COMPLÉMENTS SUR LES FORMULES AVEC LE TABLEUR EXCEL

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1 COMPLÉMENTS SUR LES FORMULES AVEC LE TABLEUR EXCEL Objectifs Maîtriser l'utilisation de formules dans le tableur Savoir manipuler des données temporelles, des critères de recherche, des conditions et mettre en œuvre des tables de correspondance Compléments nécessaires Des fichiers d'exemple (voir l'enseignant, ou le site de l'auteur *) Niveau de compétences en pré-requis Maîtrise des bases du tableur Ce document d'enseignement est diffusé pour un usage individuel. Il est librement téléchargeable sur le site de l'auteur * Michel Cartereau - Juin 2016 AgroParisTech - UFR d'informatique - 16 rue Claude Bernard - F PARIS CEDEX 05 michel.cartereau à agroparistech.fr *

2 VALEURS TEMPORELLES UNE DATE, UNE HEURE, UNE HORODATE OU UNE DURÉE DATE date avec jour, mois et année, séparés par oblique «/» ou tiret «-» année complète (4 chiffres) ou abrégée (2 derniers chiffres) mois noté par son numéro (1 ou 01, à 12) ou par son nom complet, avec abréviation possible : janv fev avr juil sept oct nov déc date partielle possible : sans l'année ou sans le jour c'est alors l'année courante ou le 1 er du mois exemples : 19/09/99 19-sept /9 septembre/1999 notation entourée par des guillemets («"») dans une formule exemples : =JOUR("19-sept-1999") ="19/09/99"+100 date courante fournie par un raccourci au clavier : CTRL+; HEURE heures et minutes et-ou secondes séparées par le symbole «:», avec centièmes facultatifs et préfixés par une virgule («,») possibilité de compléter une date par une heure (espace entre les deux), valeur de date 00/01/1900 associée à une heure sans date exemples : 16:42 16:42:00 1:21,55 13/09/ :58:00 notation entourée par des guillemets («"») dans une formule exemples : =SECONDE("12:05:20") ="12:55"+1/24 heure courante fournie par un raccourci au clavier : CTRL+: DURÉE exprimée en nombre de jours, avec en partie décimale la fraction de jour représentant des heures, minutes ou secondes exemples : 270 pour 270 jours 2,75 pour 66 heures (2 jours et 18 heures) Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 2

3 MISE EN FORME DE VALEURS TEMPORELLES DATE FORMATS DE CELLULE PERSONNALISÉS (Format, Cellule PUIS Catégorie À Personnalisée) année sur 4 chiffres : aaaa ou sur 2 chiffres : aa mois avec un minimum de chiffres : m ou avec 2 chiffres : mm ou avec un nom abrégé : mmm ou un nom complet : mmmm jour avec un minimum de chiffres : j ou avec 2 chiffres : jj ou avec un nom abrégé : jjj (3 lettres) ou un nom complet : jjjj exemples : j/m/aa... 1/9/15 jjj j/mm/aaaa... mar 1/09/2015 jj-mmm-aaaa sept-2015 jjjj jj-mmmm-aaaa... mardi 01-septembre-2015 HEURE heures avec un minimum de chiffres : h ou avec 2 chiffres : hh minutes avec un minimum de chiffres : m ou avec 2 chiffres : mm secondes avec un minimum de chiffres : s ou avec 2 chiffres : ss notation anglo-saxonne sur 12 heures : AM/PM exemples : hh:mm:ss... 09:51:05 hh:mm:ss AM/PM... 09:51:05 AM h \h m \m\n s \s... 9 h 51 mn 5 s (le symbole «\» annule toute interprétation du caractère suivant) DURÉE nombre 1 d'heures noté par : [h] (avec le format h : heures restantes au-delà de journées complètes) exemples : [h] \h mm h 45 [hh]:mm:ss... 28:45:00 j \J, h \H, m\m\n, s \S... 1 J, 4 H, 45 MN, 0 S 1 Attention! ce format ne s'applique pas aux valeurs négatives. Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 3

