais interface traduite partiellement), soit depuis la fiche de l'entreprise, cf. Chapitre : Informations relatives à l'entreprise, La configuration des documents commerciaux soit en passant par le menu, choisissez l'option «Fichier» du menu de la fenêtre principale, «Paramètres», puis «Environnement» et enfin «Langues».: Cliquez sur la langue désirée. La modification sera effective au prochain démarrage. Configuration de l'imprimante A tout moment, il vous est possible de configurer l'imprimante qui sera utilisée pour éditer les documents commerciaux. Pour cela, il vous suffit de choisir l'option «Fichier», «Paramètres», puis «Environnement» et «Imprimante». La fenêtre standard de configuration de l'imprimante s'ouvre alors : Il ne vous reste plus qu'à modifier les réglages de l'imprimante selon vos préférences. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 29 sur 29

30 Les utilisateurs et groupes d'utilisateurs Nous avons expliqué, dans le chapitre «Gestion des utilisateurs et des droits», qu'il est possible de créer des utilisateurs lors de la connexion de l'utilisateur privilégié. Cependant, il n'est pas possible, de cet endroit, de donner des informations complètes sur l'utilisateur. Vous devez en effet lancer l'application pour accéder à la fiche complète de l'utilisateur. Les utilisateurs Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs est accessible par le menu de la fenêtre principale «Fichier», «Paramètres», puis «Utilisateur/personnel» et enfin «Choix de l utilisateur». La fenêtre de choix d'un utilisateur s'affiche alors : 1 A chaque fois que vous sélectionnez un utilisateur, ses coordonnées apparaissent dans les zones situées sous le tableau. La suppression d'un utilisateur se fait en sélectionnant l'utilisateur à supprimer dans la liste, et en cliquant sur le bouton. Le groupe de boutons 1 permet de visualiser les documents commerciaux qui ont été édités par l'utilisateur sélectionné. Que ce soit à partir de la fiche d'un salarié ou en le sélectionnant à partir de la liste, il est possible grâce aux boutons et d'imprimer l'état du chiffre d'affaire, de la marge, et du salaire de l'employé. Pour ajouter un salarié ou modifier les informations le concernant, cliquez sur ou. Si vous désirez supprimer une garantie, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton. Pour la modifier, sur le bouton. La fenêtre d ajout ou de modification d un salarié s ouvre : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 30 sur 30

31 Fiche d'un salarié A partir de cette fenêtre, vous pouvez définir les coordonnées du salarié, le groupe auquel il appartient, et son mot de passe. Vous pouvez aussi en faire l'utilisateur privilégié. Attention : Il ne peut y avoir qu'un seul utilisateur privilégié. Pour qu'un utilisateur puisse avoir ce statut, il faut impérativement l'enlever à l'utilisateur privilégié déjà défini. Importer la photo du salarié dans sa fiche L'onglet permet d'insérer une photographie du salarié dans sa description : Cliquez sur le bouton vous obtenez la fenêtre de sélection d'une image : Les formats d'images supportés par AlphaCom sont : TIFF JPEG - BMP AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 31 sur 31

32 Salaire La définition du salaire du salarié se fait à travers l'onglet : Le salaire est toujours défini en partant d'une somme fixe à laquelle on ajoute une commission. Cette dernière correspond à un pourcentage sur la marge totale générée par le salarié. Il est également possible de définir un fond d'écran pour chaque utilisateur, ainsi que ses préférences en terme d'impression : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 32 sur 32

33 Le lecteur code barre Avec l onglet vous pouvez paramétrer toute la partie du lecteur de codes barres. Le bouton salarié : sert quant à lui à visualiser les informations bancaires concernant un La suppression se fait comme d habitude en sélectionnant le compte à supprimer, et en cliquant sur le bouton. Les boutons et servent à ajouter un compte bancaire ou à modifier le compte sélectionné. Une fiche contenant les informations à saisir ou à modifier s'ouvre : Une fois les informations saisies ou modifiées, cliquez sur informations. pour enregistrer les AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 33 sur 33

34 Les groupes d'utilisateurs La gestion des utilisateurs est accessible via «Choix de l utilisateur». La fenêtre de choix d'un utilisateur s'affiche alors : Tout comme les utilisateurs, il est possible, pour l'utilisateur privilégié, de gérer les groupes d'utilisateurs directement à partir d'alphacom. Grâce à l'option accessible par le menu de la fenêtre principale «Fichier», «Paramètres», puis «Utilisateur/personnel» et enfin «Groupes utilisateurs», vous pouvez visualiser et modifier les différents groupes d'utilisateurs : La suppression d'un groupe d'utilisateurs s'effectue en cliquant sur le bouton sélectionné le groupe d'utilisateurs concerné. après avoir Attention : Pour supprimer un groupe d'utilisateurs il faut impérativement avoir supprimé les salariés qui y sont rattachés, ou leur attribuer un autre groupe. Dans le cas contraire, la suppression ne peut pas être effectuée. L'ajout ou la modification d'un groupe d'utilisateurs entraîne l'ouverture de la fenêtre suivante : Saisissez le nom du groupe d'utilisateurs, et valider par un clic sur le bouton. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 34 sur 34

35 Le journal des utilisations Pour permettre à l'utilisateur privilégié de se tenir au courant de toute tentative de connexion non autorisée, AlphaCom dispose d'un journal des utilisations. Ce dernier est accessible par le menu de la fenêtre principale «Fichier», «Paramètres», puis «Journal utilisateurs» : Le journal des connexions précise la date et l'heure auxquelles les différentes actions ont été effectuées. Il existe trois types d'action : qui correspond à une connexion réussie, qui correspond à une fermeture de la connexion et qui correspond à une tentative de connexion avec un mot de passe erroné. Si vous cochez la case seront affichées., seules les tentatives de connexion avec mot de passe erroné Pour effacer le journal des connexions, il suffit de cliquer sur le bouton. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 35 sur 35

36 Les fournisseurs Avant de saisir les produits que vous distribuez, il est indispensable de saisir les fournisseurs. Ajout d'un fournisseur L'ajout d'un fournisseur s'effectue grâce à l'option du menu de la fenêtre principale «Gestion», puis «Fournisseurs» et enfin «Nouveau» : Saisissez les informations concernant le fournisseur. Le code postal se choisit en cliquant sur le bouton. A partir de la fenêtre des codes postaux, vous pouvez ajouter celui que vous désirez s'il n'existe pas encore. cf. Chapitre : Autres paramétrages de l'application Configuration des villes. Le bouton permet de choisir le moyen de paiement pour le fournisseur. Si le moyen désiré n'existe pas encore, vous pouvez le créer. cf. Chapitre : Autres paramétrages de l'application Configuration des moyens de paiement. AlphaCom vous permet également de définir une personne comme votre contact chez le fournisseur. Pour cela cliquez sur le bouton. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 36 sur 36

37 Pour supprimer la fiche d'un contact, sélectionnez le contact considéré, et cliquez sur le bouton. La modification ou l'ajout d'un contact se fait en cliquant sur le bouton correspondant, puis en remplissant les champs de la fenêtre suivante : Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 37 sur 37

38 Première importation automatique du tarif AlphaCom vous propose d'importer de façon automatique les tarifs qui vous sont fournis par vos fournisseurs. Pour que cette fonctionnalité puisse être utilisée, il faut remplir les champs de l'onglet situé dans la fiche du fournisseur. Choisissez «Gestion», «Fournisseurs» et enfin «Choix du fournisseur»; vous obtenez la liste des fournisseurs. Sélectionnez le fournisseur concerné et cliquez sur fournisseur. Cliquez ensuite sur l'onglet. : vous obtenez la fiche du Le champ «Fichier d import» doit contenir le nom du fichier fourni par le fournisseur ; le format d'importation est DBF (Dbase) ou XLS (Excel). Il est nécessaire de compléter l'ensemble des champs indiqués dans la fenêtre : remplissez chaque zone avec le nom de champ correspondant dans le fichier de votre fournisseur. Cliquez dans le champ à compléter et pressez la barre d'espace. Une zone «Champs» apparaît à gauche de la fenêtre, sélectionnez à l'intérieur le champ du fichier Fournisseur correspondant au champ AlphaCom. Ex : Lorsque tous les champs sont complétés, saisissez le taux de marge minimum que vous souhaitez appliquer aux produits du fichier, puis dans la zone «Taux de TVA», sélectionnez le taux de TVA à appliquer. Il est bien sûr toujours possible d'ajouter un taux dans la liste en cliquant sur. Grâce à l onglet fournisseur. vous pouvez saisir, dans une zone de texte, un commentaire sur le Mise à jour d'un tarif fournisseur Lors d'un prochain envoi de tarif par votre fournisseur, il suffit de cliquer sur le bouton dans la fiche du fournisseur. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 38 sur 38

