Nouveau Module SUPPLEANCES. NOTICE d UTILISATION en ETABLISSEMENT

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1 Académie de LILLE E P P PRIVE Nouveau Module SUPPLEANCES NOTICE d UTILISATION en ETABLISSEMENT version 1.1.doc Décembre 2010

2 Chronologie générale de la gestion des suppléances La recherche de suppléant(s) : L établissement consulte la liste des candidats faisant partie du vivier (application WEB). Après une prise de contact avec les différents candidats répondant aux critères, l établissement choisit un suppléant. Proposition de suppléance : L établissement saisit une demande de suppléance dans SUPPLE, en précisant dans la zone «COMMENTAIRES» : le nom du candidat choisi pour effectuer la suppléance, la quotité exacte effectuée par le suppléant, la raison de l absence dans le cas d une demande de suppléance pour une absence rémunérée Gestion académique des demandes : Le gestionnaire académique consulte les demandes en instance et nomme le suppléant proposé par l établissement si toutes les conditions réglementaires sont remplies. Installation du suppléant : Lorsque le suppléant est nommé, l établissement doit l installer et éditer le procès-verbal d installation. Édition académique des arrêtés d affectation : Le gestionnaire académique consulte la liste des suppléants installés et édite les arrêtés d affectation. Prolongation ou fin de suppléance : Lorsque l arrêté a été édité par le gestionnaire académique, l établissement peut demander le cas échéant une prolongation de la suppléance, ou indiquer que la suppléance s est terminée à la date prévue. Une demande de prolongation de suppléance signifie que le (ou les) suppléant(s) et la quotité horaire qu il(s) assure(nt) sont identiques à la demande initiale. Traitement de la demande de prolongation : Le gestionnaire valide la demande de prolongation et édite un nouvel arrêté d affectation (complémentaire du précédent). Prolongation de la suppléance : Si le gestionnaire académique a accordé la prolongation, l établissement doit confirmer la prolongation et éditer un nouveau procès-verbal d installation (complémentaire du précédent). Suivi des suppléances : Tout au long du processus, l établissement peut consulter la situation des différentes demandes qu il a enregistrées. version 1.1.doc Page : 2 / 27

3 La recherche d un suppléant potentiel L outil informatique SUPPLE qui permet de gérer les demandes de suppléances ne contient pas de module de recherche des suppléants adapté aux besoins. L outil local de consultation du vivier des suppléants du rectorat permet une recherche d un suppléant potentiel en reprenant les critères de recherche qui existaient dans l ancien système. Les informations ne sont pas consultables en «vrai» temps réel ; en effet, le vivier des suppléants est mis à jour chaque nuit pour tenir compte des opérations de gestion réalisées la veille. 1- Accès et identification Pour accéder à l'application, il faut impérativement passer par le portail personnalisé pagriates accessible à l adresse : (onglet «Vie établissement», puis lien «Accès aux Ressources de l'education Nationale et Académiques»). Vous devez ensuite saisir votre identifiant de directeur. Vous pouvez changer votre mot de passe en vous connectant à : ; dans la fenêtre «Gérer sa propre fiche», cliquer sur «Modifier», puis en face de la rubrique «mot de passe», cliquer sur «Modification». Je vous rappelle par ailleurs la procédure qui vous a été transmise vous permettant de déléguer vos droits d accès aux applications (Gestion des délégations DELEG-CE). version 1.1.doc Page : 3 / 27

4 Une fois connecté, on accède à un menu personnalisé qui affiche toutes les applications disponibles pour l'utilisateur. Dans le domaine "Gestion des personnels", il est possible pour cet utilisateur de choisir Suppléances des personnels enseignants Recherche de suppléants potentiels (application locale de recherche de suppléants) ATTENTION Vous trouverez l application Suppléances des personnels enseignants dans le Domaine : Gestion des Personnels / Sous-domaine : Gestion des suppléances (SUPPLE) Vous trouverez l application Recherche de suppléants potentiels dans le Domaine : Gestion des Personnels / Sous domaine : Applications locales de gestion des personnels version 1.1.doc Page : 4 / 27

5 Pour procéder à une recherche de suppléant potentiel, il faut cliquer sur la ligne «Recherche de suppléants potentiels». 2 critères de recherche doivent être renseignés : la discipline de suppléance, la(les) zone(s) géographique(s) qui correspond(ent) au(x) bassin(s) d éducation choisi(s) par le candidat potentiel. Une seule discipline doit être choisie grâce à un menu déroulant. Au moins une zone géographique doit être sélectionnée. Il faut également cocher la ou les cases concernées. Il faut ensuite cliquer sur Valider pour lancer la recherche. version 1.1.doc Page : 5 / 27

6 Lorsque les critères de recherches ont été validés, apparaît la liste des suppléants potentiels, classée en cinq catégories : Les personnes en Contrat à Durée Indéterminée, Les personnes susceptibles de demander l APE, Les personnes déjà en activité à temps incomplet, Les personnes n exerçant pas actuellement, Les personnes n ayant jamais exercé, Les personnes en poste actuellement à temps complet. La «loupe» permet de consulter la situation individuelle d un agent : version 1.1.doc Page : 6 / 27