4 CALCULS SUR DES VALEURS TEMPORELLES FORMULES À VALEURS TEMPORELLES REPRÉSENTATION INTERNE À EXCEL nombre de jours écoulés depuis le 1 er janvier 1900 jusqu'à la date stockée, partie décimale pour une heure, correspondant à la fraction de journée exemples : pour 13/09/2015 0,75 pour 18:00 OPÉRATIONS ARITHMÉTIQUES calcul effectué avec les valeurs temporelles converties en nombre (utiliser le format adéquat pour représenter le résultat) exemples : ="13/09/2015" /09/2015 ="12:55"+1/ :55 ="18:00"-"14:45"... 3:15 FONCTIONS SPÉCIFIQUES date et heure courantes : AUJOURDHUI() et MAINTENANT() composants d'une date : JOUR(date), MOIS(date), ANNEE(date) numéro du jour de la semaine : JOURSEM(date ; variante) selon variante : 1 (1 : di. à 7 : sa.), 2 (1 : lu. à 7 : di.) ou 3 (0 : lu. à 6 : di.) composants d'une heure : HEURE(heure), MINUTE(heure), SECONDE(heure) création d'une date : DATE(n année ; n mois ; n jour) création d'une heure : TEMPS(n heure ; n minute ; n seconde) conversion de texte en date : DATEVAL(texte) conversion de texte en heure : HEUREVAL(texte) différence entre deux dates : DATEDIF(date de début ; date de fin ; unité) avec comme unité : "D" (jour), "M" (mois) ou "Y" (année) exemples : =JOUR("13/09/2015") =MINUTE("20:55") =JOURSEM("11/9/2001";2)... 2 =TEMPS(15;55;0)... 15:55:00 =DATEVAL("1/2000")... 01/01/2000 =DATEDIF("31/12/2014";"13/9/2015";"D") =AUJOURDHUI() dans 4 semaines Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 4

5 CONDITIONS ET CRITÈRES EXPRESSIONS ÉLÉMENTAIRES CONDITIONS ET FONCTIONS LOGIQUES Condition : expression à valeur logique (vrai/faux), comme une comparaison Combinaison logique : ET(valeur1 ; valeur2 ;...)... vrai si tous les valeurs sont vraies OU(valeur1 ; valeur2 ;...)... vrai si au-moins une valeur est vraie NON(valeur)... contraire de la valeur Valeur logique : vrai ou VRAI() faux ou FAUX() Exemples : ET($A$1>=10;$A$1<=20)... vrai si valeur de A1 entre 10 et 20 OU(L5C2="F";L5C2="FX")... vrai si L5C2 égal à «F» ou «FX» CRITÈRES DE COMPARAISON Utilisé dans les fonctions NB.SI(), SOMME.SI(), noté entre guillemets («"») Comparaisons numériques notées par un opérateur suivi d'une valeur avec comme opérateur : < <= > >= = <> (différence) Possibilité de comparaison d'ordre (plus grand/petit) entre textes : comparaison caractère par caractère à partir du début ; ordre lexicographique défini par l'alphabet Unicode 1 Cas de correspondance d'un texte 2 avec un motif donné, noté sans = et symboles spéciaux possibles dans la valeur de texte :?... n'importe quel caractère (mais un et un seul) *... aucun, 1 ou plusieurs caractères ~... avant un véritable symbole (? ou *) 3 Possibilité d'indiquer la valeur d'une cellule en notant sa référence en dehors des guillemets mais collée à celle-ci avec le symbole & Egalité entre majuscule et minuscule lors d'une comparaison de texte Exemples de critères : ">= 72"... plus grand ou égal à 72 "<> 1999"... différent de 1999 "> D"... débute par un caractère plus grand que «D» (et «d») "*sel*"... contient le texte «sel» (ou «SEL» etc.) $A$7 & "?"... correspond au contenu de $A$7 suivi d'un caractère 1 Voir la table de symboles pour la police (TEXTE NORMAL) consultable via la commande INSERTION, SYMBOLES 2 La cellule doit contenir du texte ; si c'est une valeur numérique (nombre, date), le résultat est alors faux 3 C'est-à-dire sans interprétation par Excel ; exemple : ~? pour un véritable point d'interrogation Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 5