39 Recherche d'un fournisseur La recherche d'un fournisseur s'effectue à l'aide de l'option «Gestion», «Fournisseurs» et enfin «Choix du fournisseur» ; vous obtenez la liste des fournisseurs. A partir de cette option, la fenêtre suivante s'affiche : Vous pouvez visualiser la liste des fournisseurs, ainsi que le détail des informations concernant le fournisseur sélectionné. Pour rechercher un fournisseur, tapez son nom dans le champ de recherche rapide. Les fournisseurs dont le nom commence par les lettres tapées s'affichent automatiquement dans la liste. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton. Dans cette fenêtre, vous pouvez créer ou modifier les informations concernant un fournisseur en cliquant sur les boutons ou. La fiche du fournisseur s'ouvre alors et vous effectuez les modifications voulues. cf. Chapitre : Ajout d'un fournisseur Le bouton fournisseur sélectionné. Le bouton sélectionné. Le bouton fournisseur sélectionné. Grâce au bouton permet de visualiser toutes les commandes que vous avez passées au sert à afficher la liste de tous les produits distribués par le fournisseur permet de visualiser tous les services après vente établis auprès du vous pouvez éditer une lettre adressée au fournisseur sélectionné. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 39 sur 39

40 Liste des produits par fournisseur Pour obtenir la liste des produits distribués par un fournisseur, vous pouvez soit passer par la liste des fournisseurs comme expliqué ci-dessus, soit passer par l'option du menu de la fenêtre principale «Gestion», «Fournisseurs» et enfin «Produits/Fournisseur», vous obtenez la liste ci dessous : 1 Les boutons de parcours 1 permettent de passer d'un fournisseur à l'autre, et de découvrir les produits qu'ils distribuent. Vous pouvez également ajouter ou supprimer un produit directement à partir de cette liste grâce aux boutons et. Attention : Pour pouvoir supprimer un produit, il ne doit être utilisé dans aucun document commercial. Commandes fournisseurs Les commandes fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons dans AlphaCom. Tout d'abord, il est possible de créer les commandes fournisseurs manuellement. Ensuite, vous pouvez demander une génération automatique des commandes fournisseurs. Création d'une commande fournisseur Dans certains cas, il peut être utile de créer une commande fournisseur manuellement. Pour cela, il faut choisir l'option du menu de la fenêtre principale «Fournisseurs», puis «Commandes» et enfin «Nouvelle commande fournisseur». Une feuille intermédiaire de choix de l entreprise apparaît pour sélectionner l entreprise. Puis, la fiche d'une commande fournisseur s'ouvre alors : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 40 sur 40

41 1 2 Le fournisseur se choisit en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur le bouton. Il est possible de définir un gestionnaire en cliquant sur le bouton 1. Si aucun contact n a été défini pour ce fournisseur, vous pouvez en créer un. cf. Chapitre : Ajout d'un fournisseur Dans la liste déroulante 2 commande., vous pouvez choisir le nom de la personne qui passe la AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 41 sur 41

42 Attention : AlphaCom utilise par défaut le nom du commercial connecté. Vérifiez auprès de l'administrateur que vous disposez du droit de changer le nom du commercial puis validez la modification par sinon, refermez la commande puis faites-la modifier par un administrateur. D autre part, il faut créer la liste de produits avant de pouvoir passer une commande. Cf. chapitre suivant Les Produits Pour ajouter une ligne à la commande, cliquez sur le bouton. Saisissez alors la quantité désirée, puis la référence. Si vous ne connaissez pas la référence du produit à commander, appuyez sur Entrée. Une fenêtre de recherche apparaît : Chaque ligne correspond à un critère de recherche. Il suffit de saisir le début de l'information concernant le produit, et de cliquer sur. Le résultat de la recherche est affiché dans une autre fenêtre : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 42 sur 42

43 Si le produit que vous recherchez se trouve dans la liste, cliquez sur la ligne concernée puis sur. Le produit se rajoute immédiatement dans la liste des produits à commander, et les totaux sont recalculés. Si le produit n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur et modifiez le critère de recherche. A tout moment vous pouvez supprimer une ligne de votre commande fournisseur en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton. Création automatique des commandes fournisseur La génération automatique des commandes fournisseur est accessible depuis l'option «Gestion», du menu de la fenêtre principale, «Fournisseurs» et «Génération automatique de commande». AlphaCom génère alors les commandes fournisseur automatiquement en fonction de l'état courant du stock. Réception d'une commande fournisseur Lors de la réception d'une commande passée à un fournisseur, il convient de saisir les produits dans la commande concernée afin de les entrer en stock. Choisissez le menu «Fournisseurs», puis «Commandes» et «Choix de la commande». AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 43 sur 43

44 Sélectionnez ensuite la commande concernée et cliquez sur. Le détail de la commande apparaît. Cochez ensuite la case correspondant au produit, puis indiquez dans le nombre d'articles livrés effectivement. Complétez l'ensemble de la commande puis cliquez sur le bouton. Recherche d'une commande fournisseur Pour rechercher une commande fournisseur, choisissez le menu «Fournisseurs», puis «Commandes» et «Choix de la commande». Pour supprimer une commande, sélectionnez la commande à supprimer et cliquez sur le bouton. La commande et toutes les lignes qui y sont rattachées sont supprimées. Pour modifier ou ajouter une commande, cliquez sur le bouton correspondant. La fenêtre de création/modification d'une commande s'ouvre. Dès lors, vous pouvez effectuer l'opération désirée. cf. Chapitre : Création d'une commande fournisseur AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 44 sur 44

45 Achats en cours par fournisseur AlphaCom vous permet d'imprimer un état des achats en cours chez vos fournisseurs. Pour imprimer cet état, choisissez l'option «Fournisseurs», «Commandes» puis «Achats en cours» Si vous avez demandé un aperçu avant impression, cliquez sur le bouton pour lancer l'impression. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 45 sur 45

46 Les produits AlphaCom peut gérer un nombre de produits illimité. Pour profiter de toutes les possibilités d'alphacom il est conseillé de saisir tous vos produits. Ainsi, vous pourrez profiter des tarifs, et de la gestion de stock du logiciel. Ajout ou mise à jour d'un produit L'ajout d'un produit peut se faire en choisissant l'option «Gestion» du menu de la fenêtre principale, puis «Produits» et «Nouveau». Pour effectuer une saisie en cascade, passez par la liste des produits. cf. Chapitre : Liste des produits. La fiche produit se présente comme suit : Dans l'onglet, vous pouvez saisir les informations générales concernant le produit. Le champ «Référence» correspond à la référence utilisée dans votre société. Le champ «Réf. constructeur» correspond à la référence du produit chez le constructeur. Le champ «Désignation» vous permet de saisir une désignation avec un maximum de 200 caractères. Pour affecter un taux de TVA au produit, choisissez le taux à appliquer dans la liste «Tx TVA». Si le taux applicable au produit n'existe pas, vous pouvez le créer en choisissant. cf. Chapitre : Création ou modification des taux de TVA Attention : Il est vivement conseillé d'affecter le taux de TVA après avoir affecté le fournisseur du produit. En effet, lorsque vous choisissez un fournisseur, AlphaCom affecte automatiquement au produit le taux de TVA qui est affecté au fournisseur. Les champs de prix situés sur cet onglet ne sont pas modifiables, mais calculés automatiquement. Le champ «Poids» vous permet de renseigner le poids (en kilogrammes) de chaque produit. Ce poids sera repris sur les bons de livraison. Vous pouvez également insérer une photo du produit, choisir sa taille et sa couleur. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 46 sur 46