7 Formulation et suivi des demandes Pour accéder à l'application, il faut impérativement passer par le portail personnalisé pagriates accessible à l adresse : (onglet «Vie établissement», puis lien «Accès aux Ressources de l'education Nationale et Académiques»). Vous devez ensuite saisir votre identifiant de directeur ou de personne déléguée (voir la procédure permettant de déléguer vos droits d accès aux applications : Gestion des délégations DELEG-CE). Une fois connecté, on accède à un menu personnalisé qui affiche toutes les applications disponibles pour l'utilisateur. Dans le domaine "Gestion des personnels", il est possible pour cet utilisateur de choisir (cf page 4) Suppléances des personnels enseignants Recherche de suppléants potentiels (application locale de recherche de suppléants) Pour accéder à SUPPLE, il faut cliquer sur la ligne «Gestion des demandes de suppléances». Choisir l établissement concerné Cliquer sur connexion version 1.1.doc Page : 7 / 27

8 Choix du traitement Le menu du choix de l opération s affiche en bas de l écran. Cliquer sur l opération de votre choix : création (cf. pages 08 à 12). suivi (cf. pages 13 à 22). installation (cf. pages 23 à 35). Le dernier choix «recherche» ne doit pas être utilisé sur ce module (il faut se référer aux pages 3 à 5 de la présente notice) version 1.1.doc Page : 8 / 27

9 La création Saisie de l agent à suppléer Taper : * soit le nom de l agent à remplacer, * soit le début du nom, * soit laisser la zone à blanc (la liste des tous les maîtres de l établissement s affichera alors) et cliquer sur «Rechercher» version 1.1.doc Page : 9 / 27

10 La création Choix parmi les homonymes Dans l exemple ci-dessous, la lettre «B» a été saisie et tous les agents de l établissement dont le nom commence par cette lettre sont affichés. En cliquant sur le bouton «Imprimer», la page sera imprimée sur votre imprimante bureautique. Sont affichés dans le tableau, le nom et prénom de l agent, son échelle de rémunération, sa discipline, les dates de début et de fin d occupation, la modalité d affectation, la quotité d affectation et le cas échéant les Heures Supplémentaires Année (validées sur STSweb). Cliquer sur le nom de l agent à remplacer. version 1.1.doc Page : 10 / 27

11 La création Saisie de la demande Saisir les dates de début et de fin du remplacement, le motif. Modifier la quotité à suppléer si nécessaire et taper un commentaire qui précisera obligatoirement les nom et prénom du suppléant proposé, la quotité exacte assurée par le suppléant et le cas échéant le motif précis d absence dans le cas du choix «absence rémunérée». Cliquer sur «Valider la création de la demande» pour confirmer votre demande. Cliquer sur «Imprimer» si vous souhaitez imprimer cette page sur votre imprimante bureautique. version 1.1.doc Page : 11 / 27

12 La création Saisie de la demande : gestion des erreurs Les éventuelles erreurs sont affichées au milieu de l écran : soit vous les corrigez et vous validez en cliquant sur «Valider la création de la demande» soit vous quittez la demande de création en cliquant sur «Accueil» pour revenir à l écran général ou sur «Création» pour revenir à la création d une demande Différents types de message d erreur peuvent être affichés : 1) Problème de recouvrement de la demande avec une demande déjà existante. Erreurs : Il existe une demande qui va du 02/09/2010 au 17/12/2010 couvrant la période de cette demande 2) Problème de recouvrement de la demande avec une période de vacances. Erreurs : La date de début est dans la période de vacances de Toussaint (24/10/2010 au 03/11/2010) 3) Problème de dépassement de quotité pour un support. Erreurs : La 2 ème quotité est supérieure à la quotité suppléable : 4.0 version 1.1.doc Page : 12 / 27

13 La création Saisie de la demande : confirmation S il n y a pas d erreur, la confirmation de la création s affiche au milieu de l écran. Cliquer sur «Imprimer»: impression de la page sur votre imprimante bureautique. Cliquer sur «Création» pour faire une autre demande. Ou cliquer sur «Accueil» pour revenir au menu général. Ou cliquer sur «Quitter» pour terminer votre session. version 1.1.doc Page : 13 / 27