6 TYPES DE VALEUR ET ERREURS CONTRÔLE D'UNE VALEUR OU DU CONTENU D'UNE CELLULE TYPES DE VALEUR Fonctions de test du type, à résultat logique (vrai/faux) : ESTNUM(valeur)... nombre ESTTEXTE(valeur)... texte ESTLOGIQUE(valeur)... valeur logique ESTNONTEXTE(valeur)... autre que texte, ou vide ESTVIDE(cellule)... vide ESTERREUR(cellule)... vide Exemples : ESTNUM(20)... vrai ESTNUM("20")... faux ESTTEXTE("20")... vrai ESTTEXTE(20)... faux ESTLOGIQUE(VRAI)... vrai ESTLOGIQUE("VRAI")... faux ESTVIDE($A$5)... vrai si la cellule en A5 est vide ESTERREUR(L5C2)... vrai si la formule en L5C2 contient une erreur CODES D'ERREURS Cas d'anomalie où la valeur d'une formule devient indéterminée #DIV/0!... division par zéro exemple : =99/0 #N/A (not applicable)... valeur manquante exemple : =RECHERCHEV("Paris";codes_pays;2;FAUX) #NOM!... nom de cellule inconnu exemple : =LC(-1)*TVA avec le nom TVA indéfini #REF!... référence de cellule inexistante exemple : =$A$2/$A$3 et A3 supprimée entretemps #VALEUR!... valeur invalide dans la formule exemple : =200+"Pomme" Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 6

7 FONCTIONS À CONDITIONS FONCTION AVEC UNE CONDITION OU UN CRITÈRE VALEUR CONDITIONNELLE Valeur fixée selon le résultat d'une condition : SI(condition ; valeur si vraie ; valeur si fausse) Exemples : =SI( $A$7>37,5 ; "fièvre" ; "bon" )... «fièvre» si valeur de A7 supérieure à 37,5 ou «bon» sinon =SI( L1C8<35 ; "-" ; SI(L1C8>35 ; "+" ; "=") )... «-» si valeur de L1C8 < 35, «+» si au-delà, «=» si égale COMPTAGE CONDITIONNEL Nombre de cellules dans une plage, qui vérifient un critère : NB.SI(plage ; critère) Exemples : =NB.SI( $A$7:$L$7 ; ">=0,75" ) nombre de cellules dans la plage, à valeur supérieure ou égale à 0,75 =NB.SI( L1C2:L8C27 ; "*gluten*" ) nombre de cellules dans la plage, qui contiennent le texte «gluten» Variante pour plusieurs critères tous vérifiés, s'appliquant à des celllules sur la même ligne ou la même colonne [à partir de la version 2007] : NB.SI.ENs(plage1 ; critère1 ; plage2 ; critère2 ;...) Exemple : =NB.SI.ENS( $A$2:$A$78 ; "agro" ; $B$2:$B$78 ; ">16" ) nombre de lignes de la plage avec le texte «agro» en colonne A et avec une valeur supérieure à 16 en colonne B SOMME CONDITIONNELLE Somme des valeurs des cellules dans une plage, qui vérifient un critère : SOMME.SI(plage ; critère) Exemple : =SOMME.SI( L1C1:L15C1 ; ">5" ) somme des cellules dans la plage de valeur strictement supérieure à 5 Variante pour plusieurs critères tous vérifiés, s'appliquant à des celllules sur la même ligne ou la même colonne [à partir de la version 2007] : SOMME.SI.ENS(plage0 ; plage1 ; critère1 ; plage2 ; critère2 ;...) Exemple : =SOMME.SI.ENS( $A$2:$A$58 ; $F$2:$F$58 ; ">=50" ; $F$2:$F$58 ; "<=100" ) somme des valeurs de la plage $A$2:$A$58 dont la colonne F sur la même ligne contient une valeur entre 50 et 100 Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 7