47 Vous pouvez définir la taille de l article en cliquant sur le bouton : Avec ce sous-menu vous pouvez manipuler les différentes tailles existantes et en créer des nouvelles. Même procédure avec le bouton qui permet de sélectionner la couleur de l article : AlphaCom permet également de gérer le stock produit par produit, grâce à l'onglet. AlphaCom vous permet de saisir avec un lecteur de codes barres les codes des produits. Vous pouvez aussi imprimer vos propres codes barres pour vos produits pour simplifier leur saisie dans les factures. Ceci est particulièrement intéressant pour les points de vente. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 47 sur 47

48 Vous indiquez ici le prix d'achat du produit et le taux de marge que vous souhaitez lui appliquer. Le prix de vente HT est ensuite automatiquement calculé. En fonction des entrées et sorties de stock, vous consultez la quantité restant en stock, et la quantité en commande fournisseur. Attention : Le fournisseur est obligatoire pour l'enregistrement du produit. Utilisation des tarifs Pour chaque produit, il vous est possible de définir plusieurs tarifs. Vous pouvez par exemple définir un tarif pour la France métropolitaine comprenant des frais de port éventuels, et un tarif pour les DOM TOM comprenant des frais de port plus importants. Pour définir les différents tarifs applicables à un produit, ouvrez la fiche du produit en mode modification, et cliquez sur le bouton. (s'il n'est pas visible, cliquez dans un champ de la fiche pour le faire apparaître).vous obtenez alors la liste des tarifs définis pour ce produit : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 48 sur 48

49 La suppression d'un tarif s'effectue en cliquant sur le bouton tarif à supprimer. après avoir sélectionné le L'ajout ou la:modification d'un tarif s'effectue en cliquant sur le bouton correspondant. La fenêtre d'ajout / modification s'ouvre alors : COMPLETER : CLIENTS Dans la liste déroulante «Tarif», choisissez le code du tarif pour lequel vous souhaitez saisir les prix. Ceux-ci peuvent être saisis en francs, en euros, hors taxes ou toutes taxes comprises. AlphaCom calcule automatiquement les autres prix. Si le code du tarif que vous désirez saisir n'existe pas encore, choisissez déroulante. La fenêtre d'ajout de tarifs s'ouvre : dans la liste Vous n'avez plus qu'à saisir le code et la désignation du tarif, et à cliquer sur votre saisie. Création ou modification des taux de TVA pour valider Tous les produits que vous distribuez ne sont pas forcément assujettis au même taux de TVA. C'est pour cela qu'il est possible de définir plusieurs taux de TVA. Pour modifier les taux de TVA disponibles, il faut passer par les options «Gestion» et «Taux de TVA» du menu. Vous obtenez la liste de tous les taux de TVA disponibles : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 49 sur 49

50 Supprimer un taux de TVA Sélectionnez-le, et cliquez sur le bouton. Ajouter un taux de TVA Attention : Lors de la suppression d'un taux de TVA, AlphaCom affecte le taux de TVA par défaut à tous les produits qui étaient assujettis au taux supprimé. L'ajout ou la modification d'un taux de TVA se fait en cliquant sur le bouton correspondant (après avoir sélectionné le taux à modifier, dans le cas d'une modification). La fenêtre de saisie d'un taux de TVA s'ouvre alors : Il ne reste plus qu'à saisir le nouveau taux de TVA, et à cliquer sur pour valider la saisie. Attention : La modification d'un taux de TVA entraîne la modification du taux de TVA pour tous les produits qui sont assujettis au taux modifié. Création ou modification d'un constructeur En plus de gérer les fournisseurs des différents produits, AlphaCom permet également de gérer leurs constructeurs. En effet, il est possible, dans la fiche d'un produit, de choisir le constructeur de chaque produit. cf. Chapitre : Ajout ou modification d'un produit Avant de pouvoir affecter un constructeur aux produits que vous distribuez, il faut évidemment avoir saisi des constructeurs. Ceci se fait en choisissant l'option «Gestion» du menu, puis «Fournisseurs», et enfin «Constructeur/Fabricant». Vous obtenez alors la liste des constructeurs déjà saisis : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 50 sur 50

51 A partir de cette liste, vous pouvez rechercher un constructeur soit en tapant directement le début de son code dans le champ «Code du constructeur», soit avec le bouton. Pour supprimer un fabricant, sélectionnez-le dans la liste, et cliquez sur le bouton. Attention : Tous les produits reliés au fabricant que vous supprimez ne seront plus liés à aucun fabricant. L'ajout ou la modification d'un fabricant (bouton ou ) permet de saisir les informations concernant le fabricant par l'intermédiaire de sa fiche : Vous pouvez attribuer un code au constructeur, donner son nom, et définir une remise par défaut pour les produits de ce constructeur. Cette remise ne sera appliquée que sous certaines conditions. cf. Chapitre : Remises et tarifs Cliquez sur enregistrées. Liste des produits Afficher la liste pour valider la saisie. Les informations concernant le constructeur sont Choisissez l'option «Gestion» du menu de la fenêtre principale, puis «Produits» et «Liste des produits». A partir de cette liste, vous pouvez rechercher un produit soit par constructeur, catégorie et groupe, soit en tapant directement dans l'un des champs la référence, la désignation ou la référence constructeur. Vous pouvez également effectuer une recherche en cliquant sur le bouton. Si vous le désirez, vous pouvez choisir d'afficher le prix d'achat et le prix de vente public dans la liste en cochant les cases correspondantes. Cette fenêtre vous donne également la possibilité d'ajouter ou modifier un produit. cf. Chapitre : Ajout ou modification d'un produit, ou encore de supprimer le produit sélectionné. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 51 sur 51

52 Recherche d'un produit Si vous désirez obtenir les caractéristiques d'un produit sans passer directement par la liste des produits, vous pouvez utiliser l'option «Gestion» du menu, puis «Produits» et «Choix d un produit». Vous pouvez dès lors chercher le produit selon de nombreux critères : Saisissez votre critère de recherche, et cliquez sur. Pour une recherche conditionnelle plus élaborée, cliquez sur le bouton. cf. Chapitre : Recherche conditionnelle d'un enregistrement Maintenance Réindexer les fichiers Si lors de l'ouverture ou de la modification d'un enregistrement les éléments s'y rattachant ne sont pas corrects (vous ouvrez par exemple une facture destinée au client X, et ce sont les informations d'un autre client qui s'affichent), il faut alors effectuer une réindexation des fichiers. Cette opération résout généralement ce type de problèmes. La réindexation des fichiers s'effectue en choisissant l'option «Accessoires» du menu, «Maintenance», puis «Réindexer 1 seul fichier» ou «Réindexer tous les fichiers». Dans le second cas, l utilisateur privilégié doit être le seul connecté à AlphaCom. Indexation des désignations Si lors de la création d'un document commercial vous saisissez une référence, et que la désignation contient «IT. Descr», il est nécessaire d'indexer les désignations. Ceci s'effectue en choisissant l'option «Maintenance» du menu de la fenêtre principale, puis «Réindexer les désignations produit». Un indicateur de progression du traitement vous indique le pourcentage d'enregistrements traités. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 52 sur 52

53 Le stock Gérer les stocks AlphaCom permet de gérer les entrées et sorties de stock très facilement par l option «Gestion» du menu de la fenêtre principale, puis «Produits» et «Stocks» : Les documents commerciaux permettant de faire une entrée de stock sont les suivants : commande fournisseurs, SAV fournisseurs- Saisie du stock manuelle en entrée. Les documents commerciaux permettant de faire une sortie de stock sont les suivants : Facture client à emporter, Bon de livraison, SAV fournisseur, Saisie du stock manuelle en sortie. Lorsque vous créez l'un ou l'autre de ces documents, la sortie ou l'entrée en stock est faite lorsque vous l'imprimez sans passer par l'aperçu. Saisie manuelle du stock La commande «Saisie Entrées/Sorties» permet de faire une entrée ou une sortie manuelle : Choisissez l'opération à effectuer :,, ou. Cliquez ensuite sur le bouton afin de sélectionner une référence produit. La fenêtre qui apparaît a le même mode de fonctionnement que dans la partie Choix d'un Produit : Saisissez le début de la référence, ou le début de la désignation, puis cliquez sur. Respectez l'usage des majuscules et des minuscules dans la saisie de la désignation. La liste des produits correspondant à votre demande apparaît. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 53 sur 53