14 Le suivi Le suivi vous permet d avoir une vue globale de l état des demandes de remplacement de votre établissement. En cliquant sur le bouton «Imprimer», la page sera imprimée sur votre imprimante bureautique. Les demandes sont classées en quatre tableaux : 1) Prolongation - Fin de suppléance : rassemble les demandes qui sont à terme. Trois traitements sont disponibles A consultation de l Affectation du (ou des) suppléant(s) P saisie d une demande de Prolongation F saisie d une Fin de suppléance Les demandes gérées par un autre établissement sont affichées sur une 2 ème ligne. Seule l option A - Consultation est disponible dans ce cas. 2) Consultation, Modification, Suppression et Recherche de suppléants : rassemble les demandes non encore traitées. Vous pouvez soit consulter, soit modifier, soit supprimer. Trois traitements sont disponibles C Consultation de la demande de suppléance M Modification de la demande de suppléance S Suppression de la demande de suppléance Le choix R recherche de suppléants ne doit pas être utilisé sur ce module (il faut se référer aux pages 3 à 5 de la présente notice) Les demandes gérées par un autre établissement sont affichées sur une 2 ème ligne. Seule l option C - Consultation est disponible dans ce cas. 3) Nomination : rassemble les demandes pour lesquelles un ou des remplaçants ont été nommés. Un traitement est disponible. N Consultation du ou des suppléants nommés. Les demandes gérées par un autre établissement sont affichées sur une 2 ème ligne. 4) Suppléance en cours : rassemble les demandes en cours de suppléance. Un traitement est disponible. A Consultation du ou des suppléants affectés. Les demandes gérées par un autre établissement sont affichées sur une 2 ème ligne. version 1.1.doc Page : 14 / 27

15 Le suivi (suite) Cliquer sur la lettre correspondant à votre choix : A = consultation affectation suppléant(s) P = prolongation F = fin de suppléance C = consultation M = modification d une demande non traitée par le Rectorat S = suppression d une demande non traitée par le Rectorat N = consultation nomination opérée par le Rectorat version 1.1.doc Page : 15 / 27

16 La prolongation Saisir la date de fin de la prolongation, puis un complément au commentaire initial si vous le désirez. Les suppléants et la quotité pour chacun restent les mêmes que lors de la demande initiale. Cliquer sur «Valider la prolongation de la demande» pour valider votre demande. Cliquer sur «Imprimer»: impression de la page sur votre imprimante bureautique. version 1.1.doc Page : 16 / 27

17 La prolongation (suite) En cas d erreurs, elles s affichent au milieu de l écran (comme lors de la création). La procédure de correction est identique à celle de la création. Cliquer sur «Suivi» pour revenir à la page de suivi des demandes de suppléance. Ou cliquer sur «Accueil» pour revenir au menu général. Ou cliquer sur «Quitter» pour terminer votre session. version 1.1.doc Page : 17 / 27

18 La fin de suppléance Quand vous cliquez sur «Valider la fin de suppléance», un message apparaît. Cliquer sur «Suivi» pour revenir à la page de suivi des demandes de suppléance. Cliquer sur «Accueil» pour revenir au menu général. Cliquer sur «Quitter» pour terminer votre session. version 1.1.doc Page : 18 / 27

19 La consultation Cliquer sur «Suivi» pour revenir à la page de suivi des demandes de suppléance. Cliquer sur «Accueil» pour revenir au menu général. Cliquer sur «Imprimer» : impression de la page sur votre imprimante bureautique. Cliquer sur «Quitter» pour terminer votre session. version 1.1.doc Page : 19 / 27

20 La modification Saisie des modifications Vous pouvez modifier les dates début et fin de suppléance, le motif, la quotité, le commentaire. Cliquer sur «Valider la modification de la demande» pour confirmer vos modifications. version 1.1.doc Page : 20 / 27

21 La suppression Cliquer sur «Valider la suppression de la demande». Il est alors possible de : - Cliquer sur «Suivi» pour revenir à la page de suivi des demandes de suppléance. - Cliquer sur «Accueil» pour revenir au menu général. - Cliquer sur «Quitter» pour terminer votre session. version 1.1.doc Page : 21 / 27

22 Consultation de la nomination Affiche le ou les suppléants nommés pour la demande. version 1.1.doc Page : 22 / 27

23 Les suppléances en cours En cliquant sur A (consultation nomination suppléant), vous visualisez le (ou les) suppléants affectés. version 1.1.doc Page : 23 / 27

24 L installation et l édition du PVI en établissement Affichage des agents à installer Affichage des prolongations nécessitant l édition du PVI Sont affichés : Tous les suppléants à installer dans votre établissement. Tous agents dont la suppléance est prolongée et nécessite une édition de PVI. Cliquer sur le nom du suppléant pour effectuer l installation. version 1.1.doc Page : 24 / 27

25 L installation et l édition du PVI en établissement Saisie de la date d installation + édition du PVI Cliquer sur «Editer le PVI + valider l installation». version 1.1.doc Page : 25 / 27

26 L installation et l édition du PVI en établissement Edition du procès verbal d installation Une nouvelle fenêtre s ouvre contenant le procès verbal d installation au format PDF. Ce document doit-être édité Imprimer Fermer la fenêtre, après impression, pour revenir à l écran précédent. version 1.1.doc Page : 26 / 27

27 La fin de session À tout moment de la session, vous pouvez quitter l application en cliquant sur «Quitter». Une confirmation vous sera demandée. En cliquant sur «OK», vous reviendrez sur la page d accueil du Portail AGRIATES. version 1.1.doc Page : 27 / 27