8 RECHERCHE DE VALEURS RECHERCHE DANS UNE PLAGE DE CELLULES RECHERCHE PAR CORRESPONDANCE EXACTE Recherche d'une valeur dans la 1 ère colonne d'un bloc de cellules, avec extraction de la valeur correspondante située sur la même ligne et dans la colonne indiquée par son rang dans le bloc (compté à partir de 1) RECHERCHEV(valeur ; bloc ; rang ; faux) Si la valeur est absente du bloc, le résultat est alors indéfini (#N/A) La valeur peut correspondre à la référence d'une cellule ; exemple : $B$8 La comparaison des textes ne tient pas compte de la casse des lettres (pas de différence entre minuscule et majuscule). Exemple : =RECHERCHEV("E2xx" ; $A2$B24 ; 2 ; faux) recherche du libellé de la catégorie d'additif «E2xx», dans le bloc $A2$B24 contenant en sa 1 ère colonne les codes et en sa 2 nde colonne les libellés RECHERCHE PAR CORRESPONDANCE À INTERVALLE Recherche d'une valeur par intervalle dans un bloc de cellules, en retenant la ligne qui contient dans sa 1 ère colonne soit la valeur cherchée, soit sinon la plus grande valeur inférieure à celle-ci, avec extraction de la valeur correspondante située sur la même ligne et dans la colonne indiquée par son rang dans le bloc (compté à partir de 1) RECHERCHEV(valeur ; bloc ; rang ; vrai) Les données de la 1 ère colonne doivent être triées en ordre croissant Si la 1 ère valeur de la 1 ère colonne est plus grande que la valeur cherchée, le résultat est alors indéfini (#N/A). La valeur peut correspondre à la référence d'une cellule ; exemple : $B$8 Exemple : =RECHERCHEV(450 ; L2C2:L9C4 ; 3 ; vrai) recherche du libellé de l'intervalle pour la valeur «450», dans le bloc L2C2:L9C4 contenant en sa 1 ère colonne les bornes d'intervalle et en sa 3 ème colonne les libellés LA FONCTION RECHERCHEH(...) EFFECTUE LA RECHERCHE PAR COLONNES 1 1 La lettre finale «v» correspond à vertical (valeurs en colonne) et «h» à horizontal (valeurs en ligne). Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 8

9 TABLES DE CORRESPONDANCE CAS DE RECHERCHE PAR CORRESPONDANCE EXEMPLE DE TABLE DE CONVERSION Table de correspondance entre le nom d'un pays en première colonne, et son code associé (dans l'internet en l'occurrence) en seconde colonne =RECHERCHEV("France" ; $A$2:$B$5 ; 2 ; FAUX) retourne «fr» =RECHERCHEV("france" ; $A$2:$B$5 ; 2 ; FAUX) retourne «fr» (pas de différence entre minuscule et majuscule) =RECHERCHEV("Autriche" ; $A$2:$B$5 ; 2 ; FAUX) retourne #N/A (c'est-à-dire une valeur indéfinie, donc absence) EXEMPLE DE TABLE DE CLASSIFICATION Tranches d'âges, avec pour chacune l'âge minimal en première colonne (triée par ordre croissant) et le libellé associé en seconde colonne. =RECHERCHEV(15 ; $A$2:$B$4 ;2 ; VRAI) retourne «jeune» =RECHERCHEV(55 ; $A$2:$B$4 ; 2 ; VRAI) retourne «actif» =RECHERCHEV(105 ; $A$2:$B$4 ; 2 ; VRAI) retourne «retraité» Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 9

10 EXERCICES 1. «10-fe-2014» correspond-il à une notation correcte de date? 2. Comment obtenir le numéro du jour pour la date notée par «8/2015»? 3. Comment noter les durées correspondant à 12 heures, à 10 jours et 4 heures, au nombre de jours écoulés entre le 1 er janvier et le 11 février de la même année? 4. Quelle est la formule calculant le nombre de jours depuis la naissance? 5. Quel est le critère pour rechercher un texte terminé par "XX", contenant une astérisque, terminé par l'année courante? 6. Comment noter la condition suivante : une date correspond à un mardi ou un jeudi, du mois de juin? 7. Est-ce que les textes "A150", "Péche" sont respectivement plus grands que "B12", "pèche"? 8. Comment compter le nombres de cellules de texte dans un bloc? 9. A partir d'une liste de personnes comprenant en colonnes nom, prénom et numéro d'identification, comment faire pour obtenir dans une cellule le nom d'une personne à partir de son numéro d'identification? Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 10