54 Sélectionnez la ligne correspondant au produit à entrer en stock et cliquez sur. Dans la zone, saisissez la quantité exacte de produits livrés : le total HT est automatiquement recalculé. La consultation du «Journal des Entrées/Sorties du stock» permet de vérifier l'entrée des produits. La zone «Document» indique la façon dont les produits ont été intégrés au stock. (ex : OP manuelle pour une saisie manuelle, Commande Fournisseur pour une entrée automatique par une commande fournisseur). AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 54 sur 54

55 Saisie automatique du stock Par une commande fournisseur Les entrées en stock se font automatiquement lorsque vous réceptionnez les commandes expédiées par vos fournisseurs. cf. Chapitre les commandes fournisseurs, Réception d'une commande fournisseur L'inventaire L inventaire se fait à partir de l option «Gestion», «Produits», puis «Stocks» et enfin «Etat relatif aux stocks». Remise à zéro du stock La remise à zéro du stock permet de refaire un compte précis des marchandises, suite par exemple à un inventaire. Vous disposez alors d'un stock rigoureusement exact. La gestion de numéros de série des produits Les principes A partir de la version 7 de la Gestion Commerciale, AlphaCom peut gérer les numéros de série pour chaque produit lorsque ces numéros existent, ou dans le cas contraire peut les générer et les imprimer sur des étiquettes avec des codes barres. La gestion peut générer par jour jusqu à numéros différents. Si toutefois ce nombre s avère insuffisant Milex Informatique pourra en apporter une modification pour lever cette limitation. Comment ça marche? Les arrivées des produits : Lorsque vous réceptionnez une commande fournisseur, vous pouvez saisir avec un lecteur codes barres, ou manuellement les numéros de série de chaque produit arrivé. Si ces numéros n ont pas été définis par le fabricant vous pouvez les générer vousmême pour les produits de votre choix. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 55 sur 55

56 Vous indiquez également le N de bon de livraison de votre fournisseur, bon de livraison que vous pouvez aussi scanner si vous le souhaitez. A chaque numéro de série saisi ou généré les quantités de produit qui doivent entrer en stock sont automatiquement modifiées. Quand tous les numéros sont saisis vous pouvez entrer les produits en stock. L utilisation ou la sortie des produits : Le suivi des numéros : Lors de la gestion des commandes de vos clients vous allez imprimer des préparations pour vos équipes, qui vont scanner les numéros de chaque produit utilisé. Une fois les produits préparés vous aurez le feu vert pour facturer la commande du client. Alors les numéros de série s imprimeront automatiquement dans les factures et les bons de livraison. Ceci facilitera la gestion de ces produit chez vos clients qui vous seront plus que reconnaissants. Dans le menu liste des N de série et ceci à tout moment, lorsque vous saisirez un N de produit ou lorsque vous le prendrez avec le lecteur à codes barres, s ouvrira une fenêtre qui vous permettra d accéder d UN SEUL CLIC à la commande fournisseur, au bon de livraison fournisseur, à la facture client, au bon de livraison client, à la préparation et à bien d autres informations AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 56 sur 56

57 Les nomenclatures Création d'une nomenclature La nomenclature est un assemblage de produits pré-enregistré, qui permet d'accélérer une offre (ex : un ordinateur contient une douzaine de composants qui apparaissent dans l'offre ou la facture de façon détaillée). La création d'une nomenclature s'effectue en choisissant l'option «Gestion» du menu, puis «Assistant» et «Nomenclature». La liste des nomenclatures s'ouvre alors : A partir de cette liste, il est possible de supprimer une nomenclature, en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton. Pour ajouter ou modifier un enregistrement, cliquez sur le bouton correspondant. La fenêtre d'ajout/modification d'une nomenclature s'ouvre alors : Saisissez la désignation de la nomenclature, ainsi que le taux de remise à appliquer aux différents éléments constituant la nomenclature pour définir son prix. Vous pouvez également définir la garantie générale qui s'applique à la nomenclature. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 57 sur 57

58 Pour ajouter une ligne à la nomenclature, cliquez sur le bouton et la référence du produit à ajouter., puis saisissez la quantité La suppression d'une ligne s'effectue en la sélectionnant, et en cliquant sur le bouton. Lorsque vous saisissez la nomenclature, vous pouvez afficher la marge en cochant la case. Rechercher une nomenclature La recherche d'une nomenclature s'effectue à partir de la liste des nomenclatures. Choisissez l'option «Gestion» du menu, puis «Assistants» et enfin «Nomenclatures».Le bouton de la liste des nomenclatures permet d'effectuer une recherche plus complexe sur la désignation de la nomenclature. cf. Chapitre : Recherche conditionnelle d'un enregistrement AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 58 sur 58

59 Les clients Avant de créer les différents documents commerciaux, il est nécessaire de saisir les informations relatives aux clients. Création ou modification des données relatives à un client La fiche client Avant toute intervention pour un client, il est indispensable de saisir ses coordonnées. Pour ce faire, choisissez l'option «Clients» du menu, puis «Clients» et «Nouveau». La fenêtre de saisie d'un client s'ouvre alors : Saisissez le nom de la société ou celui du client ainsi que son prénom. La civilité du client se choisit dans la liste déroulante. Si la civilité dont vous avez besoin ne s'y trouve pas, choisissez dans la liste. La fenêtre d'ajout de civilité s'ouvre, et vous pouvez ajouter une nouvelle civilité. cf. Chapitre : Configuration des civilités Saisissez l'adresse de facturation du client, ainsi que les numéros de téléphone et de fax. Le code postal se choisit en cliquant sur le bouton pouvez l'ajouter. cf. Chapitre : Configuration des villes. Si la ville désirée ne se trouve pas dans la liste, vous Les statistiques L'onglet permet de visualiser différentes valeurs concernant le client, tels que le dernier chiffre d'affaires ou le cumul des chiffres d'affaires, etc. Vous pouvez également saisir un délai de paiement autorisé, et un plafond pour le crédit à ce client. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 59 sur 59

60 Les remises Remises générales La zone «Remise générale» sert à définir les remises par défaut et par constructeur pour le client sélectionné. Si vous désirez utiliser les tarifs (rattachés à chaque produit) plutôt que les remises, vous pouvez définir ici quel est le tarif qui s'applique au client. Pour affecter au client un tarif non encore défini, choisissez dans la liste déroulante des tarifs. cf. Chapitre : Utilisation des tarifs L'onglet présente les conditions de remises propres au client sélectionné. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 60 sur 60

61 Remises constructeurs La zone «Remise Client par Constructeur» permet de modifier, pour le client sélectionné, une remise générale par constructeur (appliquée sur tous les produits de ce constructeur). Saisissez le taux de remise accordé dans le champ bouton. La remise est alors enregistrée.. Enfin, cliquez sur le Lorsque vous cliquez sur le bouton accordées à ce client., vous obtenez la liste des remises constructeurs La modification et la suppression se font toujours en sélectionnant l'enregistrement désiré, puis en cliquant sur le bouton correspondant. Banques Le bouton sert à définir ou modifier les informations bancaires concernant le client. cf. Chapitre : Les utilisateurs AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 61 sur 61

62 Contacts Le bouton permet de saisir les coordonnées des différentes personnes de la société avec qui vous avez des contacts. cf. Chapitre : Ajout d un fournisseur Adresse de livraison Saisissez une (ou plusieurs) adresse(s) de livraison différente(s) de l'adresse de facturation en cliquant sur le bouton. Pour supprimer une adresse de livraison, sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur le bouton. L'ajout ou la modification d'une adresse de livraison s'effectue en cliquant sur le bouton correspondant. La fenêtre d'ajout / modification d'une adresse de livraison s'ouvre alors. Les modifications s'effectuent de la même façon que précédemment (choix de la civilité dans la liste déroulante et du code postal en cliquant sur le bouton ). AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 62 sur 62

63 Recherche d'un client Pour rechercher un client, choisissez l'option «Gestion» du menu de la fenêtre principale, puis «Clients» et «Choix du client». Saisissez les 5 premiers caractères du nom de la société recherchée dans du champ «Société», ou les 5 premiers caractères du nom du client recherché dans du champ «Nom». Le bandeau de sélection se positionne automatiquement sur le premier enregistrement de la liste correspondant à la recherche Opérations courantes sur les clients. 2 Visualiser la liste des documents commerciaux rattachés au client sélectionné. Les boutons et permettent de générer la lettre de rappel (ou rappel avec accusé de réception) qui se rapporte au client sélectionné. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 63 sur 63

64 Les offres Création d'une offre La création d'une offre s'effectue grâce à l'option «Clients» du menu de la fenêtre principale, puis «Offre» et «Nouvelle Offre» : Le choix du client à qui vous désirez faire l'offre se fait en cliquant sur le bouton. La liste des clients s'affiche alors. Il vous suffit de sélectionner le client désiré et de cliquer sur le bouton. Les informations sont immédiatement reprises dans l'offre. Attention : Pour tous les actes nécessitant le nom du commercial, AlphaCom utilise par défaut le nom du commercial affecté au client. Vérifiez auprès de l'administrateur que vous disposez du droit de changer le nom du commercial puis validez la modification par Recherche d'une offre sinon, faites-le modifier par un administrateur dans la fiche du client, ou directement dans la fiche du document commercial (offre, commande, facture, BL) Vous pouvez rechercher rapidement une offre en choisissant l'option «Clients» du menu de la fenêtre principale, puis «Offre» et «Choix de l offre». Tapez le numéro de l'offre dans le champ, et vous êtes positionné sur l'enregistrement correspondant. A partir de ce moment, vous pouvez manipuler l'offre à votre convenance. Copier une offre La duplication d'une offre peut se faire en cliquant sur le bouton fiche de l'offre. Transformer une offre en commande directement dans la La transformation d'une offre en commande peut s'effectuer en cliquant sur le bouton directement dans la fiche de l'offre. Transformer une offre en facture La transformation d'une offre en facture peut se faire en cliquant sur le bouton directement à partir de la fiche de l'offre. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 64 sur 64

65 Les commandes La façon la plus simple de créer une commande client est d'utiliser l'offre financière. Dans la liste des offres, choisissez l'offre correspondante. Double-cliquez sur la ligne de l'offre pour l'ouvrir en modification, ou cliquez sur. Cliquez sur le bouton. Validez la transformation de l'offre en commande en cliquant sur. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 65 sur 65

66 Vous obtenez la commande client correspondant à l'offre. Modifiez, si besoin est, le contenu de la commande et cliquez sur. Création d'une commande Vous pouvez créer directement une commande sans passer par l'offre. Sélectionnez «Clients» dans le menu de la fenêtre principale, puis «Nouvelle Commande». Choisissez ensuite le client en cliquant sur le bouton. Faites défiler la liste des clients, ou saisissez les 5 premières lettres du nom du client dans la zone ou s'il ne s'agit pas d'une société. Validez le choix du client par. Cliquez ensuite dans les lignes de la commande afin de commencer la saisie proprement dite. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 66 sur 66

67 Saisissez la quantité, puis appuyez sur pour passer dans le champ Référence. Si vous connaissez la référence du produit, vous pouvez la saisir directement dans la zone ; sinon saisissez les premiers caractères de la référence, puis appuyez sur : AlphaCom affiche la fenêtre de recherche d'un produit. Complétez les différents champs de recherche et cliquez sur (ou appuyez sur ) Choisissez dans la liste le produit à ajouter à la commande puis cliquez sur sur pour faire une nouvelle recherche. Composez le reste de la commande de la même façon, ligne par ligne., ou cliquez Lorsque la commande est complète, cliquez sur, elle sera éditée en deux exemplaires. Recherche d'une commande Vous pouvez rechercher rapidement une commande en choisissant l'option «Clients» du menu de la fenêtre principale, puis «Choix de la commande». Sélectionnez dans la liste la commande qui vous intéresse. A partir de ce moment, vous pouvez manipuler la commande à votre convenance. Transformer une commande en facture La transformation d'une commande en facture peut également s'effectuer en cliquant sur le bouton directement à partir de la fiche de la commande. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 67 sur 67

68 Les factures Pour créer une facture, vous pouvez utiliser une offre existante, une commande existante, ou créer votre facture directement dans le module facture. Création d'une facture À partir d'une offre financière Dans la fenêtre de l offre à transformer, choisissez le bouton. Sélectionnez l'offre correspondante dans la liste des offres, puis cliquez sur. Validez par À partir du menu «Clients», «Facture» Choisissez le menu «Clients», puis «Facture» et «Nouvelle Facture». Choisissez le client (s'il n'existe pas, utilisez le bouton ). Enregistrer les paiements Lorsque vous imprimez une facture, vous devez saisir le paiement correspondant, en indiquant le mode de paiement choisi par le client. Cliquez dans la zone et saisissez le montant du paiement. Si le montant ne correspond pas à la totalité de la facture, le montant est enregistrée comme acompte et la facture présentera un solde positif. Les factures non soldées sont traitées en rappel dès que le délai indiqué dans la fiche du client est dépassé. Si la fiche du client ne contient pas de délai, le rappel sera généré même si la facture date de la veille. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 68 sur 68

69 Rechercher une facture Lorsque vous souhaitez rechercher une facture, pour saisir un paiement par exemple, choisissez «Clients», puis «Facture» et «Nouvelle facture». Vous pouvez ensuite faire défiler les factures, ou saisir le numéro de la facture à rechercher dans le champ «Numéro» : AlphaCom sélectionne alors la facture correspondant au numéro saisi. Contrôler les factures Dès qu'une facture est imprimée, puis supprimée, elle est transférée dans un fichier.bak. Il est donc toujours possible de retrouver la trace d'une facture, même si elle a été supprimée de la liste des factures. Seul Superuser a accès à ce fichier. Les bons de livraison Si vous souhaitez éditer un bon de livraison, vous avez plusieurs possibilités : Faire une facture (Type de vente : Avec BL) Créer un BL directement à partir du menu, Création d'un bon de livraison Après une facture Créez d'abord la facture, choisissez dans la zone puis imprimez-la. Cliquez sur ou sur en fonction de la livraison à faire. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 69 sur 69

70 Vérifiez le B.L. puis imprimez-le. La sortie de stock est faite à ce moment-là. Par le menu «Clients», Dans le menu, SUITE Rechercher un bon de livraison Transformer un bon de livraison en facture Divers L'annuaire téléphonique AlphaCom vous permet de générer un annuaire téléphonique de vos clients. Pour cela, choisissez l'option «Gestion» du menu de la fenêtre principale, puis «Clients» et «Annuaire téléphonique». Vous pouvez visualiser un aperçu avant impression, ou imprimer directement l'annuaire téléphonique de vos clients. Régénération des logins et mots de passe Pour recréer les noms d'utilisateurs (logins) et les mots de passe de vos clients pour Alphaweb, choisissez l'option «Gestion» du menu, puis «Clients» et «Recalcul logins et mots de passe». AlphaCom affecte alors à chaque utilisateur un login et un mot de passe. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 70 sur 70