11 EXERCICE DE LA PERFORMANCE ÉNERGÉTIQUE DIAGNOSTIC DE PERFORMANCE ÉNERGÉTIQUE (DPE) IMMOBILIÈRE Créer une feuille de calcul déterminant la classe de DPE d'un bâtiment à partir de sa consommation énergétique annuelle en kw par m 2 PARTICULARITÉS Saisie de la consommation avec contrôle de la valeur Classe de DPE claculée avec un fond de couleur indicatif (vert, jauneorange ou rouge) ; en cas de consommation indéfinie, classe «?» Table de correspondance du DPE placée dans des colonnes masquées Aucune modification possible en dehors de la saisie de la consommation Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 11

12 EXERCICE DE LA DURÉE DE TRAVAIL CLASSEUR duree-travail.xls 1 DONNÉES : PÉRIODES DE TRAVAIL JOURNALIÈRES Heures de début et fin de travail pour chaque demi-journée d'une semaine OBJECTIF : DURÉE DE TRAVAIL HEBDOMADAIRE Calculer la durée de travail hebdomadaire en heures et minutes avec indication de la différence par rapport à une durée de référence 1 Fichier fourni par l'enseignant ou en ligne en : Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 12

13 EXERCICE DES DONNÉES ALIMENTAIRES CLASSEUR bieres-openfoodfacts.xls 1 DONNÉES SUR DES PRODUITS À BASE DE BIERES Données recueillies en magasin de manière participative, avec relevé d'informations sur le fabricant et la composition indiquées sur l'étiquette CALCULS Ajouter deux colonnes pour les dates de la création (created_t) et de la dernière modification (last_modified_t) en clair Comptage des produits dans une feuille supplémentaire : 1. avec un ingrédient, saisi par l'utilisateur ; exemple : gluten 2. avec une quantité maximale de sucre pour 100 g, saisie ; exemple : 1 3. avec un additif choisi dans une liste déroulante de noms fixée, et détermination automatique du code et son affichage ; exemple : Caramel III - procédé à l'ammoniaque 1 Fichier fourni par l'enseignant ou en ligne en : Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 13

14 INDEX -, 2 #DIV/0!, 8 #N/A, 8 #NOM!, 8 #REF!, 8 #VALEUR!, 8 *, 6 /, 2?, 6 ~, 6 <, 6 <=, 6 <>, 6 =, 6 >, 6 >=, 6 ANNEE, 4 AUJOURDHUI, 4 condition, 6 correspondance, 11 critère, 6 CTRL+:, 2 CTRL+;, 2 DATE, 4 date courante, 2 DATEDIF, 4 DATEVAL, 4 durée, 2 ESTERREUR, 8 ESTLOGIQUE, 8 ESTNONTEXTE, 8 ESTNUM, 8 ESTTEXTE, 8 ESTVIDE, 8 ET, 6 HEURE, 4 heure courante, 2 HEUREVAL, 4 JOUR, 4 JOURSEM, 4 MAINTENANT, 4 MINUTE, 4 MOIS, 4 NB.SI, 9 NB.SI.ENS, 9 NON, 6 ordre lexicographique, 6 OU, 6 RECHERCHEH, 11 RECHERCHEV, 11 SECONDE, 4 SI, 9 SOMME.SI, 9 SOMME.SI.ENS, 9 TEMPS, 4 type, date, 2 type, heure, 2 TABLE DES MATIÈRES Valeurs temporelles... 2 Mise en forme de valeurs temporelles... 3 Calculs sur des valeurs temporelles... 4 Conditions et critères... 5 Types de valeur et erreurs... 6 Fonctions à conditions... 7 Recherche de valeurs... 8 Tables de correspondance... 9 Exercices Exercice de la performance énergétique Exercice de la durée de travail Exercice des données alimentaires Compléments sur les formules avec le tableur Excel - Page 14