71 Le Service Après-Vente Les retours en service après-vente peuvent tous être gérés par AlphaCom. Qu'il s'agisse d'un produit qui vous est retourné par un client, ou d'un produit que vous désirez retourner à votre fournisseur, vous pouvez éditer une fiche de SAV. Pour le client Création d'une fiche de SAV Si vous désirez créer une fiche de SAV pour un client qui vous retourne un produit, choisissez l'option «Clients» du menu, puis «SAV Client» et «Nouveau» : Sélectionnez le client concerné par la fiche de SAV en cliquant sur le bouton. Les coordonnées du client s'affichent automatiquement dans les champs correspondants. Vous disposez d une zone «Problèmes» pour exposer en détail le problème. Le champ «Reçu par» est rempli automatiquement avec l'identifiant de l'utilisateur connecté. Cependant, vous pouvez le modifier en choisissant dans la liste déroulante l'utilisateur voulu. Une fois que le problème est résolu, vous pouvez saisir dans le champ «Action» un explicatif de l'action entreprise pour résoudre le problème. Il vous faut également choisir dans le champ «Intervenant» l'identifiant de l'utilisateur qui a résolu le problème. Enfin, si vous cochez la case «Traité», le SAV sera considéré comme traité. Il n'apparaîtra plus dans la liste, à moins de le demander expressément. Cliquez sur pour valider la saisie de la fiche client. Rechercher une fiche de SAV La recherche d'une fiche de SAV client s'effectue grâce à l'option «Clients» du menu, puis «SAV Client» et «Choix du SAV». La liste des SAV Clients se présente comme ci-dessous : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 71 sur 71

72 Par défaut, AlphaCom n'affiche que les SAV qui ont été créés par l'utilisateur connecté. S'il ne trouve aucun SAV répondant à ce critère, il vous affiche un message d'erreur. Dans la zone «Affichage», vous pouvez choisir si vous désirez visualiser uniquement les SAV vous concernant «SAV propres», ceux qui sont déjà traités «SAV Traités», ou tous les SAV (aucune case cochée). Les lignes dont la case «SAV fini» est cochée sont les produits déposés en SAV qui sont déjà revenus. Vous pouvez comme d'habitude supprimer la fiche SAV en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton. Pour effectuer une recherche sur les fiches SAV, cliquez sur le bouton critère de recherche., et remplissez le La modification et l'ajout d'une fiche de SAV (boutons et ) ouvrent la fenêtre de saisie d'une fiche SAV : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 72 sur 72

73 Pour le fournisseur Création d'une fiche de SAV Pour saisir les informations concernant un produit qui doit retourner en SAV chez le fournisseur, choisissez l'option «Fournisseur» du menu de la fenêtre principale, puis «SAV» et «Nouveau» : A l'aide du bouton, vous pouvez choisir le fournisseur chez lequel le produit doit être retourné. Si le commercial qui remplit la fiche de SAV Fournisseur n'est pas celui qui s'est connecté, choisissez son identifiant dans la liste déroulante «Commercial». Pour ajouter un produit, cliquez sur le bouton du produit à retourner., et saisissez la quantité puis la référence Pour supprimer un produit de la fiche de SAV, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton. CDE FIN ENTREES SORTIES STOCK Pour chaque produit à retourner en SAV, vous pouvez saisir des informations supplémentaires en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton. L'onglet reprend des informations sur le produit à retourner : AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 73 sur 73

74 Dans le cadre «Intervention», choisissez le type d'action que vous demandez d'entreprendre au fournisseur. Vous pouvez préciser si le produit est toujours sous garantie, et indiquer son numéro de série ainsi qu'une ligne de commentaires. L'onglet de la fiche de détail du SAV vous permet de préciser quel est le client pour lequel vous retournez le produit. Vous pouvez le sélectionner en cliquant sur le bouton ajouter un commentaire concernant le client (une période d'absence, ).. Si vous souhaitez Validez en cliquant sur, et la fiche est enregistrée. Rechercher une fiche de SAV Si vous désirez visualiser la liste des SAV Fournisseurs qui ont été édités, choisissez l'option «Fournisseur» du menu de la fenêtre principale, puis «SAV» et «Choix du SAV». La liste des SAV s'affiche alors : A partir de cette liste, vous pouvez rechercher une fiche de SAV en saisissant son numéro dans le champ «Numéro», ou en tapant le nom du fournisseur dans le champ «Fournisseur». Si vous désirez effectuer une recherche plus approfondie, cliquez sur le bouton recherche., et saisissez le critère de AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 74 sur 74

75 Il vous est possible de ne visualiser que les SAV en cours, c'est-à-dire ceux qui n'ont pas encore été marqué comme étant déjà traité. Pour ce faire, cochez la case. Pour modifier ou ajouter une fiche de SAV fournisseur, cliquez sur le bouton correspondant. La fenêtre de saisie d'un SAV Fournisseur s'ouvre, et il ne vous reste plus qu'à saisir les informations. cf. Chapitre : Création d'une fiche de SAV Listes des articles en SAV par fournisseur Il peut être intéressant de savoir régulièrement quels sont les produits qui ont été retournés chez un fournisseur, et qui ne sont pas encore revenus. Pour cela, vous pouvez choisir l'option «Fournisseur» du menu de la fenêtre principale, puis «SAV» et «Articles en SAV par fournisseur». AlphaCom vous propose alors un aperçu avant impression de l'état des SAV par fournisseur. Si vous choisissez de ne pas voir l'aperçu, l'état est directement imprimé sur l'imprimante par défaut. Liste des articles en SAV par client De la même façon que pour la liste des articles en SAV par fournisseur, il peut être intéressant de savoir pour quels clients on a envoyé des produits qui n'ont pas encore été renvoyés par le fournisseur. Pour éditer la liste des produits en SAV par client, choisissez l'option «Fournisseur» du menu, puis «SAV» et «Articles en SAV par client». AlphaCom vous propose alors un aperçu avant impression de l'état des SAV par client. Si vous choisissez de ne pas voir l'aperçu, l'état est directement imprimé sur l'imprimante par défaut. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 75 sur 75

76 Les finances Le journal des paiements Dès qu'un paiement est saisi dans AlphaCom, il est enregistré dans le journal des paiements. A tout moment, il vous est possible de consulter la liste des paiements qui ont été effectués dans AlphaCom. Pour cela, choisissez l'option «Finances» du menu de la fenêtre principale, puis «Journal des paiements» : A partir de ce journal, vous pouvez modifier ou supprimer des paiements qui ont été enregistrés en les sélectionnant en cliquant sur le bouton correspondant. Attention : la suppression d'un paiement à partir du journal des paiements est définitive et n'entraîne pas la correction du solde de la facture concernée. Il convient donc d'utiliser cette fonction avec la plus grande prudence. Générer la liste des impayés En plus de générer la liste des paiements, AlphaCom peut imprimer un état des factures impayées. Ceci est réalisable en choisissant l'option «Finances», puis «Liste des impayés». Vous récupérez ainsi la liste de toutes les factures qui n'ont pas été intégralement payées, et dont l'échéance est passée. Générer la liste des ventes AlphaCom permet de suivre régulièrement les ventes de la société. En plus de tous les tableaux reprenant les offres, commandes et factures, il est possible d'imprimer un état des ventes pour une période donnée. Pour cela, choisissez l'option «Finances» du menu, puis «Liste des ventes». Choisissez la période pour laquelle vous souhaitez générer la liste des ventes : Pour modifier une des dates composant la période, cliquez sur les flèches situées à droite des champs de date, ou sur les boutons. Cliquez sur le bouton pour valider la saisie, puis choisissez si vous désirez un aperçu avant impression. L'état qui sera imprimé reprend la liste de tous les articles qui ont été vendus ainsi que les informations qui se rapportent à la vente (salarié, date ). Envoi des rappels Après avoir généré la liste des factures impayées, il est intéressant d'éditer les lettres de rappel. On distingue deux types de lettres de rappel : les lettres de rappel simples, et les lettres de rappel recommandées. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 76 sur 76

77 Les rappels simples Les lettres de rappel simples sont générées grâce aux options «Finances», puis «Envoi de rappels», et enfin «Rappel» du menu. Vous pouvez, si vous le désirez, avoir un aperçu avant impression des lettres générées. Toutes les factures dont l'échéance est dépassée et dont le paiement n'a pas été effectué intégralement donnent lieu à une lettre de rappel. Si plusieurs factures d'un même client ne sont pas soldées, elles seront reprises dans une seule et unique lettre de rappel. Les rappels en recommandé La génération des lettres de rappel en recommandé s'effectue en choisissant l'option «Finances» du menu de la fenêtre principale, puis «Envoi de rappels» et «Recommandé» Une fois de plus, vous pouvez choisir de visualiser un aperçu avant impression. Pour qu'une facture donne lieu à une lettre de rappel en recommandé, il faut non seulement qu'elle ne soit pas soldée, mais aussi que la date de la dernière génération des lettres de rappel simples soit dépassée depuis le nombre de jours configurés dans les paramètres de l'entreprise. Il est également possible de générer une lettre de rappel pour traites. Les statistiques Pour analyser l'évolution des performances de votre société, AlphaCom vous propose de tracer des graphiques en fonction de chiffre d'affaires ou de la marge sur les trois dernières années. Ceux-ci sont disponibles à la fois pour la société et pour les salariés. Statistiques générales Pour tracer le graphique de l'évolution du chiffre d'affaires ou de la marge de la société, choisissez l'option «Gestion» du menu de la fenêtre principale, puis «Statistiques» et «Chiffre d affaires/marge». Statistiques par salarié De même que pour la société, il est possible de tracer un graphique de l'évolution de la marge ou du chiffre d'affaires par salarié. Pour cela, il faut tout d'abord lancer le calcul en choisissant l'option «Fichier» du menu, «Utilisateurs/Personnel», puis choisir l utilisateur et cliquez sur le bouton. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 77 sur 77

78 La messagerie Vous disposez dans AlphaCom d'une messagerie permettant de laisser des messages aux autres utilisateurs. Grâce à cela, vous pouvez prévenir un collègue qu'un de ses clients a appelé durant son absence, par exemple. Si un utilisateur a reçu des messages depuis sa dernière connexion, et qu'il ne les a pas lus, AlphaCom le prévient grâce à la mise en valeur de l icône en haut à droite de l écran. Création d'un message Lorsqu'un utilisateur doit laisser un message à un de ses collègues, il peut le faire en choisissant l'option «Messagerie» du menu, puis «Appels téléphoniques» et «Nouvel appel». La fenêtre de création d'un message apparaît : Les champs «Date», «Heure» et «Reçu par» se remplissent automatiquement avec les informations courantes. Il ne vous reste plus qu'à saisir le texte du message, et à choisir le destinataire du message dans la liste déroulante. Cliquez sur pour valider la saisie, et votre message est enregistré. Liste des messages Pour consulter les messages qui vous sont destinés, choisissez l'option «Messagerie» du menu, puis «Appels téléphoniques» et «Liste des appels». La liste des appels s'affiche avec par défaut uniquement les appels qui vous sont destinés : Grâce aux cases à cocher situées dans la cadre «Affichage», vous pouvez choisir de visualiser les messages qui vous sont destinés «Messages propres», ou ceux auxquels vous avez déjà répondu «Messages traités». AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 78 sur 78

79 Si vous désirez chercher un message particulier, vous pouvez utiliser le bouton critère de recherche et validez.. Saisissez votre Il est possible d'effacer un message en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton. De la même manière, vous pouvez ajouter ou modifier un message en cliquant sur le bouton correspondant. Répondre à un message Pour répondre à un message, vous devez visualiser la liste des messages. cf. Chapitre ci-dessus Sélectionnez le message et cliquez sur le bouton : Il vous est alors possible de saisir un texte constituant une réponse au message dans le champ «Action». Saisissez également la date et l'heure à laquelle vous avez répondu au message. Enfin, pour signaler que vous avez répondu, cochez la case «Traité» située dans le cadre «Message». Gestion d AlphaCom sur des postes Nomades Qu est ce qu un poste Nomade Les postes Nomades sont conçus pour les personnes dont le lieu de travail n est pas fixe (commerciaux, VRP ) et qui veulent se servir de la gestion commerciale AlphaCom à distance. Contrairement au poste Réseau, qui est fixe et toujours à jour, le poste Nomade est utilisable à distance et aucune manipulation et connexion au poste Réseau, celui-ci récupère de nouvelles données créées sur le poste Nomade. Après l installation de la dernière version du serveur d AlphaCom sur son portable, le commercial peut, lors d un de ses déplacements, consulter le logiciel et surtout créer des bons de commande. Ce système permet de visualiser toutes les données d AlphaCom, depuis sa copie, mais ceci uniquement à titre indicatif et par la suite on peut récupérer les commandes établies par une simple manipulation. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 79 sur 79

80 Conditions d utilisations 1) Disposer d AlphaCom Pour pouvoir utiliser le logiciel AlphaCom sur des postes Nomades, il faut avoir des licences Nomades. Pour vérifier le nombre de licences Nomades dont vous disposez, cherchez dans «Fichier» du menu de la fenêtre principale, «Paramètres», puis «Paramètres généraux», et dans la feuille paramètrage Société, dans l onglet. Le champ indique le nombre total de licences Nomades. Pour que vous puissiez utiliser AlphaCom sur les postes Nomades, il faut que le nombre de licences Nomades soit supérieur ou égal au nombre d utilisateurs Nomades (personnes en possession d un poste Nomade). 2) Ajout de licences Nomades Pour ajouter des licences Nomades, il suffit de cliquer sur le bouton. Pour la suite des opérations, il est nécessaire de nous contacter. Cliquez sur la pyramide de la fenêtre qui est apparue, puis apparaît cette fenêtre : Lors de l entretien au téléphone avec.milex Informatique vous devrez communiquer les deux nombres de cinq chiffres qui apparaissent dans la fenêtre d authentification, puis saisissez le code à cinq chiffres que Milex Informatique va vous communiquer. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 80 sur 80

81 L étape franchie, vos nouvelles licences Nomades sont prises en compte et vous pouvez utiliser AlphaCom sur vos postes nomades. Paramètres de configuration La gestion des postes Nomades est accessible à partir du poste Réseau en mode administrateur par le Menu «Fichier», «Paramètres», puis «Postes nomades» et «Choix du nomade». La fenêtre de choix d un nomade s affiche alors : Pour ajouter un nouveau poste Nomade ou pour modifier les informations le concernant, il suffit de cliquer sur le bouton ou sur le bouton. La fenêtre ajout/modification d un poste nomade s ouvre ci-dessous. La suppression d un poste nomade se fait en sélectionnant le poste nomade à supprimer dans la liste, et en cliquant sur le bouton. A partir de cette fenêtre, vous pouvez définir les paramètres mail, en complétant le serveur de messagerie, le nom d utilisateur avec son mot de passe et l adresse du destinataire de la messagerie pour pouvoir consulter le courrier. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 81 sur 81

82 Dans Paramétrage Société L onglet du menu de la menêtre principale «Fichier», «Paramètres» et «Paramètres généraux» permet de configurer les répertoires d installations : Le cadre contient deux champs : qui permet de saisir l emplacement de stockage des données sur le réseau. qui est le répertoire local où on va copier les données et pouvoir les consulter. Il faut également paramétrer le mail de commande, renseignement concernant le destinataire des mails de commandes que l utilisateur Nomade va transmettre lors de l exportation des commandes. Cf voir dans la rubrique : Transfert des commandes Nomades vers le Réseau Utilisation 1) Lancement d AlphaCom session Nomade A l ouverture d une session Nomade, un message vous prévient du type de configuration : Ce message vous avertit que vous êtes sur un poste nomade. De plus, dans la page d accueil d AlphaCom, dans le champ «Utilisateur» apparaît le nom du nomade et le nom de l utilisateur. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 82 sur 82

83 2) Création de commandes sur les postes Nomades Etant donné que vous avez installé AlphaCom sur le poste, vous pouvez consultez toutes les données du produit comme sur un poste connecté au réseau cependant celles-ci ne sont pas mises à jour en temps réel. De plus, la seule manipulation qui peut être récupérée sur le serveur est la création de commandes. Toute création de nouveaux clients Nomades, avec ses coordonnées, sera prise en compte durant l envoi des données par mail et mise à jour par le serveur. Les autres éléments sont uniquement à titre indicatif et ne pourront pas être réutilisés par le serveur. La seule possibilité est de récupérer des offres et de les transformées en bons de commande grâce au bouton. En cliquant sur le bouton commande. Le bon de commande apparaît sous cette forme : dans la commande en cours, vous pouvez imprimer la Dans le cadre tout en haut à gauche, des indications sont données concernant le bon de commande : le champ «Commande Client N» indique un numéro de commande pour le poste nomade celui ci sera régénéré lors de son intégration par le serveur. la mention «Poste Nomade» indique que l on se trouve sur un poste nomade et par conséquent le numéro de commande est erroné. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 83 sur 83

84 3) Envoi des données A. Envoi des données AlphaCom du serveur au poste Nomade Pour copier les fichiers AlphaCom du réseau sur notre répertoire local du poste nomade, il faut sélectionner le menu de la fenêtre principale «Fichier», «Paramètres», puis «Exporter les Fichiers de Données depuis le Serveur», la fenêtre suivante apparaît : En fonction de notre mode de connexion, 2 solutions existent : Copie des fichiers AlphaCom sur un poste Nomade Si vous êtes connectés en réseau : il vous suffit de cliquer sur le bouton intégrale à partir du réseau est réalisée., une copie Export des fichiers AlphaCom Si vous êtes en local et pas connecté au réseau : vous devez cliquer sur le bouton, dans ce cas vous devez faire une copie manuelle des commandes à partir du support. Poste Réseau Après avoir cliqué sur le bouton sur votre répertoire \ExportsNomades\ :, un message vous informe de l exportation des données Puis, un autre message vous explique que la copie de tous les fichiers se réalise dans votre répertoire \ExportsNomades\ : Une fois la copie terminée, vous devez graver ou copier toutes ces données du répertoire sur un CD- Rom ou une disquette (en fonction de la taille des données) ceci grâce au menu «Fichier», «Paramètres», puis «Copier les Fichiers de Données depuis le Serveur» AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 84 sur 84

85 Puis, il suffit de transmettre à l utilisateur Nomade pour qu il puisse les copier. Poste Nomade Il suffit d insérer le support, puis de copier tous les fichiers présents et de les coller sur son répertoire local \ExportsNomades\ puis la mise à jour s effectue automatiquement. B. Transfert des commandes Nomades vers le Réseau Le processus d envoi de commandes Nomades vers le poste Réseau s effectue par l envoi d un mail. Il faut commencer par paramétrer le mail de commandes : cette étape se déroule dans l onglet du menu «Fichier» de la fenêtre principale, puis «Paramètres» et «Paramètres généraux» : Il faut renseigner le champ «Mail commandes» : permet d indiquer l adresse mail du destinataire qui va recevoir les commandes Nomades sous forme de fichiers.fic,.ndx,.mmo. Pour pouvoir envoyer les fichiers nomades par mail il faut d abord importer les commandes grâce au menu «Clients», «Commande» ; puis «Importer Commandes Nomade». Il vous suffit de cliquer sur le bouton \ExportsNomades\. et l ensemble du répertoire AlphaCom est copié sur le dossier local Puis avec le menu «Clients», «Commande», puis «Exporter Commandes Nomades» grâce à des boîtes de messages, vous envoyer par mail les fichiers du poste nomade vers l adresse mail de commandes renseigné précédemment. Toutefois, pendant la procédure d envoi du mail des commandes Nomades, il est encore possible de modifier l adresse mail du destinataire. Une fois cette étape finie, le destinataire du mail reçoit un mail et peut insérer les commandes sur le serveur en les copiant dans le répertoire réseau \ExportsNomades\. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 85 sur 85

86 Les accessoires Le navigateur Internet AlphaCom dispose d'un navigateur Internet intégré. Pour utiliser ce navigateur, choisissez l'option «Accessoires» du menu, puis «Internet». Le navigateur s'ouvre : La calculatrice Pour vous aider dans des calculs que vous pouvez être amené à faire pendant l'utilisation d'alphacom, vous disposez d'une calculatrice. Le lancement de cette calculatrice se fait par l'intermédiaire de l'option «Accessoires» du menu, puis «Calculatrice». Cette calculatrice fonctionne soit en utilisant la souris pour cliquer sur les boutons, soit directement en tapant les opérations sur le clavier. Le calendrier AlphaCom dispose d'un calendrier semestriel et d'un calendrier mensuel. Pour afficher le calendrier mensuel, choisissez l'option «Accessoires» du menu, puis «Calendrier» et «Mensuel». Vous pouvez, grâce aux boutons mois, et d'année en année. vous déplacer de mois en AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 86 sur 86

87 Pour utiliser le calendrier semestriel, choisissez l'option «Accessoires» du menu, puis «Calendrier» et «Semestriel». Le calendrier apparaît : La date du jour est entourée d'un cadre rouge. Les boutons permettent de se déplacer d'un semestre vers un autre. Vous pouvez imprimer le calendrier d'un semestre en cliquant sur le bouton. Pour fermer le calendrier cliquez sur le bouton. Le planning Pour utiliser le planning, choisissez l option «Messagerie/planning» du menu de la fenêtre principale. Vous avez le choix des personnes qui apparaissent sur le planning, ainsi que des périodes visualisées. La maintenance Réindexer les fichiers Il est occasionnellement possible qu'alphacom vous indique une erreur d'index dans les fichiers de données, ou qu'il ouvre une fiche ne correspondant pas à l'élément sélectionné. Dans un tel cas, il est conseillé de procéder à une réindexation des fichiers. Ceci s'effectue en choisissant l'option «Maintenance» du menu, puis «Réindexer les fichiers». Si vous choisissez de visualiser les messages de réindexation, vous serez informé du bon déroulement de la réindexation pour chaque fichier. Alphaweb Exporter les tarifs vers Alphaweb Récupérer les tarifs à partir d'alphaweb AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 87 sur 87

88 Annexes Remises et tarifs AlphaCom vous permet d appliquer deux politiques différentes en matière de tarifs applicables. En effet, il vous est permis de définir soit des tarifs, soit des remises à appliquer à chaque client, voire même un mélange des deux systèmes. Pour choisir quel est le système qui doit être utilisé par défaut, il suffit de cocher les cases correspondantes dans le cadre «Remises» de l'onglet des paramètres de la société. Par défaut, aucun des deux systèmes n'est utilisé. Les tarifs Lorsque vous créez un client, vous pouvez, dans l onglet de sa fiche, lui affecter un tarif. Ainsi, si AlphaCom a été paramétré pour utiliser les tarifs, et à condition que le commercial ne change pas les paramètres du document qu'il établit, tous les documents concernant ce client tiendront compte du tarif qui a été défini pour le client. Si aucun tarif n'a été défini pour un produit que l'on ajoute à un document, c'est automatiquement le prix de vente normal qui s'applique. Exemple : AlphaCom a été défini pour utiliser les tarifs. Vous affectez au client C le tarif T. Vous ajoutez un produit P à un document concernant C. Si un tarif T a été défini pour P, alors c'est lui qui s'applique. Sinon, c'est le prix de vente normal de P qui s'applique. Les remises De la même manière que pour les tarifs, il est possible de définir un taux de remise systématique pour chaque client. Si vous avez choisi d'utiliser le système des remises, c'est la remise que vous avez définie pour le client qui sera appliquée. Recherche conditionnelle d'un enregistrement On peut, à partir de certaines fenêtres (ex : Mise à jour d'un client, Mise à jour d'un Produit, ), lancer une recherche multicritères (bouton ). Cette fenêtre permet de saisir un ou plusieurs critères, comme le nom et la ville par exemple. AlphaCom recherchera alors toutes les fiches correspondant à tous les critères saisis. Le bouton «Avancé» permet d'effectuer une recherche conditionnelle plus élaborée, basée sur des critères de comparaison. Sélectionnez la ligne contenant le champ sur lequel doit se faire la recherche, et cliquez sur le bouton «Condition». AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 88 sur 88

89 Choisissez maintenant la condition à appliquer à votre recherche, et saisissez dans le champ «Condition» l'élément de comparaison. Ex : «Civilité» Différent de «Monsieur» Vous pouvez, pour les conditions «Égal à», «Différent de» et «Compris entre», saisir deux valeurs. Les conditions seront alors traitées ensemble. Pour les autres conditions, une seule valeur est possible. Cliquez ensuite sur pour valider le choix des conditions, puis encore une fois sur pour valider la fenêtre de recherche. Les lignes sélectionnées apparaissent dans la liste. AlphaCom Gestion Commerciale Manuel d'utilisation Page 89 sur 89